วิธีสร้างแผนโครงการใน Excel

คุณได้รับโปรเจกต์ใหญ่ที่ทำงาน อย่างไรก็ตาม ความตื่นเต้นของคุณกลับแฝงด้วยความกังวล

ผลลัพธ์สุดท้ายชัดเจนในใจคุณ แต่เส้นทางที่จะไปถึงที่นั่นล่ะ? ไม่ค่อยชัดเจนเท่าไหร่ คุณจะมั่นใจได้อย่างไรว่าทุกขั้นตอนได้รับการดูแลอย่างครบถ้วนและไม่มีอะไรตกหล่นไป?

นี่คือจุดที่การวางแผนโครงการกลายเป็นพันธมิตรที่ดีที่สุดของคุณแผนโครงการที่วางไว้อย่างดีจะช่วยให้คุณจัดสรรทรัพยากรได้อย่างชาญฉลาด ทำงานให้เสร็จตามกำหนดเวลา และทำให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน

และเดาอะไรได้ไหม? มีโอกาสสูงที่คุณมีเครื่องมือทรงพลังอยู่ในชุดเทคโนโลยีของคุณแล้วเพื่อดำเนินการกระบวนการนี้: Microsoft Excel.

คุณอาจคิดว่า Excelเป็นโปรแกรมซอฟต์แวร์สเปรดชีตแต่คุณก็สามารถใช้มันเป็นแพลตฟอร์มการจัดการโครงการได้เช่นกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณเพิ่งเริ่มต้นใช้งาน Excel ช่วยให้คุณสามารถออกแบบแผนโครงการอย่างละเอียด จัดระเบียบงาน ติดตามความคืบหน้า และระบุจุดติดขัดได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ในโพสต์นี้ เราจะแสดงวิธีการสร้างแผนโครงการใน Excel และเราจะทำให้คุณดียิ่งขึ้นด้วยการแนะนำทางเลือกที่เป็นมิตรกับผู้ใช้และปรับขนาดได้มากกว่า!

วิธีตั้งค่าแผนโครงการใน Excel

ทำตามคู่มือขั้นตอนต่อขั้นตอนเพื่อทำให้การวางแผนโครงการรวดเร็วและง่าย และขับเคลื่อนการดำเนินโครงการให้ประสบความสำเร็จ

1. กำหนดเป้าหมายและขอบเขตของโครงการของคุณ

ก่อนที่คุณจะร่างแผนโครงการใน Excel ให้กำหนดเป้าหมายและขอบเขตของงานในรายละเอียดก่อน คุณสามารถใช้แผ่นงาน Excel ของคุณหรือแอปบันทึกหรือเครื่องมือเอกสารอื่น ๆ ที่คุณต้องการได้ที่นี่

ขั้นตอนนี้เป็นการวางรากฐานสำหรับโครงการของคุณและทำให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องเข้าใจอย่างชัดเจนว่าต้องทำอะไรให้สำเร็จ นี่คือรายละเอียดเพิ่มเติม:

ระบุวัตถุประสงค์หลักของโครงการ

กำหนดขอบเขตและหลีกเลี่ยงการขยายขอบเขตงาน

2. เพิ่มข้อมูลโครงการ

ตอนนี้ ให้สร้างเอกสาร MS Excel ใหม่ จากนั้นคุณสามารถกรอกข้อมูลในเซลล์ต่าง ๆ ได้ดังนี้:

เพิ่มหัวข้อให้กับตาราง

เพิ่มหัวคอลัมน์ในแถวที่สองของตารางของคุณ หัวคอลัมน์ที่พบบ่อยอาจรวมถึง งาน, ผู้รับผิดชอบ, วันที่เริ่มต้น, วันที่สิ้นสุด, ระยะเวลา, สถานะ และหมวดหมู่ที่คล้ายกัน คุณสามารถทำให้เซลล์หนาและเติมสีตามที่คุณต้องการได้

กรอกข้อมูลโครงการ

กรอกคอลัมน์งานด้วยงานสำหรับแผนโครงการของคุณ คุณสามารถเพิ่มงานได้มากหรือน้อยตามที่ต้องการ

3. มอบหมายงานให้สมาชิกในทีม

คุณได้ระบุรายการงานที่จำเป็นสำหรับการดำเนินโครงการเรียบร้อยแล้ว ตอนนี้คุณจะต้องมอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีมและเพิ่มความคิดเห็นที่จำเป็น หากมี

ทำตามขั้นตอนนี้:

อย่างไรก็ตาม คุณไม่สามารถปรับทรัพยากรโดยอัตโนมัติตามความคืบหน้าของโครงการหรือจัดสรรงานระหว่างสมาชิกในทีมแบบไดนามิกได้ คุณต้องอัปเดตเซลล์ด้วยตนเอง

4. มองเห็นภาพไทม์ไลน์ของโครงการ

Excel ไม่มีประเภทแผนภูมิ Gantt ในตัว แต่คุณสามารถสร้างสิ่งที่คล้ายกันได้โดยปรับแต่งแผนภูมิแท่งซ้อนและแสดงไทม์ไลน์ของโครงการ นี่คือวิธีการ:

นี่จะสร้างภาพแสดงผลที่คล้ายกับแผนภูมิแกนต์

การใช้คุณสมบัติของ Excel สำหรับการจัดการโครงการ

นี่คือวิธีที่คุณสามารถใช้ Excel สำหรับการจัดการโครงการ:

การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขใน Excel ช่วยให้คุณสามารถจัดรูปแบบเซลล์โดยอัตโนมัติตามค่าหรือเกณฑ์เฉพาะได้ ความแตกต่างที่เห็นได้ชัดเจนนี้ช่วยให้คุณ ระบุงานสำคัญได้อย่างรวดเร็ว ติดตามความคืบหน้าของโครงการ และจัดการกำหนดเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้รหัสสีเพื่อแยกประเภทงานตามสถานะ (เช่น มอบหมายแล้ว/ดำเนินการอยู่, รอการดำเนินการ, เสร็จสิ้น) หรือระดับความสำคัญ (เช่น สูง, กลาง, ต่ำ)

ในการตั้งค่านี้ ให้เลือกเซลล์ที่คุณต้องการจัดรูปแบบ ไปที่แท็บหน้าแรก คลิกที่การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข และเลือกกฎการจัดรูปแบบที่ตรงกับความต้องการของคุณ

การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลและรายการแบบเลือก

การตรวจสอบข้อมูลและรายการแบบดรอปดาวน์ใน Excel ช่วยให้การป้อนข้อมูลเป็นไปอย่างราบรื่น, ทำให้แผนโครงการของคุณมีความสม่ำเสมอ, และลดข้อผิดพลาด. การสร้างรายการแบบดรอปดาวน์ช่วยให้มีตัวเลือกที่กำหนดไว้ล่วงหน้าสำหรับสมาชิกในทีมให้เลือก.

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถตั้งค่ารายการแบบดรอปดาวน์สำหรับสถานะงาน เช่น กำลังดำเนินการ และเสร็จสมบูรณ์

เพื่อดำเนินการดังนี้:

PivotTables สำหรับการวิเคราะห์ข้อมูล

PivotTables ใน Excel ช่วยให้คุณ วิเคราะห์ชุดข้อมูลขนาดใหญ่ด้วยการสร้างรายงานแบบโต้ตอบ ไม่ว่าคุณต้องการติดตามความก้าวหน้าของโครงการ สร้างสรุป วิเคราะห์อัตราการเสร็จสิ้นงาน ระบุแนวโน้ม หรือเปรียบเทียบการจัดสรรทรัพยากร ฟีเจอร์นี้สามารถทำได้ทั้งหมด

นี่คือวิธีที่คุณสามารถสร้าง PivotTable ได้:

นอกเหนือจากคุณสมบัติเหล่านี้แล้ว คุณยังสามารถสร้างกราฟใน Excelเพื่อนำเสนอข้อมูลดิบในรูปแบบที่มองเห็นได้หรือสร้างแผนผังใน Excelเพื่อแยกกระบวนการที่ซับซ้อนให้กลายเป็นขั้นตอนที่ง่ายต่อการติดตามได้

Excelสามารถใช้สำหรับการจัดการโครงการได้ แต่หากต้องการคุณสมบัติขั้นสูง ความสามารถในการขยายระบบ และการติดตามวงจรชีวิตของโครงการ อาจไม่ใช่ตัวเลือกที่ดีที่สุด

การติดตามและปรับปรุงแผนโครงการของคุณใน Excel

หลังจากที่คุณสร้างแผนโครงการแล้ว คุณควรมีแนวทางในการปรับแผนได้ทันที ทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น และติดตามความคืบหน้าได้ ใน Excel งานเหล่านี้จะต้องใช้ความพยายามในการทำงานด้วยตนเองบ้าง

นี่คือคำแนะนำบางข้อที่คุณสามารถทำตามได้:

รักษาแผนโครงการของคุณให้ทันสมัยแบบเรียลไทม์

ตั้งค่าแดชบอร์ดเพื่อติดตามตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลัก (KPIs)

อัปเดตสถานะงานเป็นประจำและทบทวนเป้าหมายสำคัญของโครงการ

เคล็ดลับการทำงานร่วมกันสำหรับทีมที่ใช้ Excel

1. สื่อสารภายใน Excel: ใช้ฟีเจอร์แทรกความคิดเห็นของ Excel เพื่อทิ้งบันทึกหรือข้อเสนอแนะในเซลล์หรืองานเฉพาะ และสื่อสารโดยตรงภายในเอกสาร

2. ใช้ประโยชน์จากประวัติเวอร์ชัน: บันทึกเวอร์ชันของแผนโครงการของคุณเป็นประจำเพื่อติดตามการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา คุณสามารถทำได้ด้วยตนเองหรือใช้คุณสมบัติประวัติเวอร์ชันของ Excel หากเวิร์กบุ๊กถูกเก็บไว้ใน OneDrive หรือ SharePoint

3. รักษาการจัดรูปแบบให้สม่ำเสมอ: ใช้รูปแบบและสไตล์ที่สอดคล้องกันสำหรับข้อมูลของคุณ เช่น การใช้รหัสสีและการจัดรูปแบบเซลล์

4. ใช้การตรวจสอบข้อมูล: ใช้กฎการตรวจสอบข้อมูลเพื่อให้ข้อมูลที่ป้อนลงในสมุดงานตรงตามเกณฑ์ที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ซึ่งจะช่วยลดข้อผิดพลาดและรักษาความถูกต้องของข้อมูล

5. จัดให้มีการฝึกอบรม: ลงทุนในการฝึกอบรมพนักงานเพื่อให้สมาชิกในทีมทุกคนคุ้นเคยกับคุณสมบัติของ Excel และแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการทำงานร่วมกัน และเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพโดยรวม

ข้อจำกัดของการใช้ Excel ในการสร้างแผนโครงการ

คุณสามารถทำรายการงานของคุณใน Excel ได้ แต่มันไม่สามารถตอบสนองความคาดหวังของคุณได้จากเครื่องมือการจัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพ นี่คือข้อเสียใหญ่ ๆ ของมัน:

หากคุณกำลังบริหารโครงการขนาดเล็กในฐานะผู้ประกอบการคนเดียวที่มีความซับซ้อนและการพึ่งพาที่น้อย Excel อาจเป็นตัวเลือกที่ดี อย่างไรก็ตาม Excel จะไม่เพียงพอหากคุณกำลังขยายธุรกิจ ต้องการรับสมาชิกทีมและลูกค้าเพิ่มเติม และต้องการออกแบบและแสดงภาพแผนโครงการอย่างละเอียด ในกรณีเช่นนี้ คุณจะต้องใช้เครื่องมือการจัดการโครงการที่ครอบคลุม

ทางเลือกแทน Excel สำหรับการสร้างแผนโครงการ

เมื่อมองหาทางเลือกอื่นแทน Excelสำหรับการวางแผนโครงการ อย่าลืมตรวจสอบClickUp

ด้วยเครื่องมือการจัดการโครงการที่ทรงพลังนี้อยู่เคียงข้างคุณ การวางแผนโครงการกลายเป็นเรื่องง่าย ไม่ว่ากระบวนการทำงานของคุณจะใหญ่หรือซับซ้อนเพียงใดก็ตาม

ขอให้คุณได้ชมตัวอย่างวิธีการสร้างแผนโครงการใน ClickUp

1. รวบรวมข้อมูลโครงการด้วย ClickUp Forms

เมื่อสร้างแผนโครงการ จำเป็นต้องได้รับการสนับสนุนจากทั้งทีมภายในและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอก ขั้นตอนนี้ต้องการช่องทางการสื่อสารที่ชัดเจนเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนเห็นพ้องต้องกันเกี่ยวกับโครงร่าง ขอบเขต ทรัพยากร ระยะเวลา และการวางแผนโดยรวมของโครงการ

มุมมองแบบฟอร์มของ ClickUpช่วยให้คุณสามารถสร้างแบบฟอร์มที่ปรับแต่งได้พร้อมตรรกะเงื่อนไขเพื่อเก็บข้อมูลที่เกี่ยวข้อง ไม่ต้องมีอีเมลยาวๆ และไม่ต้องตอบกลับกันไปมาโดยไม่จำเป็นอีกต่อไป!

คุณยังสามารถเปลี่ยนคำตอบในแบบฟอร์มให้เป็นงานที่สามารถติดตามได้ เพื่อเร่งกระบวนการสร้างแผนโครงการให้รวดเร็วขึ้น

2. ร่วมมือกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียโดยใช้ ClickUp Docs

จากข้อมูลที่ได้รับ ถึงเวลาที่จะกำหนดเป้าหมาย ขอบเขต ระยะเวลา และรายละเอียดอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องของโครงการ

คุณสามารถใช้Clickup Docsได้ที่นี่—เอกสารแบบร่วมมือที่คุณสามารถทำงานร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้แบบเรียลไทม์ คุณต้องบันทึกข้อมูลรายละเอียดเช่น ชื่อโครงการ, คำอธิบาย, ระยะเวลา, แผนการสื่อสาร, และวัตถุประสงค์ของโครงการ

3. ตั้งเป้าหมายที่สามารถดำเนินการได้ผ่าน ClickUp Goals และ ClickUp Tasks

เมื่อคุณได้ระบุเป้าหมายของโครงการแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการแบ่งเป้าหมายเหล่านั้นออกเป็นส่วนย่อย ๆ และเชื่อมโยงกับตัวชี้วัดประสิทธิภาพ (KPIs)ClickUp Goalsมีประโยชน์อย่างมากในที่นี้ เครื่องมือนี้ช่วยให้คุณ แบ่งโครงการใหญ่ให้กลายเป็นเป้าหมายงานที่สามารถจัดการได้

ทีมของคุณสามารถดำเนินการทีละขั้นตอนด้วยClickUp Tasksโดยไม่รู้สึกหนักใจ พร้อมติดตามความคืบหน้าในแต่ละวันว่าส่งผลลัพธ์อย่างไร

เมื่อคุณตั้งเป้าหมายแล้ว ให้แยกเป้าหมายแต่ละข้อออกเป็นงานย่อยใน ClickUp หลายงาน สำหรับแต่ละงาน ClickUp อนุญาตให้คุณ:

และด้วยเหตุนี้ แผนโครงการของคุณก็เกือบจะพร้อมแล้ว

4. สร้างภาพแผนโครงการของคุณด้วยมุมมองที่ปรับแต่งได้ของ ClickUp

การออกแบบแผนโครงการเพียงอย่างเดียวไม่เพียงพอ คุณควรสามารถมองเห็นภาพแผนงานในรูปแบบที่เหมาะสมกับตัวคุณและทีมของคุณได้ ทำไมสิ่งนี้จึงสำคัญ? ภาพประกอบช่วยให้คุณเข้าใจแผนโครงการได้อย่างรวดเร็ว ติดตามความคืบหน้า และมองเห็นความเชื่อมโยงระหว่างองค์ประกอบต่าง ๆ ที่เคลื่อนไหวของโครงการ

ในบรรดา 15+ มุมมองที่สามารถปรับแต่งได้ คุณสามารถใช้มุมมองตาราง (Table View) และมุมมองแกนต์ (Gantt View) ของ ClickUp เพื่อควบคุมแผนโครงการของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ

มุมมองตาราง ClickUp

มุมมองตารางใน ClickUpช่วยให้คุณสร้างฐานข้อมูลแบบไม่ต้องเขียนโค้ดเพื่อจัดเก็บ จัดการ และควบคุมแผนงานโครงการของคุณได้

นี่คือวิธีที่คุณสามารถเพิ่มมุมมองตาราง (Table View) ในพื้นที่ทำงาน ClickUp ของคุณ (มีให้ใช้งานสำหรับทุกแผน):

มุมมองตาราง สะดวกเมื่อคุณมีแผนโครงการใหญ่ที่เกี่ยวข้องกับเป้าหมายหลายอย่าง งานย่อย งานที่ต้องพึ่งพา และฟิลด์. คุณสมบัตินี้ช่วยให้คุณ:

การแชร์มุมมองตารางของคุณเป็นเรื่องง่าย—ใช้ลิงก์ที่สามารถแชร์ได้สาธารณะเพื่อให้ลูกค้าทราบข้อมูลล่าสุดหรือให้ใครก็ตามสามารถเข้าถึงโปรเจ็กต์ของคุณได้ คุณยังสามารถส่งออกข้อมูลของคุณเป็นไฟล์สเปรดชีตเพื่อการเข้าถึงที่ง่ายหรือคัดลอกและวางข้อมูลไปยังเครื่องมือสเปรดชีตอื่น ๆ ได้อย่างรวดเร็ว

มุมมอง Gantt ของ ClickUp

มุมมอง Gantt ของ ClickUpช่วยให้คุณ วางแผนไทม์ไลน์ของโครงการ จัดการทรัพยากร และดูการพึ่งพาของงาน เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการติดตามความคืบหน้าของโครงการและแก้ไขความล่าช้าที่อาจเกิดขึ้น

ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อเพิ่มมุมมอง Gantt ลงในพื้นที่ทำงาน ClickUp ของคุณ:

มาดูสถานการณ์ในชีวิตจริงเพื่อทำความเข้าใจว่าคุณสามารถใช้มุมมอง Gantt ได้อย่างไร

สมมติว่าแผนโครงการของคุณมีการเปลี่ยนแปลงระหว่างดำเนินการ และคุณจำเป็นต้องปรับกำหนดเวลาของงานหลายรายการใหม่ ด้วยมุมมอง Gantt คุณสามารถปรับวันเริ่มต้นและวันครบกำหนดของงานที่กำหนดไว้ทั้งหมดได้ในคราวเดียว โดยย้ายทั้งพื้นที่ โฟลเดอร์ หรือรายการ เพียงแค่ลากแถบความคืบหน้าไปทางซ้ายหรือขวาในมุมมอง Gantt กำหนดการทั้งหมดก็จะเลื่อนตามไปโดยอัตโนมัติ

เร่งกระบวนการวางแผนโครงการด้วยแม่แบบแผนงานโครงการ

ข่าวดีคือคุณไม่จำเป็นต้องสร้างแผนโครงการตั้งแต่เริ่มต้น (เว้นแต่คุณต้องการ!)—ขอบคุณแม่แบบแผนโครงการที่มีให้ใช้ ClickUp มีคลังแม่แบบมากมายให้เลือกใช้ มาดูกันสักสองสามแบบ:

แม่แบบแผนโครงการตัวอย่างของ ClickUp

เหมาะสำหรับโครงการพัฒนาซอฟต์แวร์,ตัวอย่างแผนโครงการของ ClickUp ช่วยให้กระบวนการวางแผนที่ซับซ้อนง่ายขึ้นและประหยัดเวลาของคุณ. กรอบการทำงานนี้ช่วยให้คุณสามารถสร้างแผนโครงการที่ละเอียดเพื่อจัดระเบียบงาน, ขั้นตอน, ผู้รับผิดชอบ, วันที่ครบกำหนด, สถานะ, แผนก, ระดับผลกระทบ, ระดับความพยายาม, และอื่น ๆ ได้.

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

เทมเพลตนี้ช่วยให้คุณ:

แม่แบบการวางแผนโครงการของ ClickUp

สำหรับโครงการที่มีหลายขั้นตอนและระยะเวลาที่ยาวนาน การมีกรอบการทำงานที่มั่นคงเป็นสิ่งสำคัญในการช่วยให้ทีมมีสมาธิClickUp's Planning a Project Templateได้รับการออกแบบมาเพื่อช่วยในเรื่องนี้ โดยติดตามวันที่เริ่มต้นของโครงการ วันที่ครบกำหนด และไทม์ไลน์โดยรวมของโครงการ รวมถึงแสดงเปอร์เซ็นต์ความคืบหน้าของแต่ละงาน

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

ด้วยการมองอย่างรวดเร็ว คุณสามารถสังเกตเห็นจุดคอขวดและดำเนินการแก้ไขได้ เช่น การจัดสรรทรัพยากรใหม่ให้กับงานที่ใกล้ถึงกำหนดส่งแต่ยังไม่คืบหน้าตามที่คาดหวัง

Excel กับ ClickUp สำหรับการวางแผนและจัดการโครงการ: สรุปสั้นๆ

ยกระดับการวางแผนและการจัดการโครงการด้วย ClickUp

Excel เป็นจุดเริ่มต้นที่ยอดเยี่ยมสำหรับการวางแผนโครงการ โดยเฉพาะสำหรับผู้จัดการโครงการใหม่ที่ต้องการเครื่องมือที่เรียบง่ายและคุ้นเคยในการจัดระเบียบงานและติดตามความคืบหน้า

อย่างไรก็ตาม ข้อจำกัดของ Excel จะปรากฏชัดเจนมากขึ้นเมื่อโครงการมีความซับซ้อนและขนาดใหญ่ขึ้น ในขั้นตอนนี้ การปรับแต่งขั้นสูงและคุณสมบัติที่จำเป็นกลายเป็นสิ่งจำเป็น นี่คือจุดที่เครื่องมือจัดการโครงการเฉพาะทางเช่น ClickUp โดดเด่น

ด้วยคุณสมบัติขั้นสูง รวมถึงการพึ่งพาของงาน การทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ รายงานที่ละเอียด การแสดงผล และการเทมเพลตแผนโครงการ ClickUp ช่วยให้คุณสามารถจัดการกับความต้องการของโครงการที่เปลี่ยนแปลงได้ ทำให้ทีมของคุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

เริ่มต้นใช้งาน ClickUp วันนี้!