Managers verwerken veel.
Van de druk van het leiderschap om doelen en doelstellingen te halen tot het begeleiden van je team, het in evenwicht brengen van de verschillende verwachtingen kan een hele uitdaging zijn. En als leider zijn vergaderingen nodig om taken te delegeren en statusupdates te krijgen, strategieën te brainstormen enzovoort.
Elke vergadering, ongeacht het type, heeft een duidelijk doel, use case en agenda nodig. Het opstellen van een agenda, het stellen van verwachtingen en het bijhouden van het gesprek zijn allemaal belangrijke stappen om ervoor te zorgen dat de vergadering op schema en productief blijft.
Dus als je een sterkere teamleider wilt worden en voorgoed een einde wilt maken aan zinloze vergaderingen, dan is deze blog iets voor jou. We hebben negen soorten vergaderingen op een rijtje gezet die je moet kennen en hoe je ze goed kunt leiden.
Als bonus hebben we een paar gratis sjablonen toegevoegd om je te helpen het beste uit je volgende vergadering te halen!
Elementen waar je rekening mee moet houden voordat je een type vergadering kiest
Als je weet welke soorten vergaderingen een manager kan organiseren, maak je je team klaar voor succes. Effectief vergadermanagement kan de betrokkenheid en samenwerking binnen het team helpen verbeteren.
In plaats van een slopende terugkerende activiteit te zijn, kan een effectieve vergadering een unieke kans zijn om ideeën te verzamelen, input te leveren, professionele groei te stimuleren en de organisatiedoelstellingen vooruit te helpen.
Voordat je het juiste type vergadering voor je team kiest, moet je zeker deze vergaderelementen in overweging nemen:
1. Doel: Wat is het doel van de vergadering?
2. Deelnemers: Wie moeten er aanwezig zijn en wie zal de vergadering leiden?
3. Agenda: Welke onderwerpen moeten besproken worden en in welke volgorde?
4. Resultaat: Wat hoop je te bereiken tegen het einde van de vergadering?
5. Frequentie: Hoe vaak moet de vergadering plaatsvinden?
Als je deze elementen hebt overwogen, is het tijd om het beste type vergadering te kiezen voor de behoeften van je team.
laten we nu eens duiken in de soorten vergaderingen die je moet kennen en hoe je ze goed kunt leiden met de juiste hulpmiddelen en technieken!
9 van de meest voorkomende soorten vergaderingen
Hier zijn negen soorten vergaderingen, tips om ze succesvol te leiden en gratis, kant-en-klare sjablonen om je op weg te helpen!
1. Inwerkvergaderingen
Onboarding meetings zijn de eerste ontmoeting tussen werknemers en hun managers zodra ze bij de organisatie in dienst treden. Dit type startbijeenkomst betekent het begin van hun training en is noodzakelijk omdat de inwerkperiode de basis legt voor het succes van een nieuw teamlid omdat het hun eerste diepe duik is in de processen en systemen van het bedrijf.
Deze bijeenkomsten moeten managers helpen om hun werknemers te leren kennen en relaties op te bouwen. Het stellen van ijsbrekervragen, zoals wat zijn je hobby's, wat is je favoriete gerecht, of andere interpersoonlijke vragen, zoals hoe krijg je het liefst feedback of wat motiveert je, zijn best practices voor deze bijeenkomsten.
De inwerkbijeenkomsten moeten ook een overzicht geven van hun trainingsprogramma en de relevante bronnen, wie hun teamleden zijn en een checklist van actiepunten die ze tijdens hun eerste week moeten voltooien. Probeer ClickUp's checklist voor het inwerken van werknemers om uw nieuwe werknemers te ondersteunen en hen te helpen zich in te werken in hun nieuwe workflows.
Stroomlijn uw nieuwe werknemer inwerkproces met deze sjabloon in ClickUp Documenten. Inclusief details voor de eerste dag, de eerste week en de eerste 90 dagen van de inwerkperiode! Sjabloon voor Checklist Onboarding werknemer downloaden
2. Eén-op-één gesprekken
A persoonlijke ontmoeting is tussen twee mensen, meestal een manager en zijn of haar directielid. Ze zijn een van de meest effectieve manieren voor managers om relaties en vertrouwen op te bouwen met hun directieleden.
Er zijn verschillende soorten één-op-één vergaderingen en het soort een-op-een dat je organiseert zal de inhoud van de agenda weerspiegelen. Bijvoorbeeld, de eerste één-op-één die een manager heeft met een direct rapport zal heel anders zijn dan een tweewekelijkse één-op-één check-in.
Bij Fellow houden managers één-op-één gesprekken met hun directe ondergeschikten om ze beter te leren kennen en een temperatuurcheck te krijgen over hoe ze het doen. Ze stellen relatie-opbouwende vragen terwijl ze verwachtingen en actiepunten opstellen om de werknemer op succes voor te bereiden.
De onderwerpen zijn gericht op het controleren van de projectvoortgang en huidige blokkades, terwijl er loopbaanopbouwende gesprekken worden gevoerd. Ongeacht de één-op-één vergaderfrequentie de vergadering moet altijd het volgende bevatten:
- Rapport-opbouwende vragen om elkaars welzijn en persoonlijke leven te checken
- Een bespreking van specifieke of essentiële zaken
- Duidelijke actiepunten en volgende stappen bij het verlaten van de vergadering
Het belang van een één-op-één gesprek ligt in het vermogen om vertrouwen en een betekenisvolle band tussen een medewerker en zijn manager te bevorderen. Een belangrijk onderdeel om ervoor te zorgen dat dit soort vergaderingen effectief zijn, is om je directe rapportagemedewerker te vragen om de voorbereiding van de agenda voor de vergadering op zich te nemen.
Het gebruik van een hulpmiddel voor één-op-één vergaderingen om het gesprek te documenteren en feedback te geven is ook een nuttige strategie om de effectiviteit van de vergadering te verhogen. U kunt ook gebruik maken van ClickUp's 1:1 vergadering sjabloon om een georganiseerde vergadering te faciliteren die vertrouwen en een goede verstandhouding opbouwt.
ClickUp's 1:1 sjabloon bevat kant-en-klare pagina's voor werknemersrollen, verwachtingen en terugkerende vergaderagenda's voor elk teamlid. Maak geneste pagina's binnen elke pagina voor nog meer organisatie Download het sjabloon voor 1-1 vergaderingen
3. Incheckbijeenkomsten
Check-in meetings, ook wel status update meetings genoemd, zijn discussies waarin teams samenwerken en de voortgang van een specifiek onderwerp of project delen. Het doel is om ervoor te zorgen dat het team en het project op één lijn zitten, terwijl blokkades die de voortgang in de weg staan aan de orde worden gesteld.
Hoewel check-in of statusupdate meetings niet altijd favoriet zijn bij het team, zijn ze een waardevol mechanisme om problemen op te lossen en op de hoogte te blijven van de voortgang van een project.
De lengte van een check-in vergadering kan variëren afhankelijk van de status en de grootte van het project. Het verkoopteam heeft vaak korte dagelijkse sales stand-up meetings van 10 tot 15 minuten om de voortgang van deals en updates te bespreken.
Een ander alternatief is een leadership check-in tijdens een crisis waarbij elke afdeling een update geeft. Langere project check-in meetings zijn ook mogelijk, waar je updates moet bespreken en actie-items uit het verleden en de geboekte vooruitgang moet bekijken.
Check-in vergaderingen kunnen een informele of formele toon hebben, afhankelijk van de context en je werkplek. Al met al moet een succesvolle check-in het volgende bevorderen open communicatie lijnen tussen elk teamlid en houd iedereen die betrokken is op de hoogte.
Dit kan worden vergemakkelijkt door een ronde tafel van updates waar elk teamlid gesprekspunten moet toevoegen met betrekking tot hun projecten. Zo kun je ook eventuele blokkades aanpakken zodat het team snel en adequaat kan handelen.
Om je te helpen een productieve vergadering te houden, moet je ervoor zorgen dat je voorbereid bent met een lijst met check-in vragen die je aan je team kunt stellen. Je kunt ze ook voorbereiden op succes door een feedbacklus te creëren om updates, zorgen en andere belangrijke notities vast te leggen.
Een manier om dit te doen is door een document voor de vergadering op te stellen dat je team voor de vergadering kan invullen! Gebruik de Sjabloon voor dagelijkse stand-up vergadering van ClickUp en pas het aan aan de behoeften van je team.
Het doel van de dagelijkse stand-up vergadering is om teamcoördinatie te bevorderen. Deze snelle feedbacklus helpt teams op één lijn te komen en op schema te blijven, vergelijkbaar met een voetbalbijeenkomst. Als er een probleem opduikt, kunt u dit snel aanpakken en projecten op schema houden Download het sjabloon voor dagelijkse stand-up vergadering Bonus: Conferentie agenda sjablonen !
4. Brainstormvergaderingen
Bij een brainstormvergadering komt een team samen om ideeën over een specifiek onderwerp te genereren. Brainstormsessies kunnen synchroon of asynchroon plaatsvinden. In een asynchrone context moet u ervoor zorgen dat remote teamcommunicatie en samenwerkingstools zijn beschikbaar voor de deelnemers aan uw vergadering.
Een geslaagde brainstorm zal spannend zijn! Iedereen komt samen om zijn creativiteit de vrije loop te laten en ideeën te genereren. De sky zou de limit moeten zijn en er zijn geen slechte ideeën.
De gegenereerde suggesties kunnen heel eenvoudig zijn, maar ook complex, en het is belangrijk om als organisator van de vergadering te benadrukken dat er geen slechte ideeën zijn. Van alle deelnemers aan de vergadering wordt verwacht dat ze deelnemen aan het gesprek, dus zorg ervoor dat je vergadervorm past bij extraverte en introverte deelnemers.
Brainstormvergaderingen zijn leuke en boeiende sessies, maar kunnen mentaal vermoeiend zijn voor het team, vooral als er geen systeem is om ideeën bij te houden. Het kan nuttig zijn om een vervolgbijeenkomst te plannen om specifieke ideeën later te verfijnen en te distilleren om de efficiëntie te maximaliseren.
Probeer Clickup's mindmap functie om ideeën vast te leggen en organisatie toe te voegen aan uw brainstormsessie.
Plan en organiseer vergaderagenda's, projecten, ideeën of bestaande taken in ClickUp voor het ultieme visuele overzicht
Vergaderingen voor iedereen
All-hands meetings houden in dat alle niveaus van de organisatie deelnemen aan de vergadering, inclusief individuele medewerkers, teamleiders, afdelingshoofden en directieleden. Het doel is om het hele bedrijf op de hoogte te brengen van relevante updates, zoals afdelingsspecifieke updates of wijzigingen in het bedrijfsbeleid.
Elk bedrijf heeft een ander ritme en andere gespreksonderwerpen voor hun algemene vergaderingen. Een effectieve algemene vergadering wordt over het algemeen geleid door de CEO of de leider van het bedrijf en de gespreksonderwerpen omvatten updates over het leiderschap of de afdeling, introductie van nieuwe medewerkers en meer.
Op de Supermanagers podcast matt Martin, de CEO van Clockwise, deelde dat hun algemene vergadering veel verschillende aspecten omvat, waaronder afdelingsupdates, presentaties en een gespreksonderwerp waar grappige momenten van de week worden gedeeld. Deze vergaderingen duren over het algemeen een uur.
Probeer ClickUp's Alle Handen Bijeenkomst Sjabloon voor een boeiende en georganiseerde wekelijkse vergadering.
Beheer eenvoudig logistiek, tijd en planning voor uw volgende bedrijfsbijeenkomst met het Vergadering met alle handen Sjabloon door ClickUp Sjabloon voor vergadering van alle handen downloaden
Besluitvormingsvergaderingen
Een besluitvormingsvergadering is wanneer een team bijeenkomt om een beslissing te formaliseren en de volgende stappen te itereren. Deze vergaderingen worden over het algemeen gebruikt voor belangrijke beslissingen die een verbintenis en mogelijk een nieuwe richting vereisen.
Deze vergaderingen zijn standaard in verschillende teams: bestuursvergaderingen of projectvergaderingen kunnen besluitvorming bevatten. Belangrijke beslissingen moeten worden gedocumenteerd in je tool voor notulen van vergaderingen zodat het team de beweegredenen achter de beslissing kan onthouden.
Vragen om te beantwoorden tijdens deze vergaderingen zijn onder andere:
- Wat is, gezien onze huidige omstandigheden en middelen, de beste optie om verder te gaan?
- Wie is verantwoordelijk voor de volgende stappen? Waarom?
Er kan bijvoorbeeld een besluitvormingsvergadering worden gehouden met een social mediamarketingmanager en een social mediamarketingcoördinator om de richting van een mislukte marketingcampagne te veranderen. Als het team moet evalueren of ze een campagne vanuit het juiste perspectief en met de juiste toon benaderen, kunnen ze bij elkaar komen om de betrokkenheid en de toon van de campagne te beoordelen conversieresultaten en kies een nieuwe richting.
Tijdens de vergadering inventariseren ze waarom ze de focus moeten verleggen en documenteren ze waarom de nieuwe richting gunstig lijkt. Daarom is dit type vergadering bedoeld om een beslissing te nemen en te documenteren om een project of initiatief vooruit te helpen.
Bekijk deze_ beslissingsmatrix sjablonen !
7. Probleemoplossende vergaderingen
Probleemoplossende vergaderingen worden over het algemeen gehouden tussen iemand die voor een uitdaging staat en een manager of leider. Afhankelijk van de aard van het probleem kan een vertegenwoordiger van verschillende afdelingen aan deze vergadering deelnemen, zoals een vertegenwoordiger van HR of het juridische team. Het doel van een probleemoplossende vergadering is om een oplossing te vinden voor een obstakel of om mogelijkheden voor een volgende stap te verkennen.
Bij probleemoplossende vergaderingen kan elke medewerker baat hebben, ongeacht de aard van het probleem. Tijdens deze vergaderingen moet je eerst een situatie en de oorzaken ervan analyseren, beoordelen welke richting je op moet en vervolgens een actieplan opstellen om het probleem op te lossen.
Onthoud dat elke stap moet worden gedocumenteerd in uw aantekeningen van de vergadering en gedeeld met de mensen die betrokken waren bij het gesprek.
Maak uw eigen sjabloon voor vergaderingen en schets uw agenda, actiepunten, samenvattingen en nog veel meer in ClickUp Docs ClickUp Docs Handleiding downloaden
8. Driemaandelijkse planningsvergaderingen Kwartaalplanning is de strategische implementatie van een jaarplan dat is opgedeeld in vier kwartalen. Elk kwartaal wordt een herzien doel gesteld voor de volgende drie maanden. Deze bijgewerkte doelen kunnen worden gecommuniceerd in een driemaandelijkse planningsvergadering waar de strategische plannen worden besproken en de prestaties van de afgelopen 90 dagen worden gevierd.
Deze vergaderingen zijn een gelegenheid om druk uit te oefenen, feedback te geven of te ontvangen en de doelen voor de volgende maanden te bepalen. Elke driemaandelijkse planningssessie moet ook tijd bevatten om na te denken over de afgelopen 90 dagen, voltooide en lopende taken te bekijken en voorbereidingen te treffen voor wat er in het volgende kwartaal gaat gebeuren.
Het doel van de vergadering is om je team klaar te stomen voor succes bij het behalen van hun doelstellingen kortetermijndoelen en de langetermijndoelen van het bedrijf. 💪
De sleutel tot een effectieve driemaandelijkse planningsvergadering is georganiseerd zijn. De gespreksonderwerpen moeten duidelijk zijn en de doelen die de vergadering verlaten moeten worden toegewezen. Bovendien helpt het om tijdens het planningsgesprek lessen uit vorige kwartalen op te halen om te overwegen welke doelen gepast en relevant zijn.
Vergeet niet om uw doelen bij te houden in ClickUp Doelen om ervoor te zorgen dat u duidelijke tijdlijnen en meetbare doelen hebt.
Blijf op koers om je doelen te bereiken met duidelijke tijdlijnen, meetbare doelen en automatische voortgangscontrole
9. Bestuursvergaderingen
Een bestuursvergadering is een formele bijeenkomst met het voltallige bestuur van een bepaalde organisatie. Deze formele vergaderingen worden met verschillende tussenpozen gehouden, bijvoorbeeld elk kwartaal of elk jaar, om terugkerende en belangrijke kwesties te bespreken, zoals beleidskwesties, wettelijke zaken of KPI-rapportage, of diverse kwesties.
De voorzitter van een raad van bestuur, ook bekend als de vergaderleider, zit de vergadering voor. Meer specifiek is het doel van een bestuursvergadering is om het beleid en de strategie te bepalen, de strategische plannen te herzien en overeenstemming te bereiken over een bepaalde kwestie.
Tijdens deze vergadering worden de notulen vastgelegd als een juridisch document dat vervolgens wordt gepubliceerd in overeenstemming met de activiteiten van het bestuur. Het publiceren van de notulen is essentieel omdat het een communicatiestrategie tussen de organisatie, het bestuur en verschillende externe belanghebbenden.
Dit bord Agenda vergadering Sjabloon dient als overzicht om te focussen op de belangrijkste kwesties en deze snel aan te pakken en ervoor te zorgen dat iedereen weet wat er moet gebeuren Sjabloon voor agenda bestuursvergadering downloaden
Maak uw vergaderingen productiever met een agenda en de juiste hulpmiddelen
Er zijn veel verschillende soorten vergaderingen met verschillende doelen. Voor managers kan het een uitdaging zijn om te bepalen welke vergadering in welke situatie moet worden gebruikt.
Door effectieve strategieën voor vergaderbeheer te implementeren en de juiste
online vergaderhulpmiddelen
zoals
ClickUp
om u te helpen bij het beheren van uw werk, planningen, team en meer, kunt u onproductieve vergaderingen vermijden en beginnen met het houden van samenwerkingssessies die energie geven en
je team motiveren
om hun doelen te bereiken.
Gastschrijver:_
Fellow.app
is de best beoordeelde software voor vergaderbeheer die managers en hun teams helpt effectieve vergadergewoonten op te bouwen door middel van gezamenlijke agenda's, het bijhouden van actie-items en een bibliotheek met door deskundigen goedgekeurde vergadersjablonen._