ミーティングの招待状をカレンダーに送ったが、「送信」を押した瞬間、ある考えが頭をよぎった：電子メールでもよかったのでは？
受信トレイは、チャットでクリアされたはずのメッセージであふれかえっている。
ミーティングを予約するタイミングと、電子メールを送るタイミング。
明確性、コラボレーション、効率性のバランスを取るには、適切なコミュニケーション方法を選択する必要があります。それを誤ると、貴重な時間を無駄にしたり、ミスコミュニケーションを引き起こしたりする危険性があります。
このブログでは、ミーティングか電子メールかという古くからの議論についてご紹介します。時間を節約し、チームのコラボレーションを向上させるために、より賢い決断を下しましょう。👥
60秒要約
- ミーティングはしばしば時間を浪費し、非効率のために燃え尽き症候群になる可能性がある。
- 電子メールの方が適しているシナリオもある：明確な目的がない、情報アップデート、簡単なフィードバック、日常的なチェックインなど。
- チームビルディング、迅速な意思決定、複雑な議論、共同作業など、集中したアジェンダがある場合はミーティングが必要。
- 電子メールファーストの文化を採用することで、非同期の柔軟性とトレーサビリティをプロバイダーとして提供することにより、認知的負荷を軽減し、効率を高めることができる。
- 電子メールファーストのアプローチには、ミーティングポリシーの再定義、効果的な電子メールを書くための社員教育、テンプレートの使用などの戦略がある。
- ClickUpのようなツールは、電子メールとタスク管理を統合することでコミュニケーションを改善し、不必要なミーティングの必要性を減らす。
ミーティングが電子メールである可能性の評価
ミーティングはコミュニケーション手段としてよく使われるが、デフォルトで選択すべきではない。過度または不十分なプランのミーティングは生産性を低下させ、ワークフローを混乱させ、最終的には燃え尽き症候群を引き起こす可能性がある。
調査によると、ミーティングは非効率的である。 72% of the time また、アンケート対象者の78％が、出席を求められるミーティングの数の多さに圧倒されていると感じている。
これは必然的に、より深い仕事に費やせるはずの大幅な時間の浪費につながる。
不必要なミーティングへの出席を従業員に求めることは、貴重な仕事時間を浪費し、自分の存在が価値を高めていないと感じるチームメンバーのやる気を失わせる。
ミーティングが電子メールである可能性がある兆候。
ミーティングを招集する理由がすべてそれに値するとは限りません。クリアされた電子メールでも、同じように効果的に仕事をこなせることはよくあります。
ここでは、ミーティングを必要としない可能性のあるシナリオを紹介する：
具体的なアジェンダのないミーティングは、しばしば漫然とした議論や
ミーティング回復症候群
.実行可能な目標がない場合は、電子メールの方がよい。
💌 純粋に知らせることが目標の場合: プロジェクトの最新情報や完了したタスクは、チームメンバーが自分の時間に確認できるよう、簡潔な電子メールで要約することで、より効率的に共有することができます。
フィードバックが複雑で繊細なものでない限り、詳細な電子メールも同様に効果的です。
定期的なチェックインが冗長に感じられる場合： ほとんど話し合うことのないミーティングを毎週または毎日行うことは、時間の無駄になりかねません。定期的なアップデートは、電子メールの方が適していることが多い。
公式ミーティングのコンセプトは古代ギリシャにさかのぼり、公的な問題を議論し、 アイデアを共有するためにフォーラムが開かれました。
ミーティングが必要なとき
電子メールでは多くのことを処理できるが
/を扱うことができる。 https://clickup.com/ja/blog/1918/team-communication/ チームコミュニケーション /%href/
を明確にし、迅速に行動するために、直接ミーティングを行う必要がある場合もある。
ここでは、チームを集めることが正当化される主な状況を紹介します：
- 焦点を絞ったアジェンダがある場合： マーケティング戦略の最終決定やプロジェクトのタイムラインの調整など、明確なオブジェクトと定義された成果を伴うミーティングは、リアルタイムのディスカッションから恩恵を受ける。
- チームの親睦を深めるため： 親密さと士気を高めるには、対面またはバーチャルでの交流が必要です。定期的なチームハドル、祝賀会、チェックインは、より強固な仕事関係を育む。
- 迅速な意思決定が必要な場合: 一刻を争う意思決定は、関係者が選択肢を評価し、リスクを検討し、迅速に合意に達することができるミーティングが最適である。
- 議論が複雑な場合：相反する視点や戦略的な転換点など、微妙なトピックはミーティングで扱うのがよい。
- コラボレーションやブレーンストーミングのセッションが必要な場合： 創造的な問題解決やアイデア出しは、電子メールでは難しい自発的な貢献を可能にする、インタラクティブな設定で繁栄します。
**2022年には、3,330億通の電子メールが世界中で毎日送受信されている。
が世界中で毎日送受信されている。この数字は2026年までに1日3,925億通まで増加すると予測されている。
電子メールファーストの文化へシフトする。
電子メールファーストの文化を採用するということは、単にミーティングをなくすということではありません。コミュニケーションを目的意識を持って集中的に行うことで、職場のエコシステムを構築することができるのです。
ミーティングよりも電子メールが優れている点
非同期の柔軟性。
電子メールは、チームメンバーが自分のワークフローに合った時 に返信できるため、リアルタイムの対話のプレッシャーが軽減される。
これは、異なるタイムゾーンで仕事をするグローバルチームにとって特に価値がある。
文書化とトレーサビリティ。
電子メールは、タスク、意思決定、コミットメントを明確にする、将来の参照用 の記録として機能します。
鍵が忘れられたり、誤解されたりする可能性のあるミーティングとは異なり、電子メールは紙の証跡によってアカウント責任を確実にします。また
を使って作業量を減らす。
⏰ 時間効率を上げる。
よく練られた電子メールは書くのに数分かかることが多いが、ミーティングの調整や出席に費やされるであろう集合時間を何時間も節約できる。
さらに、チームは不必要な議論ではなく、深い仕事に集中することができる。
🧘🏾♀️ 認知的負荷の軽減。
の間の頻繁なコンテキストの切り替え
/を頻繁に切り替える。 https://clickup.com/ja/blog/197334/too-many-meetings/ ミーティングが多すぎる /%href/
集中を妨げる。
電子メール優先のアプローチは、混乱を最小化し、チームメンバーが精神的エネルギーをタスク完了に振り向けることを可能にする。
電子メール優先、ミーティング優先のアプローチを採用するための戦略。
では、このアプローチを採用する方法を見ていきましょう。👇
- ミーティング方針を再定義する： ミーティングが必要な時と、電子メールが望ましいコミュニケーション チャンネルである時について、明確なガイドラインを確立する。例：アジェンダや事前資料を義務付け、不必要な議論を抑制する。
- 効果的な電子メールを書くために従業員を訓練する。電子メールプロジェクト管理 コミュニケーションを簡単かつ効果的にするツール。目標は、ミーティングを最小限に抑えながら、電子メールをよりよく管理できるプラットフォームを見つけることです。
そのようなツールのひとつが ClickUp を使えば、コミュニケーションやタスクの管理がとても簡単になります。
電子メールクライアントとClickUpを常に切り替える代わりに、ClickUpワークスペースから直接電子メールを送受信し、追跡することができます。
例えば、クライアントに最新情報を送ったり、フィードバックを求めたり、プロジェクトについて簡単な質問をしたりする必要がある場合、タスク自体からすべてやることができます。
ボタンを押せば電子メールが送信され、すべて簡素化され、ボタンを押すかオプションを選択するだけで、必要な処理がすべて完了するため、最も困難なタスクでさえも簡素化されます。
バーニー・プレトリウス、ジャスパー・コンサルティングのドメイン管理者
受信トレイに飛び込んで電子メールの下書きをし、ClickUpに戻ってタスクを更新する必要はありません。すべて1つの場所で管理できます。
最も便利な機能の一つは、受信した電子メールを ClickUpタスク を使えば、可能な限りスムーズで効率的な会議を実現できます。
ミーティングを予定すると、その予定が同期されます。
ClickUpカレンダービュー
会議がいつ、どこで開催されるかを正確に把握できます。また、ミーティングを特定のタスクやプロジェクトにリンクさせることで、話し合うべきことを明確にし、予定通りに進めることができます。
ClickUpカレンダービューでミーティング、タスク、締め切りを一元管理。
カレンダービューでは、ミーティング、タスク、締め切りなど、チームのスケジュールを一箇所ですばやく視覚化できます。
ミーティングや締め切りはドラッグ＆ドロップで簡単に調整でき、スケジュールが重複する可能性もすぐに発見できます。これにより、作業負荷のバランスを取り、ミーティングをチームの優先度に合わせることが容易になります。
クリックアップカレンダービューのドラッグ＆ドロップ機能でミーティングや締め切りを調整する
ミーティングの準備も簡単です。
アジェンダの設定は
ClickUp ドキュメント
チームが何を期待されているかを知り、準備万端で臨むことができるように。ミーティング中は、メモを取ったり、タスクを割り当てたり、決定事項を1つの場所にまとめることができます。
ClickUp Docsで準備、コラボレーション、重要な意思決定を一箇所で行う
💡 プロからのアドバイス： ミーティングでは、肩を落として背筋を伸ばして座り、自信に満ち、積極的に参加しているように見せましょう。このボディランゲージは、あなたが会話に積極的に参加していることを示し、より親しみやすく、投資しているように見せます。
クリックアップチャット
ClickUpチャットで会話、タスク、プロジェクトを一箇所に集めましょう。
ミーティングや電子メールが不要な場合があります。
クリックUpチャット
コミュニケーションと仕事管理を一緒に。
チャットでは、チームメイトをメンションしたり、ファイルを添付したり、チャットをタスクに直接リンクすることができます。また、会話内にスレッドを作成し、関連するディスカッションをまとめることもできます。
より複雑なディスカッションでは、クリックするだけでチャットメッセージをタスクやタスクへのコメントに変換できます。
会話、タスク、プロジェクトは単に接続されるだけでなく、統合されます。
テンプレート
上記の機能に加え、ClickUpは以下のような豊富な機能を提供しています。
.
例として
ClickUp チームのコミュニケーションとミーティングのマトリックステンプレート
を使えば、特定のプロジェクトに関連する職務の割り当てを簡素化し、タスク完了やフォローアップのガイドラインを明確に示すことができます。何より、会話を整理することで、未対応の非効率や話の要点の見落としを素早く発見することができます。
さらに
ブランドのコミュニケーションスタイルとエチケットを社内外にわかりやすくまとめたガイドです。
クリックアップに移行してから、ミーティングにかかる時間が大幅に短縮されました。 以前はイベントのプランニングやアップデートに週に3時間かかっていたものが、今では1時間強で済むようになりました。関係するチームは、より重要なマーケティング優先度に集中できる時間が増えました。
アレーナ・マラコッタ、ヴィダヘルス社イベントマーケティング担当
ミーティングを最小限に抑えるベストプラクティス
正直に言おう：ミーティングは時に時間の浪費のように感じられることがある。特定のタスクには欠かせないが、すべてのディスカッションが対面（またはバーチャル）である必要はない。
ミーティングを最小限に抑えることで、より集中した生産性の高い仕事に時間を割くことができますが、どのようにバランスを取ればよいのでしょうか？
チームとの接続と連携を保ちながら、ミーティング疲れを軽減するベストプラクティスを探ってみよう。📅
不要なミーティングのキャンセルを奨励する。
時には、価値のないミーティングはキャンセルしたほうがいいこともあります。
もしそのミーティングが明確な目的や望ましい結果をもたらさないのであれば、なぜ予定するのでしょうか？
拡張機能のために全員を引き込むのではなく、本当に重要なことに集中しましょう。簡単な電話や近況報告であれば、会議を通じて簡単に共有できる。
チャットや電子メール
ミーティングをキャンセルして、全員の時間を節約しましょう。無駄なミーティングをせず、チームが同じページにいることで、生産性を維持し、コアタスクに集中することができます。
非同期コミュニケーションツールの擁護者です。
即座にフィードバックを得たり、物事を進めたりするためにミーティングを予定する必要はありません。
電子メールやプロジェクト管理ソフトのような非同期ツール、
やメッセージアプリを使うことで、チームは自分のペースで共同作業や返信ができるようになり、ミーティングに時間を取られることなく、全員が情報を共有できるようになる。
仕事のためのすべてアプリClickUpは、これらの機能を1か所にまとめています。進捗の追跡、コミュニケーション、タスクの管理が、招待状のスケジューリングに煩わされることなく行えます。このセットアップは、長時間の議論を必要としない迅速な更新やフォローアップの質問に完璧に機能します。
📓*セルフサービス・ドキュメンテーションを活用する。
セルフサービスのドキュメンテーションは、チームにとって大きな時間節約になります。
必要な情報に簡単にアクセスできるようになれば、 基本的な質問に答えるためだけにミーティングを予定する必要はなくなります。チームが自主的に問題を解決し、回答やフォローアップミーティングを待つことなく、必要なものを見つけられるようにしましょう。
さらに、クリアされた最新の文書により、全員の足並みが揃い、混乱を最小限に抑え、不必要な後戻りを防ぎます。
👍🏾 チームに不要な招待を断る権限を与える。
チームに、自分の意見を必要としないミーティングや、望ましい結果につながりそうにないミーティングへの招待を断る自由を与えることが重要です。
招待を受ける前に、ミーティングが自分たちの優先度に合っているかどうかを判断するように促しましょう。ミーティングが単なる確認や質問に答えるだけのものであれば、電子メールの方が効率的かもしれない。
チームメンバーは、不要なミーティングを断る権限が与えられていると感じれば、自分のタスクに集中し、チームの目標により効果的に貢献できる。
👀ボーナス：発見
チームの生産性に影響を与える。
ClickUpをエンドツーエンドのミーティングおよび電子メールマネージャーとして導入しましょう。
閉じたメモとして、時間を尊重し、明確な意図を推進するシステムが必要です。何よりも、各コミュニケーション・チェーンに強い目的意識を持たせる必要があります。
ClickUpを使えば、世界中のチームが非同期のアップデートとリアルタイムのコラボレーションの間を行き来することができます。包括的な社内コミュニケーション機能により、電子メールによるプロジェクト管理からタスク、文書化、スケジュール管理まで、すべてを一元管理できます。
ノイズを減らし、生産性を向上させる準備はできていますか？
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