วิธีบริหารโครงการเสมือนจริงสำหรับทีมระยะไกลอย่างมืออาชีพ

ก่อนการส่งข้อความทันที, การโทรผ่าน Zoom, และแดชบอร์ดดิจิทัล เมล็ดพันธุ์ของการจัดการโครงการเสมือนจริงได้ถูกปลูกไว้ในช่วงโครงการ Apollo ของ NASA

วิศวกรและนักวิทยาศาสตร์กระจายตัวอยู่ในสถานที่ต่างๆ ประสานงานกับนักบินอวกาศในอวกาศ—โดยไม่มีเทคโนโลยีทันสมัยคอยช่วยเหลือ หากพวกเขาสามารถลงจอดบนดวงจันทร์ได้ด้วยระบบสื่อสารที่ล้าสมัย ลองจินตนาการดูว่าคุณสามารถทำอะไรได้บ้างด้วยเครื่องมือในปัจจุบัน!

โอกาสมีไม่สิ้นสุด หากคุณเป็นผู้จัดการโครงการเสมือนจริงที่ต้องการยกระดับกระบวนการของคุณหรือวางแผนที่จะเปลี่ยนมาจัดการโครงการแบบเสมือนจริงจากรูปแบบดั้งเดิม บทความนี้เหมาะสำหรับคุณ

เราจะแบ่งปันกลยุทธ์ที่สามารถนำไปใช้ได้จริงเพื่อบริหารทีมเสมือนอย่างมีประสิทธิภาพ เครื่องมือการจัดการโครงการเสมือนที่จำเป็นซึ่งคุณต้องมีในชุดเทคโนโลยีของคุณ และวิธีการรับมือกับความท้าทายที่สำคัญ

การจัดการโครงการเสมือนจริงคืออะไร?

ทำไมการจัดการโครงการเสมือนจริงจึงมีความสำคัญ?

การจัดการโครงการเสมือนจริงช่วยให้คุณก้าวข้ามข้อจำกัดของพื้นที่สำนักงานแบบดั้งเดิม การจัดระเบียบนี้ทำให้สามารถสร้าง ทีมแบบผสมผสานหรือทีมระยะไกล และจัดการโครงการได้อย่างง่ายดาย แม้ว่าจะไม่ได้อยู่ภายใต้หลังคาเดียวกัน

การเปลี่ยนมาใช้การจัดการโครงการแบบเสมือนจริงจะช่วยให้คุณสามารถ ดูแลความเป็นอยู่ที่ดีของทีม ได้ด้วย การสำรวจของ McKinsey เปิดเผยว่า เมื่อมีโอกาส87% ของชาวอเมริกันเลือกที่จะทำงานในรูปแบบที่ยืดหยุ่น

การทำงานแบบเสมือนจริงช่วยให้ทีมของคุณยังคงมีประสิทธิภาพในการทำงาน ขณะเดียวกันก็สามารถใช้เวลาคุณภาพกับครอบครัวได้อย่างเต็มที่

ความแตกต่างที่สำคัญจากการบริหารโครงการแบบดั้งเดิม

นี่คือความแตกต่างระหว่างการจัดการโครงการเสมือนจริงกับการจัดการโครงการแบบดั้งเดิม:

ประโยชน์ของการจัดการโครงการเสมือนจริง

มาดูข้อดีของการจัดการโครงการแบบเสมือนหรือระยะไกลกัน:

🌍 การเข้าถึงแหล่งบุคลากรระดับนานาชาติ

การจัดการโครงการเสมือนจริงช่วยทำลายกำแพงทางภูมิศาสตร์ ทำให้คุณสามารถจ้างบุคลากรที่ดีที่สุดได้ไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ที่ใด และปรับปรุงคุณภาพของงานให้ดีขึ้น

🏁 อิสระที่มากขึ้น

ด้วยการไม่มีเวลาเดินทางและมีการควบคุมเวลาของตนเองมากขึ้น พนักงานที่ทำงานทางไกลได้รับความยืดหยุ่น การมีอิสระในการทำงานช่วยกระตุ้นแรงจูงใจและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และทำให้ทีมของคุณมีส่วนร่วมอยู่เสมอ ที่จริงแล้ว จากการสำรวจของ McKinsey พบว่า83% ของพนักงานชาวอเมริกันกล่าวว่าพวกเขาสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้น ซึ่งเป็นประโยชน์หลักของการทำงานทางไกล

💸 การประหยัดค่าใช้จ่าย (ทั้งสำหรับบริษัทและพนักงาน)

บริษัทสามารถประหยัดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน เช่น ค่าเช่าสำนักงาน ค่าสาธารณูปโภค และโครงสร้างพื้นฐานทางกายภาพได้ พนักงานของคุณก็ได้รับประโยชน์เช่นกัน เนื่องจากพวกเขาไม่ต้องย้ายที่อยู่ ลดค่าใช้จ่ายในการเดินทางประจำวัน และประหยัดเวลา

🔍 จัดตั้งระบบการจัดการงานที่โปร่งใส

การอัปเดตแบบเรียลไทม์ การมอบหมายงาน และกำหนดเวลาโครงการ ช่วยให้คุณสามารถระบุจุดติดขัดได้อย่างรวดเร็ว ก่อนที่จะกลายเป็นปัญหาใหญ่

เนื่องจากงานที่ได้รับมอบหมาย/ผลลัพธ์ที่คาดหวังได้รับการบันทึกไว้และสามารถเข้าถึงได้ง่ายเพื่อการตรวจสอบ (ผ่านเครื่องมือการจัดการโครงการเสมือนจริง) ผู้จัดการโครงการสามารถประเมินผลการปฏิบัติงานของสมาชิกในทีมได้ด้วยความชัดเจนและโปร่งใสมากขึ้น

การนำการจัดการโครงการเสมือนจริงมาใช้

มาดูรายละเอียดสำคัญของการบริหารทีมและโครงการเสมือนจริงกัน เราจะครอบคลุมทุกอย่างตั้งแต่การตั้งเป้าหมายที่ชัดเจนไปจนถึงการใช้เครื่องมืออันทรงพลังเพื่อให้ทีมของคุณเชื่อมต่อและมีประสิทธิภาพ

1. กำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์

ขั้นตอนแรกคือการ กำหนดวัตถุประสงค์ของโครงการ ผลลัพธ์ที่เฉพาะเจาะจง และผลลัพธ์ที่คาดหวังไว้ให้ชัดเจน คุณต้องมั่นใจว่าทุกคนในทีมเข้าใจถึงวัตถุประสงค์และวิสัยทัศน์ของโครงการ

เมื่อคุณได้กำหนดวัตถุประสงค์แล้ว ให้แบ่งโครงการออกเป็นขั้นตอนย่อยหรือเป้าหมายที่สามารถจัดการได้ (หรือสปรินต์หากคุณใช้วิธีการแบบ Agile)

มอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีม จัดลำดับความสำคัญของงานที่สำคัญ และกำหนดเส้นตายเพื่อติดตามความคืบหน้าของโครงการและป้องกันความล่าช้าได้อย่างง่ายดาย

เครื่องมือการจัดการโครงการของ ClickUpจะเหมาะสมอย่างยิ่งสำหรับทีมเสมือนของคุณ

มันช่วยให้คุณสามารถสร้างรายการงาน กำหนดความสำคัญ มอบหมายสมาชิกในทีม และติดตามความคืบหน้าได้อย่างชัดเจน นอกจากนี้ยังสามารถกำหนดเส้นตาย เจ้าของงาน และความเชื่อมโยงของแต่ละงานได้ เพื่อให้กระบวนการทำงานของคุณเป็นระเบียบเรียบร้อย

2. เลือกเทคโนโลยีของคุณอย่างชาญฉลาด

ระบบการจัดการโครงการเสมือนจริงทั้งหมดทำงานบนพื้นฐานของเครื่องมือดิจิทัล

อย่างไรก็ตาม การสลับระหว่างหลายแอปอาจเป็นเรื่องน่าเบื่อ วิธีแก้ปัญหาที่ง่ายที่สุดคือการใช้ซอฟต์แวร์การทำงานระยะไกลเช่น ClickUp ด้วยการผสานการทำงานที่แข็งแกร่ง คุณสามารถจัดการเทคโนโลยีทั้งหมดของคุณได้จากที่เดียว

ตัวอย่างเช่น ClickUp สามารถเชื่อมต่อกับ Slack และ MS Teams ได้ หรือคุณสามารถใช้เครื่องมือสื่อสารของ ClickUp เอง เช่นClickUp ChatและClickUp Clipsซึ่งช่วยให้การสื่อสารทั้งวิดีโอและข้อความอยู่ในระบบบริหารโครงการของคุณ (เราจะลงรายละเอียดเพิ่มเติมในภายหลัง)

คุณสามารถผสานการทำงาน ClickUp กับ Zoom, Toggl, Harvest, EvenHour, Google Drive และ Dropbox ได้

3. กำหนดแนวทางการสื่อสาร

การสื่อสารที่ชัดเจนเป็นกุญแจสำคัญในการบริหารโครงการเสมือนจริง

เมื่อบริหารทีมที่กระจายอยู่หลายพื้นที่ คุณต้องคำนึงถึงความแตกต่างของเขตเวลา

พยายามจัดตารางการประชุมในช่วงเวลาที่ทับซ้อนกันสำหรับทีมที่อยู่ในเขตเวลาต่างกัน เครื่องมือเช่น World Time Buddy สามารถช่วยคุณหาช่วงเวลาทำงานร่วมกันได้

เพื่อรักษาการทำงานที่ราบรื่นสำหรับทีมระยะไกลหรือทีมเสมือนจริง ให้ใช้การสื่อสารแบบซิงค์ ใช้เครื่องมือการจัดการโครงการเพื่อแบ่งปันการอัปเดต ข้อเสนอแนะ และรายงานความคืบหน้าที่ไม่ต้องการการตอบกลับแบบเรียลไทม์

คลิกอัพ แชท

บน ClickUp งานและการสนทนาไม่ถูกแยกออกจากกันอีกต่อไป ClickUp Chat รวมสองสิ่งนี้เข้าด้วยกันและทำให้การสื่อสารของทีมเสมือนของคุณเป็นไปอย่างราบรื่น ตั้งแต่การส่งข้อความส่วนตัวอย่างรวดเร็วไปจนถึงการประกาศทั่วทั้งบริษัท ClickUp Chat มีทุกอย่างที่คุณต้องการ

คุณสามารถเชื่อมต่อภารกิจกับข้อความได้โดยตรงเพื่อให้ทุกการสนทนา มีบริบทที่ชัดเจน ด้วย FollowUps คุณสามารถเปลี่ยนความคิดเห็นให้กลายเป็นภารกิจได้ทันที และดำเนินการได้รวดเร็วขึ้น

คลิป ClickUp

นอกเหนือจากการสื่อสารแบบเรียลไทม์แล้ว คุณยังสามารถสนับสนุนการทำงานแบบอะซิงโครนัสได้ด้วย ClickUp Clips และความคิดเห็นในภารกิจ

ตัวอย่างเช่น ClickUp Clips ช่วยให้คุณบันทึกหน้าจอและสื่อสารข้อความของคุณได้อย่างชัดเจนโดยไม่ต้องเข้าร่วมการโทร

หากคุณต้องการแบ่งปัน/ขอความคิดเห็นหรือมีข้อสงสัยเกี่ยวกับงาน คุณสามารถแท็กเพื่อนร่วมทีมโดยใช้ความคิดเห็นของงานใน ClickUp และพวกเขาจะได้รับการแจ้งเตือน

ตั้งแต่กระบวนการทำงานที่ปรับแต่งได้และช่องทางการสื่อสารที่หลากหลายไปจนถึงเทมเพลตการจัดการโครงการที่พร้อมใช้งานประโยชน์มากมายทำให้ ClickUp มีความโดดเด่นไม่เหมือนใคร

ClickUp ช่วยให้ทีมของเราสามารถสื่อสารกันในทีมระยะไกลที่อยู่คนละเขตเวลา และทราบความคืบหน้าของโครงการโดยไม่ต้องมีการประชุมที่ไม่จำเป็นหรือสอบถามข้อมูลจากผู้อื่นทางอีเมลหรือ Slack

4. สร้างสภาพแวดล้อมที่เอื้อต่อการทำงานร่วมกัน

การทำงานร่วมกันจะง่ายขึ้นมากเมื่อเพื่อนร่วมทีมทำงานภายใต้หลังคาเดียวกัน และนี่คือหนึ่งในความท้าทายที่ใหญ่ที่สุดของการทำงานระยะไกล

แน่นอน ความสะดวกในการขอความช่วยเหลือจากเพื่อนร่วมงานที่นั่งอยู่ข้างๆ อาจไม่มีใครเทียบได้ แต่ด้วยเครื่องมือที่เหมาะสมในชุดเครื่องมือของคุณ คุณสามารถสร้างประสบการณ์ที่คล้ายคลึงกันและทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ได้

หากคุณกำลังใช้แพลตฟอร์มการทำงานทางไกลของ ClickUp คุณจะสามารถเข้าถึงเครื่องมือการทำงานร่วมกันได้หลากหลาย นี่คือวิธีที่คุณสามารถใช้ประโยชน์จากซอฟต์แวร์นี้ได้มากที่สุด:

5. ช่วยให้ทีมของคุณทำงานอย่างชาญฉลาด

ในการบริหารโครงการเสมือนจริง การมีปฏิสัมพันธ์แบบเผชิญหน้ากันมักจะมีน้อย ชั่วโมงการทำงานที่ยาวนานและงานที่หนักหน่วงและน่าเบื่ออาจทำให้งานรู้สึกเหมือนเป็นภาระมากกว่าสิ่งที่ทีมของคุณสนุกกับมัน ด้วยเครื่องมือที่ช่วยเร่งความเร็วในการทำงาน สมาชิกในทีมสามารถรักษาความคิดสร้างสรรค์ไว้ได้โดยไม่ต้องรู้สึกเหนื่อยล้า

ปลดปล่อยตารางเวลาของทีมคุณเพื่อให้สามารถมุ่งเน้นไปที่งานที่มีคุณค่าสูง งานสร้างสรรค์ หรืองานเชิงกลยุทธ์ และปล่อยให้งานที่น่าเบื่อหน่ายดำเนินไปโดยอัตโนมัติ

ให้ความรู้และฝึกอบรมทีมของคุณเกี่ยวกับเครื่องมือ AI ล่าสุด และส่งเสริมให้พวกเขาใช้เครื่องมือเหล่านี้ (ตามแนวทางภายใน) ในงานประจำวันของพวกเขา ตัวอย่างเช่น บน ClickUp คุณสามารถขอความช่วยเหลือจากผู้ช่วย AI ในตัวของเครื่องมือที่ชื่อว่าClickUp Brain ใช้ Brain เพื่อ:

ด้วยClickUp Automations คุณสามารถกระตุ้นการกระทำเฉพาะตามเงื่อนไขที่กำหนดไว้ล่วงหน้าได้ ตั้งแต่การเปลี่ยนแปลงสถานะงาน/ผู้รับผิดชอบ/ความสำคัญ ไปจนถึงการตอบกลับอีเมลของลูกค้า คุณสามารถทำให้การกระทำซ้ำ ๆ หลายอย่างอัตโนมัติและประหยัดเวลาได้

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการบริหารโครงการเสมือนจริง

การบริหารโครงการแบบเสมือนจริงต้องอาศัยการสื่อสารที่ชัดเจนในทีม การติดตามความคืบหน้าอย่างสม่ำเสมอ และการรักษาความมีส่วนร่วมของสมาชิกในทีม มาดูแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเพื่อทำให้การบริหารโครงการระยะไกลประสบความสำเร็จกัน:

1. มอบหมายบทบาทและความรับผิดชอบ

ให้แน่ใจว่าทุกคนทราบอย่างชัดเจนว่าตนเองมีหน้าที่รับผิดชอบอะไร

2. ติดตามความก้าวหน้าและทบทวนผลการปฏิบัติงาน

เพื่อติดตามความสำเร็จของเป้าหมายและความสัมพันธ์ของงานอย่างชัดเจน ให้ใช้เครื่องมือเช่น แผนภูมิแกนต์, กระดานคัมบัง, หรือแดชบอร์ดความคืบหน้าของโครงการ

3. รักษาแรงจูงใจและความมีส่วนร่วม

ให้เกียรติความสำเร็จเล็ก ๆ และใหญ่ ๆ ของทีมเสมือนของคุณ และเฉลิมฉลองความสำเร็จที่สำคัญเพื่อกระตุ้นขวัญกำลังใจ

กลยุทธ์ในการเอาชนะความท้าทายในการบริหารจัดการเสมือนจริง

ในขณะที่งานเสมือนมีข้อดีหลายประการสำหรับทั้งนายจ้างและลูกจ้าง คุณก็ต้องจัดการกับข้อเสียด้วยเช่นกัน ตามการวิจัยของ Gallupพนักงานที่ทำงานจากระยะไกลโดยเฉพาะจะรู้สึกเชื่อมโยงกับพันธกิจหรือวัตถุประสงค์ขององค์กรน้อยที่สุด

หากทีมของคุณรู้สึกไม่มีส่วนร่วม อาจทำให้ขวัญกำลังใจของทีมลดลง ประสิทธิภาพการทำงานลดลง และส่งผลต่อความพึงพอใจในงาน นี่คือฝันร้ายที่สุดของผู้จัดการ

นี่คือความท้าทายทั่วไปของการบริหารจัดการเสมือนจริงที่คุณต้องตระหนักถึง และกลยุทธ์ที่สามารถนำไปใช้ได้เพื่อลดผลกระทบ

ความท้าทายที่ 1: การปฐมนิเทศและการฝึกอบรม

ในการตั้งค่าเสมือนจริง พนักงานใหม่จะพลาดโอกาสในการมีปฏิสัมพันธ์แบบตัวต่อตัวซึ่งช่วยให้พวกเขาเข้าใจวัฒนธรรมองค์กรและกระบวนการภายในได้ ส่งผลให้การปฐมนิเทศทางไกลรู้สึกไม่เป็นส่วนตัวและอาจนำไปสู่ช่องว่างในความรู้ได้

ความท้าทายที่ 2: การติดตามประสิทธิภาพการทำงานโดยไม่เข้าไปควบคุมงานมากเกินไป

การวัดผลผลิตของพนักงานเมื่อพวกเขาทำงานจากระยะไกลนั้นเป็นเรื่องยาก ในฐานะผู้จัดการโครงการเสมือนจริง คุณอาจกำลังควบคุมงานของทีมมากเกินไป (เช่น ตรวจสอบความคืบหน้าของงานบ่อยเกินไป) โดยที่ไม่รู้ตัว

การจัดการแบบละเอียดเกินไปอาจทำให้เกิดความหงุดหงิด ขัดขวางความเป็นอิสระของพนักงาน และทำให้พวกเขารู้สึกว่าคุณไม่ไว้วางใจพวกเขา

ความท้าทายที่ 3: ความเหนื่อยล้าของพนักงาน

แม้ว่าจะมีความยืดหยุ่น การทำงานทางไกลมักทำให้เส้นแบ่งระหว่างงานและชีวิตส่วนตัวไม่ชัดเจน ชั่วโมงการทำงานที่ยาวนานอาจทำให้รู้สึกเครียด และอาจมีความยากลำบากในการ ปิดสวิตช์ เมื่อสิ้นสุดวัน ซึ่งอาจนำไปสู่ภาวะหมดไฟ

ตอบรับความราบรื่นในการทำงานร่วมกันแบบเสมือนจริงด้วย ClickUp

ไม่ว่าคุณจะกำลังบริหารทีมพัฒนาซอฟต์แวร์ ทีมการตลาด หรือเอเจนซี่ดิจิทัล ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการเสมือนจริงที่มีประสิทธิภาพสามารถทำให้ธุรกิจของคุณดำเนินไปได้อย่างราบรื่นมากขึ้น

สำหรับทีมที่ทำงานทางไกล อะไรจะดีไปกว่า ClickUp? แพลตฟอร์มนี้รวมเครื่องมือการจัดการโครงการประเภทต่างๆ เข้าด้วยกัน มีการสื่อสารแบบซิงโครนัสและอะซิงโครนัส ช่วยให้คุณทำงานซ้ำๆ โดยอัตโนมัติ ติดตามความคืบหน้าได้อย่างง่ายดาย และอื่นๆ อีกมากมาย

ทำให้ ClickUp เป็นสำนักงานใหญ่เสมือนจริงของคุณ และย้ายโครงการของคุณไปสู่ความสำเร็จ—เริ่มต้นใช้งานฟรีวันนี้!