การจัดการบูรณาการโครงการคืออะไร? (คู่มือฉบับสมบูรณ์)

สนใจเรื่องการจัดการบูรณาการโครงการหรือไม่?

แม้ว่าจะฟังดูซับซ้อน แต่การจัดการบูรณาการโครงการก็เพียงแค่การเชื่อมโยงส่วนต่าง ๆ ของงานโครงการของคุณเข้าด้วยกัน

มันเหมือนกับการประกอบเฟอร์นิเจอร์จากอิเกีย

ยกเว้นว่าการจัดการบูรณาการโครงการนั้นง่ายกว่าที่เห็นมาก ไม่ใช่ *ในทางกลับกัน

ในบทความนี้ เราจะพูดถึงการจัดการบูรณาการโครงการคืออะไร ทำไมคุณจึงต้องการมันขั้นตอนที่เกี่ยวข้อง และประโยชน์หลักของมัน

เราจะเน้นย้ำด้วยว่าเครื่องมือการจัดการโครงการช่วยให้การจัดการโครงการแบบบูรณาการเป็นเรื่องง่าย

เริ่มกันเลย

การจัดการบูรณาการโครงการคืออะไร?

การจัดการบูรณาการโครงการ หมายถึง กระบวนการและกิจกรรมที่ประสานงานองค์ประกอบทั้งหมดของโครงการของคุณ มีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อโครงการของคุณเกี่ยวข้องกับทีมข้ามสายงานและจะได้รับประโยชน์จากแนวทางที่ เป็นหนึ่งเดียว มากขึ้นในการจัดการโครงการ

กล่าวอีกนัยหนึ่ง การจัดการโครงการแบบบูรณาการ (IPM) คือทุกสิ่งที่คุณทำเพื่อให้มั่นใจว่าส่วนต่าง ๆ ของโครงการของคุณทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น

คล้ายกับสิ่งที่นิค ฟิวรี่ทำเพื่อทีมอเวนเจอร์ส!

ภายใต้การจัดการแบบบูรณาการ (IPM) คุณจะต้องระบุ, กำหนด, ผสาน, และประสานงานชุดของกระบวนการแต่ละอย่างขององค์กร เช่น การแบ่งงาน, การจัดซื้อ, ผลลัพธ์ที่ต้องการ, และอื่น ๆ

และบางครั้ง นี่หมายถึงการต้องแลกเปลี่ยนระหว่างวัตถุประสงค์ที่แข่งขันกันและกลุ่มกระบวนการภายในองค์กรของคุณ

วัตถุประสงค์ของการบริหารโครงการแบบบูรณาการคืออะไร?

ใน โครงการแบบดั้งเดิม เป็นเรื่องปกติที่ทีมงานจากแผนกต่างๆจะทำงานร่วมกัน และคุณอาจคาดหวังวิธีการจัดการโครงการที่สอดคล้องและบูรณาการกันเป็นอย่างดีระหว่างทีมเหล่านี้ เนื่องจากทุกคนทำงานเพื่อเป้าหมายร่วมกัน

ไม่!

ทีมส่วนใหญ่ทำงานใน ไซโล ที่สร้างขึ้นเอง

มันเหมือนกับว่าพวกเขาอยู่บนเกาะต่างหาก แยกจากกันด้วยความเงียบงันทางวิทยุ

ใช่ ข่าวร้ายมากสำหรับโครงการและองค์กรของคุณ

โชคดีที่นี่คือสิ่งที่ การจัดการบูรณาการโครงการ ช่วยยุติได้อย่างแท้จริง

ไม่ทำงานแบบแยกส่วนหรือเป็นเกาะอีกต่อไป

ด้วยแนวทางการบริหารโครงการแบบบูรณาการ คุณสามารถเพิ่มความมั่นคงและความเป็นเอกภาพให้กับ:

มาดูกันว่าคุณสามารถตั้งค่าได้อย่างไร:

กระบวนการบริหารการบูรณาการโครงการทั้งหกมีอะไรบ้าง?

มีหกขั้นตอนสำคัญในการจัดการการบูรณาการโครงการ:

นี่คือภาพรวมที่ชัดเจนยิ่งขึ้นของแต่ละกระบวนการจัดการการบูรณาการโครงการ:

1. สร้างเอกสารกำหนดขอบเขตโครงการ

การกำหนด กฎบัตรโครงการ มักเป็นขั้นตอนแรกในการเดินทางสู่การบูรณาการโครงการของคุณ

กฎบัตรคือเอกสารสั้น ๆ ที่ระบุขอบเขต, ผลลัพธ์ของโครงการ, ข้อมูลเกี่ยวกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและผู้สนับสนุนโครงการ, และความรู้ที่จำเป็นอื่น ๆ เช่น งบประมาณและความเสี่ยง

นี่คือสินทรัพย์กระบวนการองค์กรที่สำคัญอย่างยิ่งซึ่ง ให้การรับรองอย่างเป็นทางการ ถึงการมีอยู่ของโครงการ และมอบอำนาจให้ผู้จัดการโครงการสามารถใช้ทรัพยากรของบริษัทเพื่อดำเนินกิจกรรมของโครงการได้ นี่คือวิธีที่ง่ายที่สุดในการทำให้ ทุกคน มีความเข้าใจตรงกันเกี่ยวกับโครงการตั้งแต่เริ่มต้น

คิดว่าโครงการชาร์เตอร์เป็นสัญญาประเภทหนึ่งที่มีผลผูกพันตลอดวงจรชีวิตของโครงการ

หรืออย่างที่พูดกันใน Game of Thrones:

"ต่อหน้าเจ็ดท่าน ข้าพเจ้าขอผนึกสองสิ่งนี้ไว้ด้วยกัน: โครงการ และผู้จัดการโครงการ

ตั้งแต่วันนี้เป็นต้นไป จนถึงสิ้นสุดโครงการ คุณทั้งสองเป็นของกันและกัน

อย่างน้อยนั่นคือสิ่งที่เรา คิดว่า พวกเขาพูด

ในการ สร้าง เอกสารกำหนดขอบเขตโครงการ คุณต้องมีความรู้เพียงพอเกี่ยวกับ:

เมื่อทุกอย่างที่คุณต้องการพร้อมแล้ว คุณสามารถสร้างเอกสารกำหนดขอบเขตโครงการได้

แต่คุณจะสร้างมันที่ไหนล่ะ?

แน่นอน คุณสามารถทำได้ด้วยวิธีที่ยุ่งยากมากด้วยเครื่องมืออย่าง Excel หรือ Word

หรือคุณสามารถเลือกวิธีที่ง่าย (และฉลาด) โดยสร้างกฎบัตรโดยใช้ ClickUp Docs

เดี๋ยวนะ, ClickUp คืออะไร?

ClickUpเป็นหนึ่งในซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ได้รับการจัดอันดับสูงสุดในโลก ซึ่งใช้โดยทีมที่มีประสิทธิภาพสูงในการจัดการโครงการอย่างมีประสิทธิผล

เราบอกหรือยังว่ามันไม่มี สารกันเสีย ด้วย?

เงินเข้าแล้ว!

วิธีสร้างโครงการด้วย ClickUp

ใช้ ClickUpเอกสารเพื่อสร้างเอกสารภายในและภายนอก วิกิ ฐานความรู้ และอื่นๆ อีกมากมาย

การสร้างเอกสารโครงการด้วย Docs เป็นเรื่องง่ายมาก

เมื่อคุณกรอกข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดลงในเอกสารแล้ว คุณสามารถทำได้อย่างง่ายดาย:

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ โครงการ charters โปรดดูบทความเหล่านี้:

2. พัฒนาแผนการจัดการโครงการ

การพัฒนาระบบแผนที่บูรณาการอาจเป็นขั้นตอนที่สำคัญที่สุดในทุกขั้นตอนของกระบวนการบริหารโครงการ

หากไม่มี แผนการจัดการโครงการ ที่เหมาะสม คุณอาจจบลงด้วยความวุ่นวายอย่างสิ้นเชิง

เป้าหมายไม่ชัดเจน, กำหนดเวลาไม่ทัน, ประมาณการงบประมาณไม่ถูกต้อง... รายการนี้ไม่มีที่สิ้นสุด

ในทางกลับกัน แผนโครงการที่จัดเตรียมไว้อย่างดีจะช่วยให้คุณผ่านกำหนดเวลาได้อย่างง่ายดาย มันจะให้ทุกแผนกในโครงการของคุณมีความเข้าใจในสิ่งที่ต้องทำและวิธีการ ประสานงานร่วมกัน ในการทำงาน

แต่แผนการจัดการโครงการคืออะไร?

แผนการจัดการโครงการเป็นรายการที่ครอบคลุมของกระบวนการและขั้นตอนทั้งหมดของโครงการเพื่อเป็นแนวทางในการดำเนินงานจนเสร็จสมบูรณ์

คิดเสียว่ามันเป็น แผน สำหรับแผนต่างๆ

แผนการจัดการโครงการสามารถรวมความรู้ในทุกด้าน เช่น:

อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับแผนเหล่านี้

เมื่อเปรียบเทียบกับเอกสารการก่อตั้งโครงการ แผนโครงการเป็นเอกสารโครงการที่มีรายละเอียดมากกว่ามาก เนื่องจากครอบคลุมทุกแง่มุมของการส่งมอบโครงการ

แผนการจัดการโครงการอธิบายองค์ประกอบของกฎบัตรโครงการของคุณ เช่น:

แต่เว้นแต่คุณจะเป็นด็อกเตอร์สเตรนจ์ การสร้างแผนซ้อนแผนซ้อนแผนด้วยตัวเองนั้นไม่ใช่เรื่องง่าย

การทำแผนการจัดการโครงการนั้นค่อนข้างซับซ้อน แต่ไม่จำเป็นต้องทำให้เครียดจนเกินไป

ด้วยซอฟต์แวร์การจัดการโครงการอย่าง ClickUpการวางแผนโครงการอาจกลายเป็นกิจกรรมยามว่างที่คุณชื่นชอบ

ด้วย ClickUp คุณสามารถ:

3. จัดการการดำเนินโครงการ

การดำเนินโครงการ เป็นขั้นตอนที่ปฏิเสธไม่ได้ว่าเป็นช่วงที่ อยากดึงผมออกมา มักจะเป็นขั้นตอนที่ยาวนานและซับซ้อนที่สุดในวงจรชีวิตของโครงการของคุณ ซึ่งเป็นช่วงที่คุณดำเนินการตามแผนที่สมบูรณ์แบบของคุณ

และทีมส่วนใหญ่ก็มักจะรู้สึกเช่นนี้อยู่เสมอ:

เมื่อแผนโครงการของคุณพร้อมแล้ว ให้คงความกระตือรือร้นอย่างต่อเนื่องเพื่อให้แน่ใจว่าการดำเนินโครงการของคุณ เป็นไปตามแผนจริง ๆ ติดตามสิ่งต่าง ๆ อย่างต่อเนื่องเพื่อให้แน่ใจว่าทีมโครงการและแผนกทุกส่วนมีทุกสิ่งที่ต้องการเพื่อทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ

โปรดจำไว้ว่า ในฐานะผู้จัดการโครงการ คุณคือผู้ที่ตัดสินใจในระหว่างการดำเนินการโครงการ

และขั้นตอนการดำเนินการของกระบวนการบริหารการบูรณาการโครงการมักประกอบด้วย:

รู้สึกเหมือนกำลังถูกฉุดรั้งอยู่หรือเปล่า?

ไม่มีปัญหา!

ด้วย ClickUp การดำเนินแผนหลักของโครงการไม่เคยง่ายขนาดนี้มาก่อน:

ให้ละเอียดและสร้างสรรค์ได้ตามที่คุณต้องการ!

4. ติดตามงานโครงการ

เมื่อคุณจมอยู่กับงานจนหัวหมุน มันง่ายที่จะมองไม่เห็นว่าคุณได้ก้าวมาไกลแค่ไหน หรือยังมีอะไรอีกมากที่ต้องทำให้สำเร็จ

เพื่อการบริหารโครงการที่มีประสิทธิภาพ คุณต้องตรวจสอบผลการดำเนินงานของโครงการอย่างสม่ำเสมอ และเปรียบเทียบกับเกณฑ์มาตรฐานของโครงการที่ได้กำหนดไว้ นอกจากนี้ ยังมีความสำคัญที่จะต้องติดตามว่าทุกคนทำงานร่วมกันได้ดีเพียงใด และแผนกต่าง ๆ ของโครงการมีความเป็นเอกภาพตามที่คุณต้องการหรือไม่

ถามคำถามเช่น:

หากไม่มีเครื่องมือที่เหมาะสม การตอบคำถามเช่นนี้และการดำเนินการตามนั้นจะเป็นไปไม่ได้

แต่ด้วยเครื่องมือที่เหมาะสมอย่าง ClickUp, มันเป็นเรื่องง่ายมาก

เครื่องมือการจัดการโครงการนี้ช่วยให้คุณสามารถ:

คุณสมบัติการติดตามโครงการเหล่านี้ช่วยให้คุณระบุปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้อย่างรวดเร็ว แจ้งเตือนทีมโครงการของคุณล่วงหน้า และปรับเปลี่ยนแผนโครงการให้เหมาะสม

5. ดำเนินการควบคุมการเปลี่ยนแปลง

ในทุกโครงการ คุณจะต้องเผชิญกับ สิ่งที่ไม่คาดคิดและไม่ทราบล่วงหน้า

สิ่งเหล่านี้เป็นสิ่งที่อยู่นอกเหนือการควบคุมของโครงการในทันทีและสามารถทำให้ความคืบหน้าของโครงการหยุดชะงักได้

อย่ากังวลไป มันเป็นส่วนหนึ่งของเกม

คุณเพียงแค่ต้องมีระบบภายในกลยุทธ์การจัดการการบูรณาการของคุณเพื่อจัดการกับสิ่งต่าง ๆ เช่น ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ขอการปรับเปลี่ยนเพิ่มเติม และการขาดแคลนทรัพยากร

กระบวนการควบคุมการเปลี่ยนแปลงแบบบูรณาการ ที่สามารถดำเนินการและอนุมัติคำขอเปลี่ยนแปลงได้อย่างสะดวกนั้นเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่ง นี่คือหนึ่งในวิธีที่ชาญฉลาดที่สุดในการรับประกันว่ากระบวนการของคุณจะยังคงเป็นเอกภาพและเชื่อมโยงกันอยู่เสมอ ไม่ว่าจะเกิดปัญหาใด ๆ ขึ้นในระหว่างโครงการก็ตาม

แต่คุณทำอย่างนั้นได้อย่างไร?

แม้ว่าการมีเอกสารที่ระบุคำขอเปลี่ยนแปลงจะช่วยคุณได้ แต่มันไม่สามารถจัดการกับขนาดและความถี่ของการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นอย่างกะทันหันส่วนใหญ่ได้

อีกทางเลือกหนึ่ง คุณสามารถส่งอีเมลกลับไปกลับมาเพื่อยืนยันการเปลี่ยนแปลงที่ได้รับการอนุมัติ

อย่างไรก็ตาม ไม่เพียงแต่จะช้ามากเท่านั้น แต่จะยากที่จะรักษาความรับผิดชอบต่อการควบคุมการเปลี่ยนแปลงที่บูรณาการไว้

ClickUp แก้ไขปัญหานี้ในการจัดการการเปลี่ยนแปลงผ่าน:

6. ปิดโครงการ

หลังจากที่คุณทำงานหนักมาอย่างยาวนาน โครงการของคุณเสร็จสมบูรณ์แล้ว และถึงเวลาที่จะพูดคำวิเศษว่า "ปิดโครงการ!"

แต่เดี๋ยวก่อน ยังมีบางสิ่งที่คุณอาจต้องการทบทวน:

ผ่อนคลาย. จิบกาแฟในมือ. และคิดทบทวน.

ตอนนี้ คุณจำเป็นต้องใช้เวลาในการพูดคุยกับสมาชิกทีมโครงการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้อง ให้พวกเขาทัวร์ดูงานที่ได้ทำไปแล้วและเป้าหมายที่บรรลุได้ นี่เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการรับ ความคิดเห็นที่เป็นเอกภาพ เกี่ยวกับสิ่งที่คุณสามารถปรับปรุงได้สำหรับโครงการในอนาคต

คุณจะต้องส่งเอกสารการเสร็จสิ้นโครงการให้กับลูกค้าของคุณด้วย รวมถึงเอกสารแนบที่สำคัญ รายละเอียดการเรียกเก็บเงิน คู่มือการใช้งาน ฯลฯ

ClickUp เหมาะอย่างยิ่งสำหรับกรณีการใช้งานทั้งหมดเหล่านี้:

นี่ไง ทั้งหมดหกขั้นตอนในการทำงานด้านการจัดการบูรณาการโครงการได้อย่างยอดเยี่ยม

ประโยชน์ของการนำการจัดการบูรณาการโครงการไปใช้คืออะไร?

เราได้พูดคุยเกี่ยวกับทุกเรื่องที่เกี่ยวข้องกับการบริหารโครงการแบบบูรณาการแล้ว ยกเว้นเพียงเรื่องเดียว

คุณจะได้อะไรจากสิ่งนี้?

ประโยชน์หลักของการนำการจัดการโครงการแบบบูรณาการมาใช้คือ:

สรุป

ตั้งแต่การสร้างเอกสารโครงการไปจนถึงการปิดโครงการอย่างประสบความสำเร็จ การจัดการโครงการแบบบูรณาการช่วยให้คุณประสานงานส่วนต่าง ๆ ของโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพ

แต่คุณไม่สามารถรวมทุกส่วนของโครงการได้ด้วยตัวเอง

สำหรับการจัดการบูรณาการโครงการที่ประสบความสำเร็จ คุณจำเป็นต้องใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการฟรีเช่น ClickUp

ด้วยคุณสมบัติมากมาย ตั้งแต่การวางแผนความจุไปจนถึงการจัดการโครงการระยะไกล ClickUp สามารถช่วยคุณในทุกด้านของการส่งมอบโครงการแบบบูรณาการ

รับ ClickUp ฟรีวันนี้และเชื่อมต่อทุกสิ่งในพื้นที่โครงการของคุณได้ในเวลาไม่นาน!