Under de senaste åren har det skett en betydande förändring i vårt sätt att arbeta. Med ökningen av distansarbete – som förväntas utgöra 22 % av den amerikanska arbetskraften år 2025 – brottas organisationer och ledare med frågor som om vi ska gå till kontoret, hur ofta och, naturligtvis, vilka våra arbetstider ska vara.
När man arbetar med globalt distribuerade team är det normalt att ha anställda i olika tidszoner. För vissa chefer kan det dock vara svårt att samordna geografiskt spridda team.
Om du kämpar med en liknande utmaning är den här artikeln något för dig.
Läs vidare för att lära dig mer om hur du effektivt kan samordna arbetet med ditt team över olika tidszoner.
Utmaningar som team möter när de arbetar i olika tidszoner
Den globala arbetsmiljön erbjuder flera fördelar, men medför också en rad unika utmaningar.
Här är några av de främsta utmaningarna som team som arbetar över olika tidszoner står inför.
- Kommunikationsfördröjningar: När medarbetare arbetar i olika tidszoner kan svar på e-post och meddelanden fördröjas, vilket leder till långsammare beslutsfattande.
- Svårigheter att planera möten: Det är svårare att hitta mötestider som passar alla. Vissa anställda kanske inte deltar i möten på grund av olämpliga tider.
- Samordning av uppgifter: När teammedlemmarna inte arbetar samtidigt är det svårt att anpassa önskade arbetstider och samordna arbetet, särskilt om det finns beroenden i utförandet av en uppgift.
- Begränsade överlappande timmar: Om anställda arbetar i mycket olika tidszoner kan det leda till att det finns mycket få överlappande arbetstimmar mellan teammedlemmarna. Detta begränsar synkron kommunikation och kan potentiellt fördröja projektleveranser.
- Svårigheter att följa upp framsteg: Det kan vara komplicerat att samordna överlämningar från medarbetare i en tidszon till en annan. Detta kan orsaka luckor i uppgiftsframstegen.
Strategier och bästa praxis för samarbete över olika tidszoner
Här är några strategier och bästa praxis som du kan implementera för att hjälpa distans- och distribuerade team att upprätthålla produktivitet och sammanhållning.
1. Använd effektiva kommunikationsstrategier
Tidsskillnader, kulturella variationer och tekniska hinder kan hindra effektiv kommunikation i distribuerade team. Prova strategierna nedan för att undanröja dessa hinder:
- Upprätta kommunikationsprotokoll
Definiera tydliga kommunikationsriktlinjer för team som arbetar över tidszoner. Detta hjälper distansarbetande team att hålla sig samordnade, eftersom alla är överens om att tillhandahålla uppdateringar, hantera problem och kommunicera förändringar.
Du kan fastställa kommunikationsprotokoll för vilken typ av kanal som ska användas och hur ofta möten ska hållas. Du kan också fastställa förväntningar på svarstider baserat på ditt teams önskade arbetstider.
Exempel: Använd e-post för formell kommunikation om projektuppdateringar, meddelanden och rapporter. Ställ som krav att varje e-postmeddelande ska besvaras av relevant teammedlem inom 24 timmar.
Använd ClickUp Team Communication and Meeting Matrix Template för att planera och organisera en effektiv kommunikationsplan för ditt team.
Med mötesschema-vyn i den här mallen kan du planera möten, och mötessstatus-vyn ger dig insikt i hur dina schemalagda avstämningar fortskrider. Detta gör att du kan skapa ett effektivt kommunikations- och mötesschema för ditt team.
💡Proffstips: Ett bra sätt att standardisera kommunikationsprotokoll är att använda mallar för kommunikationsplaner . På så sätt har alla tillgång till samma information, vilket minskar risken för inkonsekvenser och tvetydigheter.
ClickUp Internal Communications Template är ett annat praktiskt verktyg för att skapa protokoll som håller teammedlemmarna informerade om viktig information.
Det fungerar som en enda källa till information där du kan organisera dokument, riktlinjer och meddelanden så att de är tillgängliga för ditt team. På så sätt kan du skapa enhetlighet i de interna kommunikationsriktlinjerna och se till att medarbetarna har tillgång till den senaste informationen.
- Definiera kanaler för kommunikation
Kommunikation kan ske via ett antal olika kanaler: chatt, telefonsamtal, e-post eller via arbetsplatsverktyg och appar. Men när din information är spridd över dessa kanaler når uppdateringarna inte alltid rätt personer vid rätt tidpunkt. Viktiga detaljer kan gå förlorade i bruset och det blir svårt att följa konversationerna.
Ange istället vilka kanaler som ska användas för olika typer av kommunikation för att undvika förvirring. En strukturerad approach resulterar i ett mer effektivt informationsflöde.
Till exempel:
- Instant messaging: För snabb, informell kommunikation och delning av korta uppdateringar
- E-post: För att dela detaljerad projektinformation, officiella meddelanden och för interaktion med externa intressenter.
- Videokonferenser: För dagliga standup-möten, feedback och brainstorming-sessioner
- Verktyg för dokumentsamarbete : För att teammedlemmar ska kunna arbeta samtidigt med viktiga förslag, rapporter och projektplaner.
💡 Proffstips: Om du övergår till distansarbete, implementera verktyg och system som kan hantera asynkron samverkan . Lägg tonvikten på utbildning, dokumentation och projektledning så att dina team inte hamnar på efterkälken och kan förbättra sin produktivitet.
- Använd delade teamkalendrar
Delade teamkalendrar gör det möjligt för medarbetarna att se varandras scheman och tillgänglighet, vilket underlättar planeringen av möten. Det underlättar samarbetsplaneringen vid asynkron arbete och håller alla informerade om kommande möten och deadlines.
Med ClickUps kalendervy kan du dela din kalender med teammedlemmar och externa intressenter. Teamet kan kontrollera din tillgänglighet och du får uppdateringar i realtid när ett möte schemaläggs.
- Lista processer för asynkron kommunikation
Asynkron kommunikation innebär att du inte förväntar dig ett omedelbart svar från dina kollegor. Denna metod används ofta för att hantera ett internationellt teams schema eller för team som arbetar över flera tidszoner.
Utan lämpliga riktlinjer kan dock asynkron kommunikation vara kontraproduktiv, särskilt om den leder till mer inkonsekvent information och missförstånd.
Här är några bästa praxis för att implementera asynkron kommunikation på ett effektivt sätt:
- Var specifik när det gäller de åtgärder du vill att en teammedlem ska vidta och ange en tidsram för när de ska vara klara. Kommunicera deadlines tydligt för att undvika förseningar.
- Ge sammanhang till uppgifter och aktiviteter för att hjälpa teamen att bättre förstå ditt budskap.
- Uppmuntra mottagarna att ställa frågor innan de går vidare med en uppgift.
- Organisera din information så att den blir logisk och lätt att förstå.
- Håll regelbundna standup-möten för att utvärdera framstegen för olika uppgifter, diskutera potentiella problem och se till att teamen är överens om vad som behöver göras.
- Använd asynkrona kommunikationsverktyg för att hålla dina team sammankopplade även när de arbetar från flera olika tidszoner.
💡Proffstips: Använd ClickUp Brain för att automatiskt generera en sammanfattning av framstegen för en viss uppgift
- Implementera mål för bättre ansvarstagande
Om du är chef kan det vara svårt att ha daglig kontakt med ditt team, särskilt om ni arbetar från olika geografiska platser.
Du måste dock fortfarande fastställa ansvaret för varje teammedlem.
För att göra detta, sätt upp individuella mål för teammedlemmarna och följ upp deras prestationer. Med ClickUp Goals kan du definiera och sätta upp tydliga, mätbara mål för varje mål. Följ upp framstegen för varje mål för att förstå hur teammedlemmarna utvecklas i sitt arbete.
När du har satt upp mål kan du ordna regelbundna avstämningar med medarbetarna för att diskutera deras prestationer och identifiera områden som kan förbättras.
Du kan också använda ClickUp Remote Work Plan Template för att spåra och hantera arbetet som utförs av distansanställda.
Använd fördefinierade avsnitt för att fastställa riktlinjer för anställda som övergår till distansarbete. Se förväntningarna och rollerna för varje teammedlem med hjälp av vyn Arbetsaktiviteter och övervaka framstegen för uppgifterna med hjälp av vyn Arbetsförlopp.
2. Utnyttja samarbetsverktyg och teknik
Hitta samarbetsplattformar som fokuserar på att underlätta asynkron kommunikation.
Det finns flera typer av samarbets- och distansarbetsverktyg på marknaden, men vi rekommenderar att du väljer ett som erbjuder omfattande funktioner för att effektivisera distansarbetet.
Ett verktyg som ClickUp for Remote Work kombinerar uppgiftshantering, samarbete, dokumentation och flera andra funktioner i en enhetlig plattform, vilket förenklar ditt arbetsflöde.
Ta reda på hur du kan utnyttja ClickUps omfattande funktionspaket för att förbättra teamets sammanhållning även när dina anställda arbetar på distans från flera tidszoner:
- Tilldela arbete med lätthet
Använd ClickUp Tasks för att skapa och dela uppgifter i en fjärrmiljö. Tilldela varje uppgift till rätt teammedlem tillsammans med ett förfallodatum. Koppla enskilda uppgifter till wikis och kunskapsbaser i ClickUp Docs för att ge dina teammedlemmar på distans tillräckligt med sammanhang.
- Samarbeta kring dokumentation
Arbeta tillsammans med teammedlemmarna för att skapa detaljerade rapporter, dokumentation och förslag med ClickUp Docs. Du kan skapa obegränsat med dokument, redigera dem tillsammans och formatera informationen som du vill. Det bästa av allt? Du kan starta uppgifter direkt från Docs eller länka dem till en uppgift som vi har förklarat ovan. Detta gör ditt arbetsflöde mer sammanhängande och enhetligt, även med globala team eller teammedlemmar som arbetar i olika tidszoner.
- Dela uppdateringar i chatten
Kommunicera med teammedlemmarna med ClickUp Chat View. @nämn helt enkelt en teammedlem för att lägga till dem i en konversation och dela dina uppdateringar. Chattvyn öppnas direkt i ditt ClickUp-arbetsområde, så du behöver inte växla mellan olika plattformar för att få jobbet gjort.
Använd det för att föra samtal med utgångspunkt i din uppgift, för att undvika onödiga kontextbyten och hålla dina meddelanden tydliga.
- Förklara begrepp på ett tydligt sätt
Använd ClickUp Clips för att spela in din skärm när du kommunicerar långa, komplexa meddelanden eller tekniska begrepp. Dela klippen med teammedlemmarna antingen med hjälp av en offentlig länk eller genom att ladda ner videofilen.
Du kan också bädda in dem i uppgiftsbeskrivningar för att lägga till sammanhang. Alla inspelade klipp lagras i Clip Hub så att teammedlemmarna kan komma åt inspelningarna när de behöver dem.
- Brainstorma virtuellt
Diskutera idéer med dina teammedlemmar på distans på en digital tavla med ClickUp Whiteboard. Visa dina tankar visuellt och omvandla dem till uppgifter direkt från tavlan med några enkla klick. Ladda upp bilder och länkar för att lägga till ännu mer kontext till ditt arbete.
Här är vad Danielle Bush, projektledare på EDforTech, har att säga:
ClickUp har hjälpt vårt team att kommunicera i ett distansarbete i olika tidszoner och hålla sig informerade om vad som händer i projektet utan att behöva ha onödiga möten eller be folk om information via e-post eller Slack. Whiteboard-funktionen hjälper oss att brainstorma processer och arbetsflöden och tilldela uppgifter i realtid.
ClickUp har hjälpt vårt team att kommunicera i ett distansarbete i olika tidszoner och hålla sig informerade om vad som händer i projektet utan att behöva ha onödiga möten eller be folk om information via e-post eller Slack. Whiteboard-funktionen hjälper oss att brainstorma processer och arbetsflöden och tilldela uppgifter i realtid.
- Håll teammöten via video
Bjud in teammedlemmar till regelbundna videomöten ansikte mot ansikte med hjälp av ClickUp Zoom Integration. Länkar till dina mötesanteckningar och inspelningar läggs automatiskt till i dina uppgifter så att du kan komma åt dem senare.
Denna välbehövliga personliga kontakt kan möjliggöra bättre beslutsfattande och produktivt samarbete med ditt distansarbete team.
- Använd en centraliserad hubb för kommunikation
Hantera alla dina uppgifter och all din kommunikation från en enda plats med ClickUp Inbox. Håll koll på allt ditt arbete och markera viktiga aktiviteter så att du inte missar några viktiga uppgifter. För varje konversation kan du öppna en beskrivningspanel bredvid den för att få all information du behöver för att slutföra en uppgift.
- Spåra teamets framsteg
Håll koll på allt som ditt team arbetar med med ClickUp Dashboards. Få en översikt över hur mycket arbete som har utförts och om du är på rätt väg för att hinna med viktiga deadlines. Genom att ge tillgång till viktiga mätvärden och prestationsdata i realtid kan du se till att distansarbetare är samordnade och engagerade i sitt arbete, oavsett var de befinner sig.
3. Bygg en stark teamkultur
Det blir mycket enklare att samordna ett globalt team när medarbetarna är inriktade på organisationens mål och har en resilient inställning till att ta itu med utmaningar.
Därför måste du fokusera på att bygga en stark teamkultur som kombinerar medarbetarengagemang, sammanhållet arbete och flexibilitet.
Använd våra tips nedan för att hjälpa anställda att hantera utmaningarna med att arbeta på distans:
- Främja flexibilitet och förståelse: Sätt upp flexibla arbetsscheman när du leder medarbetare i olika tidszoner. Låt medarbetarna välja de arbetstider som är mest produktiva för dem och lägg tonvikten på resultat och utfall snarare än strikta scheman.
- Erbjud support: Se till att medarbetarna har tillgång till den support och information de behöver för att vara effektiva även när de arbetar på distans. Utbilda distansarbetare i vikten av tidshantering och ge dem de samarbetsverktyg de behöver för att arbeta smidigt.
- Spåra framsteg: Övervaka projektens aktuella status och individuella bidrag. Detta säkerställer att alla arbetar mot samma mål och hjälper dig att enkelt hantera hela teamets produktivitet.
- Uppmuntra mångfald och inkludering: Skapa en välkomnande miljö för att uppmuntra mångfalden hos distansanställda med olika geografisk bakgrund. Implementera policyer för att främja lika möjligheter i arbetslivet och attrahera topptalanger från olika platser.
💡Proffstips: Om du gillar att arbeta på kaféer eller resa, prova att använda digitala nomadverktyg . De erbjuder ett brett utbud av funktioner som kan hjälpa dig att arbeta asynkront och kommunicera effektivt med teammedlemmarna även när du är på resande fot.
4. Fokusera på medarbetarnas produktivitet och välbefinnande
Att prioritera medarbetarnas välbefinnande minskar risken för utbrändhet och hjälper hela teamet att hålla fokus på sina mål. Initiativ för välbefinnande förbättrar också teamets moral och arbets kvalitet, även i distansmiljöer.
- Betona balansen mellan arbete och privatliv
Respektera personliga gränser och tidsskillnader när det gäller distansarbete. Det är alltför lätt att låta arbetet ta över och helt överskugga ditt privatliv.
Använd ClickUp Time Tracking för att spåra tiden som läggs på olika uppgifter. Detaljerade tidrapporter visar var du lägger mest tid. Du kan använda informationen från dessa tidrapporter för att hitta sätt att optimera din tid så att du håller dig till schemat utan att behöva jobba övertid.
- Undvik utbrändhet
Hantera teamets arbetsbelastning effektivt utan att överbelasta ditt team. Se ditt teams kapacitet och identifiera vem som är under- eller överbelastad med hjälp av ClickUp Workload View.
Utnyttja denna information för att fördela arbetet jämnt och koppla in ytterligare resurser när det behövs. Undvik också att schemalägga möten sent på kvällen eller under helgerna så att medarbetarna får tid att koppla av och varva ner.
- Utnyttja tidszonsskillnaderna
Använd metoder som roterande mötestider, överlappande arbetstider och modellen ”follow-the-sun” (ett team tar över arbetet när det andra avslutar sin arbetsdag) för att få mer gjort, oavsett tidszonsskillnader.
Förvandla utmaningar med tidszoner till vinster med ClickUp
Föreställ dig att dina anställda samarbetar smidigt med sina kollegor över kontinenterna, med perfekt planerade möten, effektiv asynkron kommunikation och produktiva utbyten.
Du kan uppnå detta genom att implementera ett samarbetsverktyg som ClickUp, som gör distansarbete till en barnlek.
Från skärminspelningar via ClickUp Clips till kontextuella meddelanden via ClickUp Chat – plattformen erbjuder en rad funktioner som hjälper dig att övervinna utmaningar i samarbetet i en distansarbetsmiljö.
Låt alla i ditt team veta att ni är med i samma båt, även om ni inte befinner er i samma tidszon.
Registrera dig gratis på ClickUp för att samla ditt globala team.