ในฐานะผู้จัดการโครงการ เป้าหมายของคุณคือการดำเนินโครงการแต่ละโครงการให้เสร็จสิ้นตามกำหนดเวลา ติดตามความคืบหน้าอย่างต่อเนื่อง มองเห็นอุปสรรคที่อาจเกิดขึ้น และทำให้โครงการที่กำลังดำเนินการอยู่สอดคล้องกับผลลัพธ์ที่ต้องการ
ไม่ว่าคุณจะใช้แนวทางการบริหารโครงการแบบ Waterfall สำหรับการวางแผนและ Agile สำหรับการดำเนินการ หรือ Agile development กับการดำเนินการแบบ Waterfall สิ่งสำคัญคือการส่งมอบโครงการภายในงบประมาณ ขอบเขต และตรงเวลา
เราเห็นผู้จัดการโครงการในปัจจุบันใช้แนวทางการจัดการโครงการแบบผสมผสานเพื่อการเรียนรู้อย่างต่อเนื่อง การวางแผนอย่างละเอียดในแต่ละขั้นตอนของโครงการ และการส่งมอบผลลัพธ์ที่ประสบความสำเร็จ
หากคุณต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการผสมผสานวิธีการบริหารโครงการ (PM) ที่แตกต่างกัน (หรือที่เรียกว่าการผสมผสานวิธีการบริหารโครงการ) เพื่อการทำงานที่มีประสิทธิภาพและลดระยะเวลาในการออกสู่ตลาด เรากำลังพร้อมให้ความช่วยเหลือ
ในบล็อกนี้ เราจะครอบคลุมการจัดการโครงการแบบไฮบริดอย่างละเอียด และอธิบายวิธีการที่คุณสามารถนำไปใช้การจัดการโครงการแบบไฮบริดเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของโครงการของคุณ
ประเภทต่าง ๆ ของการบริหารโครงการ
มาดูวิธีการบริหารโครงการที่ใช้กันทั่วไปสองวิธี:
1. การบริหารโครงการแบบアジล
ในการบริหารโครงการแบบ Agile โครงการที่ซับซ้อนจะถูกแบ่งออกเป็นหลายระยะที่เรียกว่าสปรินต์ แต่ละสปรินต์จะมุ่งเน้นการส่งมอบผลลัพธ์แบบวนซ้ำโดยอาศัยข้อเสนอแนะจากการวนรอบก่อนหน้า
วิธีการแบบ Agile มุ่งเน้นการส่งมอบผลลัพธ์ที่สามารถใช้งานได้จริงอย่างสม่ำเสมอ แทนที่จะรอจนสิ้นสุดโครงการเท่านั้น วิธีนี้ช่วยให้คุณสามารถเห็นความคืบหน้าอย่างต่อเนื่อง ปรับตัวตามข้อเสนอแนะใหม่ ๆ และปรับเปลี่ยนได้ตามความเหมาะสม
ข้อดีของการบริหารโครงการแบบアジล
- ปรับกระบวนการของโครงการให้รวดเร็วตามเงื่อนไขทางการตลาดที่เปลี่ยนแปลง, ข้อเสนอแนะจากลูกค้า, ข้อเสนอแนะจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย, และข้อกำหนดของโครงการที่เปลี่ยนแปลง
- ส่งมอบผลงานอย่างสม่ำเสมอเพื่อให้ลูกค้าของคุณพึงพอใจและมีส่วนร่วม
- ระบุปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้เร็วขึ้นด้วยกระบวนการที่ทำซ้ำและแก้ไขปัญหาคอขวดก่อนที่มันจะลุกลาม
- ติดตามการใช้จ่ายในแต่ละสปรินต์เพื่อตรวจสอบค่าใช้จ่ายและควบคุมงบประมาณของคุณ
มาดูกันว่าทีมโครงการจะนำการพัฒนาแบบ Agile มาใช้ได้อย่างไรโดยใช้ตัวอย่างต่อไปนี้
พัฒนาและเปิดตัวแอปพลิเคชันมือถืออีคอมเมิร์ซที่ใช้งานได้อย่างสมบูรณ์สำหรับผู้ค้าปลีกออนไลน์
โครงการสามารถแบ่งออกเป็นหลายสปรินต์ แต่ละสปรินต์ใช้เวลาสองสัปดาห์
- สปรินต์ 1: ดำเนินการพัฒนาฟังก์ชันการจัดการบัญชีผู้ใช้
- สปรินต์ 2: พัฒนาการเรียกดูแคตตาล็อกสินค้า
- สปรินต์ 3: สร้างฟีเจอร์ตะกร้าสินค้า
- สปรินต์ 4: เพิ่มการประมวลผลการชำระเงินและเกตเวย์
- สปรินต์ 5: พัฒนาหน้าติดตามคำสั่งซื้อ
หมายเหตุ: วิธีการบริหารโครงการอื่น ๆ ที่รวมถึง Critical Chain Project Management (CCPM),Critical Path Method(CPM), และ Lean Six Sigma
2. การบริหารโครงการแบบน้ำตก
วิธีการแบบน้ำตกแบบดั้งเดิมมักใช้ในโครงการที่มีผลลัพธ์ที่ชัดเจนและมีการเปลี่ยนแปลงน้อยที่สุด โครงการจะถูกจัดระเบียบเป็นขั้นตอนเชิงเส้นและต่อเนื่องกัน โดยแต่ละขั้นตอนจะต้องเสร็จสิ้นก่อนที่จะเริ่มขั้นตอนถัดไป
แต่ละขั้นตอนในวิธีการบริหารโครงการนี้มีเอกสารส่งมอบและเป้าหมายที่ชัดเจน ทำให้สามารถคาดการณ์ได้และจัดการได้ง่าย
การจัดการโครงการแบบน้ำตกต้องการเอกสารที่ละเอียดในทุกขั้นตอน—รวมถึงรายละเอียดเกี่ยวกับความต้องการ, ผลลัพธ์ที่ส่งมอบ, ขอบเขต, การวางแผนความจุ, แผนการทดสอบ, ข้อกำหนดการออกแบบ, และคู่มือผู้ใช้
ข้อดีของการบริหารโครงการแบบน้ำตก
- การติดตามความคืบหน้าทำได้ง่ายขึ้น เนื่องจากแต่ละระยะมีวัตถุประสงค์และผลลัพธ์ที่ชัดเจน
- ขอบเขตงานขยายตัวน้อยมาก เนื่องจากมีการรวบรวมข้อกำหนดทั้งหมดตั้งแต่เริ่มต้น
- มันง่ายต่อการควบคุมเนื่องจากตารางโครงการและระยะเวลาที่กำหนดไว้แล้ว
- การจัดการความเสี่ยงที่ดีขึ้นเนื่องจากวิธีการที่มีโครงสร้างช่วยให้คุณสามารถวางแผนได้ดีขึ้นและคาดการณ์ความเสี่ยงได้ตั้งแต่เนิ่นๆ
มาดูตัวอย่างของขั้นตอนโครงการในระดับสูงในวิธีการแบบน้ำตกกัน
พัฒนาระบบ CRM เพื่อจัดการลูกค้าเป้าหมายและปฏิสัมพันธ์กับลูกค้า รวมถึงติดตามกระบวนการขาย
โครงการจะถูกแบ่งออกเป็นหลายระยะ โดยมีวัตถุประสงค์เฉพาะในแต่ละระยะ
- การรวบรวมความต้องการ: ประเมินความต้องการของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจากระบบ CRM และกำหนดคุณลักษณะการทำงานที่ต้องการของระบบ
- การออกแบบ: สร้างแบบจำลองสำหรับทั้งโมดูลซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ของระบบ CRM
- การดำเนินการ: ติดตั้งระบบ CRM สำหรับผู้ใช้เบต้าจำนวนจำกัด. กำหนดค่าระบบให้ทำงานได้อย่างราบรื่นสำหรับการจัดการลีด, การติดตามการขาย, และการรายงานอย่างละเอียด.
- การทดสอบ: ประเมินว่าระบบตรงกับข้อกำหนดที่กำหนดไว้ได้ดีเพียงใด
- การปรับใช้: ปล่อย CRM ที่เสร็จสมบูรณ์ให้กับผู้ใช้ที่เหลือทั้งหมด
- การบำรุงรักษา: ให้การสนับสนุนและบริการบำรุงรักษาอย่างต่อเนื่องแก่ลูกค้าของคุณ
ความแตกต่างที่สำคัญระหว่างวิธีการ Agile และ Waterfall
| คุณสมบัติ | น้ำตก | คล่องตัว |
| แนวทาง | ลำดับ | การทำซ้ำ |
| ความยืดหยุ่น | แข็งตัว | ยืดหยุ่น |
| การวางแผน | การเปิดเผยข้อมูลล่วงหน้าอย่างกว้างขวาง | การวางแผนเบื้องต้นและต่อเนื่องที่น้อยที่สุด |
| การจัดส่ง | ผลิตภัณฑ์สุดท้ายที่ปลายทาง | การส่งมอบแบบเป็นระยะ |
| การมีส่วนร่วมของลูกค้า | จำกัด | สูง |
อย่างไรก็ตาม มาดูกันว่าวิธีการบริหารโครงการแบบผสมผสานนำข้อดีของทั้งสองโลกมารวมกันอย่างไร และนำเสนอแนวทางที่ยืดหยุ่นสำหรับการบริหารโครงการที่มีความเปลี่ยนแปลงได้
การจัดการโครงการแบบไฮบริดคืออะไร?
ตามชื่อที่บ่งบอก การบริหารโครงการแบบไฮบริดคือแนวทางที่ผสมผสานองค์ประกอบจากวิธีการบริหารโครงการเชิงกลยุทธ์หลายรูปแบบเข้าด้วยกัน ด้วยวิธีนี้ คุณจะได้ใช้ประโยชน์จากจุดแข็งของวิธีการต่างๆ เพื่อตอบสนองความต้องการเฉพาะของโครงการและส่งมอบผลลัพธ์ที่มีคุณภาพสูงยิ่งขึ้น
ในกรณีส่วนใหญ่ การบริหารโครงการแบบผสมผสานจะรวมแนวปฏิบัติจากวิธีการแบบอไจล์ เช่น Scrum และวิธีการแบบดั้งเดิม เช่น แนวทางแบบ Waterfall เข้าด้วยกัน
การบริหารโครงการแบบผสมผสาน: ผสมผสานข้อดีของวิธีการ Agile และ PM แบบดั้งเดิม
มาดูตัวอย่างเพื่อให้เข้าใจกลยุทธ์แบบผสมผสานได้ดียิ่งขึ้น สมมติว่าคุณต้องพัฒนาและเปิดตัวอุปกรณ์สมาร์ทโฮม อุปกรณ์นี้ควรสามารถเชื่อมต่อและทำงานร่วมกับอุปกรณ์อื่นๆ ในบ้านของคุณได้อย่างราบรื่น
ในกรณีนี้ วิธีการแบบน้ำตกเหมาะสมที่สุดสำหรับการวิจัยตลาดเบื้องต้นและการพัฒนาฮาร์ดแวร์ นี่คือเหตุผล:
- การวิจัยตลาดต้องการแนวทางที่มีโครงสร้างพร้อมเอกสารประกอบอย่างละเอียด
- ในทำนองเดียวกัน การพัฒนาฮาร์ดแวร์ก็ปฏิบัติตามแนวทางที่เป็นมาตรฐานและเป็นลำดับขั้นตอน ซึ่งยึดตามเกณฑ์พื้นฐานที่กำหนดไว้ล่วงหน้าโดยอ้างอิงจากการวิจัยตลาดและการวางแผน การเปลี่ยนแปลงใด ๆ ในการพัฒนาฮาร์ดแวร์อาจมีค่าใช้จ่ายสูงมาก
- การพัฒนาฮาร์ดแวร์ยังต้องการการทดสอบและการปฏิบัติตามข้อกำหนดอย่างเข้มงวด การใช้แนวทาง Waterfall ในที่นี้จะช่วยให้มั่นใจว่าการทดสอบจะดำเนินการอย่างเป็นระบบและมีการควบคุม
- สุดท้ายนี้ การพัฒนาฮาร์ดแวร์จำเป็นต้องมีการจัดสรรทรัพยากรอย่างเหมาะสม และวิธีการ Waterfall จะช่วยให้คุณวางแผนและจัดสรรทรัพยากรล่วงหน้าได้
ในทางกลับกัน การพัฒนาซอฟต์แวร์จะใช้วิธีการแบบ Agile เช่น วิธีการ Scrum นั่นเป็นเพราะว่า:
- โครงการพัฒนาซอฟต์แวร์อาจมีการเปลี่ยนแปลงตามความคิดเห็นของผู้ใช้และความต้องการทางเทคโนโลยี
- การพัฒนานั้นดีที่สุดหากเป็นไปตามกระบวนการที่ส่งมอบคุณค่าอย่างต่อเนื่องตลอดวงจรชีวิตของโครงการ ซึ่งทำให้ง่ายต่อการติดตามความคืบหน้าและทำการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง
- แนวทางแบบคล่องตัวช่วยให้คุณสามารถตรวจพบปัญหาได้ตั้งแต่เนิ่นๆ ซึ่งช่วยให้คุณบริหารจัดการความเสี่ยงได้โดยไม่ใช้จ่ายเกินงบประมาณ
ตามที่คุณเห็นในตัวอย่างนี้ การจัดการโครงการแบบไฮบริดรวมเอาข้อดีของแนวทาง Agile และแบบดั้งเดิมเข้าด้วยกัน โดยผสมผสานวิธีการ Waterfall และ Scrum
จุดสำคัญที่ควรทราบ วิธีการแบบ Agile มีความยืดหยุ่นและสามารถปรับเปลี่ยนได้ โดยมุ่งเน้นการส่งมอบผลลัพธ์อย่างรวดเร็ว วิธีการแบบดั้งเดิมช่วยให้คุณสามารถกำหนดกระบวนการที่มีโครงสร้างและสร้างความคาดการณ์ได้ในแต่ละขั้นตอนของโครงการ
เมื่อรวมกันแล้ว การบริหารโครงการแบบผสมผสานนำนวัตกรรมมาสู่บางด้านในขณะที่ยังคงความสม่ำเสมอในขั้นตอนของโครงการที่ต้องการความมั่นคง กล่าวโดยสรุป มันช่วยให้คุณตอบสนองความต้องการที่หลากหลายของโครงการที่ซับซ้อนได้
แนวทางอื่น ๆ ในการบริหารโครงการแบบผสมผสาน
สครัมและคานบันเป็นวิธีการแบบอไจล์ที่สามารถทำงานได้ดีในฐานะส่วนประกอบของการจัดการโครงการแบบผสมผสาน
สครัมมุ่งเน้นที่ขั้นตอนการทำซ้ำที่เรียกว่าสปรินต์ ในขณะที่คัมบังมุ่งเน้นที่วิธีการเชิงภาพซึ่งแสดงขั้นตอนการทำงานเป็นลำดับขั้นเพื่อติดตามและจัดการงานพร้อมทั้งปรับปรุงกระบวนการอย่างต่อเนื่อง
เมื่อรวมสองอย่างเข้าด้วยกันการจัดการโครงการแบบ Scrumสามารถนำไปใช้กับส่วนของโครงการที่ต้องการการพัฒนาได้ Kanban ทำงานได้ดีที่สุดสำหรับงานที่ต้องทำอย่างต่อเนื่อง
ตัวอย่างเช่น วิธีการแบบวนซ้ำของ Scrum เหมาะสมกว่าสำหรับการพัฒนาซอฟต์แวร์ ส่วนวิธี Kanban เหมาะที่สุดสำหรับการให้การสนับสนุนหลังการเปิดตัว การติดตามข้อบกพร่อง และการปรับปรุงผลิตภัณฑ์อย่างต่อเนื่อง
สครัมและคานบันสามารถนำมาใช้ร่วมกันในรูปแบบของสครัมบัน หรือทำงานควบคู่กันไปก็ได้ ในแนวทางของสครัมบัน ทีมจะทำงานเป็นสปรินต์ แต่ใช้บอร์ดคานบันเพื่อจัดการกับกระบวนการทำงานอย่างละเอียดถี่ถ้วน
💡เคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญ: ใช้เครื่องมือ Scrumสำหรับการวางแผนสปรินต์ การจัดการงานค้าง และการจัดการการปล่อยเวอร์ชัน เพื่อเสริมสร้างการทำงานร่วมกันของทีม ปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพ และปรับตัวต่อการเปลี่ยนแปลงได้อย่างรวดเร็ว
วิธีการนำการบริหารโครงการแบบผสมผสานไปปฏิบัติ
ในอุดมคติ คุณควรพิจารณาใช้วิธีการบริหารโครงการแบบผสมผสานเมื่อจัดการโครงการที่ซับซ้อนและมีหลายขั้นตอน ขั้นตอนต่อไปคือการเรียนรู้วิธีการนำแนวทางนี้ไปใช้อย่างมีประสิทธิภาพในโครงการของคุณ
นี่คือขั้นตอนการอธิบายอย่างละเอียดเกี่ยวกับวิธีที่ผู้จัดการโครงการสามารถทำได้โดยใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการเช่นClickUp
1. ประเมินความต้องการของโครงการ
ในการประยุกต์ใช้วิธีการแบบผสมผสาน คุณจำเป็นต้องเข้าใจว่าขั้นตอนใดของโครงการของคุณที่ต้องการแนวทางแบบดั้งเดิมมากกว่า และขั้นตอนใดที่ต้องปฏิบัติตามแนวปฏิบัติของ Agile
เริ่มต้นด้วยการวิจัยอย่างถูกต้องและการประชุมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อรวบรวมความต้องการของโครงการอย่างละเอียด จัดเวิร์กช็อปและเซสชั่นคิดค้นอย่างสร้างสรรค์กับทีมของคุณและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อทำงานร่วมกันในการระบุรายละเอียดที่สำคัญของโครงการ
ใช้เครื่องมือระดมความคิดแบบภาพ เช่นClickUp Whiteboardsเพื่อพูดคุยเกี่ยวกับแนวคิด อธิบายแนวคิด และจดบันทึกบนผืนผ้าใบดิจิทัล วาดภาพด้วยมือเปล่า สร้างขั้นตอนการทำงาน และเปลี่ยนแนวคิดสุดท้ายของคุณให้กลายเป็นงานที่สามารถติดตามได้ภายในไวท์บอร์ด
เมื่อคุณได้บรรลุข้อตกลงร่วมกันเกี่ยวกับขั้นตอนต่างๆ และข้อกำหนดต่างๆ แล้ว ให้สร้างเอกสารโครงการหรือวิกิที่ละเอียดโดยใช้ClickUp Docs
จัดรูปแบบเอกสารให้เหมาะสมกับทีมของคุณ และเชิญสมาชิกให้ร่วมมือและแบ่งปันความคิดเห็นของพวกเขา เชื่อมโยงเอกสารกับงานที่เกี่ยวข้องเพื่อให้เจ้าของงานสามารถเข้าถึงข้อมูลโครงการได้เมื่อใดก็ตามที่ต้องการ
2. สรุปขอบเขตของโครงการ
ขอบเขตของโครงการหมายถึงเป้าหมาย วัตถุประสงค์ งานที่ต้องทำ ผลลัพธ์ที่ต้องการ และระยะเวลาที่เกี่ยวข้องกับโครงการ ขอบเขตนี้กำหนดขอบเขตของโครงการและให้ภาพรวมที่ชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่รวมอยู่และสิ่งที่ไม่ได้รวมอยู่ในโครงการ
ที่นี่ คุณสามารถใช้เทมเพลตขอบเขตงานของ ClickUpเพื่อบันทึกข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับโครงการของคุณ กำหนดแผนปฏิบัติการที่ชัดเจน และทำให้ทุกคนเข้าใจตรงกันเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องทำ
แบบฟอร์มขอบเขตของงานเช่นนี้มอบแนวทางที่มีโครงสร้างเพื่อช่วยลดความเสี่ยงของการล้มเหลวของโครงการ คุณสามารถป้อนข้อมูลเช่น ประเภทของงาน, ผลลัพธ์ที่ต้องการ, ระยะเวลา, และระยะสำคัญของโครงการในระดับสูงเพื่อกำหนดวิธีการผสมผสานแบบไฮบริดอไจล์ที่เหมาะกับโครงการของคุณมากที่สุด
ประโยชน์ของการใช้แบบแผนขอบเขตของงานของ ClickUp คืออะไร?
- เพิ่มสถานะที่กำหนดเองเพื่อดูความคืบหน้าของงานต่างๆ ในโครงการ
- ใช้ฟิลด์ที่กำหนดเองเพื่อเพิ่มรายละเอียดเช่น งบประมาณ, ข้อมูลติดต่อ, วันที่สำคัญ, และข้อมูลสำคัญอื่น ๆ ที่จำเป็นสำหรับการทำภารกิจให้เสร็จสมบูรณ์
- จัดหมวดหมู่และเพิ่มคุณลักษณะเพื่อให้เห็นผลลัพธ์ของโครงการสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและทีมข้ามสายงาน
3. กำหนดบทบาทและความรับผิดชอบ
ในฐานะผู้จัดการโครงการ คุณต้องกำหนด วิธีการที่สมาชิกในทีมของคุณจะจัดการกับงานต่าง ๆ เพื่อให้เกิดความสามัคคีและการประสานงานในทีม สิ่งนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งในกรณีการจัดการโครงการแบบไฮบริด ที่ซึ่งแง่มุมต่าง ๆ ของโครงการจะปฏิบัติตามวิธีการที่แตกต่างกัน
ใช้แม่แบบบทบาทและความรับผิดชอบในการจัดการโครงการของ ClickUpเพื่อแสดงภาพว่าใครรับผิดชอบงานใดภายในโครงการ
เทมเพลตนี้ใช้ประโยชน์จากมุมมองของ ClickUp เช่น มุมมองกล่อง มุมมองกิจกรรม หรือมุมมองปริมาณงาน เพื่อดูว่าใครกำลังทำงานอะไร ดูกิจกรรมของทุกคน และวิเคราะห์ความสามารถของทีมคุณ ด้วยข้อมูลเชิงลึกเหล่านี้ คุณสามารถมอบหมายปริมาณงานให้ทุกคนทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุดและไม่มีใครทำงานหนักเกินไป
ประโยชน์ของการใช้เทมเพลตนี้สำหรับโครงการไฮบริดคือ:
- จัดตั้งความรับผิดชอบและทำให้โครงการดำเนินไปอย่างราบรื่น เนื่องจากความคาดหวังได้สื่อสารไปยังสมาชิกทีมแล้ว
- สรุปความคาดหวังสำหรับแต่ละบทบาทและติดตามผลการปฏิบัติงานของทีมเทียบกับความคาดหวังเหล่านี้โดยใช้ฟิลด์ที่กำหนดเอง
- ช่วยให้การจัดการโครงการราบรื่นขึ้นด้วยการแจ้งเตือนให้เจ้าของงานทราบเกี่ยวกับกำหนดเวลาและการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับงาน
อ่านเพิ่มเติม: แม่แบบการจัดการโครงการฟรีที่ดีที่สุดสำหรับดาวน์โหลด
4. สร้างตารางโครงการ
เมื่อใช้การจัดการโครงการแบบไฮบริด การวางแผนงานต่าง ๆ ผลลัพธ์ที่ต้องการ และระยะเวลาไว้บนไทม์ไลน์ที่มองเห็นได้ชัดเจนเป็นความคิดที่ดีเสมอ นี่ช่วยให้คุณสามารถมองเห็นภาพรวมของกิจกรรมทั้งหมดในโครงการได้ และทราบว่างานใดที่ต้องทำตามลำดับ และงานใดที่สามารถทำควบคู่กันได้
คุณสามารถใช้มุมมองแผนภูมิแกนต์ของ ClickUpเพื่อแสดงภาพกระบวนการทำงานของโครงการบนไทม์ไลน์ที่ยืดหยุ่นได้
ติดตามความคืบหน้าตามเป้าหมายสำคัญและดูว่างานใดขึ้นอยู่กับการเริ่มต้นหรือการเสร็จสิ้นของงานอื่น แผนภูมิแกนต์ยังช่วยให้คุณจัดระเบียบงานตามลำดับความสำคัญ ทำให้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่การทำให้งานที่สำคัญที่สุดเสร็จสมบูรณ์
💡เคล็ดลับมืออาชีพ:ใช้ระบบอัตโนมัติในการบริหารโครงการเพื่อลดงานธุรการที่ซ้ำซ้อนมาตรฐานกระบวนการ และตัดสินใจโดยอิงข้อมูล
5. ใช้เครื่องมือเพื่อสนับสนุนการบริหารโครงการแบบผสมผสาน
การบริหารโครงการโดยใช้วิธีการบริหารโครงการแบบผสมผสานนั้น จำเป็นต้องมีการประสานงานอย่างต่อเนื่องระหว่างงานและกิจกรรมต่างๆ ในทีมของคุณ จัดสรรทรัพยากร ทำงานร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และติดตามความคืบหน้า
การทำทั้งหมดนี้ด้วยตนเองผ่านสเปรดชีตเป็นสูตรสำเร็จสำหรับความล้มเหลว
ไม่ว่าคุณจะใช้แนวทางแบบผสมผสานในรูปแบบใด เครื่องมือบริหารโครงการจะช่วยให้คุณ จัดการกิจกรรมทั้งหมดได้อย่างมีประสิทธิภาพผ่านศูนย์กลางเดียว
นี่คือวิธีที่ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการของ ClickUpช่วยให้คุณจัดการแง่มุมต่างๆ ของโครงการ PM แบบไฮบริดของคุณโดยการผสมผสานวิธีการจัดการโครงการแบบ Agile และ Waterfall เข้าด้วยกัน
การตัดสินใจย้ายมาใช้ ClickUp นั้นเกิดจากความง่ายในการเรียนรู้และใช้งาน โดยแทบไม่ต้องมีการฝึกอบรมเพิ่มเติม ซึ่งเป็นสิ่งที่เราต้องการอย่างยิ่งในฐานะบริษัทสตาร์ทอัพที่กำลังเติบโต
การตัดสินใจย้ายมาใช้ ClickUp นั้นเกิดจากความง่ายในการเรียนรู้และใช้งาน โดยแทบไม่ต้องมีการฝึกอบรมเพิ่มเติม ซึ่งเป็นสิ่งที่เราต้องการอย่างยิ่งในฐานะบริษัทสตาร์ทอัพที่กำลังเติบโต
จัดการงานได้อย่างง่ายดาย
ในฐานะผู้จัดการโครงการ สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการทำคือการควบคุมงานอย่างละเอียดและติดตามงานกับสมาชิกในทีมของคุณอยู่ตลอดเวลา
แทนที่, ใช้ClickUp Tasksเพื่อสร้างและมอบหมายงานโครงการต่าง ๆ ให้แก่สมาชิกทีม.
เพื่อเพิ่มความรับผิดชอบ คุณสามารถเพิ่มวันที่ครบกำหนดของงานและสถานะที่กำหนดเองเพื่อติดตามว่างานอยู่ในสถานะ 'เปิด', 'ปิด', หรือ 'กำลังดำเนินการ' เพื่อหลีกเลี่ยงความสับสนและความเข้าใจผิด เพิ่มบริบทให้กับทุกงานโดยใช้คำอธิบายงานและฟิลด์ที่กำหนดเอง
สุดท้าย สร้างรายการตรวจสอบที่สมาชิกทีมที่เกี่ยวข้องสามารถติ๊กเครื่องหมายเมื่อเสร็จสิ้นงานแล้ว
เปิดใช้งานการทำงานร่วมกันอย่างไร้รอยต่อ
คุณไม่ต้องการให้การขาดการสื่อสารระหว่างทีมข้ามสายงานหรือแม้แต่ภายในทีมเองกลายเป็นอุปสรรคที่นำไปสู่การส่งมอบโครงการล่าช้า
นั่นคือจุดที่ClickUp Chat Viewช่วยให้ทีมพัฒนาของคุณสามารถ แชร์ข้อมูลอัปเดตแบบเรียลไทม์ สนทนากับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และทำงานร่วมกันในโครงการต่าง ๆ ได้
ใช้มุมมองแชทเพื่อแก้ไขปัญหาอย่างรวดเร็ว ขอคำชี้แจงเกี่ยวกับกิจกรรมในโครงการ และสื่อสารคำขอเร่งด่วนได้ทันทีจากพื้นที่ทำงาน ClickUp ของคุณ
สร้างรายการสปรินต์
การจัดการโครงการแบบไฮบริดเป็นกระบวนการที่ทำซ้ำหลายครั้ง เพื่อจัดการกับขั้นตอนของโครงการได้ดีขึ้น ให้แบ่งออกเป็นช่วงเวลาที่จำกัดเรียกว่า สปรินต์
ClickUp Sprintsช่วยให้คุณสามารถจัดระเบียบงานและสิ่งที่ต้องส่งมอบให้เสร็จสิ้นในแต่ละ Sprint ลงในรายการ Sprint ได้ ใช้รายการ Sprint เหล่านี้เพื่อ ประสานงานงานของทีม, หารือเกี่ยวกับกิจกรรมที่เสร็จสิ้นแล้ว, และระบุอุปสรรค
สร้างภาพการทำงานของโครงการและจัดการลำดับความสำคัญ
กระดานคัมบังของ ClickUpช่วยให้คุณจัดระเบียบงานของคุณภายใต้คอลัมน์หรือรายการต่างๆ เพื่อแสดงขั้นตอนต่างๆ ของโครงการทั้งหมดของคุณ ระบุงานที่สำคัญโดยใช้ป้ายกำกับรหัสสีและแท็กความสำคัญ
ลากงานจากคอลัมน์หนึ่งไปยังคอลัมน์อื่นเพื่ออัปเดตสถานะของงาน จำกัดจำนวนงานในแต่ละคอลัมน์เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและส่งมอบคุณค่าในแต่ละขั้นตอนของโครงการ
ใช้ประโยชน์จากปัญญาประดิษฐ์
รับคำตอบทันทีสำหรับคำถามเกี่ยวกับการทำงานโดยถามคำถามของคุณกับClickUp Brain ผู้ช่วย AI จะค้นหาข้อมูลจากพื้นที่ทำงานของคุณและดึงข้อมูลเชิงลึกจากงาน เอกสาร และการสนทนาของคุณเพื่อให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องมากที่สุด
ด้วย ClickUp Brain ผู้จัดการโครงการ AI และนักเขียน AI คุณสามารถ สร้างสรุปโครงการ รายงานความคืบหน้า และการอัปเดตโครงการ ได้โดยอัตโนมัติ เพื่อให้มั่นใจว่าทุกคนได้รับการอัปเดตเกี่ยวกับสถานะปัจจุบันของโครงการและแผนการส่งมอบ
💡เคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญ: เครื่องมือจัดการโครงการด้วย AIช่วยปรับปรุงกระบวนการจัดการโครงการของคุณโดยการคาดการณ์ข้อมูลโครงการ, ปรับปรุงการตัดสินใจ, ประมาณการค่าใช้จ่าย, และติดตามความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น.
ใช้เทมเพลตที่สร้างไว้ล่วงหน้า
ClickUp มีเทมเพลตสำเร็จรูปมากกว่า 1,000 แบบที่คุณสามารถนำไปใช้และปรับแต่งให้เหมาะกับความต้องการเฉพาะของโครงการของคุณได้
ตัวอย่างเช่นแม่แบบการจัดการโครงการ ClickUpเป็นกรอบการทำงานที่สร้างไว้ล่วงหน้าและปรับแต่งได้อย่างเต็มที่ ช่วยให้คุณจัดการทุกอย่างตั้งแต่การเริ่มต้นโครงการไปจนถึงการเสร็จสิ้น ในฐานะ Scrum Master คุณสามารถใช้แม่แบบนี้เพื่อดูสถานะงาน แสดงความคืบหน้าของโครงการ และรับข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับกิจกรรมแต่ละอย่างที่ต้องดำเนินการ
เทมเพลตการจัดการโครงการของ ClickUp ช่วยให้โครงการที่ซับซ้อนง่ายขึ้นโดย จัดเตรียมพื้นที่ทำงานที่จัดระเบียบไว้ล่วงหน้าพร้อมโฟลเดอร์สำหรับแต่ละขั้นตอนของโครงการ ทำให้การจัดการงานของคุณมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
นอกจากนี้ ยังมี รายการที่ยืดหยุ่นได้และมุมมองกระดานแบบ Kanban เพื่อป้อนรายละเอียดงานและติดตามงานของคุณได้อย่างง่ายดาย คุณยังสามารถใช้สถานะงานที่กำหนดเองได้หกสถานะเพื่อระบุว่างานกำลังดำเนินการ, เปิดอยู่, หรือเสร็จสิ้นแล้ว
ผู้จัดการโครงการมักชอบใช้เทมเพลตนี้สำหรับการพัฒนาแบบอไจล์ เนื่องจากช่วยขจัดปัญหาข้อมูลแยกส่วนโดยช่วยให้ทีมสามารถสื่อสารข้อมูลโครงการในตำแหน่งศูนย์กลาง
6. ติดตามความคืบหน้าแบบเรียลไทม์
เมื่อคุณมีข้อมูลเชิงลึกอย่างละเอียดเกี่ยวกับสถานะของทุกงาน จะช่วยให้ระบุความล่าช้าและมองเห็นอุปสรรคในแต่ละขั้นตอนของโครงการได้ง่ายขึ้น
แดชบอร์ดของ ClickUpเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการแสดงภาพความคืบหน้าของโครงการและความสัมพันธ์ที่ขัดขวางการเสร็จสิ้นของโครงการ
แดชบอร์ดโครงการนี้ให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับเหตุการณ์สำคัญและ KPI ของโครงการ และมอบมุมมองแบบภาพรวมของกำหนดเวลา งาน และความสัมพันธ์ระหว่างงานให้กับทุกคน
สิ่งที่ทำให้ ClickUp เหนือกว่าสเปรดชีตคือคุณสามารถมองเห็นภาพกระบวนการทำงานได้โดยใช้แดชบอร์ดการจัดการโครงการที่แตกต่างกันตามกรณีการใช้งานเฉพาะของคุณ
ประโยชน์ของการเลือกการจัดการโครงการแบบไฮบริด
ประโยชน์ของการบริหารโครงการแบบไฮบริด ได้แก่:
- การจัดการความเสี่ยง: วิธีการบริหารโครงการแบบผสมผสานใช้แนวทางที่มีโครงสร้าง ซึ่งช่วยในการระบุและลดความเสี่ยงเชิงรุกได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- การจัดสรรทรัพยากรที่ดีขึ้น: วิธีการแบบผสมผสานช่วยให้ผู้จัดการโครงการสามารถใช้ทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยการมอบหมายงานตามจุดแข็งของสมาชิกในทีม
- เวลาสู่ตลาดที่รวดเร็วขึ้น: การผสานวิธีการบริหารโครงการแบบอไจล์และแบบดั้งเดิมเข้าด้วยกัน ส่งผลให้เกิดแนวทางที่มีโครงสร้างและสร้างสรรค์ในการจัดการโครงการขนาดใหญ่ ซึ่งนำไปสู่ผลลัพธ์ที่สอดคล้องกันในทุกขั้นตอนสำคัญ ช่วยให้ทีมโครงการสามารถส่งมอบคุณค่าได้รวดเร็วยิ่งขึ้น
ความท้าทายของการบริหารโครงการแบบผสมผสาน
นี่คือความท้าทายที่พบบ่อยที่สุดบางประการที่เกี่ยวข้องกับการจัดการโครงการแบบไฮบริดและวิธีที่คุณสามารถเอาชนะได้
1. ความซับซ้อนในการดำเนินการ
การผสมผสานวิธีการบริหารโครงการที่แตกต่างกันและทำให้ทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่นเป็นงานที่ซับซ้อน
วิธีหลีกเลี่ยงสิ่งนี้:
✅ บันทึกข้อกำหนดของโครงการของคุณตั้งแต่เริ่มต้นโดยใช้เครื่องมือ AI
✅ กำหนดวิธีการนำแนวทางการบริหารโครงการแต่ละแบบไปใช้กับส่วนต่าง ๆ ของโครงการ
✅ ใช้กรอบงานและแม่แบบเพื่อมาตรฐานกระบวนการ
2. ความสับสนเกี่ยวกับบทบาทและความรับผิดชอบ
วิธีการแบบ Agile และ Waterfall อาจมีความคาดหวังที่แตกต่างกันจากสมาชิกในทีมแต่ละคน ซึ่งอาจนำไปสู่ความรับผิดชอบที่ทับซ้อนกัน นอกจากนี้ยังอาจขาดความชัดเจนเกี่ยวกับวิธีที่งานต่างๆ สอดคล้องกับเป้าหมายของโครงการ
วิธีหลีกเลี่ยงสิ่งนี้:
✅ ระบุบทบาทและหน้าที่ต่างๆ อย่างชัดเจน และวิธีการที่บทบาทเหล่านี้ควรทำงานร่วมกันเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด
✅ จัดการประชุมแบบยืนและประชุมเป็นประจำเพื่อหารือเกี่ยวกับการอัปเดต ความคืบหน้า และความท้าทาย
✅ ให้การสนับสนุนและฝึกอบรมอย่างต่อเนื่องแก่สมาชิกในทีม
3. ความท้าทายในการสื่อสาร
คำศัพท์และเอกสารที่ใช้ในวิธีการบริหารโครงการหนึ่งอาจแตกต่างจากที่ใช้ในอีกวิธีหนึ่ง นอกจากนี้ รูปแบบและระยะเวลาในการสื่อสารอาจแตกต่างกันในแต่ละวิธี ซึ่งอาจทำให้เกิดช่องว่างในการสื่อสารในที่ทำงานและขัดขวางการไหลเวียนของข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ
วิธีหลีกเลี่ยงสิ่งนี้:
✅กำหนดระเบียบการสื่อสารเพื่อกำหนดความถี่และช่องทางการสื่อสารเพื่อหลีกเลี่ยงการรับข้อมูลที่มากเกินไป
✅ สร้างเอกสารที่ใช้ร่วมกันเพื่อสร้างความเข้าใจที่สอดคล้องกันเกี่ยวกับคำศัพท์และแนวปฏิบัติทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการบริหารโครงการแบบไฮบริด
ปรับปรุงการจัดการโครงการแบบผสมผสานให้มีประสิทธิภาพด้วย ClickUp
โดยใช้วิธีการบริหารโครงการแบบผสมผสาน คุณสามารถสร้างกระบวนการที่ปรับขนาดได้ ส่งเสริมนวัตกรรม และส่งมอบผลิตภัณฑ์ที่มีคุณค่าได้เร็วขึ้น เนื่องจากเป็นการรวมจุดแข็งของแนวทางการบริหารโครงการหลายรูปแบบเข้าด้วยกัน
แน่นอนว่า แม้ว่าการบริหารโครงการแบบผสมผสานจะมอบประโยชน์ที่จับต้องได้มากมาย แต่การผสานแนวทางที่หลากหลายให้ทำงานร่วมกันได้อย่างสอดคล้องกันนั้น อาจเป็นความท้าทายอย่างมากสำหรับผู้จัดการโครงการ
นี่คือจุดที่เครื่องมือการจัดการโครงการอย่าง ClickUp ทำให้งานของคุณง่ายขึ้นด้วยคุณสมบัติที่ช่วยปรับปรุงการจัดการงานให้เป็นระบบ, อำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกัน, รวมข้อมูลไว้ในที่เดียว, และรวบรวมรายงานที่สำคัญไว้ด้วยกัน
คุณสมบัติเช่น ลิสต์สปรินต์, กระดานคัมบัง, และเทมเพลตที่สร้างไว้ล่วงหน้า สามารถช่วยคุณปรับแต่งกระบวนการทำงานให้เหมาะกับวิธีการจัดการโครงการแบบอไจล์, ไฮบริด, หรือแบบดั้งเดิมได้ในขณะที่ช่วยให้ทีมของคุณมีการจัดระเบียบอย่างดี
สมัครใช้ ClickUp ฟรีวันนี้และเรียนรู้วิธีรักษาประสิทธิภาพตลอดวงจรชีวิตของโครงการ