ลองนึกถึงกิจวัตรประจำวันของคุณที่ทำงาน สิ่งแรกที่คุณทำเมื่อเริ่มวันทำงานคืออะไร? มีความเป็นไปได้สูงว่าวันของคุณเริ่มต้นด้วยการเช็คอีเมล ที่จริงแล้ว มันอาจกลายเป็นกิจวัตรประจำ เนื่องจากผู้เชี่ยวชาญเช็คอีเมลประมาณ 15 ครั้งต่อวัน!
คุณได้รับการแจ้งเตือนทางอีเมลแล้วหรือไม่ และมีอีเมลในกล่องขาเข้าของคุณมากมายจนไม่รู้จะเริ่มอ่านจากไหน? คุณมาถูกที่แล้วสำหรับเคล็ดลับการจัดการอีเมล
สถานการณ์อาจเลวร้ายถึงขั้นที่คุณอาจประสบกับความวิตกกังวลเกี่ยวกับอีเมล (ไม่ใช่เรื่องที่เราแต่งขึ้นมา!) นี่เป็นภาวะที่มีอยู่จริงซึ่งมีลักษณะโดยความรู้สึกกลัวและวิตกกังวลอย่างรุนแรงที่ส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพการทำงานและสร้างความเสียหายต่อสุขภาพจิตของคุณ
โชคดีที่เรามี 10 กลยุทธ์การจัดการอีเมลที่ดีที่สุดเพื่อป้องกันไม่ให้คุณตกอยู่ในสภาวะเช่นนั้น
อะไรเป็นสาเหตุของกล่องจดหมายอีเมลที่รก?
ปัญหาชัดเจนมาก—กล่องจดหมายของคุณเต็มไปด้วยอีเมล ก่อนที่จะเสนอวิธีแก้ไข เราจำเป็นต้องดูปัญหาที่ซ่อนอยู่ก่อน ต่อไปนี้คือสาเหตุบางประการที่ทำให้กล่องจดหมายของคุณรก:
- ปริมาณอีเมลสูง: ในปี 2022 มีการส่งหรือ รับอีเมลประมาณ 333 พันล้านฉบับต่อวันตัวเลขนี้จะเพิ่มขึ้นเป็น 392.5 พันล้านฉบับภายในปี 2026! สถิตินี้เน้นให้เห็นถึงปริมาณอีเมลที่ถูกส่งและรับในแต่ละวัน ซึ่งเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่องและจะกินพื้นที่ในกล่องจดหมายของทุกคนอย่างรวดเร็ว
- การผัดวันประกันพรุ่ง: โดยเฉลี่ยแล้ว กล่องจดหมายของคุณเปรียบเสมือนสุสาน ของอีเมลถึง 200 ฉบับ —โดยมีอีเมลใหม่เพิ่มขึ้น ถึง 121 ฉบับทุกวัน อย่างไรก็ตาม มีเพียงส่วนน้อยเท่านั้นที่ได้รับคำตอบ ส่งผลให้เกิดผลกระทบสะสม กองอีเมลที่พอกพูนขึ้นนี้มากพอที่จะทำให้การตัดสินใจเป็นอัมพาต และนำไปสู่การผัดวันประกันพรุ่งในที่สุด นอกจากนี้ การค้นหาภาษาและน้ำเสียงที่เหมาะสมขณะร่างข้อความยังเป็นอุปสรรคอีกอย่างหนึ่งที่ทำให้การจัดการอีเมลเป็นไปอย่างราบรื่นไม่ได้
- การขาดการจัดระเบียบ: การจัดระเบียบอีเมลด้วยตนเองใช้เวลามากถึง 14 นาทีต่อวันโดยเฉลี่ยแม้ว่าจะดูเหมือนไม่มากนัก แต่การขาดการจัดระเบียบจะยิ่งทำให้กล่องจดหมายรกมากขึ้น การรวมอีเมลทั้งหมดไว้ด้วยกันทำให้การจัดลำดับความสำคัญและการตอบกลับอีเมลที่สำคัญยากขึ้น ในขณะเดียวกัน คุณจำเป็นต้องรู้ตำแหน่งของอีเมลเพื่อตรวจสอบในภายหลังและรู้ว่าอีเมลใดที่ไม่จำเป็นต้องดำเนินการ
- การสมัครสมาชิกจดหมายข่าว: กลยุทธ์การตลาดทางอีเมลที่ประสบความสำเร็จจะเปลี่ยนผู้อ่านให้กลายเป็นสมาชิก อย่างไรก็ตาม จะมีช่วงเวลาที่อีเมลเหล่านี้หมดคุณค่า หรือแม้กระทั่งหากมีเนื้อหาที่น่าสนใจ อีเมลเหล่านั้นก็จะถูกฝังอยู่ในความวุ่นวายและกลายเป็นส่วนหนึ่งของซากปรักหักพังในกล่องจดหมายของคุณ ดังนั้น การไม่ยกเลิกการสมัครสมาชิกจดหมายข่าวเหล่านี้จะทำให้กล่องจดหมายของคุณยากต่อการจัดการ
- การจัดการงานผ่านอีเมล: หลายคนในพวกเราอาจเคยใช้กล่องจดหมายเข้าเป็นเครื่องมือจัดการงาน อีเมลที่ยังไม่ได้อ่านจะกลายเป็นรายการที่ต้องทำ ส่วนอีเมลที่อ่านแล้วจะกลายเป็นงานที่จัดการไปแล้ว ระบบการจัดการงานผ่านอีเมลเช่นนี้อาจ ช่วยได้ในระยะสั้นและเฉพาะหน้าเท่านั้น อย่างไรก็ตาม หากยังคงใช้วิธีนี้ต่อไป จะทำให้มีจำนวนข้อความที่ยังไม่ได้อ่านสะสมในกล่องจดหมายเข้าอย่างรวดเร็ว ขึ้นอยู่กับระยะเวลาหรือความซับซ้อนของงานที่เกี่ยวข้อง
10 กลยุทธ์การจัดการอีเมลเพื่อจัดระเบียบกล่องจดหมายของคุณ
การจัดการอีเมลจะง่ายขึ้นด้วยเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพอีเมลที่เหมาะสมและกลยุทธ์การจัดการอีเมลที่เสริมกัน ต่อไปนี้คือ 10 วิธีที่จะช่วยให้คุณใช้ประโยชน์จากเครื่องมือเหล่านี้ได้อย่างเต็มที่:
1. ใช้เครื่องมือจัดการอีเมล
กล่องจดหมายที่เต็มทำให้เสียเวลาถึง 27 นาทีต่อวันและนั่นยังเป็นการประมาณการที่ค่อนข้างสูงอีกด้วย คุณต้องตรวจสอบอีเมลแต่ละฉบับ (หรืออย่างน้อยก็หัวเรื่อง) ด้วยตนเอง ตัดสินใจว่าอีเมลนั้นๆ มีประโยชน์หรือไม่ และจัดเรียงอีเมลตามความสำคัญ ผู้ส่ง ฯลฯ
คุณจะต้องมีสมาธิอย่างสูง (และเหนือมนุษย์) ถึงจะทำงานทั้งหมดนี้ให้เสร็จภายใน 27 นาทีที่กล่าวมา!
ในทางกลับกัน โซลูชันซอฟต์แวร์การจัดการอีเมลที่มีประสิทธิภาพเช่นที่ ClickUp นำเสนอ จะทำทั้งหมดนี้ให้คุณ เครื่องมือจัดการอีเมลได้ปฏิวัติการจัดระเบียบกล่องจดหมายเข้า ใช้เพื่อจัดเรียงอีเมลตามความสำคัญ ปลดการแจ้งเตือนชั่วคราว และจัดหมวดหมู่อีเมลอย่างชาญฉลาดเพื่อจัดการกับกระแสอีเมลขาเข้าได้อย่างมืออาชีพ
นอกจากนี้ เมื่อใช้ ClickUp สำหรับการจัดการอีเมล คุณไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนไปใช้หน้าจอที่ไม่คุ้นเคย คุณได้รับความสะดวกและความง่ายเหมือนกับรูปแบบมาตรฐานที่ผู้ให้บริการอีเมลที่มีชื่อเสียงให้บริการ
ดังนั้น ใช้ระบบอัตโนมัติทางอีเมลเพื่อมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สมควรได้รับความสนใจจากคุณอย่างแท้จริง
2. สร้างกิจวัตรการใช้อีเมล
โดยเฉลี่ยแล้ว บุคคลจะตรวจสอบอีเมลของตน ทุก 37 นาที หรือ 15 ครั้งต่อวัน การทำเช่นนี้ทำให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลงและเสียเวลาประมาณ 21 นาทีต่อวัน มากกว่าการตรวจสอบอีเมลทุกชั่วโมง
แม้การตรวจสอบเป็นรายชั่วโมงก็อาจลดประสิทธิภาพการทำงานลงบ้าง เนื่องจากคุณอาจต้องรับมือกับงาน A ขณะที่ต้องกังวลเกี่ยวกับงาน B ที่เพิ่งได้รับ! ผู้เชี่ยวชาญแนะนำให้ตรวจสอบอีเมลของคุณไม่เกินสามครั้งต่อวัน
ประการแรก เตรียมตารางเวลาของคุณเมื่อคุณเริ่มต้นวันในตอนเช้า ประการที่สอง ในช่วงบ่าย หลังจากพักรับประทานอาหารกลางวันแล้ว ให้จัดการกับเรื่องเร่งด่วนและติดตามผล สุดท้าย ก่อนสิ้นสุดวันทำงาน—ตอบกลับการสื่อสารของวันและสร้างวาระการประชุมสำหรับวันถัดไป
การทำตามกิจวัตรเช่นนี้จะช่วยขจัดสิ่งรบกวน รักษาประสิทธิภาพการทำงาน และมอบความสบายใจ
📮ClickUp Insight: เกือบ 42% ของพนักงานสายงานความรู้ ชอบใช้อีเมล ในการสื่อสารกับทีม แต่สิ่งนี้มาพร้อมกับต้นทุน เนื่องจากอีเมลส่วนใหญ่เข้าถึงเฉพาะเพื่อนร่วมทีมบางคนเท่านั้น ทำให้ความรู้กระจัดกระจาย ส่งผลให้การร่วมมือและการตัดสินใจอย่างรวดเร็วเป็นไปได้ยาก เพื่อปรับปรุงการมองเห็นและเร่งการร่วมมือ ใช้แอปที่ครอบคลุมทุกอย่างสำหรับการทำงาน เช่นClickUp ซึ่งสามารถเปลี่ยนอีเมลของคุณให้กลายเป็นงานที่สามารถดำเนินการได้ภายในไม่กี่วินาที!
3. จัดระเบียบด้วยป้ายกำกับ, โฟลเดอร์, และหมวดหมู่
ผู้ให้บริการอีเมลส่วนใหญ่มีแท็บมาตรฐานเพื่อช่วยให้ผู้ใช้จัดระเบียบกล่องจดหมายเข้าของตน ตัวอย่างเช่น อีเมลทั่วไปมักจะไปอยู่ในแท็บหลักหรือกล่องจดหมายหลักโดยอัตโนมัติ ขณะที่อีเมลการตลาดจะถูกจัดไปยังแท็บโปรโมชั่น และแท็บโซเชียลจะรวบรวมการแจ้งเตือนจากโซเชียลมีเดียใน Gmail ส่วนที่เหลือจะถูกส่งไปยังโฟลเดอร์สแปม
นอกจากนี้ ผู้ใช้ยังได้รับเครื่องมือในการจัดระเบียบเช่น ป้ายกำกับ โฟลเดอร์ และหมวดหมู่ เพื่อช่วยให้การจัดการเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ควรใช้วิธีการจัดโฟลเดอร์ตามฟังก์ชันการทำงานหรือตามบทบาทขณะสร้างโฟลเดอร์ เพื่อจัดเรียงอีเมลและค้นหาได้ง่าย ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณเป็นผู้จัดการโครงการที่กำลังสร้างเว็บไซต์
สำหรับกล่อง ขาเข้าในการจัดการโครงการทางอีเมล— ให้สร้างโฟลเดอร์แยกสำหรับนักพัฒนา ทีมออกแบบ ทีมทดสอบและปรับใช้ และลูกค้า จากนั้นขึ้นอยู่กับลำดับความสำคัญของโครงการและขั้นตอนการพัฒนาให้ตรวจสอบโฟลเดอร์ที่เหมาะสมซึ่งมีความสำคัญก่อน
4. จัดหมวดหมู่จดหมายอิเล็กทรอนิกส์โดยใช้ตัวกรองตามกฎเกณฑ์
เนื่องจากเรากำลังพูดถึงการจัดระเบียบและจัดหมวดหมู่ในอีเมล เรามาพูดถึงตัวกรองที่ใช้กฎกัน
ตัวกรองตามกฎเป็นเทคนิคการอัตโนมัติทางอีเมลที่รวดเร็วเพื่อจัดเรียงข้อความ. พวกมันประเมินอีเมลที่เข้ามาตามเกณฑ์ที่กำหนดไว้ล่วงหน้า เช่น ที่อยู่อีเมลของผู้ส่ง, หัวข้อ, และคำค้นหาเฉพาะ.
จากนั้น ตามเงื่อนไขเหล่านี้ พวกเขาจะกระตุ้นการกระทำอัตโนมัติ เช่น การติดป้ายกำกับ การย้ายไปยังโฟลเดอร์ การไฮไลต์ข้อความ และแม้กระทั่งการลบอีเมล
ตัวอย่างเช่น คุณตั้งค่าตัวกรองตามกฎสำหรับชื่อของลูกค้าที่มีความสำคัญสูง อีเมลที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อนี้ ทั้งภายในและภายนอก จะถูกติดป้ายกำกับอย่างมีประสิทธิภาพและย้ายไปยังโฟลเดอร์ที่กำหนดไว้เพื่อการเข้าถึงที่ง่าย
ในทางกลับกัน คุณสามารถย้ายอีเมลโปรโมชั่นไปยังโฟลเดอร์อื่นโดยใช้ตัวกรองตามกฎอีกตัวหนึ่งได้ ด้วยวิธีนี้ คุณจะลดความรกรุงรังในกล่องจดหมายหลักในขณะที่ยังคงมองเห็นอีเมลที่สำคัญได้อย่างครบถ้วน
นอกจากนี้ เนื่องจากมืออาชีพเสียเวลาประมาณ 11 นาทีต่อวันในการจัดเรียงอีเมลด้วยตนเอง คุณจะประหยัดเวลาและความพยายามได้อีกด้วย
5. กล้าที่จะลบ (และยกเลิกการสมัคร)
การลบอีเมลที่ไม่จำเป็นเป็นกลยุทธ์การจัดการอีเมลเชิงรุกเพื่อบรรลุเป้าหมายกล่องจดหมายที่สะอาด รวดเร็ว และเป็นระเบียบ
การลบข้อความที่ไม่ต้องการ ไม่เกี่ยวข้อง และล้าสมัยทั้งหมด ไม่เพียงแต่ช่วยป้องกันการสะสมข้อมูลที่ไม่จำเป็นเท่านั้น แต่ยังเป็นการปลดปล่อยความรู้สึกในใจอีกด้วย มันช่วยให้คุณควบคุมการไหลเข้าของอีเมลและช่วยให้คุณรู้สึกไม่ถูกท่วมท้น
ความชัดเจนทางภาพยังช่วยประหยัดภาระทางความคิดและความหงุดหงิดจากการต้องคัดกรองอีเมลที่ไม่สำคัญและทำให้ข้อความสามารถค้นหาได้
ปรัชญาเดียวกันนี้ใช้กับการยกเลิกการสมัครรับจดหมายข่าวและแคมเปญการตลาดทางอีเมลเช่นกัน ใช้ลิงก์ยกเลิกการสมัครหากอีเมลส่งเสริมการขายหรือจดหมายข่าวอยู่ในกล่องจดหมายของคุณโดยไม่ถูกเปิดอ่านเป็นเวลามากกว่าสองสัปดาห์
ไม่แน่ใจว่าจะเก็บอีเมลไว้หรือควรลบ? ลองใช้โมเดล OHIO (Only Handle It Once) เพื่อตัดสินใจ วิธีทดสอบแบบสัมผัสเดียวนี้อาศัยความประทับใจแรกเพื่อตัดสินใจอย่างมีสัญชาตญาณว่าอีเมลนั้นมีคุณค่าหรือไม่ ดังนั้นคุณจะไม่ต้องทนทุกข์กับการตัดสินใจซ้ำแล้วซ้ำอีกว่าอีเมลนั้น 'คุ้มค่า' หรือไม่
นอกจากนี้ อีเมลสามารถอยู่ในถังขยะได้นานถึง 30 วันเพื่อเป็นมาตรการความปลอดภัย คุณสามารถกู้คืนได้หากจำเป็น—และหากอีเมลถูกลบโดยอัตโนมัติ แสดงว่าคุณไม่จำเป็นต้องใช้อีเมลนั้นอยู่แล้ว! คุณยังสามารถใช้โฟลเดอร์เก็บถาวรเพื่อจัดเก็บอีเมลทั้งหมดที่คุณได้อ่านแล้ว
6. ส่งน้อย, รับน้อย
เมื่ออีเมลกลายเป็นสิ่งที่พบเห็นได้ทั่วไปมากขึ้น การติดต่อสื่อสารผ่านอีเมลก็กลายเป็นเรื่องง่ายขึ้นมาก อย่างไรก็ตาม หากคุณมีแนวโน้มที่จะส่งอีเมลมากเกินไป โดยเฉพาะในเรื่องเล็กน้อย ควรเตรียมใจไว้ว่าคุณอาจได้รับการปฏิบัติแบบเดียวกัน อีเมลยังทำให้เกิดการสนทนาที่ยาวและซับซ้อน ซึ่งอาจควบคุมได้ยาก
ในทางกลับกัน การลดปริมาณอีเมลขาออกจะช่วยลดกระแสของอีเมลตอบกลับและข้อความตอบรับขาเข้า คุณกำลังช่วยเหลือกล่องจดหมายของคุณเองและส่งเสริมให้เกิดพื้นที่ทำงานดิจิทัลที่มีสมาธิและเป็นระเบียบมากขึ้น ซึ่งเน้นการมอบคุณค่าตั้งแต่เริ่มต้น
การเปลี่ยนไป ใช้ทางเลือกอื่นของอีเมลเช่น การส่งข้อความทันที เครื่องมือจัดการโครงการ หรือแม้แต่การโทรศัพท์ จะช่วยให้การสื่อสารมีความกระชับและชัดเจนมากขึ้น คุณจะไม่จำเป็นต้องร่างอีเมลยาว ๆ พร้อมคำทักทายและบทสนทนาที่ไม่จำเป็นอีกต่อไป และสามารถเข้าสู่ประเด็นสำคัญของการอัปเดตและการสนทนาได้ทันที
ด้วยวัฒนธรรมการสื่อสารที่เป็นบวก มีเจตนา และมีความหมายเช่นนี้ คุณจะประหยัดเวลาและแรงงาน และสามารถทำสิ่งต่าง ๆ ได้มากขึ้นในเวลาที่น้อยลง
7. ตั้งค่าข้อความตอบกลับอัตโนมัติ
คุณมักจะเขียนและส่งอีเมลเดียวกัน (หรือคล้ายกัน) ซ้ำๆ อยู่บ่อยครั้งหรือไม่? หากใช่ ถึงเวลาแล้วที่คุณควรเปลี่ยนมาใช้เทมเพลตอีเมลและข้อความตอบกลับสำเร็จรูปแทน
คุณไม่จำเป็นต้องเป็นนักเขียนมืออาชีพเพื่อร่างคำตอบสำเร็จรูปสำหรับข้อความและคำถามทั่วไป ท้ายที่สุดแล้ว คุณไม่จำเป็นต้องเขียนอีเมลจากศูนย์! เพียงแค่เลือก เครื่องมือเขียนอีเมลและป้อนคำแนะนำที่ถูกต้อง แล้วคุณจะได้รับตัวเลือกหลายอย่างสำหรับคำตอบสำเร็จรูปภายในไม่กี่วินาที!
นอกเหนือจากการทำให้ภารกิจนี้ง่ายขึ้นและใช้เวลาน้อยลงแล้ว เครื่องมือเหล่านี้ยังช่วยให้การตลาดมีความสม่ำเสมอ ลดข้อผิดพลาด และรักษาอัตราการตอบกลับที่สูงไว้ได้
เครื่องมือเช่น ClickUp AIมอบความสามารถในการขยายขนาดเกือบไม่จำกัดให้กับธุรกิจ เนื่องจากคุณสามารถสร้างคำตอบที่ปรับให้เหมาะกับแต่ละบุคคลได้อย่างชาญฉลาดสำหรับข้อความและคำถามที่คล้ายกันจำนวนมาก
ClickUp AI มอบความยืดหยุ่นในการสร้างอีเมลสำหรับกรณีการใช้งานและการประยุกต์เฉพาะทางการตลาดเนื้อหา การวางแผนงานอีเวนต์ การเขียนแบบสอบถาม และอื่นๆ อีกมากมาย ใช้เพื่อทำให้อีเมลชัดเจน กระชับ และมีรูปแบบที่ดี
8. ปฏิบัติตามกฎสองนาที
กลยุทธ์การจัดการอีเมลและการบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพเป็นสิ่งที่ต้องดำเนินควบคู่กันไป เราได้แสดงให้เห็นแล้วว่าการจัดการกล่องจดหมายเข้าที่ไม่ดีนั้นทำให้เสียเวลาและทรัพยากรไปอย่างไร ในทางกลับกัน การมีเวลาจำกัดก็ยิ่งทำให้การจัดการอีเมลมีประสิทธิภาพยากขึ้น
กฎสองนาทีช่วยบาลานซ์เวลาและการจัดการได้อย่างสมบูรณ์แบบเพื่อลดการเลื่อนลอย. ตามหลักการนี้ หากคุณต้องการเวลาไม่เกินสองนาทีเพื่อทำภารกิจให้เสร็จ ให้ตอบกลับทันทีแทนที่จะเลื่อนออกไป.
ในกรณีของการจัดการอีเมล กฎสองนาทีช่วยรักษาความเป็นระเบียบและลดความยุ่งเหยิงในกล่องขาเข้า พร้อมทั้งตอบสนองได้อย่างรวดเร็ว
ใช้กฎสองนาทีในการตอบสนอง มอบหมาย ลบ หรือดำเนินการกับอีเมล กล่าวคือ หากอีเมลต้องการการตอบรับอย่างรวดเร็วหรือคำตอบสั้น ๆ หรือเกี่ยวข้องกับงานง่าย ๆ ที่คุณสามารถทำได้ทันที การจัดการกับอีเมลนั้นทันทีจะช่วยป้องกันไม่ให้งานคั่งค้าง
โปรดทราบว่ากฎสองนาทีเป็นเพียงเทคนิคเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานที่ต้องนำไปใช้อย่างเหมาะสมในแต่ละกรณี คุณจะสามารถประเมินอีเมลบางฉบับได้ด้วยเกณฑ์เดียวกันเท่านั้น เนื่องจากบางฉบับอาจต้องใช้วิธีการที่ละเอียดอ่อนมากขึ้น
ดังนั้น ให้ใช้วิธีแก้ไขด่วนสำหรับอีเมลขนาดเล็กในขณะที่จัดหมวดหมู่และกำหนดเวลาสำหรับกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับอีเมลที่ซับซ้อนมากขึ้น
9. ร่วมมือกับกล่องจดหมายร่วม
กล่องจดหมายร่วมคือ เครื่องมือจัดการกล่องจดหมายสำหรับรวมศูนย์อีเมลและข้อมูลที่เกี่ยวข้อง เป็นที่เก็บข้อมูลของอีเมลขาเข้าและขาออกทั้งหมดที่รวมกล่องจดหมายหลายกล่องเข้าด้วยกันเพื่อให้ทีมและแผนกต่างๆ สามารถทำงานร่วมกันได้
แพลตฟอร์มที่รวมเป็นหนึ่งเดียวพร้อมการควบคุมการเข้าถึงที่เหมาะสมช่วยให้การแบ่งปันข้อมูลและความรู้เป็นไปอย่างราบรื่น โดยไม่จำเป็นต้องแลกเปลี่ยนอีเมลอย่างชัดเจน
หากคุณเคยถูกใส่ชื่อ CC ในอีเมลเพื่อรับทราบข้อมูล คุณจะเข้าใจความรำคาญของการแจ้งเตือนที่เข้ามาอย่างต่อเนื่อง (บางครั้งก็ไม่ต้องการ)
กล่องจดหมายร่วมเป็นประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับการดำเนินงานที่ติดต่อกับลูกค้า เช่น การตลาด การขาย และการสนับสนุน เนื่องจากผู้จัดการสามารถมอบหมายอีเมลให้กับสมาชิกในทีมได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ
การทำเช่นนี้จะช่วยให้ทุกอย่างดำเนินไปอย่างราบรื่น และธุรกิจของคุณสามารถตอบกลับข้อซักถามด้วยความเชี่ยวชาญสูงสุดและใช้เวลาน้อยที่สุด
แพลตฟอร์มอย่าง ClickUp พัฒนาการใช้กล่องจดหมายร่วมไปอีกขั้นด้วยเครื่องมืออย่าง ClickUp Docs ซึ่งเป็นพื้นที่ทำงานร่วมกันที่สมาชิกในทีมสามารถสร้าง แชร์ และทำงานร่วมกันในเอกสาร วิกิ และฐานความรู้ที่มีเนื้อหาสมบูรณ์
นอกจากนี้ คุณยังสามารถเชื่อมต่อสิ่งเหล่านี้กับเวิร์กโฟลว์เพื่อการทำงานอัตโนมัติแก้ไขเอกสารแบบเรียลไทม์ ใส่ความคิดเห็น มอบหมายงาน และทำได้มากกว่าการติดอยู่กับการร่างอีเมล!
10. ผสานทุกอย่างเข้าด้วยกัน
การผสานรวมและการรวมระบบเป็นกลยุทธ์การจัดการอีเมลสุดท้ายของเรา ซึ่งช่วยสร้างสนามแข่งขันที่เท่าเทียมกันโดยการแก้ไขเทคโนโลยีทั้งหมดของบริษัท
การเชื่อมต่อระบบและแพลตฟอร์มที่แตกต่างกันช่วยให้การไหลเวียนของข้อมูลและสารสนเทศเป็นไปอย่างราบรื่น พร้อมทั้งอุดช่องว่างที่มีอยู่ขจัดปัญหาคอขวด และสร้างสภาพแวดล้อมดิจิทัลที่เป็นเอกภาพ นอกจากนี้ยังช่วยป้องกันการเกิดข้อมูลแยกส่วน และมีผลเสริมต่อกิจกรรมทางธุรกิจต่างๆ
ตัวอย่างเช่น การผสานอีเมลกับปฏิทินและแอปพลิเคชันการประชุมทางวิดีโอช่วยให้คุณสามารถตั้งค่าการแจ้งเตือนสำหรับ คำเชิญประชุมและเข้าร่วมได้ทันที
ในทำนองเดียวกัน การผสานรวมอีเมลกับแพลตฟอร์มการจัดการความสัมพันธ์กับลูกค้า (CRM) จะช่วยให้สามารถเข้าถึงข้อมูลลูกค้าที่เกี่ยวข้องได้ เพื่อนำเสนอการปรับแต่งเฉพาะบุคคลโดยไม่ต้องสลับแพลตฟอร์ม
โชคดีที่การผสานการทำงานของ ClickUpครอบคลุมมากกว่า 1000+ เครื่องมือ เพื่อทำงานร่วมกับแพลตฟอร์ม CRM ต่างๆ, ตัวเลือกการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์, แอปพลิเคชันปฏิทิน, เครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพ และอื่นๆ อีกมากมาย
โดยสรุป การผสานกล่องจดหมาย Gmail และ Outlook ของคุณเข้ากับ ClickUp นั้นเป็นคู่ที่สมบูรณ์แบบอย่างแท้จริง
ให้กล่องจดหมายของคุณหายใจด้วยกลยุทธ์การจัดการอีเมลที่มีประสิทธิภาพ
จบแล้วสำหรับ 10 อันดับกลยุทธ์การจัดการอีเมลของเรา
แม้ว่าเคล็ดลับข้างต้นจะช่วยได้—การเชี่ยวชาญศิลปะการจัดการอีเมลอย่างมีประสิทธิภาพไม่ใช่ทักษะที่หยุดนิ่ง
มันเกี่ยวข้องกับแนวทางที่เปลี่ยนแปลงอย่างสิ้นเชิง ซึ่งคุณต้องคิดค้นและปรับปรุงอย่างต่อเนื่องเพื่อให้ได้การควบคุมที่ดีขึ้นในกล่องข้อความของคุณ
นอกจากนี้ แทนที่จะมุ่งเน้นไปที่การจัดการกล่องจดหมายของคุณ ให้ตั้งใจพัฒนาระบบการสื่อสารที่ให้ความสำคัญกับความมีประสิทธิภาพ การจัดระเบียบ และการแลกเปลี่ยนที่ราบรื่น ระบบเช่นนี้จะผลักดันให้อีเมล (หรือรูปแบบการสื่อสารอื่น ๆ) เป็นตัวเร่งและตัวช่วยให้เกิดการผลิตภาพและงานที่มีความหมาย