Att skriva och hantera en anbudsförfrågan (RFP) kan vara en utmaning. Det involverar omfattande affärsprocesser, oavsett om du vill samarbeta med en ny leverantör och behöver se till att du hittar rätt konkurrenskraftigt anbud, eller om du är en potentiell anbudsgivare som vill omvandla ditt vinnande anbud till ett kontrakt som gynnar ditt företag.
Lyckligtvis behöver processen inte vara manuell. Faktum är att rätt RFP-programvara kan göra en enorm skillnad.
Naturligtvis måste du först hitta rätt programvara. Det finns många alternativ som lovar att hjälpa dig att optimera dina förslagsarbetsflöden. Men alla automatiseringsverktyg är inte lika bra, och det gäller särskilt programvara för automatisering av förslag. Därför kommer vi i den här guiden att fokusera på de bästa RFP-hanteringsprogramvarorna för ditt företags behov.
Vad är RFP-programvara?
RFP-programvara är ett verktyg som hjälper dig att utveckla, kategorisera och skicka förslag till potentiella kunder, samtidigt som det underlättar utvärderingen, presentationen och svarprocessen för dessa dokument på leverantörssidan.
Med andra ord hjälper RFP-programvaran dig och dina anbudsteam att begära in och hantera era RFP-svar.
Detaljerna utöver dessa grundläggande funktioner kan variera beroende på vilken plattform det gäller. Du kan hitta ett allt-i-ett-verktyg som hjälper inköpsteamen med alla delar av RFP-svaret. Alternativt kan du hitta en hanteringslösning som främst syftar till att skapa och anpassa förslagsmallar.
Naturligtvis finns det även programvara för dokumentanalys, vars syfte är att analysera och spåra offerter för att underlätta ditt val av leverantör.
Din ideala lösning beror därför på dina nuvarande och framtida behov av att effektivisera och automatisera processen. Oavsett dessa nyanser kan RFP-programvara bli en viktig del av resurshanteringen för alla organisationer.
Vad ska du leta efter i RFP-programvara?
Rätt RFP-programvara kan hjälpa dig att begära, samla in och agera på tillförlitliga, välpolerade och kompatibla förslag. För att uppnå detta har de bästa verktygen oftast några gemensamma egenskaper:
- Användarvänlighet: RFP-processen är komplex, och all programvara bör bidra till att förenkla och effektivisera den för att snabbt kunna leverera väl genomarbetade förslag.
- Mallbibliotek: Ju mer du kan lita på befintliga RFP-mallar, desto bättre. Detsamma gäller tidigare stadier i försäljningsprocessen, till exempel användning av mallar för informationsförfrågningar (RFI) och projektförslag.
- Automatiseringsfunktioner: Din anbudsprogramvara är också en programvara för dokumentautomatisering, en kraftfull automatiseringslösning som kan spara dig timmar av arbete i processen.
- Fleranvändaråtkomst: Ingen hantering av RFP-svar sker automatiskt. Fleranvändaråtkomst gör det möjligt för större anbudsteam att samarbeta smidigt för att sluta bättre och fler affärer.
- Anslutning till större processer: RFP-processen berör alla delar av ett företag. I bästa fall gör även din programvara det, genom att koppla samman anbud, projektförslag och kontraktsgranskningsprocessen.
- Avancerade funktioner: Integrerade due diligence-frågeformulär eller artificiell intelligens (AI) kan förbättra processen, till exempel AI-skrivverktyg som hjälper sälj- och marknadsföringsteam att skapa bättre anbud och förbättra svarskvaliteten.
De 10 bästa RFP-verktygen att använda
Låt oss dyka in. Det här är våra bästa programvarualternativ för offerter, som syftar till att hjälpa alla, inklusive småföretag, statliga entreprenörer och organisationer med flera dotterbolag, att förbättra effektiviteten och få bättre offerter för sina projekt.
1. ClickUp
För marknadsförings- och säljteam finns det ingen bättre plattform än ClickUp för att spåra framstegen i dina offerter och integrera dem i ditt större arbetshanteringsverktyg. Med ClickUp får du allt du behöver för omfattande projektdokumentation och optimering.
Börja med ett omfattande bibliotek med mallar, inklusive ClickUp RFP Process Template. Det hjälper dig att hålla koll på varje del av processen, inklusive att utarbeta den ursprungliga anbudsförfrågan och hantera varje RFP-svar och kontraktsgranskningsprocessen. Under hela processen kommer dina sälj- och offertteam alltid att vara informerade om uppgifter, deadlines och annan viktig information.
Och det är bara början. ClickUp Docs är inte bara en kraftfull lösning för dokumenthantering, utan innehåller också massor av mallar för RFP och offertförfrågningar (RFQ), så att du aldrig behöver börja från scratch med ditt godkända innehåll. Du kan fortfarande begära personliga offerter, men med en nivå av konsistens som du helt enkelt inte skulle kunna uppnå utan mallarna.
ClickUps bästa funktioner
- Omfattande mallista för att underlätta upprättandet av förslag och hanteringen av hela processen.
- Projektledningsintegration för att säkerställa att du inte bara lagrar försäljningsdokument utan också tilldelar uppgifter och skapar arbetsflöden för att välja det bästa förslaget varje gång.
- ClickUp AI, en svit av avancerade funktioner som förvandlar plattformen till ett automatiserat skrivverktyg, dokumentanalysprogramvara och mycket mer.
- Avancerad Microsoft Word-integration för att snabbt flytta dokument från MS Word till ClickUp
Begränsningar för ClickUp
- Alla vyer är inte tillgängliga i mobilappen.
- ClickUp är inte en dedikerad programvara för hantering av förslag, vilket kan innebära en brant inlärningskurva för användare som endast behöver dessa specifika funktioner.
Priser för ClickUp
ClickUp-betyg och recensioner
- G2: 4,7/5 (över 10 000 recensioner)
- Capterra: 4,6/5 (över 4 000 recensioner)
📮 ClickUp Insight: Kontextväxlingar tär tyst på ditt teams produktivitet. Vår forskning visar att 42 % av störningarna på jobbet beror på att man måste jonglera mellan olika plattformar, hantera e-post och hoppa mellan möten. Tänk om du kunde eliminera dessa kostsamma avbrott? ClickUp förenar dina arbetsflöden (och chattar) under en enda, strömlinjeformad plattform. Starta och hantera dina uppgifter från chattar, dokument, whiteboards och mer – samtidigt som AI-drivna funktioner håller sammanhanget sammankopplat, sökbart och hanterbart!
2. Loopio
Loopio använder ett centraliserat innehållsbibliotek, särskilt för säljteam som regelbundet lämnar in förslag. För varje förslag hämtar verktyget innehåll från biblioteket för att skapa personliga och relevanta RFQ-, RFP- och RFI-förslag som syftar till att fånga potentiella partners uppmärksamhet.
Loopios bästa funktioner
- Centraliserat system som gör det enklare att skicka in individuella förslag
- Koppla innehållsblock till en ämnesexpert som ansvarar för att uppdatera och anpassa dem i enskilda dokument.
- Avancerade integrationer med verktyg som Salesforce, Slack och MS Word möjliggör snabb dokumentdesign och ökad effektivitet.
- Enkelt användargränssnitt som avsevärt underlättar processen för att lämna in förslag.
Loopios begränsningar
- Detta relativt enkla verktyg för användarhantering är kanske inte idealiskt för mer komplexa team.
- Vissa användare rapporterar återkommande programvarufel, till exempel att det inte går att spara ändringar i innehållsblock.
Loopio-priser
- Viktigt: Kontakta säljavdelningen för prisuppgifter.
- Plus: Kontakta säljavdelningen för prisuppgifter.
- Avancerad: Kontakta säljavdelningen för prisuppgifter
- Företag: Kontakta säljavdelningen för prisuppgifter
Loopio-betyg och recensioner
- G2: 4,7/5 (490+ recensioner)
- Capterra: 4,6/5 (över 70 recensioner)
3. Responsiv
Responsive, tidigare känt som RFPIO, är ledande inom programvara för svarhantering tack vare en AI-driven process som syftar till att automatisera dina förslag. Samma programvara skapar inte bara RFP:er utan även RFI-svar, säkerhetsfrågeformulär och andra dokument som hjälper din affärsutveckling.
Responsiva bästa funktioner
- Intuitiv och automatiserad LookUp-funktion för att hitta tidigare innehåll och förvandla din anbudsmjukvara till en omfattande innehållsdatabas.
- AI-driven rekommendationsmotor som föreslår innehåll från din databas som bäst passar den RFP du vill skicka in.
- Avancerade användarbehörigheter säkerställer att dina team har rätt åtkomst till rätt projekt och innehåll, utan potentiella säkerhets- eller integritetsproblem.
- Import- och exportalternativ för att flytta dina förslag till och från ditt kundrelationshanteringssystem, Microsoft Word och andra verktyg som du redan använder.
Responsiva begränsningar
- Navigeringen mellan projekt är inte alltid intuitiv, särskilt när man också använder det centrala biblioteket för ofta använt innehåll.
- Begränsningar av antalet aktiva projekt kan vara ett problem för större organisationer eller organisationer med flera dotterbolag.
Responsiv prissättning
- Kontakta säljavdelningen för prisuppgifter.
Responsiva betyg och recensioner
- G2: 4,6/5 (över 600 recensioner)
- Capterra: 4,7/5 (över 70 recensioner)
4. Qvidian
Qvidian utmärker sig tack vare sina lättanpassade mallar och automatiserade arbetsflöden. Men denna molnbaserade RFP-programvara kan också göra mer, med sina virtuella samarbetsfunktioner som specifikt syftar till att hjälpa distribuerade anbuds- och förslagsteam att samarbeta för att skapa bästa möjliga förslag varje gång.
Qvidians bästa funktioner
- Mallbyggare med varumärkesprofilering som säkerställer att varje förslag representerar ditt företag på ett positivt sätt.
- Avancerad analys för att analysera den tid du lägger på varje förslag, vinstprocent och andra relevanta mått.
- Integrerade samarbetsverktyg, såsom direktmeddelanden, för team att optimera sin svarhantering.
- Kända servicemedarbetare som erbjuder omfattande, kostnadsfri support till alla kunder.
Qvidian-begränsningar
- Det finns ingen avancerad sökfunktion, vilket innebär att du måste matcha nyckelord direkt för att hitta relevant innehåll.
- Du kan bara redigera en post åt gången, vilket gör att du arbetar långsammare när du arbetar med flera förslag.
Qvidian-priser
- Kontakta säljavdelningen för prisuppgifter.
Qvidian-betyg och recensioner
- G2: 4,3/5 (över 60 recensioner)
- Capterra: 4,5/5 (över 40 recensioner)
5. RFP360
På många sätt är RFP360 den direkta motsvarigheten till Responsive, och den kommer från samma företag. Det är en programvara för hantering av svar som gör det möjligt för ditt team att hantera allt, inklusive hantering av förfrågningar samt förhandlingar och granskning av kontrakt.
RFP360:s bästa funktioner
- Dynamiska instrumentpaneler som ger dig en kontinuerlig översikt över enskilda RFP-processer.
- Centraliserade meddelandefunktioner och verktyg för samarbete i realtid för att förbättra din RFP-utvärderingsprocess.
- AI-baserad svarhantering som skriver snabba svar på leverantörers frågor baserat på din befintliga kunskapsbas.
- Ett brett utbud av integrerade tillägg, inklusive möjligheten att använda din RFP-kunskapsbas i MS Word eller samla in digitala signaturer för dina kontrakt utan att lämna plattformen.
Begränsningar för RFP360
- Onboarding kan vara frustrerande för team som inte är bekanta med RFP-programvara.
- Det är inte möjligt att ladda ner frågor från den molnbaserade plattformen och hantera svar offline.
Priser för RFP360
- Kontakta säljavdelningen för prisuppgifter.
RFP360-betyg och recensioner
- G2: 4,4/5 (över 280 recensioner)
- Capterra: 4,5/5 (270+ recensioner)
6. QorusDocs
QorusDocs är stolta över att hjälpa användare att skapa bättre förslag snabbare som en molnbaserad programvara för förslagshantering med effektivitetsoptimering. Dess strömlinjeformade gränssnitt och arbetsflöde gör det möjligt för dig att skapa personliga presentationer på några minuter, vilket gör att du kan påskynda affärshastigheten och minska repetitiva arbetsuppgifter.
QorusDocs bästa funktioner
- Massanpassningsmetod med ett brett utbud av mallar som du snabbt kan anpassa till ditt företag och varje projekt.
- AI-alternativ för att skriva förslag för att skapa tidiga, förfinbara utkast baserade på RFP.
- Omfattande funktioner för affärsutveckling, inklusive mallar för presentationer och arbetsbeskrivningar som följer RFP.
- Avancerad sökfunktion, som användarna uppskattar eftersom de kan bläddra bland befintligt innehåll från biblioteket och tidigare förslag.
Begränsningar för QorusDocs
- Du kan inte sortera kampanjer och dokument på grund av automatisk sortering efter skapandedatum.
- Vissa användare har rapporterat fördröjningar vid laddning av förslag och innehållsblock.
Priser för QorusDocs
- Kontakta säljavdelningen för prisuppgifter.
QorusDocs betyg och recensioner
- G2: 4,4/5 (över 140 recensioner)
- Capterra: 4,7/5 (över 80 recensioner)
7. PandaDoc
PandaDoc är mer än bara en RFP-programvara, den lovar att hjälpa företag med förslag, offerter och avtalshantering, vilket innebär att det blir enkelt och smidigt att attrahera nya kunder genom att skapa förslag, liksom att skapa och underteckna det slutgiltiga avtalet för att få in den nya affären.
PandaDocs bästa funktioner
- Dokumentskapare med dra-och-släpp-funktion, där du kan använda mallar eller börja från scratch för att skapa strömlinjeformade dokument som kan undertecknas.
- Samarbete, kommentarer och godkännandeprocesser i realtid för att involvera alla i teamet.
- Inbyggda CRM-integrationer för att effektivisera din e-upphandlingsprocess för nya affärer
- Inbyggt verktyg för digitala signaturer, vilket gör det enkelt att e-signera dokument och göra dem juridiskt bindande.
Begränsningar för PandaDoc
- Intuitiv dokumentstruktur inom det molnbaserade arkiveringssystemet
- Begränsade eller obefintliga bildredigeringsfunktioner i dokument
PandaDoc-priser
- Essentials: 19 $/månad per användare
- Företag: 49 USD/månad per användare
- Företag: Kontakta säljavdelningen för prisuppgifter
PandaDoc-betyg och recensioner
- G2: 4,7/5 (över 2 000 recensioner)
- Capterra: 4,5/5 (över 1 000 recensioner)
8. Proposable
Med Proposable kan företag av alla storlekar skapa, spåra och underteckna sina försäljningsdokument på ett effektivt och automatiserat sätt. Verktyget syftar till att automatisera hela anbudsprocessen, så att det blir få manuella eller repetitiva uppgifter som kan fördröja förberedelserna och avslutandet av affärer.
Proposables bästa funktioner
- E-post- och SMS-aviseringar till ditt team varje gång en potentiell kund tittar på ett förslag
- Avancerad analys för att placera dina försäljningsdokument i en större tratt och få insikter i din försäljningspipeline.
- Avancerade dokumentmallar för nästan alla branscher och användningsområden
- Dra-och-släpp-redigerare som också låter dig redigera direkt via HTML och Cascading Style Sheets för avancerade layouter och stilar.
Begränsningar för Proposable
- Det kan vara problematiskt att visa dokument utanför programvaran på grund av bristande integration med MS Word och formateringsproblem i PDF-exportverktyget.
- Många av de avancerade funktionerna som gör Proposable till ett av de bästa RFP-programvarualternativen finns endast tillgängliga i den högsta prisklassen.
Proposable-prissättning
- Solo: 19 $/månad per användare
- Team: 39 $/månad per användare
- Företag: 500 $+/månad
Proposable-betyg och recensioner
- G2: 4,3/5 (70+ recensioner)
- Capterra: 4,4/5 (över 100 recensioner)
9. Proposify
Proposify är särskilt avsett för kreativa företag, och alla designers kommer omedelbart att känna igen sig i dess Adobe InDesign-liknande gränssnitt. Andra kommer att uppskatta dess förbättrade analysfunktioner, inklusive data om vilka delar av dina dokument som fått flest visningar och interaktioner.
Proposifys bästa funktioner
- Förbättrad innehålls- och varumärkeshantering som säkerställer att alla dina dokument omedelbart matchar ditt avsedda budskap och dina bilder.
- Datasäkerhetsalternativ som erbjuder förbättrade sekretessfunktioner och användarbehörigheter
- Analyser som går in på enskilda förslagssektioner och spårar förslagets prestanda över tid för att få insikter om nya affärstrender och prognoser.
- Klientredigeringsfunktioner som effektiviserar fram- och återgången i försäljningsprocessen och ger dig mer tid att slutföra vinnande förslag.
Begränsningar för Proposify
- Vissa användare har rapporterat ojämn prestanda, med flera fall av programvarustopp under en given månad.
- Små företag kanske inte har tillräckligt stor verksamhet för att motivera kostnaden eller utnyttja de mest användbara funktionerna.
Priser för Proposify
- Team Plan: 49 $/månad per användare
- Affärsplan: Kontakta säljavdelningen för prisuppgifter
Proposify-betyg och recensioner
- G2: 4,7/5 (över 2 000 recensioner)
- Capterra: 4,7/5 (över 2 000 recensioner)
10. Bättre förslag
Kärnvärdet finns i företagets namn. Programvaran syftar till att göra det enkelt att skapa förslag, även för småföretag. När du väl har lärt dig gränssnittet kan du skapa snygga dokument på några minuter och skicka dem till potentiella kunder – för att inte tala om att slutföra affären med hjälp av kontraktshantering.
Bästa funktionerna i Better Proposals
- Kreativ marknadsplats som erbjuder ett till synes obegränsat bibliotek med bilder, grafik och mallar.
- Intuitiv redigerare som gör det enkelt att skapa försäljningsdokument, även för nya användare.
- Integrerade signatur- och betalningsfunktioner som optimerar dina e-upphandlingsprocesser
- Omfattande integrationer med CRM- och kundtjänstverktyg, plattformar för uppgiftshantering och mycket mer.
Begränsningar för Better Proposals
- Installations- och onboardingprocessen kan ibland vara förvirrande.
- Det finns inga automatiska alternativ för att spara eller återställa dokument när du redigerar dem online.
Priser för Better Proposals
- Startpaket: 19 $/månad per användare
- Premium: 29 $/månad per användare
- Företag: 49 $/månad per användare
Bättre förslag – betyg och recensioner
- G2: 4,4/5 (över 40 recensioner)
- Capterra: 4,8/5 (över 140 recensioner)
Förbättra din upphandlingsprocess med rätt programvara för hantering av anbud
Hur kan du hitta verktyget som optimerar arbetet och effektiviteten hos dina offertteam?
Här kommer ClickUp in i bilden. Det är mer än bara förslagshantering; det är ett molnbaserat verktyg som kan hjälpa dig med hela din affärsutvecklingsprocess. Det inkluderar att tillhandahålla RFP- och RFI-mallar för dina sälj- och förslagsteam så att de snabbt kan sammanställa ett standardiserat formulär, men det går också mycket längre än så.
Genom ClickUps integrerade innehållshanteringsprocess kan dina anbudskontraktsteam samarbeta smidigt för att kategorisera svar och gå vidare till nästa viktiga steg, som är att omvandla godkänt innehåll till ett kontrakt. Samtidigt gör avancerade nyckelfunktioner, såsom AI, det enkelt att skapa förfrågningar om felfria anbud som blir lättare att utvärdera.
Det bästa av allt är att du kan prova ClickUp genom Free Forever Plan, utan några förpliktelser. CFO:er och kontraktsteam i småföretag kan till exempel testa allt som denna hanteringslösning har att erbjuda innan de fullt ut förbinder sig till en månatlig kostnad.
Så vad väntar du på? Skapa ditt kostnadsfria ClickUp-konto idag och börja optimera din förslagshantering över hela linjen.