วิธีปรับปรุงการมีส่วนร่วมของทีมในการประชุม (+คำแนะนำ)

ใบหน้าว่างเปล่า, การพูดคนเดียวที่ไม่มีการขัดจังหวะ, ไม่มีการมีส่วนร่วม, ไม่มีคำถามหรือความคิดเห็น. หากนี่คือสิ่งที่การประชุมส่วนใหญ่ของคุณเป็นอยู่, คุณอาจมีปัญหาที่ต้องแก้ไข.

พนักงานหลายคนกลัวการประชุม—ไม่ว่าจะเป็นเพราะมันน่าเบื่อหรือไร้ประโยชน์ พวกเขารู้สึกเขินอายเกินกว่าจะพูด หรือพวกเขาเชื่อว่าความคิดเห็นของพวกเขาจะไม่มีความสำคัญ ผลลัพธ์สุดท้ายคือการขาดการมีส่วนร่วมในระหว่างการประชุมและการแอบดีใจเงียบๆ เมื่อการประชุมถูกยกเลิก

แต่ข่าวดีก็คือ: การประชุมไม่จำเป็นต้องน่าเบื่อเสมอไป ด้วยวิธีการที่เหมาะสมและความพยายามอย่างจริงจัง คุณสามารถเปลี่ยนการประชุมให้กลายเป็นการรวมตัวที่ผู้คนไม่เพียงแต่เห็นคุณค่า แต่ยังรู้สึกพร้อมที่จะสร้างคุณค่าอีกด้วย สิ่งที่ผู้คนอยากเข้าร่วม ซึ่งจะช่วยเพิ่มอัตราการเข้าร่วมประชุมโดยรวม

คู่มือนี้เต็มไปด้วยคำแนะนำที่เป็นประโยชน์เพื่อปรับปรุงการมีส่วนร่วมของทีมในการประชุม. มันจะช่วยให้คุณเปลี่ยนการประชุมของคุณให้กลายเป็นเซสชั่นที่มีประสิทธิภาพและมีปฏิสัมพันธ์ซึ่งทุกคนชื่นชอบและอาจรอคอยได้.

มาเริ่มกันด้วยการทำความเข้าใจว่าทำไมพนักงานถึงรู้สึกไม่อยากเข้าร่วมการประชุมตั้งแต่แรก

การเข้าใจอุปสรรคต่อการมีส่วนร่วมของทีมในการประชุม

การมีส่วนร่วมของทีมในการประชุมจำเป็นต้องมีสภาพแวดล้อมที่ส่งเสริมการทำงานร่วมกัน ผู้จัดการประชุมยังต้องใช้รูปแบบการสื่อสารที่หลากหลายและเหมาะสมเพื่อกระตุ้นให้ผู้เข้าร่วมทุกคนมีส่วนร่วมและแสดงความคิดเห็น

อุปสรรคที่ขัดขวางการมีส่วนร่วมอย่างแข็งขันในการประชุมมีตั้งแต่ปัญหาส่วนตัวไปจนถึงสถานการณ์ที่อยู่นอกเหนือการควบคุมของคุณ ต่อไปนี้คือความท้าทายบางประการที่ทีมอาจเผชิญในการประชุม:

วิธีส่งเสริมให้ทีมของคุณเข้าร่วมประชุม

หากการมีส่วนร่วมของทีมในการประชุมของคุณลดลงบ้างเป็นครั้งคราว ก็ไม่ใช่เรื่องใหญ่โตอะไร อย่างไรก็ตาม หากเกิดขึ้นทุกวันเป็นเวลานาน ก็เป็นสาเหตุที่น่าเป็นห่วงอย่างแท้จริง

หากคุณต้องการจัดการประชุมที่มีประสิทธิผลซึ่งผู้เข้าร่วมมาอย่างพร้อมเพรียงและมีส่วนร่วมอย่างกระตือรือร้น นี่คือสิ่งที่คุณสามารถทำได้:

1. กำหนดเป้าหมายและวาระการประชุมให้ชัดเจน

เพื่อจัดการประชุมที่มีประสิทธิภาพและมุ่งเน้นเป้าหมาย ให้เริ่มต้นด้วยการกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนและสามารถบรรลุได้ และสร้างกำหนดการประชุมที่ชัดเจนและมีการจัดเตรียมไว้ล่วงหน้าอย่างดี แต่คุณเตรียมตัวสำหรับการประชุมทีมอย่างไร?

ประการแรก ให้ระบุวัตถุประสงค์ของการประชุมอย่างชัดเจน—ไม่ว่าจะเป็นเพื่อระดมความคิด, ตัดสินใจ, หรือให้การอัปเดตความคืบหน้า. เมื่อผู้เข้าร่วมประชุมเข้าใจวัตถุประสงค์แล้ว พวกเขาก็จะรู้ว่ามีอะไรที่คาดหวังจากพวกเขา ซึ่งนำไปสู่การหารือที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น และผลลัพธ์ที่ดีขึ้น.

ต่อไป ให้เตรียมวาระการประชุมสำหรับทีมของคุณ และแบ่งปันให้กับผู้เข้าร่วมล่วงหน้า เพื่อให้พวกเขามีเวลาเตรียมตัว. การสร้างวาระการประชุมอาจใช้เวลา แต่เครื่องมือเช่นClickUpช่วยให้กระบวนการนี้ง่ายขึ้นและมีการร่วมมือมากขึ้น.

ClickUp มีเทมเพลตหลากหลายรูปแบบเพื่อช่วยให้การประชุมของคุณเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและส่งเสริมการมีส่วนร่วม

แม่แบบวาระการประชุม ClickUp

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

แม่แบบวาระการประชุมของ ClickUpช่วยให้กระบวนการจัดการประชุมที่มีประสิทธิภาพเป็นไปอย่างราบรื่น โดยให้เอกสารที่ปรับแต่งได้และพร้อมใช้งานทันที แม่แบบนี้ช่วยให้คุณสามารถกำหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมายได้อย่างชัดเจน เพื่อให้ทุกคนเข้าใจจุดประสงค์ของการประชุมตั้งแต่เริ่มต้น

การแยกงานและรายการที่ต้องดำเนินการออกเป็นส่วน ๆ ช่วยให้การสนทนาเป็นไปอย่างตรงประเด็นและเป็นระบบ ป้องกันไม่ให้ประเด็นสำคัญใด ๆ ถูกมองข้าม

นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณสามารถมอบหมายความรับผิดชอบให้กับสมาชิกทีมเฉพาะได้ ซึ่งช่วยให้เกิดความรับผิดชอบและความชัดเจนว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบในแต่ละงาน

โดยรวมแล้ว มันเป็นเครื่องมือที่มีคุณค่าสำหรับการทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพและอยู่ในเส้นทางที่ถูกต้อง

2. มอบหมายบทบาทและความรับผิดชอบที่ชัดเจนให้กับผู้เข้าร่วม

คุณได้เป้าหมายและแผนงานของคุณแล้ว—ตอนนี้ถึงเวลาที่จะให้ทุกคนมีส่วนร่วมและส่งเสริมการเข้าร่วมในการประชุมทีม การมอบหมายบทบาทที่เฉพาะเจาะจงระหว่างการประชุมจะช่วยให้ทุกอย่างเป็นไปตามแผนและทำให้แน่ใจว่าทุกคนมีส่วนร่วม

คุณยังสามารถมีผู้จดบันทึกเพื่อบันทึกประเด็นสำคัญ การตัดสินใจ และรายการที่ต้องดำเนินการ ซึ่งสามารถนำไปใช้สร้างสรุปการประชุมได้

การมอบบทบาทไม่เพียงแต่ป้องกันไม่ให้สมาชิกบางคนครอบงำการสนทนาเท่านั้น แต่ยังส่งเสริมสภาพแวดล้อมที่เปิดกว้างและครอบคลุมมากขึ้น ซึ่งกระตุ้นให้ทุกคนมีส่วนร่วมและแสดงความคิดเห็นอย่างมีประสิทธิภาพ

ClickUp Tasksทำให้การมอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีมเป็นเรื่องง่ายและมีประสิทธิภาพ ช่วยเพิ่มการมีส่วนร่วมของทีมโดยรวม ด้วยการอนุญาตให้คุณเพิ่มฟิลด์ที่กำหนดเอง คุณสามารถปรับแต่งงานให้เหมาะกับความต้องการเฉพาะ ทำให้ความรับผิดชอบของแต่ละสมาชิกในทีมชัดเจนและเกี่ยวข้อง

ความสามารถในการเชื่อมโยงงานที่ขึ้นอยู่กับกันช่วยให้ทุกคนเข้าใจว่างานของตนเชื่อมโยงกับภาพรวมอย่างไร ส่งเสริมการทำงานร่วมกันและความรู้สึกของการมีเป้าหมายร่วมกัน

นอกจากนี้ การกำหนดระดับความสำคัญยังช่วยให้ทีมของคุณมุ่งเน้นไปที่งานที่สำคัญที่สุด ลดความสับสน และทำให้มั่นใจว่างานสำคัญได้รับการจัดการอย่างรวดเร็ว

แนวทางที่เป็นระบบนี้ส่งเสริมการมีส่วนร่วมอย่างแข็งขันจากสมาชิกทุกคนในทีม เนื่องจากพวกเขาสามารถมองเห็นการมีส่วนร่วมของตนเองและผลกระทบที่มีต่อเป้าหมายของทีมได้อย่างง่ายดาย

3. ส่งเสริมการสื่อสารที่เปิดเผยและซื่อสัตย์

เพื่อเสริมสร้างการทำงานเป็นทีม ให้ให้ความสำคัญกับการสื่อสารแบบเปิดกว้าง การประชุมจะกลายเป็นเซสชั่นการระดมความคิดที่มีประสิทธิภาพเมื่อทุกคนรู้สึกสบายใจที่จะแบ่งปันความคิดและข้อเสนอแนะของตน แต่คุณจะส่งเสริมความเปิดกว้างได้อย่างไร?

เริ่มต้นด้วยการสร้างสภาพแวดล้อมที่สมาชิกในทีมรู้สึกอิสระที่จะถามคำถามและแสดงความคิดเห็นของตน สนับสนุนสิ่งนี้โดยการระบุอย่างชัดเจนว่าทุกมุมมองมีคุณค่าและคำถามยินดีต้อนรับเสมอ

นอกจากนี้ ให้สร้างบรรยากาศการประชุมที่เป็นบวกและให้เกียรติกันโดยการกำหนดกฎเกณฑ์เบื้องต้น—ฟังโดยไม่ขัดจังหวะ ให้เกียรติความคิดเห็นที่แตกต่าง และให้ข้อเสนอแนะที่สร้างสรรค์

การทำเช่นนี้จะส่งเสริมการสนทนาอย่างเปิดเผยและทำให้การประชุมน่าสนใจยิ่งขึ้นสำหรับทุกคน

4. เริ่มต้นด้วยกิจกรรมละลายพฤติกรรม

กิจกรรมละลายพฤติกรรมก็เหมือนการอบอุ่นร่างกายก่อนออกกำลังกาย—ช่วยให้ทุกคนรู้สึกกระปรี้กระเปร่าและพร้อมที่จะมีส่วนร่วม ช่วยทำให้ผู้คนผ่อนคลาย สร้างความสัมพันธ์ส่วนตัว และกระตุ้นความคิดสร้างสรรค์ ซึ่งทั้งหมดนี้เป็นกุญแจสำคัญของการประชุมที่มีประสิทธิภาพ

แทนที่จะใช้คำถาม 'เรื่องสนุก' ตามปกติ ลองเชื่อมโยงกิจกรรมละลายพฤติกรรมของคุณเข้ากับหัวข้อการประชุม

กิจกรรมละลายพฤติกรรมมีประสิทธิภาพสำหรับทีมเสมือนจริงเช่นกัน เพื่อกระตุ้นการมีส่วนร่วม ให้ใช้ห้องย่อยสำหรับการสนทนาเป็นกลุ่มเล็กหรือการสำรวจความคิดเห็นออนไลน์

สำหรับไอเดียเพิ่มเติม ลองดู10 กิจกรรมละลายพฤติกรรมสนุก ๆที่คุณสามารถนำไปใช้ในที่ประชุมครั้งถัดไปของคุณ

เทมเพลตกระดานไวท์บอร์ดสำหรับละลายพฤติกรรม ClickUp

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

ยังมีเทมเพลตกระดานไวท์บอร์ด Ice Breaker ของ ClickUpที่ทำให้งานของคุณง่ายขึ้น มันถูกออกแบบมาเพื่อกระตุ้นการสนทนาและช่วยให้ทุกคนในการประชุมรู้สึกสบายใจ

การสร้างสภาพแวดล้อมที่สนุกสนานและมีปฏิสัมพันธ์ ต้นแบบช่วยให้ผู้เข้าร่วมแนะนำตัวเองในวิธีที่รู้สึกเป็นธรรมชาติและน่าสนใจ ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการสร้างความสัมพันธ์ในทีมเสมือนจริง

นอกเหนือจากการแนะนำตัวแล้ว แม่แบบนี้ยังช่วยให้คุณสามารถสร้างงาน เพิ่มฟิลด์ที่กำหนดเอง และเสริมกิจกรรมการละลายพฤติกรรมด้วยฟีเจอร์ต่างๆ เช่น งานย่อยแบบซ้อน ผู้รับมอบหมายหลายคน และป้ายกำกับความสำคัญ

เครื่องมือเหล่านี้ไม่เพียงแต่ทำให้กระบวนการละลายพฤติกรรมเป็นไปอย่างมีโครงสร้างมากขึ้นเท่านั้น แต่ยังเปิดโอกาสให้เกิดการแสดงออกเชิงสร้างสรรค์และการแก้ปัญหาอีกด้วย

โครงสร้างนี้ช่วยให้ทีมสร้างความสัมพันธ์และร่วมมือกันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ส่งผลให้มีการมีส่วนร่วมที่ดีขึ้นและเสริมสร้างพลวัตของทีมให้แข็งแกร่งยิ่งขึ้นโดยรวม

5. ให้ความสำคัญกับการมีส่วนร่วมของพนักงานที่ทำงานทางไกลและแบบผสมผสาน

ระยะทางไม่ควรเป็นเหตุผลที่ทำให้ใครรู้สึกแปลกแยกหรือไม่เป็นส่วนหนึ่งของทีม ไม่ว่าจะอยู่ในสำนักงานหรืออยู่ห่างไกลกัน ทุกคนสมควรได้รับโอกาสในการมีส่วนร่วมอย่างเท่าเทียม

เพื่อสร้างสภาพแวดล้อมการประชุมที่ครอบคลุม ให้ใช้ประโยชน์จากเครื่องมือการประชุมออนไลน์เช่น Zoom, Microsoft Teams หรือ Google Meet ให้เต็มที่ ใช้คุณสมบัติเช่น โพล, ถาม-ตอบ, และการยกมือเสมือนจริงเพื่อให้ทุกคนมีส่วนร่วม

เขตเวลาอาจซับซ้อน แต่ไม่เป็นไร. ให้หมุนเวียนเวลาการประชุมเพื่อให้ทุกคนแบ่งเบาภาระของเช้าตรู่หรือค่ำคืน. มันคือเรื่องของความยุติธรรม และการให้แน่ใจว่าทุกคนมีโอกาสเท่าเทียมกันในการมีส่วนร่วม.

6. ส่งเสริมการฟังอย่างตั้งใจและการเรียนรู้

การสร้างสภาพแวดล้อมในการประชุมที่ทุกคนรู้สึกมีคุณค่าเริ่มต้นด้วยการส่งเสริมการฟังอย่างตั้งใจ ซึ่งหมายถึงการให้ความสนใจอย่างเต็มที่ เข้าใจผู้พูด และตอบสนองอย่างรอบคอบ—องค์ประกอบสำคัญของการมีมารยาทที่ดีในการประชุมออนไลน์

การฟังอย่างตั้งใจช่วยให้ผู้เข้าร่วมเข้าใจมุมมองที่แตกต่าง ลดความเข้าใจผิด และทำให้ทุกคนรู้สึกว่าความคิดเห็นของตนมีความสำคัญ ควรเสริมด้วยการเชิญให้แสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับกระบวนการประชุมและผลลัพธ์

การถามว่าอะไรที่ได้ผลและอะไรที่ไม่ได้ผล แสดงให้เห็นว่าคุณให้คุณค่ากับความคิดเห็นของพวกเขาและมุ่งมั่นที่จะปรับปรุงการมีส่วนร่วมของทีมในการประชุม ทำให้การประชุมน่าสนใจและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

7. ติดตามการมีส่วนร่วมและการติดตามผล

เพื่อรักษาความรับผิดชอบและการมีส่วนร่วม จึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องติดตามการเข้าร่วมและติดตามผลจากการประชุม การกำหนดและสื่อสารความรับผิดชอบอย่างชัดเจนหลังจากการประชุมแต่ละครั้งจะช่วยให้ทุกคนทราบถึงหน้าที่ของตน

การติดตามผลอย่างสม่ำเสมอช่วยในการตรวจสอบความก้าวหน้า แก้ไขปัญหา และช่วยให้ผู้เข้าร่วมดำเนินการตามกำหนดเวลาได้อย่างต่อเนื่อง

อย่างไรก็ตาม การสูญเสียการติดตามอาจเกิดขึ้นได้ง่ายเมื่อคุณมีการประชุมหลายครั้งในแต่ละสัปดาห์ เพื่อให้คุณมีระเบียบเรียบร้อย ลองพิจารณาใช้เครื่องมือในการจัดการวาระการประชุมและงานที่ได้รับมอบหมายสำหรับการประชุมทั้งหมดของคุณ

เครื่องมืออย่างClickUp AIช่วยขจัดความยุ่งยากในการจัดการติดตามผลหลังการประชุมด้วยตนเอง โดยใช้ปัญญาประดิษฐ์ (AI) ในการสร้างบันทึกการประชุมให้โดยอัตโนมัติ

ClickUp Brain เป็นผู้จัดการโครงการ AI ที่สามารถสรุปการประชุมทั้งหมดจากบันทึกการประชุมและไฟล์เสียง และส่งต่อไปยัง ClickUp Docs ได้โดยตรง นอกจากนี้ ยังสามารถสร้างรายการสิ่งที่ต้องทำโดยอัตโนมัติ ซึ่งคุณสามารถเชื่อมโยงไปยังงานใน ClickUp ได้อีกด้วย

แม่แบบบันทึกการประชุม ClickUp

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

เทมเพลตรายงานการประชุมของ ClickUpทำให้การจัดการประชุมง่ายยิ่งขึ้น

แม่แบบบันทึกการประชุมนี้ให้กรอบการทำงานที่มีประสิทธิภาพสำหรับการบันทึกและสรุปรายละเอียดการประชุม เพื่อให้มั่นใจว่าไม่มีสิ่งสำคัญใดถูกมองข้าม

มันประกอบด้วยหน้าเว็บที่สร้างไว้ล่วงหน้าและใช้งานง่ายสำหรับการจัดระเบียบผู้เข้าร่วมประชุม, วาระการประชุม, และรายการที่ต้องดำเนินการ, ทำให้คุณสามารถติดตามได้ว่าใครอยู่ในที่ประชุมและอะไรที่ต้องทำให้สำเร็จ

โดยการบันทึกการเรียนรู้และผลลัพธ์ที่สำคัญอย่างชัดเจน เทมเพลตนี้จะช่วยให้ทุกคนอยู่ในหน้าเดียวกัน โดยเฉพาะสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่อาจไม่ได้เข้าร่วม นอกจากนี้ยังส่งเสริมการมีส่วนร่วมอย่างแข็งขันโดยการมอบหมายรายการที่ต้องดำเนินการให้กับสมาชิกทีมเฉพาะเป็นงานใหม่

ระดับของการจัดระเบียบนี้ทำให้ทุกคนทราบถึงหน้าที่ความรับผิดชอบของตน ส่งเสริมให้เกิดความรับผิดชอบและการมีส่วนร่วม และนำไปสู่การประชุมที่มีความร่วมมือมากขึ้นในที่สุด

8. ขอให้ทีมของคุณนำเสนอ

การนำเสนอ? ไม่ใช่ว่ามันล้าสมัยและซ้ำซากไปแล้วหรือ?

การนำเสนอ ยังคงเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการกระตุ้นการมีส่วนร่วมในการประชุมของคุณ หากคุณมีการประชุมสแตนด์อัพประจำวันกับทีมของคุณ ลองให้สมาชิกในกลุ่มหนึ่งคนนำเสนอความคืบหน้าของโครงการ การเรียนรู้ใหม่ หรือกรณีศึกษาให้ทุกคนฟัง หมุนเวียนหน้าที่การนำเสนอเพื่อให้ทุกคนมีโอกาสได้ทำ

คุณสามารถสร้างกลุ่มย่อยและมอบหมายหัวข้อเฉพาะให้กับแต่ละกลุ่มเพื่อให้พวกเขาสร้างการนำเสนอเกี่ยวกับหัวข้อนั้นได้

เมื่อคุณให้พนักงานเตรียมการนำเสนอแบบสั้น ๆ มันกลายเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสำหรับทีมในการมองเห็นความคิดหรือการอัปเดตของผู้บรรยาย

เพื่อกระตุ้นให้เกิดการอภิปรายที่ดีต่อสุขภาพ ผู้บรรยายอาจคิดคำถามสองสามข้อสำหรับกลุ่มเพื่อหารือกันเมื่อการบรรยายเสร็จสิ้น

9. ยอมรับความเงียบเมื่อจำเป็น

แม้ว่าการรักษาจังหวะการทำงานที่มีประสิทธิภาพในการประชุมจะมีความสำคัญ แต่คุณไม่ควรกลัวความเงียบในระหว่างการประชุม บ่อยครั้งที่ความคิดเห็นที่มีคุณค่าที่สุดจะเกิดขึ้นเมื่อสมาชิกแต่ละคนมีเวลาในการพิจารณาความคิดของตนอย่างเต็มที่

การเปิดโอกาสให้มีช่วงเวลาเงียบสงบช่วยส่งเสริมการคิดวิเคราะห์และเปิดโอกาสให้ผู้คนได้ประมวลผลข้อมูลที่ได้รับมาอย่างลึกซึ้ง

แทนที่จะรีบเติมเต็มความเงียบ ให้เชื่อมั่นว่าทีมของคุณกำลังมีส่วนร่วมและกำลังคิดหาแนวทางต่างๆ ความอดทนในช่วงเวลานี้จะนำไปสู่การสนทนาที่มีคุณค่ามากขึ้นและแนวทางแก้ไขที่สร้างสรรค์

10. ใช้เทคโนโลยีและเครื่องมือที่เหมาะสม

การประชุมไม่ใช่สิ่งเดียวที่คุณต้องทุ่มเทเวลาและพลังงานทั้งหมดของคุณในการทำงาน คุณยังมีงานและโครงการอื่นๆ อีกมากมายที่ต้องจัดการ

นี่คือเหตุผลที่คุณจำเป็นต้องใช้ซอฟต์แวร์จัดการประชุม

ClickUp เป็นโซลูชันการจัดการและการเพิ่มประสิทธิภาพการประชุมที่ช่วยให้คุณได้ประโยชน์สูงสุดจากการประชุมทุกครั้ง

มาดูกันว่า ClickUp สามารถช่วยเพิ่มการมีส่วนร่วมและประสิทธิภาพของทีมในการประชุมได้อย่างไร

ปฏิทินกลางเพื่อติดตามทุกการประชุมและงาน

ไม่ต้องสลับแอปปฏิทินหลายตัวอีกต่อไปมุมมองปฏิทินของ ClickUpมอบภาพรวมที่ชัดเจนและแยกสีอย่างชัดเจนของวันของคุณเพื่อป้องกันความผิดพลาดในการจัดตารางงาน งานและประชุมที่สำคัญจะถูกเน้นให้เห็นชัดเจน ช่วยให้คุณสามารถวางแผนวันของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพและมั่นใจ

สำหรับทีมของคุณ ฟีเจอร์การแชร์ปฏิทินช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนอยู่ในหน้าเดียวกันแบบเรียลไทม์ คุณสามารถดูความพร้อมของทุกคนได้อย่างง่ายดายหรือแชร์ตารางงานของคุณกับผู้เข้าร่วมประชุม

การจัดการงานที่ง่ายสำหรับการเตรียมการประชุมและการจัดลำดับความสำคัญ

ClickUp Tasksช่วยเพิ่มสมาธิในการประชุมโดยใช้ระดับความสำคัญ ทำให้คุณและผู้เข้าร่วมประชุมสามารถมุ่งเน้นไปที่หัวข้อสำคัญที่สุดที่ต้องดำเนินการก่อน

ระดับต่างๆ ตั้งแต่ต่ำไปจนถึงเร่งด่วน แต่ละลำดับความสำคัญจะถูกกำหนดด้วยรหัสสี ทำให้ทีมของคุณสามารถระบุหัวข้อที่ต้องการความสนใจทันทีได้อย่างรวดเร็ว

โดยการทำให้แน่ใจว่าทุกคนมีความเข้าใจตรงกันเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องได้รับการแก้ไขเป็นอันดับแรก ClickUp Tasks ช่วยส่งเสริมการมีส่วนร่วมที่ดีขึ้นและการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพในระหว่างการประชุม

ทำให้ง่ายขึ้นสำหรับคุณและทีมของคุณในการเข้าร่วมประชุม

การผสานการทำงานของ ClickUp กับ Zoomทำให้การจัดตารางและการจัดการประชุมเป็นเรื่องง่ายและราบรื่น คุณสามารถสร้างและซิงค์การประชุมได้โดยตรงภายใน ClickUp และเชื่อมต่อกับการประชุมของคุณใน Google Calendar การผสานการทำงานนี้ช่วยลดความยุ่งยากในการสลับระหว่างแอปพลิเคชัน ทำให้กระบวนการทำงานของคุณเป็นไปอย่างราบรื่น

การเข้าร่วมการประชุม Zoom นั้นง่ายมาก—เพียงแค่คลิกลิงก์ใน ClickUp แล้วคุณก็เข้าร่วมได้ทันที ไม่ต้องค้นหาข้อมูลการประชุมหรือวุ่นวายกับการหาลิงก์ที่ถูกต้องอีกต่อไป

คุณสามารถเริ่มการประชุม Zoom ได้โดยตรงจากงานโดยใช้ปุ่มการประชุม Zoom หรือคำสั่ง /zoom ทำให้ง่ายต่อการเริ่มต้นการสนทนาได้ทันทีที่งานของคุณเกิดขึ้น

เมื่อการประชุมเริ่มต้นขึ้น ลิงก์เข้าร่วมจะถูกโพสต์โดยอัตโนมัติในความคิดเห็นของงาน เพื่อให้มั่นใจว่าทุกคนที่เกี่ยวข้องสามารถเข้าร่วมได้ด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว

เมื่อการประชุมสิ้นสุดลง ClickUp จะอัปเดตงานด้วยรายละเอียดการประชุม และหากเปิดใช้งานไว้ จะให้ลิงก์ไปยังการบันทึกการประชุมด้วย คุณสมบัตินี้ช่วยให้ข้อมูลสำคัญทั้งหมดถูกเก็บไว้ในที่เดียว ทำให้ทีมของคุณสามารถรักษาความเป็นระเบียบและติดตามข้อมูลได้อย่างต่อเนื่อง

ร่วมมือและสื่อสารกับทีมของคุณแบบเรียลไทม์

รักษาทีมของคุณให้เป็นระเบียบและอยู่ในหน้าเดียวกันด้วยClickUp Docs เครื่องมือนี้ทำหน้าที่เป็นพื้นที่ร่วมกันสำหรับการสร้างวาระการประชุม การระดมความคิด และการบันทึกประเด็นสำคัญ เพื่อให้ทุกคนมีความเข้าใจตรงกันและพร้อมเสมอ

ทีมของคุณสามารถทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ได้โดยการแก้ไขเอกสารร่วมกัน, เพิ่มความคิดเห็น, และมอบหมายงานได้โดยตรงในเอกสาร. นอกจากนี้, คุณสามารถแปลงบันทึกการประชุมเป็นงานที่สามารถทำได้เพื่อติดตามความคืบหน้าเมื่อความคิดเริ่มเป็นรูปเป็นร่าง.

ClickUp Docs ยังผสานการทำงานได้อย่างราบรื่นกับกระบวนการทำงานของคุณ ช่วยให้คุณเชื่อมโยงเอกสารกับงานต่าง ๆ อัปเดตขั้นตอนการทำงาน และจัดการสถานะโครงการ ทั้งหมดนี้ได้ในแพลตฟอร์มเดียว

ใช้เทมเพลตเพื่อทำให้การประชุมของคุณน่าสนใจมากขึ้น มีประสิทธิภาพ และเกิดผลดี

ClickUp มีห้องสมุดขนาดใหญ่ที่มีเทมเพลตสำเร็จรูปมากกว่า 1000 แบบให้เลือกใช้ ต้องการสิ่งที่เฉพาะเจาะจงมากขึ้นหรือไม่? ClickUp AI ที่ขับเคลื่อนด้วย AI ของเราสามารถสร้างเทมเพลตที่ปรับแต่งตามความต้องการของคุณได้อย่างแม่นยำ

นี่คือสองแม่แบบที่สามารถเปลี่ยนการประชุมของคุณได้:

เทมเพลตการประชุม ClickUp

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

เทมเพลตการประชุมของ ClickUpเป็นเทมเพลตอเนกประสงค์ที่ออกแบบมาเพื่อช่วยให้คุณจัดการทุกแง่มุมของการประชุมในที่เดียว ตั้งแต่การจัดระเบียบวาระการประชุมไปจนถึงการจดบันทึกและการติดตามผล ทุกอย่างถูกรวมเข้าไว้ในเอกสารบันทึกการประชุมของคุณโดยตรง

เทมเพลตนี้สามารถปรับแต่งได้อย่างเต็มที่เพื่อให้เหมาะกับความต้องการเฉพาะของทีมคุณ และมีมุมมองให้เลือกถึงห้าแบบ ได้แก่ รายการ ปฏิทิน กระดาน แทรก และสนทนา

มุมมองเหล่านี้ช่วยให้คุณสลับระหว่างมุมมองต่างๆ ได้อย่างง่ายดาย ไม่ว่าคุณจะต้องการรายการงานโดยละเอียด ภาพรวมปฏิทินแบบภาพ หรือการจัดบอร์ดแบบไดนามิกมากขึ้นสำหรับการติดตามความคืบหน้าและการสนทนา

เทมเพลตติดตามการประชุม ClickUp

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

เทมเพลตติดตามการประชุมของ ClickUpได้รับการออกแบบมาเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพตารางการประชุมของคุณและใช้เวลาของทุกคนให้เกิดประโยชน์สูงสุด ช่วยให้คุณสามารถเตรียมการประชุมด้วยวาระที่จัดระเบียบและติดตามรายการที่ต้องดำเนินการ

ด้วยสถานะที่กำหนดเอง เช่น ปิด, เปิด, และกำลังดำเนินการ คุณสามารถติดตามความคืบหน้าของแต่ละการประชุมได้ ขณะที่ฟิลด์ที่กำหนดเองช่วยให้คุณสามารถบันทึกข้อมูลสำคัญ เช่น ประเภทการประชุม, สถานที่, และบทบาท

เทมเพลตนี้ยังมีมุมมองหลายแบบให้เลือกใช้ รวมถึงมุมมองคณะกรรมการ ปฏิทิน และการประชุม เพื่อให้ข้อมูลทั้งหมดของคุณเข้าถึงได้และจัดระเบียบอย่างเป็นระบบ

การใช้แบบฟอร์มติดตามการประชุมนั้นง่ายมาก: เริ่มต้นด้วยการสร้างวาระการประชุมที่ชัดเจนโดยใช้ ClickUp Docs เพื่อกำหนดหัวข้อและเป้าหมาย จากนั้นบันทึกข้อมูลการประชุม เช่น วันที่ เวลา สถานที่ ผู้เข้าร่วม และประเด็นการสนทนา เมื่อการประชุมดำเนินไป ให้มอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีมเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนรับผิดชอบงานของตน สุดท้าย ตรวจสอบและอัปเดตแบบฟอร์มติดตามอย่างสม่ำเสมอเพื่อให้ทุกอย่างเป็นปัจจุบันและดำเนินไปตามแผน

ทำให้การประชุมน่าตื่นเต้นด้วย ClickUp

การส่งเสริมการมีส่วนร่วมของทีมในการประชุมเริ่มต้นจากการสร้างสภาพแวดล้อมที่ทุกคนรู้สึกว่าตนเองมีคุณค่าและมีส่วนร่วม

ด้วยการนำกลยุทธ์ต่าง ๆ เช่น การกำหนดวาระการประชุมที่ชัดเจน การทำงานร่วมกัน และการมอบหมายงานที่สามารถดำเนินการได้จริง คุณจะสามารถเปลี่ยนการประชุมจากภาระหน้าที่ที่น่าเบื่อให้กลายเป็นการประชุมที่มีประสิทธิภาพสูงและเป็นที่ชื่นชอบของทุกคน

ClickUp สนับสนุนการเปลี่ยนแปลงนี้ด้วยคุณสมบัติต่าง ๆ เช่น เทมเพลตที่ปรับแต่งได้ การทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ และการจัดการงาน ทำให้การจัดระเบียบและการติดตามการประชุมเป็นเรื่องง่ายขึ้น

นอกจากนี้ ด้วยฟีเจอร์การประชุมของ ClickUpคุณสามารถปรับปรุงการมีส่วนร่วมของทีมได้ด้วยเครื่องมือต่างๆ เช่น การแก้ไขขั้นสูงพิเศษ, ความคิดเห็นที่มอบหมาย, รายการตรวจสอบ, คำสั่ง /Slash และงานที่เกิดขึ้นซ้ำ สิ่งเหล่านี้ช่วยให้การประชุมของคุณมีโครงสร้างที่ดีและน่าสนใจ ช่วยให้ทีมของคุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและสอดคล้องกัน

สมัครใช้ ClickUp ฟรีวันนี้เพื่อยกระดับประสบการณ์การประชุมของทีมคุณ!