Megan Thompson, senior assistent till CTO på ett serie A-finansierat B2B-AI-startup, fick i uppdrag av sin chef att hantera det kritiska ”Cloud Integration Initiative” vid sidan av sina vanliga arbetsuppgifter.
Inledningsvis skrämdes Megan av projektets omfattning på 2,5 miljoner dollar, men hon utnyttjade sin expertis inom samarbetsprogramvara för att organisera tvärfunktionella möten varannan vecka, hålla koll på sju samtidiga deadlines och upprätthålla samordningen mellan ett mångfaldigt team på 25 medlemmar från teknik-, produkt- och marknadsföringsavdelningarna.
Samtidigt som hon fortsatte att sköta sina dagliga arbetsuppgifter, inklusive komplexa researrangemang och investerarrelationer, lyckades Megan driva projektet fram till slutförandet precis enligt tidsplanen.
Executive Assistants som Megan är mycket mer än kalenderhanterare eller portvakter – de är projektledningens osungna hjältar som säkerställer operativ excellens bakom kulisserna.
Tänk på din egen roll. Du använder sannolikt viktiga projektledningsmodeller och -metoder dagligen, från att skapa roadmaps och Gantt-diagram för evenemang till att genomföra intressentanalyser och hantera riskregister. Du fungerar som bindväv mellan avdelningarna, fördelar resurser effektivt och bidrar direkt till ökad produktivitet.
Är inte detta kärnkompetenser för en projektledare?
Om du, precis som Megan, känner dig överväldigad av ditt växande ansvarsområde kan du vara säker på att du inte är ensam. Den här guiden ger dig beprövade strategier för att integrera projektledning i din roll som EA på ett smidigt sätt.
Executive assistants roll i projektledning
Harvard Business Review beskriver EA:er som arbetar för ledande befattningshavare som ”ledarnas högra hand, företagets ryggrad och ansiktet utåt för företagskulturen. De är organisationens ögon, öron och lim”.
Executive assistants ansvarar för att företagets verksamhet fungerar som ett urverk. Från att boka regelbundna teamluncher till att hantera komplexa engångsprojekt som lansering av en ny produktlinje – de gör allt för att underlätta för alla. De är den nödvändiga länken mellan strategiska mål och praktisk projektgenomförande.
Varför chefsassistenter anses vara experter på projektledning
Oöverträffad organisationsförmåga, tidsplanering, problemlösningsförmåga, kommunikationsförmåga och kunskap om projektledningsprinciper gör EA:er till förstklassiga projektledare. Här är några skäl till varför chefsassistenter passar bra i projektledarrollen:
- Exceptionella organisatoriska färdigheter: Organisation är ryggraden i projektkoordinering, och EA:er är experter på detta. Att hantera komplicerade scheman, prioritera brådskande och viktiga uppgifter och se till att alla kuggar i organisationens maskineri fungerar som förväntat är några av de viktigaste organisatoriska färdigheterna som varje chefsassistent måste ha
- Multitaskingförmåga: Att hantera en mängd olika uppgifter samtidigt är oundvikligt för en projektledare, och EA:er är skickliga på att jonglera mellan olika uppgifter. En minut kan du till exempel förbereda en kommande styrelsepresentation, och nästa minut samordnar du tillgängligheten för din managing partner.
- Hantera resurser: Att sköta logistiken är en annan uppgift för en verkställande assistent, som överlappar projektledarens ansvar. EA:er hanterar till exempel organisatoriska resurser, inklusive projektbudgetar, teknik, verktyg, personal, externa leverantörer, dokumentation eller researrangemang.
Viktiga färdigheter för chefsassistenter i projektledning
EAs behöver olika färdigheter för effektiv projektledning. Här är några av de viktigaste:
- Problemlösning: EA:er måste ha förmågan att snabbt identifiera och lösa problem. De måste kunna tänka snabbt och komma med lösningar på allt från talares avbokningar i sista minuten till oförutsedda förseningar som ökar projektkostnaderna och förlänger tidsplanen.
- Tidshantering: EA:er måste se till att viktiga projektdeadlines hålls, även om den dagliga samordningen, inklusive att schemalägga möten, sätta deadlines och se till att alla är medvetna om deadlines, tar upp större delen av deras dag.
- Strategiskt tänkande: Att organisera teamets uppgifter i synk med de övergripande strategiska målen är också en av de viktigaste färdigheterna som en EA behöver. En EA kan till exempel anpassa en företagskonferens till företagets projektledningsmål genom att bjuda in branschledare, fokusera på nya trender, rikta in sig på viktiga intressenter och säkerställa strategisk temaanpassning för att stärka marknadspositionen.
Dagligt genomförande av projektledningsfaser av verkställande assistenter
Det finns fem olika faser i en projektledningscykel: planering, initiering, genomförande, resultatuppföljning och utvärdering. På grund av arbetets natur är en chefsassistent närvarande för att hjälpa till i varje fas av ett viktigt projekt.
Här är en inblick i en dag i livet för en chefsassistent som hanterar dessa faser:
- Morgon: Granska uppgiftsframsteg och uppdatera projektledningsverktyget. Planera och delta i ett möte med projektteamet för att diskutera eventuella problem och planera framåt.
- Mitt på dagen: Kontakta och samordna med externa leverantörer för att säkerställa att projektet går enligt plan.
- Eftermiddag: Identifiera problem och kommunicera dem till teamet, samt förbereda ett möte med intressenterna för att granska projektets framsteg och milstolpar.
- Slutet av dagen: Granska och uppdatera projektets tidsplaner utifrån dagens framsteg.
Även om detta är vardagliga arbetsuppgifter är det en god idé att fördjupa sig i projektledningens olika faser för att förstå de nya roller och ansvarsområden som väntar dig.
Faserna i projektledning för verkställande assistenter
Här är vad du kan förvänta dig av varje fas i ett framgångsrikt projektledningsarbete som EA:
1. Planering
Planeringsfasen innebär att man utvecklar en tidsplan för projektet. En idiotsäker projektplan tar hänsyn till resursbehov och fastställer hur och när kommunikationen med intressenterna ska ske.
En EA planerar till exempel en ny mjukvarulansering genom att fördela budget, samordna utbildningar, schemalägga systemuppdateringar, hantera leverantörskontrakt och säkerställa kommunikation med intressenter för en smidig och effektiv implementering.
2. Initiering
När du har en fullständig bild av projektets mål och syften är nästa uppgift att dela upp hela projektet i mindre, mer hanterbara uppgifter. Nu är det dags att sätta deadlines och skapa olika milstolpar för projektet.
Denna uppdelning gör att alla i ditt team är medvetna om sina ansvarsområden och tidsplaner och hjälper dig att hantera din uppgiftslista.
Fokusera till exempel på att sätta upp viktiga milstolpar, såsom att slutföra kravanalysen, avsluta användarutbildningen och genomföra framgångsrika testkörningar för att säkerställa att projektet håller sig på rätt spår.
3. Genomförande
Genomförandefasen inleds när teamet officiellt går in i arbetsläge och har en tydlig förståelse för sina roller, ansvarsområden och tidsplaner.
Under denna fas är en EA:s enda ansvar att se till att teamet har alla nödvändiga resurser.
På lanseringsdagen hanterar EA till exempel övergången och tillhandahåller support och felsökning i realtid för att säkerställa en smidig implementering med minimala störningar.
4. Övervakning och prestationsuppföljning
Att följa upp framsteg, rapportera resultat och hantera förändringar är avgörande för att allt ska gå enligt plan.
Till exempel upptäcker EA betydande funktionsproblem i den nya programvaran genom veckovisa användarfeedback och prestandarapporter under lanseringen. EA inser hur brådskande situationen är och organiserar ett krismöte med utvecklingsteamet, prioriterar de kritiska buggfixarna och planerar in ytterligare testomgångar.
Denna snabba åtgärd löser problemen innan den fullständiga lanseringen, vilket säkerställer att projektet håller sig på rätt spår och uppfyller användarnas förväntningar.
5. Granska
Det sista steget i processen är att granska, dra lärdom av och tillämpa det du lärt dig från projektet i framtiden. Reflektion kan hjälpa dig att välja en bättre handlingsplan för ditt nästa projekt och förstå ditt teams styrkor och begränsningar.
Enligt PMI:s senaste rapport om kompetensbrist kommer det att behövas cirka 2,3 miljoner personer varje år för att fylla projektledningsrelaterade tjänster som förväntas bli lediga fram till 2030.
Detta gör projektledning till en lovande karriär, så låt oss ta reda på vilka utbildningskvalifikationer som krävs för att nå dit.
Övergång från chefsassistent till projektledare
Även om kompetenskraven för de två rollerna överlappar varandra kan utbildning, fortbildning och certifiering hjälpa dig att nå dina mål snabbare och göra övergången smidigare.
Exempel: Michael var chefsassistent på ett marknadsföringsföretag, där han hanterade chefsers scheman, samordnade marknadsföringskampanjer, skötte relationer med leverantörer och övervakade evenemangsplanering. Han ville övergå till en roll som projektledare inom marknadsföring.
Han fullbordade en Project Management Professional (PMP)-certifiering för att skaffa sig formella kunskaper i projektledning. Med denna nya certifiering och sin erfarenhet som chefsassistent inom marknadsföring blev han anställd som marknadsföringschef i samma företag.
En Fishbowl-användare delade med sig av sina erfarenheter av övergången från en EA-roll till en roll som compliance manager. De lyfte fram de exceptionella egenskaper som EA:er besitter och som är värdefulla inom projektledning, såsom att ta anteckningar om de många projekt som hanteras och be om att få delta i projektledningskurser för att bli mer marknadsförberedda.
En annan användare nämnde att hen hade två års erfarenhet som programkoordinator, vilket hjälpte hen att övergå från en EA-roll.
Låt oss undersöka hur du kan göra övergången smidig.
Nödvändig utbildning och fortbildning
Formell utbildning och träning kan göra det lättare att hantera verkliga projektsituationer. Här är dina alternativ:
Certifieringar inom projektledning
- Projektledningsspecialist (PMP)
- Certified Associate in Project Management (CAPM)
- Agila certifieringar
Kurser och examina i projektledning
- Kortvariga onlinekurser i projektledning vid universitet eller handelshögskolor
- Avancerade program såsom master i projektledning (MPM) eller MBA med specialisering inom projektledning
Utbildning och erfarenhet på arbetsplatsen
- Skuggning och mentorskap för att lära sig projektledningsfärdigheter
- Små projekt som volontär för att få praktisk erfarenhet (ett utmärkt sätt att utveckla mjuka färdigheter)
Tekniska verktyg
- Kunskap om projektledningsverktyg som ClickUp
Rekommenderade certifieringar
Här är en lista över några kurser, utbildningar och verktyg som kan hjälpa dig att komma igång:
- PMP och CAPM från Project Management Institute (PMI)
- Kortkurser från onlineplattformar som LinkedIn Learning
- Utbildningsprogram för chefer inom projektledning som erbjuds av institutioner som Harvard och Stanford
- Lärde sig finesserna i att använda ClickUp som projektledningsverktyg och utforskade funktionerna genom ClickUp University.
Verktyg för chefsassistenter inom projektledning
Vad letar du efter i ett verktyg för chefs assistenter, förutom funktioner för hantering av uppgifter, tid, dokument, projekt och utgifter? ClickUp har allt du behöver!
ClickUp är ”allt-i-ett-appen för arbetet”. Den erbjuder en enkel och välorganiserad lösning på företags projektledningsproblem på ett och samma ställe, vilket sparar tid och gör det möjligt att få mer gjort.
Med programvaran kan du organisera, schemalägga, delegera, utföra och följa upp dina uppgifter. De inbyggda kommunikationsverktygen förbättrar teamsamarbetet. Dessutom är de anpassningsbara rapporterna och instrumentpanelerna utmärkta för att granska och förstå individuella och kollektiva prestationer för att kunna göra bättre ifrån sig i framtiden.
Steg-för-steg-guide om hur verkställande assistenter kan använda ClickUp
Så här kan de flesta verkställande assistenter använda ClickUp steg för steg för att fullgöra sina roller och ansvarsområden:
- Registrera dig: Registrera dig för ClickUp och skapa en arbetsyta för ditt team
- Mappar och listor: Inom din arbetsyta kan du skapa utrymmen för varje avdelning du arbetar med. Inom utrymmena kan du skapa mappar för varje projekt eller initiativ. Inom den mappen kan du sedan skapa en lista över alla uppgifter som behövs för att uppnå målet.
- Skapa uppgifter och deluppgifter: Lägg till uppgifter i varje lista och dela upp dem i deluppgifter där det behövs. En av dina uppgifter kan till exempel vara att boka en lokal för ett evenemang, och deluppgifterna kan då vara att undersöka lokaler och kontakta leverantörer.
- Lägg till taggar och anpassade fält: Skapa ClickUp-taggar som ”Brådskande” eller ”Kundengagemang” för att kategorisera och filtrera uppgifter. Du kan också lägga till ett anpassat fält som innehåller mer information om uppgiften, till exempel budget eller prioritetsnivå.
- Tilldela uppgifter: Tilldela uppgifter och deluppgifter till ditt team och ange förfallodatum direkt i ClickUp.
- Uppföljning och rapportering: Använd ClickUps funktion för tidsuppföljning av projekt för att spåra den tid som läggs på varje uppgift och skapa rapporter för att analysera teamets framsteg.
- Granska och justera: Granska projektets framsteg genom mer än 15 anpassade vyer, till exempel ClickUps Gantt-diagramvy eller tavelvyn.
ClickUp är inte bara användbart för chefsassistenters roller och ansvarsområden, utan kan också hjälpa till med mer avancerad projektledning. Låt oss titta på de viktigaste fördelarna med programvaran som projektledningsverktyg.
Viktiga funktioner och fördelar med att använda ClickUp för projektledning
ClickUp för teamet närmare varandra genom sammankopplade arbetsflöden och håller dig uppdaterad om deadlines med sina vyer och aviseringar. Dessutom erbjuder det en helt anpassningsbar projektledningslösning för alla team – från marknadsföring och försäljning till HR och drift.
Övervaka projektets KPI:er enkelt
Till att börja med behöver du en fullständig bild av ditt projekt. ClickUp Dashboards ger en överskådlig bild av viktiga projektmått och framsteg. Använd dem för att:
- Spåra projektets resultat och identifiera områden som kan förbättras
- Håll teamen organiserade och fokuserade på uppgifterna under hela projektets tidsplan
- Gör det möjligt för intressenter att snabbt få tillgång till viktig projektinformation
- Visualisera projektets framsteg med hjälp av anpassningsbara diagram och grafer
- Centralisera kommunikationen och problemlösningen för projektet via chattfunktioner
Förenkla uppgiftshanteringen
Skapa ClickUp-uppgifter och deluppgifter för att dela upp ditt projekt i hanterbara mindre enheter. Med det här verktyget kan du skapa olika uppgiftstyper, anpassa uppgiftsstatus, ställa in prioritetsnivåer, få mer kontext med anpassade fält och till och med länka samman uppgifter.
Delegera tidskrävande arbete till AI och automatiseringar
Dessutom är projektledning och AI en extraordinär kombination.
ClickUp Brain låter dig snabba på alla dina projektledningsuppgifter genom att automatiskt generera deluppgifter baserade på uppgiftsbeskrivningar, dela dagliga och veckovisa uppdateringar asynkront och sammanfatta kommentartrådar. Det är som att ha en osynlig copilot som tar hand om det tidskrävande arbetet åt dig, en assistents assistent om man så vill.
Du kan använda det tillsammans med ClickUp Docs för att skapa projektrapporter, utarbeta sammanfattningar, utveckla viktiga förslag och till och med brainstorma idéer för att förenkla och påskynda ditt arbete.
För att spara tid och minska risken för mänskliga fel kan du med ClickUp Automations automatisera repetitiva uppgifter som att tilldela uppgifter, skicka aviseringar och uppdatera status. Möjligheten att enkelt skapa och anpassa automatiseringar gör det möjligt för projektledare att optimera sina processer och fokusera på mer värdeskapande arbete.
Spåra framsteg utan ansträngning
ClickUp gör det enkelt att prioritera och planera, och ger dig översikt över alla dina projekt och uppgifter med olika vyer. Det erbjuder över 15 helt anpassningsbara ClickUp-vyer som hjälper dig att hantera allt på ditt sätt. Det finns grundläggande vyer som lista, tavla och kalender, samt mer avancerade vyer som Gantt-diagram, tabell, tidslinje, arbetsbelastning, ruta, aktivitet och tankekarta.
Förutom att följa framstegen genom vyer kan du använda ClickUp Goals för att hantera alla dina mål på ett och samma ställe. Du kan samtidigt ställa in uppgiftsmål, numeriska mål, framstegsrapporter, sant/falskt-mål och budgetmål.
Det bästa av allt? ClickUp fungerar inte isolerat, vilket innebär att du och ditt team kan integrera ClickUp med över 1000 verktyg, såsom Slack, GitHub, HubSpot, Harvest, Google Drive och Dropbox, för att säkerställa ett smidigare arbetsflöde.
Templatize-arbetsflöden
Har du inte tid att manuellt sätta upp ett kontrollcenter för hela projektet?
Kom igång direkt med ClickUp-projektledningsmallen, som stöder dina projekt från start till mål.
Så här kan den här mallen hjälpa dig:
- Skapa, tilldela och följ upp olika uppgifter inom ett projekt för att alla ska vara på samma sida.
- Anpassa mallen efter dina arbetsflöden och krav beroende på vilken typ av projekt det gäller.
- Analysera uppgiftsförloppet på ett ögonblick med olika vyer och måluppföljning
- Använd taggar och filter för att organisera och sortera uppgifter utifrån prioriteringslistan.
Organisationer över hela världen har upptäckt att ClickUp är det mest effektiva sättet att organisera sina projekt och uppnå sina ambitiösa mål.
På frågan om hur ClickUp hjälper till att uppnå målen svarar företaget People Piece:
Sedan vi började använda ClickUp har vi mycket bättre överblick över vad vi arbetar med och statusen för våra projekt, vilket hjälper oss att hålla oss på rätt spår och slutföra våra projekt i tid. Vi är alla överens om att detta är den absolut bästa lösningen för våra projektledningsbehov, och vi har provat många verktyg!
Sedan vi började använda ClickUp har vi mycket bättre överblick över vad vi arbetar med och statusen för våra projekt, vilket hjälper oss att hålla oss på rätt spår och slutföra våra projekt i tid. Vi är alla överens om att detta är den absolut bästa lösningen för våra projektledningsbehov, och vi har provat många verktyg!
Utmaningar och tips för verkställande assistenter inom projektledning
Även om de två rollerna överlappar varandra står EA:er inför vissa utmaningar inom projektledning som är viktiga att förstå.
Här är de vanligaste:
Balansera flera ansvarsområden
EA:er som arbetar med projektledning måste ofta jonglera administrativa ansvarsområden och projektledningsuppgifter. Det kan därför vara svårt att hantera sin tid och balansera sina ansvarsområden.
Tips: Planera regelbundna avstämningar, uppdatera system och använd ramverk som Eisenhower-matrisen för att prioritera uppgifter så att du inte känner dig överväldigad.
Hantera stress och konflikter
Det kan vara svårt att hantera snäva deadlines, höga förväntningar och oförutsägbara situationer samtidigt. Det kan orsaka ångest och ibland till och med leda till konflikter.
Tips: Ta pauser, öva mindfulness, använd avslappningstekniker och arbeta öppet för att minimera risken för stress och konflikter.
Hantera förändringar
Att justera och omjustera projektplaner kan vara utmanande, särskilt när flera intressenter är inblandade. Dessa sista minuten-justeringar kan öka EA:s arbetsbörda avsevärt.
Tips: Ha alltid en beredskapsplan i bakfickan för att kunna genomföra en strukturerad plan och hantera förändringar på ett effektivt sätt.
Slutligen ska vi titta på några strategier för att hantera de två rollerna samtidigt och nå framgång som projektledare.
Strategier för att övervinna utmaningar som chefsassistent
- Tänk framåt: Ha alltid en reservplan så att du kan hantera projektet utan problem trots utmaningarna.
- Samarbeta med andra: Försök inte göra allt själv – utnyttja ditt teams styrka och delegera ansvar för att projektet ska bli framgångsrikt.
- Utnyttja tekniken: Lita på tekniken för att automatisera och påskynda rutinmässiga uppgifter och göra dina processer mer effektiva.
Kom också alltid ihåg att färdigheter som snabb problemlösning, läsförståelse och tydlig kommunikation kan hjälpa dig att utmärka dig som EA när du övergår till rollen som projektledare.
Det är också viktigt att tolka projektdokument och planer korrekt så att du kan fatta bättre beslut och genomföra projekt framgångsrikt.
Behärska projektledning för verkställande assistenter med ClickUp
En tredelad strategi bestående av utbildning (för att utveckla både hårda och mjuka färdigheter), praktisk erfarenhet och arbetserfarenhet som chefsassistent gör det enkelt att kliva in i rollen som projektledare.
ClickUps mallar för projektledning och administrativa lösningar för professionell hantering förenklar din roll i båda kategorierna. Dess förmåga att skapa sammankopplade arbetsflöden, öka transparensen i måluppfyllelsen och förenkla fördelningen gör det till en ovärderlig lösning för projektledning.
Registrera dig på ClickUp idag och bli en del av en gemenskap av framgångsrika projektledare.