Det är frustrerande att inse att du kunde ha fått ett bättre erbjudande efter att ha bundit dig till en leverantör, eller hur? Oavsett om det gäller evenemangsplanering eller projektledning gör spridda e-postmeddelanden och chattar det kaotiskt att jämföra leverantörsofferter.
Det är därför en offertförfrågan (RFQ) förenklar saker och ting. RFQ:er är formella dokument som skickas till leverantörer för att få prisinformation om varor eller tjänster. De förbättrar kommunikationen, hanterar budgetar och ger maximalt värde.
Om du vill ha något bättre och smidigare kan du använda en färdig RFQ-mall. Den har fördefinierade viktiga datafält, vilket sparar tid och ökar produktiviteten.
För att bespara dig besväret med att söka har vi sammanställt de fem bästa RFQ-mallarna i Excel. Dessutom presenterar vi fler mallar från ClickUp, en veteran inom projektledning.
Vad kännetecknar en bra RFQ-mall i Excel?
Innan du väljer den bästa RFQ-mallen i Excel är det viktigt att veta vad du ska leta efter. Oavsett dina affärsbehov är det följande som gör en mall effektiv:
- Standardiserar datainmatning: Välj lösningar med datafält som hjälper till att standardisera svarstyper. Välj datavalideringselement som rullgardinsmenyer och kryssrutor för att minska fel och förenkla datainsamlingen.
- Förenklar beräkningar: Välj verktyg med fördefinierade formler för automatiserade kostnadsberäkningar eller markera de bästa erbjudandena. Använd villkorliga formateringsregler för att underlätta beslutsfattandet med lättidentifierade detaljer.
- Förbättrad anpassning: Inkorporera RFQ-mallar som är lätta att redigera för att möta alla projektbehov. Genom att justera kategorier eller lägga till nya fält kan du anpassa din RFQ så att den passar perfekt in i alla arbetsflöden.
- Förbättrar kommunikationen: Välj lösningar med tydligt definierade krav och deadlines. Välj mallar med särskilda utrymmen för anteckningar eller specifika leverantörsinstruktioner för att hålla detaljerna transparenta och väl samordnade.
💡 Proffstips: Prioritera visuell design när du väljer mallar. RFQ:er är viktiga affärsverktyg, men en tilltalande design gör dem enklare att fylla i och mer interaktiva.
De 5 bästa RFQ-mallarna i Excel
RFQ-mallar är ett utmärkt sätt att säkerställa konsekvens, effektivitet och noggrannhet vid insamling av leverantörsofferter. Här tittar vi på de fem bästa RFQ-mallarna i Excel som kan hjälpa dig att hantera dina inköpsbehov enkelt och professionellt.
1. Mall för offertförfrågan från Vertex42
Vertex42:s mall för offertförfrågan innehåller leverantörsinformation, kunddata och tjänstens namn. Den gör det möjligt för leverantörer att uppdatera offerternas giltighetstid för att säkerställa välgrundade och lägliga beslut.
Mallen innehåller även en särskild tabell för serviceförfrågningar och motsvarande avgifter och gör det möjligt för leverantörer att bekräfta skatt på tjänster för smidig betalningshantering. Den har också en hjälpsam guide som gör den lätt att förstå och fylla i.
Viktiga funktioner:
- Beräkna skatter på specifika poster automatiskt med inbyggd villkorslogik.
- Jämför flera leverantörsofferter med två dedikerade offertark.
Perfekt för: Företag som söker detaljerade jämförelser av anbudsförfrågningar inklusive skatt.
➡️ Läs mer: 10 kostnadsfria mallar för serviceförfrågningar som förenklar arbetsflödena för servicemanagement
2. Mall för offertförfrågan för cateringtjänster från Template.net
Mallen för offertförfrågan för cateringtjänster från Template.net är idealisk för en-sidig RFQ. Lösningen öppnas med ett utrymme för viktig kontaktinformation och offertdatum.
Den innehåller också en enkel tabell med tjänstebeskrivningar, kvantitet, pris, enhet och radvisa summor, och avslutas med skatteberäkning, totalbelopp och villkor.
En annan fördel är att denna lösning finns i formaten Google Sheets, Docs och Microsoft Word.
Viktiga funktioner:
- Håll kostnadsuppdateringarna enkla och fria från mänskliga fel med fördefinierade formler.
- Säkerställ ett tydligt informationsflöde med leverantörs- och beställaruppgifter, inklusive kontaktinformation.
Perfekt för: Evenemangsplanerare eller företag som behöver cateringtjänster
3. Mall för redovisningsoffert från Template.net
Letar du efter en offert för finansiella tjänster? Mallen för redovisningsoffert från Template.net erbjuder en effektiv, strukturerad lösning. Denna RFQ-mall i Excel har fyra viktiga ark som möjliggör effektiv offertadministration.
Offertbladet samlar in uppgifter om kunder och leverantörer samtidigt som det beräknar serviceavgifter. Servicebladet registrerar avgifter för varje tjänst, och kund- och medarbetarbladet registrerar viktiga kontaktuppgifter som befattning, e-postadress och telefonnummer.
En utmärkande funktion är referensformeln, som gör att du kan välja en tjänst och kvantitet samtidigt som relaterade detaljer hämtas automatiskt från länkade ark.
Viktiga funktioner:
- Optimera datainmatningen med fokus på rullgardinslistor och referenser.
- Leverera korrekta offerter med moms och rabatter inkluderade i slutpriset.
Perfekt för: Projektteam och företag som vill outsourca finansiella tjänster samt företag eller revisorer som hanterar komplexa offerter.
4. Mall för offertformat från Vyapar
Mallen för offertformat från Vyapar är avsedd för dem som vill kombinera fakturering och offerter. Mallen innehåller viktiga RFQ-avsnitt, från företagsuppgifter till artikelpriser, skattevärden och totalsummor.
Det gör det också möjligt att lägga till betalningsstatus och saldo på kontot i händelse av utestående skulder. Mallen har ett utrymme för kommentarer om specifika leveransklausuler. Den har ett avsnitt för deklarationer för kunder som hanterar känsliga tjänster eller policyer.
Viktiga funktioner:
- Inkorporera kommersiella bevis och formella bekräftelser med platshållare för signaturer.
- Ta hänsyn till regionala och produktspecifika skattesatser med en procentandel för varje radpost.
Perfekt för: Små företag och team som behöver enkla offerter för nya inköpsbehov och leverantörer som vill standardisera offerter och fakturaformat.
5. Mall för prisuppgift med skatteberäkning från Microsoft
Behöver du offertalösningar för dina olika tjänster? Microsofts mall för prisuppgift med skatteberäkning är en mångsidig och visuellt tilltalande RFQ-mall i Excel. Den omfattar specificerade produktbeskrivningar, skatteberäkningar och leveransinformation för att leverera professionella offerter.
Denna Excel-mall har också en tydlig layout och inbyggda formler för korrekta summor och skatter. Dessutom är det enkelt att anpassa färger, villkor och format så att de passar ditt varumärkes tema.
Viktiga funktioner:
- Uppdatera momsbelopp direkt med en justerbar cell för skattesats.
- Koppla ihop kommersiella aspekter av offerten med datafält för betalningsvillkor, försäkringsansvar och leveransdatum.
Perfekt för: Organisationer som hanterar flera produkt- och tjänstekrav, till exempel inom hälso- och sjukvård och transport.
➡️ Läs mer: Behöver du hjälp med att välja leverantörer? Kolla in dessa tio praktiska mallar för informationsförfrågningar (RFI).
Begränsningar vid användning av RFQ-mall i Excel
Excel är utmärkt för att bearbeta siffror, men har några begränsningar som programvara för offertadministration. Här är några nackdelar att tänka på innan du börjar använda en RFQ-mall i Excel:
- Kräver manuella uppdateringar: Datauppdateringen sker till stor del manuellt, vilket ökar risken för mänskliga fel. Det kräver ständig uppmärksamhet för att säkerställa noggrannheten i formler och datafält.
- Begränsat samarbete: Excel saknar funktion för samtidig redigering, vilket leder till versionskonflikter och kommunikationsbrister. Det tvingar teamen att förlita sig på e-post eller delade enheter, vilket skapar ineffektivitet och hindrar uppdateringar och beslutsfattande i realtid.
- Begränsad skalbarhet: Det är svårt att hantera ett växande antal RFQ:er med flera artiklar eller leverantörer. Excel kräver att separata filer skapas för varje förfrågan, vilket komplicerar organisationen, och är inte kompatibelt med arbetsflöden, vilket hämmar effektiviteten och godkännandet av offerter.
- Brist på insikter och automatisering: Alla beräkningar i Excel kräver noggrann manuell inmatning, regelskapande och datavalidering. Excel har inte analysverktyg eller automatisering av uppgifter som underlättar leverantörsintroduktion och andra projektelement.
- Begränsad integration: Verktyget kan inte enkelt anslutas till viktiga system som CRM, upphandlingsprocesser eller ERP-moduler. Detta skapar datasilos, gör det svårare att centralisera och komplicerar analysen av viktiga mätvärden.
🔍 Visste du att? Det finns särskilda programvarulösningar för offertförfrågningar (RFP) som hjälper dig att utveckla, kategorisera och skicka affärsförslag till potentiella kunder.
Alternativa RFQ-mallar i Excel
Med tanke på Excels begränsningar är det långt ifrån en dedikerad RFQ- eller RFP-lösning. Du är begränsad till rigida dataceller som inte nödvändigtvis passar inköpsprocessen. Med detta i åtanke är det naturligt att söka efter ett alternativ.
RFQ:er spelar en avgörande roll i projektgenomförandet och tjänsteleveransen. Det är därför en projektledningsplattform som ClickUp erbjuder en mycket bättre lösning.
Med automatisering, robust offertadministration, över 30 kraftfulla funktioner och över 1000 integrationer förenklar ClickUp anbudsförfrågningar och hjälper dig att säkra förstklassiga tjänster på ett effektivt sätt.
Behöver du lite mer övertygande? Här är en jämförelse mellan de båda verktygen:
| Funktion | Excel | ClickUp |
|---|---|---|
| Samarbete | ❌Ingen redigering i realtid | ✅🏆Samarbete i realtidSömlös delningOmfattande chattfunktion |
| Automatisering | ➖Grundläggande manuell inmatning för beräkningar | ✅🏆Omedelbara och automatiserade beräkningar Dedikerade påminnelser och meddelandefunktioner |
| Skalbarhet | ➖Svårt att hantera flera RFQ:er | ✅🏆Hantera enkelt flera projekt och RFQ:er |
| Integrationer | ❌Ingen direkt integration utanför Microsofts ekosystem | ✅🏆Över 1000 integrationer med andra verktygInbyggd CRM-, HR- och försäljningsprogramvara |
| Versionskontroll | ➖Manuell spårning av versioner | ✅🏆Automatisk versionskontroll och uppdateringar |
| Offertadministration | ❌Inga hanteringsfunktioner vid | ✅🏆Robust uppgiftshantering AI-driven innehållsgenerering Analytiska insikter, instrumentpaneler och rapporter i realtid |
1. ClickUp-mall för offertförfrågan
ClickUps mall för offertförfrågan är perfekt för att hantera offerter för alla typer av tjänster eller produkter. Dokumentmallen består av en enda sida som innehåller allt du behöver i en RFQ.
Förutom viktig kontaktinformation kan du registrera kommersiella villkor och offertberäkningar. Mallen har även ett särskilt avsnitt för särskilda instruktioner. Detta är idealiskt för ämnen som kräver extra fokus eller ytterligare förhandlingar.
Viktiga funktioner:
- Skapa och delegera uppgifter från valfri text i dokumentet med ClickUp Tasks.
- Dela RFQ smidigt med olika alternativ för delning av länkar och export.
Perfekt för: Team som söker smidig hantering av offertförfrågningar och integrering av uppgifter samt alla inköpsändamål.
2. ClickUp-offertformulärmall
ClickUp-offertformuläret förenklar offertadministrationen för kunder och leverantörer. Denna alternativa RFQ-mall erbjuder nio anpassade vyer som hjälper dig att effektivt fokusera på varje steg i RFQ-processen.
Det börjar med ett enkelt, dedikerat intagsformulär för att registrera de senaste servicekraven. Mallen har också en vy för att sammanfatta nya förfrågningar och utvärdera genomförbarheten innan relevanta intressenter involveras.
Med Kanban-tavlan blir det enkelt att spåra status och kategori för varje offertförfrågan. Dessutom har den en kalendervy för att anpassa offerterna till projektets tidsplan.
Viktiga funktioner:
- Hantera och konvertera flera RFQ:er med statusbaserad gruppering
- Dela exakta servicekostnader med anpassade fält som erfarenhet, tid och personalbehov.
Perfekt för: Små företag och team som söker en statusbaserad metod för hantering av offertförfrågningar.
3. ClickUp-mall för offertformulär
Vill du hantera teamets produktivitet och optimera RFQ:er? ClickUps mall för offertformulär är ett utmärkt val.
Denna mall hjälper dig att enkelt skapa detaljerade och professionella offerter. Den sparar också tid med ett färdigt formulär för att samla in nödvändig serviceinformation så att dina RFQ:er blir konsekventa och inte saknar viktiga detaljer.
Mallen erbjuder omfattande offertadministration med tio anpassningsbara fält och fem dedikerade vyer. Dessa nyckelelement går också på djupet med tjänstespecifikationer och potentiella tidsplaner. Dessutom underlättar den smidig kommunikation genom kommentarer, reaktioner och uppgiftsfördelning.
Viktiga funktioner:
- Tilldela uppgifter baserat på RFQ-projektbeskrivningen och teamets kapacitet med den integrerade ClickUp Workload View.
- Håll alla och alla RFQ-handlingsplaner på samma sida med mallens dedikerade meddelandeverktyg, ClickUp Chat.
Perfekt för: Serviceinriktade team med ett stort antal RFQ:er
4. ClickUp-mall för budgetförslag
ClickUp Budget Proposal Template är utformad för att godkänna din budget med de senaste offerterna. Med detta Excel-alternativ kan du redovisa alla relevanta RFQ-kostnader före godkännande.
Dokumentmallens huvudblad innehåller tydliga tidsplaner och projektdetaljer. Den har sex undersidor för personal, logistik, material och evenemangsberäkningar. Detta säkerställer att du har alla de bästa erbjudandena med i din upphandling.
Den överskådliga RFQ-presentationen kan också anpassas för att outsourca hela projekt eller evenemang. Varje tabell kartlägger tvärfunktionella kostnader för att anpassa RFQ:er till rätt kostnadsställen.
Viktiga funktioner:
- Strukturera och presentera hela RFQ-översikter med en sammanfattande undersida med fokus på höjdpunkter.
- Skapa automatiserade sammanfattningar och hämta analytiska insikter för kostnadsberäkningar med den inbyggda AI-assistenten ClickUp Brain.
Perfekt för: Projektteam som integrerar RFQ:er i detaljerade projektbudgetar
5. ClickUp-mall för ansökan om bidrag
ClickUp Grant Proposal Template hjälper företag att förbättra RFQ-hanteringen och arbetsflödena genom fokuserade projektfinansieringsinsatser.
Den innehåller viktiga datafält såsom finansieringsuppgifter, initiala kostnader och prestationsmått. Mallen säkerställer också ansvarsskyldighet genom att kartlägga uppgiftsprioriteringar, förfallodatum och ansvarsområden. Detta strukturerade tillvägagångssätt gör det enkelt att följa upp framstegen inom forskningsfinansieringen.
Genom att gruppera uppgifter baserat på förslagsfasen möjliggör mallen praktiska RFQ-inlämningar. Den har också en projektplaneringsvy för att anpassa RFQ-förslag till dina projektmilstolpar. Oavsett om du söker tjänster eller utformar finansieringsbud, håller denna mall bidrags målen precisa och väl anpassade.
Viktiga funktioner:
- Förbättra hanteringen av offerter med automatiska uppdateringar av uppgifter och tidrapportering.
- Differentiera prioriteringar för bidrag med tydlig dokumentation av fakturerade värden, balansera kostnader och resultat.
Perfekt för: Organisationer som hanterar RFQ-arbetsflöden med fokus på projekt som finansieras med bidrag.
6. ClickUp-mall för affärsförslag
Om du vill integrera RFQ:er i din affärsplanering är ClickUps mall för affärsförslag ett komplett val. Mallen erbjuder fördefinierade listvyer som spårar varje steg i RFQ-processen, från den initiala förfrågan till den slutliga inlämningen.
De anpassade fälten i denna mall samlar in viktiga detaljer som servicekrav, budgetförväntningar och leverantörsinformation. Dessutom innehåller den färdiga e-postmallar för att skicka professionella meddelanden till potentiella leverantörer.
Behöver du lite mer vägledning? ClickUp innehåller en startguide som leder dig genom hela processen. Denna kostnadsfria RFQ-mall är en allt-i-ett-lösning för att hantera nya affärsintäkter och vinna de bästa affärerna.
Viktiga funktioner:
- Visualisera varje RFQ-förslags slutförandegrad med en anpassad vy över affärsförslagets steg.
- Kontakta leverantörer om högprioriterade RFQ:er med en blandning av e-postmallar och en prioriteringslista i realtid.
Perfekt för: Företag som utformar RFQ:er för att anpassa sig till företagets tillväxt och intäktsgenerering.
7. Mall för tjänsteförslag från ClickUp
ClickUp-mallen för tjänsteförslag är utformad för att leverera konkreta RFQ-förslag med något så nyanserat som en tjänst. Denna strukturerade, professionella mall täcker all viktig information, från kontaktuppgifter till tjänstens omfattning.
Det gör det också möjligt för företag att tydligt beskriva projektbeskrivningen, företagets bakgrund och målen. Mallen innehåller viktiga element som leveranser, beroenden och beräknade tidsplaner, vilket är perfekt för en realistisk kostnadsfördelning.
Den innehåller även avsnitt för prisförhandlingar, slutgiltiga underskrifter och företagslogotyper. Mallen är också lätt att anpassa efter ditt varumärkes tema.
Viktiga funktioner:
- Ändra enkelt sektioner för komplexa prissättningsmodeller, inklusive differentierad prissättning eller tjänstepaket, för att bättre anpassa dem efter kundernas behov.
- Samarbeta med teammedlemmar eller intressenter innan den slutgiltiga anbudsförfrågan skickas in med hjälp av live-redigering och olika behörigheter.
Perfekt för: Företag som söker RFQ-förslag med flexibla prismodeller
8. ClickUp-mall för projektförfrågan och godkännande
ClickUp-mallen för projektförfrågan och godkännande är en lösning som ger en omedelbar översikt över din RFQ-status och anbudsprocess.
Denna kostnadsfria lösning för hantering av förfrågningar genererar nya uppgifter med detaljer som beskrivning, prioritet, tidsplaner och resurser. Den spårar hur inköpsstrategier utvecklas med stegvisa anpassade statusar som nya förfrågningar, granskningar och godkännanden.
Mallen gör det enkelt att redigera, dra tillbaka uppgifter och integrera arbetsflöden, och har säker behörighet för att hantera alla slutna anbud på ett professionellt sätt.
Viktiga funktioner:
- Visualisera alla RFQ-förhandlingar och utveckling i en särskild roadmap-mapp.
- Slutför RFQ-uppgifter före inlämningsdeadline med statusgruppering och Kanban-vy.
Perfekt för: Projektledare och team som föredrar en enda lösning för att hantera RFQ:er från begäran till godkännande.
🏆 Bonus: Här är en omfattande guide om hur du bemästrar marknadsföringsförfrågningar om du funderar på att anlita en extern marknadsföringsbyrå för din nästa varumärkeskampanj.
Effektivisera nya upphandlingskrav med ClickUp
En RFQ-mall är avgörande för att säkerställa bästa leverantörspriser och förbättra förhandlingarna. Den förenklar offertprocessen, säkerställer konsekvens och stärker relationerna med leverantörerna.
De Excel-mallar för offertförfrågningar som vi har gått igenom är en utmärkt start på denna process.
Excel har dock begränsningar som gör att det inte lämpar sig för hantering av stora eller långsiktiga offerter.
Det är där ClickUp utmärker sig. Dess mallar erbjuder samarbete i realtid, automatisering av uppgifter och sömlös integration med andra affärsverktyg. ClickUp fulländar också erbjudandet med sina AI-drivna insikter och omfattande funktioner för affärshantering.
Så tveka inte! Registrera dig hos ClickUp och kom igång redan idag!