케빈 리베라가 직원 90명 규모의 인력 파견 회사에서 의료 분야 자격 인증 시스템을 어떻게 재구축했는지

의료 인력 파견 tools는 애초에 자격 인증을 위해 만들어진 것이 아닙니다. 이 부분은 여전히 이메일, 공유 드라이브, 그리고 끊임없는 수작업 검토에 의존하고 있습니다. Absolute Staffers의 케빈 리베라는 ClickUp을 활용해 이 프로세스를 완전히 새롭게 재구상했습니다.

애브솔루트 스태퍼스(Absolute Staffers )는 메릴랜드주 컬럼비아에 위치한 의료 인력 파견 회사입니다. 이 회사는 의료 시설 및 정부 기관에 임상 및 관련 의료 전문가를 발굴하고 배치하는 데 특화되어 있습니다.

리베라가 사무 코디네이터로 입사했을 당시, 일의 대부분은 산발적으로 분산되어 있었고 회의와 다양한 tools 사이를 수동으로 옮겨 다니며 처리해야 했습니다. 자격 인증 서류 확인 작업만 해도 건당 20~30분이 소요되었습니다. 리베라는 여러 폴더를 일일이 살펴보고, 서로 다른 플랫폼에 있는 문서들을 교차 확인해야 했습니다.

현재는 ClickUp 슈퍼 에이전트가 1차 심사를 담당하며, 소요 시간이 극히 일부로 줄었습니다. 리베라 씨를 만나 그가 이 프로세스를 어떻게 처음부터 재구축했는지 들어보았습니다.

애브솔루트 스태퍼스가 시간을 낭비하고 있던 부분

의료 자격 인증은 그 특성상 서류 작업이 매우 많습니다.

모든 인력 배치에는 검증된 면허, 교육 기록, 자격증, 신원 조회, 그리고 시설, 주, 전문 분야에 따라 달라지는 클라이언트별 체크리스트가 필요합니다. 애브솔루트 스태퍼스에서는 세 개의 팀이 이 과정을 담당합니다.

팀원들은 각자의 일에 능숙했습니다. 하지만 팀 간의 협업은 이메일, 회의, 그리고 기억에만 의존해 이루어지고 있었습니다.

모든 작업이 수작업으로 완료되었습니다. 우리는 이메일과 회의를 통해 의존했고, 개별 팀원들이 문서를 작성하고, 논의 내용을 요약하며, 작업을 배정하고, 프로젝트를 진행해 나갔습니다. 이 방식도 어느 정도는 효과가 있었지만, 시간이 많이 소요되었고, 세부 사항을 놓치거나 작업이 중복될 위험이 항상 존재했습니다.

ClickUp을 도입하기 전, 이 회사는 monday.com을 사용했습니다. 리베라의 팀은 이 플랫폼을 업무 관리에 활용했습니다. 하지만 세 부서를 연결하는 표준 운용 절차 (SOP), 회의 결정 사항, 팀 간 업무 인계는 여전히 이메일, 공유 드라이브 및 기타 수동적인 절차에 의존하고 있었습니다.

회사가 더 많은 인력 배치와 정부 기관 일을 맡게 되면서, 업무 인계가 운영상의 걸림돌이 되었습니다. 세 부서 간의 모든 업무 인계 과정에서는 중요한 세부 사항을 놓치거나 누군가가 이미 완료한 일을 중복하여 수행할 위험이 따랐습니다.

리베라가 ClickUp을 활용해 의료 분야 자격 인증 시스템을 어떻게 재구축했는지

세 개의 부서, 하나로 연결된 파이프라인

ClickUp을 통해 채용 라이프사이클 전체가 처음으로 한 곳에서 관리됩니다.

모든 지원자는 ClickUp 양식을 통해 등록합니다. 제출된 내용은 ClickUp 작업으로 전환되며, 지원자가 소싱 단계에서 자격 심사, 배치 단계로 진행됨에 따라 해당 작업은 부서 간에 전달됩니다. 각 부서의 업무, 코멘트, 상태 변경 및 문서 업로드는 작업의 활동 내역에 기록됩니다. 그리고 채용 담당자, 자격 심사 전문가, 운영 책임자가 동일한 기록을 열면, 이미 모든 맥락 정보가 첨부된 상태로 확인할 수 있습니다.

이를 통해 경영진은 회의에서 진행 상황을 확인하느라 시간을 낭비하지 않고, ClickUp 대시보드에서 KPI, 업무량, 프로젝트 진행 상황을 추적할 수 있게 되었습니다.

검증된 프로세스를 기반으로 한 표준 운용 절차 (SOP)

첫 번째 실질적인 성과는 문서화였습니다. 프로세스 표준화는 예전에는 리베라가 맡은 업무 중 가장 시간이 오래 걸리던 일 중 하나였습니다. 하지만 이제는 가장 빠르게 처리되는 업무 중 하나가 되었습니다.

작성, 검토, 표준화가 필요한 여러 표준 운용 절차 (SOP)가 있었습니다. 보통이라면 작성하고, 편집하고, 여러 사람끼리 의견을 주고받는 데 몇 시간이 걸렸을 것입니다. 하지만 ClickUp AI를 활용함으로써 탄탄한 초안을 작성하고, 문구를 다듬으며, 정보를 훨씬 더 빠르게 정리할 수 있었습니다. 글쓰기에 대부분의 시간을 소비하는 대신, 콘텐츠를 검토하고 절차가 정확한지 확인하는 데 집중할 수 있었습니다.

규제 준수가 중요한 비즈니스에서는 검토 단계에서야말로 진정한 인간의 전문성이 가장 중요하게 작용합니다. 또한 이는 기계가 맡아서는 안 되는 부분이기도 합니다. 결정적인 변화를 가져온 전환점은 무엇이었을까요? 리베라의 팀은 문서를 처음부터 새로 작성하는 것을 중단하고, 대신 초안을 검토하는 방식으로 전환했습니다.

완성된 SOP는 ClickUp 문서에서 저장되어 있으며, 이를 참조해야 하는 모든 팀과 슈퍼 에이전트가 접근할 수 있습니다.

모든 의사결정을 한 위치에 기록하고 관리

리베라가 이 기능에 이렇게 많이 의존하게 될 줄은 예상치 못했던 기능: ClickUp의 ‘AI 노트테이커’는 회의 내용을 바탕으로 작업을 자동으로 할당해 줍니다.

ClickUp을 도입하기 전에는 회의에서 내려진 결정 사항이 이메일 스레드나 우연히 회의에 참여한 사람들에게만 전달되었습니다. 실행 항목은 구두로 배정되고 기억에만 의존해 추적되었습니다. 그 결과, 결정 사항이 하류 단계로 전달될 때쯤이면 맥락의 절반이 사라져 버리곤 했습니다.

이제 ‘ClickUp Notetaker’와 활동 내역 기능을 함께 활용함으로써 모든 상태 변경, 댓글, 문서 업로드에 타임스탬프가 기록되고 작성자가 명확히 표시됩니다.

자격 심사 전문가가 후보자의 작업을 열면, 누구에게도 물어보지 않고도 채용 담당자가 어떤 내용을 논의했는지, 어떤 사항이 결정되었는지, 그리고 아직 해결되지 않은 사항이 무엇인지 정확히 확인할 수 있습니다.

작업 배정을 처리하는 4명의 슈퍼 에이전트

플랜에 포함된 ClickUp Consultant의 도움을 받아 리베라의 팀은 4개의 슈퍼 에이전트를 구축했습니다. 각 슈퍼 에이전트는 다음과 같이 좁고 구체적인 업무를 담당합니다:

이 에이전트들은 채용 결정을 내리거나 자격 증명을 승인하지 않습니다. 이들은 정보 접수, 조회, 문제 표시만 담당합니다. 판단이 필요한 모든 업무는 리베라의 팀이 처리합니다.

다음은 슈퍼 에이전트가 미리 설정된 규칙에 따라 작업을 분류하고 배정하는 예시입니다:

자격 인증 에이전트의 작동 방식

클라이언트마다 온보딩 요건, 양식, 규정 준수 규칙이 다르기 때문에 모든 서류를 수동으로 확인하는 작업은 시간이 많이 소요될 뿐만 아니라 오류가 발생하기 쉬웠습니다.

우리는 SOP(표준 운용 절차)와 클라이언트 체크리스트를 참조하여 필요한 서류를 즉시 파악하고, 팀의 질문에 답변하며, 전문적인 후속 이메일을 생성하는 ‘자격 심사 AI 에이전트’를 구축했습니다. 예전에는 폴더와 문서를 검색하는 데 20~30분이 걸리던 작업이 이제는 단 몇 분 만에 완료되어, 일관성을 유지하고 오류를 줄이면서 후보자를 더 빠르게 처리할 수 있게 되었습니다.

에이전트는 접수된 문서 세트를 작업 공간에 이미 등록된 SOP(표준 운용 절차) 및 클라이언트 체크리스트와 대조한 후, 누락된 항목을 표시합니다. 그 후, 담당자가 모든 파일을 직접 확인합니다.

Absolute Staffers와 같은 팀의 경우, 이는 규정 준수 서류 작업에 있어 신뢰할 수 있는 ‘두 번째 눈’ 역할을 해줍니다. 이전에는 이 업무가 한 사람에게만 맡겨졌는데, 대개 그 주에 이미 여러 건의 서류를 검토한 상태였던 사람이었죠.

이와 같은 설정이 성공할지 실패할지는 다음 두 가지 구성 세부 사항에 달려 있습니다:

지식 범위를 정의하세요. 슈퍼 에이전트는 지정된 위치에 대해서만 추론할 수 있습니다. 잘못된 스페이스를 지정하면, 클라이언트의 체크리스트를 확인하지 못했기 때문에 리크루터에게 서류 제출이 완료되었다고 알릴 수 있습니다.

감독 필요성에 따라 트리거를 선택하세요. 슈퍼 에이전트는 작업이나 문서 댓글 내의 @멘션, 채팅의 쪽지, 작업 할당, 일정, 또는 ClickUp 자동화에서 실행될 수 있습니다. 설정하기 쉬운지 여부가 아니라, 해당 프로세스에 어느 정도의 인적 감독이 필요한지에 따라 트리거를 선택하세요.

현재 ‘애브솔루트 스태퍼스’의 의료 자격 인증 시스템은 어떤 모습인가

리베라는 현재 그들이 처한 상황에 대해 솔직하게 말합니다. 이는 도입 초기 단계의 결과입니다. 작업 공간은 여전히 확장 중이며, 아직 주당 절감된 시간을 정확히 산출할 수 있는 수치는 없습니다.

그가 얻은 것: 문서 작업이 많은 비즈니스에서 업무 인계로 인한 시간 낭비를 없앴습니다.

대부분의 의료 인력 관리 소프트웨어가 진정한 병목 현상을 간과하는 이유

의료 인력 관리 소프트웨어는 인재 발굴, 매칭, 일정 관리, 공급업체 관리 등 프론트 오피스 업무를 위해 개발되었습니다. 이러한 tools는 제 역할을 잘 수행합니다.

병목 현상은 후보자를 발굴한 후부터 근무 승인을 받기 전까지 발생하는 모든 것을 말합니다.

지출 데이터도 같은 사실을 보여줍니다. 메달리온(Medallion)은 ‘2026년 보험사 등록 및 의료 자격 인증 현황 보고서’를 위해 550명 이상의 의료계 리더들을 대상으로 설문조사를 실시했습니다.

AI 투자 중 자격 인증이나 등록에 투입되는 비중은 고작 12%에 불과합니다. 병원 및 제공자 그룹의 절반 이상이 자격 인증 지연으로 인한 수익 손실을 보고했으며, 상당수는 그 금액이 연간 100만 달러를 넘는다고 밝혔습니다.

맥킨지가 2026년 7월에 발표한 분석은 이 문제를 다른 관점에서 조명합니다. 미국의 의료 시스템은 의사 및 간호사를 합친 인원의 약 두 배에 달하는 행정 직원을 고용하고 있습니다. 행정 기능은 지출의 15~25%를 차지하며, 현재 그 일의 최대 절반까지 자동화가 가능합니다.

대부분의 조직은 이미 문제가 있던 워크플로우에 AI를 적용하기 때문에 그 이점을 전혀 누리지 못합니다.

리베라의 팀은 바로 그 중간 행에서 시간을 낭비하고 있었습니다. 그리고 ClickUp을 통해 바로 그 격차를 해소한 것입니다.

같은 전략을 실행하는 방법

위의 섹션에서는 양식, 작업, 표준 운용 절차 (SOP), 기록 담당자, 슈퍼 에이전트 등 구조적 기반을 다루었습니다. 이 기반이 마련된 후 더 깊이 파고들 수 있는 부분은 다음과 같습니다.

1. AI 사용자 정의 필드를 활용해 규정 준수 데이터를 자동으로 추출하기

업로드된 문서를 일일이 수동으로 검토하고 면허 번호, 유효 기간, 발급 주를 직접 입력하는 대신, AI 사용자 정의 필드가 첨부 파일에서 해당 정보를 자동으로 추출하여 작업의 구조화된 필드에 입력합니다. 이를 통해 모든 후보자 관련 작업에 대해 사람이 직접 데이터를 입력하지 않아도 일관되고 검색 가능한 데이터를 확보할 수 있습니다.

2. 대시보드의 AI 카드를 활용해 패턴을 파악하기

일반적인 대시보드 위젯은 수량과 상태만 보여줍니다. AI 카드는 한 걸음 더 나아가, 파이프라인 전반에서 실제로 무슨 일이 일어나고 있는지 평이한 언어로 요약해 줍니다. “12건의 신청서가 단 한 장의 누락된 서류 때문에 대기 중”이라는 문구는 “보류 중” 상태인 12개의 작업을 보여주는 막대 차트보다 훨씬 유용합니다. 경영진은 별도의 쿼리를 작성하지 않고도 필요한 인사이트를 얻을 수 있습니다.

3. 자동화 기능을 활용하여 업무 인계 품질을 강화하기

ClickUp 자동화 기능을 사용하면 필수 필드가 모두 입력될 때까지 작업이 다음 부서로 전달되는 것을 차단할 수 있습니다. 채용 담당자가 자격증 검증 서류를 업로드하지 않은 채 후보자를 인계하려고 하면, 해당 작업은 그대로 유지됩니다. 이를 통해 사람이 직접 문제를 지적하기 전에, 자격 심사 과정에서 가장 흔히 발생하는 지연 요인을 근원적으로 제거할 수 있습니다.

4. 업무 인계 시점에 AI가 작업 내역을 요약하도록 하기

업무가 채용 단계에서 자격 심사 단계로 넘어갈 때, 활동 내역은 상당히 길어질 수 있습니다. ClickUp AI는 해당 작업에서 지금까지 발생한 모든 내용—누가 무엇을 했는지, 미처리 사항은 무엇인지, 어떤 결정이 내려졌는지—에 대한 요약을 생성할 수 있습니다. 자격 심사 전문가는 40개에 달하는 활동 내역을 일일이 스크롤해 볼 필요 없이 한 단락만 읽으면 됩니다.

그리고 이 모든 과정을 시작하기 전에 반드시 챙겨야 할 몇 가지 사항:

ClickUp이 대체할 수 있는 것과 대체할 수 없는 것

ClickUp은 표준 운용 절차 (SOP), 업무 인계, 문서 확인, 업무 배정, 팀 간 의사 결정 추적 등 연결 역할을 담당합니다.

이는 대부분의 의료 인력 파견 소프트웨어가 다루지 않는 사각지대입니다. 하지만 ClickUp의 의료 자격 인증 관련 기능은 명확한 한계가 있으며, 규정 준수가 매우 중요한 이 업계에서는 이러한 한계를 미리 명확히 밝히는 것이 중요합니다.

1차 출처 검증 기능은 제공하지 않습니다.

ClickUp은 주 면허 위원회에 쿼리하거나, OIG 제재 목록을 확인하거나, CAQH 프로필을 쿼리하지는 않습니다. 자격 심사 전문가가 특정 주에서 간호사의 면허가 유효한지 확인해야 할 때, 그 검증 작업은 여전히 면허 위원회 시스템이나 전용 자격 심사 플랫폼을 통해 이루어집니다. ClickUp이 하는 역할은 해당 검증 작업이 완료되었는지 추적하고, 완료되지 않았을 경우 표시하며, 작업이 완료될 때까지 다음 단계로 진행되지 않도록 관리하는 것입니다.

이것은 ATS도, VMS도 아닙니다

구인 게시판 연동, 고객 대상 교대 근무 마켓플레이스, 여러 시설로의 후보자 배정, 보험사 등록 제출 등은 여전히 별도의 시스템이 필요합니다. 어브솔루트 스태퍼스는 인재 발굴 및 배포를 위한 프론트오피스 도구를 그대로 유지했습니다. ClickUp은 해당 도구 자체를 대체한 것이 아니라, 도구들과 자격 인증 최종 단계 사이의 프로세스 계층을 대체했습니다.

보호 대상 건강 정보(PHI)를 다루려면 엔터프라이즈 플랜과 서명된 계약서가 필요합니다.

다른 플랜을 사용하는 팀은 ClickUp 작업 공간을 통해 PHI를 저장, 처리 또는 전송해서는 안 됩니다. SOP, 업무 배정, 자격 증명 체크리스트, 내부 프로세스 추적 등 많은 인력 배치 워크플로우는 PHI를 완전히 배제하도록 범위를 설정할 수 있습니다. 하지만 임상 기록, 환자 데이터 또는 제공자 건강 정보가 작업 공간에 포함될 경우, BAA 체결이 필수 조건입니다. 도입 전에 컴플라이언스 담당자와 함께 적용 범위를 확인하십시오.

AI 에이전트에는 적절한 설정 지원이 필요합니다

리베라의 팀은 플랜에 포함된 ClickUp Consultant의 도움을 받아, 에이전트가 실제 운영에 투입되기 전에 지식 범위를 정의하고, 트리거를 설정하며, 결과물을 테스트했습니다. 규정 준수 워크플로우와 관련된 에이전트를 구축하는 경우, 설정 단계에 투자하는 것이 도움이 됩니다. 지식 범위가 잘못 구성되면 에이전트가 불완전한 데이터를 바탕으로 추론을 하게 되는데, 자격 인증 업무에서는 이것이 절대 용납될 수 없는 실수입니다.

Absolute Staffers의 향후 계획

리베라의 팀은 아직 일을 완료하지 않았습니다. 작업 공간은 여전히 확장 중이며, 다음으로 두 가지 우선순위가 남아 있습니다:

워크스페이스를 계속해서 구축해 나가는 과정에서, 자동화 기능과 맞춤형 에이전트를 통해 AI를 더욱 적극적으로 활용하여 반복적인 작업을 간소화하고, 팀원들이 더 중요한 작업에 집중할 수 있도록 할 계획입니다.

Absolute Staffers의 재구축은 채용팀에서 자격 심사 서류가 불완전한 상태로 전달되는, 단 한 번의 업무 인계 오류에서 시작되었습니다. 이 이야기의 모든 것은 바로 그 한 가지 문제점을 해결하는 과정에서 비롯되었습니다. 만약 여러분의 팀도 이와 같은 문제로 인해 시간을 낭비하고 있다면, 바로 그곳에서 시작해야 합니다.

의료 자격 인증 및 인력 배치 소프트웨어에 관한 자주 묻는 질문

의료 분야에서 자격 인증이란 무엇인가?

자격 심사는 의료 전문가가 환자를 진료하거나 보험사에 진료비를 청구하기 전에 해당 전문가의 면허, 학력, 연수, 자격증 및 근무 이력을 검증하는 절차입니다. 일반적으로 1차 출처 검증, 제외 목록 심사 및 위원회 검토가 포함됩니다. 인력 파견 업체의 경우, 자격 심사에는 시설, 주(州), 전문 분야에 따라 달라지는 클라이언트별 문서 체크리스트도 포함됩니다.

자격 심사 절차는 얼마나 걸리나요?

제공자 자격 심사 타임라인은 일반적으로 60일에서 120일 정도 소요되지만, 보험사, 전문 분야, 주(州)에 따라 타임라인은 크게 달라집니다. 메달리온(Medallion)의 2026년 보고서에 따르면, 병원의 46%는 제공자의 초기 데이터 수집 단계에서 위원회 심사 단계로 넘어가는 데만 10일 이상이 소요되는 것으로 나타났습니다. 서류 제출이 불완전한 경우가 지연의 가장 흔한 원인 중 하나입니다. 또한 이는 가장 예방하기 쉬운 문제이기도 하므로, 접수 단계에서의 품질 관리가 중요한 이유입니다.

의료 인력 배치 소프트웨어란 무엇인가요?

의료 인력 관리 소프트웨어는 인력 파견 대행사가 임상 및 관련 의료 전문가를 모집, 배치, 자격 인증 및 근무 일정을 관리하는 데 사용하는 일련의 시스템입니다. 이 분야의 대부분의 플랫폼은 지원자 추적 시스템, CRM, 근무 일정 관리, 자격 인증 추적 기능을 결합하고 있습니다. 해당 분야에 특화된 솔루션으로는 Bullhorn, BlueSky, Vars Health 등이 있습니다. 기업들은 종종 이러한 솔루션 중 하나를 내부 프로세스, 문서화 및 팀 간 업무 인계를 위한 별도의 작업 공간과 함께 사용합니다.

의료 인력 파견 대행사는 전용 ATS 없이도 운영될 수 있을까요?

중소 규모의 채용 대행사는 당분간 일반 작업 공간을 통해 업무를 운영할 수 있습니다. 하지만 대규모 채용을 진행하는 대부분의 기업은 구인 게시판 연동 및 클라이언트 대상 파이프라인 관리를 위해 지원자 추적 시스템이 여전히 필요합니다. 약 90명의 직원을 보유한 ‘Absolute Staffers’는 문서 관리, 자격 심사 조정 및 운영 업무를 위해 ClickUp을 활용하고 있습니다. 이는 프론트오피스 채용 시스템을 대체하는 것은 아닙니다. 작업 공간은 프로세스를 관리하고, 전문 도구는 정보 배포와 검증을 담당합니다.

ClickUp은 의료 인력 파견 팀에 대해 HIPAA 규정을 준수하나요?

ClickUp은 기본적으로 HIPAA를 준수하지 않습니다. HIPAA 준수는 엔터프라이즈 플랜에서만 제공되며, 보호 대상 건강 정보(PHI)가 작업 공간에 입력되기 전에 귀사와 ClickUp 간에 서명된 업무 제휴 계약서(BAA)가 필요합니다. 무료, Unlimited 또는 비즈니스 플랜을 이용 중인 경우, ClickUp에 PHI를 저장, 처리 또는 전송해서는 안 됩니다. 여기에는 환자 기록, 진료 기록, 제공자 건강 정보 및 환자를 식별할 수 있는 모든 데이터가 포함됩니다. 자세한 내용은 ClickUp 헬프 센터를 참조하십시오.