칸반 방법론의 제작자인 데이비드 J. 앤더슨은 ‘일이 실제로 대기 중인 곳에만 열을 만들어야 한다’는 단 하나의 규칙을 중심으로 전체 시스템을 구축했습니다. 스프레드시트는 더 이상 그 규칙을 따를 수 없게 될 때까지는 이 규칙을 준수할 수 있습니다.
대부분의 사람들은 Google 스프레드시트가 무료이고 이미 다른 탭에서 열려 있기 때문에 이를 사용하게 되지만, 결국 일을 진전시키는 것보다 잘라내기, 붙여넣기, 망가진 형식 수정하는 데 점점 더 많은 시간을 쓰게 됩니다.
개인용 콘텐츠 달력이나 20장 규모의 프로젝트라면 그 정도 타협은 감수할 만합니다. 그 이상이라면 그렇지 않습니다.
이 가이드에서는 약 20분 만에 Google 스프레드시트 칸반 보드를 만드는 방법과, 이를 통해 얻는 이점보다 비용이 더 많이 들기 시작하는 정확한 시점을 알려드립니다.
요약
별도의 소프트웨어 없이 가벼운 워크플로우가 필요하다면, Google 스프레드시트로 간단한 칸반 보드를 관리할 수 있습니다.
- 설정 방법: 상태 열, 형식화된 카드 슬롯, 재사용 가능한 템플릿을 사용하여 약 15~20분이 소요됩니다.
- 카드를 이동하는 두 가지 방법: 수동으로 잘라내기 및 붙여넣기(형식 유지, 오류가 발생하기 쉬움) 또는 FILTER 수식(자동 업데이트, 일반 텍스트로 표시).
- 다음과 같은 경우 스프레드시트를 사용하세요: 1인 또는 소규모 팀, 카드 수가 20개 미만, 열 수가 3~6개, 자동화 수준이 낮은 경우.
- 다음과 같은 경우에는 도구를 전환하세요: 에디터가 여러 명인 경우, 상태 기반 자동화가 필요한 경우, 또는 사이클 시간/처리량/작업 진행 중 (WIP)을 추적하는 경우.
소규모 팀이나 일시적인 워크플로우의 경우 스프레드시트로도 충분합니다. 하지만 더 복잡한 작업이라면 전용 칸반 tools를 사용하는 것이 시간을 크게 절약해 줍니다.
칸반 관리에 Google 스프레드시트를 사용해야 할까요?
칸반 보드를 만들기 전에, 스프레드시트 기반 칸반이 어떤 상황에서 가장 적합한지 미리 알아두면 도움이 됩니다.
| 만약 여러분의 워크플로우가 다음과 같다면… | 일반적인 보드 크기 | 팀 크기 | 자동화 요구 사항 | 가장 적합한 경우 |
|---|---|---|---|---|
| 개인 작업 추적 또는 1인 콘텐츠 달력 | 활성 카드 20개 미만 | 1명 | 없음 | Google 스프레드시트 |
| 가끔씩 업데이트가 이루어지는 소규모 내부 프로젝트 추적 | 20~40개의 카드 | 2~5명 | 낮음 | Google 스프레드시트 (단기 사용) |
| 반복적인 업무 인계가 포함된 다기능 팀 간 워크플로우 | 40개 이상의 카드 | 5~10명 | 중간 | 전용 칸반 tool |
| 상태 기반 트리거, 보고 기능 또는 의존성이 필요한 워크플로우 | 크기에 상관없이 | 여러 팀 | 높음 | 전용 칸반 tool |
| 대용량 운영 파이프라인 | 50개 이상의 카드 | 10명 이상 | 높음 | 전용 칸반 tool |
Google 스프레드시트에서 칸반 보드를 만드는 방법
전체 설정 과정은 꽤 간단합니다. ‘할 일’, ‘진행 중’, ‘완료됨’과 같은 상태 열을 만들고, 시트를 보드처럼 형식을 설정한 다음, 단계 간에 이동할 수 있는 재사용 가능한 작업 카드를 추가하면 됩니다. 가장 빠른 방법을 단계별로 살펴보겠습니다:
1단계: 열 제목 설정하기
열 제목은 각 작업 카드가 거치는 워크플로우 단계를 정의합니다. 처음부터 이를 올바르게 설정해 두면 나중에 칸반 보드를 재구성해야 하는 수고를 덜 수 있습니다:
- 새로운 Google 스프레드시트 파일을 열고 첫 번째 시트 탭의 이름을 ‘보드’로 변경하세요
- 1행에 워크플로우 단계를 B열부터 F열까지 입력하세요. 일반적으로 '백로그', '할 일', '진행 중', '검토', '완료' 등이 기본값으로 사용됩니다
- A열은 좁게(폭 약 30px) 남겨두어, 시트 가장자리와 첫 번째 상태 열 사이에 시각적인 간격을 확보하세요
- 각 제목 셀을 선택한 다음, [형식] > [셀 병합]으로 이동하여 제목마다 두 개의 셀을 가로로 병합하세요. 이렇게 하면 각 열의 라벨 영역이 더 넓어집니다
- 1행에는 굵은 텍스트, 어두운 배경색상, 흰색 폰트를 적용하여 제목이 아래의 카드 행들보다 눈에 띄게 하세요
유용한 보드를 만들려면 최소 3개의 열이 필요합니다. 6개 이상이면 대부분의 화면에서 가로 스크롤 문제가 발생하여 시각적인 개요를 한눈에 파악하려는 목적을 달성하기 어렵습니다.
Google 스프레드시트에 유용한 데이터를 입력하세요
2단계: 보드 레이아웃 형식 설정
형식을 적용하면 평범한 스프레드시트가 보드처럼 읽히는 형태로 변합니다. 여기서 내리는 모든 선택은 한눈에 파악하기 쉽게 하는 데 목적이 있으며, 즉 2초 이내에 카드의 위치를 파악할 수 있어야 합니다.
- B열부터 F열까지의 열 크기를 각각 약 200~250px로 일관되게 설정하여, 모든 상태 열에서 카드 크기가 일관되도록 하세요
- 시트 전체를 선택하고 밝은 회색 배경(예: #F0F0F0)을 적용하여 ‘보드 화면’으로 만드세요
- 2행부터 시작하여 각 열의 개별 셀이나 작은 셀 블록에 흰색 채우기를 적용하세요. 이 흰색 영역이 카드 슬롯이 되어 회색 배경과 대비를 이룹니다
- 각 슬롯에 작업 제목과 한 줄 분량의 세부 내용을 넣을 수 있도록 행 높이를 60~80px로 조정하세요
- 1행 고정: ‘보기’ > ‘고정’ > ‘1행’을 클릭하여 긴 보드를 스크롤할 때 제목의 가시성이 계속 유지되도록 하세요
각 카드 슬롯 주위에 얇은 연회색 테두리를 추가하여 시각적인 구분을 명확히 하세요. 이렇게 하면 각 열 제목 아래에 포스트잇 크기의 스페이스가 배치된 실제 칸반 보드처럼 보일 것입니다.
Google 스프레드시트의 형식을 시각적으로 매력적으로 바꾸기
간단한 팁:
| 실천 사항 | Windows 바로 가기 | Mac 바로 가기 |
|---|---|---|
| 제목은 굵은 텍스트로 표시 | Ctrl + B | Cmd + B |
| 형식 메뉴 열기 | Alt + O | Ctrl + Option + O |
| 새 행 삽입 | Alt + I, 그다음 R | Ctrl + Option + I를 누른 다음 R을 누르세요 |
| 셀 형식 복사 | Ctrl + Alt + C | Cmd + Option + C |
| 형식만 붙여넣기 | Ctrl + Alt + V | Cmd + Option + V |
| 상단 행 빠르게 고정하기 | Alt + W, 그다음 F, 그다음 R | 보기 → 고정 → 1행 |
| 열 너비를 더 빠르게 조정하기 | 열 테두리를 더블 클릭하세요 | 열 테두리를 더블 클릭하세요 |
| 시트 탭 복제 | 탭을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭 → 복제 | 탭을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭 → 복제 |
3단계: 재사용 가능한 작업 카드 템플릿 만들기
별도의 시트에 카드 템플릿을 만들어 두면, 새로운 작업을 할 때마다 형식을 처음부터 다시 설정할 필요가 없습니다:
- 새 시트 탭을 추가하고 이름을 ‘카드 템플릿’으로 지정하세요
- 작은 셀 블록(대략 4행 × 1열)에서 다음 필드들을 위에서 아래로 순서대로 형식을 지정하세요: 작업명(굵게, 맨 위 줄), 담당자(일반 글꼴), 마감일(일반 글꼴), 우선순위(드롭다운 메뉴)
- 작업 이름 (굵은 글씨, 맨 위 줄)
- 담당자 (일반 가중치)
- 마감일 (일반 가중치)
- 우선순위 (드롭다운 메뉴)
- ‘우선순위’ 필드의 경우, 해당 셀을 선택한 후 [데이터] > [ 데이터 유효성 검사 ] > [규칙 추가]로 이동한 다음, ‘드롭다운 메뉴’를 선택하고 옵션으로 ‘높음’, ‘중간’, ‘낮음’을 입력하세요
- '우선순위' 셀에 조건부 형식을 적용하세요. 이를 위해 해당 셀을 선택한 후, [형식] > [조건부 형식]으로 이동하여 세 가지 규칙을 설정해야 합니다. 예를 들어, 텍스트가 ‘높음’일 때는 셀을 빨간색으로, ‘중간’일 때는 노란색으로, ‘낮음’일 때는 녹색으로 표시하는 식으로 설정할 수 있습니다.
- 보드에 새 카드를 추가하려면 카드 템플릿 블록 전체를 선택하고 복사한 뒤(Ctrl/Cmd+C), ‘보드’ 시트에서 목표 카드 슬롯을 클릭한 다음 붙여넣기하세요
- 작업 이름 (굵은 글씨, 맨 위 줄)
- 담당자 (일반 가중치)
- 마감일 (일반 가중치)
- 우선순위 (드롭다운 메뉴)
새로운 카드를 만들 때마다 이 복사-붙여넣기 작업을 반복해야 합니다. 열에 카드를 생성할 때 사용할 수 있는 드래그 앤 드롭 방식의 바로 가기가 없습니다.
Google 스프레드시트의 ‘우선순위’ 드롭다운 메뉴를 맞춤형으로 설정하는 방법
전문가 팁: 처음으로 보드를 만들 계획이라면, 여기에서 시작하세요:
| 팀 크기 | 권장 진행 중 한도 |
|---|---|
| Solo | 2~3개 작업 |
| 2~4명 | 4~6개 작업 |
| 5~8명 | 8~12개 작업 |
경험상 원칙: 특정 열의 데이터가 지속적으로 한도를 초과한다면, 병목 현상의 원인은 팀의 처리 속도가 아니라 프로세스 설계에 있습니다.
4단계: 열 간에 카드 이동하기
카드를 이동한다는 것은 카드의 상태를 변경하는 것을 의미합니다. Google 스프레드시트에서는 두 가지 방법이 있으며, 각각 장단점이 있습니다.
1. 수동 복사-붙여넣기 방법
- 현재 열에서 카드의 셀을 선택하세요
- 잘라내기 (Ctrl/Cmd+X)
- 새 상태 열의 목표 셀을 클릭한 다음 붙여넣기를 하세요
- 형식 손실에 주의하세요. 붙여넣기를 하면 병합된 셀이나 조건부 형식이 깨질 수 있습니다
- 서식이 깨진 채로 데이터가 붙여넣기는 것을 방지하려면 ‘편집’ > ‘특수 붙여넣기’ > ‘값만’을 사용하여 데이터를 보존한 다음, 형식을 수동으로 다시 적용하세요
2. FILTER 수식 사용 방법
- '작업 데이터베이스'라는 별도의 시트 탭을 생성하고, 작업명, 담당자, 상태, 마감일, 우선순위 열을 추가하세요
- 데이터 유효성 검사를 추가하여 ‘상태’ 열에 워크플로우 단계별 드롭다운 메뉴를 설정하세요
- '보드' 시트에서 각 열 제목 아래에 이 수식을 입력하세요:
=FILTER(작업들!A:A, 작업들!C:C=’진행 중’)
- ‘진행 중’을 각 열에 해당하는 상태로 변경하세요. 데이터베이스에서 작업의 상태 드롭다운 메뉴를 변경하면, 보드 시트의 해당 제목 아래에 자동으로 반영됩니다.
Google 스프레드시트의 ‘상태’ 드롭다운 메뉴에 데이터 유효성 검사를 추가하세요
| 기준 | 수동 방법 | 수식 방법 |
|---|---|---|
| 작동 원리 | 열 간에 카드 셀을 잘라 붙여넣기 | 데이터베이스 시트의 드롭다운 메뉴 변경하기 |
| 장점 | 카드는 시각적 형식을 유지합니다 | 카드가 자동으로 이동합니다 |
| 단점 | 모든 작업이 수동으로 이루어지며, 형식 설정으로 인해 오류가 발생할 수 있습니다 | 출력 결과는 시각적인 카드 형태가 아닌 일반 텍스트 행입니다 |
Google 스프레드시트 칸반 사용 시 흔히 저지르는 실수 (그리고 이를 피하는 방법)
스프레드시트 칸반에서 발생하는 대부분의 문제는 초기에는 별 문제 없어 보이는 설정 바로 가기에서 비롯됩니다. 다음은 흔히 발생하는 문제들입니다.
| 문제점 | 원인 | 해결 방법 |
|---|---|---|
| 카드를 이동하면 형식이 사라집니다 | 복사-붙여넣기를 하면 병합된 셀의 서식이 깨집니다 | 템플릿 블록을 사용하거나 값을 개별적으로 붙여넣기하세요 |
| 보드를 한눈에 파악하기 어려워집니다 | 열이 너무 많거나 행 높이가 일정하지 않은 경우 | 워크플로우를 3~6개 열로 유지하고 스페이스를 표준화하세요 |
| FILTER 수식이 작동하지 않습니다 | 누군가가 데이터베이스 구조를 편집합니다 | 수식 범위를 잠그거나 데이터베이스 시트를 보호하세요 |
| 가로 스크롤은 가시성을 저해합니다 | 단계가 지나치게 많은 과도하게 복잡한 워크플로우 | 가치가 낮은 단계들을 더 포괄적인 상태에 병합하세요 |
| 카드가 어수선해 보입니다 | 한 셀에 너무 많은 세부 정보가 들어감 | 카드는 간결하게 유지하고, 세부 정보는 데이터베이스 탭으로 옮기세요 |
Google 스프레드시트용 무료 칸반 보드 템플릿
처음부터 직접 만드는 것이 부담스럽다면 템플릿부터 시작해 보세요. 아래에 소개된 세 가지 템플릿은 가장 일반적인 사용 사례인 완전 자동화된 개인 작업 관리 도구, 간단한 팀 워크플로우, 애자일 스프린트 보드를 다룹니다. 각 템플릿은 Google 스프레드시트에서 열리며 바로 복사하여 사용할 수 있습니다.
Indzara 칸반 보드 작업 추적기
Indzara의 칸반 템플릿은 세 가지 중 가장 자동화 수준이 높습니다. 설정 시트에 작업 정보(담당자, 우선순위, 마감일, 최대 6단계의 진행 단계)를 입력하면 보드가 자동으로 생성되며, 우선순위에 따라 색상이 구분된 카드와 마감일이 가까워지면 주황색으로, 마감일이 지나면 빨간색으로 바뀌는 경고 표시가 나타납니다.
수식을 직접 설정할 필요 없이, 완성도 높고 관리가 간편한 보드를 원하는 개인이나 소규모 팀에게 가장 적합합니다.
참고 사항: 자동화 기능은 고정된 구조에서 실행됩니다. 카드를 드래그하는 방식이 아니라 설정 시트를 통해 맞춤형 설정을 해야 하므로, 일을 수동으로 이동하고 싶다면 이 보드는 적합하지 않습니다.
Weekdone 칸반 보드 템플릿
Weekdone의 칸반 보드 템플릿은 ‘플랜’, ‘진행 상황’, ‘문제’, ‘향후 아이디어’라는 네 개의 열로 구성되어 의도적으로 단순하게 설계되었습니다. 이 템플릿에는 예시 시나리오가 미리 채워져 있어, 이를 삭제하고 원하는 내용으로 대체할 수 있습니다. 이 템플릿은 주간 체크인 보드와 같이, 상세한 작업 관리 시스템보다는 가벼운 상태 요약 정보를 원하는 소규모 팀에 가장 적합합니다.
참고 사항: 담당자, 우선순위, 마감일 필드가 기본으로 제공되지 않으며, 4열 설정은 일반적인 ‘할 일(To Do) / 진행 중(In Progress) / 완료(Done)’ 흐름과 일치하지 않습니다. 단계별 추적이 필요한 경우 수동으로 조정해야 합니다.
Vertex42의 칸반 보드 템플릿
Vertex42의 칸반 템플릿은 스프린트 기반 작업을 위해 제작되었으며, Google 스프레드시트와 Excel 모두에서 실행됩니다. 이 템플릿은 가로 방향 레인(각 행은 ‘할 일(To Do)’, ‘진행 중(In Progress)’, ‘완료됨(Done)’ 사이로 드래그할 수 있는 카드)을 사용하며, 스프린트 사이에 숨길 수 있는 백로그와 시간 대비 완료 현황을 추적하는 스프린트 진행 상황 차트를 제공합니다. 1~2주 단위의 스프린트를 진행하는 소규모 개발 팀이나 개인 개발자에게 가장 적합합니다.
주의할 점: 행 기반 레이아웃은 열 기반 템플릿에 비해 시각적인 보드처럼 보이지는 않으며, 스프린트 차트는 작업별 수동 시간 추정을 기반으로 합니다. 추정 단계를 건너뛰면 이 템플릿의 가장 큰 장점인 진행 상황 추적 기능을 활용할 수 없게 됩니다.
Google 스프레드시트 칸반 보드의 장단점
Google 스프레드시트 칸반 보드는 무료이고, 사용법이 익숙하며, 별도의 학습 과정이 필요하지 않습니다. 하지만 팀이나 프로젝트가 커질수록 단점이 누적됩니다. 다음을 비교해 보겠습니다:
| 장점 | 단점 |
|---|---|
| 모든 Google 계정에 기본으로 제공되며, 기본 보드를 사용하려면 추가 애드온이 필요하지 않습니다. | 카드를 이동하려면 잘라내기-붙여넣기나 수식 업데이트가 필요하며, 칸반의 핵심 상호작용 기능이 빠져 있습니다. |
| 스프레드시트를 사용해 본 적이 있는 사람이라면 별도의 tool 교육 없이도 바로 시작할 수 있습니다. | 카드 추가, 상태 업데이트, 형식 수정은 직접 손을 대야 하는 일입니다. |
| Google 스프레드시트의 기본 공유 기능을 이용하면 최대 100명이 동시에 편집할 수 있습니다. | 자동 할당, 알림 또는 트리거 기반 이동을 위한 기본 제공 규칙이 없습니다(Apps Script를 사용하려면 코드가 필요합니다). |
| 기능 제한이나 플랜 제약 없이 모든 셀, 수식, 형식 규칙을 자유롭게 제어하세요. | 카드가 20~30장 이상인 보드는 한눈에 파악하기 어려워지며, 가로 스크롤과 긴 열은 사용 편의성을 저하시킵니다. |
| 생태계를 전환할 필요 없이 문서, 프레젠테이션, 드라이브와 함께 사용할 수 있습니다. | 사이클 시간, 처리량 또는 작업 진행 중 (WIP) 한도에 대한 내장 추적 기능이 없습니다. |
Google 스프레드시트 대신 전용 칸반 도구를 사용해야 하는 경우
Google 스프레드시트 칸반 보드는 워크플로우 도구라기보다는 임시 해결책에 가깝습니다. 어떤 도구를 선택하든, 특정 한계에 도달하면 이러한 차이가 중요해집니다. 업그레이드가 필요한지 판단할 수 있는 몇 가지 징후는 다음과 같습니다:
- 여러 팀이 보드를 함께 편집하는 경우: 여러 팀이 하나의 시트를 공유할 때 스프레드시트 충돌, 실수로 인한 덮어쓰기, 소유권 불명확 등의 문제가 일상적인 마찰 요인이 됩니다
- 자동화 규칙이 필요합니다: 하위 작업이 완료되면 카드가 자동으로 이동하도록 하려면, 스프레드시트만으로는 더 이상 부족합니다. 카드가 ‘검토’ 단계로 이동할 때 알림이 필요한 경우에도 마찬가지이며, 이 경우 맞춤형 스크립트가 필요합니다
- 메트릭을 추적하고 계신가요? 사이클 시간, 리드 타임, 처리량, WIP 한도 준수 등을 관리하려면 영원히 유지 관리해야 하는 복잡한 수식을 사용하거나, 이를 기본적으로 계산해 주는 도구가 필요합니다
- 카드에는 풍부한 맥락 정보가 필요합니다: 작업에 첨부 파일, 댓글 스레드, 하위 작업 체크리스트 또는 연결된 의존성이 필요한 경우, 단일 스프레드시트 셀만으로는 해당 정보를 유용하게 담을 수 없습니다
- 복사-붙여넣기는 시간 낭비입니다: 보드 작업 시간의 대부분을 형식 지정이나 셀 이동에 소비하고 있다면, 그 tool은 오히려 업무 속도를 늦추고 있는 것입니다
여러분께 추천해 드리는 칸반 tool 몇 가지:
- Trello: 최소한의 설정만으로 순수한 칸반의 단순함을 원하는 팀을 위한 도구
- Jira: 팀이 이미 아틀라시안(Atlassian) 생태계에 깊이 자리 잡고 있다면, Jira의 칸반 보드는 기존 백로그 및 스프린트 인프라와 직접 연결됩니다
- Smartsheet: 스프레드시트의 친숙함을 유지하면서 내장된 칸반 보기를 활용하고자 하는 팀을 위한 절충안을 제공합니다
이미 ClickUp을 사용하고 계신다면, ClickUp의 보드 보기를 통해 작업을 칸반 방식으로 확인할 수 있습니다.
이 비디오에서는 최고의 칸반 보드 소프트웨어에 대한 자세한 정보를 공유합니다:
ClickUp에서 칸반 보드를 운영하는 방법
ClickUp은 작업을 단순히 표시하는 데 그치지 않고 칸반 방식으로 업무를 관리하고자 하는 팀을 위해 보드, 작업, 자동화 기능을 하나의 작업 공간에 통합합니다.
다음은 저희 마케팅 팀이 이를 운영하는 방식입니다.
모든 워크플로우는 추적하려는 프로세스를 기반으로 구축된 ClickUp 리스트에서 시작됩니다. 저희 편집 파이프라인은 하나의 리스트에, 캠페인 제작은 또 다른 리스트에 관리되며, 각 리스트는 업무 진행 상황을 반영하기 위해 고유한 ClickUp 맞춤형 상태 세트를 사용합니다.
ClickUp의 보드 보기는 워크플로우를 스프레드시트 구조에 억지로 맞추는 대신 워크플로우를 그대로 반영합니다. 열은 작업 상태에서 바로 가져오기 때문에, 카드를 이동하면 실제로 해당 카드의 상태가 변경됩니다. 복사-붙여넣기도, 형식 오류도, 신경 써야 할 FILTER 수식도 없습니다. 또한 각 카드에는 전체 맥락이 담겨 있습니다. 개요, 하위 작업, 마감일, 첨부 파일, 댓글 등이 모두 함께 이동하므로, 검토를 위해 카드를 여는 에디터는 모든 정보를 한곳에서 확인할 수 있습니다.
ClickUp 보드 보기를 사용하여 팀의 작업을 칸반 형식으로 드래그 앤 드롭하세요
ClickUp 자동화 기능은 반복적인 업무 인계 작업을 처리합니다. 작업이 ‘검토’ 단계로 이동하면, 적절한 에디터가 자동으로 지정되고 다음 단계에 대한 지침이 포함된 인계 코멘트가 게시됩니다. ‘승인’ 단계에 도달하면 우선순위가 업데이트되고 작업이 게시 대기열로 이동합니다.
ClickUp 자동화 기능을 사용하여 상태 변경과 같은 반복적인 작업을 자동화하세요
또한 진행 중인 작업 한도를 적용하여 열이 미해결 작업이 쌓이는 공간이 되는 것을 방지합니다. '검토' 단계의 작업이 쌓이기 시작하면 보드에 즉시 표시됩니다. 일부 팀에서는 ClickUp Brain이나 전담 '슈퍼 에이전트'를 활용하여 기한이 지난 작업을 관련 소유자에게 알리기도 합니다.
ClickUp 대시보드를 사용하면 동일한 장소에서 보고서를 생성할 수 있습니다. 대시보드는 실시간 보드 활동에서 상태 분포와 처리량을 가져오므로, 수식을 다시 작성하거나 차트를 새로 고칠 필요 없이 일이 어디서 지연되고 있는지 확인할 수 있습니다.
솔직한 한도
앞서 설명한 워크플로우가 원활하게 작동하는 이유는 보드, 작업, 워크플로 규칙이 모두 하나의 작업 공간에 존재하기 때문입니다. 카드를 이동하면 상태가 업데이트되고, 적절한 자동화가 실행되며, 별도의 도구를 사용할 필요 없이 보고서가 최신 상태로 유지됩니다.
팀에서 이미 ClickUp을 통해 업무를 추적하고 있다면, ‘보드 보기’가 자연스러운 운영 방식이 됩니다. 그렇지 않은 경우, 스프레드시트에서 전환한다는 것은 대개 워크플로우 자체를 변경하는 것을 의미합니다.
ClickUp은 스프레드시트에는 없는 설정 곡선을 동반합니다. 시트에서 행을 드래그하는 방식의 유연성에 익숙한 팀이라면, 리스트, 상태, 자동화, 작업 구조에 적응하는 데 약간의 시간이 필요합니다.
ClickUp이 가장 적합한 경우는 다음과 같습니다: 칸반 보드를 통해 여러 사람이 참여하는 진행 중인 일을 관리하고, 작업 소유권 및 자동화가 필요하며, 워크플로우의 구성 요소가 많아 수동으로 스프레드시트를 업데이트하는 방식이 한계에 다다랐을 때입니다.
다음과 같은 경우에는 건너뛰세요: 보드가 간소하고(기본 단계에 카드가 몇 장뿐인 경우), 워크플로우가 거의 변하지 않거나, 팀에 간단한 시각적 추적 도구만 필요한 경우입니다. 이러한 경우에는 일반적으로 Google 스프레드시트 칸반 보드를 만드는 것이 더 빠르고 유지 관리하기도 더 쉽습니다.
간단한 워크플로우에만 Google 스프레드시트 칸반 보드를 활용하세요
Google 스프레드시트 칸반 보드는 워크플로우가 간단하고, 작업량이 관리 가능한 수준이며, 별도의 도구를 추가하지 않고도 가시성을 빠르게 확보하는 것이 목표일 때 효과적입니다.
실제로 작업이 대기 중인 열만 사용하고, 현실적인 진행 중 작업 한도를 설정하세요. ‘완료됨’ 열이 어수선해지기 전에 완료된 작업을 아카이브하는 것이 좋습니다. 또한 보드를 관리하는 데 드는 노력이 보드에 있는 작업을 완료하는 데 드는 노력보다 더 많아지기 시작한다면, 이는 시스템을 재고해야 한다는 신호입니다.
워크플로우에 반복적인 업무 인계, 여러 명의 기여자, 상태 기반 자동화 또는 보고 기능이 필요한 경우, 전용 보드를 사용하는 것이 좋습니다. 팀에서 드래그 앤 드롭 방식의 보드, 내장된 자동화 기능, 실시간 보고, 그리고 전체 맥락이 포함된 작업을 필요로 한다면 ClickUp이 좋은 선택입니다.
Google 스프레드시트의 칸반 보드에 관한 자주 묻는 질문
칸반 보드와 할 일 목록의 차이점은 무엇일까요?
할 일 목록은 무엇을 해야 하는지를 추적하는 반면, 칸반 보드는 각 단계에 걸쳐 작업이 어디에 있는지를 추적하고, 한 번에 진행되는 작업량(WIP 한도를 통해)을 제한합니다. 이 보드는 단순한 목록에서는 드러나지 않는 병목 현상을 명확히 보여줍니다.
여러 사람이 동시에 Google 스프레드시트 칸반 보드를 사용할 수 있나요?
네, 최대 100명이 동시에 시트를 편집할 수 있습니다. 하지만 칸반 레이아웃에서 동시에 편집하면 데이터가 덮어쓰이거나 병합된 셀이 금방 깨지기 때문에, 2~3명의 가벼운 협업자끼리만 사용할 때만 안정적입니다.
Google 스프레드시트 칸반 보드는 모바일에서도 작동하나요?
별로입니다. 스프레드시트 모바일 앱은 드래그 앤 드롭을 지원하지 않으며, 작은 화면에서 열 간에 잘라내기 및 붙여넣기를 하는 것은 번거롭기 때문에, 스프레드시트 보드는 사실상 데스크탑에서만 사용할 수 있습니다.
칸반 보드와 Trello 보드의 차이점은 무엇인가요?
칸반 보드는 진행 중인 작업을 시각화하고 작업 흐름을 제한하는 방법론입니다. Trello(Trello)는 드래그 앤 드롭 방식의 카드, 첨부 파일, 자동화 기능을 통해 칸반 원칙을 구현하는 특정 소프트웨어 제품입니다.
엑셀에서 칸반 보드를 만들 수 있을까요?
네, 엑셀에서도 동일한 구축 방식이 적용됩니다. 열 제목을 상태 단계로, 형식이 지정된 셀을 카드 슬롯으로 사용하고, 잘라내기 및 붙여넣기를 통해 열 간에 카드를 이동하는 방식입니다. 엑셀에는 스프레드시트에서 지원하지 않는 두 가지 기능이 추가되어 있습니다. 바로 제한적인 자동화를 위한 VBA 매크로와 기본적인 처리량 추적을 위한 피벗 테이블입니다. 하지만 엑셀에도 여전히 드래그 앤 드롭 방식의 카드 이동 기능이 없기 때문에, 두 스프레드시트 도구 모두 칸반의 핵심 상호작용 기능이 빠져 있습니다.
칸반 보드에는 몇 개의 열이 있어야 할까요?
대부분의 팀에게 있어 3개 열(할 일, 진행 중, 완료)은 기능적으로 필요한 최소 수이며, 6개 열은 실용적인 최대 수입니다. 칸반 방법론의 제작자인 데이비드 J. 앤더슨은 열을 임의의 범주가 아닌 실제 워크플로우 단계에 매핑하고, 작업이 실제로 상당한 시간 동안 해당 단계에서 대기해야 할 때만 열을 추가할 것을 권장합니다. 열이 6개를 초과하면 대부분의 화면에서 가로 스크롤 문제가 발생하고, 보드가 제공해야 할 시각적 신호가 희석됩니다.
Google 스프레드시트에서 작업 진행 중 (WIP) 한도를 어떻게 적용할 수 있나요?
스프레드시트에는 기본적으로 작업 진행 중 (WIP) 한도 기능이 없습니다. 각 열에 COUNTA 수식을 사용하고, 개수가 한도를 초과하면 셀을 빨간색으로 표시하는 조건부 형식을 적용하세요. 이렇게 하면 경고가 표시되지만, 새 카드 생성은 차단되지 않습니다.