Vad i hela världen är projektledning med whiteboard?

Det är måndag morgon och du är mitt uppe i en brainstorming-session för att lösa det problem som har plågat ditt projekt i veckor. Plötsligt får du en idé. 💡🙌🏼

I stundens hetta slår du på mikrofonen och börjar förklara lösningen – med många handgester – tills din teamledare säger: ”Öh, det är en idé. ” 💀

Istället för att låta dina tankar ta överhanden, tänk om du snabbt kunde skissa din vision?

Ännu bättre, tänk om du kunde presentera och samarbeta med teamet kring din mock-up utan att missa ett enda steg? Det är verkligheten när du introducerar digital whiteboard-programvara i din projektledningsprocess. 🏆

När människor hör termen ”whiteboard-projektledning” tänker de troligen på en variant av just detta scenario. Och även om det är helt rimligt (och mycket vanligt), är detta exempel bara en liten del av de oändliga fördelarna med denna metod!

Det är ingen hemlighet att whiteboard-projektledning är nästa stora grej och att det inte kommer att avta inom den närmaste framtiden.

Men om du tror att du har koll på den här projektmetoden bara för att du äntligen har hängt upp den där minivita tavlan i köket – tänk om, min vän.

Låt oss guida dig genom allt du behöver veta om projektledning med whiteboard, inklusive vad det är, hur det kan anpassas till ditt arbetsflöde och vilka mallar du behöver för att få ut mesta möjliga av dess fördelar.

Vad är projektledning med whiteboard?

Digitala whiteboards erbjuder ett samarbetsinriktat, kreativt och effektivt tillvägagångssätt för projektledning som du troligen har saknat! Dessutom behöver du inte ens vara projektledare för att dra nytta av programvara för digitala whiteboards. De är så mångsidiga!

Att visuellt representera och hantera nästan alla typer av projekt är en av de största fördelarna med projektledning med whiteboard, eftersom det hjälper dig att upptäcka samband som du kanske inte har sett tidigare. Det är också mer engagerande och tillgängligt för personer som har olika sätt att arbeta på.

Den samarbetsinriktade karaktären hos whiteboard-programvara är också en stor fördel för agila team som utför större delen av sitt arbete asynkront, eftersom den automatiskt hålls uppdaterad med den senaste informationen. I det här fallet kan du tänka på din whiteboard som ditt eget levande dokument!

Oavsett om ditt team arbetar i sprintar eller förbereder sig för att planera nästa företagskonferens, finns whiteboard-projektledning där för att stödja dig. Inför ditt nästa initiativ, ha en whiteboard redo när du:

Från viktiga uppgifter till milstolpar och till och med din egen färdplan – allt kan finnas på din whiteboard från början till slut, vilket gör att den känns verkligen oändlig! Vi visar dig hur. 🤗

Planera och hantera ditt projekt på en digital whiteboard

Virtuella whiteboards ger teamen möjlighet att vara kreativa i sina dagliga processer, men oavsett om du hanterar projekt inom byggbranschen, teknik, fastigheter eller egentligen vilken bransch som helst, kommer ditt projekts livscykel i allmänhet att följa samma fem steg:

Din tavla kommer att vara en konstant i projektets livscykel, så det är viktigt att investera tid i ett verktyg som är rikt på funktioner och funktionalitet. Klisterlappar, text, kopplingar och massor av inbäddningsmöjligheter är alla avgörande för att slutföra varje steg i projektprocessen, men tillgång till anpassningsbara mallar för ditt specifika användningsfall kommer att vara den verkliga avgörande faktorn för din whiteboard-upplevelse.

Whiteboard-mallar är hemligheten till att spara tid på allt från konceptkartläggning till att följa upp dina nästa steg. De tillämpar förformaterade diagram, organiserade strukturer och tabeller direkt på din tavla och är viktiga resurser för att minska risken för fel i de tidiga stadierna av ditt projekt.

ClickUps omfattande mallbibliotek är utformat med projektledare i åtanke och kan anpassas för team i olika branscher. Det erbjuder massor av mallar för flödesscheman, kartläggning, brainwriting, stand-ups och planering för att effektivisera dina arbetsflöden och påskynda din genomloppstid med hjälp av whiteboards.

Med rätt mall till hands kan du gå vidare till nästa fas i ditt projekt i ClickUp utan att behöva klicka bort eller lämna den whiteboard du har skapat.

Men låt oss visa dig hur det egentligen ser ut.

Fas 1: Ta itu med din strategi med hjälp av whiteboards för projektledning

Innan projektet existerar finns det ett problem att lösa och en grupp människor som kan dra nytta av det (din målgrupp). 💜

I brainstormingfasen är din projektledningswhiteboard en visionstavla för det som komma skall, fylld med viktig research, ditt värdeerbjudande, omedelbara mål, förväntningar och mycket mer. I princip allt du behöver för att skapa en projektstrategi!

Du kan alltid börja med en tom duk och lägga till ditt arbete efterhand, men då missar du troligen några av de viktigaste funktionerna som gör whiteboards så effektiva. Dessutom kan det vara skrämmande att börja med en tom skärm. Vi föreslår istället att du börjar med en anpassningsbar mall (eller två!) för att komma igång med din brainstorming lite tidigare.

Färdiga mallar som ClickUps Mood Board Whiteboard Template fungerar som en språngbräda för din kreativa process. Dess färgkodade former och visuella karaktär är perfekta för att få team att börja tänka på viktiga åtgärder som:

Men den här mallen är bara första steget! Ju mer kontext du kan lägga till din whiteboard i det här skedet, desto mer värdefull blir den framöver. Härifrån kan du bädda in media, bilder och till och med tredjepartswebbplatser i din whiteboard för att kickstarta din design thinking-session.

När inspirationen slår till är din whiteboard redo med klicka-och-dra-ritverktyg, former och klisterlappar för att fånga upp mockups, wireframes och mycket mer. När du går vidare till fas två i ditt projekt kan du fortsätta bygga vidare på det arbete du redan har gjort för att planera dina nästa steg – bokstavligen. 🗺

Fas 2: Projektplanering som ett proffs

Med all information som redan finns samlad på din tavla är det dags att börja gräva i planeringsfasen. 🤓

Denna fas i processen fokuserar främst på hur du ska balansera din budget och tid framöver, och i huvudsak var du skapar en plan för projektet. Allt som dina digitala whiteboards är skapade för att göra!

Genom att titta på de bästa idéerna från dina brainstorming-sessioner kan du dra, kopiera eller rita kopplingar mellan objekt på din tavla för att skapa en realistisk tidsplan för ditt projekt. Det är också nu som de initiala uppgiftsberoendena blir tydliga och tvärfunktionella teammedlemmar börjar ansluta sig till din tavla. Men med Whiteboards många samarbetsfunktioner har det aldrig varit enklare att samordna teamet. 😎

Med live-markörer kan du se vem som är på din tavla, vad de gör och arbeta tillsammans med dem utan att överlappa varandra – en stor fördel när du ständigt arbetar med ny feedback, nämner andra för granskning och strukturerar dina bästa idéer.

Det är också här du kan använda Doc-kort. Bädda in och interagera med dina ClickUp Docs direkt från din whiteboard med antingen menyn fäst på skärmen eller ett praktiskt kortkommando för att komma åt ditt arbete ännu snabbare. 🔥

När du utgår från din moodboard kan du göra formativa framsteg från samma tavla med tekniker som mind mapping för att utarbeta en grov plan. För oss är det naturliga nästa steget att använda ClickUps mall för användarberättelser.

Planeringsfasen är krävande, och den här mallen tar hänsyn till det. Denna whiteboard-mall delar upp användarens resa med din produkt i mindre delar. Dessa mindre delar kan hjälpa dig att fatta viktiga beslut om din roadmap och underlätta processen med projektets krav, omfattning och arbetsflöde framöver.

Att ha en presentationsklar whiteboardmall med omfattande formateringsalternativ, inbäddade undersökningar och dokument samt tydliga kopplingar är en game changer inom projektplanering. Dessa funktioner är skillnaden mellan att ha en plan klar för omedelbar godkännande av intressenterna eller att behöva extra tid för att förbereda något presentabelt.

Kolla in dessa storyboard-mallar!

Fas 3: Komma igång på rätt sätt

I startfasen är det ClickUp Whiteboards som tar hem segern för denna projektledningsmetodik. Men tro inte bara på vårt ord. Se själv!

I det här skedet har du gjort din research, identifierat din målgrupp, skapat en färdplan och bestämt vilka kompetenser som behövs för att förverkliga projektet – nu är du redo att sätta igång!

När du tittar på roadmappen och användarflödena som kartlagts på din tavla kan du se platshållarobjekten som representerar projektets uppgifter och viktiga milstolpar. Och eftersom du använder ClickUp Whiteboards kan du också konvertera dessa former och klisterlappar från din whiteboard till praktiska ClickUp-uppgifter som är kopplade till ditt arbetsflöde. 🏆

Även när du fördelar arbetet mellan olika team kommer allt att kopplas tillbaka till din whiteboard. I det här fallet blir din tavla den centrala mötesplatsen i ditt arbetsutrymme där medlemmarna kan samlas när som helst, särskilt under veckovisa genomgångsmöten.

Eftersom alla texter, anteckningar och former kan konverteras direkt till en åtgärd på din tidslinje kan medlemmarna följa upp nästa steg direkt efter ett möte eller en ny idé.

Möjligheten att tilldela och uppdatera dina uppgifter från vilket steg som helst i projektets livscykel är det som gör ClickUp Whiteboards till ett så kraftfullt verktyg och denna metod så effektiv för teamet.

Fas 4: Följ upp framstegen löpande

Vid det här laget har du hört oss berömma whiteboards för att de ger teamen en referenskälla för sanning – ett levande (och mycket visuellt) dokument som är kopplat till ditt arbetsflöde, inbäddat i dina ClickUp Docs och automatiskt uppdateras med den senaste informationen allteftersom din tidslinje fortskrider.

Eftersom din whiteboard aldrig tar slut på utrymme och aldrig behöver raderas är det enklare än någonsin att följa övervaknings- och kontrollfasen i ditt projekt. Projektledare kan enkelt använda whiteboarden för att hitta slutförda uppgifter och milstolpar, eller till och med initial forskning och KPI:er för att snabbt avgöra projektets framgång eller ta itu med eventuella problem.

Dina resultat är dock inte begränsade till bara din whiteboard. Tack vare /whiteboards Slash Command kan du visa och redigera en fullt fungerande whiteboard från valfri ClickUp Doc! Så du kan göra redigeringar, uppdateringar och samarbeta med teamet på din whiteboard – från en Doc. 🤯

Men saken är den att inte alla whiteboard-programvaror låter dig göra det – bara ClickUp. 🔥

Tänk på det. Allt ditt arbete finns i din arbetsyta. Och eftersom du kan bädda in och interagera med alla ClickUp-uppgifter eller dokument på din whiteboard kan du se framstegen i realtid utan att behöva lyfta ett finger.

Dessutom finns virtuella ritverktyg för att skapa diagram och mock-ups i programvara över hela webben, men när dessa skisser är färdiga förlorar de i princip sitt värde. Det är bara när du kan agera, spåra och hantera arbetet på din whiteboard som den blir en levande del av din process.

För att återskapa fördelarna med ClickUp Whiteboards i en annan programvara krävs ständig uppmärksamhet, manuell uppdatering och fram- och återgående meddelanden för att underhålla den. Och ärligt talat är det inte det mest produktiva sättet att använda en projektledares tid på. Istället kan du investera en bråkdel av den tiden i ClickUp och på lång sikt få något ännu mer betydelsefullt och väsentligt för ditt projekt.

Det handlar inte bara om skapelserna på din whiteboard – det handlar om vad ditt whiteboard-projektledningsverktyg kan göra med dem!

Fas 5: Retros för att vinna

Det är frestande att lämna projekt bakom sig när de är avslutade, men missa inte en väl genomförd retrospektiv.

Som man brukar säga, med facit i hand är det lätt att vara efterklok, och retrospektiva möten finns till för att hjälpa produktteam att kontinuerligt förbättras genom att granska höjdpunkter och fallgropar från tidigare projekt. På din Sprint Retrospective Brainstorm-whiteboard i ClickUp kan du enkelt samla in feedback om tidigare metoder som kan tillämpas i framtida iterationer.

Retrospektiva verktyg som detta gör dina retrospektiva möten mer effektiva genom att du kan lägga till data, media, dokument och arbetsverktyg från tredje part på din whiteboard. Dessutom gör de alla ansvariga för att göra positiva justeringar i kommande projekt genom att omvandla dina synpunkter till åtgärdspunkter.

Gör projektledning till en magisk upplevelse med ClickUp Whiteboards

Den verkliga kraften i projektledning med whiteboard kommer till sin rätt när du kan koppla dina tankar till ditt arbetsflöde på ett smidigt sätt – en funktion som ClickUp Whiteboards har perfektionerat!

Samarbete och kreativitet får en helt ny innebörd med whiteboardens inbäddningsmöjligheter, smidiga kopplingar, redigering i realtid och, naturligtvis, möjligheten att förvandla allt på din tavla till en genomförbar uppgift. Med en växande lista över funktioner och ännu större planer för framtiden är whiteboard i ClickUp den självklara utgångspunkten för allt som har med projektledning att göra.

Importera ditt arbete från praktiskt taget var som helst på bara 60 sekunder och eliminera onödiga flikar och verktyg från din process. Dessutom integreras ClickUp med över 1 000 verktyg för att göra din upplevelse så smidig som möjligt.

Prova själv och du kommer aldrig ångra dig. 💜