異なるシフト間で起きていることを追跡するのは大変だとやることはありますか？重要な詳細が時々遅延、エラー、または不完全なタスクにつながる、引継ぎの間に失われるのですか？
シフト間の更新漏れやタスクの忘れは、チーム全体のパフォーマンスに影響を与え、ドミノ効果を生み出す可能性があります。
効率的なシフトレポートテンプレートが解決策となります。
重要な情報を文書化し、コミュニケーションギャップを防ぐことができます。このブログ記事では、良いシフトレポートテンプレートの特徴と、チームに合ったテンプレートの選び方をご紹介します。
シフトレポートテンプレートとは？
シフトレポートテンプレートは、シフトが次のグループに引き継がれたときに重要な最新情報を共有するために、完了したタスク、遭遇した課題、安全上の懸念、および観察、などのシフトに関する関連情報を追跡する構造化された文書です。
これは、病院、小売店、工場など、スムーズな引き継ぎが難しいことが多い忙しい環境では特に重要です。シフトレポートフォームは単なるチェックリストにとどまらず、ワークフローの追跡を容易にし、継続性を確保し、ダウンタイムや反復エラーを回避します。
📌 例えば、忙しい病院では、看護師はシフトレポートテンプレートを使って、シフト中の患者ケア、投薬スケジュール、インシデントなどの詳細を素早く記入することができます。この情報は、次のチーム（または看護師）に引き継がれ、何を記載すべきかを考える時間を無駄にすることはありません。
シフトレポートテンプレートの主な利点は次のとおりです。
- 追跡と文書化の強化
- より良いアカウント
- より良い管理監督
- スムーズなシフト移行とエラーの減少
シフトレポートテンプレートを選択する際、どのような要素に注目すべきでしょうか？見てみましょう。
良いシフトレポートテンプレートは何ですか？
良いシフトレポートテンプレートは、明快さ、構造、関連性のすべてについてです。日付、時間、従業員名、タスクステータスなどの標準的なフィールドに加え、シフトレポートフォームには以下の要素を含める必要があります：
🔧 アクションアイテム: シフトレポートテンプレートは、完了する必要のあるタスクや、次のシフト で行う必要のある重要な決定事項の概要を明確に示すべきである。
🗒️ 追加メモ: 完了した優先度の高いタスク、カスタマーからの苦情、特別なインシデントなど、追加メモのための明確なセクションを設けるべきである。
✍️ Sign-off details: テンプレートには、責任者によってレポートが完了したことを確認し、レポートの受領とレビ ューを認めるために、従業員と上司の署名をそれぞれ記載する。
要するに、優れたシフト報告書テンプレートは、特定の業務ニーズに対応できるよう十分柔軟であるべきであり、矛盾が生じないよう標準化されていなければならない。
シフトレポートテンプレート トップ8
医療チーム、工場現場、カスタマーサポートのいずれを管理している場合でも、優れたシフトレポートテンプレートがあれば、コミュニケーションを円滑に行うことができます。シフト間の混乱を解消し、業務を円滑に進めるのに役立つ8つのテンプレートをご紹介します：
1.ClickUp シフトレポートテンプレート
ClickUp シフトレポートテンプレート
複数のシフトレポートテンプレートを作成するのは時間がかかり、非効率の原因になります。各レポートが異なるフォーマットに分散していると、重要な詳細を見逃したり、重要な傾向を見失ったりします。
組織全体にわたるすべてのシフトレポートの包括的ビューが必要な場合は ClickUp シフトレポートテンプレート は完璧なソリューションです。シフト時間、場所、レポート提出日、上司など、部署やシフトの詳細に基づいて従業員を分類するのに役立ちます。
各レポートには、実績、課題、プロセス改善などのクイックメモを追加できます。例えば、複数のシフトレポートが機器の故障に言及している場合、より良いメンテナンスプロセスを設定する必要があります。
このテンプレートはあなたを助ける：。
- 各シフト中に完了したタスクを監視し、主な成果を記録し、チームメンバーに建設的なフィードバックを提供する。
- インシデントや問題を記録し、今後のシフトプランを立てる
- シフトレポートステータスの追跡作成
🌟 Ideal for: チームマネージャーやHRがすべてのシフトレポートの概要を把握する。
📖 続きを読む： 10ベストシフト管理ソフトウェア
2.ClickUp シフト変更レポートテンプレート
シフト日報
各メンバーが複数のタスクをこなすチームマネージャーなら
/テンプレート https://clickup.com/templates/change-of-shift-report-kkmvq-6109004 ClickUp シフト変更レポートテンプレート /%href/
はまさに必要なものです。
このテンプレートには、シフト情報を文書化するための4つのセクションが含まれています： シフトの詳細、従業員情報、シフトの義務と責任、課題と推奨事項。すべてが詳細に記載されているため、シフト中に完了したすべてのタスクを追跡することができます。さらに、シフトの引き継ぎも簡単になり、移行エラーを減らすことができます。
このテンプレートはあなたを助ける：。
- シフト中の生産性に影響を与えた要因を特定し、経営陣が解決策を見つけやすくします。
- 部門間のコラボレーションを改善し、シフト間のスムーズな移行を確保する
- 各シフト中に完了する必要がある保留タスクを明確にする
理想的な対象: シフトマネージャーやスーパーバイザーがシフトの引き継ぎをスムーズに行えるようにします。
📖 続きを読む:レバレッジ エクセルの出席表 チームの生産性を高めるために
3.ClickUp ベッドサイドシフトレポートテンプレート
ClickUp ベッドサイドシフトレポートテンプレート
WHOは
/を推奨しています。 https://cdn.who.int/media/docs/default-source/patient-safety/patient-safety-solutions/ps-solution3-communication-during-patient-handovers.pdf SBARプロトコル /%href/
医療業界におけるシフトチェンジのためのプロトコル。以下はその略である：
- 患者が医療施設に運び込まれた理由。
- 患者の現在のステータスと病歴。
- 患者の診断の分析
- 推奨： 患者をケアするための次のステップ
このフレームワークは、効果的でないコミュニケーションによるインシデントのリスクを減少させる。
その
/参照 https://clickup.com/templates/bedside-shift-report-kkmvq-6105368 ClickUp ベッドサイドシフトレポートテンプレート /%href/
は、病院がSBARプロトコルに効率的に従うために設計されています。
このテンプレートを使用することで、看護師や医療従事者は、患者の診断、入院理由、アレルギー、医療検査、治療、保留中の処置など、関連するすべての詳細をリストアップすることができます。
このテンプレートは、特に緊急治療室や集中治療室でのコミュニケーションと患者の安全性を高めます。医療エラーのリスクを減らし、全員が安全プロトコルに従うことを保証します。
このテンプレートを使用することができます。
- 患者の条件の変化を記録し、新たな症状や懸念事項を迅速に理解できるようにする。
- 投与量やタイミングなど、投与された薬剤の記録
- 患者の進捗をモニターし、必要に応じてケアプランを調整する。
🌟 Ideal for: 医療従事者がチームコラボレーションを強化し、患者の安全を確保する。
📖 続きを読む:実装する 自動化タイムシート を使えば、特に交代制シフトを採用している業界では、このようなスケジュールの管理が簡単になります。
このテンプレートを使用して、シフトタスクの追加、チームメンバーへのタスク割り当て、出勤状況の監視を行うことができます。チームスケジュールビューを使用すると、各チームメンバーのタスクと責任を追跡し、チームの説明責任を確保することができます。
このテンプレートを使用すると、次のことができます。
- チームの週間スケジュールをプランし、色コードを使用してタスクステータスを追跡する。
- スタッフのトレーニングセッションやイベントをカレンダーにマークすることで、スケジュールが重ならないようにプランニングできます。
- チームリソースのより良い利用を保証します。
🌟 Ideal for: Shift Manager to plan their team's weekly shift schedule.
6.シフト日報テンプレート by Jotform
via
https://www.template.net/edit-online/402317/shift-handover-report。 テンプレート・ネット /%href/_
その Template.Netのシフト引き継ぎテンプレート 病院向けに特別に作成されたこのテンプレートは、すべてのチームメイトが関連する患者情報を常に詳細に把握できるようにします。ケア指示の要約」セクションにより、細かな情報まで簡単に把握することができます。
病院だけでなく、このシフトレポートテンプレートは、スムーズな引き継ぎが効果的な連携に不可欠な様々な業種に適応できます。
このテンプレートは以下の用途に使用できます。
- 綿密な観察が必要なハイリスク患者の記録
- 酸素や点滴ポンプなどの医療機器の使用状況をメモし、すべての機器が正しく機能し、次のシフトに備えられるようにする。
- 次のシフトに取るべき医療措置の推奨を提供する
🌟 理想的な用途: 病院では、シフト交代時に患者の詳細を適切に引き継ぐことができます。
📖 続きを読む： 9/80ワークスケジュールの仕事とやることとは？
8.シフト終了レポートテンプレート by Connecteam
via
_接続チーム は、通常のシフトレポートテンプレートとは異なります。ダウンロードすると、13のセクションを含むシンプルかつ詳細なPDFを受け取ることができ、チームの要件に応じてカスタマイズすることができます。
このテンプレートは単純なレポート作成にとどまらないので、記入する際には、各セクションが次のシフトの円滑な移行やコミュニケーションの改善にどのように貢献できるかを考えてください。例えば、機械の故障をメモした場合、それをレポートに記入することで、上司がメモを取りやすくなります。
このテンプレートを使えば、以下のことができます。
- 完了したタスク」と「保留中のタスク」セクションを使用し、チームが日々の業務を把握できるようにする。
- チームメンバーに、業務を向上させ、繰り返し発生する問題に対処するための洞察を共有するよう促す。
- 日々の仕事シフトの活動とステータスを要約する
🌟 Ideal for: 包括的だがカスタマイズ可能なテンプレートを必要とするビジネス。
📖 続きを読む:使いやすい既製の仕事テンプレートをお探しなら、以下をご覧ください。 仕事スケジュールのテンプレートをご覧ください。
ClickUpシフトレポートテンプレートでチームワークをより簡単に
効果的なコミュニケーションは不可欠です。シフトレポートは、このコミュニケーションの成否を分ける大きな役割を果たします。
チームマネージャーと従業員は、シンプルですぐに使えるシフトレポートテンプレートを使用することで、時間を節約し、誤解を避け、全員の足並みをそろえることができます。
ClickUpのシフトレポートテンプレートは、その適応性と使いやすさで際立っており、どのような組織やチームにとっても理想的な選択肢です。ClickUpを使えば、タスクの追跡、インシデントの報告、シフトの引き継ぎ管理など、すべてを簡単に行うことができます。
エラーやミスコミュニケーションをなくしましょう。
/参照 https://clickup.com/signup ClickUpに登録する /%href/
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