내부 커뮤니케이션에 AI를 활용하는 방법 (사용 사례 및 도구)

직원 참여는 말처럼 쉽지가 않습니다.

실제로 Gartner HR의 연구에 따르면 직원의 70%는 자신의 피드백이 무시되기 때문에 업무에 몰입하지 못한다고 응답했습니다. 이러한 연결의 부재는 생산성, 직원 유지율, 그리고 비즈니스의 전반적인 성공에 직접적인 영향을 미칠 수 있습니다.

내부 커뮤니케이션은 이러한 면에서 큰 차이를 만들 수 있지만, 올바른 인사이트, 데이터 및 지원이 없으면 불가능합니다.

이것이 바로 내부 커뮤니케이션에 AI가 필요한 이유입니다. 직원 피드백 분석에서 귀중한 데이터 기반 인사이트 제공에 이르기까지, AI 커뮤니케이션 도구는 내부 커뮤니케이션 담당자가 더 매력적이고 대응력이 뛰어난 커뮤니케이션 전략을 수립할 수 있도록 지원합니다.

이 블로그에서는 AI 사용 사례와 AI가 내부 커뮤니케이션을 변화시키는 방법, 커뮤니케이션의 격차를 해결하기 위한 실용적인 사용 사례, 그리고 주의해야 할 주요 과제를 살펴보겠습니다.

AI가 내부 커뮤니케이션을 개선하는 방법

효과적인 내부 커뮤니케이션은 직원들을 연결하고, 정보를 공유하며, 참여 의식을 높이는 것입니다. 하지만 이를 제대로 달성하려면 일상적인 업데이트를 넘어 조직의 내부 역학 관계와 더 광범위한 커뮤니케이션 트렌드를 주시해야 합니다.

이는 직원의 감정을 이해하고, 참여 메트릭을 추적하며, 커뮤니케이션 요구를 한 발 앞서 파악하는 것을 의미합니다. 이는 리더십의 일관성부터 팀 협업에 이르기까지 모든 것에 영향을 미칩니다.

여기서 중요한 것은 데이터를 수집하고, 패턴을 파악하고, 이러한 인사이트를 바탕으로 더 스마트하고 효과적인 커뮤니케이션 전략을 수립하는 것입니다. 그렇게 하면 커뮤니케이션이 원활해지고 참여도가 높아지며 비즈니스의 성공을 촉진할 수 있습니다.

하지만 기업이 피드백을 더 빠르게 실행에 옮길 수 있다면 어떨까요?

인공 지능은 작업을 더 스마트하고 빠르게 실행하고 명확하고 영향력 있는 커뮤니케이션을 보장하는 완벽한 조력자로서 단계별로 지원할 수 있습니다. 인간 중심 AI가 여러분을 지원하는 방법은 다음과 같습니다.

내부 커뮤니케이션에 AI를 활용하는 방법

참여도가 낮다고 느낀 이유를 묻는 질문에 한 직원은"일반적으로 정확하고 완전한 정보가 부족하고, 정보를 찾아야 할 때, 특히 누구에게 물어봐야 할지 모르겠을 때 불편함을 느낍니다" 라고 말했습니다

내부 커뮤니케이션의 과제를 해결하고 직원 경험을 향상시키기 위해 구현할 수 있는 실용적인 AI 사용 사례를 소개합니다.

1. 개인화된 온보딩 및 교육

팀은 단순히 리소스를 수집하는 것을 넘어 AI를 활용하여 보다 개인화된 학습 경험을 제공할 수 있습니다. AI는 신입 사원의 프로필을 분석하여 그들의 역할과 부서에 맞는 온보딩 자료 및 교육 모듈을 맞춤화할 수 있습니다.

이는 신규 직원들이 필요한 정보를 더 빠르게 얻을 수 있어, 빠르게 적응하고 업무 시작 시간을 단축하며, 첫날부터 참여감을 느낄 수 있도록 돕습니다.

2. 자동화된 내부 뉴스 및 업데이트

회사 공지 사항, 프로젝트 업데이트, 업계 뉴스는 지루하게 느껴질 수 있습니다. 그러나 개인화된 직원 피드는 모든 직원에게 과도한 정보를 제공하지 않고 최신 정보를 전달하여 직원들이 연결되고 참여 의식을 유지할 수 있도록 도와줍니다.

3. 직원 피드백의 감정 분석

AI 도구를 사용하여 직원 설문조사, 피드백 양식, 심지어 내부 소셜 미디어 플랫폼의 게시물까지 분석하여 직원의 감정을 파악하세요. AI는 반복되는 주제, 잠재적인 문제, 피드백의 어조까지 파악할 수 있어 직원들이 정말로 생각하는 바를 이해하는 데 도움이 됩니다.

HR을 위한 완벽한 AI 도구가 됩니다. 사소한 문제가 큰 문제로 확대되기 전에 사전 대응을 하고 직원의 사기를 명확하게 파악할 수 있습니다.

4. 즉각적인 지원을 위한 AI 기반 내부 챗봇

내부 커뮤니케이션 담당자는 AI 챗봇을 사용하여 직원의 일반적인 질문에 답변할 수 있습니다. 이 봇은 연중무휴 즉각적인 지원을 제공하여 지원팀의 부담을 줄이고 모든 커뮤니케이션 자료를 한 곳에 정리합니다.

직원 참여에 실제로 영향을 미치는 방법을 파악하는 것은 여러 주요 비즈니스 성과에 중대한 영향을 미치기 때문에 매우 중요한 우선순위입니다.

5. 변화 관리를 위한 목표 지향적인 커뮤니케이션 캠페인

AI 어시스턴트는 역할, 부서, 커뮤니케이션 선호도에 따라 직원을 분류하여 조직의 변화에 따라 목표에 맞는 메시지를 전달할 수 있습니다. 또한 참여 메트릭을 추적하여 메시지를 개선하고 캠페인 효과를 높일 수도 있습니다.

6. 콘텐츠 번역 및 접근성

포용적인 문화를 가진 기업은 직원 참여도가 83% 더 높습니다. 이를 달성하려면 AI 기반 번역 도구를 사용하여 메시지를 번역하고 비디오 자막을 자동 생성하세요. 이렇게 하면 언어 또는 접근성 장벽에 관계없이 모든 사람이 최신 정보를 확인할 수 있습니다.

7. 지식 및 검색 최적화

기계 학습 AI 알고리즘은 회사의 지식 기반을 최적화하여 직원들이 정보를 더 쉽게 찾을 수 있도록 합니다. 또한 직원의 검색을 기반으로 관련 콘텐츠와 추가 읽기 자료를 추천할 수도 있습니다.

이 프로세스는 지식 공유를 개선하고 정보 검색에 소요되는 시간을 줄여줍니다.

8. 성과 피드백 분석 및 전달

AI 시스템은 대량의 성과 평가를 분석할 수 있습니다. 이를 통해 360도 피드백과 프로젝트 기여도를 제공하여 패턴을 파악하고 직원에게 개인화된 피드백을 제공할 수 있습니다. 또한 이 시스템은 개인의 강점과 약점을 바탕으로 개발 기회를 제안할 수도 있습니다.

이들을 결합하면 데이터 기반 성과 관리와 직원 개발을 더욱 강화할 수 있습니다.

내부 커뮤니케이션에 AI 소프트웨어 사용

C 레벨 리더의 약 60%는 기업 커뮤니케이션 전략의 적응이 어렵다고 생각하며, 비즈니스 리더의 약 절반은 직원들이 중요하게 생각하는 사항에 대해 잘 모르고 있다고 인정합니다.

이러한 단절은 큰 손실을 초래할 수 있지만, AI 기반의 데이터 분석 및 감성 분석은 직원들의 피드백과 참여 동향을 추적하여 상황을 반전시킬 수 있습니다. 적절한 내부 커뮤니케이션 소프트웨어를 사용하면 기업은 우려 사항을 미리 파악하고, 커뮤니케이션 전략을 개선하며, 전반적인 연결성을 높일 수 있습니다.

작업 공간을 통합하는 연결된 AI에 투자하세요

내부 커뮤니케이션 전문가에게 ClickUp Brain과 같은 지능형 어시스턴트는 반복적인 작업, 지식 접근성 개선, 참여도 향상에 획기적인 변화를 가져다줄 수 있습니다.

더 효율적이고 효과적인 업무 커뮤니케이션 전략의 핵심 요소입니다.

이 연결된 AI 시스템은 작업장 도구 및 지식 기반과 원활하게 통합되는 중앙 허브입니다. 다음과 같은 기능을 제공합니다.

1. 직원을 위한 AI 기반의 즉각적인 답변

직원들은 HR이나 IT 부서의 응답을 기다릴 필요 없이 ClickUp Brain을 사용하여 회사 정책, PTO 잔액, 프로젝트 상태 등에 대한 빠른 답변을 얻을 수 있습니다. Brain은 플랫폼에 저장된 작업 공간과 회사 wiki를 검색하여 질문에 대한 관련 답변, 면책 조항, 심지어 파일까지 찾아냅니다.

요약: 작업 공간 어디에서나 AI에 질문하는 기능을 사용하여 질문을 할 수 있습니다. 이제 무엇을 해야 할지 고민할 필요가 없습니다!

2. 자동화된 회의 노트, 요약 및 실행 항목

대부분의 회의는 Zoom의 통화, Google Docs 또는 Notion의 노트, ClickUp이나 Asana와 같은 플랫폼의 작업 추적 등 여러 도구에 흩어져 있습니다. 이러한 끊임없는 전환은 마찰을 야기하고, 세부 사항을 놓치게 하며, 일관성을 유지하기 위해 추가적인 작업을 발생시킵니다. ClickUp은 회의를 워크플로우로 직접 가져와 이러한 문제를 해결합니다. 내장된 오디오 및 비디오 통화 기능을 사용하면 플랫폼을 토글할 필요가 없습니다.

또한 ClickUp AI Notetaker를 사용하여 주요 토론 사항을 실시간으로 캡처하고 요약할 수도 있습니다. 회의가 끝나면 ClickUp Brain을 사용하여 프롬프트를 통해 해당 노트를 실행 가능한 작업으로 전환할 수 있으므로 대화에서 실행으로 쉽게 전환할 수 있습니다. 모든 것이 프로젝트 및 타임라인에 직접 연결되어 한 곳에 보관됩니다.

3. 지능형 콘텐츠 생성 및 편집

글쓰기 보조 도구, 문법 검사기, AI 프롬프트 도구 사이를 오가며 시간을 낭비하지 말고, 모든 것을 한 곳에서 처리하여 시간을 절약하고 워크플로우를 원활하게 진행하세요. ClickUp Brain의 AI Writer와 같은 도구를 사용하면 팀은 복잡한 프롬프트를 마스터하거나 먼저 문맥을 파악할 필요 없이, 간단하고 자연스러운 언어 명령을 사용하여 목표에 맞는 메시지, 제목, 회사 업데이트 또는 정책 변경 사항을 작성할 수 있습니다.

이 기능은 작업 공간에 기본으로 포함되어 있으므로, 맞춤법을 확인하거나 문장을 다듬기 위해 별도의 확장 프로그램을 설치할 필요가 없습니다. 통합된 AI를 통해 팀의 모든 구성원이 업무 현장에서 명확하고 자신 있게 문장을 작성할 수 있습니다.

4. 대화, 공지 사항, 통화 및 업데이트를 단일 스페이스에서 통합하세요

사내 공지 사항과 대화가 여러 앱, 플랫폼, 수백 개의 채팅방에 흩어져 있습니까? 이로 인해 관련 정보를 찾기가 어려워질 수 있습니다.

여러 앱을 오가며 일할 필요 없이, 직원들은 ClickUp 채팅을 통해 한 곳에서 소통, 협업, 업무 관리를 할 수 있으며, 대화가 행동으로 이어질 수 있습니다.

ClickUp Brain의 AI 자동 응답 에이전트는 ClickUp 채팅과 연동되어 컨텍스트를 잃지 않고 커뮤니케이션을 개선합니다. 예를 들어, ClickUp Brain은 긴 채팅 스레드를 스캔하여 간결한 요약을 생성하여 직원들이 키 포인트를 빠르게 파악할 수 있도록 지원합니다.

또한 응답을 제안하고 메시지를 다듬어 명확성과 전문성을 보장할 수 있습니다. 가장 좋은 점은 무엇일까요? 채팅 대화를 작업으로 변환하고, 소유자를 지정하고, 관련 문서를 연결하여 수동으로 후속 조치를 수행할 필요가 없습니다.

ClickUp 채팅은 또한 다음을 통해 일상적인 작업을 좀 더 간단하게 만듭니다.

5. 비동기 메시징을 내부 커뮤니케이션 전략에 통합하세요

비동기 비디오 메시지는 특히 서로 다른 시간대에 걸쳐 있는 팀과 함께 일할 때 업데이트를 전달하거나, 공지 사항을 공유하거나, 피드백을 제공하는 데 유용한 방법입니다. 이를 통해 모든 사람이 중요한 내용을 놓치지 않고 편리한 시간에 최신 정보를 확인할 수 있습니다.

ClickUp Clips를 사용하면 비동기 커뮤니케이션이 더욱 강력해집니다. 이 도구는 비디오 클립을 자동으로 텍스트로 변환하여 키워드나 특정 순간으로 검색할 수 있게 하므로, 팀원들이 가장 중요한 부분을 빠르게 찾을 수 있습니다.

클립은 중앙 허브에 자동으로 정리되며, AI가 클립의 이름 지정 및 분류를 도와 쉽게 찾을 수 있습니다. 버그를 보고하거나 업데이트를 공유할 때도 간단한 비디오를 녹화하기만 하면 AI가 그 비디오를 바탕으로 작업을 생성합니다.

모든 것을 체계적으로 정리하고 추가 회의나 긴 후속 조치 없이도 메시지를 쉽게 참조할 수 있는 스마트한 방법입니다.

Diggs의 수석 프로젝트 관리자 Samantha Dengate는 ClickUp을 통해 커뮤니케이션을 구조화했습니다.

ClickUp을 사용하기 전에는 회의와 이메일로 오가는 커뮤니케이션으로 인해 항목이 보이지 않고 방치되는 블랙홀이 발생했습니다. 이로 인해 작업이 제때 검토되지 않았고, 창의적인 개발이 어떻게 진행되고 있는지 아무도 알 수 없었습니다. 이제 팀의 모든 구성원은 작업 항목의 마감일을 명확하게 확인할 수 있고, 작업 내에서 채팅하고 협업할 수 있습니다.

내부 커뮤니케이션에 AI를 구현할 때의 과제 및 고려 사항

AI 내부 커뮤니케이션은 직장에서의 모든 커뮤니케이션 관련 문제를 해결할 것처럼 들리지만, 그와 함께 여러 가지 문제도 수반됩니다.

이 프로세스를 도입하기 전에 다음 장애물을 주의 깊게 살펴보고 해결책을 조정하세요:

1. 데이터 프라이버시

미국 직원의 약 50%는 부정확성을 우려하고 있으며, 40%는 내부 커뮤니케이션에 생성형 AI를 구현할 때 지적 재산권 침해를 걱정하고 있습니다.

이 문제를 해결하기 위해 조직은 다음을 수행해야 합니다.

2. 도입 저항

보고서에 따르면, 직원의 70%는 업무 프로세스에 AI를 활용하기 위해 기술 업그레이드가 필요합니다. 당연히 이러한 격차는 직원들에게 직업 보안에 대한 두려움, 신뢰성 의구심, 자동화에 대한 불편함을 안겨줍니다. 이러한 전환을 원활하게 진행하기 위해 기업은 다음과 같은 조치를 취할 수 있습니다.

3. 기존 도구와의 통합

커뮤니케이션의 혼란을 야기하는 가장 큰 원인 중 하나는 여러 도구에 분산된 커뮤니케이션 채널입니다. 모든 정보를 한 곳에 통합하려면 풍부한 통합 기능을 갖춘 통합 플랫폼을 선택하세요.

예를 들어, ClickUp 통합은 1,000개 이상의 업무 도구와 호환됩니다.

원활한 전환을 위해:

AI 및 내부 커뮤니케이션의 미래 트렌드

AI가 계속 진화함에 따라 내부 커뮤니케이션에서 AI의 역할은 자동화를 넘어설 것입니다. 더 스마트한 감정 분석, 초개인화된 메시지, 예측 인사이트를 통해 기업은 참여도를 높이고, 우려 사항을 해결하며, 그 어느 때보다 강력한 직장 내 연결을 촉진할 수 있게 될 것입니다. AI 내부 커뮤니케이션의 미래를 살짝 엿보세요.

정보 과부하 해결

가장 큰 장애물 중 하나로 지적되는 것은 직원들이 처리해야 하는 메시지의 양입니다. 내부 커뮤니케이션 담당자의 최소 43%는 정보 과부하를 가장 큰 문제점으로 지적했습니다.

생성 AI는 다음과 같은 방법으로 도움이 될 수 있습니다.

예를 들어, 데이터 분석 AI는 수신함 및 내부 채팅을 스캔한 다음, 긴급한 메시지, 예정된 회의 및 역할에 맞는 중요한 업데이트를 강조한 간결한 아침 브리핑을 작성할 수 있습니다.

새로운 매체를 실험해 보세요

보고서에 따르면, 많은 조직이 이메일 및 회의 일정 관리 이외의 다른 수단으로 눈을 돌리고 있습니다. 짧은 형식의 비디오, 양방향 팟캐스트, 심지어 몰입형 AR/VR 경험까지 효과적인 대안으로 떠오르고 있습니다.

이 변화는 다양한 커뮤니케이션 선호도를 충족시키고 정보 과부하를 줄여, 궁극적으로 직원 참여도를 높일 수 있습니다.

23%의 사람들은 내부 커뮤니케이션에서 AI의 현재 역할을 '중립적'이라고 설명하는 반면, 48%는 AI 도구가 생산성을 높였다고 인정합니다. 그럼에도 불구하고 AI는 다음과 같은 역할을 할 것으로 기대할 수 있습니다.

ClickUp으로 직원 경험을 개선하세요

소통이 산만하면 직원들은 혼란스럽고 단절감을 느낄 수 있습니다. 따라서 명확한 구조를 구축하는 것이 키입니다. 명확한 구조는 팀의 일관성을 유지하고, 정보 과부하를 줄이며, 생산성을 높입니다.

ClickUp과 같은 통합 플랫폼은 커뮤니케이션의 방식을 바꿀 수 있습니다. 빠른 채팅을 작업으로 전환하고, 화면 녹화를 자동으로 텍스트로 변환하거나, AI로 주요 업데이트를 요약하는 등 모든 작업을 한 곳에서 수행할 수 있습니다.

내부 커뮤니케이션을 간소화할 준비가 되셨나요? 지금 바로 ClickUp에 무료로 등록하세요!