Vad är projektintegrationshantering? (Ultimat guide)

Är du nyfiken på projektintegrationshantering?

Det kan låta komplicerat, men projektintegrationshantering handlar helt enkelt om att knyta samman de olika delarna av ditt projektarbete.

Det är som att montera Ikea-möbler.

Förutom att projektintegrationshantering är mycket enklare än det ser ut, inte tvärtom.

I den här artikeln går vi igenom vad projektintegrationshantering är, varför du behöver det, vilka steg som ingår och dess viktigaste fördelar.

Vi kommer också att belysa hur ett projektledningsverktyg gör integrerad projektledning till en barnlek.

Nu kör vi igång.

Vad är projektintegrationshantering?

Projektintegrationshantering avser de processer och aktiviteter som samordnar alla delar av ditt projekt. Det är särskilt användbart när ditt projekt involverar tvärfunktionella team och skulle gynnas av en mer enhetlig approach till projektledning.

Med andra ord är integrerad projektledning (IPM) allt du gör för att se till att alla delar av ditt projekt fungerar tillsammans.

Ungefär som Nick Fury gjorde för Avengers!

Med IPM identifierar, definierar, integrerar och samordnar du en organisations enskilda processer, såsom arbetsfördelning, upphandlingar, leveranser och så vidare.

Ibland innebär detta att man måste göra avvägningar mellan konkurrerande mål och processgrupper inom organisationen.

Vad är syftet med integrerad projektledning?

I konventionella projekt är det ganska vanligt att team från olika avdelningar arbetar tillsammans. Och man kan förvänta sig en ganska konsekvent och integrerad approach till projektledning mellan dessa team, eftersom de alla arbetar mot ett gemensamt mål.

Nej!

De flesta team arbetar i silos som de själva skapat.

Det är som om de befinner sig på separata öar, isolerade av radiotystnad.

Ja, det är dåliga nyheter för ditt projekt och din organisation.

Lyckligtvis är det just detta som projektintegrationshantering hjälper till att få bukt med.

Inget mer arbete i silos eller isolerade enheter.

Med en integrerad projektledningsstrategi kan du skapa stabilitet och enhetlighet inom:

Låt oss gå in på hur du kan ställa in det:

Vilka är de sex processerna för projektintegrationshantering?

Det finns sex viktiga steg i projektintegrationshantering:

Här följer en närmare titt på var och en av dessa processer för projektintegrationshantering:

1. Skapa en projektplan

Att definiera projektstadgan är vanligtvis det första steget i din projektintegrationsresa.

En projektplan är ett kort dokument som beskriver projektets omfattning, projektets resultat, information om intressenter och projektets sponsor samt annan nödvändig information såsom budget och risker.

Det är en viktig organisatorisk process som formellt erkänner projektets existens och ger projektledaren behörighet att använda företagets resurser för projektaktiviteter. Det är det enklaste sättet att få alla att vara överens om projektet från början.

Tänk på projektstadgan som ett slags kontrakt, ett som är bindande under hela projektets livscykel.

Eller som det sägs i Game of Thrones:

”I de sju gudarnas åsyn förseglar jag härmed dessa två enheter: projektet och projektledaren.

Från och med idag, och fram till projektets slut, tillhör ni varandra. ”

Åtminstone är det vad vi tror att de sa.

För att skapa en projektplan måste du först ha tillräcklig kunskap om:

När allt du behöver finns tillgängligt kan du skapa en projektplan.

Men var skapar man en sådan?

Visst, du kan göra det på det riktigt svåra sättet med verktyg som Excel eller Word.

Eller så kan du välja den enkla (och smarta) vägen och skapa stadgan med hjälp av ClickUp Docs.

Vänta, vad är ClickUp?

ClickUp är en av världens högst rankade projektledningsprogramvaror som används av högpresterande team för att hantera projekt effektivt.

Nämnde vi att det också är gratis?

Cha-ching!

Hur man skapar en projektplan med ClickUp

Använd ClickUp Docs för att skapa interna och externa dokument, wikis, kunskapsbaser och mycket mer.

Det är enkelt att skapa en projektplan med Docs.

När du har skrivit in all nödvändig information i ett dokument kan du enkelt:

För mer information om projektstadgar, läs dessa artiklar:

2. Utveckla en projektledningsplan

Att utveckla en integrerad plan är förmodligen det viktigaste steget av alla i projektledningsprocessen.

Utan en ordentlig projektledningsplan kan det sluta i totalt kaos.

Otydliga mål, missade deadlines, felaktiga budgetberäkningar... listan kan göras lång.

Å andra sidan hjälper en väl genomtänkt projektplan dig att enkelt klara dina deadlines. Den ger alla dina projektavdelningar en uppfattning om vad de ska följa och hur de ska samordna sitt arbete.

Men vad är en projektledningsplan?

Projektledningsplanen är en omfattande lista över alla projektprocesser och steg som guidar dig till projektets slutförande.

Tänk på det som en plan för planer.

En projektledningsplan kan omfatta alla kunskapsområden, till exempel:

Läs mer om dessa planer.

Jämfört med projektstadgan är en projektplan ett mycket mer detaljerat projektdokument, eftersom den täcker alla aspekter av projektleveransen.

Projektledningsplanen beskriver elementen i din projektplan, såsom:

Men om du inte är Dr Strange är det inte lätt att själv skapa planer inom planer inom planer.

Att skapa en projektledningsplan är ganska komplicerat, men det behöver inte vara direkt nervpåfrestande.

Med projektledningsprogramvara som ClickUp kan projektplanering bli din nya favoritaktivitet.

Med ClickUp kan du:

3. Hantera projektgenomförande

Projektgenomförande är utan tvekan den fas där man vill riva sitt hår. Det är ofta den längsta och mest komplexa fasen i projektets livscykel, där du genomför din perfekt utarbetade plan.

Och de flesta team känner sig alltid så här:

När din projektplan är klar ska du vara proaktiv för att säkerställa att projektets genomförande faktiskt går enligt plan. Håll aktivt koll på saker och ting för att säkerställa att alla dina projektteam och avdelningar har allt de behöver för att samarbeta effektivt.

Kom ihåg att det är du som projektledare som bestämmer under projektets genomförandefas.

Och genomförandefasen av projektintegrationshanteringsprocessen omfattar vanligtvis:

Känns det som en börda?

Inga problem!

Med ClickUp har det aldrig varit enklare att genomföra en projektplan:

Var så detaljerad och kreativ som du vill!

4. Övervaka projektarbetet

När du är upptagen med arbete är det lätt att tappa fokus på hur långt du har kommit eller hur mycket som återstår att göra.

För effektiv projektledning måste du regelbundet övervaka projektets prestanda och jämföra den med en fastställd projektbaslinje. Det är också viktigt att övervaka hur väl alla samarbetar och om dina projektavdelningar är så enade som du önskar.

Ställ frågor som:

Utan rätt verktyg är det omöjligt att besvara sådana frågor och agera utifrån dem.

Men med rätt verktyg, som ClickUp, är det en barnlek.

Med detta projektledningsverktyg kan du:

Dessa projektövervakningsfunktioner hjälper dig att snabbt identifiera eventuella problem, informera ditt projektteam och ändra projektplanen därefter.

5. Utför förändringskontroll

I alla projekt måste du hantera oväntade okända faktorer.

Det här är saker som ligger utanför den omedelbara projektkontrollen och som kan hindra projektets framsteg.

Oroa dig inte. Det är en del av spelet.

Du behöver bara ett system inom din integrationshanteringsstrategi för att hantera saker som intressenter som begär ytterligare modifieringar och brist på resurser.

En integrerad förändringskontrollprocess som enkelt kan behandla och godkänna förändringsförslag är avgörande. Det är ett av de smartaste sätten att säkerställa att dina processer förblir enhetliga och sammankopplade, oavsett eventuella projektproblem längs vägen.

Men hur gör man det?

Även om det kan vara till hjälp att ha ett dokument som beskriver ändringsbegäran, kan det inte hantera omfattningen och frekvensen av de flesta spontana ändringar som kan uppstå.

Alternativt kan du helt enkelt skicka e-post fram och tillbaka om godkända ändringar.

Detta är dock inte bara extremt långsamt, utan det blir också svårt att upprätthålla ansvarsskyldigheten för integrerad förändringskontroll.

ClickUp löser detta dilemma inom förändringshantering genom sin:

6. Avsluta projektet

Efter allt ditt hårda arbete är ditt projekt äntligen klart och det är dags att säga de magiska orden: ”Stäng projektet!”

Men vänta, det finns fortfarande saker du kanske vill gå igenom:

Luta dig tillbaka. Ta en kopp kaffe. Och reflektera.

Nu måste du ta dig tid att prata med dina projektmedlemmar och relevanta intressenter. Ge dem en översikt över de uppgifter som har hanterats och de milstolpar som har uppnåtts. Det är ett utmärkt sätt att få enhetlig feedback om vad du kan förbättra för framtida projekt.

Du måste också vidarebefordra dokument om projektets slutförande till din kund, inklusive viktiga bilagor, faktureringsuppgifter, användarhandböcker etc.

ClickUp är perfekt för alla dessa användningsfall:

Där har du det, alla sex stegen för att göra ett bra jobb med projektintegrationshantering.

Vilka är fördelarna med att implementera projektintegrationshantering?

Vi har pratat om allt som rör integrerad projektledning utom en sak.

Vad har du att vinna på det?

De viktigaste fördelarna med att implementera integrerad projektledning är:

Slutsats

Från att skapa en projektplan till att avsluta projektet på ett framgångsrikt sätt hjälper integrerad projektledning dig att samordna de olika delarna av ett projekt på ett effektivt sätt.

Men du kan inte integrera alla delar av ett projekt på egen hand.

För framgångsrik projektintegrationshantering behöver du gratis projektledningsprogramvara som ClickUp.

Med massor av funktioner, från kapacitetsplanering till fjärrstyrd projektledning, kan ClickUp hjälpa dig på alla fronter när det gäller integrerad projektleverans.

Skaffa ClickUp gratis idag och koppla ihop allt i ditt projektutrymme på nolltid!