Så här använder du Slack effektivt: Den ultimata guiden för Slack-användare

Slack är ett av de vanligaste kommunikations- och produktivitetsverktygen på arbetsplatser världen över.

När Slack lanserades hade tjänsten endast 16 000 användare. Ett decennium senare, år 2022, passerade antalet aktiva användare 30 miljoner och beräknas nå 47 miljoner år 2025. Människor över hela världen använder Slack för att kommunicera och samarbeta på jobbet.

Slack är mer än bara ett vanligt meddelandeverktyg för arbetsplatsen; det är ett produktivitetsverktyg som har blivit den plattform som organisationer världen över föredrar för att effektivisera det dagliga arbetet.

Den här bloggen hjälper dig att maximera din produktivitet genom att använda Slack som en kommunikationskanal för teamet. Vi delar med oss av tips om Slacks bästa funktioner, användbara kortkommandon och hur du använder Slack effektivt.

Det är inte Slack, det är inställningarna!

Fem små team slutade optimera ett isolerat verktyg och flyttade istället meddelandehanteringen till samma plats som sina uppgifter, dokument och projekt.

Upptäck de 5 sätten de gick från chatt till handling utan att förlora sammanhanget (+ 4 inbyggda AI-agenter!)

Kom igång med Slack: De bästa tipsen

Börja med att skapa ett konto på Slack. Här är stegen för att göra det.

Steg 1: Besök webbplatsen

Gå till Slacks webbplats. Du kan komma åt Slack från vilken webbläsare som helst. Slacks webbapp är enkel att ladda ner, oavsett om du arbetar på Windows eller Mac.

Steg 2: Registrera dig

Klicka på knappen ”Registrera dig med e-postadress” högst upp på webbsidan. Du kan använda ditt befintliga Google-konto för att skapa ett Slack-konto. Allt du behöver göra är att klicka på knappen ”Registrera dig med Google”.

Steg 3: Verifiera ditt konto

Slack skickar en verifieringskod till din e-postadress när du har angett den på registreringssidan. Ange koden på registreringssidan.

Steg 4: Välkommen till Slack

När du har verifierat ditt konto – voilà! Det är ditt första steg mot att starta teamkonversationer på Slack. Med det nya Slack-kontot ser du alla kanaluppgifter och direktmeddelanden till vänster på skärmen.

Vi rekommenderar att du laddar ner Slacks mobilapp så att du kan få uppdateringar från Slack även när du är på språng.

Steg 5: Skapa en arbetsyta

Som ny Slack-användare måste du skapa ett ”arbetsutrymme”. Klicka på knappen ”Skapa ett arbetsutrymme” och välj ett namn för ditt arbetsutrymme.

Steg 6: Starta ett projekt

Nästa steg är att sätta igång med ett nytt projekt. Tänk inte för mycket på det. Välj ett projektnamn och ange syftet, till exempel ”Brainstorma produktidéer” eller ”Isbrytare med teamet”.

Steg 7: Bjud in ditt team

Du har ett projektnamn och ett syfte. Nu behöver du ditt team.

Ange namn och e-postadress för de teammedlemmar som du vill bjuda in till din Slack-arbetsplats.

Klicka på knappen ”Hoppa över det här steget” för att göra detta senare.

Här är några av våra favoritgenvägar i Slack:

📮 Varför vissa team omprövar sin användning av Slack

ClickUp har genomfört en undersökning bland över 4 000 yrkesverksamma och upptäckt ett vanligt problem: när chatten är skild från arbetet blir samordningen lidande. Se hur ClickUp Chat erbjuder ett mer integrerat tillvägagångssätt.

Börja använda ClickUp Chat

Slacks funktioner och hur du använder dem effektivt

Slack erbjuder många funktioner som du kanske inte har tid att utforska fullt ut. Vi har listat de mest användbara funktionerna för att underlätta för dig.

Här är de fem bästa funktionerna som hjälper dig att komma igång med Slack på ett effektivt sätt:

Omnämnanden

Omnämnanden, även kallade ”at-omnämnanden”, används för att fånga uppmärksamheten hos en viss användare, grupp eller kanal i Slack-meddelanden. Använd den här funktionen för att vända dig till en teammedlem eller kanal genom att skriva symbolen ”@”.

Funktionen för direktnämning meddelar användare när de taggas i en konversation. När de klickar på meddelandet ser de det markerade meddelandet med sitt namn.

Även om omnämnanden är användbara för fokuserad och målinriktad kommunikation bör du använda dem med omdöme. Undvik att bombardera dina teammedlemmar med en massa omnämnanden; följ alltid upp med mer information om vad du vill att de ska göra.

Slack-samtal

Har det här någonsin hänt dig? Under ett privat samtal kommer du plötsligt ihåg att du har ett tidspressat arbetsärende som väntar. Det är brådskande, och du behöver mer tid för att komma åt ditt system och kontakta din kollega.

Med Slack som ditt projektledningsverktyg behöver du inte byta enhet eller fönster. Klicka på samtalsikonen i Slack-appen för att ringa ett röst- eller videosamtal, dela din skärm för att kommunicera bättre med dina teammedlemmar och samarbeta i realtid.

Sök i meddelanden

När du har bråttom kan du med Slack söka bland meddelanden för att hitta specifika konversationer och filer. Använd sökfiltren och de smarta modifierarna för att endast få fram de mest relevanta sökresultaten.

Här är en lista över modifierare som kan förenkla din sökning i Slack:

Begränsa aviseringar

Meddelanden kan störa din koncentration under arbetstid. Aktivera Slacks läge ”Stör ej” för att pausa meddelanden från ditt Slack-team när du vill arbeta koncentrerat.

Följ dessa steg:

Begränsa aviseringarna så att du bara får en avisering när någon skickar ett direktmeddelande till dig eller nämner dig. Du kan också stänga av aviseringar från en specifik kanal genom att klicka på konversationens rubrik och trycka på knappen ”Dölj”.

Ett extra produktivitetstips för Slack: Anpassa aviseringar med nyckelord. När ditt team behöver din omedelbara uppmärksamhet kan de använda specifika nyckelord för att snabbt kontakta dig.

Använd emojis

Emojis är ett roligt sätt att reagera på meddelanden och hålla konversationerna lättsamma i Slacks teamkanaler. Du kan göra mycket mer med dem, till exempel genomföra omröstningar. Tilldela varje emoji ett alternativ och låt teammedlemmarna välja den emoji de vill rösta på. Slack visar automatiskt antalet emoji-röster, vilket gör ditt jobb ännu enklare.

Ett av de mest populära tipsen om hur man använder emojis i Slack är att tilldela dem någon form av betydelse.

Du kan filtrera meddelanden med en specifik emoji. Använd modifieraren has: 👀 i sökfunktionen för att hitta alla uppgifter som är under granskning och planera nästa steg.

Ett extra produktivitetstips för Slack: Om du vill förbättra kommunikationen i ditt team med mer än bara emojis i Slack kan du lägga till Giphy-integrationen från Slack-katalogen för att dela GIF-bilder.

Så här skapar och hanterar du en kanal i Slack

Slack-kanaler är användbara för diskussioner om specifika ämnen. De effektiviserar kommunikationen, strukturerar idéer och hjälper dig att agera snabbt.

Skapa en Slack-kanal

I det här avsnittet beskrivs i detalj hur du skapar och hanterar din första Slack-kanal på ett effektivt sätt:

När du har skapat en kanal kan du börja föra konversationer med teamet och privata konversationer.

Du kan också ställa in kanalen som ”skrivskyddad” om kommunikationen är avsedd att vara enkelriktad.

Organisera kanaler

Varje Slack-användare har två standardkanaler i vänster sidomeny: #general och #random. Dessa är offentliga kanaler där teamet kan diskutera olika ämnen, både arbetsrelaterade och icke-arbetsrelaterade.

När du skapar fler kanaler ska du organisera dem efter affärsprojekt och team. Till exempel #team-support eller #projectwebsiterevamp. Detta är ett av de bästa produktivitetstipsen för att använda Slack effektivt, eftersom det håller kommunikationen fokuserad och undviker överlappningar. Det blir också enklare att hålla koll på uppgifter och övervaka aktiviteterna.

Se till att kanalnamnen är enhetliga

Att följa en namngivningskonvention för dina Slack-kommunikationskanaler är det enklaste sättet att tydliggöra kanalens syfte. De flesta organisationer använder kanalprefix som #team-, #projects- eller #client-.

När du namnger Slack-kanaler på det här sättet grupperar Slack automatiskt kanalerna med liknande namn i vänster sidomeny. När du har fastställt riktlinjerna för kanalnamn kan du dela dem i offentliga kanaler så att alla kan ta del av dem, följa dem och publicera meddelanden i rätt kanaler.

Se till att ha en tydlig kanalbeskrivning

Även om namngivningskonventioner förmedlar syftet med en kanal, blir det ännu tydligare med en tydlig beskrivning. Det gör det möjligt för dina teammedlemmar att publicera ett Slack-meddelande på rätt plats.

När du skriver beskrivningen, förklara varför kanalen finns, vilka ämnen som bör diskuteras och vad som inte bör delas i kanalen. Vi rekommenderar också att du kopierar beskrivningarna och lägger till dem som fästa meddelanden så att de fungerar som en påminnelse för medlemmarna.

Genomför kanalgranskningar

Kanalanalyser hjälper dig att identifiera inaktiva kanaler. Att arkivera sådana kanaler är det bästa sättet att rensa upp i Slack-gränssnittet.

När du markerar en kanal som inaktiv får alla medlemmar i kanalen ett meddelande från Slackbot. Alla filer och viktig information som delats i kanalen förblir dock sökbara för alla teammedlemmar.

Skapa en social kanal

Sociala kanaler är till för att diskutera icke-arbetsrelaterade frågor. De kan föra hela teamet samman och skapa starka band mellan teammedlemmarna, vilket främjar samarbetet. Överväg att använda dessa kanaler för att presentera nya teammedlemmar och hålla en virtuell välkomstsession.

Öka produktiviteten med Slack

Du blir mer produktiv på jobbet när du levererar resultat i tid. Men det är lättare sagt än gjort. Uppgiftshantering är avgörande, och Slack kan hjälpa dig att bemästra den.

Dessa tre Slack-funktioner kommer att frigöra din produktivitet och se till att du aldrig missar en deadline:

Påminnelser i Slack

För att börja använda påminnelser använder du kommandot ”/remind”, följt av vad du vill att Slack ska påminna dig om och när. Syntaxen är flexibel; du kan ställa in påminnelsen för ett specifikt datum och en specifik tid eller i naturligt språk. Till exempel: ”/remind att skicka ett uppföljningsmejl till John på måndag kl. 14.00.”

Använd påminnelser för att skriva anteckningar eller en att-göra-lista så att du kommer ihåg avlägsna deadlines och händelser som födelsedagar och årsdagar. Om du vill ställa in en återkommande påminnelse anger du frekvensen, till exempel ”varje torsdag” eller ”varje vecka”.

När den inställda tiden har gått skickar Slackbot ett meddelande till dig som ett direktmeddelande. När du har slutfört uppgiften markerar du den som klar för att stoppa ytterligare aviseringar.

Anpassade avsnitt

Alltför många kanaler gör att Slacks sidofält blir överfullt, men det bästa sättet att undvika detta är att skapa anpassade sektioner. Med anpassade sektioner kan du gruppera kanaler, direktmeddelanden och Slack-appar utifrån dina preferenser eller ditt arbetsflöde.

Organisera den anpassade sektionen hierarkiskt för att skapa en visuell struktur och göra det enkelt att hitta och komma åt specifika objekt. Sortera Slack-kanalerna inom varje anpassad sektion för att fokusera på prioriterade objekt.

Anpassade avsnitt är tillgängliga på alla enheter, vilket garanterar en smidig upplevelse oavsett vilken enhet du använder.

Integrera Slack med ClickUp

Integrationen av Slack i ClickUps projektledningsverktyg centraliserar kommunikationen, vilket hjälper flera team att hålla kontakten och använda Slack effektivt.

Integrationen mellan Slack och ClickUp gör det möjligt för dig att skapa uppgifter direkt från en Slack-kanal. När du vill skapa en ny uppgift skriver du helt enkelt ”/clickup new”. Uppgiften läggs automatiskt till på ClickUp-tavlan.

När en teammedlem lägger upp en länk till en uppgift på Slack fylls den automatiskt i ClickUp med mer sammanhang. Dessutom kan du hantera uppgifter med ett rullgardinsmeny för förfallodatum, prioriteringar och statusar. Denna integration ger dig också enkel tillgång till uppdateringar genom att meddela dig när en ny uppgift skapas eller en kommentar har lagts till i ClickUp.

Begränsningar vid användning av Slack

Precis som alla verktyg för företag har Slack sina begränsningar, och som vanlig användare bör du vara medveten om dem.

Sökbegränsningar

Med Slacks kostnadsfria abonnemang kan användare söka bland de senaste 10 000 meddelandena. Detta är en nackdel för stora team – det kan hända att du inte kan komma åt äldre meddelanden.

Inlärningskurva

Det omfattande utbudet av Slack-funktioner och anpassningsmöjligheter kan kännas överväldigande för nya användare. Dina äldre teammedlemmar kan behöva mer tid än yngre kollegor för att vänja sig vid Slack och använda det på bästa sätt.

Lagringsbegränsningar

Användare av gratisversionen får 5 GB lagringsutrymme, vilket innebär att gratisversionen endast täcker en del av dina behov om ditt team har stora behov av fildelning.

Begränsad offlineåtkomst:

Slack erbjuder användarna begränsad tillgång till offlinefunktioner, vilket kan vara ett avgörande hinder för användare med ojämn internetuppkoppling.

Komplexitet vid integration

Slacks breda utbud av integrationer bidrar i hög grad till att du kan använda Slack effektivt. För team med begränsad teknisk kompetens kan det dock vara svårt att konfigurera integrationerna.

Andra samarbetsverktyg

Om du är orolig för Slacks begränsningar är det dags att överväga alternativ till Slack.

Ett av de bästa alternativen till Slack är ClickUp.

ClickUp-chattvyn

Vyn ClickUp Chat erbjuder funktioner för samarbete, kommunikation i realtid och projektledning.

Här är en kort sammanfattning av varför ClickUps chattvy är ett bra alternativ till Slack:

Integrerad kommunikation

ClickUps chattvy hjälper ditt team att arbeta utan att behöva ett separat kommunikationsverktyg. Den kopplar samman alla diskussioner och meddelanden med relevanta aktiva uppgifter och projekt.

Kontextuella konversationer

Teammedlemmarna förstår tydligt vad som diskuteras eftersom de är kopplade till pågående eller avslutade uppgifter. Du behöver inte slösa tid på att växla mellan olika verktyg under teammöten för att ha koll på läget.

Fildelning

I chattvyn kan du dela dokument och filer, vilket underlättar samarbetet. Användare kan tilldela uppgifter till teammedlemmar genom att nämna dem i kommentarerna.

Länkar och inbäddningar

Bädda in webbsidor och lägg till länkar, kalkylark och videor. Chattvyn grupperar dem på ett smidigt sätt så att du snabbt kan hitta dem.

Inga externa integrationer krävs

Chattvyn är en integrerad del av ClickUp och kräver inga externa appar för kommunikation. Detta förenklar användarupplevelsen och säkerställer att alla kommunikationsfunktioner är inbyggda i plattformen.

Samarbeta och kommunicera bättre med Slack

Slacks rykte som ett av de bästa verktygen för samarbete i företag är välförtjänt. Det är ett produktivitetskraftpaket vars tillväxthistoria vittnar om dess framgång.

Om du vill prova Slack kan du börja med att skapa ett gratis konto på Slack. Du får 5 GB lagringsutrymme, vilket bör räcka för nybörjare. När du blir mer van vid Slacks funktioner och kortkommandon kan du skapa kanaler och hantera dem utifrån de Slack-tips vi har delat med dig i den här guiden.

Prova integrationen mellan ClickUp och Slack för att öka din produktivitet. Registrera dig på ClickUp, utforska dess funktioner och fördelar och jämför dem med Slack för att avgöra vilket verktyg som bäst uppfyller dina mål och arbetsflöden.

Prova ClickUp gratis redan idag.

Vanliga frågor

Vilka är de tre mest framgångsrika funktionerna i Slack?

Slack erbjuder ett brett utbud av funktioner, men här är våra tre bästa tips:

Hur använder du Slack i arbetet?

Det finns inget entydigt svar på detta – det beror på din verksamhets dynamik och dina krav.

Här är några tips på hur du kan använda Slack:

Hur kan jag använda Slack bättre?

Här är några tips för att få ut mer av Slack: