Ibland behöver du lite hjälp med att lansera din marknadsföringskampanj eller förverkliga ett initiativ. Det är där leverantörer och externa digitala marknadsföringsbyråer kommer in i bilden. Dessa experter kan spara tid och arbete åt dig genom att hantera vissa delar av dina marknadsföringskampanjer som ditt team inte har kapacitet för.
Det bästa sättet att nå dessa experter är att skapa en marknadsföringsförfrågan (RFP). Detta dokument är ett enkelt förfrågningsformulär som gör det enkelt att kommunicera dina behov och få exakt de tjänster som krävs för projektet.
Här förklarar vi vad marknadsföringsförfrågningar är och vilka viktiga komponenter din förfrågan bör innehålla. Vi erbjuder också en lättförståelig guide till hur du skapar en marknadsföringsförfrågan, tips för att skriva en effektiv förfrågan och råd för att hitta de bästa möjligheterna. ✨
Vad är en marknadsföringsförfrågan?
En marknadsföringsförfrågan, eller RFP, är ett dokument där du efterfrågar tjänster som ditt team inte kan hantera internt. Du kan skicka en RFP eftersom ditt team är fullt upptaget och inte kan ta på sig ytterligare uppgifter, eller för att du behöver hjälp från en expert som har kunskap som ditt team saknar.
Det är en viktig del av de flesta marknadsföringsplaneringsprocesser, särskilt för team som behöver externa resurser för att få jobbet gjort. 📄
Du kan skicka din marknadsföringsförfrågan till en specifik marknadsföringsbyrå som du är intresserad av eller publicera den online som ett öppet ansökningsformulär för att nå en bredare målgrupp. Vanligtvis svarar leverantörer på förfrågan med en allmän offert, specifika tjänster de kan erbjuda och en förväntad tidsram för leverans.
En RFP skiljer sig från en förfrågan om information (RFI) eller en förfrågan om offert (RFQ). En RFI är ett enklare frågeformulär som används före en RFP för att avgöra om leverantörer ska inkluderas i kontaktlistan. Den förkvalificerar i huvudsak företag baserat på tjänster eller budgetbehov.
En RFQ är ett dokument som begär detaljerad kostnads- och offertinformation relaterad till den tjänst som begärs i ett RFP-dokument. Medan en RFP begär ett uppskattat förslagsbelopp, är en RFQ mer detaljerad, med en uppdelning av kostnaderna för specifika tjänster baserat på den uppskattade tidsplanen och arbetsomfånget.
Förstå marknadsföringsförfrågningar
Marknadsföringsförfrågningar är en utmärkt resurs för företag som behöver extra hjälp med marknadsföringsstrategi, genomförande eller marknadsföring. Syftet med en marknadsföringsförfrågan är att få extern hjälp. Detta sparar inte bara tid för ditt team, utan skapar också värdefulla kontakter med marknadsföringsexperter. 🤝
Ett marknadsföringsprojekt kan gå snabbare med marknadsföringsförfrågningar. Med hjälp utifrån kan du öka antalet kampanjer du kör eller flytta ditt interna teams fokus till viktigare marknadsföringsprojekt.
Några fördelar med att använda en marknadsföringsförfrågan är:
- Utökar din räckvidd: Genom att skicka ut anbudsförfrågningar får du experter direkt till dig. Det innebär att du kan knyta kontakter, bygga värdefulla relationer och utöka din kunskapsbas samtidigt som du gör framsteg med dina initiativ.
- Ökar effektiviteten: En marknadsföringsförfrågan skapar en standardiserad upphandlingsprocess för att få extern hjälp med projekt. Detta minskar risken för missförstånd och effektiviserar beslutsfattandet, så att du kan agera snabbare och mer effektivt.
- Skapa en databas med beprövade partners och lösningar: Varje gång du skickar ut en RFP får du svar från olika experter inom marknadsföring. RFP:n fastställer utvärderingskriterier så att du kan skapa en databas med potentiella leverantörer med erfarenhet som du kan vända dig till när du lanserar nya kampanjer.
Genom att skicka en RFP kan du komma i kontakt med andra marknadsföringsexperter och driva projekt framåt på ett mer effektivt sätt.
Här är några scenarier där marknadsföringsbyråer kan skicka ut anbudsförfrågningar:
- Ett marknadsföringsteam som vill utöka sin blogg kan skicka en digital marknadsföringsförfrågan till en digital byrå eller en innehållsbyrå med SEO-specialister.
- En marknadsföringschef som vill lansera ett kreativt projekt med professionellt visuellt innehåll kan skicka ut en kreativ brief för att hitta rätt byråpartner.
- En marknadsavdelning hjälper produktteamet att lansera en ny funktion och kommer att skicka en RFP till reklambyråer för att få hjälp med att annonsera lanseringen.
- Ett marknadsföringsföretag som har stött på problem med en kampanj i sociala medier kan skapa en RFP för att få hjälp av PR-företag att hantera mediestormen.
- Ett traditionellt företag vill skapa en webbplats och sälja produkter online. De beslutar sig för att skicka en RFP till experter på marknadsföring i sociala medier och webbutvecklare för att bygga sin webbplats, varumärke och online-närvaro.
Komponenterna i en marknadsföringsförfrågan
Varje marknadsföringsförfrågan är unik, men bör innehålla en standarduppsättning av punkter. Den faktiska informationen du inkluderar eller de tjänster du efterfrågar kommer att variera, men du bör ändå inkludera viktiga detaljer i varje dokument. ✅
Här är de viktigaste komponenterna som ska ingå i din marknadsföringsförfrågan:
- Företagsinformation: Innan du kan be andra om hjälp måste de veta vem du är. Inkludera grundläggande företagsinformation som ditt företagsnamn, dess huvudsakliga funktion eller uppdrag och vilka typer av produkter eller tjänster du erbjuder.
- Kontaktinformation: Ange telefonnummer och e-postadress till viktiga kontaktpersoner som hanterar projektet. I vissa fall kan det vara marknadsföringsteamets chef. Vid större initiativ kan du ange flera kontaktpersoner från olika avdelningar.
- Projektöversikt och syftet med RFP: Ange tydligt syftet med RFP, inklusive dina mål och de resurser du söker. Ju mer koncis du är här, desto större är sannolikheten att du får relevanta svar på din RFP.
- Utvärderingskriterier: Lyft fram de urvalskriterier du kommer att använda för att utvärdera sökande. I de flesta fall kommer urvalsprocessen att omfatta sådant som erfarenhet av ämnet, prissättning eller specifika tjänster.
- Krav för att bli beaktad: Ange hur sökande ska ansöka (t.ex. via en onlineportal, med ett specifikt ansökningsformulär eller genom att skicka ett affärsförslag till huvudkontaktens e-postadress). Se till att inkludera alla specifika krav för att förslagen ska beaktas.
- Urvalstidplan: Ange projektets tidsplan och en beräknad deadline för de tjänster du efterfrågar – på så sätt kommer endast tjänsteleverantörer som kan uppfylla din tidsplan att ansöka.
- Budgetdetaljer: Slösa inte tid på att granska anbud som överskrider din budget. Ange dina budgetdetaljer i din marknadsföringsförfrågan och beskriv kortfattat förhandlingsprocessen om anbudsgivaren väljs ut.
Skapa din RFP för marknadsföringstjänster
Oavsett om du vill ha hjälp med marknadskommunikation, söker annonsstöd eller behöver lansera stora kampanjer snabbare, kan du använda den här guiden för att skapa din RFP. Nedan går vi igenom allt du behöver veta för att skriva en marknadsföringsförfrågan, inklusive strategier för marknadsföringsprojektledning för att få jobbet gjort.
Börja med en mall
Gör livet enklare genom att använda en mall, till exempel mallen för webbutveckling från ClickUp, för att skapa ramen för din förfrågan. Denna mall är specifikt avsedd för marknadsföringsteam som söker extern hjälp med webbutveckling, men du kan hitta mallar för alla typer av anbudsförfrågningar.
När du väljer en RFP-mall, se till att den innehåller de väsentliga komponenterna i en bra RFP. Den bör innehålla de avsnitt som vi nämnde ovan, såsom projektöversikt och grundläggande företagsinformation.
Lägg till detaljerad information i varje avsnitt
När du har den allmänna strukturen för anbudsförfrågan klar måste du fylla i alla relevanta detaljer. Arbeta igenom dokumentet sektion för sektion och lägg till dina specifika önskemål.
Gör detta steg enklare med hjälp av verktyg som ClickUp AI för att automatiskt fylla i viktig information som ditt företags kontaktuppgifter och erfarenhetsinformation. Skapa din RFP i ClickUp Docs, som gör det möjligt för dig att samarbeta med andra teammedlemmar för att utforma en mer effektiv förfrågan. Använd inbäddningsfunktionen för att inkludera tabeller eller diagram som gör din RFP mer engagerande.
Identifiera potentiella leverantörer och skicka förfrågan
Nu när du har din RFP vill du göra den tillgänglig för potentiella leverantörer. Du kan nå ut till många genom att publicera RFP:n på din webbplats och bjuda in alla att ansöka. Alternativt kan du kontakta specifika byråer som du är intresserad av att samarbeta med.
Om du väljer det senare tillvägagångssättet är det bra att skapa en lista över leverantörer. Med ClickUps marknadsföringsfunktioner, inklusive kundrelationshantering (CRM), kan du bygga upp en databas med leverantörer. Använd anpassade fält i ClickUps programvara för marknadsföringsprojektledning för att kvalificera potentiella leverantörer eller ange deras vilja att delta om du redan har kontaktat dem tidigare.
När du skickar ut anbudsförfrågningar ska du dokumentera de svar du får och skapa profiler för nya leverantörer med kategoritaggar för de tjänster de erbjuder, till exempel videoproduktion, fallstudier eller digitala marknadsföringstjänster. På så sätt har du redan en pool av kandidater att kontakta när det är dags att skicka ut en ny anbudsförfrågan eller begära andra tjänster.
Använd verktyg för att hantera processen
Det bästa sättet att hantera processen är med verktyg som programvara för hantering av anbud och mallar som ClickUps mall för anbudsprocess. Denna mall hjälper ditt team att hålla ordning genom att spåra viktiga deadlines, till exempel sista inlämningsdag, och samla svaren på ett och samma ställe. 🛠️
Skapa anpassade fält för att spåra varje förslag och lägg till prioritetsmarkeringar för att markera specifika förslag som uppfyller dina behov. Olika vyer – inklusive Kanban-tavlor, kalendervyer och Gantt-diagram – gör det enkelt att utvärdera alla sökande på ett rättvist sätt och hålla koll på framstegen.
ClickUps projektledningsfunktioner effektiviserar också arbetsflödena tack vare automatiseringar som flyttar anbudsförfrågningar genom din arbetsprocess. Lägg till triggers för att omedelbart tilldela någon i teamet att granska en ansökan när den har skickats in. Ställ in anpassade behörigheter för att förenkla beslutsfattandet och inkludera beroenden för att skapa arbetsflöden som visar vilka uppgifter som blockerar nästa steg i granskningsprocessen.
Uppföljning
När du har valt en leverantör är det viktigt att följa upp och införa en tydlig kommunikationsplan. Du bör kontakta både den leverantör som vann upphandlingen och de sökande som inte gick vidare. Precis som med dina andra marknadsföringsplaner och strategier bör du anpassa ditt svar efter olika kategorier av sökande.
Om du har kontaktat ett fåtal leverantörer kan du skicka ett personligt e-postmeddelande till var och en av dem. Om du har kastat ett bredare nät kan du kategorisera leverantörerna som "inte kvalificerade", "kvalificerade men utanför budget" eller "kvalificerade men inte rätt för uppdraget". Baserat på dessa kategorier kan du skicka skräddarsydda e-postsvar till flera kandidater och ange varför de inte valdes.
Ange tydligt i dina meddelanden att alla intressenter uppskattade ansökan och ange varför de inte valdes ut. Håll tonen professionell och kortfattad, och ange om du planerar att kontakta dem igen för framtida projekt.
Hitta möjligheter till marknadsföringsförfrågningar
Om du har tjänster som du kan erbjuda andra byråer kan du använda flera kanaler för att hitta och ansöka om andra företags anbudsförfrågningar så att du kan växa din egen verksamhet. 🙌
Här är några av de bästa kanalerna och plattformarna för att hitta marknadsföringsförfrågningar:
- Sociala medier: Vissa organisationer publicerar anbudsförfrågningar på sina sociala mediekanaler – LinkedIn är den vanligaste, men Twitter ligger tätt efter.
- RFP-databaser och offentliga meddelanden: Myndigheter är skyldiga att offentliggöra sina RFP:er, och många gör det på onlineportaler – till exempel RFP-databasen. Dessa databaser är vanligtvis sökbara så att du kan filtrera efter bransch eller tjänster.
- Internetsökning: Vissa företag publicerar sina anbudsförfrågningar på sina egna webbplatser eller på nyhetssajter och i databaser. Hitta dessa genom att använda sökmotorer och skriva in branschen eller tjänsterna och orden ”RFP” för att hitta relevanta resultat.
Tips för att skriva ett bra svar på en marknadsföringsförfrågan
Du vet hur man skriver en RFP för att begära tjänster från leverantörer, men hur gör du om du vill ansöka om RFP:er med dina egna erbjudanden? Här ger vi dig de bästa tipsen och bästa praxis när du utformar ett svar på en marknadsförings-RFP. ✍️
Om du vill lyckas få kunder genom att ansöka om en RFP måste du göra lite förarbete. Innan du ansöker bör du undersöka företaget. Genom att ta reda på vad som driver företaget kan du skräddarsy din ansökan efter precis vad de vill ha. Ta reda på om de har skickat ut RFP:er tidigare och vem som vann anbudet. Försök sedan ta reda på vad de gjorde rätt och replikera det.
Det är också viktigt att se till att du är kvalificerad. Du vill inte slösa tid på att söka jobb som du inte uppfyller kraven för. Läs noggrant igenom och följ alla instruktioner om du söker, och ställ frågor om du behöver förtydliganden.
Här är några exempel på framgångsrika svar på anbudsförfrågningar:
- Svara med leveranser: ”Vårt innehållsteam är flexibelt. Vi skapar mänskligt innehåll – inte vanliga AI-texter – för att nå ut till läsarna, bygga upp din publik och utveckla ditt varumärke. ”
- Visa din expertis: ”Vi använder en empatisk approach för att tillgodose dina PR-behov. I tidigare projekt har vårt säkerhetsteam skapat incidentrapporter och nyhetsartiklar för att förklara vad som gick fel, hur vi planerade att åtgärda det och vad kunderna kunde förvänta sig. Samtidigt som vi försäkrade kunderna om att deras intressen tillgodosågs, etablerade vi också kunden som en ledande aktör som man kunde lita på. ”
- Låt kunderna göra jobbet åt dig med ett omdöme: ”Hur kan vi hjälpa dig? Vi låter våra kunder visa hur mycket värde vi tillför och varför vi har vunnit dussintals anbudsförfrågningar tidigare: ”[Företagets] varumärkesteam uppfyllde vårt projektomfång, höll sig under budgeten och gjorde allt på rekordtid. Tack vare tydliga kommunikationskanaler visste vi alltid var projektet befann sig och vad som skulle hända härnäst – utan några överraskningar.”
Att utforma ett svar på en RFP handlar inte bara om att inkludera relevant information. Det är också viktigt att utelämna vissa saker.
Här är vad du inte bör inkludera i en RFP:
- För låga priser: Extremt låga priser kan vara avskräckande, och företag kommer att undra varför dina tjänster är så mycket billigare – och kanske tro att det beror på att du erbjuder mindre värde. Använd istället värdebaserad prissättning för att skapa en rättvis offert som speglar din expertis och gör det värt din tid.
- Kopiera och klistra in svar: Varje svar på en RFP bör skräddarsys för det specifika förslaget. Kopierade svar minskar dina chanser att få uppdraget, och du kan skapa förvirring om du kopierar information som inte är relevant.
- För mycket teknisk jargong: Om ett företag skickar ut en RFP kan de behöva hjälp med kunskap inom ämnesområdet. Om din offert är för teknisk kanske de inte förstår värdet du erbjuder eller känner att det inte passar dem.
Vanliga frågor
Vill du veta mer? Här är de vanligaste frågorna om anbudsförfrågningar.
1. Vad är en RFP för marknadsföring och varumärkesbyggande?
Denna typ av anbudsförfrågan är en förfrågan som skickas av ett företag till leverantörer som erbjuder marknadsförings- och varumärkestjänster.
2. Hur hittar jag marknadsföringsförfrågningar?
Om du vill ansöka om marknadsföringsförfrågningar kan du titta på webbplatser som LinkedIn, Twitter och portaler där myndigheter och offentliga företag publicerar sina förfrågningar.
3. Är en RFP offentlig information?
Den privata sektorn behöver inte offentliggöra sina anbudsförfrågningar. Däremot är myndigheter och företag inom den offentliga sektorn skyldiga att offentliggöra sina anbudsförfrågningar.
Sammanfattande insikter om förfrågningar för marknadsföring och reklam
Anbudsförfrågningar inom marknadsföring och reklam är viktiga verktyg för att få extern expertis som komplement till dina befintliga projekt. De är en möjlighet att skapa bättre kampanjer och leverera förbättrade tjänster till dina kunder, utan att behöva ta tid från andra interna fokusområden.
För att skapa en bra marknadsföringsförfrågan är det viktigt att inkludera viktiga avsnitt, utnyttja verktyg som AI för att förenkla processen och använda programvara för att spåra svar och lagra analyser för dina kampanjer.
Registrera dig på ClickUp idag för att börja skapa bättre marknadsföringsförfrågningar. Med inbyggda AI-verktyg och mallar kan du skapa utkast och dispositioner för dina förfrågningar på några sekunder. Tillsammans med projektledningsfunktioner och flera vyer är det enkelt att hantera förfrågningsprocessen från början till slut. 💪