Du svarar på en fråga om återställning av lösenord, sedan en annan om ett skrivarstopp, och snart känner du dig som en vandrande FAQ.
Vore det inte fantastiskt om denna process kunde effektiviseras?
Tänk på mallar för serviceförfrågningar! Användarna kan fylla i dem och ange alla uppgifter du behöver för att kunna rycka in och rädda situationen – inget mer letande efter information eller telefonsamtal fram och tillbaka – bara tydlig information och snabbare problemlösning.
Dessa mallar kan anpassas för olika avdelningar, vilket sparar massor av tid och frustration för alla.
Det här blogginlägget beskriver 10 gratis mallar för serviceförfrågningar som kan hjälpa dig att hantera serviceförfrågningar utan att förlora förståndet!
Vad är mallar för serviceförfrågningar?
Mallar för serviceförfrågningar är förberedda formulär som förenklar inlämningen av förfrågningar. De guidar dig genom processen och ser till att du inkluderar alla nödvändiga detaljer för en snabbare lösning.
Har du problem med en flimrande skärm? En mall kan be dig ange enhetsmodell, felmeddelanden och en kort beskrivning.
Behöver du en ny programvarulicens? En mall kan be om programnamn, önskad användare och motivering.
De förenklar processen för användaren (ingen mer informationsinsamling) och serviceteamet (tydligare förfrågningar leder till snabbare lösningar).
Vad kännetecknar en bra mall för serviceförfrågningar?
En bra mall för serviceförfrågningar ska förenkla saker och inte komplicera användarens resa med för mycket information.
Här är några av de viktigaste aspekterna du bör titta efter:
- Fokuserade frågor: Frågar endast efter information som är nödvändig för att lösa problemet utan att överväldiga användarna med irrelevanta detaljer.
- Enkelt språk: Undvik teknisk jargong och använd ett enkelt språk som alla kan förstå.
- Förifyllda fält: Fyller automatiskt i användarinformation eller avdelning baserat på inloggningsuppgifter
- Villkorslogik: Visar eller döljer frågor baserat på tidigare svar (t.ex. om ”Problem” är ”Skrivarproblem”, visa fältet ”Modell”).
- Bilagor: Gör det möjligt för användare att bifoga skärmdumpar, felloggar eller relevanta filer.
- Sökfunktion: Gör det möjligt för användare att hitta rätt mall för sitt problem.
- Organiserade avsnitt: Mallen grupperar relaterade frågor (t.ex. kontaktinformation, problembeskrivning)
- Flera svarsalternativ: Använder rullgardinsmenyer, alternativknappar eller kryssrutor för vanliga val
- Tydliga instruktioner: Förklara kortfattat vilken information som behövs i varje fält.
Om några eller alla dessa funktioner ingår i dina serviceförfrågningsformulär kommer dina användare att bli nöjda och uppgifterna kommer att kunna slutföras snabbare.
10 gratis mallar för serviceförfrågningar
Med dessa 10 kostnadsfria mallar för serviceförfrågningar från ClickUp kan du förenkla ditt arbetsflöde och öka kundnöjdheten.
Oavsett om du hanterar en IT-helpdesk, skriver en incidentrapport eller sköter allmän kundservice, ger dessa anpassningsbara mallar en perfekt grund för att samla in viktig information, spåra framsteg på ett effektivt sätt och säkerställa en smidig serviceleverans.
1. Mall för serviceförfrågan i ClickUp
Har du svårt att hålla reda på förfrågningar från anställda och externa kontakter? ClickUps förfrågningsformulärmall erbjuder en förenklad lösning för att registrera, kategorisera och hantera dina förfrågningar.
Med den här mallen kan du:
- Håll god koll på förfrågans status. Använd statusar som "Pågår", "Ny förfrågan" eller "Avvisad" för att hålla alla informerade. En IT-avdelning kan till exempel använda "Väntar på hårdvara" eller "Behöver ytterligare information" för specifika steg i sitt arbetsflöde.
- Samla in den information du behöver för att hantera förfrågningar effektivt. Skapa anpassade fält som "Syfte", "Linjechef" eller "Avdelning" för att skräddarsy formuläret efter dina behov. Ett marknadsföringsteam kan till exempel använda fältet "Kampanjnamn" för att kategorisera förfrågningar relaterade till specifika marknadsföringsinitiativ.
- Få enkel åtkomst till information med anpassningsbara vyer. Välj mellan fördefinierade alternativ som "Användarlista" eller "Begäranstatus" eller skapa egna alternativ som "Begäran med hög prioritet" för fokuserad hantering.
Denna mall är utformad för alla som behöver hantera förfrågningar från olika källor, både interna och externa. Till exempel kan teamchefer använda den för att hantera anställdas förfrågningar om utrustning, åtkomst, ledighet etc.
På samma sätt kan HR-avdelningen använda det som ett feedbackformulär eller enkätsformulär för att förenkla processen med att introducera nyanställda, hantera ledighetsansökningar eller hantera andra frågor som rör anställda.
2. ClickUp-mall för serviceförfrågan
Att hålla koll på kundtjänstförfrågningar är avgörande för teamets effektivitet och kundnöjdheten. ClickUps mall för serviceförfrågningar tar itu med denna utmaning och erbjuder ett omfattande men flexibelt system för att hantera och leverera exceptionell service.
Denna listmall går utöver att bara logga förfrågningar. Den låter dig:
- Organisera med anpassade statusar: Spåra framsteg smidigt med alternativ som "Blockerad", "Ny begäran" och "Löst", eller anpassa det efter ditt område. För att hantera tekniska problem kommer den anpassade statusen till exempel att återspegla "enhetstyp".
- Samla in detaljerad information: Använd nio anpassade attribut som ”Skärmdump” och ”Kontakt-e-post” och mer för att få en tydlig förståelse för varje kunds behov och problem.
- Använd anpassningsbara vyer: Organisera information enkelt med sex ClickUp-konfigurationer, inklusive ”Lösta fel” och ”Efter prioritet”. Använd till exempel tabellvyn för att se alla lösta fel i ett kalkylbladsformat och granska de lösningar som tillhandahålls.
- Förbättra projektledningen: Spåra tidsåtgång, använd taggar, ställ in beroendevarningar och utnyttja e-postintegration för ett effektivare arbetsflöde. Använd till exempel en tidsspårare för att se hur lång tid det tar att lösa problemet från det att det uppstod för att identifiera de bästa tjänsteleverantörerna och jämföra lösningar.
Du kan också ställa in ClickUp Automations för att uppdatera teammedlemmarna om lösningar som tillhandahålls för varje serviceförfrågan.
3. ClickUp-mall för ändringsbegäran
ClickUps mall för ändringsbegäran är flexibel och hjälper dig att hantera ändringsprocessen effektivt. Den säkerställer att alla ändringar utvärderas, godkänns och implementeras smidigt.
- Använd anpassade statusar: Håll en tydlig översikt över gransknings- och godkännandeprocessen. Använd statusar som ”Tilldelad granskare”, ”För implementering” och ”Implementerad” för att hålla alla informerade. Ett mjukvaruutvecklingsteam kan till exempel använda ”Under testning” eller ”Kräver kodgranskning” för specifika steg i sitt arbetsflöde för godkännande av ändringar.
- Förbättra beslutsfattandet: Samla all information du behöver för att fatta välgrundade beslut. Använd de 14 anpassningsbara fälten, till exempel "Omfattning", "Granskare" eller "Implementeringsdatum", för att skräddarsy mallen efter en specifik ändringsbegäran. Ett marknadsföringsteam kan till exempel använda fälten "Kampanjnamn" och "Planerat lanseringsdatum" för att bedöma effekten av en föreslagen omdesign av webbplatsen.
- Organiserade flexibla vyer: Navigera enkelt bland ändringsförfrågningar med fördefinierade alternativ som ”Projektplatser” eller ”Ändringsförfrågningsformulär”, eller skapa egna alternativ som ”Högriskändringar” för fokuserad analys.
- Bättre spårning av förfrågningar: Tilldela tid som spenderas på att lösa förfrågningar, lägg till taggar för att filtrera förfrågningsformulär och ställ in beroendevarningar för att undvika hinder.
En effektiv process för ändringsbegäran kräver en väl definierad tidsplan. ClickUp hjälper dig att visualisera denna tidsplan med ClickUp-kalendervyn för att planera viktiga datum för att skicka in begäran, säkra godkännanden och genomföra ändringar. Denna visuella representation säkerställer att alla är på samma sida och undviker förseningar.
Här är vad en ClickUp-kund har att säga om kalendervyn:
Arbetsbelastnings- och kalendervyer gör kapacitetsplaneringen mycket enklare
Arbetsbelastnings- och kalendervyer gör kapacitetsplaneringen mycket enklare
4. ClickUp-mall för informationsförfrågan
Förenkla kommunikationen och håll dina byggprojekt på rätt spår med ClickUps mall för informationsförfrågan. Den underlättar hela processen för informationsförfrågan (RFI) och säkerställer att alla förfrågningar registreras, hanteras och löses effektivt.
Mallen innehåller:
- Centraliserad spårning: RFI-loggvyn ger en omfattande översikt över alla mottagna RFI:er. Registrera detaljer såsom tidpunkten för den ursprungliga förfrågan, förväntade svarstider, kostnads- och schemaläggningsjusteringar samt lösningar på problem, så att allt hålls organiserat på ett ställe.
- Enkel informationsinsamling: Vyn RFI-inlämningsformulär effektiviserar processen för att skapa RFI med anpassningsbara och lättifyllda formulär. Samla in all nödvändig information från förfrågare snabbt och enkelt, och eliminera risken att missa viktiga detaljer.
- Tydlig definition av omfattningen: RFI Scope-vyn ger en tydlig förståelse för den specifika förfrågan, relevant information och relaterade dokument. Detta säkerställer att alla inblandade är på samma sida och undviker förvirring.
- Visualiserad framsteg: Håll tydlig koll på framstegen för varje RFI med projektpanelen. Spåra uppgifter genom anpassade statusar som Ny begäran och Svar skickat för att hålla intressenterna informerade.
- Enkel start: I guiden för att komma igång får du all relevant information du behöver för att börja använda mallen effektivt, vilket minimerar installationstiden och maximerar effektiviteten.
5. ClickUp IT-supportmall
Får ditt IT-team en ständig ström av supportförfrågningar? Från internetavbrott till blå skärmar kan det kännas överväldigande att hänga med.
ClickUps mall för IT-support säkerställer att alla förfrågningar registreras, prioriteras och löses effektivt, så att dina användare kan fortsätta vara produktiva. Så här fungerar det:
- Enkel biljetthantering: Vyn IT-supportförfrågan innehåller användarvänliga formulär för att skicka in nya förfrågningar. Samla in viktiga detaljer som enhetstyp och kontaktinformation, och bifoga även skärmdumpar eller videor för tydlig kommunikation av problemet.
- Organiserad kategorisering: Vyn Förfrågningar efter typ av ärende ger en listvy där du kan hitta ärenden med liknande problem. Använd anpassade fält som ”Avdelning” och ”Supportbehov” för att kategorisera förfrågningar för effektiv hantering.
- Visualiserat arbetsflöde: Håll en tydlig översikt över alla öppna förfrågningar med vyn Förfrågningar efter status. Denna Kanban-tavla visar status för varje förfrågan – Ny, Bedömning, Eskalera eller Löst – så att ingenting faller mellan stolarna.
- Stärkta teammedlemmar: Vägledningen för att komma igång ger ditt team all information de behöver för att hantera förfrågningar effektivt i ett praktiskt dokumentformat.
Proffstips: Att hålla intressenterna informerade är avgörande för att bygga förtroende och säkerställa en positiv supportupplevelse. Uppdatera ClickUp-uppgiftsstatusar allteftersom du löser problemet. Denna transparens gör det möjligt för användarna att följa utvecklingen av sina förfrågningar och främjar en känsla av samarbete. Du kan också använda IT-mallar som hjälp i denna process.
6. ClickUp IT-serviceförfrågningsmall
Oförutsedda IT-incidenter kan störa verksamheten och påverka produktiviteten. ClickUps mall för IT-incidentrapporter hjälper ditt team att dokumentera, spåra och lösa incidenter effektivt, vilket minimerar driftstopp och säkerställer affärskontinuiteten.
Det inkluderar:
- Omfattande loggning: Skapa en centraliserad incidentrapportlogg i tabellvyn. Samla in alla viktiga detaljer, inklusive datum, tid, berörda system, relevanta loggar och all ytterligare information för att få en fullständig bild av händelsen.
- Anpassningsbar datainsamling: Använd anpassningsbara fält för att skräddarsy mallen efter dina behov. Samla in detaljer som ”Incidenttyp”, ”Allvarlighetsgrad”, ”Programvarusystem” och ”Avdelning” för enkel kategorisering och spårning av incidenter.
- Detaljerad dokumentation av svar: Skapa uppgifter för att dokumentera de åtgärder som vidtagits för att hantera incidenten. Detta inkluderar alla åtgärder som vidtagits för att mildra effekterna, såsom återställning av data eller avstängning av system, vilket säkerställer en tydlig dokumentation av lösningsprocessen.
- Grundlig granskning: Ställ in en återkommande uppgift för att granska den färdiga rapporten. Detta säkerställer att all nödvändig information finns med och är korrekt, vilket främjar en kultur av dataintegritet.
- Trendidentifiering: IT-incidentrapporter är värdefulla historiska dokument. Genom att utnyttja ClickUps robusta sök- och filtreringsfunktioner kan du identifiera återkommande problem och implementera långsiktiga lösningar för att stärka din övergripande IT-infrastruktur.
7. ClickUp-mall för kreativa förfrågningar
Drunknar du i e-postmeddelanden och jagar godkännanden? ClickUps mall för kreativa förfrågningar är din livbåt! Detta kraftfulla verktyg förenklar hela processen för kreativa förfrågningar, från initialt koncept till slutleverans, och säkerställer tydlig kommunikation, effektiv projektledning och ett smidigare arbetsflöde för alla inblandade.
Denna anpassningsbara mall är utrustad med:
- Effektiviserade formulär: Med vyn Kreativ förfrågningsformulär kan intressenter eller teammedlemmar enkelt skicka in förfrågningar. Dessa användarvänliga formulär samlar in alla viktiga detaljer du behöver för att komma igång, vilket minimerar fram- och återkommande kommunikation.
- Tydlig kommunikation: Vyn Börja här ger en snabb översikt över mallen, så att alla förstår hur man skickar in förfrågningar på ett effektivt sätt.
- Centraliserad översikt: Creative Request List View ger en överskådlig bild av alla inkommande förfrågningar. Använd anpassade fält som "Assignee" (tilldelad till), "Requested By" (begärd av) och "Priority" (prioritet) för enkel filtrering och prioritering.
- Visualiserad framstegsspårning: Behåll fullständig kontroll över din kreativa pipeline med vyn Creative Request Pipeline i Kanban-stil. Denna vy delar upp uppgifterna i sju olika statusar, inklusive "Pågår", "För godkännande" och "Levererat", vilket säkerställer tydlig insyn i framstegen för varje förfrågan.
8. Mall för teamförfrågningar i ClickUp
Att hantera ett team på distans kan vara utmanande, särskilt när man ska hålla reda på deras olika förfrågningar. Från behov av ny utrustning till förfrågningar om HR-hjälp kan det kännas överväldigande att hålla reda på individuella behov, särskilt när man inte har någon service desk-programvara.
ClickUps mall för teamförfrågningar kan hjälpa anställda att undvika förfrågningsutmattning, och du kan lösa dem genom att:
- Centraliserad vy: Listvyn ger en enda källa till information för alla teamförfrågningar. Spåra deras status med ett ögonkast, vilket eliminerar förvirring och håller alla på samma sida.
- Förenklad begäran: Med vyn Intern begäran kan anställda snabbt och enkelt skicka in begäranden. Strukturerade avsnitt för detaljer, prioritet och typ säkerställer att all nödvändig information registreras i förväg.
- Visuell översikt över uppgifter: Håll en tydlig överblick över processen för att hantera förfrågningar med Board View. Uppgifterna är organiserade i fem olika statusar, till exempel ”Nya förfrågningar” och ”Slutförda”, och ger en översikt med dra-och-släpp-funktion för att flytta uppgifter mellan olika statusar för effektiv spårning.
- Enkel prioritering: I vyn Typer av förfrågningar kan ledare kategorisera och prioritera förfrågningar baserat på kategori (t.ex. förbrukningsmaterial, teknisk support). Detta säkerställer att förfrågningar hanteras effektivt och att teamets behov tillgodoses på ett effektivt sätt.
9. Mall för lista över önskemål om funktioner i ClickUp
Längtar du efter ett smidigt system för hantering av funktionsförfrågningar? Då behöver du inte leta längre än ClickUps mall för funktionsförfrågningar! Denna kraftfulla mall gör det möjligt för dig att samla in, utvärdera, prioritera och spåra funktionsförfrågningar på ett effektivt sätt, så att din produktutveckling perfekt anpassas efter användarnas behov och strategiska mål:
Så här gör du:
- Samla in data enkelt: Använd ClickUp Forms för att samla in önskemål om funktioner när en kund skickar in sina idéer. Samla värdefull feedback och förslag på ett centralt ställe, så slipper du risken att missa viktiga idéer.
- Effektiv prioritering: Med hjälp av prioriteringsprocessen kan du kategorisera förfrågningar utifrån fördefinierade kriterier. Detta effektiviserar den initiala utvärderingen och säkerställer att varje förfrågan får rätt uppmärksamhet.
- Datadriven prioritering: Gå bortom subjektiva beslut. Utvärdera effekten och genomförbarheten för varje förfrågan, så att du kan prioritera funktioner baserat på strategiskt värde och tillgängliga resurser i en organiserad listvy.
- Tydlig kommunikation och handling: Tilldela uppgifter, följ framstegen och håll intressenterna informerade med realtidsuppföljning och en inbyggd chattvy i ClickUp. Detta främjar transparens och säkerställer att alla är överens om utvecklingsplanen.
10. ClickUp-mall för arbetsförfrågan
Slipp förvirringen och omfamna smidig projektförfrågan med ClickUps mall för arbetsförfrågan! Med den här mallen kan du organisera uppgifter och spåra framsteg effektivt, så att varje projekt slutförs i tid och inom budget.
Det möjliggör:
- Tydlig inlämnings- och godkännandeprocess: Använd arbetsbegäranformuläret för att samla in all nödvändig information i förväg. Detta säkerställer att alla är på samma sida från början, vilket minimerar omarbetningar och förseningar.
- Centraliserad projektöversikt: Vyn Request Summary (Begäran – sammanfattning) visar grunderna för varje arbetsbegäran och innehåller viktiga detaljer som projektnamn, beskrivning och tidsplan för tydlig översikt.
- Visuell uppgiftshantering: Omvandla dina arbetsorder till genomförbara uppgifter med tavelvyn. Denna visuella representation gör att du kan tilldela teammedlemmar, ange förfallodatum och övervaka framstegen i realtid, vilket uppmuntrar till ett samarbetsinriktat arbetsflöde.
- Omfattande uppgiftsdetaljer: I listvyn Stages kan du anpassa mallen efter dina behov. Inkludera viktiga anpassade fält som uppgiftsnamn, beskrivning, prioritet och tilldelad teammedlem för att få en fullständig bild av varje arbetsförfrågan.
- Effektiviserad granskningsprocess: Skapa en tydlig granskningsprocess med hjälp av Milestones i ClickUp. Detta säkerställer att projektledare, teamledare eller andra intressenter kan granska och godkänna arbetsförfrågningar på ett effektivt sätt, så att projekten fortsätter framåt.
Perfektera hanteringen av serviceförfrågningar med ClickUp
Mallar för serviceförfrågningar standardiserar informationsinsamlingen och förenklar arbetsflödena. Detta innebär snabbare lösningstider, nöjdare kunder och en mindre arbetsbörda för dem som hanterar dessa supportfunktioner.
Förutom dessa mallar kan du använda ClickUp som en fullfjädrad projektledningsplattform som gör det möjligt för dig att enkelt hantera uppgifter, skapa anpassade formulär för att samla in specifika detaljer och automatisera repetitiva arbetsuppgifter. Dessutom ger dess AI-drivna verktyg intelligenta förslag och förenklar arbetet.
Genom att kombinera effektiviteten i dessa förfrågningsmallar med ClickUps robusta projektledningsfunktioner kan du förvandla din serviceleverans och se till att ditt team presterar på topp.