プロジェクト・コミュニケーション・プランの作成方法（例＆テンプレート）

プロジェクトマネージャーとして、チームを率い、期限を管理し、予算を注意深く見守るのがあなたの仕事です。良いニュースは 効果的なチームコミュニケーション は、あなたの仕事をずっと楽にし、より良い仕事を生み出すことができる。

しかし、仕事上の誤解のほとんどは、コミュニケーションがうまくいっていないために起こります。どこかで、どういうわけか、ワイヤーが交差し、チームがボールを落としやすくなるのだ。

プロジェクト管理者にとって、主要プロジェクトの開始時にプロジェクトコミュニケーションプランを文書化することが非常に重要なのはそのためだ。余計なステップのように聞こえるかもしれないが、混乱を避け、チームの結束力を高め、仕事の質を向上させるためには、この戦略は必須なのだ。

効果的なコミュニケーションプランをまとめたことがなくても、心配はいりません。このガイドで、プロジェクト・コミュニケーション・プランとは何か、なぜ重要なのか、どのように作成すればいいのかを学んでください。

プロジェクトコミュニケーションプランのテンプレートや例もご紹介しますので、コミュニケーション戦略のスピードアップにお役立てください。

参照

プロジェクト・コミュニケーション・プランとは何か？

プロジェクト・コミュニケーション・プランとは、次のようなことを説明する文書である。

を説明する文書である。

は互いに情報を共有する。プロジェクトの旅のGPSだと考えてください。

これは、適切な情報が適切な人に適切なタイミングで届くようにするための青写真として機能する戦略文書であり、すべての人に情報を提供し、足並みをそろえ、参加してもらうためのものです。

構造化されたコミュニケーションプランは、効果的なコラボレーションを可能にし、ステークホルダーがタイムリーな意思決定を行い、問題を迅速に解決し、透明性を維持するのに役立ちます。このようなプランがなければ、プロジェクトは混乱、遅延、期待のズレに悩まされることになる。

コミュニケーションというと常識のように聞こえるかもしれないが、正直なところそうではない。そうではありません。

誰もコミュニケーションの取り方を教えてはくれないし、文書で物事を明文化することで、チームは予防可能な愚かなミスを避けることができる。

例：チームメンバーの一人が、次のような文章を好むとします。 メッセージをSlackで送信したい場合 が、もう一方が電子メールを矢継ぎ早に送っている場合、どちらかがもう一方の重要な最新情報を見逃してしまう可能性が高い。一緒に仕事をする前にプロジェクトのコミュニケーションプランを作成することで、全員が同じページに立ち、今後どのようにコラボレーションしていくかについて合意した規範を作ることができる。

効果的なプロジェクトコミュニケーションプランのメリット

確かに、仕事の質やタイムラインは重要ですが、プロジェクトの成功は多くの場合、良好なコミュニケーションにかかっています。一方、コミュニケーション不足は、手戻りやフラストレーション、予算の破綻につながります。

やることなすこと、楽しくなさそうですよね？

プロジェクトコミュニケーションプランは、チームがよくあるコミュニケーションの問題を回避するのに役立ちますが、それ以上のことを達成するのにも役立ちます。

ワークフローとタイムラインの合理化

コミュニケーションプランが明確な指示と期待を与えることで、全員がやることを把握できます。これにより、ワークフローが効率化され、プロジェクトが予定通りに進むようになります。

チームコラボレーションを強化する

コラボレーション検出機能により、ClickUpホワイトボードでチームが同時に仕事と編集を行うことができます。

/参照 /ブログ?p=51822 より良いチームワークを促進 /%href/

クリアされた役割と責任を全員に明確に理解させることで、チームワークが向上します。また、プロジェクトの進捗や変更についてチームに常に情報を提供することで、エンゲージメントを高めます。

コミュニケーションのミスをなくす

コミュニケーションミスは、一見シンプルなプロジェクトをシェイクスピアのドラマに変えてしまう可能性がある。しかし、しっかりとしたプロジェクトコミュニケーションプランがあれば、誤解や混乱を大幅に減らすことができ、プロジェクトの遅延やエラーでチームが立ち行かなくなるのを防ぐことができます。

すべての会話をタスク内で直接まとめて、コメントを割り当てることで、考えを簡単にアクションアイテムに変えることができます。

信頼を築く

コミュニケーションは信頼の基礎である。 プロジェクトの透明性 とオープンなコミュニケーションは、全員がチームの一員であると感じさせます。そしてチームがお互いを信頼し合えば、健全なコミュニケーションはより自然に生まれる。

対立を最小限に抑える

プロジェクト管理者であれば、プロジェクトがいかにストレスの多いものであるかをご存知でしょう。コミュニケーションプランには、コンフリクト解決のためのフレームワークが組み込まれているため、プロジェクト中に発生した問題を解決するためのプレイブックがあります。

リスクを管理する

法的責任や金銭的責任は常に懸念事項です。結局のところ、誰も法務部から手紙を受け取りたいとは思わない。幸いなことに、コミュニケーション・プランはリスク管理と手を携えて、潜在的な問題を特定し、早急に解決することができる。

ClickUpのリストビューでタスクの依存関係をビューするのは簡単です。

最終的に、プロジェクトのコミュニケーションプランは、プロジェクトを成功させるために必要不可欠なものです。全員が同じ方向に進むためには、コミュニケーションプランによって全員の足並みを揃え、同じプロジェクト目標に向かって仕事を進めるようにします。

効果的なプロジェクトコミュニケーションプランの構成要素

実際にコミュニケーションプランの作成に取りかかる前に、プランに盛り込むべき内容をすべて把握しておこう。ここでは、プロジェクト・コミュニケーション・プランに含めるべき重要な構成要素を紹介する：

• プロジェクトの概要： プロジェクトのオブジェクト、コミュニケーションの範囲、プロジェクトのサポート方法。
• ステークホルダーの特定： 主要なステークホルダー（プロジェクトチーム、スポンサー、クライアント、ベンダ ーなど）のリストと、彼らのコミュニケーションのニーズと好み。
• コミュニケーション・プランが達成しようとすること。
• 役割と責任: プロダクトオーナー、プロジェクト管理者、利害関係者など、さまざまな活動や責任の所有者を特定する。
• コミュニケーション方法とチャネル：ミーティング、電子メール、プレゼンテーションなど、さまざまなタイプのコミュニケーションに使用するチャネル。
• コミュニケーション頻度： 各タイプのコミュニケーション頻度、すなわち毎週、隔週、毎日など。
• メッセージのコンテンツ：各コミュニケーションが含むべき内容の概要
• エスカレーション手順：* コミュニケーションの断絶やプロジェクトの問題に対処する方法、具体的な問 題の連絡先、解決のための時間枠
• フィードバックの仕組み：どのようにフィードバックを収集し、検討し、対応するか。
• コミュニケーションスケジュール：* 主要なコミュニケーションイベントとマイルストーン、その成果物、期限
• コミュニケーションプランの有効性をどのように追跡し、必要な変更を行うか。
• 承認プロセス：* プランとその変更または更新を承認する人の名前
• 文書リポジトリ：すべてのコミュニケーション関連文書が簡単にアクセスできるように保存される場所（Googleドライブ、ClickUpドキュメントなど）

プロジェクトコミュニケーションプランの作成方法

プロジェクト管理コミュニケーションプランの作成は初めてですか？心配はいりません。このステップバイステップのガイドに従って、あなたのチームのためのしっかりとしたプロジェクトコミュニケーションプランを作成してください。

最初に一般的なコミュニケーション戦略を決める

まず最初に、プロジェクトコミュニケーションプランの一般的なアプローチを決めましょう。以下について決めましょう：

• 以下について決定する。コミュニケーション戦略 それともチームは正式なステータス報告を期待しているのだろうか？

プロジェクト管理者であるあなたには、コミュニケーションプランの最終決定権があります。プロジェクトマネジャーは キックオフミーティング ミーティング中に コミュニケーション目標を設定する。 を設定し、チームからのフィードバックを集める。例えば、毎週月曜日の朝にプロジェクトチームとミーティングを行い、その週のタスクを確認し、さらに金曜日のフォローアップで進捗を確認するという目標を設定するとよい。

同期と非同期のコミュニケーションチャンネルをプランする

ClickUpのコミュニケーションオプションは豊富です：チャットビューでその場で話したり、ドキュメントビューにコメントを残したり、チームメンバーに特定のタスクをタグ付けしたり。

次に、このプロジェクトで使用するコミュニケーションのフォームを決めます。一般的には、同期的なコミュニケーション（チャットのようにリアルタイムで行われる）と、チームメンバーとのコミュニケーションを考慮したプランが必要です。 非同期コミュニケーション .最も一般的な選択肢には、以下のようなものがある：

• 対面ミーティング* : 対面ミーティングはかなり簡単ですが、ミーティングの時間を見つけるにはソフトウェアが必要です。以下のようなオプションを使用する。Googleワークスペース を使えば、全員がミーティングできる時間をすぐに見つけることができる。
• バーチャルミーティング: ズーム は私たちの#COVIDdaysから明らかにここの主力だが /をご覧ください。 https://clickup.com/integrations/microsoft-teams マイクロソフトチーム /%href/ もビデオチャットには最適です。
• 電話* :*全員の携帯電話番号を共有する必要はない。以下のようなツールを使おう。 /を使う。 https://clickup.com/integrations/ring-central RingCentral /%href/ のようなツールを使って、個人のスマートフォンから使える仕事用の番号を全員に割り当てる。
• チャット。 /を利用する。 https://clickup.com/integrations/slack Slack /を使うことができる。 やGoogleワークスペース、Pumble、Troop Messengerはチーム間の同期チャットに最適です。
• 電子メール: これはあなたがどんな組織で仕事をしているかに依存する。Google派ならGoogleワークスペース。Microsoftを全面的に支持するのであれば、Microsoft Teamsをどうぞ。

しかし、これは氷山の一角に過ぎない。あなたには、しっかりとした ワークフローツール タスク、プロジェクト、チャット、ミーティングのメモを一か所にまとめて記録できる。

自慢するわけではありませんが、ClickUpはそのすべてをやること、そしてそれ以上のことをやることができます。

/参照 https://clickup.com/teams/project-management ClickUpのプロジェクト管理ソフトウェア /%href/

は、プロジェクトの進捗を追跡するための直感的なダッシュボードに加え、時間を節約するプロジェクトテンプレート、他のアプリとの1,000以上の統合、その他多くの機能を提供します。

チーム間コラボレーションのサポート

チームが緊密であればあるほど、次のことが必要です。 他のチームと協力する。 社内外の他のチームと協力する。プロジェクトのスコープが大きい場合、次のようなことが考えられます。 クロスファンクショナル・チームと仕事をすることになるだろう。 IT、アカウント、マーケティングなどを含む部門横断的なチームと仕事をしている。

ClickUpのTIML(Tasks in Multiple Lists)機能により、開発者は組織内の他のチームとタスクを接続することができる。

プロジェクトのコミュニケーション・プランには、チーム同士や他部署とのやり取りを明確にする必要があります。例えば、あなたのチームの規範はZoomコールでコミュニケーションすることかもしれませんが、アカウント担当者は文書でしか受け付けないかもしれません。

だからこそ、コミュニケーションプランの作成プロセスの早い段階で、すべてのステークホルダーと関わることが重要なのです。協働するすべてのチームのニュアンスや、本当のことを言えば「奇妙な癖」を理解すれば、コミュニケーションプランにそれをアカウントすることができる。

その結果は？チームがまとまり、ボトルネックが減る。

重要業績評価指標（KPI）の割り当て

他のプランと同様に、プロジェクトコミュニケーションプランにも以下が含まれる必要があります。 成功を測定するためのメトリクスとKPI .メトリクスは、あなたのコミュニケーションプランが実際にうまくいっているかどうかを確かめる唯一の方法です。

ClickUpの目標機能を使って、関連する複数のKPIをフォルダにまとめて進捗を追跡し、進捗率を可視化することができます。

プランを確定する前に、チームのコミュニケーション状況を評価するための定量メトリクスを選びましょう。以下のようなメトリクスが考えられます：

• 平均応答時間
• モバイル利用評価
• 従業員のエンゲージメント評価
• 開封率
• レシートの読み取り

もっと大きな仕事があるように思われるかもしれませんが、コミュニケーションプランのKPIを時々チェックすることで、チームの仕事ぶりがよくわかります。プロジェクト・コミュニケーションがうまくいっているのか、それとも失敗しているのかを白黒はっきりさせる最善の方法です。

💡 プロからのアドバイス：* 以下の方法を学んでください。 KPIダッシュボードを作成する

プロジェクトコミュニケーションプラン例

プロジェクト・コミュニケーション・プランの素晴らしいところは、チームのためにプランを書くのに正解も間違いもないということです。それでも、例を見てインスピレーションを得ることができれば、プランを書きやすくなることは確かです。

そこで、ClickUp Brainにプロジェクト・コミュニケーション・プランの例を2つ提供してもらいました。それがこちらです！

プロジェクトコミュニケーションプラン例アプリ開発プロジェクト

| QAリード｜QAチーム｜バグトリアージミーティング｜週2回｜バグフィックスの優先順位付けと割り当て

| テスター、選択ユーザー｜テストフィードバックアンケート｜隔週｜ゲームのユーザビリティに関するフィードバック収集

| ITサポート｜クライアント｜サポートチケットシステム｜必要に応じて｜技術的な問題に対処し、解決する｜｜。

| マーケティングチーム｜クライアント｜進捗電子メール｜隔週｜鍵となる開発とタイムラインについて知らせる。

| プロジェクトマネージャー｜ステークホルダー、チームリーダー｜採用レビューミーティング｜四半期｜ゲームの採用を評価し、改善点を話し合う

| ITサポート｜クライアント｜テクニカルサポートコール｜必要に応じて｜技術的な問題をプロンプトで解決する。

以下は、ある組織のCRM立ち上げと採用プロジェクトのためのシンプルなプロジェクトコミュニケーションプランの別の例です。

コミュニケーションプラン例：CRM導入プロジェクト

プロジェクト管理コミュニケーションプランのテンプレート

プロジェクトプランの第一歩として、プロジェクトコミュニケーションプランのテンプレートをいくつかご紹介します。 ClickUpのプロジェクトコミュニケーションプランテンプレート には、以下の有用なセクションがあります：

• プロジェクト目標
• マイルストーン
• プロジェクトのステータス
• 成果物の管理
• ミーティングのスケジュール
• 通知設定

1.ClickUp コミュニケーションプラン テンプレート

ClickUpの豊富なフォーマットツールを使って、プランのビジュアルを作成し、情報をすばやく整理しましょう。

ClickUpの無料穴埋め式テンプレートをご利用ください。

/参照 https://clickup.com/templates/communication-plan-kkmvq-4000840 コミュニケーションプランのテンプレート /%href/

を使えば、プロジェクトのコミュニケーションプランが一気に完成します。企業階層を簡単にドロップインし、プロジェクト・コミュニケーション・プランを実施できます。 PEST分析 とSWOT分析、そしてチームのツールをリストアップした、クリックするだけで使えるテンプレートです。チームからのフィードバックを収集し、コミュニケーション・プランを長期的に改善するための評価セクションも含まれています。

クリックアップは、チームのコミュニケーション・チャンネルや目標などに合わせて自由にテンプレートを変更することができます。プロジェクト管理コミュニケーションプランに集中できるよう、フォーマットをスピードアップするための無料ツールとお考えください。

2.ClickUpコミュニケーションマトリクスレポートテンプレート

タスクを管理する プロジェクトのステータスをモニターする 期日を割り当てる

プロジェクトの

/参照 https://clickup.com/templates/product-launch-checklist-t-176181385 ClickUpプロダクトローンチチェックリストプランテンプレート /%href/

は、完璧なコミュニケーション・プランニングを保証するために作成されており、決してステップを見逃すことはありません。プロダクトローンチの複雑なプロセスを考えると、常にモニタリングすることが重要です。

チームが非同期で動いていて、常にリアルタイムでコラボレーションしているわけではない場合、重要なタスクを1つの場所に集約したこのチェックリストがあれば、チームメンバー全員の曖昧さをなくすことができます。

プロジェクト管理コミュニケーションプランのベストプラクティス

プロジェクトコミュニケーションプランを作成したら、プランを最も効率的に実行するためのヒントをいくつか覚えておきましょう。

一貫性と透明性を保つ

信頼と透明性を維持するために、合意したコミュニケーションスケジュールを守る。成功と課題の両方を共有し、信頼と積極的な問題解決を促進する。

一方的なコミュニケーションではなく、双方向的なコミュニケーションを心がける。利害関係者が懸念や提案を述べるよう促し、そのフィードバックにプロンプトで対応する。

コミュニケーションの断絶や誤解をプロンプトで解決し、エスカレートを防ぐ。

重要なことに集中する

特にタイムラインやプレッシャーのかかる局面では、重要な情報を最初に伝えることに注力する。ダッシュボード、チャート、インフォグラフィックを使い、複雑な情報を迅速かつ効果的に伝える。不必要な混乱を避けるため、ミーティングは参加者に焦点を当て、簡潔に、適切な内容にする。

プロジェクト関係者の士気を高め、モチベーションを維持するために、成果やマイルストーンを評価する。

💡* プロヒント: クリックアップダッシュボード プロジェクトに不可欠なメトリクスを伝え、全員が同じページを見られるようにします。

プロセスの標準化

コミュニケーションプランの実行を始めるにあたり、標準化されたプロセスやSOPの設定に時間をかけるようにしましょう。そうすることで、一貫性が生まれ、混乱が減り、コミュニケーションがより効率的になります。

標準化されたテンプレート、ツール、プロセスを使用することで、アップデートの下書きやレポート作成などの反復タスクに費やす時間を削減することができる。主要なコミュニケーションや決定事項はすべて記録し、明確な監査証跡を残す。コラボレーティブなツールや環境を使用し、全員の参加と連携を保つ。

標準化されたプロセスにより、プロジェクト間でのコミュニケーションプランの複製や、大規模チームへの適応が容易になります。クリアされた標準は、ミスコミュニケーションのリスクを軽減し、新人の迅速な参加を助けます。

柔軟性を保つ

プロジェクトの進展、ステークホルダーからのフィードバック、予期せぬ課題などに基づいて、柔軟にプランを調整しましょう。

コミュニケーションKPIを定期的に見直し、ギャップを特定し、プロセスを改善する。プロジェクト終了時には、コミュニケーションプロセスを見直し、得られた教訓を特定し、今後のプランを改善する。

プロジェクトコミュニケーションプランの活用で誰が得をするのか？

1. 政府機関： 政府機関は、複数のプロジェクト管理をタスクとすることが多く、プロジェクト関係者全員が同じページにいることを確認する必要があります。プロジェクト・コミュニケーション・プランによって、機関は努力を調整し、すべての利害関係者が同じ情報にアクセスできるようにすることができます。
   
   • /参照 https://clickup.com/templates/communication-plan/creative-agency クリエイティブ・エージェンシー /%href/
   • /クリエイティブ・エージェンシー https://clickup.com/templates/communication-plan/ad-agency 広告代理店 /%href/
   • /広告代理店 https://clickup.com/templates/communication-plan/digital-marketing-agency デジタルマーケティング代理店 /%href/
   • SEOエージェンシー
     2. Departments: どんなサイズの部署でも、プロジェクトコミュニケーションプランがあることで恩恵を受けることができる。これにより、チームメンバーは最新の変更情報を常に把握し、必要な関連情報を時間通りに受け取ることができる。
   • 人事部
     • IT部門
       • イベント
         • /イベント https://clickup.com/templates/communication-plan/pr PR /%href/
   • /参照 https://clickup.com/templates/communication-plan/marketing マーケティング /%href/
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チームコミュニケーションはプロジェクト管理の成功に直接影響します。部署内の仕事でも、リモートワークのチームでも、部門を超えたチームでも、しっかりとしたコミュニケーションは必須です。

電子メールを送る前に、まずプロジェクトコミュニケーションプランを作成し、チームの意思統一を図りましょう。幸い、何時間もかけて完璧なコミュニケーションプランを作る必要はない。

ClickUpは、コミュニケーションプラン、タスク、チャット、チームを一つの直感的なプラットフォームに統合します。忙しいチームのために作られたプラットフォームで、時間を節約し、ワークフローをスピードアップし、チームコミュニケーションを効率化しましょう。

ぜひお試しください：

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無料。