ビジネスはプロセスで動いています。雇用手続きからリスク評価、目標設定に至るまで、プロセスやワークフローはバックグラウンドで実行され、確実にオブジェクトを達成します。
効果的なプロセスを導入しているかどうかが、成功の分かれ目となります。つまり、プロセスに任せるだけでなく、ワークフローを作り、開発し、常に改善するという積極的な役割を果たす必要があるのです。
やることのひとつに、ワークフロー分析がある。これは、ワークフローや手順を定期的に見直し、何がうまく機能しているか、どこを改善すべきかを確認することである。
ここでは、ワークフロー分析について深く掘り下げ、この種のレビューのメリットをリストアップします。さらに、ワークフロー分析の様々なタイプを紹介し、ワークフロー分析を実施するためのステップバイステップのアプローチを提供し、あなたの努力の指針となる実例を提供します。✨
ワークフロー分析とは？
ワークフロー分析とは、より効率的にすることを目標に手順を見直すプロセスです。この種の分析は、次のような場合に不可欠です。
.
これは、どのワークフローが非効率であるかを検証し、その洞察を利用してより良い解決策を生み出すことである。例として、自動化できる反復的な手作業を特定したり、チームの帯域幅に基づいて仕事を分割する新しい方法を見つけたりすることができる。
つまり、ワークフロー分析とは、ワークフローの傾向を調べ、プロセスの弱点を発見し、改善のためのヒントを生み出す方法なのです。📝
一般的に、ワークフロー分析プロセスには以下が含まれます：
- 既存のワークフローの文書化
- 弱点エリアまたは障害物の特定
- 自動化に最適なタスクの決定
- 分析結果を取り入れたアクションプランの作成
ワークフロー分析を導入する4つのメリット
ワークフロー分析には、効率性の向上、期待値の明確化、規制遵守の簡素化など、多くのメリットがあります。ワークフロー分析は、ビジネスプロセスの内部作業を合理化するだけでなく、次のようなメリットも生み出します。
を向上させ、大舞台での競争力を高めるポジションを得ることができる。
ワークフロー分析の主なメリットは以下の通りです。
1.異なるチーム間での効率向上
この分析の鍵は以下の目標にある。
し、より効率的にする。以下はその例である。
ワークフローを効率化することで、物事が滞ることなく、目の前の大きな目標に集中することができます。
ClickUpで事前に構築された自動化レシピを使用するか、ニーズに合わせてカスタマイズすることで、チームは最も重要な部分に集中することができます。
プロセスを見直すことは、冗長なタスクを削減し、グループ化されたタスクを適切なチームメンバーに割り当てることでもあります。
を使う。を使用する。
ツールが現れる
チームメンバーの時間を無料にすることで、彼らが他のことに努力できるようにする機会。👩💻
2.ボトルネックを発見し、回避する適応性の向上
適切なワークフロー分析は継続的なプロセスである。つまり、このプロセスは一度だけやることではありません。
その代わり、四半期ごと、あるいは年ごとにワークフロー分析を実施し、やることなすことを再評価する必要がある。プロジェクトの最終ステップに組み込むことで、既存プロジェクトのフィードバックに基づき、将来のプロジェクト成功のための土台作りを始めることができる。
常に手順を見直すことで、市場の変化、カスタマーの満足度や嗜好、従業員の入れ替わりなどに対応できるようになります。また、過去に経験した長所や短所、それらをどのように解決したかを文書化することで、ボトルネックに対処する準備も整う。
3.従業員の幸せは、より効率的なワークフローを意味する
ワークフロー管理と分析は、特に従業員エンゲージメントに関して、より良い仕事環境を構築する。
従業員は、古くて時代遅れのテクノロジーに対処する必要はありません。チームに対して、次のような提案をするよう促しましょう。
.ワークフロー管理ソフトで毎日仕事をしている彼らは、何が改善されるべきかについて洞察するのに適したポジションにいる。
ClickUpの15以上のビューをご覧いただき、ワークフローをお客様のニーズに合わせてカスタマイズしてください。
ワークフローの改善だけでなく、従業員の能力向上にもつながります。従業員は、自分の意見を聞き、尊重されていると感じ、仕事プロセスをより自主的にコントロールできるようになります。🤩
4.コンプライアンスと規制の枠組みがより簡単に
ビジネスにとって
ワークフロー分析ツールは、ヘルスケア企業、政府機関、金融・銀行などの規制遵守をより簡単にします。ワークフロー分析ツールは、誰もが何が必要かを理解し、進捗状況をリアルタイムで把握できるよう、洞察と構造を提供します。
既存のビジネスプロセスを分析することで、より良いコンプライアンス体制を構築することができます。作成
をワークフローの一部として使用することで、必要なすべての規制フレームワークをリストアップし、アカウント追跡のためにタスクにタグを割り当て、迅速な監査レポートのためのステップを作成することができます。
クリックUpドキュメントでは、リッチフォーマットと
を使うことで、仕事を効率化し、組織内のナレッジハブに文書を整理することができます。
ワークフロー分析の主な種類
ワークフロー分析には3つの種類がある。それぞれワークフロープロセスを改善し、効率を高めるという目標を共有しています。💪
つのワークフロー分析を紹介します：
- このタイプのレビューでは、一直線に仕事が進むプロセスに焦点を当てる。この方法は、明確なタスクステップ、明確に定義されたプロセス、明確な従業員責任を持つ組織に最適である。
- クロスファンクショナル* ワークフロー分析
- *:
- このタイプは、部門間および部門内のワークフローを精査することに重点を置いています。異なる部門が関与するプロジェクトのプロセスを評価するのに適しているが、合理化が必要な部門内のプロセスもある。
ワークフロー分析の各タイプは、ビジネスワークフローの改善に利用することができます。あなたの会社やプロジェクトの構造について考え、最適な分析タイプを選択してください。
ニーズがある。
ワークフロー分析の実施方法
ワークフロー管理システムに分析を取り入れる準備はできていますか？効果的なビジネスプロセスを実施し、マップ化するための4つのワークフロー分析ステップをご紹介します。🗺️
1.改善すべき点を理解するためにデータを収集する
最適化を始める前に、何がうまくいっていて、何を改善する必要があるのかについて、イン サイトを収集する必要がある。必要なデータの種類は、最適化するワークフローの種類によって異なる。
定量的なデータ（未完了タスクの番号など）と定性的なデータ（タスクに必要なリソースについてチームメンバーがどう感じているかなど）の両方を評価するようにしてください。
クリックアップでフローチャートを作成するために、ホワイトボード上の任意の形やメディア間の接続を描画します。
データを収集する最善の方法は、次のようなツールを使用して既存のプロセスを確認することです。
に
視覚的なダイアグラムを使用して、業務の追跡と最適化を行うことができます。ステップ・バイ・ステップで、誰がどの業務を担当しているかメモを取ることができます。
と、潜在的な障害物を強調する。⚠️
また、プロジェクトの現場レベルを把握するために、従業員へのインタビューも実施したい。より複雑なプロジェクトの場合は、ワークショップを開き、各従業員がワークフローを説明する。
探したいデータには以下のようなものがある：
- 各チームメンバーの担当タスク番号
- プロジェクトタスクの一般的な時間枠
- タスクを完了するのにかかる時間
- タスクの繰り返し回数
- タスクが完了する、あるいは却下される頻度
ダッシュボードを使用して、すべての仕事を高レベルの概要にまとめることができます。
使用方法
データを表示し、分析するためのものです。会社の目標を達成するために必要なすべてのタスクの概要が表示されます。進行中のタスクと遅れているタスクを素早くビューできます。さらに、ワークフロー分析の概要により、ワークフローをより効率的に適応させることができるように、冗長性を特定します。
2.データを分析して改善点を発見
インサイトを収集したら、次はデータを分析する番だ。主な目標は、うまくいっていないプロセスを最適化することであることを忘れないでほしい。大きな変更を加える場合もあれば、微調整が必要な場合もある。
ClickUpでは、カスタムデータを簡単に分析できます。
機能です。を作成できます。
を使用して、既存のすべてのプロセスの視覚的なロードマップを取得します。こうすることで、ボトルネックを発見し、改善が必要な既存のシステムを文書化することができます。
ClickUpでタスクの優先度を色分け設定し、早急に取り組むべきタスクをチームに知らせる
では、4つのフラグから最も重要なアイテムを選択できます。最も影響が大きく、必要な仕事が少ない変更を最初に優先します。これらは予算に影響を与えることなく大きな変化をもたらす可能性があり、次にあまり重要でない変更に取り組むことができます。🙋🏻♂️
3.発見した変更を実施する
データを確認したら、ワークフローにどのような変更を加える必要があるかについての洞察を得る必要がある。
自動化すれば時間がかからないタスクがわかったかもしれない。他のチームメンバーへの引き継ぎを効率化できる領域が見つかったかもしれません。新しいワークフローが必要だと判断したのかもしれない。
予算内に収めるために必要な場合
タスクに金額を追加してプロジェクトの予算を管理するのは簡単です。
どのようなデータであれ、ワークフローを合理化するためにどのような変更を加えることができるか考えてみてください。
ClickUpのホワイトボード機能のように、ワークフローの変更を視覚化することができます。ワークフローが完成したら、ホワイトボードから直接数秒でタスクを作成し、ドキュメント、説明、ファイルでコンテキストを追加できます。💪
すべてのステークホルダーに変更を知らせる。プロジェクト管理チームから人事部まで、プロセスに関わるすべての人に通知します。変更に関する明確なガイドラインと指示を作成し、今後何が期待されるかを全員が理解できるようにします。
4.ビジネスワークフローを定期的に見直す
ワークフロー分析は、導入して終わりではありません。ワークフローの効率を確保し、物事を円滑に進めるために、定期的にプロセスを見直し、分析する必要があります。
ワークフローのパフォーマンスを見直すスケジュールを設定しましょう。活用
そして
を使い、物事の進捗状況を一貫して監視する。
どのデバイスからでもClickUpで顧客データ、個人タスク、コミュニケーションを管理できます。
A
は、自動化されたワークフローで顧客リレーションシップを管理するためのより良い方法です。既存のプロセスを分析した後、CRMを使用して対応を自動化し、関連するチームメンバーのタスクを生成することができます。📚
ワークフロー分析を行い、ClickUpでプロセスを合理化しましょう。
ワークフロー分析をやることリストに追加することで、ビジネスをサポートし、より効率的なチームを率いることができます。この便利なガイドがあれば、データを収集し、結果を分析し、ワークフローを作成するために必要なすべてが揃います。
をワークフローのレビューから削除してください。
を今すぐお試しください。ダイアグラム、フローチャート、何百ものテンプレートを含むワークフロー機能を活用することで、あなたの仕事をより几帳面にすることができます。それぞれのテンプレートはカスタマイズ可能なので、特定のビジネスニーズに合わせてツールを活用できます。🏙