วิธีใช้ทฤษฎีขวดแตงกวาดองเพื่อการจัดการเวลา

เคยรู้สึกไหมว่าวันของคุณเหมือนขวดแตงกวาดองที่ยุ่งเหยิงและล้นไปด้วยงานและสิ่งที่ต้องทำ? อีเมลก็โผล่ขึ้นมาไม่หยุดเหมือนปลาซิวปลาสร้อยที่วุ่นวาย การประชุมสำคัญก็ดูใหญ่โตเหมือนแตงกวาดองลูกโต และรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณก็เพิ่มขึ้นเรื่อยๆ เหมือนภูเขาแตงกวาที่ลื่นไหล

ทฤษฎีขวดแตงกวาดองเป็นวิธีที่เรียบง่ายและน่าประทับใจในการเอาชนะสิ่งนี้ จัดการรายการสิ่งที่ต้องทำ และพิชิตวันของคุณ

บทความบล็อกนี้สำรวจว่าทฤษฎีขวดดองทำงานอย่างไรและคุณสามารถนำไปใช้ในงานและชีวิตส่วนตัวของคุณได้อย่างไร

ทฤษฎีขวดแตงกวาดองคืออะไร?

ทฤษฎีขวดแตงกวาดอง หรือที่รู้จักกันในชื่อ ทฤษฎีถังหิน หรือ ทฤษฎีขวดชีวิต เป็น เทคนิคการบริหารเวลาที่ใช้การเปรียบเทียบเพื่อแสดงให้เห็นว่าเราควร จัดลำดับความสำคัญของงานอย่างไร

ขวดแก้วนี้แทนเวลาที่จำกัดในแต่ละวันของเรา ในขณะที่สิ่งที่บรรจุอยู่ข้างในแทนงานและกิจกรรมที่เติมเต็มเวลาเหล่านั้น

ส่วนประกอบของขวดดอง

สิ่งของที่มีขนาดต่างกันที่คุณสามารถใส่ลงในขวดได้ก่อนที่มันจะเต็ม:

แนวคิดหลักของทฤษฎีขวดดองคือการเรียนรู้วิธีจัดลำดับความสำคัญของงานที่สำคัญและเร่งด่วนที่สุด หากคุณเติมน้ำและทรายลงในขวดก่อน คุณจะพบว่าเป็นเรื่องยากที่จะใส่ก้อนหินและกรวดเข้าไปในภายหลัง

แต่ด้วยการวางสิ่งของขนาดใหญ่ (งานสำคัญ) ไว้ก่อน เหมือนกับการใส่ก้อนหินใหญ่ลงในขวดก่อน เราจึงมั่นใจได้ว่ามีพื้นที่สำหรับสิ่งของขนาดเล็กและสำคัญน้อยกว่า (ทราย) ด้วยเช่นกัน

ประวัติของทฤษฎีขวดดอง

แนวคิดหลักของทฤษฎีคือเวลาเป็นสิ่งที่มีจำกัดและจำเป็นต้องมีการจัดสรรอย่างมีกลยุทธ์หากเราต้องการใช้มันให้เกิดประโยชน์สูงสุด แนวคิดนี้สอดคล้องกับความท้าทายในยุคปัจจุบันที่ต้องจัดการกับงาน ชีวิตส่วนตัว และภาระผูกพันต่างๆ

ทฤษฎีขวดแตงกวาดองใช้การเปรียบเทียบที่เข้าใจง่าย (ขวดโหลและสิ่งที่อยู่ภายใน) เพื่ออธิบายแนวคิดที่ซับซ้อน (การจัดลำดับความสำคัญของงานภายในเวลาที่จำกัด) และน่าจะได้รับความนิยมเนื่องจากเข้าถึงได้ง่ายในโลกที่เต็มไปด้วยข้อมูลมากมาย

เราสามารถเข้าใจความนิยมของมันได้ดีขึ้นโดยการพิจารณาสิ่งต่อไปนี้:

ตัวอย่างทฤษฎีขวดดอง

นี่คือตัวอย่างจากชีวิตจริงเพื่อให้คุณเริ่มต้นสร้างขวดดองของคุณ:

สถานการณ์ที่ 1

สมมติว่าคุณเป็น นักพัฒนาซอฟต์แวร์ ตารางการทำงานในแต่ละวันของคุณอาจจะเป็นแบบนี้:

ปัญหาของตารางเวลานี้คือการเริ่มต้นวันด้วยงานเล็กๆ น้อยๆ การทำเช่นนี้ทำให้เกิดความล่าช้าในการจัดการงานสำคัญ การถูกรบกวนและหยุดพักบ่อยครั้ง (เช่น การดื่มกาแฟ การใช้โซเชียลมีเดีย) ส่งผลให้ความตั้งใจและประสิทธิภาพในการทำงานลดลง

จากนั้น งานสำคัญ (การเขียนโค้ด, การแก้ไขข้อผิดพลาด) ถูกบีบให้อยู่ระหว่างงานที่ไม่สำคัญมากนัก โดยมีเวลาไม่เพียงพอ ซึ่งจำกัดเวลาและความสนใจที่งานเหล่านี้ได้รับ โดยรวมแล้ว ตารางงานถูกแบ่งเป็นชิ้นเล็กชิ้นน้อย ทำให้เสียเวลาไปกับความวอกแวก (ทราย) อย่างมาก

อย่างไรก็ตาม หลังจากที่คุณนำทฤษฎีขวดแตงกวาดองมาใช้แล้ว เทคนิคการบริหารเวลาของคุณอาจพัฒนาขึ้นดังนี้:

ตารางเวลาใหม่ให้ความสำคัญกับงานที่สำคัญเพื่อให้แน่ใจว่างานเหล่านั้นได้รับการจัดการในช่วงเวลาที่มีประสิทธิภาพสูงสุด งานเล็ก ๆ (เช่น อีเมลและการประชุม) จะถูกจัดกลุ่มเข้าด้วยกัน เพื่อลดการสลับบริบทและช่วยให้สามารถรักษาสมาธิได้มากขึ้น

ในทำนองเดียวกัน กิจกรรมทราย (โซเชียลมีเดีย การแชท) ถูกจัดตารางไว้ในช่วงท้ายของวัน เพื่อให้แน่ใจว่าไม่รบกวนงานสำคัญ โดยรวมแล้ว ตารางเวลาแบบขวดแตงกวาดองมีความเป็นโครงสร้างมากกว่า โดยมีช่วงเวลาที่ชัดเจนสำหรับงานที่ต้องใช้สมาธิสูงและงานเล็กน้อย ซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานโดยรวม

สถานการณ์ที่ 2

คุณคือ ผู้จัดการการตลาด. ในฐานะผู้จัดการการตลาด หน้าที่ความรับผิดชอบของคุณจะแตกต่างอย่างมากจากผู้พัฒนาซอฟต์แวร์.

นี่คือวิธีที่วันของคุณอาจดำเนินไป:

นี่คือปัญหาบางประการเกี่ยวกับตารางการจัดการเวลา:

คุณสามารถแก้ไขปัญหาเหล่านี้ได้โดยการนำทฤษฎีขวดผักดองมาใช้ ต่อไปนี้คือวิธีการ:

เช่นเดียวกับตัวอย่างก่อนหน้านี้ ตารางเวลาใหม่ช่วยให้คุณทำงานได้มากขึ้นในเวลาที่น้อยลง วันถูกจัดโครงสร้างให้เน้นกิจกรรมที่มีผลกระทบสูง นำไปสู่ประสิทธิภาพที่ดีขึ้นและผลลัพธ์ที่มีความหมายมากขึ้น

หนังสือแนะนำ: นิสัยที่เปลี่ยนชีวิต

นิสัยที่เปลี่ยนชีวิต โดย เจมส์ คลี어 เป็นหนังสือที่มีอิทธิพลเกี่ยวกับพลังของนิสัยเล็ก ๆ และการปรับปรุงอย่างค่อยเป็นค่อยไป หนังสือเล่มนี้ให้คำแนะนำที่เป็นประโยชน์เกี่ยวกับการสร้างนิสัยที่ดี การเลิกนิสัยที่ไม่ดี และการเปลี่ยนแปลงชีวิตอย่างมีนัยสำคัญ

หนังสือเล่มนี้สามารถเพิ่มทักษะการจัดการเวลาของคุณได้อย่างมีนัยสำคัญ โดยเฉพาะเมื่อมองผ่านมุมมองของทฤษฎีขวดดอง

ประเด็นสำคัญ

1. นิสัยระดับอะตอม เน้นย้ำถึงความสำคัญของการระบุนิสัยหลัก ที่มีผลกระทบอย่างมากต่อชีวิตของคุณ ซึ่งสอดคล้องกับทฤษฎี 'ก้อนหินในขวด' ที่คุณให้ความสำคัญกับงานที่สำคัญที่สุดก่อน

การสร้างและยึดมั่นในนิสัยสำคัญ จะช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าเป้าหมายหลักและสิ่งสำคัญของคุณได้รับการดูแลอย่างต่อเนื่อง

2. คำแนะนำที่ชัดเจนคือ การแบ่งงานใหญ่ให้กลายเป็นงานย่อยที่สามารถจัดการได้. แนวทางนี้เปลี่ยน 'ก้อนหิน' ให้กลายเป็น 'ก้อนกรวด' ทำให้การจัดการโครงการใหญ่เป็นเรื่องง่ายขึ้นด้วยการทำเป็นขั้นตอน.

วิธีการแบบค่อยเป็นค่อยไปนี้ช่วยให้คุณก้าวหน้าอย่างมั่นคงโดยไม่รู้สึกหนักใจ

3. แนวคิดของการซ้อนนิสัยใน Atomic Habits เกี่ยวข้องกับการเพิ่มนิสัยใหม่เข้าไปในนิสัยที่มีอยู่แล้ว เปรียบเสมือนการใส่ 'ทราย' รอบ 'ก้อนกรวด' และ 'ก้อนหิน'

การใช้ช่วงเวลาสั้น ๆ อย่างมีประสิทธิภาพเพื่อสร้างนิสัยที่สร้างสรรค์ จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของคุณให้สูงสุด และทำให้ทุกช่วงเวลาคุ้มค่าที่สุด

4. Clear ยังกล่าวถึงความสำคัญของการ ลดสิ่งรบกวนและนิสัยที่ไม่ดี ที่สามารถกินเวลาของคุณได้ ซึ่งเปรียบเสมือนการควบคุมปริมาณ 'ทราย' ในขวดของคุณ

โดยการลดกิจกรรมที่มีคุณค่าต่ำเหล่านี้ คุณจะมั่นใจได้ว่าเวลาของคุณจะถูกใช้ไปกับงานที่มีความหมายมากขึ้น

ลดแรงเสียดทานที่เกี่ยวข้องกับพฤติกรรมที่ดี เมื่อแรงเสียดทานต่ำ นิสัยจะง่ายขึ้น เพิ่มแรงเสียดทานที่เกี่ยวข้องกับพฤติกรรมที่ไม่ดี เมื่อแรงเสียดทานสูง นิสัยจะยากขึ้น

5. หนึ่งในหลักการสำคัญใน Atomic Habits คือ การสร้างนิสัยให้เป็นอัตโนมัติผ่านการกระทำซ้ำและความสม่ำเสมอ เมื่อภารกิจสำคัญกลายเป็นนิสัยที่ฝังแน่นแล้ว มันจะต้องการความพยายามจากจิตสำนึกน้อยลงและมีแนวโน้มที่จะทำเป็นประจำมากขึ้น

เคลียร์กล่าวว่า:

หากคุณต้องการเชี่ยวชาญนิสัยใด ๆ กุญแจคือการเริ่มต้นด้วยการทำซ้ำ ไม่ใช่ความสมบูรณ์แบบ คุณไม่จำเป็นต้องวางแผนทุกรายละเอียดของนิสัยใหม่ คุณเพียงแค่ต้องฝึกฝนมัน

สิ่งนี้สอดคล้องกับทฤษฎีขวดดองที่เน้นการให้ความสำคัญและการทำงานอย่างต่อเนื่องกับงานที่สำคัญ

6. สนับสนุนอย่างชัดเจนในการ ทบทวนและปรับเปลี่ยนนิสัยของคุณเป็นประจำ เพื่อให้แน่ใจว่าสอดคล้องกับเป้าหมายของคุณ

การปฏิบัติแบบสะท้อนคิดนี้ช่วยให้คุณประเมินเนื้อหาในขวดดองของคุณใหม่ เพื่อให้มั่นใจว่ากิจกรรมประจำวันของคุณยังคงสอดคล้องกับเป้าหมายระยะยาวของคุณ

แนวทางแบบองค์รวมนี้ช่วยให้มั่นใจว่าคุณจะก้าวหน้าอย่างสม่ำเสมอไปสู่เป้าหมายของคุณ ในขณะเดียวกันก็รักษาความสมดุลและประสิทธิภาพทั้งในชีวิตการทำงานและชีวิตส่วนตัวของคุณ

การใช้งานที่ได้รับความนิยมของทฤษฎีขวดผักดอง

แม้ว่าทฤษฎีขวดแตงกวาจะเป็นเครื่องมือช่วยในการมองเห็นที่เป็นประโยชน์ แต่มันไม่ได้คำนึงถึงความซับซ้อนของงาน งานสำคัญทั้งหมด (ก้อนหิน) ไม่ได้เท่ากันในแง่ของการใช้เวลา งานโครงการที่ซับซ้อนอาจใช้เวลานานกว่าการนัดพบแพทย์มาก แม้ว่าทั้งสองจะเป็นก้อนหินใหญ่ก็ตาม

ทฤษฎีนี้ไม่ได้ครอบคลุมถึงงานเร่งด่วนด้วย งานเล็กแต่เร่งด่วน (เช่น คำขอทำงานในนาทีสุดท้าย) อาจเปรียบเสมือนกรวดเม็ดเล็กที่เข้ามาเป็นลำดับความสำคัญเหนือกรวดเม็ดอื่น ๆ ที่กำหนดไว้ล่วงหน้าอย่างไม่คาดคิด เนื่องจากความเร่งด่วนของมัน

แม้จะมีข้อจำกัดเหล่านี้ ทฤษฎีขวดแตงกวาช่วยเราจัดลำดับความสำคัญของงานที่สำคัญที่สุดและหลีกเลี่ยงการติดอยู่กับเรื่องเล็กน้อย

นี่คือ กรณีการใช้งานยอดนิยม ของทฤษฎีขวดแตงกวาดอง:

ที่ทำงาน

สมมติว่าคุณกำลังประสบปัญหาการทำงานล้นมือ ให้ใช้ขวดแตงกวาดองเพื่อระบุองค์ประกอบพื้นฐานของโครงการ เช่น การเขียนโค้ดฟังก์ชันหลักหรือการออกแบบเลย์เอาต์ให้เสร็จสิ้น จัดตารางเวลาสำหรับงานเหล่านี้ก่อน และมอบหมายหรือเลื่อนงานที่ไม่สำคัญ (เช่น การหาภาพหรือการทดสอบเบต้า) ไปก่อน

ในชีวิตส่วนตัว

การวางแผนวันหยุดพักผ่อนมักถูกเลื่อนออกไปเพราะงานประจำวันใช่ไหม? ขวดแตงกวาดองนี่แหละจะช่วยคุณได้! 'ก้อนหิน' ของคุณอาจเป็นการค้นคว้าเที่ยวบินและที่พัก หรือจองสถานที่ท่องเที่ยวที่ต้องไปให้ได้ จัดสรรเวลาเฉพาะสำหรับสิ่งเหล่านี้ล่วงหน้า โดยปฏิบัติกับมันเหมือนเป็นนัดสำคัญ

'ก้อนกรวด' อาจหมายถึงรายการที่ต้องเตรียมหรือการค้นหาร้านอาหาร—สิ่งเหล่านี้สามารถจัดการได้ระหว่างเดินทางหรือขณะดูทีวี สุดท้าย งานที่เป็น 'ทราย' เช่น การดาวน์โหลดภาพยนตร์ล่วงหน้าหรือการจองร้านอาหาร สามารถทำได้ในช่วงเวลาสั้น ๆ ที่ว่างตลอดทั้งสัปดาห์

เตรียมเวลาสำหรับ 'น้ำ' โดยการวางแผนการเดินทางของคุณให้สามารถผ่อนคลายและพักผ่อนได้เพียงพอ

คล้ายกับการจัดการวันของคุณ ทฤษฎีขวดดองสามารถนำไปใช้กับการจัดการเวลาในโครงการได้เช่นกัน ระบุงานที่สำคัญซึ่งจำเป็นต่อการเสร็จสิ้นโครงการ จัดตารางงานเหล่านี้ก่อนและมอบหมายหรือเลื่อนงานที่ไม่สำคัญออกไป

ความงดงามของทฤษฎีขวดดองอยู่ที่ความยืดหยุ่นของมัน คุณสามารถนำไปใช้ในสถานการณ์ใดก็ได้ที่ต้องการจัดลำดับความสำคัญของงานและใช้เวลาให้เกิดประโยชน์สูงสุด

วิธีการนำทฤษฎีขวดแตงกวาดองไปปฏิบัติ

การจดบันทึกด้วยปากกาและกระดาษอย่างง่ายสามารถช่วยให้คุณเริ่มระบุสิ่งที่อยู่ในโหลของคุณได้ คุณสามารถใช้กระดาษเปล่าวาดโหลและวาดรูปเล่นรอบๆ เพื่อช่วยให้เห็นภาพชัดเจนยิ่งขึ้น

อีกทางเลือกหนึ่งคือการใช้แม่แบบการจัดลำดับความสำคัญที่สร้างไว้ล่วงหน้าและแพลตฟอร์มการจัดการโครงการอย่างClickUpซึ่งสามารถช่วยให้การนำทฤษฎีขวดแตงกวาดองมาใช้ในสัปดาห์การทำงานปกติของคุณเป็นไปอย่างราบรื่นยิ่งขึ้น ความยืดหยุ่นของ ClickUp ถือเป็นประโยชน์อย่างยิ่งในกรณีนี้!

นอกเหนือจากการจัดการงานแล้ว มันยังสามารถเป็นศูนย์รวมเอกสารสำหรับกระบวนการ/โครงการทั้งหมดได้จริงๆ เป็นเครื่องมือสำคัญในการทำให้ทุกคนอยู่ในหน้าเดียวกัน

ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อเริ่มต้น:

ขั้นตอนที่ 1: สร้างขวดดองงานประจำวัน

ลองนึกถึงขวดแตงกวาดองของคุณว่าเป็นวันทำงานของคุณ เริ่มต้นด้วยการระบุ 'ก้อนหิน'—กำหนดเวลา, การประชุม, หรือโครงการสำคัญ เมื่อคุณจัดตารางเวลาสำหรับก้อนหินเหล่านั้นแล้ว ให้ใช้เวลาที่เหลือสำหรับ 'ก้อนกรวด'—งานที่ไม่เร่งด่วนแต่ยังคงสำคัญ และสุดท้าย 'ทราย'—งานที่มีความสำคัญต่ำและสิ่งรบกวนที่สามารถเติมเต็มช่องว่างที่เหลืออยู่ได้

คุณสามารถใช้ClickUp Tasks เพื่อจัดทำรายการและจัดการงานทั้งหมดของคุณในที่เดียว สร้างงานและงานย่อยได้อย่างรวดเร็วสำหรับทุกสิ่งที่คุณต้องการทำให้สำเร็จ บันทึกทุกรายละเอียดและแบ่งโครงการขนาดใหญ่ให้กลายเป็นชิ้นส่วนที่จัดการได้ง่าย

เพิ่มฟิลด์และแท็กที่กำหนดเองเพื่อจัดหมวดหมู่ภารกิจเป็นหิน, ก้อนกรวด, ทราย, หรือ น้ำได้โดยตรงในแต่ละภารกิจ ทำให้สามารถระบุประเภทและความสำคัญของภารกิจแต่ละอย่างได้ในพริบตา

ใช้ประโยชน์จากแม่แบบเมทริกซ์การจัดลำดับความสำคัญของ ClickUp ซึ่งให้เมทริกซ์การจัดการเวลาเพื่อจัดหมวดหมู่ภารกิจตามความสำคัญและความสามารถในการบรรลุผล

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

ใช้เมทริกซ์นี้เพื่อแสดงภาพงานที่ต้องให้ความสนใจทันที (หิน) งานที่สามารถจัดตารางไว้ภายหลัง (กรวด) งานที่สามารถจัดการได้อย่างรวดเร็ว (ทราย) และงานที่สามารถทำได้หากมีเวลา (น้ำ)

เคล็ดลับด่วนสำหรับการใช้เทมเพลต:

ขั้นตอนที่ 2: กำหนดเวลาสำหรับงานสำคัญ

เมื่อคุณได้จัดหมวดหมู่ภารกิจเรียบร้อยแล้ว ให้เริ่มต้นด้วยการกำหนดเวลาสำหรับภารกิจสำคัญที่สุดของคุณ หรือที่เรียกว่า "หินก้อนใหญ่" เหล่านี้คือสิ่งที่ต้องได้รับความสำคัญสูงสุดและต้องจัดสรรช่วงเวลาเฉพาะในปฏิทินของคุณโดยเฉพาะ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้จัดสรรเวลาที่เพียงพอและไม่ถูกรบกวนสำหรับภารกิจเหล่านี้ เพื่อให้สามารถดำเนินการได้อย่างมีประสิทธิภาพและเห็นความคืบหน้าอย่างชัดเจน

ClickUp Task Prioritiesช่วยให้คุณสามารถกำหนดระดับความสำคัญของงานแต่ละงานได้ ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการจัดตารางงานที่สำคัญที่สุดของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ นี่คือวิธีที่ฟีเจอร์นี้ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในขั้นตอนนี้:

คุณยังสามารถใช้เทมเพลต ClickUp Time Blocking ซึ่งช่วยให้คุณกำหนดช่วงเวลาเฉพาะสำหรับกิจกรรมต่างๆ ได้ สิ่งนี้ช่วยให้มั่นใจได้ว่างานที่สำคัญที่สุดของคุณจะได้รับความสำคัญในตารางประจำวันหรือรายสัปดาห์ของคุณ

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

เทมเพลตนี้ยังช่วยให้คุณสามารถ:

การใช้บล็อกเวลา คุณสามารถป้องกันสิ่งรบกวนและมุ่งเน้นไปที่งานที่มีความสำคัญสูงสุด (หินก้อนใหญ่) ได้อย่างเต็มที่ เพื่อให้มั่นใจว่างานเหล่านั้นเสร็จสมบูรณ์อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล

ขั้นตอนที่ 3: วางแผนงานที่มีความสำคัญระดับกลาง

ต่อไป วางแผนงานที่มีความสำคัญระดับกลาง (ก้อนกรวดสองสามก้อน) ให้อยู่รอบๆ งานสำคัญหลักของคุณ งานเหล่านี้มีความสำคัญแต่ไม่เร่งด่วนมากนัก คุณสามารถจัดตารางเวลาไว้ในช่องว่างที่เหลือบนปฏิทินของคุณได้ อย่าลืมกระจายงานเหล่านี้ให้ทั่วทั้งสัปดาห์เพื่อให้มีความคืบหน้าอย่างต่อเนื่อง

เทมเพลตรายการสิ่งที่ต้องทำในปฏิทิน ClickUpผสานรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณกับปฏิทิน เพื่อให้ภาพรวมที่ชัดเจนของงานและกำหนดเวลา

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

การใช้รายการสิ่งที่ต้องทำในปฏิทิน คุณสามารถจัดสรรช่วงเวลาที่เหมาะสมสำหรับงานที่มีความสำคัญปานกลาง (กรวด) โดยจัดให้อยู่รอบๆ งานที่มีความสำคัญมากกว่า (ก้อนหิน) และเพื่อให้ตารางเวลาสมดุล

เทมเพลตนี้ยังช่วยให้คุณสามารถ:

ขั้นตอนที่ 4: กรอกงานที่มีความสำคัญต่ำ

หลังจากจัดตารางหินและกรวดของคุณแล้ว ให้ใช้ช่องว่างที่เหลือในปฏิทินของคุณเพื่อใส่ภารกิจที่เป็นทราย ภารกิจเหล่านี้มีความสำคัญต่ำและสามารถจัดตารางในช่องเวลาที่สั้นกว่าและไม่สำคัญมากนัก

เทมเพลตรายการสิ่งที่ต้องทำในปฏิทิน ClickUp จะช่วยคุณในขั้นตอนนี้ด้วย เมื่อคุณเห็นงานทั้งหมดและกำหนดเวลาส่ง คุณจะวางงานที่ไม่สำคัญมาก (งานรอง) ในช่องว่างที่เหลือได้อย่างมีกลยุทธ์ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณใช้ทุกส่วนของตารางเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ขั้นตอนที่ 5: จัดการกิจกรรมที่ไม่เกี่ยวข้องกับการทำงาน

สุดท้าย จัดการกับงานที่เกี่ยวข้องกับน้ำ จัดการกับกิจกรรมในชีวิตประจำวันที่ไม่เกี่ยวข้องกับงานเหล่านี้เฉพาะในช่วงเวลาว่างหรือเมื่อเสร็จสิ้นงานอื่น ๆ ทั้งหมดแล้วเท่านั้น อย่าจัดตารางเวลาอย่างเป็นทางการ แต่ใช้เพื่อเติมเวลาที่เหลืออยู่

เทมเพลตการบล็อกเวลาด้วย ClickUp สามารถช่วยคุณระบุและจัดสรรช่วงเวลาที่ยืดหยุ่นได้ ทำให้มีเวลาสำหรับกิจกรรมที่ไม่สำคัญหากมีเวลาว่าง

การใช้การบล็อกเวลาสำหรับงานน้ำช่วยให้มั่นใจว่ากิจกรรมที่ไม่เป็นทางการเหล่านี้จะไม่รบกวนงานที่สำคัญกว่าของคุณ

ขั้นตอนที่ 6: ทบทวนและปรับแก้ไข

ตรวจสอบตารางเวลาและการจัดลำดับความสำคัญของงานของคุณเป็นประจำ ประเมินความก้าวหน้าและทำการปรับเปลี่ยนตามความจำเป็นตามการเปลี่ยนแปลงของปริมาณงานหรือลำดับความสำคัญของคุณ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณยังคงมุ่งเน้นไปที่งานที่สำคัญและเร่งด่วนที่สุด

คุณสามารถใช้คุณสมบัติการจัดการเวลาของ ClickUpตลอดกระบวนการนี้

เคล็ดลับด่วนสำหรับการใช้เครื่องมือจัดการเวลาเหล่านี้:

เครื่องมือเหล่านี้ช่วยรักษาตารางงานที่มีโครงสร้างและสมดุล รองรับงานที่มีความสำคัญสูงและงานที่มีความสำคัญต่ำกว่าได้อย่างมีประสิทธิภาพ

นอกจากนี้ClickUp Project Time Trackingยังช่วยให้คุณติดตามเวลาที่ใช้จริงกับงานแต่ละชิ้นเทียบกับเวลาที่ประมาณการไว้ เพื่อให้เห็นภาพรวมของประสิทธิภาพการทำงานของคุณได้อย่างชัดเจน อีกทั้งยังช่วยให้คุณระบุจุดที่คุณอาจประเมินระยะเวลาของงานสูงหรือต่ำกว่าความเป็นจริงได้อีกด้วย

เริ่ม, หยุด, และหยุดชั่วคราวตัวจับเวลาได้โดยตรงภายในงาน. คุณสมบัตินี้เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการติดตามเวลาที่ใช้ไปกับกิจกรรมหรืองานเฉพาะในเวลาจริง. มันช่วยให้การบันทึกเวลาทำงานเป็นไปอย่างแม่นยำ และช่วยให้การเรียกเก็บเงินหรือการรายงานเป็นไปอย่างถูกต้อง.

โดยการรวมการติดตามเวลา คุณสามารถทำการปรับเปลี่ยนการจัดลำดับความสำคัญของงานและการจัดตารางเวลาของคุณตามข้อมูลได้

เคล็ดลับด่วน:

การควบคุมเวลาด้วยทฤษฎีขวดแตงกวาดอง

ทฤษฎีขวดดองนำเสนอแนวทางที่ตรงไปตรงมาแต่ทรงพลัง สำหรับการบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ โดยการจัดลำดับความสำคัญของงานเป็น 'ก้อนหินใหญ่' 'ก้อนกรวด' 'ทราย' และ 'น้ำ' คุณสามารถทำกิจกรรมที่สำคัญได้โดยไม่ปล่อยให้งานที่ไม่สำคัญมาบดบังสิ่งเหล่านั้น

การยอมรับวิธีนี้สามารถนำไปสู่ประสิทธิภาพที่สูงขึ้น ลดความเครียด และมีแนวทางที่สมดุลมากขึ้นในการรับผิดชอบต่อหน้าที่ประจำวัน

ด้วยการนำทฤษฎีขวดดองมาใช้อย่างต่อเนื่อง คุณสามารถเชี่ยวชาญศิลปะการจัดการเวลาและบรรลุเป้าหมายทั้งส่วนตัวและอาชีพได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น คุณสมบัติและเทมเพลตต่าง ๆ ของ ClickUp สามารถช่วยให้มั่นใจในความสำเร็จด้วยวิธีนี้

ลองใช้ ClickUpวันนี้!