Hur man genomför ett effektivt Level 10-möte

Många anser att ledningsgruppsmöten är ett stort slöseri med tid. Det beror på att de flesta möten är splittrade och ofta spårar ur på grund av negativ gruppdynamik.

Ett verkligt effektivt möte fokuserar på det som verkligen är viktigt och vad som behöver göras härnäst. Välkommen till Level 10-mötet.

Låt oss utforska vad ett Level 10-möte är och varför det fungerar så bra. Sedan tittar vi på mötets struktur och lär oss några sätt att ta dina ledningsgrupper till nästa nivå. Du kommer aldrig att hålla möten på samma sätt igen. ✨

Vad är ett Level 10-möte?

Mötesformatet Level 10 (L10) utvecklades för att hjälpa entreprenörer, ledningsgrupper och nystartade företag att identifiera, diskutera och lösa problem. Detta 90 minuter långa möte hålls varje vecka och hela ledningsgruppen deltar.

Medan stand-up-möten fokuserar på dagliga uppgifter och kundmöten ofta handlar om att bygga relationer och samla information, har L10-möten ett mer strategiskt och problemlösningsinriktat fokus. De uppmuntrar till tydlighet, samordning och handling, vilket förbättrar produktiviteten, ökar intäkterna och förbättrar samarbetet inom ledningsgruppen. 👪

Veckoliga L10-möten är bara ett av de verktyg och principer som ingår i Entrepreneurial Operating System® (EOS). EOS grundades av Gino Wickman och bygger på sex nyckelelement, nämligen:

Var och en av dessa delar tas upp under L10-mötena, där större delen av tiden ägnas åt de tre viktigaste frågorna på dagordningen.

Fördelar med ett Level 10-möte

L10-möten är extremt effektiva och det finns flera skäl till det.

De är målinriktade

Affärsmål och strategiska mål står i centrum under hela mötet. Deltagarna delar snabba uppdateringar om sina resultatkort, vilket ger en ögonblicksbild av hur verksamheten utvecklas i förhållande till dessa mål. Detta gör det enkelt att hålla sig på rätt spår och fortsätta i rätt riktning. 🎯

De löser problem

Sextio av de 90 minuterna i detta veckomöte fokuserar på att förstå problem som står i vägen för att uppnå företagets mål. Mötestiden används väl till att hantera grundorsaker och söka lösningar på strategisk nivå. Detta format är utformat för att lösa problem innan de blir större, vilket sparar tid och energi på sikt.

De är extremt fokuserade och praktiska

Varje punkt på dagordningen har en specifik (oftast kort) tidsram, så att ingen tid går till spillo. Åtgärder dokumenteras tydligt, rapporteras och antingen markeras som avklarade, skjuts upp eller tas upp som problem. ✅

De har en tydlig struktur

L10-möten hålls vid samma tidpunkt samma dag varje vecka och följer en standardprocess så att alla vet vad de kan förvänta sig och kan förbereda sig därefter.

Med detta sagt bör det inte komma som någon överraskning att denna typ av möten kräver stark facilitering och en noggrann sekreterare/administratör – helst samma personer varje vecka för att skapa kontinuitet.

Facilitatorns roll är att se till att deltagarna håller sig till mötesagendan och följer mötesetiketten – till exempel att vara förberedda och hålla sig till tidsramarna i agendan. Administratören för mötesanteckningar, uppdaterar att göra-listan (som är en del av agendan) och håller alla informerade.

Med rätt personer, processer och verktyg på plats är L10-möten värda ansträngningen.

Level 10 Mötesstruktur

En av nycklarna till framgång här är att de flesta L10-möten följer samma agenda. Låt oss ta en titt på exakt vad det innebär, steg för steg.

Segue

Tid: 5 minuter

Mötet inleds med en övergång, även kallad check-in. Varje teammedlem delar med sig av personliga eller professionella goda nyheter, till exempel en framgång eller ett aha-ögonblick från sin vecka. Detta ger alla en chans att vara fullt närvarande vid mötet, skapar band inom ledningsgruppen och inleder sessionen på ett positivt sätt. 😊

Poängkort

Tid: 5 minuter

I det här avsnittet går vi igenom målen och nyckelresultaten (OKR) – eller nyckeltalen (KPI) – som bidrar till företagets mål. Ägaren till varje nyckeltal ger helt enkelt feedback om huruvida deras nyckeltal är ”på rätt spår” eller ”inte på rätt spår”, utan någon ytterligare förklaring i detta skede. Om det inte är på rätt spår flyttas det till listan över problem, som kommer att diskuteras senare under mötet.

Rock Review

Tid: 5 minuter

Rocks är kvartalsmål, och varje teammedlem ansvarar vanligtvis för tre till fem av dem. Rocks-uppdateringar består också enbart av svaren ”på rätt spår” eller ”inte på rätt spår”, och eventuella problem flyttas till problemförteckningen. 🪨

Kund- och anställdsrubriker

Tid: 5 minuter

Här delar deltagarna med sig av både goda och dåliga nyheter om medarbetare eller kunder. Goda nyheter firas och dåliga nyheter flyttas direkt till listan över problem.

Att göra-lista

Tid: 5 minuter

Att göra-listan innehåller åtgärder som ska slutföras inom 7 dagar. Många av de punkter som diskuterades vid föregående möte skulle därmed ha slutförts under föregående vecka. Vid det aktuella mötet markerar deltagarna dem som antingen ”klar” eller ”inte klar”. Alla punkter som faller inom den senare kategorin kan antingen flyttas till nästa vecka för att tas upp igen vid nästa möte eller – om de har blivit ett problem – flyttas till problemlistan för denna vecka.

Problemförteckning

Tid: 60 minuter

Denna del av mötet, även känd som Identify, Discuss, Solve (IDS®), ägnas åt att avslöja de verkliga orsakerna till problemen och sedan brainstorma sätt att lösa dem. Efter en snabb sammanfattning av frågorna på listan från förra veckan plus eventuella frågor som har lagts till under detta möte, röstar deltagarna om hur de ska prioriteras. Sedan tar de itu med de tre viktigaste, med början med den viktigaste. Eventuella nästa steg läggs till i att göra-listan. Om en fråga på listan inte hanteras inom några veckor flyttas den till en långsiktig lista för diskussion under nästa kvartalsmöte.

Sammanfattning

Tid: 5 minuter

De sista minuterna ägnas åt att gå igenom att göra-listan och nästa steg. Deltagarna beslutar också om eventuella meddelanden som ska vidarebefordras till resten av organisationen. Slutligen betygsätter de mötet på en skala från 1 till 10, och om genomsnittet är lägre än 8 diskuterar de vad de kan göra annorlunda nästa gång.

Med en så tydlig L10-mall täcks alltid de viktigaste ämnena och du bör fortfarande kunna avsluta i tid, varje gång. ⏱️

10 tips för att förbättra dina Level 10-möten

Nu när du vet vad du strävar efter kan vi titta på hur du kan höja nivån på dessa möten – och spara tid och energi för alla inblandade.

1. Utnyttja mötesverktygen till fullo

Modern teknik kan vara en riktig välsignelse – och möteshanteringsprogramvara är ett utmärkt exempel på detta.

Ta till exempel ClickUp Meetings. Denna onlineplattform för möten erbjuder planeringschecklistor, mötesmallar, verktyg för anteckningar, utmärkt uppgiftshantering och mycket mer – allt utformat för att göra ditt liv enklare. Börja med ClickUp Level 10 Meeting Template och ta det därifrån.

Bra att veta: ClickUp-mallarna täcker i stort sett alla eventualiteter. Från mallar för projektstart som hjälper dig att planera och prioritera till mallar för enskilda möten för att hantera ditt team – du behöver aldrig mer börja från scratch.

2. Planera strategiskt

För att förstärka vikten av ditt L10-möte, håll det vid samma tid varje vecka. När det alltid finns i kalendern vänjer sig deltagarna vid att förbereda sig för det och deras team lär sig att schemalägga andra möten runt det. 🗓️

Att schemalägga möten är enkelt med ClickUps kalendervy. Skapa bara ett återkommande möte och bjud in alla nödvändiga deltagare. Koppla sedan alla dina mötesdokument till det mötet så att alla kan hitta dem.

3. Skicka ut mötesagendan i god tid

Ju tidigare du skickar ut dagordningen för L10-mötet, desto mer tid har alla på sig att samla in data för att förbereda sig inför mötet. Dagordningen ger också tydliga förväntningar på vad som kommer att behandlas, vilket hjälper alla att hålla fokus.

Använd ClickUp Docs och ClickUp Agenda-mallen för att skapa varje veckas mötesagenda. Skriv agendan själv eller samarbeta med hela teamet, där varje användare identifieras i systemet med sin egen färg-ID. Inbyggda formateringsverktyg gör det enkelt att skapa ett professionellt slutdokument utan extra ansträngning.

4. Håll dig till mötets tidsplan

En del av hemligheten med L10-mötet är att följa processen exakt. Det börjar med att starta i tid – vilket i sin tur innebär att uppmuntra deltagarna att komma fem minuter tidigare för att hinna sätta sig till rätta.

Håll alla på schemat med ClickUp Reminders. Ställ in en påminnelse för att uppmana deltagarna att förbereda sig för mötet i god tid, så att ingen stressar i sista minuten och försenar mötet. Ställ sedan in en till för att meddela att mötet snart börjar, så att alla loggar in och är redo att börja i rätt tid. 🔔

5. Använd visuella verktyg för tydlighet

Att prioritera punkterna på din problemförteckning är ett mycket viktigt steg i IDS-fasen av mötet – och det är omöjligt att prioritera om du inte vet vad du prioriterar. Skapa en tydlig lista som alla kan se, så att de kan fatta bra beslut.

Ett mycket effektivt sätt att göra detta är med en ClickUp Whiteboard. Din sekreterare kan överföra befintliga ärenden på ärendelistan till Whiteboard i början av sessionen. ClickUps samarbetsverktyg gör det möjligt för alla att registrera de ärenden de tar upp när de dyker upp, vilket ger dig en komplett lista som gör det enkelt att prioritera när du kommer till problemlösningsfasen av mötet. Sedan är det bara att bocka av ärendena när du har hanterat dem.

6. Ta bra mötesanteckningar

Det är viktigt att skapa en korrekt redogörelse för vad som hände under ett möte. Mötesprotokoll utgör grunden för framtida möten och säkerställer kontinuitet och framsteg. De fungerar också som sista ordet när minnena av vad som hände skiljer sig åt.

En bra programvara för mötesprotokoll gör hela skillnaden här. Du kan börja med att använda ClickUp Notepad för att skriva anteckningar under mötet. Be sedan ClickUp AI Writing Assistant att sammanfatta anteckningarna åt dig och omvandla dem till mötesprotokoll. Mallen för mötesprotokoll i ClickUp ger dig ett färdigt ramverk som säkerställer konsekvens i alla dina mötesprotokoll. 📝

7. Spela in viktiga videor

Deltagarna delar ofta med sig av presentationer eller andra dokument under L10-möten. Dessa visuella hjälpmedel är en viktig del av mötesprotokollet och distribueras ofta som separata dokument före eller efter mötet.

Men det finns ett enklare sätt. ClickUp Clip spelar in videoklipp från din skärm, webbläsarflik eller appfönster – inklusive röstinspelning om du vill – för att ge kontext till konversationen. Du kan spara klipp som en del av mötesprotokollet och dela dem med en offentlig länk som spelas upp direkt i din webbläsare.

8. Centralisera dina chattar

Deltagarna kan ha frågor eller förslag i förväg eller vilja lägga till ytterligare tankar efteråt. Du kan använda e-post för att föra dessa samtal, men e-posttrådar är inte alltid lätta att hitta eller följa, och dessutom är de kopplade från själva mötet.

Skapa istället en särskild kanal med ClickUp Chat-vyn, så att allt är centraliserat och länkat på en plattform. Använd chattkanalen för att dela uppdateringar eller resurser och föra konversationer i realtid. Du kan kontrollera vem som har tillgång till din chattkanal, ställa in aviseringar om nya meddelanden och se din chatt tillsammans med ditt arbete i ClickUp medan du förbereder dig för mötet. 💬

9. Effektivisera ditt arbetsflöde

De flesta L10-möten genererar en lista med åtgärder som måste hanteras – men som ofta inte gör det. Tricket för att få dem gjorda är att lägga in dem i ditt arbetsflöde så snart som möjligt och sedan följa upp dem tills de är klara.

Med ClickUp kan du omvandla text från valfritt ClickUp-dokument eller whiteboard till ClickUp-uppgifter med ett enda klick – utan att behöva kopiera och klistra in. Du kan till exempel skapa åtgärdspunkter eller tilldela uppgifter direkt från ett ClickUp-anteckningsblock, dokument, whiteboard, chatt eller mer formella dokument som mötesprotokoll.

Därefter tar ClickUps projektledningsfunktion över för att hantera uppgiften, hjälpa dig att prioritera den och smidigt integrera den i ditt arbetsflöde. Den kan till och med skicka aviseringar när det är dags att slutföra uppgiften, så att du kan hålla dig på rätt spår.

10. Utnyttja din teknikstack

Istället för att investera i nya verktyg för ditt L10-möte, utnyttja de verktyg du redan använder. Om ditt ledningsteam till exempel föredrar att använda Zoom eller Microsoft Teams, eller om de är förälskade i sina Google-kalendrar, följ med strömmen där det är möjligt.

ClickUp erbjuder en rad integrationer, inklusive Microsoft Teams och Zoom, samt Apple, Outlook och Google Kalender. Starta ett Zoom-möte direkt från en uppgift eller synkronisera uppgifter från ClickUp med valfri kalender och mycket mer.

Genomför effektiva och effektiva Level 10-möten

L10-möten utvecklades av EOS Worldwide för att förbättra mötenas produktivitet och effektivitet. De hålls vid samma tid varje vecka, följer en specifik mall och hela ledningsgruppen deltar. 💯

Denna typ av möte är extremt fokuserat på att anpassa sig till strategiska mål. Det börjar med en kort genomgång och en snabb översyn av framstegen mot mått på resultatkort, kvartalsmål och veckolistor med uppgifter. Därefter ägnas större delen av mötestiden åt att förstå och lösa problem som står i vägen för att uppnå affärsmålen.

Även om L10-möten redan är mycket effektivare än de flesta möten finns det alltid utrymme för förbättringar. Onlineverktyg för möten som ClickUp effektiviserar alla aspekter av dina L10-möten och sparar tid och energi i varje led.

Registrera dig gratis hos ClickUp idag för att få mer gjort på mindre tid, varje dag. 🙌