De 10 bästa mallarna för projektförfrågningsformulär för team

Det finns olika typer av projekt, och varje projekt har sina egna behov. Alla projekt, till exempel ett mjukvaruutvecklingsprojekt, börjar med en idé. Men en idé räcker inte för att projektet ska bli framgångsrikt.

För att omvandla idén till en fungerande lösning måste du förstå dess mål, förväntade resultat, leveransstandarder, framgångsmått osv. En bra mall för projektförfrågan samlar allt detta och mer.

Vad är en mall för projektförfrågan?

Ett projektförfrågningsformulär är en lista med frågor som affärsteam måste besvara när de begär att ett arbete ska utföras. Det är en formell process för projektteam att samla in alla nödvändiga detaljer innan de sätter igång.

En mall för projektförfrågan är en grundläggande lista med frågor som redan är uppställda och redo att läggas till i ditt arbetsflöde. Om finansavdelningen till exempel behöver ett interaktivt digitalt gränssnitt för att samla in fakturor från leverantörer, kommer mallen för projektförfrågan att innehålla frågor som:

Som teamet som genomför projektet kan du fylla i alla detaljer du behöver i detta formulär.

Vad kännetecknar en bra mall för projektförfrågan?

En bra mall för projektförfrågan ger tydlighet och sammanhang för den som gör förfrågan och projektteamet. Den gör det möjligt för den som gör förfrågan att:

Det gör det möjligt för projektteamet att:

Komponenter i en bra mall för projektförfrågan

En bra mall för projektförfrågan syftar till att ge en tydlig helhetsbild samtidigt som den zoomar in på detaljerna.

Mål och syften: Varför behövs detta projekt? Hur kommer människor att använda det? Vilket mervärde kommer det att tillföra verksamheten?

Projektets arbetsflöde: Vilken process ska projektet följa?

Förväntade deadlines: När måste projektet vara klart? Varför är den valda deadlinen relevant?

Intressenter: Vilka är projektets intressenter? Vem fattar besluten? Vem godkänner?

Specifikationer: Ska det följa varumärkesriktlinjerna? Eller uppfylla någon lagstiftning?

Det bör skilja sig avsevärt från ett reklammedieprojekt. En mall kanske därför inte uppfyller alla dina behov.

Ingen fara. Vi har skapat specialdesignade mallar.

De 10 bästa mallarna för projektförfrågningar som hjälper dig att komma igång med alla projekt du behöver.

1. ClickUp-mall för projektförfrågan och godkännande

Begär, granska, godkänn och starta projekt i en enkel mall.

För den som gör en förfrågan innehåller ClickUp-mallen för projektförfrågan och godkännande ett formulär där de kan ange projektets namn, beskrivning, prioritera, ange tidsplaner och ladda upp eventuella ytterligare resurser.

När en begäran har skickats in skapar ClickUp automatiskt en ”begäran om uppgift” som schemaläggs för granskning och godkännande. Som projektledare kan du visa alla begärda uppgifter i form av en lista och en tavla (en Kanban-vy).

När uppgiften har godkänts läggs den till i listan över godkända uppgifter, redo för ditt team att vidta åtgärder. Du kan ställa in aviseringar för att hålla dig uppdaterad om framstegen. Du kan också redigera, uppdatera eller dra tillbaka din begäran med den här mallen.

Denna mall är steg noll i din projektledningsprocess, ett sätt att samla in och konsolidera alla förfrågningar från hela organisationen.

2. ClickUp-mall för kreativa förfrågningar

Designteam får många förfrågningar från marknadsföring, produktutveckling, evenemang och mycket mer. ClickUps mall för kreativa förfrågningar hjälper till att effektivisera arbetsflödet.

Med den här mallen kan vem som helst skicka in en kreativ brief på det sätt som fungerar bäst för designteamet. De kan fylla i formuläret med namn, beskrivning och typ av kreativt resultat. De kan också ange en deadline.

När du får en förfrågan kan du tilldela nya förfrågningar till personer/team eller ange status som en del av ditt arbetsflöde. Du kan också använda de anpassade fälten för att lägga till alternativ i rullgardinsmenyn för kreativa resultat när ditt utbud utökas.

Med listvyn kan du spåra alla kommande uppgifter. Med pipelinevyn kan du spåra status och eventuella eskaleringar. Du kan använda uppgiftsvyn för att samarbeta med teamet, ladda upp kreativa idéer, samla in feedback och få godkännanden.

3. ClickUp-mall för resursbegäran

Projekt utvecklas snabbt i dagens snabba miljöer. För att hänga med behöver projektledare ofta ytterligare resurser. När varje projektledare begär extra stöd kan det med tiden bli svårt att hantera.

För att effektivisera din verksamhetsledning kan du använda ClickUps mall för resursbegäran. Denna omfattande mall innehåller fält för:

När begäran har skickats in kan resurscheferna använda granskningspanelen för att få en översikt över alla dina projektbegäranden grupperade efter status.

I den här vyn klickar du på ett specifikt uppgiftskort för att visa detaljerna och drar det över tavlan för att ändra dess status.

Använd anpassade fält för att uppskatta kostnader, få godkännanden, fördela resurser och övervaka framsteg.

Använd den här mallen för att integrera resursförfrågningar i ditt projektledningsflöde. Begär, tilldela och hantera projektresurser utan ansträngning.

4. ClickUp-mall för arbetsförfrågan

Till skillnad från ett projekt med specifika mål som involverar flera personer, olika steg och en längre tidsperiod, är ett ”arbete” eller en uppgift i allmänhet mycket enklare. Det kan till exempel handla om en begäran om ett nytt e-post-ID från marknadsavdelningen eller tilldelning av extra molnutrymme från teknikavdelningen.

För att hantera dem effektivt utan att något faller mellan stolarna behöver du en process. ClickUp Work Request Template erbjuder just det.

Med den här mallen kan användaren skicka in en förfrågan, beskriva det arbete som behöver utföras, ange prioritet/tidsplaner och fylla i andra detaljer, om sådana finns.

Som projektledare kan du

5. Mall för teamförfrågningar i ClickUp

Oavsett om det gäller varumärkesprodukter eller kontorsmaterial behöver du ett sätt att registrera, spåra och hantera teamets förfrågningar. ClickUp Team Requests Template är till för att hjälpa dig.

Denna mall gör det möjligt för administratörsteam att registrera alla interna förfrågningar. Du kan samla in uppgifter om den som gör förfrågan, typen av förfrågan och förfallodatum. Du kan också ställa in anpassade fält för kategorier och antal.

Du kan till exempel anpassa rullgardinsmenyn för kategorier så att den inkluderar pennor, blyertspennor och anteckningsblock. Om du också hanterar varor och tidningsprenumerationer för ditt företag kan du strukturera det enligt följande.

På så sätt kan du organisera de förfrågningar du får. Använd tavelvyn "typer av förfrågningar" för att övervaka förfrågningar under varje kategori. Se om du har ont om lager och lägg order därefter.

6. ClickUp-mall för serviceförfrågan

Oavsett om du säljer bilar eller datorprogram kommer kunderna att stöta på utmaningar och behöva support. Ge dina kunder ett enkelt sätt att framföra sina önskemål och hantera dem smidigt med ClickUps mall för serviceförfrågningar.

Med hjälp av serviceformuläret som ingår i mallen kan kunderna beskriva problemet och ladda upp skärmdumpar för att återskapa felet.

Denna mall är speciellt utformad för IT-team och kategoriserar automatiskt inkommande förfrågningar om åtkomst till applikationer, programvarulicenser, återställning av lösenord eller ny hårdvara som serviceförfrågningar.

Visa serviceförfrågningarna på det sätt du vill, som en allmän lista eller en kategoriserad lista baserad på typ eller prioritet.

Har din organisation några speciella egenskaper? Inga problem. Anpassa rullgardinsmenyn, personerna eller filuppladdningen efter behov och sätt igång!

7. ClickUp-mall för ändringsbegäran

En ändringsbegäran liknar en arbetsbegäran, förutom att den gäller en specifik ändring av en befintlig funktion. Om du till exempel är arkitekt kan en kund begära ändringar av designen, till exempel att glasfönstren tonas eller att en annan färg väljs för badrummet.

För att göra det enklare att hantera för dig och kunden, använd ClickUp-mallen för ändringsbegäran. Samla in information om vad de vill ändra och varför, hur det påverkar projektets omfattning/budget/tidsplan och mer.

Använd denna mall för att uppmuntra den som lämnar in en begäran att tänka på sammanhanget för sin begäran, inklusive dess inverkan på uppströms- och nedströmsaktiviteter. Detta hjälper dem att avgöra om denna förändring verkligen är nödvändig.

Använd vyn "förfrågningslista" för att granska alla inkommande förfrågningar kategoriserade efter projekt och diskutera med den som gjort förfrågan. Använd vyn "förfrågningstabell" för att övervaka efter prioritet. Spåra framsteg med statusvyn. Om du har projekt på flera platser kan du använda kartvyn för att visualisera uppgifter.

8. ClickUp-mall för informationsförfrågan

Från en enkel fråga som ”Hej, hur går det med projektet?” till komplexa frågor om budgetfördelning – förfrågningar om information (RFI) kan komma i många former. De kan komma via e-post, Slack, telefonsamtal eller textmeddelande. Det kan vara svårt att svara på alla dessa förfrågningar i tid.

ClickUps mall för informationsförfrågan (RFI) löser just det problemet. Den hjälper team att samla RFI:er på ett ställe och tilldela teammedlemmar ansvaret att svara inom den överenskomna tiden.

Använd den här mallen för att registrera detaljer om förfrågan, den som gjort förfrågan och eventuella andra resurser. Anpassa mallen efter dina behov. Lägg till exempel till ett ytterligare formulärfält för det format som svaret ska ha eller syftet med informationen.

Denna mall innehåller tre olika vyer. Använd RFI-loggvyn för att se alla förfrågningar i en lista. Använd projektpanelen för att kategorisera efter projektnamn. Använd RFI-omfattningsvyn för att sortera efter förfrågans omfattning.

Välj bland ClickUps över 15 vyer för att sortera din information så som du vill se den.

9. Mall för helpdeskförfrågan från Template.net

Om du registrerar dina förfrågningar i ett vanligt dokument som Microsoft Word, Google Docs eller Apple Pages är den här mallen från template.net praktisk.

Denna mall för helpdeskförfrågningar skapar ett formulär som samlar in information om förfrågan, såsom namn, organisation, e-postadress, problemtyp och kategori. Anpassa fälten efter din organisations behov och processer.

Denna mall är ett enkelt dokument som är lätt att fylla i för alla. Det kan dock vara besvärligt att hantera flera sådana förfrågningar och ta emot dem som e-postbilagor.

Dessutom måste helpdesk-teamet skapa uppgifter manuellt i sitt projektledningsverktyg baserat på dessa förfrågningsformulär.

10. Mall för projektförfrågan från Slideshare

Projekt kan vara komplexa, med flera faktorer som påverkar även mindre beslut. För att säkerställa att du har fångat upp alla detaljer behöver du en omfattande mall för projektförfrågan, som denna från Slideshare.

Denna mall är sju sidor lång och omfattar projektkrav, motivering, mål, antaganden, budget, tidsplaner och mycket mer. Den är utformad för IT-projekt och innehåller även frågor om användarbeteende, säkerhet, gränssnitt, kundrelationer, portalintegration och teknisk infrastruktur.

De innehåller avsnitt om riskpåverkan, sårbarhetsbedömningar och finansiella faktorer. Med dessa mallar kan du vara säker på att du har samlat in tillräckligt med information för att driva projektet framåt.

Precis som den tidigare mallen är även denna ett dokument som vanligtvis fylls i offline och skickas via e-post. Det krävs därför ytterligare manuellt arbete för att mata in dessa uppgifter i projektledningsprogramvaran.

Hur man använder mallar för projektförfrågningar effektivt

Att använda någon av ovanstående ClickUp-mallar är lika enkelt som att klicka på knappen "Få gratis lösning", lägga till den i ditt ClickUp-arbetsområde och registrera förfrågningar. Dessa mallar är utmärkta utgångspunkter, men du kan anpassa dem så att de passar dig ännu bättre.

Anpassa: Titta på alla projektförfrågningsformulär som listas ovan och anpassa dem efter din bransch, organisation och arbetsflöde. Fyll i de uppgifter du behöver i rullgardinsmenyerna.

Automatisera: Meddelanden, skapande av uppgifter, tilldelning av användare, ändring av status och mycket mer kan automatiseras med ClickUp Automations. När du har gjort processen transparent kan du automatisera den.

Använd vyerna: Oavsett vad du behöver se har ClickUp en vy för det.

Förbättra: Utifrån hur mallarna fungerar för dig kan du göra processförbättringar. Lägg till eller ta bort fält. Utöka deras omfattning. Samla in feedback om mallarna och införliva den i efterföljande versioner.

Effektivisera projektbegäran med ClickUp-mallar

Bra projektledning börjar redan innan projektet startar – genom att samla in krav på ett noggrant och tydligt sätt. ClickUps mallar för projektförfrågningar är utformade för just detta ändamål.

Välj den mall som passar dig bäst beroende på din bransch, organisationsstruktur, projektledningsarbetsflöde och teamets preferenser. Integrera dem i ditt ClickUp-arbetsutrymme med ett klick och anpassa dem efter dina behov.

Med ClickUp kan du automatiskt omvandla förfrågningar till uppgifter, tilldela dem till teammedlemmar, få godkännanden och meddela intressenter om framsteg så att du kan fokusera på att slutföra uppgifterna för din projektöverlämning.

Få tillgång till dussintals mallar för olika projektledningsändamål från ClickUps mallbibliotek. Det bästa är att allt är gratis!

Gå från idé till framgångsrik projektledning med ClickUp idag.