Vill du veta den viktigaste regeln för att spara tid i ditt arbete? Uppfinna inte hjulet på nytt. Översättning: Gör inte samma uppgift två gånger – även om den andra omgången utförs av en annan person.
När projekt överlämnas mellan två eller flera personer (för att inte tala om två eller flera avdelningar) finns det alltid en risk för dubbla uppgifter. Och dubbla arbetsbelastningar ger inga fördelar.
Istället blir båda parter frustrerade eftersom deras tid, talanger och energi kunde ha använts på annat håll. Och projektteamet eller projektledaren går vilse i en virvelvind av dubbelarbete.
Så, hur undviker man det?
Enkelt: Du skapar den perfekta projektöverlämningen mellan parterna och ser till att de som arbetar med projektet i framtiden vet exakt vad som har gjorts tidigare. För att göra allt detta behöver du en mall för projektöverlämning.
Vad är en mall för projektöverlämning?
En mall för projektöverlämning beskriver alla detaljer i ett projekt eller en roll så att det enkelt (som namnet antyder) kan överlämnas från en part till en annan.
En mall för projektöverlämning beskriver projektets omfattning, leveranser, deadlines, processer och procedurer samt andra instruktioner på ett lättförståeligt sätt. Syftet med en checklista för projektöverlämning är tvåfaldigt:
- Det förhindrar dubbelarbete och beskriver alla projektdetaljer som ännu inte har gjorts eller har gjorts för att slutföra projektet.
- Det sparar tid och resurser för företaget (och din projektledare) med ett gediget dokument för projektöverlämning. Istället för att behöva planera otaliga möten för att diskutera projektöverlämningsprocessen kan viktiga intressenter helt enkelt hänvisa till anteckningarna för projektöverlämningen.
De bästa dokumenten för projektöverlämning är koncisa, korrekta och samarbetsinriktade, vilket möjliggör en smidig övergång. Alla överlämningsanteckningar bör innehålla alla projektdetaljer, vilket förhindrar förvirring mellan parterna och dubbelarbete.
Enligt en undersökning av Zippia, en webbplats som uppdaterar arbetssökande om företagskultur, har 50 % av de anställda 1–3 timmars möten per vecka, och 20 % anser att dessa möten är slöseri med tid. Genom att välja rätt mall för projektöverlämning, komplett med all nödvändig information, uppgifter och prioriteringar för ett projekt, minskar du behovet av onödiga möten.
Gratis mallar för projektöverlämning för enkel övergång
Rätt mall för projektöverlämning förhindrar hinder i projektet, anger prioriteringar och skapar en beredskapsplan för nya eller befintliga teammedlemmar. Nedan hittar du sju mallar för projektöverlämningar i din organisation som du måste prova.
1. ClickUp-mall för projektöverlämning
Ska du överlämna ett projekt från en avdelning till en annan? Se till att inga möjligheter går förlorade genom att använda ClickUps mall för projektöverlämning.
Denna mall för projektöverlämningsrapport kan anpassas efter ditt företag, med utrymme för ditt företagsnamn, logotyp, slogan och kontaktinformation högst upp. Börja med att skriva projektets namn och upphovsman (dvs. den person som fyller i rapporten), följt av en kort beskrivning av projektet.
Mallen går igenom alla aspekter av projektet och förhindrar förvirring mellan avdelningarna. Avsnittet ”Överlämningsdeltagare” erbjuder utrymme för foto, namn och rollbeskrivning för varje medarbetare i projektet.
Avsnittet "Krav" innehåller en särskilt praktisk tidsplan där du kan lista varje uppgift, den avdelning som ansvarar för uppgiften och den tillhörande deadline för alla åtgärder som krävs innan en övergång kan ske. Slutligen kan teammedlemmar eller projektledare i avsnittet "Övergångsuppgifter" logga alla slutförda aktiviteter för projektet, vilket förhindrar dubbelarbete.
2. ClickUp-mall för standardrutiner för projektöverlämning
Låt oss se sanningen i ögonen: De personer som tilldelas ett projekt kommer inte alltid att vara desamma. Personalomsättning är helt enkelt en del av att driva ett företag. När du anställer nya teammedlemmar vill du att de ska komma igång och komma upp i fart så snart som möjligt.
Genom att använda en mall för standardrutiner (SOP) säkerställer du att nya medarbetare förstår vad de ska göra och hur de ska göra det inom en given roll. ClickUps mall för SOP för projektöverlämning ger tydliga och konsekventa riktlinjer så att alla medarbetare följer en standardiserad metod för att slutföra uppgifter, vilket minskar risken för fel.
För att hjälpa nya medarbetare att förstå sin roll och sina ansvarsområden fyller du i avsnittet ”Omfattning” med olika aspekter av deras tilldelade uppgifter. Därefter beskriver du standardiserade processer i avsnittet ”Procedur”, komplett med numrerade steg och bilder (om det är till hjälp för projektteamet).
Slutligen, ge kollegorna de verktyg de behöver för att lyckas genom att länka till nödvändiga resurser (såsom mappar, uppgifter och/eller filer) och fylla i ett avsnitt med vanliga frågor (FAQ).
Bonus: Se hur ClickUp kan hjälpa dig att hantera viktiga projektdokument och filer med sina kunskapsstyrningsfunktioner.
3. ClickUp-mall för skiftbytesrapport
Om du hanterar en grupp anställda som arbetar i skift kan en mall för överlämningsdokument spara otaliga timmar per vecka. För att förhindra produktivitetsbortfall när ett skift slutar och ett annat börjar kan du använda ClickUps mall för skiftbytesrapport.
En plan för överlämning av projekt vid skiftbyte ger en detaljerad redogörelse för vad som har hänt under det föregående skiftet och beskriver prioriteringar för det kommande skiftet. Denna mall för överlämning kan vara ovärderlig för praktiskt taget alla verksamheter som arbetar med timbaserade tjänster, från sjukhus och vårdhem till kaféer och biltvättar.
En skiftrapport bör användas dagligen – ursäkta, flera gånger om dagen – med datum, skiftets start- och sluttider, plats och arbetsledare ifyllda högst upp. Vid behov kan avsnittet "Anställdas information" fyllas i så att varje teammedlem lämnar in sin egen rapport.
I avsnittet ”Arbetsuppgifter och ansvarsområden” finns en detaljerad redogörelse för alla uppgifter, deluppgifter, medarbetarnas ansvarsområden och status för varje uppgift, så att alla kollegor vet vilka deras högsta prioriteringar är när de klockar in. Använd slutligen avsnittet ”Utmaningar och rekommendationer” för att diskutera eventuella hinder för dagens uppgifter.
4. ClickUp-mall för förändringshanteringsplan
En bra chef får hela organisationen att fungera mer effektivt – genom att tilldela uppgifter, delegera ansvar och sätta prioriteringar för resten av teamet. Företagets chefer övervakar alla aspekter av förändringshantering – anpassning till skiftande prioriteringar, övergångsprojekt och till och med personalomsättning.
Förbered cheferna för framgång med ClickUps mall för förändringshanteringsplan. Den färdiga mallen delar upp projektövergångarna i tre faser (men detta kan utökas för att passa just din organisation eller ditt projektteam).
I fas 1 identifierar cheferna vilka förändringar som behövs för att förbereda en projektövergång. I fas 2 flyttar cheferna projektet från en avdelning till en annan och identifierar en kommunikationsplan, viktiga händelser och en plan för hantering av motstånd. Slutligen samlar fas 3 in feedback från intressenter, firar framgångar och identifierar luckor för framtida övergångar.
Med över 100 fördefinierade automatiseringar att välja mellan hjälper denna mall för förändringshantering dig att automatiskt tilldela uppgifter, lägga upp kommentarer och flytta statusar, vilket sparar värdefull tid under arbetsveckan.
Dessutom ger mallen cheferna möjlighet att hålla varje projekt på rätt spår med ett lättförståeligt färgkodat system, en tabellvy med kolumner för all relevant information och förloppsindikatorer för olika steg.
5. ClickUp-mall för introduktion av nya medarbetare
När du anställer en ny medarbetare vill du att personen ska kunna bidra till företagets projekt så snart som möjligt. Tyvärr kan bristande planering fördröja introduktionsprocessen med veckor (om inte månader).
För att förkorta introduktionsprocessen och öka produktiviteten hos nya medarbetare kan du använda ClickUps mall för introduktion av nya medarbetare. Denna mall innehåller ett detaljerat arbetsflöde som börjar med medarbetarens första dag på jobbet. Den detaljerade listan delar upp introduktionsprocessen i veckoprioriteringar, så att de nya teammedlemmarna kan bocka av varje uppgift efterhand.
Denna rapport om nya medarbetares framsteg kan enkelt anpassas efter ditt företag eller din avdelning. Överväg att utöka varje uppgift genom att lägga till deluppgifter (till exempel: uppgiften ”Fyll i HR-dokument” innehåller deluppgifter för hälsoförmåner, 401(k)-avgifter och skatteavdrag). Eller lägg till bilagor, godkännanden från chefer, deadlines eller anteckningar för att göra introduktionsprocessen så smidig som möjligt.
6. ClickUp-mall för Gantt-diagram för introduktion av nya medarbetare
En framgångsrik introduktionsprocess handlar inte bara om att få den nyanställde att komma igång. Den bygger också på att alla teammedlemmar – även de som har arbetat för företaget i flera år – arbetar tillsammans som en produktiv enhet.
Det krävs verkligen en hel by för att förbereda en nyanställd för framgång, med medarbetare från HR-, juridik- och säkerhetsteamen som arbetar tillsammans. Därför måste överlämningsprocessen och den övergripande kunskapsöverföringen till en nyanställd övervakas på direktörs- eller ledningsnivå – och det är precis där ClickUps Gantt-mall för introduktion av nyanställda kommer in i bilden.
Denna mall skapar en strömlinjeformad övergångsplan för nya medarbetare på organisationsnivå. Med Gantt-diagrammet får varje avdelning (dvs. personal, juridik, säkerhet och utbildning) en egen mapp med uppgifter som delegeras till varje medarbetare. Varje individ får en egen förloppsindikator som ger en översiktlig bild av slutförda projektleveranser.
En personalchef kan till exempel ansvara för att göra bakgrundskontroller, fylla i ett I-9-formulär, verifiera de nya medarbetarnas ID-handlingar och fylla i nödvändiga formulär för förmåner. Samtidigt ansvarar någon från säkerhets- eller teknikavdelningen för att skapa inloggningen för den nyanställde, deras tidrapporteringsapplikation och deras nyckelkort.
Med en så detaljerad mall till ditt förfogande undviker du dubbelarbete och kan samtidigt ge maximalt stöd till nya teammedlemmar.
Bonus: Mallar för överlämning av byggprojekt!
Hur man väljer den bästa mallen för projektöverlämning
En bra mall för projektöverlämning minskar förvirring, frustration och slöseri med resurser i samband med ett visst projekt.
För att välja den bästa mallen för projektöverlämning för din organisation, ställ dig själv följande frågor:
- Vem kommer att använda mallen? Kommer mallen att användas av en enskild person, en avdelning eller ledningsgruppen? Att förstå intressenterna är nyckeln till att välja rätt layout för projektöverlämningen.
- Vilka verktyg behöver du? Behöver du en kalender med leveranser, ett sätt att bifoga viktiga dokument eller ett sätt att visuellt följa framstegen? Att förstå de processkartläggningsverktyg som finns tillgängliga och hur du använder dem hjälper dig att välja rätt mall.
- Vilken layout är lättast att förstå? Behöver du en checklista, tabell, kalender eller arbetsflöde? Många mallar erbjuder flera anpassningsbara vyer, men att veta vilken layout som är mest användbar garanterar att projektet genomförs på ett så effektivt sätt som möjligt.
Förhindra produktivitetsnedgångar med mallar för projektöverlämning
För att ett projekt ska fungera effektivt krävs flera rörliga delar. När skift slutar, nya medarbetare anställs, anställda slutar eller ledningen byts ut vill du att verksamheten ska fortsätta utan störningar.
Rätt mall för projektöverlämning kan bidra till att öka teamets produktivitet över avdelningsgränserna. Oavsett om du börjar med en av ClickUps många mallar för överlämning eller skapar en från grunden kan du tilldela uppgifter och deluppgifter, skapa en kalender med deadlines, spåra framsteg i realtid och överlämna viktiga dokument på ett smidigt sätt.
Med ClickUp kan du enkelt anpassa vyer, fält, rubriker eller text efter ditt företags unika behov. Och med över 1 000 integrationer till ditt förfogande kan du hantera varje projekt på ett effektivt sätt.
Är du redo att se hur ClickUp kan göra din organisation mer effektiv? Prova gratis idag.