프로젝트를 시작했는데 예상을 크게 벗어난 것을 본 적이 있나요? 이는 소프트웨어 개발 및 마케팅부터 건설, 중장비, 심지어 공공 부문 이니셔티브에 이르기까지 대부분의 프로젝트에서 흔히 볼 수 있는 함정입니다.
맥킨지는 다음과 같은 사실을 발견했습니다 200 개의 IT 프로젝트 중 하나만이 세 가지 프로젝트 성공 기준을 모두 충족했습니다 (예산, 일정, 혜택).
하지만 해결책이 있습니다. 잘 짜여진 범위 관리 플랜을 통해 프로젝트를 추적하고 비용을 절감할 수 있습니다.
프로젝트 지연으로 인한 막대한 비용을 피하고 싶으신가요? 범위 크립 ? 이 편리한 체크리스트는 모든 산업에 맞는 완벽한 프로젝트 범위 명세서를 작성하는 단계를 간략하게 설명합니다.
프로젝트 범위 명세서 이해하기
프로젝트 범위 명세서는 프로젝트의 경계를 설명하고 포함되는 항목과 포함되지 않는 항목을 정의하는 공식 문서입니다. 이를 통해 프로젝트 팀은 목표, 결과물 및 제약 조건을 이해할 수 있습니다.
프로젝트 범위 명세서에는 일반적으로 네 가지 핵심 요소가 포함됩니다:
- 프로젝트 목표: 프로젝트가 달성하고자 하는 구체적인 목표와 성과
- 결과물: 생산될 '유형적' 결과물
- 범위 포함(및 제외) : 프로젝트에 포함되는(또는 포함되지 않는) 특정 프로젝트 작업, 활동 또는 구성 요소
- 제약 조건 : 프로젝트에 영향을 줄 수 있는 한도 또는 제한 사항
잘 정의된 프로젝트 범위 명세서를 작성하면 범위 확대를 방지하고 프로젝트를 추적하는 데 도움이 될 수 있습니다. 프로젝트 범위 설명서는 이러한 목적으로 사용됩니다:
- 위험 감소: 프로젝트의 경계를 명확하게 정의함으로써 범위 증가, 비용 초과, 일정 지연과 관련된 위험을 완화하는 데 도움이 됩니다
- 효율성 향상: 처음부터 무엇이 중요한지 알기 때문에 리소스를 할당하고 예산을 더 잘 관리할 수 있습니다
- 이해관계자 만족 유지: 프로젝트의 결과물에 대해 모두가 미리 동의하므로, 추후 충돌과 범위 확대를 최소화할 수 있습니다
- 기준점 역할: 불확실성이 발생하거나 팀 구성원이 변경될 때 프로젝트 범위 명세서는 신뢰할 수 있는 자료가 될 수 있습니다
요컨대, 프로젝트 범위 설명서는 명확성, 방향성, 통제력을 제공하여 정시에 예산에 맞춰 프로젝트를 완료할 수 있도록 도와줍니다.
프로젝트 범위 명세서 작성 방법(예시 포함)
이제 프로젝트 범위 설명서가 무엇이고 왜 필요한지 살펴보았으니, 보다 정확한 프로젝트 방향과 더 나은 팀 조율을 위해 어떻게 작성할 수 있는지 살펴보겠습니다. 또한 다음과 같은 프로젝트 관리 도구의 사용 방법도 살펴볼 것입니다 ClickUp 은 프로세스를 지원하여 팀이 작업을 구성하고, 진행 상황을 추적하고, 효율적으로 협업할 수 있도록 도와줍니다.
다음은 주요 단계를 간략하게 요약한 것입니다:
프로젝트 범위 명세서 작성을 위한 TL;DR 체크리스트*
- 프로젝트 목적 결정하기
- 리소스 플랜 만들기
- 결과물 목록 작성하기
- 프로젝트 제약 조건 파악하기
- 프로젝트 범위 명세서 초안 작성하기
- 변경 제어 프로세스 구현
이제 이에 대해 자세히 살펴보겠습니다.
관련 문서: 도 읽어보세요 관리자를위한 9 포인트 프로젝트 관리 체크리스트
1. '무엇'과 '왜'를 파악하세요
프로젝트의 목적을 이해하는 것은 명확하고 설득력 있는 범위 명세서를 작성하는 데(그리고 프로젝트 성공을 위해) 기본이 됩니다. 여기에는 프로젝트의 오브젝트, 비즈니스 요구사항, 원하는 결과를 파악하는 것이 포함됩니다.
이 단계에서 스스로에게 물어볼 수 있는 몇 가지 질문은 다음과 같습니다:
- 프로젝트가 해결하고자 하는 문제는 무엇인가요?
- 원하는 결과 또는 혜택은 무엇인가요?
- 이 프로젝트가 조직의 전체 목표와 어떻게 일치하는가?
이 단계는 프로젝트 플랜을 구체화할 때 선택과 결정을 내리는 북극성 역할을 합니다. 이 단계에서는 전체 프로젝트 팀(또는 최소한 프로젝트에 관련된 주요 이해관계자)을 참여시키세요. 여러 팀원들이 다양한 관점을 논의에 반영할 수 있을 뿐만 아니라, 초기 단계부터 누군가를 참여시키면 프로젝트 결과에 더 큰 책임감을 느낄 수 있습니다.
가상 화이트보드 도구를 사용하여 토론을 더욱 대화식으로 진행하세요(특히 원격 또는 하이브리드 팀인 경우). 예시로는 ClickUp 프로젝트 범위 화이트보드 템플릿 를 사용하면 팀원들과 함께 브레인스토밍하고 프로젝트 범위의 초안을 작성하는 데 도움이 됩니다.
ClickUp 프로젝트 범위 화이트보드 템플릿으로 프로젝트 범위를 브레인스토밍하세요
이 템플릿은 프로젝트 범위의 모든 측면을 정리하고 관리하기 위해 고안된 시각적 협업 도구입니다. 프로젝트 활동, 리소스, 결과물, 타임라인을 추적할 수 있는 중앙 집중식 스페이스를 제공하여 어떤 것도 간과하지 않도록 합니다. 프로젝트 범위 플랜의 각 단계를 위한 별도의 Box가 제공됩니다:
- 정보: 프로젝트의 모양을 잡을 모든 관련 데이터와 사실을 수집하세요. 이렇게 하면 프로젝트 관리자를 포함한 모든 사람이 동일한 기본 정보에 액세스할 수 있습니다
- 정당화: 프로젝트 전반에 걸쳐 내려진 각 결정의 근거를 설명하세요. 이는 팀원들을 프로젝트의 목적과 방향에 맞게 조정하는 데 도움이 됩니다
- 범위: 프로젝트의 범위, 즉 프로젝트에 포함되는 항목과 제외되는 항목을 정의합니다. 이렇게 하면 경계를 명확히 하고 오해를 방지할 수 있습니다
- 목표: 프로젝트의 원하는 결과와 목표를 명시하세요. 이는 프로젝트의 진행을 안내하고 성공 여부를 측정하는 데 도움이 됩니다
- 결과물: 프로젝트가 만들어낼 가시적인 산출물 또는 결과를 명시하세요. 이는 진행 상황과 완료를 추적하기 위한 벤치마크 역할을 합니다
- 제외 항목:프로젝트의 일부가 아닌 항목에 대한 개요 설명 에 포함되지 않는 항목에 대한 개요를 작성하세요. 이 섹션에서는 다루지 않거나 제공하지 않을 항목에 대한 기대치를 설정합니다
- 가정: 프로젝트에 영향을 미치는 기본 가정과 잠재적인 편견을 파악합니다. 이를 인식하면 위험을 예측하고 우발 상황에 대비한 플랜을 세우는 데 도움이 됩니다
이 설정은 나머지 부분의 탄탄한 토대가 됩니다 프로젝트 계획 프로세스 를 참고하면 리소스를 할당하거나 프로젝트 플랜의 윤곽을 보다 명확하게 잡을 수 있습니다.
📌예시:
사무실 건물을 리모델링해야 하는 건설 회사라고 가정해 봅시다. '왜'(오브젝트)는 다음과 같습니다:
건물의 에너지 효율, 기능 및 미관을 개선하여 변화하는 입주자의 요구 사항을 충족하고 운영 비용을 절감합니다._
2. 리소스 플랜 만들기
프로젝트의 오브젝트를 정의했다면 이제 이를 달성하는 데 필요한 리소스를 평가할 차례입니다. 여러분의 프로젝트 요구 사항 에는 필요한 인력, 장비, 재료 및 예산을 파악하는 것이 포함될 수 있습니다.
이 플랜을 세울 때 주요 이해관계자를 참여시켜 모든 사람의 의견을 듣도록 하세요. 특히 여러 기능의 팀과 함께 일하는 경우에는 더욱 그렇습니다. 또 다른 최고의 실행 방식은 우발 상황에 대비한 플랜을 세우는 것입니다. 이는 프로젝트 기간 중 휴가 중인 직원을 고려하는 것만큼 간단할 수도 있고, 정부 승인이나 자재 물류 지연과 같은 더 심각한 상황일 수도 있습니다.
또한 프로젝트 비용과 리소스를 미리 계획하면 요구 사항을 더 명확하게 파악할 수 있어 예산 범위 내에서 프로젝트를 진행할 수 있습니다.
또한 읽어보세요: 20 가지 주요 프로젝트 역할과 프로젝트 성공에 미치는 영향 📌예시:
에너지 효율을 높이기 위해 사무실 건물을 리모델링하는 예시에서는 리소스 할당 플랜에 포함될 내용을 다음과 같이 설명합니다:
- 인적 자원: 건축가, 배관공, 전기 기술자, 건설 노동자, 현장 관리자 등
- 장비 및 자재: 건설 장비, 건축 자재, 전기 용품 등
- 예산: 공사비, 건축가 및 엔지니어 비용, 자재비, 인건비, 비상금 등
- 타임라인: 주요 마일스톤, 교대 근무 플랜 등
3. 결과물 목록 작성하기
프로젝트가 끝날 때 프로젝트 스폰서와 클라이언트에게 전달할 구체적인 결과물입니다. 또한 프로젝트의 성공 여부와 프로젝트가 제대로 진행되고 있는지 측정할 수 있는 기준이기도 합니다. 프로젝트 결과물을 파악할 때 염두에 두어야 할 두 가지 중요한 사항은 다음과 같습니다:
- 프로젝트의 제약 조건 내에서 현실적이고 달성 가능한 결과물인지 확인하기
- 각 결과물을 특정 마감일 또는 기간(프로젝트 마일스톤)과 연결하여 프로젝트가 제시간에 전달되는지 추적하는 데 사용할 수 있습니다
이 단계에서 프로젝트에 포함(범위 내)되고 제외(범위 외)되는 특정 작업을 정의하세요.
📌예시:
다음은 에너지 효율이 높고 개조된 사무실 건물에 필요한 몇 가지 결과물입니다:
- 허가 승인: 지역 당국으로부터 필요한 허가 및 승인 받기 (1개월)
- 에너지 효율 개선: 조명, 지속 가능한 건축, 태양광 패널 등(3개월)
- 업데이트된 인테리어: 현대적인 장식, 업그레이드된 객실 및 레이아웃 변경(2개월)
- 완료 인증서: 건물 검사관으로부터 완료 증명서 받기(1주일)
범위 외 일에는 사무실 공간의 가구 배치, 조경 등이 포함될 수 있지만 사무실 리노베이션과 관련이 있지만 프로젝트의 일부가 아닙니다.
이 목록은 기본적인 목록이지만, 프로젝트 관리 체크리스트를 자세히 살펴보는 것이 좋습니다. 다음과 같은 도구를 사용할 수 있습니다 ClickUp 체크리스트 를 사용하여 계층적 목록을 생성하여 어느 하나도 놓치지 않고 어떤 작업도 누락되지 않도록 합니다.
ClickUp 체크리스트로 결과물 문서화하기
가장 좋은 점은 작업 체크리스트 는 단순한 목록 그 이상입니다. 할 수 있습니다:
- 특정 리스트 항목을 누군가에게 할당할 수 있습니다
- 댓글을 사용하여 항목에 대한 자세한 맥락 추가하기
- 더 나은 분류를 위해 리스트 항목 중첩하기
무엇보다도 체크리스트를 템플릿으로 저장하여 향후 프로젝트에 재사용할 수 있습니다.
프로 팁: 결과물에 대한 체크리스트에서 멈추지 마세요 또한 체크리스트 템플릿을 만들 수도 있습니다 팀에서 복제하여 각 프로젝트 범위 명세서에 사용할 수 있습니다 프로젝트 범위 프로세스 및 구조
4. 프로젝트 제약 조건 파악하기
결과물이 무엇인지 알고 계십니다. 이제 무엇이 결과물을 만드는 데 방해가 되는지 알아내야 할 때입니다. 이는 시간 제약(일의 품질에 영향을 주지 않고 한도 내에서 프로젝트를 완료해야 한다는 압박감), 예산 제약(클라이언트가 필요로 하는 것을 할당된 예산 내에서 제공해야 함), 심지어 자원 제약(작업에 적합한 팀을 찾아야 함)일 수 있습니다.
프로젝트 단계 초기에 이러한 문제를 파악하면 프로젝트 수명 주기 동안 그 영향을 완화하고 프로젝트가 성공적으로 완료될 수 있도록 전략을 개발할 수 있습니다.
📌예시:
사무실 리노베이션 프로젝트를 시작할 때 몇 가지 제약 조건에 직면할 수 있습니다.
- 임차인의 업무 중단을 최소화하기 위해 업무 외 시간에 리노베이션을 완료해야 할 필요성
- 지역 내 숙련된 건설 인력의 한도 제한
- 리노베이션 중 임시 이전에 대한 임차인의 저항
- 친환경 건물 표준 및 규정 준수
5. 프로젝트 범위 명세서 초안 작성하기
프로젝트의 목표, 리소스, 잠재적 과제를 설정했으니 이제 그 결과를 공식적인 프로젝트 범위 명세서로 통합할 차례입니다. 이 문서는 프로젝트의 로드맵 역할을 하며 결과물, 타임라인 등 프로젝트 매개변수를 개괄적으로 설명합니다.
프로젝트 범위 문서에는 오브젝트, 결과물(타임라인 포함), 제외 사항, 가정 제외 사항, 제약 사항에 대한 별도의 섹션이 포함됩니다. 다음은 범위 설명서의 초안을 작성하기 위한 몇 가지 팁입니다:
- 모호함을 피하기 위해 명확하고 간결한 언어를 사용하세요
- 이해관계자에게 생소할 수 있는 기술 용어나 약어를 명확하게 정의합니다
- 범위를 더 작고 관리하기 쉬운 구성 요소로 나누기
마지막으로, 범위 설명 초안을 관련 이해관계자와 공유하고 피드백을 받습니다.
ClickUp이 프로젝트 플랜을 개선하는 방법에 대해 한 고객의 이야기를 들어보세요:
ClickUp은 거의 에 맞게 조정할 수 있습니다 모든 프로젝트 관리 요구 사항 . 연중 진행되는 대규모 부서 간 프로젝트를 처리할 수 있을 만큼 기술적이면서도 간단한 일일 체크리스트로 운영할 수 있도록 사용자 지정할 수 있습니다.
Kaylee Hatch, 브랜드 매니저, 홈 케어 펄스
범위 명세서를 처음 작성하거나 개선하고 싶다면 ClickUp 범위 관리 플랜 템플릿 가 도움이 될 수 있습니다.
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이 프로젝트 범위 템플릿 는 범위 명세서를 작성하고 관리하는 체계적인 접근 방식을 제공하며 다음과 같은 섹션을 포함합니다:
- 프로젝트 목표: 모든 사람이 원하는 결과에 집중할 수 있도록 프로젝트의 목표를 정의합니다
- 문제 진술: 프로젝트의 필요성을 정당화하기 위해 프로젝트에서 다룰 핵심 문제를 식별합니다
- 범위 내/범위 외 작업 : 범위 확대를 방지하기 위해 포함 또는 제외되는 작업을 명확히 합니다
- 결과물: 프로젝트의 각 단계에서 예상되는 가시적 결과물을 목록으로 작성합니다
- 승인: 공식적인 검증을 보장하기 위해 이해 관계자의 승인을 받기 위한 기준을 설정합니다
이 프로젝트 범위 템플릿은 모든 범위 관련 정보를 한곳에 정리하여 관리자가 변경 사항을 효율적으로 관리하고 프로젝트가 제시간에 예산 범위 내에서 진행될 수 있도록 도와줍니다.
Plus, ClickUp의 협업 기능 -댓글, 태그, 실시간 편집 기능을 사용하면 팀이 함께 문서를 쉽게 작업할 수 있습니다.
ClickUp의 협업 기능으로 비동기식, 상황에 맞는 팀 커뮤니케이션을 만들어보세요
📌예시:
프로젝트의 최종 범위는 다음과 같습니다:
프로젝트 제목: 오피스 빌딩 현대화 프로젝트
프로젝트 목표:
- 건물의 에너지 효율 개선
- 현대 임차인의 요구를 충족시키기 위해 건물의 기능을 향상시킵니다
결과물:
- 업데이트 된 마감 및 레이아웃으로 개조 된 사무실 공간
- 에너지 효율이 개선된 조명
- 강화된 보안 시스템
- 업데이트된 공용 공간(예: 로비, 화장실)
포함 범위:
- 구조물 수리
- 지속 가능성 업그레이드
- 인테리어 디자인 및 마감
범위 제외:
- 가구 및 장비 조달
- 마케팅 및 임대 활동
가정:
- 필요한 허가 및 승인이 프롬프트됩니다
- 건물의 구조적 무결성이 건전하다
- 프로젝트를 완료할 수 있는 충분한 자금이 확보되어 있다
제약 조건:
- 6개월의 촉박한 마감 기한
- 숙련된 노동력 부족
수락 기준:
- 건물이 검사를 통과하고 에너지 효율 표준을 충족합니다
- 프로젝트가 지정된 예산과 타임라인 내에 완료됨
📌이벤트 개최의 또 다른 예시: 연례 컨퍼런스.
프로젝트 제목: 연례 산업 컨퍼런스
프로젝트 목표:
- 브랜드와 사명 선언문을 프로모션하는 이벤트 개최
- 참석자들이 서로 연결하고 네트워크를 형성할 수 있는 기회 창출
결과물:
- 컨퍼런스 장소
- 컨퍼런스 아젠다
- 발표자 라인업
- 등록 및 티켓팅 시스템
- 현장 이벤트 관리
- 컨퍼런스 사후 평가 보고서
포함 범위:
- 장소 선택 및 예약
- 연사 모집 및 관리
- 스폰서십 모집 및 관리
- 이벤트 기획 및 코디네이션
- 현장 물류(예: 등록, 식음료, AV 장비)
범위 제외:
- 컨퍼런스 이후 지속적인 마케팅 및 프로모션 활동
- 컨퍼런스 종료 후 네트워킹 이벤트
- 컨퍼런스 자료집 발간
가정:
- 모든 비용을 충당할 수 있는 충분한 자금이 준비되어 있습니다
- 필요한 허가 및 승인을 획득할 수 있다
- 컨퍼런스를 관리할 수 있는 충분한 인력이 확보되어 있다
제약 사항:
- 한정된 예산
- 촉박한 마감일
- 장소 가용성
수락 기준:
- 컨퍼런스 경험에 대한 긍정적인 참석자 피드백
- 이벤트가 지정된 예산 및 타임라인 내에 완료됨
함께 읽어보기 : 15가지 무료 프로젝트 관리 템플릿
6. 변경 제어 프로세스 구현
마지막으로 제안된 변경 사항을 검토, 승인 또는 거부하는 프레임워크를 만들어 프로젝트의 목표에 부합하고 범위, 일정 또는 예산을 손상시키지 않도록 해야 합니다.
변경 제어 시스템을 만들어 이를 완료할 수 있습니다. 변경 관리 시스템의 작동 방식은 다음과 같습니다:
- 먼저, 모든 변경 요청을 검토할 위원회(3명 정도가 적당합니다)를 만듭니다
- 그런 다음, 다른 팀원이 프로젝트의 범위 수정을 요청할 수 있는 프로세스를 설정합니다
- 마지막으로, 제안된 변경 사항이 프로젝트의 기존 범위에 적합한지 분석합니다
다음과 같은 양식을 사용하세요 ClickUp 양식 -를 사용하여 이 프로세스를 자동화할 수 있습니다. 팀원들은 변경을 제안하고 그 정당성을 설명할 수 있습니다. 그러면 위원회에서 이를 검토하고 결정과 이유를 공유하여 전체 프로세스를 간소화할 수 있습니다.
ClickUp 양식을 사용하여 변경 제어 프로세스를 표준화하세요
변경 제어 프로세스를 구현하면 프로젝트의 변경 사항을 효과적으로 관리하고 위험을 최소화하며 불필요한 비용을 방지할 수 있습니다.
범위 명세서(및 ClickUp)로 프로젝트를 추적하세요
정의 일의 범위 는 성공적인 정시 납품을 위한 프로젝트 설정의 첫 단계입니다. 따라서 작업 범위 설명서는 프로젝트 관리자에게 무엇이 완료됨, 어떤 위험을 피해야 하는지, 어떻게 피해야 하는지를 알려주는 명확한 로드맵을 제공하는 가장 좋은 친구입니다.
동시에 프로젝트 범위는 문서에 보관하고 실제 프로젝트는 작업 관리 도구에서 추적할 수 있습니다. 보다 원활하고 전체적인 워크플로우를 원한다면 ClickUp과 같은 올인원 솔루션 사용을 고려할 수 있습니다.
ClickUp을 사용하면 프로젝트 범위 명세서 초안을 작성하고, 결과물을 실행 가능한 작업으로 변환하고, 시간 추적까지 할 수 있습니다. 프로젝트 범위 명세서부터 작업 및 위험 완화 노력까지 모든 것을 관리할 수 있는 종합적인 솔루션입니다. ClickUp에 무료로 가입하기 에 가입하여 프로젝트 범위 관리 및 실행을 간소화하는 방법을 알아보세요.