プロジェクト管理の世界で、リソースカレンダーという言葉に頭を悩ませたことはないだろうか。
今こそ、その謎を解く時です。🕵️♀️
最初は、リソースカレンダーは単なるテンプレートのように思えるかもしれません。結局のところ、あなたはすでに完璧な 効率的なワークフロー お気に入りのプロジェクト管理ツールのおかげですね？
しかし、リソースカレンダーがプロジェクトプランニングを大きく変える理由を少し説明させてください。もし、あなたの目標がチームスケジュールの最適化、効率的なプロジェクト進行の確保などであれば、リソースカレンダーはあなたのプロジェクト計画を大きく変えるかもしれません。 リソース配分 そして、チームやプロジェクトマネージャーをリードし、一流のプロジェクトをオンタイムで遂行するために、この記事を手元に置いておきたい。
このガイドで、あなたは発見するでしょう：
- リソースカレンダーとは何か？
- プロジェクト管理にリソースカレンダーが必要な理由
- リソースカレンダーを使うタイミング
- リソースカレンダーに含めるべき6つの項目
- リソースカレンダーの作り方
では、さっそく使ってみましょう。
リソースカレンダーとは？
リソースカレンダーとは、プロジェクトマネージャーやチームリーダーが、特定の時間内に、利用可能なリソースを表示するツールです。このタイプのプロジェクトカレンダーは、あなたのチームメンバーや設備が、与えられた期間内にどれだけの仕事時間を使えるかを示しています。
例えば、ある作業員が1日8時間働いていて、すでに3時間をプロジェクトAに費やしている場合、プロジェクトBやプロジェクトCのようなタスクを割り当てるために、さらに5時間の時間が必要です。
クリックアップのワークロードビューで、チームの誰が仕事不足か仕事過多かを一目で把握し、リソースの再配分を簡単に処理できます。
同様に、リソースカレンダーも機械が何時間働けるかをアカウントします。これらのプロジェクトカレンダーには、休日、祝日、休憩時間、タスク名、チームメンバーや機械の名前などの詳細もメモできます。
プロジェクト管理では、チームはリソース配分のためにプロジェクトカレンダーを必要とします。このカレンダーを使うことで、深入りすることなく、仕事の割り振りや再配置を可視化することができる。
時間管理
プロジェクトを整理し、タイムラインを計画し、チームの仕事を可視化する柔軟なカレンダーで、全員が同じページを見ることができます。
プロジェクト管理者のためのリソースカレンダーの利点
利用可能なリソースを正確に理解していないと、あなたとチームメンバーがX時間内にやることができるタスクの数を過大評価したり過小評価したりするかもしれません。
自分のリソースカレンダーは、リソースのミクロなビューとマクロなビューの両方を提供することができます。プロジェクトカレンダーとリソースカレンダーを使えば、限られたタイムラインの中でどれだけの仕事をやることができるかを正確に判断することができます。
このセクションの最初の部分が本当だと仮定すると（つまり、あなたは自分のリソースを理解していない）、次のようになるかもしれません：
- 社内のチームメンバー間でコンフリクトが発生する（例えば、人事と営業が同時に特定のチームメンバーにアクセスしたい場合など）。
- 私の仕事を、必要な仕事より少なくスケジュールする。
- 自分がやること以上の仕事に同意してしまう。
しかし、その逆は、プロジェクト管理者にできることを意味する：
- プロジェクトタイムラインを改善し、プロジェクトを正確に把握する。 /参照 https://clickup.com/ja/blog/12236/undefined/ プロジェクトのマイルストーン /%href/
- 予期せぬ休暇や設備の故障などの不測の事態を管理する。
- プロジェクトカレンダーの中で、チームメンバー全員にバランスのとれた作業負荷をかける。
- プロジェクトを成功させるために仕事の質を高める
- プロジェクトチームが目標達成できるように支援する。プロジェクトスケジュール* プロジェクトカレンダーでリソースを割り当て、タスクを効率的に割り当てる。
- チームメンバーの燃え尽き症候群を減らす（人事チームにとって重要）
- どの機械もプレッシャーにさらされないようにする
- プロジェクトカレンダー全体のワークフローの最適化
リソースカレンダーは何に使われるのか？
多くの専門家は、プロジェクトの開始時、理想的にはプロジェクトのプランニング段階にリソースカレンダーを作成することを勧めています。しかし、プロジェクト管理者がやることが不可能な場合や、数ヶ月、数週間前からタスクを割り当てる人であれば、月単位や週単位のリソースカレンダーを作成することもできます。
例えば、あなたの会社が納期をずらした複数のプロジェクトを扱っているとして、利用可能なリソースを適切に配分するために、新しいプロジェクトを担当する前にリソースカレンダーを作成するプランを考えてみましょう。
リソースをプランニングするには、プロジェクトカレンダーにすべてをテーブル上に表示する必要があります。
そのためには、プロジェクトを開始する前に、タスクに必要なスキル、現在のチームの稼働状況、目標を達成できる機械やソフトウェアに基づいて、誰が追加プロジェクトチームの一員になれるかを再確認する必要があるかもしれません。
その上で、プロジェクトカレンダーの作成、マイルストーンの分析、プロジェクトスケジュールの作成など、その他のプロジェクト管理作業も、プランニングのフェーズでプロジェクトマネージャーがやることが理想的です。
しかし、あるインスタンスでは、リソースカレンダーもプロジェクト開始前に作成されます。
例えば、建設会社が住宅ローンを申請し、それが承認されるのを待っている場合、ローンが承認されるまでの間、利用可能な機械、労働力、資金でやることもメモしなければならない。
リソースカレンダーに含めるべき6つの機能
それでは、リソースカレンダーの作成方法と必要な機能についてのステップバイステップガイドを共有する前に、細かいディテールに入り込み、リソースカレンダーに何が含まれるべきかを探っていきましょう。
1.チームメンバーの名前と役割
すべてのリソースカレンダーには、主要なチームメンバーの名前と役割を記載する必要があります。さらに一歩進んで、より効率的なプロジェクトカレンダーのために、チームメンバーの仕事用の電話や電子メールのアドレスなど、他の詳細まで記載することを好む企業もあります。
チームのコミュニケーションを改善し、安全な環境を提供するテンプレートで、さまざまなコミュニケーション方法をサポートし、仕事アイテムの種類を明確にします。
チームメンバーの名前と仕事時間さえわかれば、あとは基本的なことをやるだけです。チーム・コミュニケーション・ドキュメントを作成するか、以下のようなシンプルなテンプレートを使ってください。 ClickUp チームコミュニケーションとミーティングのマトリックステンプレート .
また、チーム名と役割を書き出す際には、チームリーダーの名前をテンプレートに追加することを忘れないでください。リソースマネージャーがあちこちにスケジュールをシフトする必要がある場合に、プロジェクトカレンダーのどのタスクについてどのチームリーダーに話せばいいかがわかるようになります。
2.勤務時間、シフト、休日など、私の仕事の空き状況
これは、リソースカレンダーの最も重要な部分です - 勤務時間、シフト、休日、祝祭日などを追跡します。従業員の1日の稼働状況をメモすることもできますし、週間カレンダーを作成している場合は、1週間の稼働状況（など）をメモすることもできます。
ClickUp従業員スケジュールテンプレートを使って、従業員のシフトをプランし、人件費を計算しましょう。
例えば、1日の空き時間を使えば、メンバーAが1日のうち何時間空いているかがわかります。同様に、週単位の空き時間を使えば、チームメンバーBが週に何日空いているかがわかります。
ここで使用するもう一つの素晴らしいリソースは
/参照 https://clickup.com/templates/employee-schedule-t-900200017485 ClickUp 従業員スケジュールテンプレート /%href/
.これにより、各チームメンバーの勤務時間や稼働状況を簡単に記録することができ、リソースの管理やプロジェクト全体のステータスを把握することができます。
また、チームメンバー一人ひとりの時間を追跡するだけでなく、以下のようなものを作成することをお勧めします。 *スタッフ・スケジューリング ブレーンストーミングセッション、クライアントからのフィードバックへの対応、プロジェクトの詳細の理解、効果的な仕事のために必要な）チーム全体の時間をアカウントするのに役立つ*イベント。
3.プロジェクトに必要な機器またはソフトウェア
機器、特定のソフトウェア、原材料などのようなリソースも、プロジェクトを実施する上で重要な側面である。
例えば、家具製造のタスクを引き受けたとして、クライアントに約束した家具を作るための釘が足りない場合、プロジェクト開始前に購入できるよう、リソースカレンダーにそれをアカウントしておく必要がある。
余談：他にも一見取るに足らないタスクがある。商品のパッケージを選んだり、商品説明を書いたり、あるいは
/あるいは https://termly.io/products/privacy-policy-generator/。 プライバシーポリシーの作成 /%href/
を作成する。プロジェクトを完了しようとするとき、これらの作業は全体から見れば重要かもしれないが、タスク自体には直接関係しないため、通常はアカウントに計上されない。
というわけで、リソースカレンダーにこれらのタスクをすべて書き込むよう、ここで見出しをつけよう！細かいことは重要で、プロジェクトカレンダーに適切な文書がないと、簡単に抜け落ちてしまいます。
4.新しいタスクのキャパシティ
洗練されたソフトウェア（たとえば
/を使用している場合 https://clickup.com/ ClickUp /%href/
)を使ってリソースカレンダーを作成すれば、新しいプロジェクトを引き受けるために必要な時間、空き時間、チームメンバー、リソースを知ることができるのが理想的だ。
それでもペンと紙で行き詰まったら、パズルを解くような能力を使って、新しいタスクに最適なキャパシティを見つけよう。このアプローチにうんざりしていても、私たちはあなたを責めたりしません。ClickUpは、あなたのために力仕事をすることです。
5.スキルまたは専門分野
多くの企業は、チームメンバーのスキルや専門知識を名前と役割のすぐ横に書くことを好みます。これは主に、新しいプロジェクトが来たときに、チームメンバーを適切なタスクに適切なスキルとマッチさせることができるためです。
例えば、あなたがデジタル・マーケティング・エージェンシーで、不動産ブローカーの新しいウェブサイト・リデザインのプロジェクトを受注したとします。今、チームにはそのタスクを引き受けるコンテンツライターがたくさんいるかもしれない。
しかし、どのライターがどのようなコンテンツに特化しているかを知っていれば、不動産に詳しいライターをこのプロジェクトにマッチさせることができるでしょう。
6.リソースコスト
リソースコストは、リソースカレンダーに追加しておくと、プロジェクトにかかったリソースの数を考慮して、プロジェクトにいくら支払うことになるのかを知ることができるからだ。
上記の例と同じように、チーム内に2人の不動産ライターがいて、1人が1時間40ドル、もう1人が50ドルだとしたら、どちらのライターをプロジェクトに参加させるか判断しなければならないかもしれない。
この後、詳細を追加することもできます。例えば、チームメンバーがどの給与処理ソフトを好むか、支払い条件はどうなっているか、仕事をする時間帯やタイムゾーンはどこか、などです。
リソースカレンダーの作成方法（リソースカレンダーソフトを使用）
それでは、あなただけのリソースカレンダーの作成を始めましょう！
1.リソースの詳細を集める
効果的なリソースカレンダーを作るには、まず、あなたが持っているすべてのリソースを数えることから始めましょう。例：以下のように書き留めてください：
- 私のチームメンバーは月に何時間仕事をするのか？
- このプロジェクトを完了するために必要な機械と、使用可能な機械はどれか（そして何日／何時間使用可能か）。
- 機材が必要な場合、その要件と手持ちの機材の比較は？
- その他のリソースの有無と、それを必要とする時間は？
2.ClickUpに登録する
次へ ClickUpに登録する を導入している。
ClickUpの有料バージョンを購入することにまだ抵抗がある場合は、無料バージョンでも進めることができます。
追伸：また エクセルスプレッドシート やGoogle カレンダー、Google スプレッドシートで、全員の作業負荷の概要を把握することができます。
3.リソーススケジュールとプランのテンプレートを使う
ClickUpのワークロードビューを使って、遅れている人は誰ですか?
個々のチームメンバーやリソースの作業量を追跡したい場合は、俯瞰ビューを取得するために、[表示] > [ワークロードビュー]をクリックします。
5.チームビューでのドラッグ＆ドロップによる作業負荷の管理
リストに残っているタスクは以下のとおりです。
/です。 https://help.clickup.com/hc/en-us/articles/6310374956439-Resource-Management リソースの管理 /リソースを管理することである。
ワークフローに影響を与えないようにリソースを管理し、納品までの時間を短縮する。
/リソースを管理する。 /ブログ?p=142946 チームの士気を保つ。 /%href/
を過去最高にした。
チームメンバー全員の利用可能時間を視覚的に要約したら、タイムラインをずらしたり、それに応じて別のタスクを追加したりして、すべてが順風満帆に進むようにすることができる。
これをやるためには、「ビュー」から「チーム」を選択する必要がある。
チーム全体の作業量をビューして、調整したり、新しい仕事を割り当てたり、他のメンバーにリソースを割り当てたりできます。
円滑なプロジェクト遂行のためのリソースカレンダー
現実を直視しましょう。リソースは予測不可能です。重要なチームメンバーが1週間病欠するかもしれない。あるいはシステムの不具合で仕事が急停止することもある。
実際、このようなシナリオは、プロジェクト管理者にとって最悪の悪夢のように思えるかもしれません（そして、それは当然のことです）。しかし、リソースカレンダーの力は、このような課題を素早く変えることができるのです。リソースカレンダーは、リソースの利用可能性と割り当ての明確なビューを私たちに与え、円滑なプロジェクト遂行を促進します。
それは、私たちを嵐の中を導き、逆境に直面しても迅速な切り返しを可能にする道標の役割を果たす。 過剰な割り当てを避け、効率的なタスク割り当てを支援し、より現実的なプロジェクトスケジューリングに貢献します。
これほど素晴らしいことはない。
そして、リソースカレンダーは単なる静的な文書ではなく、プロジェクトとともに進化する動的なツールであることを忘れないでください。さあ、今すぐリソースカレンダーの作成に取り掛かりましょう。共有リソースのコントロールと可視性が強化されることで、あなたのプロジェクトに貢献することがすぐにわかるでしょう。
/参照
https://clickup.com/templates/resource-planning-t-200533044?utm_campaign=blog_cta&utm_medium=new_cta&utm_source=Blog&utm_content=resource_planning_template&utm\_term=
/%href/
ゲスト・ライター:*
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/06/Juwaria-Merchant-Bio-Image.jpeg ジュワリア・マーチャント・バイオイメージ /(%img/)（英語 _ジュワリア・マーチャント SaaS、マーケティング、健康/ウェルネスのフィールドを専門とするフリーライター。3年以上の経験を生かし、ブランドがビジネスに付加価値を与えるコンテンツを構築する手助けをしている。無料時間には、お気に入りの本を読んだり、オンラインで最新のトレンドを研究している。