เมแกน ธอมป์สัน ผู้ช่วยผู้บริหารอาวุโสของ CTO ที่บริษัทสตาร์ทอัพ AI B2B ในรอบ Series A ได้รับมอบหมายจากหัวหน้าให้ดูแลโครงการสำคัญ "การบูรณาการระบบคลาวด์" ควบคู่ไปกับหน้าที่ประจำของเธอ
ในตอนแรก เมแกนรู้สึกท้อแท้กับขอบเขตของโครงการที่มีมูลค่า 2.5 ล้านดอลลาร์ แต่เธอได้ใช้ความเชี่ยวชาญด้านซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันเพื่อจัดการประชุมข้ามสายงานทุกสองสัปดาห์ ติดตามกำหนดเวลาเจ็ดรายการที่ดำเนินไปพร้อมกัน และรักษาความสอดคล้องในทีมที่หลากหลายซึ่งประกอบด้วยสมาชิก 25 คนจากแผนกวิศวกรรม ผลิตภัณฑ์ และการตลาด
ในขณะที่ยังคงรับผิดชอบงานประจำวัน รวมถึงการจัดการการเดินทางที่ซับซ้อนและความสัมพันธ์กับนักลงทุน เมแกนได้นำโครงการไปสู่ความสำเร็จตามกำหนดเวลาอย่างราบรื่น
ผู้ช่วยผู้บริหารอย่างเมแกนไม่ได้เป็นเพียงแค่ผู้จัดการปฏิทินหรือผู้คัดกรองเท่านั้น—แต่เป็นฮีโร่ผู้ไม่เป็นที่รู้จักของการบริหารโครงการ ที่คอยรับประกันความเป็นเลิศในการดำเนินงานเบื้องหลัง
พิจารณาบทบาทของคุณเอง คุณอาจใช้โมเดลและวิธีการบริหารโครงการที่สำคัญเป็นประจำทุกวัน ตั้งแต่การสร้างแผนงานและแผนภูมิแกนต์สำหรับกิจกรรมต่างๆ ไปจนถึงการวิเคราะห์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและการจัดการทะเบียนความเสี่ยง คุณทำหน้าที่เป็นตัวเชื่อมระหว่างแผนกต่างๆ จัดสรรทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ และมีส่วนร่วมโดยตรงในการเพิ่มผลผลิต
นี่ไม่ใช่ทักษะหลักของผู้จัดการโครงการหรือ?
หากคุณรู้สึกเหมือนเมแกนที่พบว่าตัวเองถูกครอบงำด้วยขอบเขตความรับผิดชอบที่ขยายตัวมากขึ้น โปรดมั่นใจว่าไม่ใช่คุณคนเดียวที่รู้สึกเช่นนี้ คู่มือนี้จะมอบกลยุทธ์ที่พิสูจน์แล้วให้คุณเพื่อผสานการจัดการโครงการเข้ากับบทบาท EA ของคุณได้อย่างราบรื่น
บทบาทของผู้ช่วยผู้บริหารในการบริหารโครงการ
Harvard Business Review อ้างถึงผู้ช่วยผู้บริหารระดับสูง (EAs) ที่ทำงานให้กับผู้บริหารระดับสูงว่า "เป็นแขนขวาของผู้นำ เป็นกระดูกสันหลังของบริษัท และเป็นหน้าตาของวัฒนธรรมองค์กร พวกเขาเป็นดวงตา หู และกาวใจขององค์กร"
ผู้ช่วยผู้บริหาร (EA) มีหน้าที่รับผิดชอบในการดูแลให้การทำงานของบริษัทดำเนินไปอย่างราบรื่นเหมือนนาฬิกา ตั้งแต่การจองอาหารกลางวันประจำทีมไปจนถึงการจัดการโครงการที่ซับซ้อนและเกิดขึ้นเพียงครั้งเดียว เช่น การเปิดตัวสายผลิตภัณฑ์ใหม่ พวกเขาทำทุกอย่างเพื่อให้ทุกคนทำงานได้ง่ายขึ้น พวกเขาเป็นสะพานเชื่อมที่จำเป็นระหว่างเจตนารมณ์เชิงกลยุทธ์และการดำเนินโครงการในทางปฏิบัติ
ทำไมผู้ช่วยผู้บริหารจึงถูกมองว่าเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการบริหารโครงการ
การจัดการที่ไม่มีใครเทียบได้, การบริหารเวลา, ความสามารถในการแก้ปัญหา, ทักษะการสื่อสาร, และความรู้เกี่ยวกับหลักการบริหารโครงการทำให้ผู้ช่วยผู้บริหารเป็นผู้จัดการโครงการระดับสูง นี่คือเหตุผลที่ผู้ช่วยผู้บริหารเหมาะกับบทบาทการจัดการโครงการ:
- ทักษะการจัดการที่ยอดเยี่ยม: การจัดการเป็นกระดูกสันหลังของการประสานงานโครงการ และผู้ช่วยผู้บริหารมีความเชี่ยวชาญในด้านนี้เป็นอย่างมาก ตัวอย่างเช่น การจัดการตารางเวลาที่ซับซ้อน การจัดลำดับความสำคัญของงานที่เร่งด่วนและมีผลกระทบ และการทำให้ทุกส่วนของเครื่องจักรในองค์กรทำงานตามที่คาดหวังไว้ ล้วนเป็นทักษะการจัดการที่เป็นแกนกลางที่ผู้ช่วยผู้บริหารทุกคนต้องมี
- ความสามารถในการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน: การจัดการงานหลายอย่างพร้อมกันเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้สำหรับผู้จัดการโครงการ และผู้ช่วยผู้บริหารมีความเชี่ยวชาญในการสลับงานไปมาระหว่างงานต่างๆ ตัวอย่างเช่น ในหนึ่งนาที คุณอาจกำลังเตรียมการนำเสนอให้กับคณะกรรมการที่กำลังจะมาถึง และในนาทีถัดไป คุณอาจกำลังประสานงานเกี่ยวกับความพร้อมของหุ้นส่วนผู้จัดการของคุณ
- การจัดการทรัพยากร: การดูแลด้านโลจิสติกส์เป็นอีกหนึ่งความรับผิดชอบของผู้ช่วยผู้บริหาร ซึ่งมีความเกี่ยวข้องกับหน้าที่ของผู้จัดการโครงการ ตัวอย่างเช่น ผู้ช่วยผู้บริหารจะจัดการทรัพยากรขององค์กร ซึ่งรวมถึงงบประมาณโครงการ เทคโนโลยี เครื่องมือ บุคลากร ผู้ให้บริการภายนอก เอกสาร หรือการจัดเตรียมการเดินทาง
ทักษะที่จำเป็นสำหรับผู้ช่วยผู้บริหารในการบริหารโครงการ
ผู้ช่วยเสมือน (EAs) จำเป็นต้องมีทักษะที่หลากหลายเพื่อการบริหารโครงการอย่างมีประสิทธิภาพ. นี่คือทักษะที่จำเป็นบางประการ:
- การแก้ปัญหา: ผู้ช่วยเสมือน (EA) ต้องมีความพร้อมในการระบุและแก้ไขปัญหาได้อย่างรวดเร็ว พวกเขาต้องสามารถคิดแก้ปัญหาเฉพาะหน้าและหาทางแก้ไขได้ตั้งแต่กรณีวิทยากรยกเลิกในนาทีสุดท้าย ไปจนถึงความล่าช้าที่ไม่คาดคิดซึ่งอาจทำให้ต้นทุนและระยะเวลาของโครงการเพิ่มขึ้น
- การจัดการเวลา: ผู้ช่วยผู้บริหารต้องมั่นใจว่ากำหนดเวลาสำคัญของโครงการจะได้รับการปฏิบัติตาม แม้ว่าการประสานงานในแต่ละวัน รวมถึงการจัดตารางประชุม การกำหนดเส้นตาย และการทำให้ทุกคนทราบถึงเส้นตาย จะใช้เวลาส่วนใหญ่ในแต่ละวันก็ตาม
- การคิดเชิงกลยุทธ์: การจัดระเบียบงานของทีมให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์โดยรวมถือเป็นหนึ่งในทักษะหลักที่ผู้ช่วยผู้บริหาร (EA) ต้องมี ตัวอย่างเช่น EA จะจัดงานประชุมองค์กรให้สอดคล้องกับเป้าหมายการบริหารโครงการของบริษัทโดยการเชิญผู้นำในอุตสาหกรรม มุ่งเน้นไปที่แนวโน้มใหม่ ๆ กำหนดเป้าหมายไปยังผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลัก และตรวจสอบให้แน่ใจว่าธีมของงานสอดคล้องกับกลยุทธ์เพื่อเสริมสร้างตำแหน่งทางการตลาด
การดำเนินการประจำวันของขั้นตอนการบริหารโครงการโดยผู้ช่วยผู้บริหาร
ในวงจรชีวิตการบริหารโครงการมีทั้งหมดห้าขั้นตอนที่แตกต่างกัน ได้แก่ การวางแผน การเริ่มต้น การดำเนินการ การติดตามผลการดำเนินงาน และการทบทวน โดยลักษณะงานของผู้ช่วยผู้บริหาร ผู้ช่วยผู้บริหารจะมีบทบาทในการให้ความช่วยเหลือในทุกขั้นตอนของโครงการสำคัญ
นี่คือภาพรวมของวันทำงานของผู้ช่วยผู้บริหารที่ดูแลแต่ละขั้นตอนเหล่านี้:
- เช้า: ทบทวนความคืบหน้าของงานและอัปเดตเครื่องมือการจัดการโครงการ กำหนดเวลาและเข้าร่วมประชุมกับทีมโครงการเพื่อหารือเกี่ยวกับปัญหาต่างๆ และวางแผนล่วงหน้า
- ช่วงเที่ยง: ติดต่อประสานงานกับผู้จัดจำหน่ายภายนอกเพื่อให้แน่ใจว่าโครงการดำเนินไปตามแผน
- ช่วงบ่าย: ระบุปัญหาและสื่อสารให้ทีมทราบ รวมถึงเตรียมการประชุมผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อทบทวนความคืบหน้าของโครงการและเป้าหมายสำคัญ
- สิ้นสุดวัน: ทบทวนและปรับปรุงกำหนดการโครงการตามความคืบหน้าของวัน
แม้ว่าสิ่งเหล่านี้จะเป็นหน้าที่ประจำวัน แต่การทำความเข้าใจขั้นตอนต่างๆ ของการบริหารโครงการอย่างลึกซึ้งยิ่งขึ้นก็เป็นความคิดที่ดี เพื่อที่จะเข้าใจบทบาทและความรับผิดชอบใหม่ๆ ที่รอคุณอยู่
ขั้นตอนของการบริหารโครงการสำหรับผู้ช่วยผู้บริหาร
นี่คือสิ่งที่คุณสามารถคาดหวังได้จากแต่ละขั้นตอนของการบริหารโครงการที่ประสบความสำเร็จในฐานะผู้ช่วยผู้บริหาร:
1. การวางแผน
ขั้นตอนการวางแผนประกอบด้วยการจัดทำกรอบเวลาของโครงการ แผนโครงการที่รอบคอบจะต้องคำนึงถึงความต้องการด้านทรัพยากร และกำหนดวิธีการและช่วงเวลาในการสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
ตัวอย่างเช่น EA วางแผนการเปิดตัวซอฟต์แวร์ใหม่โดยการจัดสรรงบประมาณ ประสานงานการฝึกอบรม กำหนดเวลาการอัปเดตระบบ จัดการสัญญาผู้ขาย และรับรองการสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อการดำเนินการที่ราบรื่นและมีประสิทธิภาพ
2. การเริ่มต้น
เมื่อคุณมีภาพรวมที่สมบูรณ์ของเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของโครงการแล้ว งานถัดไปของคุณคือ แบ่งโครงการทั้งหมดออกเป็นงานย่อยที่เล็กกว่าและจัดการได้ง่ายขึ้น ตอนนี้เป็นเวลาที่เหมาะสมในการกำหนดเส้นตายและสร้างหมุดหมายต่างๆ ของโครงการ
การแยกแยะนี้ช่วยให้ทุกคนในทีมของคุณตระหนักถึงหน้าที่และความรับผิดชอบของตนตลอดจนระยะเวลาที่กำหนด และช่วยให้คุณจัดการรายการงานของคุณได้ดีขึ้น
ตัวอย่างเช่น ให้ความสำคัญกับการกำหนดเป้าหมายสำคัญ เช่น การวิเคราะห์ความต้องการให้เสร็จสิ้น การฝึกอบรมผู้ใช้ให้เสร็จสิ้น และการทดสอบระบบให้ประสบความสำเร็จ เพื่อให้โครงการดำเนินไปตามแผนที่วางไว้
3. การดำเนินการ
ขั้นตอนการดำเนินการเริ่มต้นเมื่อทีมเข้าสู่โหมดการทำงานอย่างเป็นทางการและเข้าใจบทบาท หน้าที่ และความรับผิดชอบของตนอย่างชัดเจน
ในระยะนี้ ความรับผิดชอบเพียงอย่างเดียวของ EA คือการตรวจสอบให้แน่ใจว่าทีมมีทรัพยากรที่จำเป็นทั้งหมด
ตัวอย่างเช่น ในวันเปิดตัว EA จะจัดการการเปลี่ยนผ่านและให้การสนับสนุนและแก้ไขปัญหาแบบเรียลไทม์เพื่อให้แน่ใจว่าการปรับใช้เป็นไปอย่างราบรื่นโดยมีการหยุดชะงักน้อยที่สุด
4. การติดตามและประเมินผลการดำเนินงาน
การติดตามความคืบหน้า รายงานผลการดำเนินงาน และจัดการการเปลี่ยนแปลงเป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างดำเนินไปตามแผนที่วางไว้
ตัวอย่างเช่น EA พบปัญหาการทำงานที่สำคัญในซอฟต์แวร์ใหม่ผ่านความคิดเห็นจากผู้ใช้รายสัปดาห์และรายงานประสิทธิภาพในระหว่างการเปิดตัว เมื่อตระหนักถึงความเร่งด่วน EA จัดการประชุมฉุกเฉินกับทีมพัฒนา จัดลำดับความสำคัญของการแก้ไขข้อบกพร่องที่สำคัญ และกำหนดการทดสอบเพิ่มเติม
การดำเนินการอย่างรวดเร็วนี้ช่วยแก้ไขปัญหาได้ก่อนการเปิดตัวเต็มรูปแบบ ทำให้โครงการดำเนินไปตามแผนและตอบสนองความคาดหวังของผู้ใช้
5. ทบทวน
ขั้นตอนสุดท้ายของกระบวนการคือการทบทวน, เรียนรู้จาก, และนำสิ่งที่คุณได้เรียนรู้จากโครงการไปใช้ในอนาคต การสะท้อนคิดสามารถช่วยให้คุณเลือกแนวทางที่ดีกว่าสำหรับโครงการถัดไปของคุณ และเข้าใจจุดแข็งและข้อจำกัดของทีมของคุณ
ตามรายงานช่องว่างทักษะล่าสุดของ PMI ระบุว่า จะต้องมีบุคลากรประมาณ 2.3 ล้านคนต่อปีเพื่อเติมเต็มตำแหน่งงานที่เกี่ยวข้องกับการบริหารโครงการที่คาดว่าจะเปิดรับจนถึงปี 2030
นี่ทำให้การบริหารโครงการเป็นอาชีพที่มีอนาคตสดใส ดังนั้นเรามาดูกันว่า คุณสมบัติทางการศึกษาใดบ้างที่สามารถทำให้สิ่งนี้เกิดขึ้นได้
การเปลี่ยนผ่านจากผู้ช่วยผู้บริหารสู่ผู้จัดการโครงการ
แม้ว่าทักษะของทั้งสองบทบาทจะมีความทับซ้อนกันอยู่บ้าง การฝึกอบรม การศึกษา และการรับรองสามารถช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายได้เร็วขึ้นและเปลี่ยนผ่านได้อย่างราบรื่นยิ่งขึ้น
ตัวอย่าง: ไมเคิลเป็นผู้ช่วยผู้บริหารที่บริษัทการตลาด ซึ่งเขาจัดการตารางเวลาของผู้บริหาร ประสานงานแคมเปญการตลาด จัดการความสัมพันธ์กับผู้ขาย และดูแลการวางแผนงานกิจกรรม เขาต้องการเปลี่ยนไปเป็นผู้จัดการโครงการในด้านการตลาด
เขาสำเร็จการรับรอง Project Management Professional (PMP) เพื่อได้รับความรู้ทางการจัดการโครงการอย่างเป็นทางการ ด้วยประกาศนียบัตรใหม่นี้และประสบการณ์ของเขาในฐานะผู้ช่วยผู้บริหารในด้านการตลาด เขาได้รับการจ้างงานเป็นผู้จัดการการตลาดในบริษัทเดียวกัน
ผู้ใช้ Fishbowl ได้แบ่งปันประสบการณ์ในการเปลี่ยนผ่านจากบทบาทผู้ช่วยผู้บริหาร (EA) ไปสู่ตำแหน่งผู้จัดการฝ่ายกำกับดูแลการปฏิบัติตามกฎระเบียบ โดยเน้นย้ำถึงคุณสมบัติพิเศษที่ผู้ช่วยผู้บริหารมี ซึ่งมีความสำคัญต่อการบริหารโครงการ เช่น การจดจำรายละเอียดของโครงการต่าง ๆ ที่ได้รับมอบหมาย และการขอเข้าร่วมอบรมหลักสูตรการบริหารโครงการเพื่อพัฒนาตนเองให้พร้อมสำหรับตลาดงานมากยิ่งขึ้น
ผู้ใช้รายหนึ่งได้กล่าวถึงประสบการณ์สองปีในตำแหน่งผู้ประสานงานโครงการ ซึ่งช่วยให้พวกเขาสามารถเปลี่ยนผ่านจากตำแหน่งผู้ช่วยผู้บริหารได้
มาสำรวจวิธีที่คุณสามารถทำให้การเปลี่ยนผ่านของคุณราบรื่น
การฝึกอบรมและการศึกษาที่จำเป็น
การฝึกอบรมและการศึกษาอย่างเป็นทางการสามารถทำให้การจัดการกับสถานการณ์โครงการในชีวิตจริงง่ายขึ้นได้ นี่คือตัวเลือกของคุณ:
การรับรองการจัดการโครงการ
- ผู้จัดการโครงการมืออาชีพ (PMP)
- ผู้ช่วยการจัดการโครงการที่ได้รับการรับรอง (CAPM)
- การรับรองมาตรฐาน Agile
หลักสูตรและปริญญาด้านการบริหารโครงการ
- หลักสูตรการจัดการโครงการออนไลน์ระยะสั้นกับมหาวิทยาลัยหรือสถาบันการศึกษาทางธุรกิจ
- โปรแกรมขั้นสูง เช่น ปริญญาโทสาขาการจัดการโครงการ (MPM) หรือปริญญาโทบริหารธุรกิจ (MBA) ที่มีความเชี่ยวชาญเฉพาะด้านการจัดการโครงการ
การฝึกอบรมและประสบการณ์ในการทำงาน
- การติดตามงานและการให้คำปรึกษาเพื่อเรียนรู้ทักษะการบริหารโครงการ
- โครงการขนาดเล็กในฐานะอาสาสมัครเพื่อรับประสบการณ์จริง (วิธีที่ยอดเยี่ยมในการพัฒนาทักษะด้านอ่อน)
เครื่องมือทางเทคนิค
- ความรู้เกี่ยวกับเครื่องมือการจัดการโครงการ เช่น ClickUp
ใบรับรองที่แนะนำ
นี่คือรายการของหลักสูตร, ปริญญา, และเครื่องมือที่สามารถช่วยคุณเริ่มต้นได้:
- PMP และ CAPM จากสถาบันการจัดการโครงการ (PMI)
- หลักสูตรระยะสั้นจากแพลตฟอร์มออนไลน์ เช่น LinkedIn Learning
- โปรแกรมการศึกษาสำหรับผู้บริหารในด้านการจัดการโครงการที่นำเสนอโดยสถาบันเช่นฮาร์วาร์ดและสแตนฟอร์ด
- เรียนรู้ความซับซ้อนของการใช้ClickUp เป็นเครื่องมือการจัดการโครงการและสำรวจคุณสมบัติต่าง ๆ ผ่านClickUp University
เครื่องมือสำหรับผู้ช่วยผู้บริหารในการบริหารโครงการ
ในฐานะผู้ช่วยผู้บริหาร คุณมองหาอะไรในเครื่องมือผู้ช่วยผู้บริหารนอกเหนือจากคุณสมบัติการจัดการงาน, เวลา, เอกสาร, โครงการ, และค่าใช้จ่าย? ClickUp มีให้คุณครบ!
ClickUp คือ 'แอปทุกอย่างสำหรับงาน' ที่รวบรวมโซลูชันที่เรียบง่ายและจัดการได้ดีสำหรับปัญหาการจัดการโครงการขององค์กรไว้ในที่เดียว เพื่อประหยัดเวลาและทำงานได้มากขึ้น
ซอฟต์แวร์นี้ช่วยให้คุณจัดระเบียบ, กำหนดเวลา, มอบหมายงาน, ดำเนินการ, และติดตามงานของคุณได้. เครื่องมือสื่อสารที่ติดตั้งไว้ในตัวช่วยปรับปรุงการร่วมมือของทีม. นอกจากนี้ รายงานและแดชบอร์ดที่สามารถปรับแต่งได้ยังยอดเยี่ยมสำหรับการตรวจสอบและเข้าใจประสิทธิภาพของบุคคลและทีมเพื่อทำให้ดีขึ้นในอนาคต.
คู่มือทีละขั้นตอนเกี่ยวกับวิธีที่ผู้ช่วยผู้บริหารสามารถใช้ ClickUp
นี่คือวิธีที่ผู้ช่วยผู้บริหารส่วนใหญ่สามารถใช้ ClickUp ได้ทีละขั้นตอนเพื่อทำหน้าที่และความรับผิดชอบของตน:
- ลงทะเบียน: ลงทะเบียนกับ ClickUp และสร้าง Workspace สำหรับทีมของคุณ
- โฟลเดอร์และรายการ: ภายใน Workspace ของคุณ คุณสามารถสร้างพื้นที่สำหรับแต่ละแผนกที่คุณกำลังจัดการได้ ภายในพื้นที่เหล่านั้น คุณสามารถสร้างโฟลเดอร์สำหรับแต่ละโครงการหรือกิจกรรมที่ดำเนินการได้ ตอนนี้ ภายในโฟลเดอร์นั้น ให้สร้างรายการของงานทั้งหมดที่จำเป็นเพื่อให้บรรลุเป้าหมายนั้น
- สร้างงานและงานย่อย: ภายในแต่ละรายการ ให้เพิ่มงานและแยกย่อยเป็นงานย่อยตามความจำเป็น ตัวอย่างเช่น งานหนึ่งของคุณอาจเป็นการจองสถานที่สำหรับงานอีเวนต์ ซึ่งงานย่อยจะเป็นการค้นคว้าสถานที่และติดต่อผู้จัดหา
- เพิ่มแท็กและฟิลด์ที่กำหนดเอง:สร้างแท็ก ClickUpเช่น 'ด่วน' หรือ 'ต้องมีการมีส่วนร่วมของลูกค้า' เพื่อจัดหมวดหมู่และกรองงาน คุณสามารถเพิ่มฟิลด์ที่กำหนดเองซึ่งมีรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับงาน เช่น งบประมาณหรือระดับความสำคัญ
- มอบหมายงาน: มอบหมายงานและงานย่อยให้กับทีมของคุณ พร้อมกำหนดวันครบกำหนดได้โดยตรงใน ClickUp
- การติดตามและรายงาน: ใช้คุณสมบัติการติดตามเวลาโครงการของ ClickUpเพื่อติดตามเวลาที่ใช้ในแต่ละงานและสร้างรายงานเพื่อวิเคราะห์ความคืบหน้าของทีม
- ตรวจสอบและปรับ: ตรวจสอบความคืบหน้าของโครงการผ่านมุมมองที่กำหนดเองมากกว่า 15 แบบ เช่นมุมมองแผนภูมิแกนต์ของ ClickUpหรือมุมมองบอร์ด
ClickUp ไม่ได้มีประโยชน์เฉพาะสำหรับบทบาทและความรับผิดชอบของผู้ช่วยผู้บริหารเท่านั้น แต่ยังสามารถช่วยในการจัดการโครงการขั้นสูงได้อีกด้วย มาดูประโยชน์หลักของมันในฐานะซอฟต์แวร์การจัดการโครงการกัน
คุณสมบัติหลักและประโยชน์ของการใช้ ClickUp สำหรับการจัดการโครงการ
ClickUp ทำให้ทีมของคุณใกล้ชิดกันมากขึ้นผ่านการทำงานที่เชื่อมต่อกัน และช่วยให้คุณติดตามกำหนดเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพด้วยมุมมองและการแจ้งเตือนต่างๆ นอกจากนี้ยังมีอะไรอีก? มันยังมอบโซลูชันการจัดการโครงการที่ปรับแต่งได้อย่างเต็มที่สำหรับทุกทีม—ตั้งแต่การตลาดและการขายไปจนถึงทรัพยากรบุคคลและการดำเนินงาน
ติดตาม KPI ของโครงการได้อย่างง่ายดาย
สำหรับเริ่มต้น คุณจำเป็นต้องมีภาพรวมที่สมบูรณ์ของโครงการของคุณแดชบอร์ดของ ClickUp ให้มุมมองแบบสรุปของตัวชี้วัดและสถานะความคืบหน้าของโครงการที่สำคัญ ใช้เพื่อ:
- ติดตามผลการดำเนินงานของโครงการและระบุพื้นที่ที่ต้องปรับปรุง
- รักษาความเป็นระเบียบและให้ทีมทำงานตามเป้าหมายตลอดระยะเวลาของโครงการ
- ให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสามารถเข้าถึงข้อมูลโครงการที่สำคัญได้อย่างรวดเร็ว
- มองเห็นความคืบหน้าของโครงการผ่านแผนภูมิและกราฟที่สามารถปรับแต่งได้
- รวมศูนย์การสื่อสารและการแก้ไขปัญหาสำหรับโครงการผ่านฟีเจอร์แชท
ทำให้การจัดการงานง่ายขึ้น
สร้าง งานใน ClickUp และงานย่อยเพื่อแบ่งโครงการของคุณออกเป็นหน่วยย่อยที่จัดการได้ง่ายขึ้น เครื่องมือนี้ช่วยให้คุณสร้างประเภทงานที่แตกต่างกัน ปรับแต่งสถานะงาน กำหนดระดับความสำคัญ รับบริบทเพิ่มเติมด้วยฟิลด์ที่กำหนดเอง และแม้กระทั่งเชื่อมโยงงานเข้าด้วยกัน
มอบหมายงานที่ยุ่งยากให้กับ AI และระบบอัตโนมัติ
นอกจากนี้การบริหารโครงการและปัญญาประดิษฐ์เป็นการผสมผสานที่ยอดเยี่ยม
ClickUp Brainช่วยให้คุณเร่งกระบวนการจัดการโครงการทั้งหมดได้อย่างรวดเร็วด้วยการสร้างงานย่อยโดยอัตโนมัติตามคำอธิบายงาน แบ่งปันการอัปเดตสแตนด์อัพประจำวันและรายสัปดาห์แบบอะซิงโครนัส และสรุปความคิดเห็นในเธรดต่างๆ มันเหมือนมีผู้ช่วยล่องหนที่คอยจัดการงานยุ่งๆ ให้คุณ เป็นเหมือนผู้ช่วยของผู้ช่วยเลยทีเดียว
คุณสามารถใช้มันร่วมกับClickUp Docsเพื่อสร้างรายงานโครงการ, ร่างสรุปผู้บริหาร, ขยายข้อเสนอแนะสำคัญ, และแม้กระทั่งระดมความคิดเพื่อทำให้งานของคุณง่ายขึ้นและรวดเร็วขึ้น
เพื่อประหยัดเวลาและลดข้อผิดพลาดจากมนุษย์ClickUp Automationsช่วยให้คุณสามารถทำงานซ้ำๆ เช่น การมอบหมายงาน การส่งการแจ้งเตือน และการอัปเดตสถานะได้โดยอัตโนมัติ ความสามารถในการสร้างและปรับแต่งระบบอัตโนมัติได้อย่างง่ายดายช่วยให้ผู้จัดการโครงการสามารถเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทำงานและมุ่งเน้นไปที่งานที่มีคุณค่าสูงกว่า
ติดตามความคืบหน้าได้อย่างง่ายดาย
ClickUp ช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญและวางแผนได้อย่างง่ายดาย พร้อมให้คุณมองเห็นภาพรวมของทุกโครงการและงานของคุณผ่านมุมมองที่หลากหลาย มีมุมมอง ClickUpมากกว่า 15 แบบที่สามารถปรับแต่งได้อย่างเต็มที่ เพื่อช่วยให้คุณจัดการทุกอย่างในแบบของคุณเอง มีมุมมองพื้นฐาน เช่น รายการ กระดาน และปฏิทิน รวมถึงมุมมองขั้นสูง เช่น แผนภูมิแกนต์ ตาราง ไทม์ไลน์ ปริมาณงาน กล่อง กิจกรรม และแผนผังความคิด
นอกเหนือจากการติดตามความคืบหน้าผ่านการดูแล้ว ใช้ ClickUp Goals เพื่อจัดการเป้าหมายทั้งหมดของคุณในที่เดียว คุณสามารถตั้งค่าเป้าหมายงาน เป้าหมายตัวเลข การรวมความคืบหน้า เป้าหมายจริง/เท็จ และเป้าหมายงบประมาณได้พร้อมกัน
ส่วนที่ดีที่สุด? ClickUp ไม่ทำงานแบบแยกส่วน ซึ่งหมายความว่าคุณและทีมของคุณสามารถผสานการทำงานกับ ClickUp ได้กับเครื่องมือมากกว่า 1000 รายการ เช่น Slack, GitHub, HubSpot, Harvest, Google Drive และ Dropbox เพื่อให้การทำงานเป็นไปอย่างราบรื่นยิ่งขึ้น
สร้างแม่แบบสำหรับกระบวนการทำงาน
ไม่มีเวลาที่จะตั้งค่าศูนย์ควบคุมสำหรับโครงการทั้งหมดของคุณด้วยตนเองใช่ไหม?
เริ่มต้นอย่างเต็มประสิทธิภาพด้วยเทมเพลตการจัดการโครงการของ ClickUp ซึ่งสนับสนุนการดำเนินงานโครงการของคุณตั้งแต่เริ่มต้นจนเสร็จสมบูรณ์
นี่คือวิธีที่เทมเพลตนี้สามารถช่วยคุณได้:
- สร้าง, มอบหมาย, และติดตามงานต่าง ๆ ภายในโครงการเพื่อให้ทุกคนอยู่ในหน้าเดียวกัน
- ปรับแต่งเทมเพลตตามขั้นตอนการทำงานและความต้องการของคุณ ขึ้นอยู่กับประเภทของโครงการที่กำลังดำเนินการ
- วิเคราะห์ความคืบหน้าของงานได้อย่างรวดเร็ว ด้วยมุมมองที่หลากหลายและการติดตามเป้าหมาย
- ใช้แท็กและตัวกรองเพื่อจัดระเบียบและแยกงาน ตามรายการลำดับความสำคัญ
องค์กรทั่วโลกได้พบว่า ClickUp เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดในการจัดระเบียบโครงการของพวกเขาและบรรลุเป้าหมายที่ทะเยอทะยานของพวกเขา
เมื่อถูกถามว่า ClickUp ช่วยในการบรรลุเป้าหมายอย่างไร บริษัทPeople Piece ได้ให้ความเห็นว่า:
ตั้งแต่เริ่มใช้ ClickUp เราสามารถมองเห็นภาพรวมของงานที่แต่ละคนและแต่ละแผนกกำลังดำเนินการ รวมถึงสถานะงานได้อย่างชัดเจนทั่วทั้งองค์กร ซึ่งช่วยให้เราทำงานเป็นระบบ ติดตามความคืบหน้า และดำเนินโครงการต่าง ๆ ให้เสร็จตามกำหนดเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ เราทุกคนเห็นพ้องต้องกันว่านี่คือโซลูชันที่ดีที่สุดสำหรับความต้องการด้านการบริหารโครงการของเราอย่างแท้จริง ทั้งที่เราได้ลองใช้เครื่องมือมาแล้วมากมาย!
ตั้งแต่เริ่มใช้ ClickUp เราสามารถมองเห็นภาพรวมของงานที่แต่ละคนและแต่ละแผนกกำลังดำเนินการ รวมถึงสถานะงานได้อย่างชัดเจนทั่วทั้งองค์กร ซึ่งช่วยให้เราทำงานเป็นระบบ ติดตามความคืบหน้า และดำเนินโครงการต่าง ๆ ให้เสร็จตามกำหนดเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ เราทุกคนเห็นพ้องต้องกันว่านี่คือโซลูชันที่ดีที่สุดสำหรับความต้องการด้านการบริหารโครงการของเรา และเราเคยลองใช้เครื่องมือมามากมายแล้ว!
ความท้าทายและคำแนะนำสำหรับผู้ช่วยผู้บริหารในด้านการจัดการโครงการ
แม้ว่าสองบทบาทงานจะมีความทับซ้อนกัน แต่ผู้ช่วยผู้บริหาร (EA)ต้องเผชิญกับความท้าทายในการบริหารโครงการบางประการที่มีความสำคัญอย่างยิ่งที่จะต้องเข้าใจ
นี่คือสิ่งที่พบได้บ่อยที่สุด:
การบาลานซ์ความรับผิดชอบหลายอย่าง
ผู้ช่วยผู้บริหารที่ทำงานในด้านการบริหารโครงการมักต้องจัดการกับความรับผิดชอบทางการบริหารและงานการบริหารโครงการไปพร้อม ๆ กัน ด้วยเหตุนี้ การจัดการเวลาและการบาลานซ์ความรับผิดชอบอาจกลายเป็นเรื่องที่ท้าทาย
เคล็ดลับ: ตั้งเวลาตรวจสอบเป็นประจำ อัปเดตระบบ และใช้กรอบการทำงาน เช่น เมทริกซ์ไอเซนฮาวเวอร์ เพื่อจัดลำดับความสำคัญของงาน เพื่อป้องกันไม่ให้คุณรู้สึกหนักใจหรือทำงานล้นมือ
การจัดการกับความเครียดและความขัดแย้ง
การรับมือกับกำหนดเวลาที่กระชั้นชิด ความคาดหวังที่สูง และสถานการณ์ที่ไม่สามารถคาดการณ์ได้ อาจเป็นเรื่องยากในเวลาเดียวกัน ซึ่งอาจทำให้เกิดความวิตกกังวล และบางครั้งอาจนำไปสู่การเกิดความขัดแย้งได้
เคล็ดลับ: พักผ่อนเป็นระยะ ฝึกสติ ใช้เทคนิคการผ่อนคลาย และทำงานด้วยความโปร่งใสเพื่อลดโอกาสของความเครียดและความขัดแย้งให้น้อยที่สุด
การจัดการการเปลี่ยนแปลง
การปรับและปรับแผนโครงการใหม่อาจเป็นเรื่องท้าทาย โดยเฉพาะเมื่อมีผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลายฝ่ายเข้ามาเกี่ยวข้อง การปรับแผนในนาทีสุดท้ายเหล่านี้อาจเพิ่มภาระหน้าที่ของ EA อย่างมาก
คำแนะนำ: ควรมีแผนสำรองไว้ในใจเสมอ เพื่อใช้เป็นแนวทางที่มีโครงสร้างและจัดการการเปลี่ยนแปลงได้อย่างมีประสิทธิภาพ
สุดท้ายนี้ มาดูกลยุทธ์บางประการในการจัดการบทบาททั้งสองอย่างพร้อมกันและประสบความสำเร็จในฐานะผู้จัดการโครงการ
กลยุทธ์ในการเอาชนะความท้าทายในฐานะผู้ช่วยผู้บริหาร
- คิดล่วงหน้า: ควรมีแผนสำรองเสมอเพื่อให้คุณสามารถจัดการโครงการได้อย่างราบรื่นแม้จะเผชิญกับความท้าทาย
- ร่วมมือกับผู้อื่น: อย่าพยายามทำทุกอย่างด้วยตัวเอง—ใช้จุดแข็งของทีมและมอบหมายงานให้เหมาะสมเพื่อให้โครงการประสบความสำเร็จ
- ใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยี: พึ่งพาเทคโนโลยีเพื่อทำให้งานที่น่าเบื่อเป็นอัตโนมัติและเร่งกระบวนการให้รวดเร็วขึ้น และทำให้กระบวนการของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น
นอกจากนี้ อย่าลืมว่าทักษะต่างๆ เช่น การแก้ปัญหาอย่างรวดเร็ว ความเข้าใจในการอ่าน และการสื่อสารที่ชัดเจน สามารถช่วยให้คุณประสบความสำเร็จในฐานะผู้ช่วยผู้บริหารที่กำลังเปลี่ยนผ่านไปสู่บทบาทผู้จัดการโครงการ
นอกจากนี้ การตีความเอกสารและแผนโครงการอย่างถูกต้องแม่นยำก็มีความสำคัญเช่นกัน เพื่อให้คุณสามารถตัดสินใจได้ดีขึ้น และดำเนินโครงการให้ประสบความสำเร็จ
การบริหารโครงการอย่างมืออาชีพสำหรับผู้ช่วยผู้บริหารด้วย ClickUp
การผสมผสานสามแนวทาง ได้แก่ การศึกษา (เพื่อพัฒนาทักษะทั้งด้านแข็งและด้านอ่อน), ประสบการณ์การปฏิบัติจริง, และประสบการณ์การทำงานในตำแหน่งผู้ช่วยผู้บริหาร จะช่วยให้การก้าวเข้าสู่บทบาทของผู้จัดการโครงการเป็นเรื่องง่าย
เทมเพลตการจัดการโครงการและโซลูชันการจัดการงานสำหรับมืออาชีพด้านการบริหารของ ClickUp ช่วยให้บทบาทของคุณง่ายขึ้นในทั้งสองด้าน ความสามารถในการสร้างกระบวนการทำงานที่เชื่อมโยงกัน เพิ่มความโปร่งใสในการบรรลุเป้าหมาย และทำให้การจัดสรรทรัพยากรง่ายขึ้น ทำให้มันเป็นโซลูชันการจัดการโครงการที่มีคุณค่าอย่างยิ่ง
สมัครใช้ ClickUpวันนี้และเข้าร่วมชุมชนของผู้จัดการโครงการที่ประสบความสำเร็จ