この10年の初めに
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https://www.bls.gov/opub/mlr/2021/article/the-us-productivity-slowdown-the-economy-wide-and-industry-level-analysis.htm
米国労働統計局の調べでは
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によると、労働生産性の鈍化による米国の非農業ビジネス部門の生産高の累積損失は、なんと1090万ドルに上った。
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https://www.mckinsey.com/mgi/overview/in-the-news/turning-around-the-productivity-slowdown
マッキンゼー
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この生産性の伸びは "よくて貧弱 "である。
それから数年後、シナリオは変わった。ここ数十年で初めてである、
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https://www.reuters.com/markets/us/us-productivity-rises-fastest-pace-three-years-third-quarter-2023-11-02/
生産性が伸びている。
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リモートワーク、コラボレーション、人工知能、プロジェクト管理など、最新のツールを活用してニーズに対応する方法を組織が見出しているためだ。
このような最近の現象を維持・発展させるには、戦略的な仕事管理のアプローチが必要だ。このブログでは、実績のあるプロジェクト管理戦略と最先端のデジタルツールを活用し、ビジネスの成果を高める方法をご紹介します。
プロジェクト管理戦略とは？
プロジェクト管理戦略とは、ビジネスプロジェクトを遂行するための目標、アプローチ、プロセス、ベストプラクティス、ツールの集合体です。優れたプロジェクト管理戦略の特徴は以下の通りです：
大局的思考：大局的思考*：全体像、目標、ビジョンを概説する。
長期的ビュー：長期的視野*：3～5年以上のプロジェクトをビューする。
* Org-wide applicability：通常、プロジェクト管理戦略は、効率性を高めるために組織や部門レベルで設定される。
* アライメント：組織の目標やプロセスと整合している。
* 一貫性：基盤として、これらの戦略が短期的に変更される可能性は低い。
プロジェクト戦略とプロジェクト管理戦略の比較
プロジェクト戦略は、プロジェクトチームがどのように仕事を実行するかを記述するものである。プロジェクトレベルにリミットされ、何を、なぜ、どのようにやるべきかを概説する。プロジェクト管理者/リーダーは、スポンサーからのインプットやフィードバックを受けながら、それを決定し、最終決定する。
例えば、プロジェクト戦略には、各フェーズにどれだけのバッファ時間を追加するか、あるいは、プロジェクトの過程でスコープクリープが発生した場合にどのように対応するかなどが含まれる。
プロジェクト管理戦略とは、組織全体がプロジェクトを管理する方法である。これは、多くの場合、組織レベルで適用され、シニアリーダーシップによって設計され、プロジェクト管理プロセスやツールに多大な投資が行われる。
プロジェクト管理戦略では、以下のいずれかを選択するかどうかが意思決定の中心となる。
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https://clickup.com/ja/blog/1964/undefined/
無料プロジェクト管理ソフトウェア
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モニタリングシステムの設定、レビューの設定など。
小さなプロジェクトを管理するにしても、巨大なプロジェクトを管理するにしても、効果的なプロジェクト管理戦略は大きな違いを生む。その方法を見てみよう。
効果的なプロジェクト管理の重要性
アジャイルソフトウェア開発では、「自己管理チーム」の必要性が強調される。
熟練したチームメンバーを雇い、彼らに意思決定する権限を与えたのに、なぜプロジェクト管理が必要なのか」と尋ねるかもしれない_#。
ここでは、効果的なプロジェクト管理がどのようにあらゆるビジネスの根幹をサポートしているかを説明する。
チェンジマネジメント
ビジネスには変化が必要だ。市場は進化する。カスタマは新しい製品やサービスを求める。ビジネス開始時に選択したプロジェクト管理手法は、もはや適切ではないかもしれない。それが足かせになっている可能性さえある。
効果的なプロジェクト管理ツールは、過去を追跡し、未来を予測するのに役立ちます。
タスク管理＊＊＊。
プロジェクトには、完了しなければならない数十から数千のタスクが含まれることがある。さらに重要なことは、これらのタスクは相互に関連しており、1つのタスクの完了が次のタスクに影響を与え、さらに次のタスクに影響を与えるということです。
適切なプロジェクト管理戦略によって、細かな作業の漏れを防ぐことができる。
ピープルマネジメント
社員、カスタム、共有リソース、シニア、エントリー、ミッドマネージャー、コンサルタント、スポンサー、監査役、顧客など、プロジェクトにはさまざまな人が関わっている。
効果的なプロジェクト管理は、すべての人が互いに対立することなく、それぞれの役割に貢献できるようにする。
それでもまだ納得できないという人のために、戦略的プロジェクト管理の日常的なメリットを紹介しよう。
戦略的プロジェクト管理の鍵
方向性：優れたプロジェクトマネージャーは、チーム全員に方向性を与える。チームメンバー一人ひとりを正しい道筋に沿って共通の目標に向かわせる。
コントロール：効果的に管理されているプロジェクトは、納期や予算が守られやすい。プロジェクト管理はムダを省き、成果を向上させる。
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https://clickup.com/ja/blog/70478/undefined/
リソースの活用
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.
敏捷性：プロジェクト管理者がプロジェクトのあらゆる側面を可視化できれば、リスクを予見し、より適切に対応することができる。それは、チームが進化する状況に適応する力を与える。
従業員の満足度：効果的なプロジェクト管理はチームに明瞭さを与えます。私の仕事がどのように組織に貢献しているのかがわかる。これにより混乱が避けられ、従業員の経験も向上する。
ステークホルダーの満足度：プロジェクト管理がうまくいけば、予測可能性が生まれます。プロジェクト管理者は、自信を持ってステークホルダーとコミュニケーションをとることができます。
これらすべてを達成するには、強固なプロジェクト管理戦略が必要です。それがこれです。
プロジェクト管理の必須戦略をご紹介します。
すべての組織はユニークです。以下の戦略は大まかなガイドラインとし、ニーズに合わせてカスタム化してください。より大きな成功と成果の向上のために、以下を活用しよう。
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https://clickup.com/teams/project-management
プロジェクト管理チームのためのClickUp
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で、これらの戦略を実行することができる。このセクションでは、その方法を紹介する。
1\.明確なプロジェクト・オブジェクトとスコープを定義する
> アリスはチェシャ猫に尋ねた。アリスはチェシャ猫に尋ねた。「それは、あなたがどこに行きたいかによるね」と猫は言った。
ルイス・キャロル『不思議の国のアリス
プロジェクト管理の最も基本的で重要な戦略は、プロジェクトのオブジェクトを定義することである。これをやることで、プロジェクトの成功があなたにとって何を意味するかに焦点を当て、これを成果として定義する。
あなたのオブジェクトは次のようなものです："予約のためのモバイルアプリを開発する "とか、"感謝祭のマーケティングキャンペーンをデザインする "とか。
目的
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https://clickup.com/ja/blog/15732/undefined/
プロジェクト管理の課題を回避する
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の後に、オブジェクトを作りましょう：
* バランスよく：分析麻痺を引き起こす可能性のある「生活をよりシンプルにする」のような漠然としすぎは禁物です。また、プロジェクトチームが創造性を発揮する余地がないほど具体的にしすぎないこと。
* リミット：を概説する。
/を概説する。
https://clickup.com/ja/blog/10010/undefined/。
仕事の範囲
/を概説すること。
オブジェクトを達成するために必要な作業範囲を概説する。除外と包含の明確な境界線を引く。
* SMART：具体的、測定可能、達成可能、適切、期限付き（SMART）オブジェクトを設定する。
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ClickUp 目標
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ClickUpでプロジェクトのオブジェクトを管理する。
オブジェクトを設定し、プロジェクト範囲を定義したら、それをすべてのステークホルダーに可視化しましょう。
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https://clickup.com/features/goals
ClickUp 目標
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はシンプルで視覚的なやること。大きな目標を作成し、ターゲットを設定し、フォルダに整理し、人に割り当て、リアルタイムの進捗を追跡し、プロジェクトを調整しながら、すべて一箇所で行うことができます！
設定するオブジェクトに自信がない場合は、次のようなものを探してみてください。
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https://clickup.com/ja/blog/42879/undefined/
プロジェクト管理の例
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.成功した組織がどのように目標を設定しているかを見て、そこからインスピレーションを得よう。
2\.包括的なプロジェクトプランの策定
行き先が決まったら、次は旅行プラン（✈️）を立てる番だ。プロジェクト管理者にとって、これは仕事で最も時間のかかる作業のひとつだ。プロジェクトの複数の側面をうまく調整し、それらをすべてまとめて首尾一貫して実行する必要がある。
まだ悩む必要はない。私たちがお手伝いします。
ブレインダンプから始めよう。
実際にプランニングに取りかかる前に、プロジェクトのあらゆる側面を一か所に集めましょう。目標、要件、リソース、予算、成功基準、その他関連すると思われるものは何でも、一カ所にメモしておく。良い
/参考文献
https://clickup.com/ja/blog/70422/undefined/
ステークホルダー分析
/ステークホルダー分析
も参考になる。
まだ意味を理解しようとしてはいけない。とりあえず全部をまとめればいい。リスト化されたアウトライン・フォーマットが好きなら、
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https://clickup.com/features/docs
ClickUp ドキュメント
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はこれを文書化する素晴らしい方法だ。あなたが視覚的な人なら
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https://clickup.com/features/mind-maps
ClickUp マインドマップ
/マインドマップ
には素晴らしいキャンバスがある。
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ClickUp ドキュメント
/クリックアップ・ドキュメント
ClickUp Docsで共同作業でブレインストーミングを行い、明確なドキュメントを作成しましょう。
アイデアを整理する
ブレインダンプの練習で、プロジェクトのプランに必要なすべてが明確になったはずです。さて、次はそれを整理する設定です。プロジェクトを整理することで、誰が何の仕事をするのか、どれくらいの時間がかかるのか、などを決めることができます。
私の仕事の設定
/を設定する。
https://clickup.com/ja/blog/3892/undefined/
タスク管理ソフト
/タスク管理ソフト
.ClickUpでは、ドキュメントやマインドマップから直接タスクを作成できるので、アイデアから行動への移行がスムーズになります。まっさらな状態でも問題ありません。プロジェクトを作成し、思いつくままにタスクを追加してください。
/イメージ
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/09/image8-6-1400x817.png
クリックアップ マインドマップ
/クリックアップマインドマップ
クリックアップマインドマップでアイデアからアクションへ
詳細を入力する
各タスクには、以下のような必要な情報をすべて含める：
* そのタスクの間に完了する必要のあるサブタスクがあれば、すべて記入してください。
* 完了する必要のある期限
* 上流、下流両方の依存関係
* タスクの責任ユーザー
* 受入基準のチェックリスト
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ClickUp 自動化
/クリックアップオートメーション
ClickUpによるスペースレベルの自動化
数十の
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https://clickup.com/features/automations
ClickUp自動化
/クリックアップオートメーション
を使用すると、この作業を簡単に行うことができます。例えば、フォルダやワークスペースなどの場所にあるすべての新しいタスクに担当者を設定できます。
プロジェクト・プランを結晶化します。
詳細を記入したら、プランが本当に実用的かどうかを確認しましょう。ClickUpを使うプロジェクト管理者は、この作業をカレンダービューでやることを好みます。
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ClickUp カレンダービュー
/カレンダー・ビュー
ClickUpによる視覚的なスケジュール管理
その
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https://clickup.com/features/calendar-view
ClickUpカレンダービュー
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は、いつ何が起こるかをすっきりと視覚的に概観できます。重複、依存関係、休日などがあれば、ここですべて見ることができます。さらに？タスクをドラッグ＆ドロップしたり、期限を調整するためにタスクを拡張することができます。
ついでにリソース配分も効率化しましょう。使用方法
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https://clickup.com/features/views
ClickUp 作業負荷ビュー
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をクリックして、このプロジェクトのために編成するチームが利用可能であることを確認してください。
猫の群れのように感じられるかもしれませんが、私たちは理解しています。以下は、最も効果的な戦略を1つにまとめた包括的なものである。
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https://clickup.com/templates/project-management-t-90060018578
ClickUp プロジェクト管理テンプレート
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.
この上級レベルのテンプレートにより、プロジェクトマネージャーは部門横断チームを含む複雑なプロジェクトを効率的にプランニングすることができます。複数のビュー、カスタムステータス、カスタムフィールドを備えたこのテンプレートは、強力なプロジェクト管理システムの基盤です。
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*NDI0NTI2MDcyLjE3MjI4NjI4NDM.
このテンプレートをダウンロードする
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これが複雑すぎる場合は、以下の他のテンプレートを試してみてください。
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https://clickup.com/ja/blog/9477/undefined/
プロジェクト管理テンプレート
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または
/または
https://clickup.com/ja/blog/55636/undefined/
プロジェクトプランテンプレート
/プロジェクト計画書
.
3\.効果的なコミュニケーションとコラボレーションの実現
すべてのプロジェクトは可動部品の集合体である。よく動く機械として仕事をするために、絶対に避けなければならないのは、次のようなことだ。
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https://clickup.com/ja/blog/181369/undefined/
職場でのコミュニケーション・ギャップ
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.プロジェクト管理戦略を構築する一方で、積極的なコミュニケーションとコラボレーションの促進に投資しましょう。
プロセス：クリアされたコミュニケーションプロトコルを設定し、適切な
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https://clickup.com/ja/blog/70053/undefined/
プロジェクト管理コラボレーションツール
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.
例えば、チームが特定のタスクに関連したことを議論する必要がある場合、ClickUpタスクの下にあるコメントセクションを使うように促しましょう。そうすることで、文脈が生まれ、知識の伝達に役立ちます。
各タスクにコメント欄があるかどうかを確認する手間を省くには、次のようにします。
/を使います。
https://clickup.com/features/chat を使ってください。
クリックUpチャット
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.すべてのメッセージを一箇所に集め、チームがすぐに行動に移せるようにしましょう。
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https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/09/ClickUp-Chat-2-1400x985.png
クリックUpチャット
/クリックアップチャット
新しいClickUpチャット
リソース：すべてのプロジェクトリソースをチーム全体で利用できるようにします。要件文書、プラン、スケジュール、過去のプロジェクトの知識など。すべてのリソースをClickUpドキュメントに集約し、簡単にアクセスできるようにします。
だからといって、すべてのデータをClickUpに持ってこなければならないというわけではありません。 逆に、既存のツールを統合するだけで、ClickUpを利用できるようになります。
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https://clickup.com/features/universalsearch
クリックアップ接続検索
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!
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https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/07/ClickUp-Universal-Search.gif
クリックUpユニバーサル検索
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ClickUp内の数十のアプリにまたがるコネクテッド検索。
マインドセット：これは効果的なコラボレーションを促進する鍵です。内向的でシャイなチームメンバーは、積極的に助けを求めないかもしれません。話しかけられるまで話さないかもしれません。彼らがやりやすいフォーマットで意見を共有するよう誘い、あなたが彼らに価値を示していることを示しましょう。
4\.リスク管理とリスク軽減の実践
今日、どのプロジェクトにも、予算の逸脱、遅延、技術の混乱、労働力の不足、市場の不確実性などのリスクがある。リスクを軽減するステップを踏んだり、対応策を準備したりすることで、先手を打とう。
評価する
徹底的なリスク評価を行う。財務、業務、組織、規制、外部のリスク要因を含める。リスクを特定する際には、潜在的な影響も定量化する。
軽減する。
これらのリスクに全く遭遇しないように設定する。プロジェクトの一環としてコンプライアンスを含める。プロジェクトの途中で資金が不足することが予想される場合は、前払い、融資、追加投資を求める。
を作成する。
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https://clickup.com/ja/blog/5869/undefined/
プロジェクト管理チェックリスト
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一貫してリスクを特定し、軽減する。
プランを立てる。
リスクの中には、発生する可能性があるとわかっていても、軽減するのが難しいものがあります。例えば、重要なチームメンバーが健康上の理由や個人的な理由で使えなくなることは、よくあるリスクである。しかし、バックアップ・リソースを雇うには費用がかかりすぎるかもしれない。
そのような事態に備えて、プランを持っておこう。請負業者の名簿を作成して利用したり、既存のチームメンバーの間で仕事を再分配したりするとよいでしょう。やることを考えよう。
5\.プロジェクトの進捗状況の監視と管理
優れたプロジェクト管理戦略は、プロジェクトのライフサイクル全体（プランニング、実行、評価）をカバーします。戦略の一環として、進捗を監視・管理するための施策を設定する。
KPIを設定する：プロジェクトオブジェクトの中で、各個人のKPI（重要業績評価指標）を設定する。
結果をモニターする：のようなレポート作成システムを使用する。
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https://clickup.com/features/dashboards
ClickUpダッシュボード
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を使えば、KPI全体のプロジェクト・パフォーマンスをリアルタイムで監視できます。
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https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/09/ClickUp-Dashboards-5.png
クリックアップダッシュボード
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クリックアップダッシュボードによるプロジェクト管理モニタリング
レビューの実施プロジェクトの進捗についてチームと定期的に会話をする。これは、レトロスペクティブ、スプリントレビュー、または1対1かもしれません。これを利用して問題を特定し、調整を行う。
6\.プロジェクト後の評価と学習
プロジェクトは納品で終わりではありません。プロジェクトが成功裏に完了するのは、将来活用できる有意義なことを学んだときです。評価と学習のプロセス、すなわち継続的改善を、プロジェクト管理戦略の一部としましょう。
番号を見る：プロジェクトが終わったら、定量的な評価を行いましょう。以下の質問をして、その番号をメモしておこう。
* 目標を達成することができたか？
* 納期通りにやったこと？
* 予算内に収まったか？
* 未然のリスクで予算の一部を失ったことはなかったか？
意味を見つけなさい：さらに、定性的な意見も求める。その会話のガイドとして以下の質問を使用する。
* プロジェクトスポンサーは納品物に満足しているか？
* チームメンバーは燃え尽きていないか？
* もし機会があれば、もっと違うことをやりたいと思うか？
* このプロジェクトから学んだことで、今後に生かせることは何か？
後で参照できるように、これらを注意深く文書化する。試す
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https://clickup.com/ai
ClickUp Brain
/参照
の力を組み合わせる。
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https://clickup.com/ja/blog/33915/undefined/
プロジェクトマネージャーとAI
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.情報提供、データ入力の自動化、ライティングの支援、スペルチェック、テープ起こしなどにご利用ください。
📖あわせてお読みください: Ingenious
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https://clickup.com/ja/blog/149242/undefined/
プロジェクト管理ハック
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ClickUpで時間を節約し、生産性を高める
知識労働における生産性とは奇妙なものだ。成功するプロジェクトマネージャーは、ミーティングがナレッジワークに不可欠な要素であることを認識している。なぜなら、ミーティングはアイデアを生み出し、それを実用化するために洗練させるのに役立つからだ。
事実確認：パンデミック以来、ミーティング、電子メール、そしてリモートワークに関連するその他のコラボレーション活動が、結果的にチームに影響を与えている。
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https://hbswk.hbs.edu/item/you-re-right-you-are-working-longer-and-attending-more-meetings
1日48分余分に仕事をすることになった。
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.しかし、ほとんどの人はミーティングは生産性を下げるものだと考えている。
しかし
/参照
https://hbr.org/2017/07/stop-the-meeting-madness
HBRアンケート
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71％の回答者が、ミーティングは「非生産的で非効率的」であると答えている。64%は、深い思考に費やすべき時間を犠牲にしていると答えている。
その鍵の一つは、文脈を利用する簡単な方法がないことだ。この問題は、次のような場合にさらに深刻になる。
/参照
https://clickup.com/ja/blog/367/undefined/
複数のプロジェクト管理
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.
インスタンスンス、遠隔地の職場では、ドキュメントが不明確だと、設計と開発のハンドオフに限りなく時間がかかる。品質アナリストは、プロジェクト全体の状況にアクセスできなければ、後で苦労するかもしれない。
ClickUpはまさにそれを可能にする。ClickUpは、仮想ワークスペースであり、オールインワンのプロジェクト管理ツールとして、すべてのチームメンバーがボタンをクリックするだけでアクセスできるように、組織内のナレッジを一箇所に集約します。プロジェクト管理、ピープルマネジメント、ナレッジマネジメントなどに最適なツールです。
プロジェクト管理戦略を大規模に実践しましょう。
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https://clickup.com/signup
ClickUpを今すぐ無料でお試しください。
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