모든 조직은 다양한 범위의 일을 위해 수많은 공급업체와 협력합니다. 여기에는 노트북/기타 전자제품 구매, 급여 관리, 교육/워크숍, 사무실 보안, 품질 감사 등이 포함될 수 있습니다 프로젝트 관리 아웃소싱 . 연구 에 따르면 지난 2년 동안 조직에서 사용하는 타사 공급업체의 수가 증가한 것으로 나타났습니다. 이러한 추세는 계속될 것입니다.
이렇게 증가하는 공급업체 네트워크를 효율적이고 안전하게 관리하려면 강력한 공급업체 관리 시스템이 필요합니다. 제대로 작동하는 공급업체 관리 시스템을 구축하는 방법을 알아보세요.
공급업체 관리란 무엇인가요?
공급업체 관리는 조직의 공급업체 및 서비스 제공자와의 건전한 관계를 유지하는 프로세스입니다. 여기에는 다음과 같은 여러 활동이 포함됩니다:
- 공급업체 선택
- 계약 협상
- 공급업체 온보딩 및 액세스 권한 부여
- 인보이스 수신 및 결제하기
- 성과 평가
- 필요에 따라 오프보딩
효과적인 공급업체 관리 프로세스는 일을 제대로 완료됨에 있어 기본입니다. 이를 통해 조직은 공급업체와 전략적 관계를 구축하여 제품 및 서비스의 품질, 신뢰성, 비용 효율성을 보장할 수 있습니다. 또한 원활한 운영, 위험 완화, 공급망 관리에도 매우 중요합니다.
다음은 몇 가지 이점에 대해 자세히 설명합니다.
공급업체 관리의 이점 ## 공급업체 관리의 이점
성공적인 공급업체 관리는 인력 관리나 직원 경험만큼이나 필수적입니다. 이를 통해 조직은 공급업체/서비스 제공자 네트워크를 활용하여 상호 이익을 극대화할 수 있습니다. 방법은 다음과 같습니다.
세분화된 가시성
우수한 공급업체 관계 관리의 가장 중요한 첫 번째 이점은 가시성입니다. 가시성은 조직의 이해를 돕습니다:
- 누가 어떤 제품/서비스를 제공하고 있는지
- 각 제품/서비스의 가격은 얼마인지
- 모든 서비스 수준 계약(SLA)이 충족되고 있는가?
- 보류 중인 송장이 있는지
모든 공급업체 관련 활동을 실시간으로 추적하여 낭비를 없애고 보안을 강화하며 효율성을 최적화할 수 있습니다.
ClickUp 템플릿
공급업체 관리 KPI 추적용
생산성 향상
벤더 관리 시스템은 벤더의 성공을 위해 벤더를 설정합니다. 벤더가 해야 할 일, 승인 기준, 마감일을 명시합니다.
공급업체 입장에서는 이러한 명확성을 통해 제품/서비스 제공 프로세스가 쉬워집니다. 조직의 조달 팀 입장에서는 관계를 간소화할 수 있습니다. 공급업체를 잘 관리하면 가능합니다:
- 반복적인 프로세스 자동화
- 워크플로우를 간소화하여 일관성 향상
- 일반 관리자 대신 전략적 이니셔티브에 집중할 수 있습니다
위험 완화
벤더 관리는 규정 미준수나 성능 미달 등 리스크를 식별하고 완화하기 위한 전략적 접근 방식을 설정하는 데 도움이 됩니다. 건전한 벤더 관리 시스템에는 프로세스, 자동화, 체크리스트가 있습니다:
- 공급업체 역량 평가
- 규정 준수 관리
- 회사 표준 및 정책 준수
- 신뢰성 및 서비스 이력
공급업체 관리 관행을 사용하여 신원 조회를 수행하고, 재무 공개를 요청하고, 참고 자료를 검토하여 공급업체가 법적 또는 운영상의 위험을 초래하지 않는지 확인할 수 있습니다. 이러한 위험을 미리 파악하고 완화하면 비용이 많이 드는 업무 중단, 법적 처벌, 평판 손상을 피할 수 있습니다.
eSG 결과 ###
환경, 사회, 거버넌스(ESG) 목표는 전 세계 조직에서 매우 중요해지고 있습니다. 우수한 벤더 관리 시스템은 노동 관행, 다양성, 커뮤니티 참여를 포함한 ESG 전략에 맞춰 벤더를 선택하는 데 도움이 됩니다.
전략적 관리
올바른 벤더 관리 도구는 지출 패턴, 벤더 성과, 시장 동향에 대한 귀중한 인사이트를 제공하여 전략적 의사결정을 지원합니다.
예를 들어, 데이터에 따르면 기술 컨설턴트에게 더 많은 비용을 지출하는 것으로 나타났다면 사내 팀을 고용하는 것을 대안으로 고려할 수 있습니다.
공급업체 관리의 이점을 제공하는 시스템을 구현하는 동안 몇 가지 문제에 직면할 수 있습니다.
공급업체 관리 및 솔루션의 ## 과제
공급업체 관리 시스템을 둘러싼 과제는 계약 관리와 위험 완화에서 이해할 수 있습니다.
계약 관리
계약은 공급업체와 회사의 관계를 정의하는 포괄적인 약관 및 조건의 집합입니다. 이로 인해 다음과 같은 다양한 과제가 발생합니다:
규모: 한 공급업체에 대해 6가지 점검을 수행해야 한다면, 10개의 공급업체로 구성된 네트워크에서는 60가지 작업을 수행해야 합니다. 새로운 공급업체나 계약 재협상 때마다 이 작업을 수동으로 수행하는 것은 지루할 수 있습니다.
복잡성: 계약에는 의무, 마일스톤, 결과물, 결제, 분쟁 해결 등을 추적하기 위한 여러 가지 조항이 서로 얽혀 있을 수 있습니다. 더 중요한 것은 소프트웨어 서비스 공급업체와 커피 공급업체에 동일한 계약서를 사용할 수 없다는 것입니다. 공급업체가 많을수록 조건이 더 복잡해집니다.
유연성: 계약서는 강제력을 갖기 위해 엄격하게 만들어집니다. 그러나 비즈니스는 진화하는 비즈니스 요구, 규정 업데이트 또는 성능 문제에 적응할 수 있을 만큼 유연하게 만들어야 합니다.
규정 준수: 계약에서 양 당사자는 특정 조건에 동의합니다. 계약 기간 동안 이러한 조건을 충족하는지 확인하는 것은 상당한 도전이 될 수 있습니다.
수명 주기 관리: 갱신, 재협상, 해지를 포함한 전체 라이프사이클을 관리하는 것은 특히 계약 기간이 매우 긴 경우 복잡할 수 있습니다.
가시성 및 통합: 필요할 때 누구나 액세스할 수 있는 중앙 집중식 기록 데이터베이스를 유지하세요. 서로 다른 시스템은 정보의 흐름을 방해하여 비효율과 오류를 초래할 수 있습니다.
위험 평가
위의 모든 계약 관리 문제는 조직에 노출된 위험으로 인해 더욱 복잡해집니다. 가장 일반적인 위험 관리 문제는 다음과 같습니다:
표준화: 모든 공급업체에 대해 동일한 위험 평가를 실행할 수는 없습니다. 하지만 각 공급업체에 대해 고유한 체크리스트를 만드는 것은 지루할 수 있습니다.
일관성: 여러 부서 또는 비즈니스 단위에서 위험을 평가, 점수화 및 우선순위를 지정하는 데 일관성을 유지하면 공급업체 관리 프로세스가 복잡해질 수 있습니다.
리소스 제약: 철저한 평가를 수행하려면 시간, 전문성, 기술 등 상당한 리소스가 필요합니다.
사이버 보안 및 데이터 프라이버시: 급속한 디지털화로 인해 공급업체와 관련된 사이버 보안 및 데이터 프라이버시 위험 관리가 복잡해지고 있습니다.
이러한 과제를 극복하고 벤더 관리 관행을 강화하려면 올바른 tool과 프로세스가 필요합니다.
공급업체 관리 시스템을 구축하는 방법은 무엇인가요?
효율적인 벤더 관리 시스템을 구축하기 위해 새로운 소프트웨어를 개발할 필요는 없습니다. 해당 목적으로 만들어진 소프트웨어를 선택하거나 강력한 프로젝트 관리 도구를 채택하여 공급업체 관계를 관리할 수 있습니다.
여러 조직에서 공급업체 관계 관리, 프로세스, 작업, 체크리스트 및 알림을 설정하는 데 ClickUp을 사용하고 있습니다. 조직을 위한 공급업체 관리 시스템을 구축하려면 다음과 같이 하세요.
1. 요구사항 정의
공급업체 관리 시스템의 목표와 요구사항을 명확하게 정의하는 것부터 시작하세요. 명확한 목표를 설정하면 시스템 개발 및 구현에 도움이 됩니다.
조직이 공급업체 관리 전략을 통해 달성하고자 하는 일반적인 비즈니스 목표는 다음과 같습니다:
- 비용 절감
- 위험 관리
- SLA 추적
- 성과 검토
- 재무 관리
2. 공급업체 관리 소프트웨어 설정하기
앞서 파악한 필요와 요구사항을 바탕으로 다음 기능을 설정하여 강력한 기반을 마련하세요.
제안 요청
모든 벤더와의 관계는 제안 요청(RFP)으로 시작됩니다. 설정하세요 조달 관리 소프트웨어 를 사용하여 표준화된 단일 양식을 통해 정보를 수집하세요. 이 공급업체 데이터를 특정 태그별로 정렬하여 목록 보기를 활성화하면 업체를 쉽게 후보로 선정하고 비교할 수 있습니다. ClickUp 양식 는 공급업체 관리의 일부로 이를 설정하기에 좋은 곳입니다. 사용 ClickUp의 제안요청서(RFP) 템플릿을 사용하여 즉시 시작할 수 있습니다.
clickUp의 RFP 템플릿을 사용하여 공급업체로부터 모든 세부 정보를 얻으세요_
벤더 리스크 평가
재무 건전성, 운영 안정성, 규정 준수, 사이버 보안 관행 등 여러 측면에서 벤더를 평가하는 표준화된 위험 감사를 설정하세요.
ClickUp 양식을 사용하여 이 데이터를 수집할 수 있습니다. 또한 재사용 가능한 체크리스트로 작업을 설정하여 조달 팀이 프로세스를 가속화할 수 있도록 지원할 수 있습니다.
공급업체 규정 준수를 위한 ClickUp 작업의 체크리스트상단
통합
공급업체 연결하기/ 계약자 관리 소프트웨어 eRP, 송장 발행, 결제 관리 등과 같은 다양한 기업 도구에 연결할 수 있습니다. 이를 통해 시스템 전반의 원활한 데이터 흐름과 프로세스를 보장하여 운영 효율성을 높이고 오류를 최소화할 수 있습니다.
ClickUp은 Zendesk, Dropbox, Google Suite 등을 포함한 1000개 이상의 도구와 통합됩니다.
맞춤형
공급업체 관리 소프트웨어를 귀사의 고유한 요구사항에 맞게 설정하세요. ClickUp의 15개 이상의 강력한 보기, 35개 이상의 기능 ClickApps 수많은 템플릿과 통합 기능을 통해 원하는 방식으로 소프트웨어를 만들 수 있습니다.
시간 경과에 따른 작업 추적을 위한 ClickUp 달력 보기_
정책 구현
공급업체가 따라야 하는 정책과 절차를 문서화하여 필요한 모든 사람이 사용할 수 있도록 하세요. 예를 들어, 공급업체가 인보이스를 ERP 시스템에 PDF로 업로드해야 하는 경우, 문제 해결을 지원하는 표준 운용 절차(SOP)를 작성하세요. ClickUp 문서 는 표준 운용 절차(SOP)를 기록하기 위한 현대적이고 역동적이며 사용하기 쉬운 인터페이스를 제공합니다. ClickUp Brain을 사용하면 검색에 시간을 낭비하지 않고 질문하고 답변을 받을 수도 있습니다.
이러한 정책이 조직의 목표 및 규정 표준에 부합하는지 확인하세요. 다음 기능을 활용하세요 계약 템플릿 .
자동화
공급업체 관리 시스템을 사용하여 프로세스를 중앙 집중화하고 자동화하세요. 이메일을 통해 견적을 받고 수동으로 통합하는 대신, 다음과 같이 설정하세요 견적 요청(RFQ) 템플릿 를 사용하면 데이터 수집이 더 쉬워집니다.
또한 ClickUp 자동화를 사용하면 일상적인 작업을 자동 조종으로 수행할 수 있습니다. 공급업체 관리에서 가장 가치 있는 자동화는 다음과 같습니다:
- 공급업체로부터 모든 문서가 접수되면 컴플라이언스/법무팀에 작업을 할당하기
- 기한이 지난 작업에 대해 사용자에게 알림 보내기
- 공급업체의 상태가 변경되면 '최종 후보 공급업체'의 별도 목록으로 이동
- 상태가 '공급업체 평가'로 변경되면 체크리스트 템플릿 적용
와 공급업체 관리 소프트웨어 설정이 완료되었으면 이제 관계를 관리할 차례입니다.
3. 공급업체 관계 관리하기
온보드
모든 신규 공급업체가 조직의 표준과 요구사항을 충족할 수 있도록 체계적인 공급업체 온보딩 프로세스를 구축하세요.
- 체크리스트를 사용하여 필요한 정보를 모두 수집했는지 확인하세요
- ClickUp에서 공급업체 사용자를 게스트 또는 정식 사용자로 생성하여 필요한 모든 정보에 액세스할 수 있도록 하세요
- 작업을 할당하고 손쉽게 프로젝트 관리로 이동하세요. ClickUp을 다음과 같이 사용할 수 있습니다주문 관리 소프트웨어 공급업체용
- ClickUp 목표에 목표를 설정하고 공급업체가 진행 상황을 추적할 수 있도록 지원하세요
커뮤니케이션
공급업체와 정기적인 체크인 및 검토 회의를 설정하세요. 작업 및 하위 작업에 대해 의견을 제시하도록 초대하여 맥락에 맞게 실시간으로 명확히 할 수 있도록 하세요.
사용 ClickUp 채팅 보기 을 사용하여 공급업체와의 대화를 통합하고 효율적으로 응답할 수 있습니다.
공급업체와 더 쉽게 협업할 수 있는 ClickUp의 채팅 보기__img
평가
명확한 성과 메트릭을 정의하고 정기적인 모니터링 및 평가 프로세스를 수립하세요.
- 사용벤더 목록 템플릿 를 사용하여 모든 공급업체를 한 곳에서 추적하세요
- ClickUp 대시보드를 사용하여 배송 시간, 품질 표준, 비용 효율성 및 SLA 준수와 같은 메트릭을 논의하세요
- 이러한 메트릭을 사용하여 공급업체 성과를 평가하고 개선이 필요한 영역을 식별합니다
- 계약 갱신, 규정 준수 감사, 재협상 등에 대한 알림을 설정하세요.
공급업체 관리 시스템을 처음 구축하는 경우에도 걱정하지 마세요. 저희의 ClickUp 공급업체 관리 체크리스트 템플릿 는 이상적인 시작점입니다. 초기 점검부터 성과 평가까지 공급업체를 관리하기 위한 엔드투엔드 솔루션입니다.
clickUp의 벤더 관리 체크리스트 템플릿을 사용하여 벤더 관리하기
4. 진행하면서 최적화하기
시간이 지남에 따라 공급업체 관리 프로세스에 대해 자세히 알아보게 되며, 이를 바탕으로 tools도 최적화할 수 있습니다. 예를 들어, 인보이스 발행에 오류가 발생하기 쉬운 경우 ClickUp Clip을 사용하여 화면 캡처 프로세스 튜토리얼을 만들 수 있습니다.
여러 지역의 공급업체가 있는 경우 통화에 대한 사용자 지정 필드를 설정할 수 있습니다. 동일한 프로세스에서 두 공급업체가 작업하는 경우 종속성 경고를 설정할 수 있습니다.
공급업체 관계를 통해 배우고 지속적인 개선에 투자하세요.
ClickUp으로 공급업체 관리 프로세스 강화하기
공급업체를 이용하는 주된 목적은 사내 팀의 업무량을 줄이는 것입니다. 공급업체 관리로 인해 프로젝트/조달 팀의 업무량이 증가한다면 모든 노력은 무용지물이 됩니다.
따라서 체계적인 공급업체 관리 시스템이 중요합니다. ClickUp의 무료 프로젝트 관리 소프트웨어 는 유연하고 적응력이 뛰어나 벤더 관리에도 적합합니다.
벤더 온보딩부터 오프보딩 이후까지 전체 라이프사이클을 관리하는 데 도움이 됩니다. 유연하고 사용자 정의가 가능하며 필요에 맞게 설계되었습니다. 프로세스를 간소화하고 워크플로우를 자동화합니다.
귀사와 공급업체 모두에게 도움이 됩니다. 지금 무료로 ClickUp 체험하기 !
공급업체 관리 시스템에 대한 자주 묻는 질문
1. 공급업체 관리란 무엇을 의미하나요?
벤더 관리는 조직이 공급업체 및 서비스 제공자와의 관계를 관리하는 방법을 말합니다. 여기에는 공급업체 선택, 계약 협상, 비용 관리, 납품 관리, 성과 평가 등이 포함됩니다.
2. 공급업체 관리의 4단계는 무엇인가요?
벤더 관리의 4단계는 다음과 같습니다.
- 공급업체 선택: 잠재적 벤더를 파악하고, 역량을 평가하며, 품질, 비용, 신뢰성, 서비스 고려 사항을 바탕으로 벤더를 선택합니다
- 계약 협상: 계약 조건, 공급업체의 비즈니스 모델에 따른 가격, 납품 일정, 품질 표준 및 서비스 수준 계약에 대한 개요 작성
- 성과 모니터링: 합의된 메트릭 및 SLA에 대한 공급업체 성과 추적
- 관계 관리: 정기적인 커뮤니케이션, 문제 또는 우려 사항 해결, 프로세스 및 결과 개선을 위한 협력적 작업
3. 공급업체 관리는 누가 담당하나요?
공급업체 관리 책임은 일반적으로 조달, 프로젝트 팀, 재무 부서에서 공유합니다.
- 조달은 제안서 검토, 계약 협상, 공급업체 온보딩 등을 담당합니다.
- 프로젝트 이해관계자 는 공급업체를 선택할 때 큰 발언권을 갖게 됩니다. 또한 공급업체와 함께 일하고, 성과를 평가하고, 피드백을 제공하고, 갱신을 결정하는 등의 역할을 합니다.
- 재무팀은 송장, 결제, 벌금/과태료(있는 경우)를 처리합니다.
훌륭한 벤더 관계 관리를 위해서는 이 세 당사자가 모두 협력하여 일해야 합니다.