아웃소싱은 비즈니스를 관리하는 가장 성공적이고 현대적인 방법 중 하나입니다. 이를 통해 원격 근무자에게 작업을 위임하여 핵심 기능에 집중할 수 있습니다. 하지만 어디서부터 시작해야 할지 모른다면 아웃소싱 프로젝트를 성공적으로 관리하는 것이 어려울 수 있습니다.
프로젝트 관리 아웃소싱을 간소화할 수 있는 방법이 있다면 어떨까요?
가상 비서는 영업팀, 회계, 고객 지원 등 비즈니스 생산성의 판도를 바꿀 수 있습니다. 프로젝트 관리는 VA에게 맡길 수 있는 가장 일반적인 아웃소싱 작업 중 하나입니다!
이 문서에서는 프로젝트 관리를 아웃소싱하고, 비즈니스에 VA를 활용하고, 비즈니스 생산성을 극대화하는 방법을 살펴봅니다 생산성 도구 워크플로우를 간소화하고 비즈니스를 확장하는 데 도움이 됩니다. 이러한 기술에 정통한 도우미는 프로세스를 간소화하고 업무량을 줄이며 프로젝트가 제시간에 완료됨을 보장합니다.
프로젝트 관리 아웃소싱에 대해 자세히 알아보기 전에 아웃소싱이 무엇인지 살펴보겠습니다. 👀
아웃소싱이란 무엇인가요? 아웃소싱 는 비즈니스 외부의 사람을 고용하여 작업을 수행하거나 사내 팀을 지원하기 위한 서비스를 제공하는 것입니다. 아웃소싱을 통해 업무 공백을 메우거나 할 일이 너무 많을 때 추가 도움을 받을 수 있습니다.
예를 들어, 비즈니스는 다음과 같은 경우에 아웃소싱을 사용할 수 있습니다 고객 서비스를 아웃소싱할 수 있습니다 를 타사 제공자에게 아웃소싱합니다. 그러면 고객 지원 아웃소싱 업체는 챗봇 설정, 고객 문제 해결, 전화, 이메일 또는 채팅을 통한 지원 제공 등의 작업을 처리합니다.
이를 통해 비즈니스는 제한된 운영 시간에도 연중무휴 24시간 고객 지원을 제공할 수 있습니다. 또한 내부 리소스를 무료로 확보할 수 있으므로 팀은 영업이나 제품 개발과 같은 핵심 역량에 집중할 수 있습니다.
비즈니스 요구와 선호도에 따라 다음과 같이 다양한 방법으로 아웃소싱할 수 있습니다:
- 해외 아웃소싱: 비즈니스가 특정 작업이나 서비스를 수행하기 위해 다른 국가 또는 지역의 아웃소싱 회사를 고용하는 경우
- 온쇼어 아웃소싱: 비즈니스가 운영을 홈 국가로 가져 오는 경우
- 전용 아웃소싱: 비즈니스가 특정 프로젝트, 기능 또는 프로세스에만 집중하기 위해 타사 팀을 고용하는 경우
- 직원 증강: 비즈니스가 원격 인력으로 내부 팀을 보완하는 경우
- 가상 비서 아웃소싱: 비즈니스가 비 핵심 비즈니스 작업을 고용하고 위임 된 경우가상 비서 ## 비즈니스를위한 아웃소싱 서비스의 5 가지 이점
아웃소싱에는 많은 이점이 있으며, 모든 규모의 비즈니스에서 경쟁 우위를 확보하기 위해 아웃소싱을 활용하고 있습니다. 다음은 아웃소싱의 주요 이점 5가지입니다.
1. 전문 기술 및 인재 활용
아웃소싱을 사용하면 다음과 같은 이유로 위치가 더 이상 중요한 채용 요소가 아닙니다 고도로 숙련된 근로자 고용 추가 비용과 노력 없이 해외에서 고숙련 근로자를 고용할 수 있습니다.
사내에서 구할 수 없는 전문 인재와 전문 지식을 활용하여 다음을 수행할 수 있습니다 업무량 관리 효율적으로 리소스의 우선순위를 정하고 할당할 수 있습니다.
ClickUp의 작업량 보기를 사용하여 누가 앞서고 있는지 뒤처지고 있는지 확인하고 작업을 쉽게 드래그 앤 드롭하여 리소스를 재할당할 수 있습니다
다음과 같은 도움이 될 수 있습니다 업무량 균형 맞추기 특정 작업을 과부하가 걸린 직원에게서 벗어나 더 효율적으로 처리할 수 있는 외부 제공자에게 맡김으로써 지속적인 인력 부족을 방지하고, 가장 자격 있고 유능한 개인에게 작업을 할당하여 궁극적으로 더 나은 결과를 도출할 수 있도록 보장합니다.
또한 글로벌 인재 풀을 활용하면 혁신과 대응력, 민첩성을 높일 수 있는 경쟁 우위를 확보할 수 있습니다.
2. 생산성 및 프로젝트 품질 향상
아웃소싱을 통해 핵심 역량과 전략적 목표에 집중하고 비핵심 작업은 전문가에게 맡길 수 있습니다. 또한, 아웃소싱 프로젝트는 관리는 비즈니스 운영 효율화에 도움이 될 수 있습니다 작업을 완료하는 데 필요한 시간과 리소스를 줄일 수 있습니다.
가상 비서 서비스는 단순히 몇 가지 프로젝트와 더 많은 일을 완료하기 위해 추가 인력이 필요한 것이 아닙니다. VA는 또한 올바른 분석과 개발에도 도움을 줄 수 있습니다 비즈니스를 위한 생산성 전략 를 통해 일을 더 빠르고 더 높은 품질로 완료됨.
3. 비용 절감
비즈니스는 아웃소싱을 통해 인건비, 간접비, 운영 비용을 절감할 수 있는데, 사내 프로젝트 관리자와 같은 신규 직원을 채용하고 교육하는 데 많은 시간과 리소스를 들일 필요가 없기 때문입니다.
중소기업은 다음을 통해 기술 격차를 효율적으로 메우기 위해 아웃소싱합니다 Clutch
4. 유연성 및 확장성
회사를 성장시키고 싶겠지만 이는 말처럼 쉬운 일이 아닙니다. 하지만 아웃소싱은 채용, 교육, 장비에 대한 막대한 투자 없이도 시장 변화에 빠르게 적응할 수 있는 유연성을 제공하기 때문에 비즈니스 성장을 가속화할 수 있는 전략 중 하나입니다.
설문조사 결과 Clutch 에 따르면 비즈니스 소유자는 특히 경기 침체기에 아웃소싱을 비즈니스 전략으로 낙관적으로 생각하는 것으로 나타났습니다. 아웃소싱은 기술 격차를 해소하고 비용을 절감하며 비즈니스를 새로운 차원으로 확장할 수 있는 비용 효율적인 솔루션입니다.
5. 위험 감소
아웃소싱을 통해 특정 위험을 서비스 제공자에게 이전하여 운영을 다각화할 수 있습니다. 내부 채용에 시간과 비용을 투자할 필요 없이 아웃소싱 제공자에게 책임을 넘기고 일이 잘 풀리지 않을 경우 거의 즉시 새로운 직원을 채용할 수 있습니다.
또한 아웃소싱 업체는 다양한 기술을 갖춘 전문가 목록을 보유하고 있으므로 수많은 이력서를 검토하고 지루한 면접을 거치지 않고도 한 번에 적합한 인재를 찾을 수 있습니다.
프로젝트 관리에서 아웃소싱이란 무엇인가요?
앞서 멘션했듯이, 프로젝트 관리 는 가상 어시스턴트에게 아웃소싱하는 가장 일반적인 작업 중 하나입니다.
프로젝트 관리 아웃소싱은 비즈니스를 대신하여 특정 작업 또는 전체 프로젝트를 처리하기 위해 제3자 또는 외부 프로젝트 관리자를 고용하는 것을 말합니다. 여기에는 영업팀, 고객 지원, 회계, 그래픽 디자인 또는 기타 PM 작업의 가상 비서 서비스가 포함될 수 있습니다.
프로젝트 관리를 아웃소싱하면 숙련된 작업자가 프로젝트를 제시간에, 예산 범위 내에서, 품질 표준에 맞게 유지합니다. 따라서 영업팀원들은 영업을 촉진하거나 제품을 개선하는 등 가치를 창출하는 활동에 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다.
프로젝트 관리 아웃소싱의 ## 4가지 이점
프로젝트 관리 아웃소싱은 다음을 위한 전략이 될 수 있습니다 원활한 프로젝트 실행 .
다음은 프로젝트 관리에서 아웃소싱의 네 가지 주요 이점입니다:
1. 고도로 숙련된 인력에 대한 접근성
프로젝트 관리를 아웃소싱하면 고도로 숙련된 인력을 확보하여 비즈니스를 강화할 수 있습니다. 틈새 시장에 대한 특정 전문 지식을 갖춘 인재 또는 다재다능하고 민첩한 문제 해결 능력을 갖춘 제너럴리스트를 고용할 수 있습니다.
예를 들어, 아웃소싱 프로젝트 관리자는 비즈니스를 추적하고, 위험을 관리하고, 대규모 프로젝트를 수행하는 데 도움을 줄 수 있습니다. 복잡하고 시간이 많이 걸리는 프로젝트 관리 작업은 전문가에게 맡기고 핵심 비즈니스 업무에 집중하세요.
Magic을 통해 가상 어시스턴트 프로필 설정 및 미리보기
프로 팁 온보딩 프로세스를 개선하고 모든 기본 사항을 충족할 수 있는 ClickUp 온보딩 체크리스트 템플릿 을 사용하면 외부 프로젝트 매니저나 팀이 더 짧은 시간에 빠르게 업무를 시작할 수 있습니다.
2. 빠른 채용
아웃소싱 프로젝트 관리자를 팀에 두면 사내 풀타임 프로젝트 매니저를 고용하고 교육하는 데 드는 비용을 피할 수 있습니다. 대신 필요에 따라 프로젝트 관리 서비스 비용을 지불하면 됩니다.
또한 프로세스가 간소화되어 처리 시간이 빨라집니다. 최고의 아웃소싱 업체는 비즈니스에 필요한 사람을 일주일 안에 고용할 수 있습니다.
프로 팁 처음부터 기대치를 설정하고 일관성을 유지하세요 ClickUp 프로젝트 관리 서비스 계약 템플릿 . 이 문서 템플릿은 서비스 범위와 같이 합의된 서비스에 대한 주요 정보를 간략하게 설명합니다 계약 조건.
3. 다양한 도구 전문성
아웃소싱 프로젝트 관리자는 프로젝트를 더 빨리 완료하는 데 필요한 리소스를 보유하고 있는 경우가 많습니다.
특히 가상 비서는 다양한 도구의 사용법을 알고 있습니다 프로젝트 관리 도구 와 같은 고급 도구, 예를 들어 ClickUp 은 복잡한 프로젝트를 관리할 수 있는 다양한 기능을 제공합니다. ClickUp에 익숙한 VA는 일반적인 기능을 사용하여 프로젝트를 관리할 수 있습니다 프로젝트 관리 방법론 -애자일, 워터폴, 하이브리드 등 다양한 방법론이 있습니다.
프로젝트 관리 VA는 이러한 tools를 사용하여 체계적으로 관리하고 보다 효율적으로 일할 수 있습니다. 또한 이러한 도구를 활용하여 워크플로우를 개선하고 목표를 달성할 수 있는 더 나은 방법을 찾을 수도 있습니다.
프로 팁 애자일 접근 방식에는 초보자는 물론 전문 프로젝트 관리자에게도 부담스러울 수 있는 다양한 변형이 있지만, 좋은 소식은 기본적인 애자일 접근 방식을 구현할 수 있다는 것입니다 애자일 워크플로우 와 같은 애자일 템플릿을 사용하여 단 몇 분 만에 프로젝트에 적용하세요 ClickUp 애자일 프로젝트 관리 템플릿 .
4. 새로운 기술에 대한 접근
프로젝트 관리 VA를 이용하면 비용이나 시간이 없어 설정하지 못했던 기술을 이용할 수 있습니다. 여기에는 빠르게 발전하며 많은 산업을 혁신하고 있는 인공 지능(AI)이 포함됩니다.
AI는 지속적인 발전을 통해 우리가 일하는 방식을 바꾸고 있습니다. 인공지능은 aI 및 머신러닝 기술의 필요성 는 향후 5년 동안 71% 증가할 것으로 예상됩니다. 따라서 이 새로운 기술을 활용하기에 이보다 더 좋은 시기는 없습니다!
가상 비서가 이메일을보다 효율적으로 작성할 수 있도록 설계된 GPT 도구 인 Magic AI의 재 작성 도구
하나, Magic의 원격 인력 는 맞춤형 MagicAI를 탑재하여 효율성을 향상시킵니다. 이 성공적인 아웃소싱 조직은 어시스턴트에게 다음과 같은 역량을 부여하는 데 집중합니다 작업을 자동화하는 AI 는 인적 오류를 줄이고, 새로운 인사이트를 발견하며, 프로젝트 관리자가 이메일 초안을 생성하는 데 도움을 주어 메시지를 처음부터 작성하는 데 필요한 시간과 노력을 줄여줍니다.
프로 팁 사용 ClickUp AI 를 사용하면 내부 팀이 더 빠르게 글을 작성하고 고품질의 콘텐츠를 제작할 수 있으며, MagicAI가 탑재된 Magic의 가상 비서와 협력하여 더 짧은 시간에 더 많은 일을 완료하고 양질의 프로젝트를 제시간에 제공할 수 있습니다.
비즈니스를 위한 프로젝트 관리 아웃소싱 방법 알아보기
프로젝트 관리 아웃소싱은 프로세스를 간소화하고 비용을 절감하며 더 중요한 작업에 집중할 수 있는 시간을 확보하려는 경우 전략적인 조치입니다.
프로젝트 관리를 아웃소싱하는 방법에는 여러 가지가 있으므로 몇 가지 주요 옵션을 살펴보세요.
1. 비즈니스 프로세스 아웃소싱 회사
비즈니스 프로세스 아웃소싱(BPO) 회사는 다양한 비즈니스 프로세스를 제공하는 써드파티 서비스 제공자입니다:
- 다음과 같은 백오피스 작업을 제공합니다데이터 입력 및 급여 처리
- 고객 지원 및 영업 팀 지원과 같은 고객 대면 작업
- 프로젝트 계획 및 품질 보증과 같은 프로젝트 관리 작업
BPO 기업은 클라이언트와 같은 국가에 위치하거나 인건비를 낮추기 위해 해외에 위치할 수 있습니다. 비즈니스 요구 사항에 맞게 조정할 수 있는 확장 가능한 솔루션을 제공하여 운영 및 시장 우위를 개선할 수 있습니다.
영업 아웃소싱은 BPO 서비스의 예시입니다. 원격 영업 팀을 고용하는 것은 직접 팀을 고용하는 것보다 더 쉽고 효과적이며 경제적인 솔루션입니다. 아웃소싱된 영업 개발 담당자는 모든 규모의 비즈니스에서 리드를 소싱, 검증 및 잠재 고객 발굴, 콜드 콜, 약속 설정, 기타 다양한 SDR 작업을 수행할 수 있습니다.
ClickUp 대시보드에서 영업 활동을 시각화하고 진행 상황을 추적할 수 있는 공유 대시보드를 생성하세요
2. 지식 프로세스 아웃소싱 기업
지식 프로세스 아웃소싱(KPO) 기업은 고급 기술과 전문 지식이 필요한 고가의 지식 기반 서비스를 제공합니다. 이들은 다음과 같은 분야에서 전문성을 갖춘 고도로 교육받고 숙련된 근로자를 고용합니다:
- 시장 조사
- 데이터 분석
- 재무 분석
- 법률 서비스
- 엔지니어링 설계
KPO에 프로젝트 관리를 아웃소싱하면 비즈니스가 정보에 입각한 의사결정을 내리고 경쟁 우위를 확보할 수 있도록 도와주는 전문가를 활용할 수 있습니다. KPO를 이용하면 정규직 직원을 고용하거나 값비싼 기술 및 교육에 투자할 필요가 없습니다.
3. 가상 비서 아웃소싱
가상 비서는 비즈니스를 위한 훌륭한 프로젝트 관리자가 될 수 있습니다. 이들은 기술에 정통하고 디테일 지향적이며 내부 및 외부 팀 모두와 잘 협력할 수 있습니다.
또한 정규직 직원을 고용하는 것보다 비용이 적게 들고 운영에 쉽게 통합할 수 있습니다.
프로젝트가 원활하게 진행될 수 있도록 회의 예약, 이메일 관리, 파일 정리와 같은 관리 작업을 지원할 수 있습니다. 따라서 여러분과 팀이 보다 전략적인 작업에 집중할 수 있는 귀중한 시간을 무료로 확보할 수 있습니다.
성공적인 프로젝트 관리에는 마감일을 지키고 프로젝트가 범위 내에서 진행되도록 하는 후속 조치도 포함되며, VA는 부지런한 커뮤니케이션을 전문으로 합니다. 또한 아웃소싱 회사와 함께 일할 때는 프로젝트 관리자를 일주일 만에 고용하여 훨씬 적은 오버헤드로 프로젝트를 진행할 수 있습니다.
ClickUp의 타임라인 보기는 리소스와 작업을 한눈에 볼 수 있습니다
프로젝트 관리 아웃소싱시 알아야 할 사항
아웃소싱 또는 프로젝트 관리 아웃소싱을 처음 사용하는 경우 이 서비스를 최대한 활용하는 데 도움이 되는 몇 가지 팁이 있습니다:
- 필요 사항과 아웃소싱하려는 작업을 식별하세요: 프로젝트 목표, 팀원, 일정, 예산, 위험 등의 요소를 고려하세요
- 잠재적 서비스 제공자를 조사하고 평가하세요: 귀사와 일치하는 아웃소싱 서비스 제공자를 찾으십시오비즈니스 목표, 예산 및 프로젝트 관리 요구 사항을 고려하세요. 아웃소싱하려는 작업에 대한 성공 실적, 업계 경험 및 전문 지식을 찾습니다
- 프로젝트 범위와 기대치를 정의하세요: 아웃소싱할 팀의 프로젝트 범위를일의 범위 에 타임라인, 결과 및 기대치를 포함하여 작업 범위를 설정하세요. 여러 커뮤니케이션 채널을 통해 프로젝트가 플랜대로 진행되고 있는지 확인합니다
- 명확한 커뮤니케이션 프로토콜을 수립하세요: 아웃소싱 팀과 개방적이고 명확한 커뮤니케이션을 프로모션하여 프로젝트 진행 상황, 과제 및 기회에 대한 정보를 지속적으로 제공하세요
- 항상 프로젝트 진행 상황을 추적하세요: 프로젝트 관리 아웃소싱을 맡겼다고 해서 결과를 기다리기만 하면 되는 것은 아닙니다. 계속 참여하고 필요에 따라 피드백을 제공하세요. 이렇게 하면 프로젝트 진행 상황이 비즈니스 목표와 기대에 부합하는지 확인할 수 있습니다
협업과 커뮤니케이션을 위한 프로젝트 관리 도구 활용하기 ## 프로젝트 관리 도구 활용하기
프로젝트 관리 도구는 내부 및 외부 팀과의 협업과 커뮤니케이션을 그 어느 때보다 쉽게 만들어주는 다양한 기능을 제공합니다.
예를 들어 ClickUp은 모든 사람과 모든 일을 한곳에 모아 프로젝트 관리 프로세스를 간소화하고 내부 팀, 클라이언트, 에이전시 등과의 커뮤니케이션과 협업을 훨씬 더 원활하게 해줍니다.
프로젝트 모니터링
업데이트, 워크플로우 관리, 팀과의 협업을 모두 ClickUp 작업 공간에서 수행하세요
ClickUp이 프로젝트 관리와 외부 팀과의 협업을 개선하는 데 어떻게 도움이 되는지 알아보세요:
- 작업 공간에 게스트를 초대하세요: 간단히게스트를 ClickUp 작업 공간에 초대하세요 에 초대하고 프라이버시 및 권한 설정을 통해 게스트가 액세스할 수 있는 항목을 관리하세요. ClickUp의 이 핵심 기능을 사용하면 민감한 정보와 프로젝트를 보호하기 위해 액세스를 한도로 제한하는 것을 제외하고는 외부 팀도 내부 팀과 마찬가지로 플랫폼에서 여러분과 함께 일할 수 있습니다
- 업데이트 모니터링 및비동기적으로 소통 또는 실시간으로: 작업을 쉽게 할당하고, 진행 상황을 모니터링하고, 실시간으로 업데이트를 받고, 댓글을 통해 작업에서 소통할 수 있습니다,채팅 보기, 그리고 ClickUp의 모든 곳에서
- 문서, 파일 등을 쉽고 안전하게 공유하세요: 개인 또는 공개 링크를 통해 ClickUp 문서, 대시보드, 화이트보드 등을 공유하세요
- 실시간 보고가 가능한 대시보드: 당신의맞춤형 대시보드 를 만들어 모든 작업에 대한 개요를 파악하고, 진행 상황을 모니터링하고, 병목 현상을 보다 효율적으로 관리하세요
- 사용자 지정 템플릿: 1,000개 이상의 사용자 지정 가능한계약자를 위한 템플릿 를 포함한 모든 사용 사례에 액세스하여 모든 유형의 일을 시작하세요프로젝트 관리 템플릿 또한 프로젝트 관리 도구 는 원격 팀과 효과적으로 협업할 수 있는 방법을 제공하여 사용자가 중요한 문서와 업데이트를 원활하고 쉽게 공유할 수 있도록 합니다. 사용자는 누가 업데이트를 확인했는지 추적할 수 있어 서로 다른 위치에 있는 팀원 간의 커뮤니케이션을 간소화할 수 있습니다.
궁극적으로 ClickUp과 같은 올인원 프로젝트 관리 도구를 구현하면 내부 및 외부 팀이 보다 효과적으로 협업하고 소통할 수 있으며, 그 결과 생산성이 향상되고 더 나은 결과를 얻을 수 있습니다.
프로젝트 관리 도구와 아웃소싱을 활용하여 비즈니스 수준을 한 단계 업그레이드하세요
프로젝트 관리 서비스를 아웃소싱하면 일 처리 방식이 달라집니다.
현명한 방법은 다음과 같습니다 시간 절약 더 많은 인력을 고용하는 데 따른 스트레스와 비용 부담 없이 사업을 확장할 수 있습니다. 아웃소싱을 통해 최고의 글로벌 인재를 활용하고 유연성을 높이며 위험을 줄이는 이점도 누릴 수 있습니다.
하지만 여기서 멈추지 않습니다! 프로젝트 관리를 가상 어시스턴트에게 아웃소싱하면 다음과 같은 추가 혜택을 누릴 수 있습니다 비즈니스 생산성 향상 더 크고 복잡한 프로젝트를 수행할 때 유용합니다.
대부분의 사람들은 VA가 데이터 입력과 이메일 작성만 할 수 있다고 생각하지만 훌륭한 프로젝트 관리자로도 활약할 수 있습니다. VA는 프로젝트 또는 비즈니스 요구 사항을 충족하기 위해 맞춤형 지원과 유연성을 제공하고 다양한 도구를 사용하여 모든 프로젝트가 원활하게 진행되도록 합니다.
더 쉽고, 더 빠르고, 더 비용 효율적으로 프로젝트 관리를 할 준비가 되셨나요?
ClickUp은 효율적이고 번거로움 없이 프로젝트를 관리할 수 있는 방법입니다. 모든 프로젝트 관리 방법론을 지원하고 아웃소싱 프로젝트를 쉽게 시작할 수 있는 기능과 도구를 갖추고 있습니다. 또한 Magic의 가상 비서는 상위 3%에 속하는 인재로 다양한 도구와 소프트웨어에 능숙합니다.
다음을 사용하여 외부 프로젝트 관리자로서의 VA를 더욱 쉽게 교육하세요
기성 템플릿
를 사용하여 모든 유형의 일을 시작하세요. 지금 바로 시작하여 프로젝트 관리 아웃소싱의 수준을 높여보세요!
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게스트 작성자:
리는 비즈니스 프로세스 아웃소싱, 영업, 고객 지원, 비즈니스 운영 등 다양한 주제에 대한 인사이트를 제공하고 대화를 촉발하는 이야기를 담아내는 데 전념하는 Magic의 콘텐츠 작가입니다._