Hur ClickUp använder AI Docs för att förenkla skapandet av SOP:er

Vi dokumenterar allt här på ClickUp HQ. Vår onboardingprocess, vårt arbetsflöde för granskning av innehåll och till och med det märkliga namngivningssystem som någon uppfann för tre år sedan.

För några år sedan slösade vi massor av tid på dokumentationsarbete. Formateringen tog evigheter, folk sparade olika versioner överallt och processerna gick förlorade så fort någon lämnade teamet.

Vi upptäckte luckan, men det var först månader senare som det började kännas som att något inte stod rätt till. Lyckligtvis lyckades vi rädda oss själva: vi skapade ClickUp Docs! 🤩

Sedan kom ClickUp Brain, som utarbetade alla våra standardrutiner (SOP) med bara en uppmaning.

I det här blogginlägget avslöjar vi hur ClickUp använder AI Docs för att förenkla skapandet av SOP, vilket förvandlar det som tidigare var en tråkig, manuell process till något snabbt, smart och (vågar vi säga?) ganska tillfredsställande. 📝

Vad är AI Docs i ClickUp?

Hur ClickUp använder AI Docs för att förenkla skapandet av SOP:er — *Skapa AI Docs i ClickUp för effektiv SOP-dokumentation*

AI Docs i ClickUp är intelligenta dokument som drivs av ClickUp Brain och är utformade för att hjälpa team att skapa, hantera och samarbeta kring innehåll på ett effektivt sätt.

De använder AI för att utarbeta, sammanfatta och organisera information, vilket gör det enklare att skapa SOP:er, wikis och projektdokumentation direkt i din arbetsyta.

Eftersom ClickUp är världens första konvergerade AI-arbetsyta finns dina SOP:er tillsammans med de uppgifter, projekt och arbetsflöden som de dokumenterar, inte i separata verktyg som kräver kontextbyte.

Detta eliminerar arbetsflödet genom att hålla dokumentationen kopplad till det faktiska arbetet, så när processerna ändras kan dina SOP:er uppdateras i sitt sammanhang istället för att bli föråldrade filer som ingen kommer ihåg att underhålla.

🎥 AI kan underlätta dokumentationen – från användarhandböcker och SOP:er till juridiska avtal och produktbeskrivningar. I den här videon visar vi dig exakt hur du använder AI för att skriva dokumentation med hjälp av verkliga exempel och beprövade uppmaningar.

Varför är SOP:er viktiga för team?

Vi ser SOP:er som vårt teams spelbok. De hjälper oss alla att hålla oss på samma sida och få arbetet gjort på rätt sätt varje gång.

Här är varför det är värt ansträngningen. 👀

✅ Säkerställa konsekvens mellan processer

När vi skriver SOP:er för våra viktigaste uppgifter skapar vi en tillförlitlig standard som håller vår kvalitet hög.

Alla kunder får samma utmärkta upplevelse hos oss, oavsett om de arbetar med vår nyaste teammedlem eller någon som har varit här i flera år. Tydlig vägledning minskar fel, påskyndar introduktionen och innebär att ingen slösar tid på att fråga: "Vänta, hur gör vi det här igen?"

🔍 Visste du att? Kognitiv psykolog George Miller föreslog att en genomsnittlig människa kan hålla cirka 7 (plus eller minus 2) "bitar" av information i korttidsminnet. Vid utformning av SOP innebär detta att man inte bör överbelasta ett enskilt steg med för många delsteg eller datapunkter.

✅ Minska kunskapsluckor

Vad händer när en av våra nyckelpersoner går på semester eller byter till en ny roll? Utan SOP:er försvinner deras tysta kunskap med dem.

SOP:er gör det möjligt för våra mest erfarna teammedlemmar att dokumentera genvägar, undantag och tidigare misstag, vilket säkerställer att deras kunskap kommer oss alla till nytta.

✅ Förbättra effektiviteten och efterlevnaden

SOP:er sparar oss timmar varje vecka och förhindrar att vi återuppfinner lösningar som vi redan har kommit fram till. Vi kan hänvisa till tidigare SOP-exempel och fokusera vår energi på nya utmaningar istället för att göra om grunderna.

Det blir också enklare för oss att följa reglerna. När det är dags för revision kan vi visa på tydliga rutiner som exakt beskriver hur vi hanterar känslig information och upprätthåller kvaliteten, vilket minskar riskerna och ger oss trygghet i att vi gör rätt.

📮 ClickUp Insight: 44 % av våra undersökningsdeltagare håller sig till 1–5 flikar när de surfar, men 8 % lever i ”kaosläge” med 31+ flikar.

Även om det inte alltid är avsiktligt, händer det även de bästa av oss: en Miro-tavla för brainstorming, ett Google Doc för SOP, en flik för projektledning och sedan ChatGPT för extra support. 👀

Men varje byte mellan appar eller fönster ökar växlingskostnaden, även kallad en dold mental kostnad som tär på din mentala kapacitet och gör att du känner dig splittrad.

ClickUp som en konvergerad AI-plattform: Hur ClickUp använder AI-dokument för att förenkla skapandet av SOP:er

Med ClickUp kan du centralisera alla dina verktyg: tänk på whiteboards, dokument, uppgifter, webbsökning, AI-modeller som ChatGPT, Gemini och Claude och mycket mer under ett konvergerat AI-arbetsutrymme. Det är dags att förbjuda kontextväxling och stänga de extra flikarna för gott!

Viktiga funktioner i ClickUp AI Docs för SOP:er

Här är de bästa AI-funktionerna du får. 👇

AI-assisterad utformning av SOP-mallar och innehåll

Tidigare tog det alldeles för lång tid att skapa SOP:er från grunden.

ClickUp Brain förändrade det för oss. Nu öppnar vi ett dokument, skriver ett "/" (snedstreck), beskriver vad vi behöver och får ett fungerande utkast.

Använd ClickUp Brain för att generera SOP:er i ClickUp Docs: Hur ClickUp använder AI-dokument för att förenkla skapandet av SOP:er — *Skapa strukturerade SOP:er med ClickUp Brain i Docs*

Så här fungerar det: vi behövde dokumentera vår nya redaktionella granskningsprocess. Vi bad ClickUp Brain att skapa den initiala strukturen, till exempel avsnitt för inlämningskrav, granskningskriterier, godkännandesteg och feedbackprotokoll.

Vi anpassade det till vårt teams arbetsflöde på cirka 20 minuter (något som annars skulle ha tagit mer än två timmar 😮‍💨).

📌 Exempel på uppmaning: Skapa en SOP för vår redaktionella granskningsprocess, inklusive riktlinjer för inlämning, granskningskriterier, godkännandesteg och feedbackprocedurer. Formatera den med rubriker, numrerade steg och utrymme för skärmdumpar.

Realtids samarbete i teamet med kommentarer och redigeringar

Vi arbetar tillsammans med SOP:er i realtid, vilket innebär att det inte uppstår några problem med versionshantering av dokument.

ClickUp Docs Collaboration: Hur ClickUp använder AI Docs för att förenkla skapandet av SOP:er — *Samarbeta kring SOP:er med simultana redigeringar och kommentartrådar i ClickUp Docs*

Vårt innehållsteam, våra designers och projektledare redigerar alla samma dokument samtidigt med ClickUps Collaboration Detection. Så när någon identifierar ett problem som behöver uppdateras i vår designöverlämningsprocess, åtgärdar de det medan andra fortsätter att förfina sina avsnitt.

ClickUp Brain hjälper oss också att förstå långa diskussioner. När vi diskuterar processförbättringar i kommentarerna resulterar det ofta i dussintals meddelanden fram och tillbaka. AI-dokumentationsverktyget läser igenom hela tråden och sammanfattar de viktigaste besluten och åtgärdspunkterna.

Lämna tilldelade kommentarer till dina teamkamrater i ClickUp Docs — *Lämna tilldelade kommentarer i ClickUp Docs för ytterligare uppgifter*

Dessutom, när någon föreslår "Vi borde lägga till en mall för felrapportering" i en tilldelad kommentar i ClickUp, omvandlar plattformen automatiskt detta till en uppgift med en tilldelad ansvarig.

Vi har nyligen reviderat vår SOP för kundonboarding med hjälp av synpunkter från flera teammedlemmar. Alla lämnade kommentarer med förbättringsförslag, och ClickUp Brain extraherade de punkter som vi alla var överens om.

Det skapade också separata ClickUp-uppgifter för saker som behövde extra arbete, som att skapa e-postmallar och konfigurera automatisering.

💡 Proffstips: Använd ClickUp Chat för att diskutera SOP-utkast direkt i dokumentet utan att behöva byta till e-post eller Slack. Tagga ämnesexperter för att granska specifika avsnitt, ställa klargörande frågor om processsteg och få omedelbar feedback.

ClickUp Chat: Centralisera tvärfunktionellt samarbete och kommunikation: Hur ClickUp använder AI Docs för att förenkla skapandet av SOP:er — *Samla allt arbetsrelaterat på ett ställe med ClickUp Chat*

Chatten har trådade konversationer som är kopplade till SOP:en, så att du aldrig tappar bort sammanhanget om varför vissa procedurer dokumenterades på ett visst sätt.

Versionskontroll för att spåra ändringar över tid

Vi experimenterar med våra processer, och ibland fungerar inte dessa experiment.

ClickUp Docs sparar automatiskt varje version, vilket gör att vi kan se vem som har gjort ändringar, jämföra versioner sida vid sida och återställa tidigare iterationer vid behov.

ClickUp Docs: Spåra dokumenthistorik och återställ ändringar vid behov: Hur ClickUp använder AI-dokument för att förenkla skapandet av SOP:er — *Spåra SOP-revideringar och återgå till tidigare versioner i ClickUp Docs*

Marknadsföringsteamet redigerade till exempel sin SOP för publicering av innehåll för att lägga till en extra granskningskontrollpunkt. Efter några veckor märkte de att publiceringstiden hade förlängts avsevärt. De öppnade versionshistoriken, jämförde den aktuella processen med den tidigare och identifierade var flaskhalsen uppstod.

Därefter var det enkelt att återställa den strömlinjeformade versionen som passade bättre för vårt teams arbetstempo.

Versionshistoriken stöder också utbildningsinsatser.

Nya teammedlemmar granskar utvecklingen av SOP:en för projektstart för att förstå hur processen har förfinats över tid. De ser vilka steg som har lagts till för att lösa specifika problem och vilka som har eliminerats eftersom de inte tillförde något mervärde.

🔍 Visste du att? Våra hjärnor minns saker bättre när vi aktivt producerar dem (skriver, talar) än när vi bara läser. När du utformar eller redigerar SOP:er kan du be ditt team att "säga stegen högt" eller "gå igenom processen" för att hjälpa dem att fastna i minnet.

Integration med uppgifter, checklistor och arbetsflöden

Vi skapar våra SOP:er för att driva det faktiska arbetet, inte för att de ska ligga i en mapp någonstans.

Till exempel hänvisar kundtjänstteamet till SOP:en för eskalering av kundärenden och följer inbäddade checklistor när de löser problem. Varje punkt på checklistan kan generera deluppgifter med tilldelningar och deadlines.

ClickUp Docs: länka specifika ClickUp-uppgifter till dina dokument för att säkerställa sammanhanget: Hur ClickUp använder AI-dokument för att förenkla skapandet av SOP:er — *Välj en åtgärd i din SOP och länka den till specifika uppgifter i ClickUp Docs*

ClickUp Brain effektiviserar denna koppling. När teamet skriver en detaljerad SOP för kvartalsvisa affärsgenomgångar markerar de specifika avsnitt och uppmanar AI att skapa uppgifter baserat på det innehållet. AI-projektledaren genererar en uppgiftslista med föreslagna ansvariga baserat på arbetsplatsmönster.

SOP, checklista och arbetsflöde förblir kopplade, så uppdateringar av en del påverkar uppdateringar av de andra.

👀 Visste du att: Under en treårsperiod uppnådde organisationer som använde ClickUp en uppskattad avkastning på investeringen (ROI) på 384 %, enligt Forrester Research. Dessa organisationer genererade cirka 3,9 miljoner US-dollar i ökade intäkter genom projekt som möjliggjorts eller förbättrats av ClickUp.

Möjlighet att automatiskt generera SOP:er från befintliga processer

Vi har slutfört hundratals projekt, och många av våra effektiva processer har utvecklats organiskt genom kommentarer och diskussioner om uppgifter.

ClickUp Brain analyserar befintligt arbete och skapar SOP:er baserat på de mönster vi redan följer. Vi kan be det granska våra färdiga webbplatslanseringar och generera en SOP-mall baserat på vad som konsekvent ger resultat.

ClickUp Brain: Be AI att ge dig kontextuella svar från din arbetsyta — *Skapa SOP:er från historiska projektdata med hjälp av ClickUp Brain*

Vi använde ClickUp Brains förståelse för våra varumärkesriktlinjer förra året. Vårt designteam svarade ofta på återkommande frågor om användningen av varumärkesresurser. Vi bad ClickUp Brain att analysera sex månaders relaterade kommentarer och uppgifter och sedan skapa en SOP. Det resulterade i ett omfattande dokument som återspeglade våra faktiska rutiner. Vi finjusterade det kort och publicerade det för teamet.

Vi använder också AI-integrationen för att anpassa processdokumentationen till verkligheten.

När vi märkte att våra rutiner för kundintroduktion hade utvecklats bortom vad våra SOP beskrev, bad vi ClickUp Brain att analysera våra senaste introduktionsprojekt och föreslå uppdateringar.

AI-verktyget identifierade tre steg som vi hade införlivat i vårt arbetsflöde och två steg som vi hade fasat ut, vilka vi redigerade för att hålla kunskapen uppdaterad.

💡 Tips: Anordna ClickUp SyncUps när du utbildar nya teammedlemmar i SOP:er eller går igenom processuppdateringar med ditt team.

ClickUp SyncUps: Hoppa på snabba ljud- och videosamtal när det behövs — *Ring teammedlemmar från din arbetsplats med ClickUp SyncUps*

Använd sedan ClickUp Brain för att automatiskt transkribera mötet, extrahera viktiga procedurmässiga punkter som diskuterats och omvandla frågor eller specialfall till tillägg för din SOP-dokumentation. På så sätt fångas även den muntliga kunskapen upp i dina officiella procedurer.

📖 Läs också: De bästa SOP-programvaruverktygen för att standardisera processer

Hur använder team AI Docs för att skapa SOP:er?

I det här avsnittet avslöjar vi allt. Det här är verkligen hur vi använder AI för dokumentation internt. 📝

Skapa nya SOP:er snabbt

Vi har sparat en massa dokumentmallar för olika typer av SOP:er. När vi behöver dokumentera en ny process tar vi fram rätt mall och ber ClickUp Brain att anpassa den.

ClickUp Docs: Skapa SOP:er på några sekunder med hjälp av strukturer: Hur ClickUp använder AI Docs för att förenkla skapandet av SOP:er — *Skapa omfattande SOP:er genom att skapa anpassade mallar i ClickUp Docs*

Senast vi lanserade en större funktion tog vi fram vår mall för funktionslansering och lät AI:n anpassa avsnitten efter våra behov. Det gjorde att vår struktur förblev konsekvent, men fyllde i detaljerna för just den lanseringen.

Vi inkluderar skärmdumpar, tabeller, videor och andra visuella hjälpmedel som gör processen tydligare.

Vår SOP för designgranskning innehåller faktiska skärmdumpar av vårt feedbackverktyg och en tabell som visar hur lång tid varje granskningssteg bör ta. ClickUp Brain hjälper oss att ta reda på var dessa bilder ska placeras så att människor faktiskt kan följa med.

🔍 Visste du att? I minnestekniken betyder ”interferens” att nya minnen kan försämra återkallandet av äldre minnen (retroaktivt) eller att tidigare information kan blockera nya minnen (proaktivt). I dokument: undvik att begrava uppdateringar eller ändringar i tät text. Gör dem tydliga så att de inte ”smälter in” i minnets röra.

Uppdatera befintliga SOP:er

ClickUp Docs: Använd ClickUp Brain för att redigera ditt innehåll precis som du vill. — *Uppdatera och förfina SOP:er med ClickUp Brains AI-funktioner i Docs*

Processer förändras och våra SOP:er måste hänga med. När något behöver uppdateras markerar vi det avsnittet och ber ClickUp Brain att skriva om det.

Ibland inser vi att vi har varit för tekniska, så vi förenklar språket. Andra gånger har en process förändrats och vi behöver skriva om ett helt avsnitt för att det ska stämma överens med vad vi faktiskt gör nu.

📌 Exempel på uppmaning: Skriv om detta steg i ett enkelt, praktiskt språk som alla i teamet kan förstå.

💡 Proffstips: Spela in ClickUp-klipp när teammedlemmar utför komplexa procedurer som är svåra att beskriva enbart i text. Skärminspelningar med röstkommentarer visar exakt hur man navigerar i programvaran, felsöker vanliga problem eller slutför processer i flera steg.

Bädda sedan in dessa videoklipp direkt i dina SOP-dokument så att procedurerna innehåller både skriftliga steg och visuella demonstrationer.

ClickUp Clips: Spela in SOP:er med skärminspelningar och dela dem inom uppgifter: Hur ClickUp använder AI Docs för att förenkla skapandet av SOP:er — *Spela in ClickUp-klipp för att hålla teamen på samma sida*

Genom att få input från alla som faktiskt utför arbetet blir våra SOP:er mycket bättre.

ClickUp Docs: Anpassa behörigheter för dina dokument för att garantera säkerheten — *Anpassa behörigheter för redigering och visning i ClickUp Docs*

ClickUp Docs gör det möjligt för oss att ställa in detaljerade behörigheter för vem som kan se, kommentera eller redigera varje dokument eller sida. Vi kan dela dokument med hela vårt arbetsområde (exklusive gäster), inklusive specifika personer eller team, eller till och med bjuda in externa användare via e-post.

Samtidigt följer behörigheterna i ClickUp en hierarki: behörigheter på dokumentnivå åsidosätter bredare arbetsplatsinställningar, och objektspecifika behörigheter (till exempel på en viss sida) har företräde framför allmänna behörigheter.

Centraliserad dokumentation

Vi lever i ClickUp Docs Hub eftersom det är där alla SOP:er, projektanteckningar och brainstorming hamnar. Det ger oss en plats där vi kan se allt vi har skapat eller samarbetat kring, utan att behöva leta igenom Spaces eller uppgifter.

Vi kan filtrera efter vad som har delats med oss, vad vi har skrivit eller till och med dokument som har taggats för ett specifikt projekt.

Få tillgång till alla dina dokument i ett centraliserat ClickUp Docs Hub: Hur ClickUp använder AI-dokument för att förenkla skapandet av SOP:er — *Centralisera procedurdokumentationen i ClickUp Docs Hub*

Det vi gillar mest är hur enkelt det är att koppla ihop punkterna. Utkast till företagspolicyer och procedurer förvandlas till polerade referenser direkt i Hubben, alla taggade, länkade och redo att användas. Vi kan gruppera relaterade dokument, fästa våra favoriter och söka igenom allt på några sekunder.

Det har blivit vårt kollektiva minne, som håller all vår kunskap tillgänglig och uppdaterad, oavsett hur snabbt saker och ting förändras.

Steg för steg: Skapa en SOP med ClickUp AI Docs

Och så här skriver vi procedurer med ClickUp Brain i Docs. 🧑‍💻

Steg 1: Öppna ett nytt dokument

Vi navigerar till Docs Hub eller det specifika utrymmet, mappen eller listan där vi vill att SOP:en ska finnas.

Vi klickar på knappen + Doc och ger vår SOP en tydlig, beskrivande titel. Något i stil med SOP för klientonboarding eller Arbetsflöde för innehållsgodkännande fungerar bra. Tydliga titlar gör att människor kan hitta vad de behöver utan att behöva gissa.

Ställ in behörigheter för åtkomst till specifika arbetsytor eller mappar: Hur ClickUp använder AI Docs för att förenkla skapandet av SOP:er — *Skapa ett nytt dokument i ditt ClickUp-arbetsområde och ställ in behörigheter för åtkomst*

Därefter ställer vi in behörigheter. Vi väljer om dokumentet ska vara offentligt så att hela vårt team kan se det, eller privat medan vi fortfarande arbetar med utkastet.

För känsliga processer som finansiella rutiner eller HR-policyer har vi strikta behörigheter. Vi kan alltid justera dessa senare när SOP utvecklas.

👀 ClickUp-tips: Vi markerar ofta dokumentet som en Wiki när det ska fungera som en källa till information för vårt teams processer. Detta gör det mycket enklare att hitta och referera till senare.

Vår wiki för verksamhetsstrategi har alla våra företagsomfattande SOP:er organiserade på detta sätt, och nya teammedlemmar säger att det är en livräddare under introduktionen.

Markera ClickUp Docs som en wiki för bättre tillgänglighet: Hur ClickUp använder AI Docs för att förenkla skapandet av SOP:er — *Markera ClickUp Docs som en wiki för snabb referens*

Steg 2: Välj en mall eller be AI:n att utarbeta en SOP

Det finns två vägar här, och båda fungerar utmärkt beroende på vad du behöver:

Använd en process- eller SOP-mall från ClickUp för att omedelbart få en strukturerad översikt.
Be ClickUp Brain att skapa något anpassat

Klicka på knappen Ask AI eller skriv /write i dokumentet och ange sedan en uppmaning som Utarbeta en SOP för introduktion av nya medarbetare eller Skapa en procedur för kvartalsvisa prestationsutvärderingar.

Be ClickUp Brain att generera SOP-mallar: Hur ClickUp använder AI-dokument för att förenkla skapandet av SOP:er — *Skapa anpassade SOP-utkast med hjälp av ClickUp Brain-prompter och mallar*

ClickUp Brain genererar ett utkast baserat på vad du begär.

När du har det första utkastet klart, granska det och finslipa det. Be AI:n att utöka avsnitt som känns tunna, förenkla språk som är för komplicerat eller lägga till punktlistor där saker behöver förtydligas.

När vi till exempel utarbetade vår SOP för leverantörsintroduktion gav AI oss en bra struktur. Vi bad dock om att utöka avsnittet om efterlevnadskontroll och förenkla språket i kontraktsgodkännandet så att vårt inköpsteam kunde följa det.

👀 Vänligt tips: Vi upprepar tills det känns rätt. Vårt team provar uppföljningsfrågor för att justera tonen, lägga till specifika exempel eller inkludera anteckningar som vår bransch kräver. ClickUp Brain anpassar sig efter våra behov, så vi behöver inte acceptera det första utkastet som slutgiltigt.

Steg 3: Anpassa innehållet med teamspecifika detaljer

Nu gör vi det till vårt eget. Vi går igenom varje avsnitt och ersätter platshållare med våra faktiska procedurer, verktyg och kontakter.

Generella steg blir detaljerade instruktioner som vårt team kan följa utan förvirring. Vi lägger till skärmdumpar som visar exakt vad användarna ska se och länkar till de resurser de behöver: stilguider, godkännandeformulär och mallbibliotek.

Använd de avancerade formateringsfunktionerna i ClickUp Docs för SOP:er. — *Använd ClickUp Docs omfattande formateringsfunktioner för att hålla SOP:er engagerande*

Sedan lägger vi till:

Rich text-formatering för att göra SOP:en lätt att följa
Rubriker för att dela upp långa avsnitt
Tabeller för att organisera informationen på ett tydligare sätt
Bilder som visar vad användarna ska se
Lägg till ClickUp Whiteboards för att visualisera processflöden direkt i SOP.

Vår SOP för designöverlämning innehåller till exempel skärmdumpar av vårt granskningsverktyg, en tabell som visar handläggningstider för varje granskningssteg och länkar till våra varumärkesriktlinjer.

💡 Proffstips: Du kan använda ClickUp Whiteboards för att skissa diagram över arbetsflöden och beslutsträd innan du skriver din SOP-dokumentation. Team kan gemensamt kartlägga varje steg, identifiera överlämningspunkter och upptäcka flaskhalsar eller saknade procedurer i ett visuellt format.

Clickup Whiteboards: Planera ditt arbetsflöde innan du skapar en SOP för det: Hur ClickUp använder AI Docs för att förenkla skapandet av SOP:er — *Skapa grova skisser av ditt arbetsflöde innan du omvandlar det till en strukturerad SOP med hjälp av ClickUp Whiteboards*

När processen är klar på whiteboardtavlan kan du konvertera den direkt till strukturerade SOP-uppgifter eller länka den till ditt ClickUp Doc. På så sätt kan läsarna se både det övergripande arbetsflödesdiagrammet och de detaljerade steg-för-steg-instruktionerna.

Steg 4: Lägg till checklistor, arbetsflöden och uppgiftslänkar för genomförande

Vårt fokus riktas sedan mot att göra SOP:en genomförbar.

Säkerställ genomförbarhet genom att lägga till checklistor i ClickUp Docs. — *Lägg till checklistor i ClickUp Docs för att kunna genomföra arbetsflöden*

Vi infogar checklistor som delar upp proceduren i steg, så att medarbetarna kan bocka av dem efterhand som de arbetar.

För viktiga steg skapar eller länkar vi uppgifter direkt från dokumentet. Markera ett steg, använd alternativet + Uppgift och koppla det till det faktiska arbetet i arbetsytan.

Lägg till relationer och referenser mellan uppgifter och dokument: Hur ClickUp använder AI Docs för att förenkla skapandet av SOP:er — *Lägg till dokumentrelationer för att koppla din SOP till genomförbara uppgifter*

Dessutom använder vi Doc Relationships för att koppla våra SOP:er till relaterade uppgifter, projekt eller återkommande arbetsflöden. Till exempel länkar dokumentet för kundonboarding till mallen för onboarding-uppgifter, så att den som inleder en ny kundrelation har rätt kontext till hands.

👀 ClickUp-hack: Vår dokumentation om eskalering av kundärenden innehåller ett flödesschema som visar när problem ska eskaleras och till vem. Vi vet nämligen hur användbart det kan vara att snabbt kunna kolla inbäddade processdiagram eller flödesscheman för visuell vägledning. Folk följer den visuella vägen och refererar till de detaljerade stegen efter behov.

Vi klickar på knappen Dela och bjuder in intressenter, chefer eller compliance-ansvariga att granska dokumentet.

Dela dokument med intressenter för visning: Hur ClickUp använder AI Docs för att förenkla skapandet av SOP:er — *Dela och exportera SOP:er med intressenter i ClickUp Docs*

När det gäller HR-policyer säkerställer vi att de granskas juridiskt. Och operativa procedurer kräver input från teamledare som hanterar dessa processer dagligen.

På så sätt upptäcks problem innan de blir allas problem. Dessutom exporterar vi vissa dokument som PDF-, HTML- eller Markdown-filer för offline-delning eller efterlevnadsdokumentation.

Steg 6: Upprätthåll versionskontroll och uppdatera SOP:er regelbundet

Våra SOP:er är levande dokument som växer med processerna.

Underhåll din dokumentation med ClickUp Recurring Tasks — *Håll dokumentationen uppdaterad med ClickUp Recurring Tasks*

Vi har ställt in ClickUp Recurring Tasks så att de granskas och uppdateras med jämna mellanrum.

De mest kritiska procedurerna granskas kvartalsvis, medan stabila processer som inte förändras mycket granskas en gång om året. Detta håller vår dokumentation aktuell utan att överbelasta oss med ständigt underhållsarbete.

En användare delar med sig på G2:

Jag älskar att jag kan göra nästan allt på ett och samma ställe – uppgifter, dokument, dashboards, till och med brainstorming. Det håller mitt arbete organiserat utan att jag behöver fem olika appar. Integrationerna och automatiseringarna sparar massor av tid, och översikten över alla projekt är ett stort plus. Det känns som en riktig knutpunkt för samarbete och planering.

Jag älskar att jag kan göra nästan allt på ett och samma ställe – uppgifter, dokument, dashboards, till och med brainstorming. Det håller mitt arbete organiserat utan att jag behöver fem olika appar. Integrationerna och automatiseringarna sparar massor av tid, och översikten över alla projekt är ett stort plus. Det känns som en riktig knutpunkt för samarbete och planering.

🎙️ Kundcase: G-Loot använder ClickUp för att koppla samman det dagliga arbetet med företagets OKR-mål. E-sportplattformen införde ClickUp i alla team för att ersätta spridda verktyg, hantera sprints, centralisera dokument och följa upp framstegen mot strategiska mål på ett och samma ställe.

Med ClickUp kopplas nu varje uppgift till ett mål, samarbetet går snabbare mellan produkt-, CRM- och kreativa team, och ledningen har äntligen full insyn i genomförandet.

📖 Läs också: De bästa verktygen för processkartläggning för att förbättra arbetsflödet

Bästa praxis för användning av AI Docs vid skapandet av SOP

När vi skapar SOP:er på ClickUp förlitar vi oss på några beprövade metoder som hjälper våra team att arbeta snabbare och hålla dokumentationen korrekt och tillgänglig:

Använd ClickUp Brains rollbaserade verktyg för att skapa SOP-utkast, checklistor och formaterat innehåll på några minuter.
Ställ in ClickUp Automations för att ta hand om repetitiva uppgifter, såsom att tilldela granskningsuppgifter och utlösa uppföljningsåtgärder, särskilt när en kritisk procedur åsidosätts.
Anslut dina ClickUp-integrationer för att enkelt dela SOP:er mellan Google Drive och andra verktyg. På så sätt hålls diskussioner och filer synkroniserade utan att du behöver byta verktyg.
Samla in feedback med ClickUp Forms och konvertera svaren automatiskt till genomförbara uppgifter.

🚀 Fördelar med ClickUp: Möten är bra tills man inser att ingen vet vad som beslutades eller vem som gör vad. ClickUp AI Notetaker spelar automatiskt in, transkriberar och sammanfattar teamets diskussioner och omvandlar muntliga beslut till strukturerade mötesanteckningar.

ClickUp AI Notetaker: Få transkriptioner av dina möten: Hur ClickUp använder AI-dokument för att förenkla skapandet av SOP:er — *Aktivera ClickUp AI Notetaker för att säkerställa att alla diskuterade åtgärder kan spåras* *

Åtgärder omvandlas omedelbart till uppgifter och kopplas till relevanta dokument, så att dina nya procedurer och uppdateringar aldrig går förlorade.

Verkliga exempel på användning av AI Docs

Så här förbättrar olika team på ClickUp sina interna processer:

Försäljning: Skapar och förfinar dokument för leadkvalificering, demoplanering och överlämning av affärer. AI:n refererar till tidigare playbooks för att föreslå SOP-struktur och formuleringar.
Teknik: Utkast till dokument för releasehantering och incidenthantering. ClickUp Brain granskar tidigare sprintretrospektiv för att föreslå förbättrade arbetsflöden.
Kundframgång: Samarbetar i AI Docs för att uppdatera SOP:er för onboarding och förnyelsehandböcker. Det hämtar information från kundfeedback och prestationsmått, vilket gör det enklare att anpassa mallar för olika kundsegment.
Ekonomi: Standardisera processer för godkännande av utgifter, fakturahantering och budgetuppföljning. När ett utkast är klart tilldelar Automations granskare och spårar godkännanden, vilket gör att godkännandeprocessen håller tidsplanen.

Arbeta med SOP-hjältarna på ClickUp

Vi har lärt oss att när processdokumentationen flyter, så gör allt annat det också. ClickUp AI Docs förvandlade tråkiga SOP:er till levande, andas guider som våra team älskar att använda.

Nu kan vi skapa nya procedurer på några minuter, justera gamla utan att behöva oroa oss för versionsroulett och se ClickUp Brain fylla i luckorna snabbare än vi hinner dricka upp vårt kaffe.

Varje SOP vi skapar bygger på den föregående, vilket håller vår kunskap uppdaterad, våra processer tydliga och våra team samordnade.

Så, vad väntar du på? Registrera dig för ClickUp idag! ✅

Vanliga frågor (FAQ)

AI Docs i ClickUp är intelligenta dokument som drivs av ClickUp Brain. Med hjälp av AI hjälper de team att skapa, redigera och organisera innehåll snabbare för att utarbeta, sammanfatta och formatera information direkt i dokumentationen.

AI-driven SOP-skapande med ClickUp Brain inkluderar automatisk utformning av dispositioner, steg-för-steg-instruktioner och checklistor. Team kan använda rollbaserade uppmaningar för att säkerställa att varje SOP följer ett enhetligt format och innehåller alla viktiga detaljer.

Ja. SOP:er som skapas i AI Docs kan länkas till ClickUp Tasks, så att teamen kan säkerställa korrekta uppgiftsfördelningar, ange förfallodatum eller spåra slutförandet direkt från dokumentet.

ClickUp sparar automatiskt versionshistoriken för varje dokument. Team kan spåra redigeringar, visa tidigare versioner och återställa tidigare utkast, vilket säkerställer att alla uppdateringar är synliga och granskas ordentligt.

Ja. Team kan anpassa AI Docs med avdelningsspecifika mallar, uppmaningar och formatering. Denna flexibilitet gör det möjligt för marknadsförings-, försäljnings-, teknik- och andra team att skapa SOP:er som matchar deras unika arbetsflöden.