중요한 이메일을 보내려고 합니다. 하지만 멈칫하게 됩니다. 어떻게 하면 비인격적으로 들리거나 누군가를 빼놓지 않고 수신자에게 적절하게 주소를 지정할 수 있을까요?
너무 격식을 차리면 로봇처럼 들릴 위험이 있습니다.
너무 캐주얼하면 비전문적으로 들릴 수 있습니다.
동료 그룹에게 이메일을 보내든 클라이언트에게 프로젝트 업데이트를 보내든 분위기를 적절히 설정해야 합니다.
이메일에서 여러 사람에게 주소를 지정하는 방법이 궁금하다면, 그룹 이메일을 올바르게 보낼 수 있는 몇 가지 에티켓 팁을 살펴보세요. ✉️
이메일에서 여러 사람에게 주소를 지정할 때
이메일에서 여러 사람을 반복해서 언급해야 할 때를 아는 것은 균형을 잡는 일이 될 수 있습니다.
모든 사람에게 소식을 전하고 싶지만 불필요한 답장으로 수신함에 과부하가 걸리면 불편할 수 있습니다. 그렇다면 언제 모두 답장을 누르거나 처음부터 여러 명의 수신자를 추가하는 것이 적절할까요?
다음은 몇 가지 일반적인 시나리오입니다:
- 팀 업데이트: 프로젝트 진행 상황, 마감일 또는 회사 소식에 대해 전체 팀에게 업데이트하는 경우
- 그룹 프로젝트 : 공유 이니셔티브 또는 작업에 대해 여러 이해관계자와 협력하기
- 부서 간 커뮤니케이션 : 여러 팀 또는 부서 간의 노력 조정
- 클라이언트 커뮤니케이션 : 프로젝트 상태 또는 결과물에 대한 여러 클라이언트 연락처 업데이트
- 피드백 요청 : 제안서 또는 문서에 대한 여러 팀 회원의 의견 요청
- 이벤트 플랜: 회의, 컨퍼런스 또는 팀 빌딩 활동 구성
- 공급업체 관리: 단일 프로젝트에 대해 여러 공급업체 담당자와 소통하기
- 긴급 상황 : 이메일이나 메시지에 긴급한 주의가 필요하고 신속하게 해결해야 하는 경우
전문가 팁: 처리하는 데 2분도 채 걸리지 않는 이메일이라면 즉시 처리하세요. 이렇게 하면 작은 작업이 쌓이는 것을 방지할 수 있고 받은 편지함 제로 .
이메일에서 여러 사람에게 올바르게 주소를 보내는 것의 중요성
이메일에서 여러 수신자를 올바르게 호칭하는 것은 효과적인 이메일 커뮤니케이션과 비즈니스 에티켓을 유지하는 데 매우 중요합니다. 이는 각 회원의 역할을 존중하고 인정받고 있다는 느낌을 줄 수 있습니다.
수신자를 올바르게 호칭하면 수신자가 자신의 참여 수준과 예상되는 조치를 이해하는 데 도움이 되어 혼란을 없애고 응답률을 높일 수 있다는 점을 기억하세요.
또한, 의도하지 않은 '전체 답장' 응답이나 실수로 제외되는 등의 잠재적인 실수를 방지할 수 있습니다
이메일 커뮤니케이션의 개인화
여러 사람에게 보내는 경우에도 이메일을 개인화하면 전문성과 진정성을 더할 수 있습니다.
개인 이름을 포함하거나 그룹과의 관계에 따라 인사말을 맞춤화하면 수신자가 일반적인 이메일의 일부가 아닌 가치 있는 사람이라는 느낌을 받을 수 있습니다.
또한 개인화는 이메일의 참여율을 높이고 비인격적인 메시지 스타일로 인한 부정적인 영향을 방지하는 데 도움이 됩니다.
전문가 팁: 여러 사람에게 이메일을 보낼 때는 제목을 명확하게 작성하세요. 이렇게 하면 수신자가 이메일 콘텐츠에 대한 개요를 빠르게 파악할 수 있으며, 이를 바탕으로 참여 여부를 선택할 수 있습니다.
이메일에서 여러 사람에게 주소를 보내는 방법
이메일에서 여러 명의 수신자에게 주소를 지정하려면 전문성, 명확성, 포용성을 보장하기 위해 사려 깊은 메시지가 필요합니다.
다음은 이메일에서 여러 사람에게 주소를 보낼 때 염두에 두어야 할 몇 가지 최고의 실행 방식입니다:
1. 인사말에 개인 이름 또는 그룹 이름 사용
하나의 이메일을 통해 여러 사람과 소통할 때 인사말에 개별 이름을 사용하면 더욱 친근하고 매력적인 느낌을 줄 수 있습니다.
예를 들어, 그룹이 작고 모두가 직접적인 인정을 선호하는 경우 '안녕하세요 팀'이라고 말하는 대신 '안녕하세요 리치, 쇼니, 제이슨'을 선택하세요.
이러한 접근 방식은 각 수신자를 알아보는 데 시간을 할애하고 보다 개인화된 연결을 만들었음을 증명합니다.
그러나 대규모 그룹의 경우, 특히 모든 사람에게 공통적으로 관련된 메시지인 경우에는 '안녕하세요 마케팅 부서' 또는 '팀에게'와 같은 그룹 이름을 사용하는 것이 좋습니다.
이렇게 하면 여러 수신자에게 인사말을 전할 때 지루한 이메일을 보내지 않아도 됩니다.
또한 다음을 수행할 수도 있습니다
및 이메일 템플릿을 사용하여 특정 그룹별로 이메일을 더 잘 분류하세요.
2. 이메일 본문에서 성 중립적 언어 사용 선택하기
이메일 본문에 포용적이고 성 중립적인 언어를 사용하면 사소해 보일 수 있지만, 상대방을 존중하는 목소리 톤을 보여줄 수 있습니다. 누군가의 성별에 대한 가정을 피하고 디지털 생태계에서 포용성을 촉진할 수 있습니다.
예를 들어, '여러분'과 같은 성별을 특정하는 용어 대신 '모두', '팀', '모두' 또는 '여러분'과 같은 중립적인 대체어를 선택하세요
또한 성별을 알 수 없는 사람을 지칭하거나 일반적으로 말할 때는 '그' 또는 '그녀' 대신 '그들'을 선택하세요 이 간단한 변경으로 추측을 방지하고 받는 사람이 더 인정받는 느낌을 받을 수 있습니다.
마찬가지로 '회장님' 또는 '영업사원'과 같은 성별에 따른 직책 제목을 피하고 대신 '회장님' 또는 '영업사원'을 선택하세요
3. 적절한 경우 이름을 불러주세요
이메일 본문에서 구체적인 행동이나 책임이 필요한 경우, 개인의 이름을 부르는 것이 현명합니다. 이러한 습관은 특히 프로젝트 관리 설정에서 어떤 팀원이 어떤 작업을 담당하고 있는지 모호해지는 것을 방지합니다.
예를 들어 영업 팀 전체에 영업 프로젝트에 대한 업데이트를 보낸다고 가정해 보겠습니다. 두 명의 직원에게 영업 추적 및 후속 업무를 할당하려면 이름을 구체적으로 언급해야 합니다.
예를 들어 '조지, 금요일까지 프레젠테이션 슬라이드를 마무리해 줄 수 있나요?' 또는 '존에게, 최종 편집을 위해 디자인 팀과 조율해 주세요'와 같은 식으로 말입니다
이름을 명시적으로 멘션하지 않으면 여러 명의 수신자가 작업에 뛰어들면서 혼선이 발생하여 데이터가 흩어질 수 있습니다.
👀 보너스 읽기 : 받은 편지함 관리를위한 10 가지 훌륭한 Gmail 해킹
4. 필요하지 않은 경우 그룹에 이름으로 주소를 지정하지 마세요
그룹 이메일에서 수신자의 이름을 개별적으로 지정하는 것은 많은 경우에 유용할 수 있지만, 중복되거나 어색할 수도 있습니다.
이메일이 모든 사람에게 동일하게 적용되는 일반적인 업데이트나 공지 사항인 경우에는 특히 인사말에서 개인의 이름을 언급할 필요가 없습니다. 이렇게 하면 메시지가 간결해지고 불필요한 군더더기를 피할 수 있습니다.
예를 들어, 개별 회원에게 특별한 조치가 필요하지 않은 부서 전체 업데이트의 경우 '안녕하세요 팀' 또는 '동료 여러분'과 같은 간단한 인사말로 충분합니다.
또한 여러 수신자에게 이메일을 보낼 때는 모든 수신자가 이메일의 맥락에서 각자의 역할이 있어야 한다는 점도 중요합니다.
5. 문맥을 고려하여 공식적인 인사말과 비공식적인 인사말 중 어떤 것을 사용할지 결정하세요
이메일의 문맥에 따라 비공식적인 인사말과 공식적인 인사말 중 어떤 것이 적합한지 결정되는 경우가 많습니다.
클라이언트 또는 조직의 고위 경영진에게 이메일을 보낼 때는 일반적으로 보다 공식적인 인사말을 사용하는 것이 좋습니다. 정중하게 접근하려면 '데이브 씨' 또는 '조앤 씨에게'라고 하는 것이 좋습니다.
동료와의 내부 커뮤니케이션에서는 일반적으로 좀 더 캐주얼한 표현을 사용하는 것이 허용됩니다. '안녕하세요 팀' 또는 '안녕하세요 모두'는 이러한 상황에서 잘 어울리며, 친근하고 친근한 분위기를 조성합니다.
또한, 이메일에서도 공적인 대화와 사적인 대화를 구분하는 것이 좋습니다.
친절한 알림: 이는 일반적인 상식이지만, 회사의 문화와 수신자의 역할을 염두에 두는 것이 중요합니다. 확실하지 않은 경우에는 캐주얼보다는 조금 더 격식을 차리는 것이 좋으므로 약간 격식을 차리는 편이 좋습니다.
ClickUp으로 그룹 이메일 커뮤니케이션 간소화하기
그룹 이메일 커뮤니케이션을 관리하는 것은 한 번에 너무 많은 공을 저글링하는 것처럼 느껴질 수 있습니다. 이메일이 분실되거나 팔로워가 연락이 끊기기도 하고, 작업이 흩어져 불분명해지기도 합니다.
와 기능이 도움이 될 수 있습니다.
고려 사항
ClickUp
작업, 타임라인, 화이트보드, 순서도 등에 대한 대화 등 이메일에 관한 모든 것을 위한 원스톱 커뮤니케이션 채널로 구축되었습니다.
어떤 기능을 제공하는지 살펴보세요
를 통해 그룹 커뮤니케이션을 한 단계 업그레이드하세요:
이메일 프로젝트 관리
ClickUp의 이메일 프로젝트 관리를 사용해 모든 이메일 커뮤니케이션에서 생성된 안정적인 데이터 허브와 함께 일하세요
Try
ClickUp의 이메일 프로젝트 관리
를 사용하면 관련 이메일을 플랫폼 내에서 바로 실행 가능한 작업으로 전환할 수 있습니다. 이메일과 작업을 중앙 집중화하므로 받은 편지함과 프로젝트 관리 도구 사이를 전환할 필요가 없습니다.
과제나 프로젝트 업데이트가 포함된 그룹 이메일을 받으면 몇 번의 클릭만으로 해당 이메일에서 작업을 쉽게 생성할 수 있습니다. 이렇게 하면 팀원들이 프로젝트 작업 공간 내에서 과제를 추적하고 관리할 수 있어 의사소통이 원활하지 않은 상황을 방지할 수 있습니다.
ClickUp 이메일 프로젝트 관리로 작업 공간에서 바로 이메일 보내기
할 수도 있습니다:
- 이메일과 작업 자동화하기
- 작업 및 하위 작업에 이메일 연결하기
- 이메일 데이터를 통해 응답 및 제출 일정 예약하기
- 플랫폼 내에서 이메일 알림에 응답하기
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Gmail과 통합
ClickUp의 지메일 통합
는 ClickUp 내에서 직접 이메일 커뮤니케이션을 관리하기 위해 꼭 사용해봐야 할 서비스입니다.
이메일을 댓글로 쉽게 변환하거나 문서에 삽입하여 팀 간의 협업을 간소화할 수 있습니다. 이 기능은 이메일 양이 많은 사용자에게 특히 유용하며, 이메일을 실행 가능한 작업으로 쉽게 변환할 수 있습니다.
ClickUp의 Gmail 통합을 활용하여 팀 커뮤니케이션을 간소화하세요
는 받은 편지함을 정리하는 데 도움이 되어 혼란스러운 이메일을 깔끔하게 정리할 수 있습니다. 또한 이메일 대화를 프로젝트 타임라인에 바로 연결하면 중요한 세부 사항이나 작업 항목을 놓치지 않을 수 있습니다.
탭 전환을 줄이고 생산성을 높일 수 있는 간단한 방법입니다.
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이메일 자동화 템플릿
ClickUp의 이메일 자동화 템플릿은 이메일 마케팅 캠페인을 자동화하고 최적화하는 데 도움이 되도록 설계되었습니다.
The
ClickUp 이메일 자동화 템플릿
은 프로젝트 업데이트나 마감일 알림을 보내야 할 때 커뮤니케이션을 간소화합니다.
여러 이해관계자에게 매주 업데이트를 보내거나 클라이언트의 피드백을 반영해야 하는 경우, 이 템플릿을 사용하면 이러한 이메일 전송을 예약하고 자동화할 수 있습니다.
트리거 설정부터 레이아웃 및 디자인 개선까지 전체 이메일 자동화 파이프라인을 시각화할 수도 있습니다. 이러한 접근 방식은 수동 노력의 필요성을 줄이고 팀의 시간을 무료로 확보하여 우선순위가 높은 일에 집중할 수 있도록 합니다.
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이메일 에티켓의 기초: 해야 할 일과 하지 말아야 할 일
이메일 에티켓은 클라이언트 및 사내 직원과의 관계를 발전시키거나 악화시킬 수 있는 필수 기술입니다. 이메일이 동료에게 보내는 간단한 메모이든 클라이언트에 보내는 공식적인 메시지이든, 기본적인 이메일 에티켓은 올바른 분위기를 설정합니다.
다음은 몇 가지입니다:
완료됨
- ✅ 명확하고 간결하게 작성하세요: 바쁜 직장인들은 긴 이메일을 읽을 시간이 없으므로 명확하고 간결한 메시지에 대한 의존성이 높습니다. 명확성을 위해 관련 제목을 추가하세요
- ✅ 적절한 인사말 사용: 수신자와의 관계 격식에 따라 적절한 인사말로 시작하세요
- ✅ CC와 BCC를 적절히 사용하세요: CC(카본 카피)는 대화에 참여하고 응답을 확인해야 하는 사람들을 위한 것입니다. BCC(블라인드 카피)는 수신자의 주소를 개인적으로 유지하고 긴 수신자 목록을 피하기 위해 대량 이메일에 사용할 수 있습니다
하지 마세요
- 🚩 대문자 사용 금지: 대문자는 공격적이고 비전문적으로 보이기 때문에 디지털 상에서 소리를 지르는 것과 같은 것으로 간주됩니다
- 🚩 느낌표 남용 금지 : 이메일에서 느낌표 사용을 한도로 제한하여 전문적인 어조를 유지하세요
- 🚩 비공식적인 언어 자제하기: 전문적이거나 공식적인 설정, 특히 첫 번째 커뮤니케이션에서는 은어와 이모티콘을 최소한으로 사용해야 합니다
가장 중요한 것은
clickUp과 같은 이메일 관리 도구를 활용하여 팀의 효율적인 커뮤니케이션을 지원하세요. ClickUp은 이메일을 통합하고, 작업을 관리하고, 모든 사람에게 최신 정보를 제공하여 끝없는 이메일 사슬을 피할 수 있도록 도와줍니다.
💡 프로 팁: A
(예: ClickUp)를 사용하면 여러 팀원이 동일한 이메일 계정에 액세스하고 관리할 수 있어 협업을 개선하고 메시지에 응답하지 않는 일이 없도록 할 수 있습니다.
ClickUp으로 표준 이메일 응답 자동화하기
궁극적인 목표는 전문적이고 존중하는 언어를 사용하고, CC와 BCC를 적절히 적용하며, 정중한 어조와 간결한 이메일을 유지하는 등 간단한 가이드라인을 통해 여러 사람에게 이메일을 보내는 것입니다.
프로젝트 및 이메일 관리 툴킷에 ClickUp과 같은 소프트웨어를 도입하면 추가적인 타사 도구가 필요하지 않습니다.
워크플로우 간소화부터 그룹 커뮤니케이션 전반의 고품질 표준 유지까지, ClickUp을 사용하면 무의미한 이메일 주고받기를 피할 수 있습니다.
받은 편지함을 디지털 쓰레기통으로 만들지 마세요! 받은 편지함을 깔끔하게 정리하세요.
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