ミーティングは生産性のブラックホールのようなもので、特に何を話したかを追跡することになると、時間は消えてしまう。
何気ない会話のキャッチボールが抜け落ちたり、議事録が小説に匹敵するような正式なミーティングを開いたり。メモを取るのは戦いの半分のように感じるが、その後それを整理するのはどうだろう？メモを取るのは戦いの半分のようなものだが、その後それを整理するのはまた別の楽しみがある。
幸い、ChatGPTを使えば、昔ながらの時間を浪費する方法を捨て、AIに面倒な仕事を任せることができます。もう、走り書きをしたり、ストレスを感じたり、アクションアイテムを追いかけたりする必要はありません。
ChatGPTをお気に入りのミーティング議事録・メモ作成アシスタントに変身させましょう。ミーティングメモを数秒で作成する準備はできましたか？
📌 やること？ほぼ 2億人 が毎週AIチャットボットを利用している。
ChatGPT とは？
そこで、ChatGPTに "ChatGPTとは何ですか？"と聞いてみました。すると、こんな答えが返ってきました。
via
/参照 https://chatgpt.com/ チャットGPT /%href/
基本的には、あなたが入力した内容を理解し、テキストを生成する人工知能ツールです。
超スマートなAIミーティングアシスタントのようなものだ：
- ミーティングのフォローアップタスクを生成し、漏れがないようにします。
- 会議の要約を作成し、鍵となるポイントやアクションアイテムを収集します。
- メモをもとに電子メールやレポートを作成
- 適切でクリアされた情報で質問に素早く回答
- ミーティングメモをアジェンダ、決定事項、タスクなどのカテゴリーに整理
メモを取るなどのタスクがより簡単になります。
ミーティングメモに ChatGPT を使うメリット
ChatGPT をミーティングメモに使用することで、必死のタイピングからあなたの手を解放し、鍵の詳細の把握からフォローアップの整理まで、プロセス全体を合理化します。
また、重要な詳細の把握からフォローアップの整理まで、プロセス全体を効率化します：
1.時間とエネルギーを節約 ⏳*.
ミーティングメモは、単にメモを書き留めるよりもずっと重層的です。
プロセスはこんな感じだ：
- ミーティング中にメモを取る
- 議論の要点を要約する。
- アクションアイテムを引き出し、関係者にタスクを割り当てる
- 今後の参考のため、チームが決定したことをリストアップする。
このタスクを全てChatGPTに任せることで、あなたの時間と労力が無料になります。
**2.考えすぎを防ぎます。
ChatGPTは、不必要な詳細に煩わされることなく、ミーティングの要約を作成します。何を含めるか省くか悩むよりも、鍵になる詳細に集中できます。そのため、メモの取捨選択に二の足を踏むことがなくなり、精神的な疲労を防ぐことができます。
3.プロフェッショナルなムードを保つ 📝*。
AIはトーンや意図を誤解することなく、メモが客観的で偏ったものにならないようにします。AIが個人的な解釈を排除した正確なミーティング記録を作成し、誤報を防ぎます。
4.様々なフォーマットに対応 🗂️
ミーティングでは、アクションアイテム、決定事項、アイデア、将来のタスクなど、あらゆる種類のデータが作成されます。ChatGPTはこれらのフォーマットにシームレスに適応し、整理されたセクションに分類します。簡潔な AI 要約、箇条書き、フォローアップのリストが必要かどうかにかかわらず、ツールはそれに応じてメモを構成します。
5.誰が言ったかわからない」問題を解消 💭*.
ミーティングで誰が具体的な発言をしたか思い出そうとする混乱は忘れてください。ChatGPTは、鍵になる発言を適切な個人に帰属させるようガイドし、洞察が失われたり、誤って帰属されることがないようにします。
6.ミーティング全体の一貫性を向上 📈*.
ChatGPTを使用することで、すべての
/を保証します。 https://clickup.com/ja/blog/13843/meeting-notes/ のすべての ミーティングメモ /%href/
は、統一されたフォーマットに従っているため、セッション間での比較が簡単です。毎回、構造化された信頼できるドキュメントが得られるので、乱雑なメモをつなぎ合わせたり、重要な決定事項を思い出そうとして時間を無駄にすることがなくなります。
ChatGPT をミーティングメモに使う方法：ステップバイステップガイド
ChatGPTをミーティングメモに使うメリットは大きいですが、少し学習が必要です。では、どうすればいいのか見てみましょう：
ステップ1.ミーティングのアジェンダを設定します。
始める前に、構造化された
/を作成する。 https://clickup.com/ja/blog/26158/meeting-agenda/ ミーティングのアジェンダ /%href/
鍵トピックの概要。それを ChatGPT に入力すると、ミーティングメモに必要なコンテキストが得られます。このアジェンダは、ツールのメモ取りのガイドとなり、最も関連性の高いポイントに集中できるようにします。
ステップ2.ミーティングの音声/トランスクリプトを録音またはキャプチャする。
必ず転写ツールを使ってミーティングを録音して書き起こします。このトランスクリプションをミーティング後にChatGPTに入力して処理したり、音声テキスト化ツールを使ってChatGPT用のテキスト入力を生成します。
ミーティングが直接行われる場合は、誰かに詳細な議事録を作成してもらう必要があります。
➡️ Read More: Explore the 15ベストAIメモアプリ＆ツール 生産性を高め、メモを取るプロセスを簡素化する。
ステップ3: 鍵をChatGPTに入力します。
/画像 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/Feed-key-points-into-ChatGPT-1400x719.png ChatGPTをミーティングメモに活用する方法をご紹介します。 /%img/
ミーティング終了後、ChatGPTにディスカッションの記録や鍵を入力します。処理をスムーズにするために、ミーティングの特定の部分（アジェンダ、決定事項、アクションポイントなど）にフォーカスして、チャンクやセクションに分けてやること。
ステップ4：ChatGPTにミーティングの要約を依頼する。
ChatGPTを使ってミーティングの要約を作成し、議論された主要なトピックを要約したり、重要な洞察や決定事項を強調したりします。"要点の要約 "や "このミーティングの主な成果は？"などのプロンプトで誘導します。
ステップ5：アクションアイテムを抽出する。
/画像 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/Extract-action-items-1400x806.png ChatGPTでアクションアイテムを抽出してミーティングメモに活用する方法 /%img/
ミーティングの要約ができたら、ChatGPTにアクションアイテムの抽出を依頼します。"このミーティングのタスクやアクションポイントをリストアップしてください"、"どのようなフォローアップアクションが必要ですか？"などのプロンプトを使ってください。ChatGPT は異なるチームメンバーに割り当てられたタスクや責任を提示します。
ステップ6：メモとフォローアップの整理
/画像 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/Organize-notes-and-follow-ups-1400x764.png ChatGPTをミーティングメモに活用する方法（メモとフォローアップを整理する /%img/
最後に、ChatGPTに次のことを依頼します。
/参照 https://clickup.com/ja/blog/182179/how-to-organize-notes/ メモを整理する /%href/
アジェンダ、決定事項、アクションアイテム、フォローアップタスク、次回のミーティングで取り上げる項目などのセクションに分け、論理的なフォーマットで整理する。読みやすくするために箇条書きにしてもらうこともできる。そこから メモを共有する。 を共有する。
ChatGPTの使用例.
ChatGPTは雑然としたミーティング記録をわかりやすい要約に変換し、鍵になるアクションアイテムを特定し、議論に基づいてタスクを割り当てます。
リアルタイムでどのように仕事をしているか、いくつかの例をご紹介します：
1.プロジェクトキックオフミーティング。
良いスタートはスムーズな業務を保証します。初回ミーティングでは、プロジェクトの目標、成果物、タイムラインを要約し、役割分担を行います。
プロジェクトがスタートする前に、ChatGPTはプロジェクトのゴール、成果物、スケジュール、役割分担を簡単にまとめます。これで、プロジェクトに飛び込むステップが一つ減ります。
**2.クライアントミーティング
クライアントとのコミュニケーションは常に一貫したタイムリーなものでなければなりません。ChatGPTを使用して、クライアントとの電子メールで話し合ったことをすべてまとめた電子メールを素早く作成し、適切な文書として管理しましょう。
/画像 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/Client-meetings-1400x742.png クライアントとのミーティングメモにChatGPTを使う方法 /%img/
**3.ブレーンストーミングセッション
ブレーンストーミングセッションでは様々なアイデアが出ますが、その全てがすぐに実行できるものではありません。ChatGPTは、それぞれのアイデアに対して実行可能なステップを生成することで、アイデアの整理をサポートします。これにより、チームやビジネスに最適な選択肢を選ぶことができます。
/イメージ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/Brainstorming-sessions-1400x698.png ブレーンストーミングセッションでChatGPTをミーティングメモに使う方法を知る /%img/
ミーティングメモにChatGPTを使うリミット
こんな時
AIを使ってミーティングメモを作成する。 を使う場合、多くのコンテキストをプロバイダーしなければなりません。ChatGPTも同じです。詳細な文脈を提供し、手作業で適切な場所に出力をコピー＆ペーストする必要があります。間違った原稿を貼り付けると、不必要なフラストレーションが加わります。
ChatGPTをミーティングメモに使用する場合のリミットです：
**1.ロスト・イン・トランスレーション
ChatGPTは簡単なディスカッションは処理しますが、複雑なトピックやニュアンスの異なるトピック、特に業界特有の専門用語や複雑な鍵の意思決定を含むトピックを完全に把握するのは難しいかもしれません。ChatGPTは一般的なアイデアはよく捉えますが、人間が自然にキャッチする細かいディテールを見逃す可能性があります。
**2.人間味の欠如
AIがどんなに訓練されていても、それはあなたのビジネスや業界のコンテキストにおいてのみ正確です。ChatGPTは特定の専門用語や業界特有の言葉を聞き逃す可能性があり、ワークフローの追加ステップとして人間の監視が必要になります。
**3.統合の問題点
ミーティングはプロジェクト管理の重要な要素ですが、悲しいことに ChatGPT はプロジェクト管理ツールと統合することができません。
どんなにAIツールにプロンプトを出すのが上手になっても、手動でメモをプロジェクト管理ツールにコピーペーストする必要があるため、よくミスをします。ワークフローのステップが1つ増えるのは、長い目で見ると疲れるかもしれません。
そこで
/のようなツールだ。 https://clickup.com/ ClickUp /をクリックする。
が登場する。ClickUpは、ワークフローの各側面をよりスムーズかつ簡単にするAIを搭載した機能が詰まったオールインワンの生産性プラットフォームです。
探検してみよう
/参照 https://clickup.com/blog/chatgpt-vs-clickup// ClickUpとChatGPTの比較 /%href/
ミーティング管理プロセスを合理化するためにClickUpが優れている理由をご覧ください。
クリックアップはどのようにミーティングメモ管理を向上させるか?
簡単に言うと、ClickUpはプロジェクト管理プラットフォームで、割り当てられたタスクの管理やプロジェクトの監督から、ミーティング管理の改善まで、すべてやることができます。
ClickUpはビジネスのコンテキストを把握しているため、コンテキストを考慮したソリューションを提供することができます。この統合により、タスクの追跡、責任の割り当て、進捗のフォローアップが、単なるメモよりもはるかにシンプルになります。
ClickUpがミーティングメモを管理するために提供する主な機能の内訳は以下の通りです：
1.ClickUp ミーティングでミーティングのワークフローを効率化。
/参照 https://clickup.com/clickup-meetings クリックアップミーティング /%href/
は、ミーティングのワークフローに特化した機能を提供します。統合されたミーティングツールにより、チームはプラットフォームから離れることなくミーティングのプランニング、追跡、フォローアップを行うことができます。
ClickUpのミーティング専用機能でやることは以下の通りです：
アジェンダの分解とタスクの割り当て。
/画像 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/04/ClickUp-Whiteboards-for-Assigning-Users-and-Tasks.gif ClickUpタスクはミーティングのアジェンダを実行可能なタスクに変換し、即座に割り当てることができます。 /%img/
ClickUpタスクはミーティングのアジェンダを実行可能なタスクに変換し、即座に割り当てることができる。
と
/参照 https://clickup.com/features/tasks ClickUpタスク /参照
ClickUpタスクは、ミーティングのアジェンダを実行可能なタスクに変換します。ミーティング中にチームメンバーに直接責任を割り当てることで、すべてのアクションアイテムのアカウンタビリティを確保します。各タスクを追跡、更新、監視することで、ミーティングで議論されたことが未対応のままになることはありません。
クリックUpドキュメントでミーティングメモを整理整頓。
/クリック https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/07/collboration-editing-in-clickup-docs.gif ClickUp Docsでの共同ライブ編集 /%img/
ClickUp Docsでミーティングメモを整理し、タスクに直接リンクされているため、簡単にアクセスできます。
/参照 https://clickup.com/features/docs クリックUpドキュメント /クリックアップドキュメント
を使えば、詳細で美しいフォーマットのミーティングメモを作成し、関連タスクに直接リンクさせることができます。同僚とミーティング資料を簡単に作成、共有、コラボレーションできます。
ドキュメントを検索する必要なく、すべての関係者がシームレスに利用できるようにしながら、ディスカッションを整理しておくことができます。Teamsはまた、メモをアクセスしやすくナビゲートしやすい状態に保つので、チーム全員が重要な決定やフォローアップを参照できます。
💡 プロヒント: ドキュメンテーションの努力をさらに強化するために、 AIツールを活用してください。 自動化し、ワークフローを合理化する。
クリックアップ目標で進捗を追跡します。
/画像
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/ClickUp-3.0-Golas-simplified-1400x934.png
ClickUp 3.0 Goalsは、ミーティングの成果がビジネス目標にどのように合致しているかを追跡するのに役立ちます。
/%img/
ClickUp Goalsで、ミーティングの成果をより大きなビジネス目標にどのように整合させるかを追跡できます。
使用方法
/参照 https://clickup.com/features/goals ClickUp目標 /参照
を使えば、ミーティングの成果をより広範なビジネスオブジェクトに接続できます。ミーティングで鍵について議論する際、その議論が目標にどのように貢献したかを即座に追跡し、ミーティングのたびにチームが成功に近づくようにします。
包括的なホワイトボードで視覚的なコラボレーションを実現します。
/画像 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/10/convert-ideas-into-tasks-on-a-clickup-whiteboard.gif アイデア出しにClickUpを使う：ClickUpホワイトボードでアイデアをタスクに変換する。 /%img/
ClickUpホワイトボードでアイデアを実行可能なタスクに変換する。
/参照 https://clickup.com/features/whiteboards クリックアップホワイトボード /クリックアップホワイトボード
を使用すると、ミーティング中に視覚的に共同作業を行うことができ、チームのブレインストーミング、アイデアの整理、プランの策定をリアルタイムで支援します。このビジュアルエイドはミーティングを魅力的なものにし、文字通り、そして比喩的にも、全員が同じページにいることを保証します。
定期的なタスクとチェックリストで進捗を管理できます。
/イメージ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/06/clickup-notepad.png クリックアップメモ帳機能 /メモ帳機能
クリックアップ・チェックリストでミーティングの準備、時間の節約、メンテナーの維持ができます。
ミーティングのアジェンダをゼロから作成する必要はありません。
/で事前準備を自動化します。 https://help.clickup.com/hc/en-us/articles/6309885016471-Create-recurring-tasks。 ClickUpの定期的なタスク 参照/%href/
.ミーティングごとにチェックリストを作成し、重要な論点をすべて網羅する。 ClickUp チェックリスト を使えば、ミーティングを集中した生産性の高いものに保つことができます。
ディスカッションをアクションに変える
ClickUpコメントを使えば、ミーティングのメモから直接、ディスカッションを実行可能なタスクに変換できます。
と
/参照 https://clickup.com/features/assign-comments ClickUpコメント /をクリックしてください。
クリックアップコメントは、ミーティングメモから直接メンバーにタスクを割り当てることができます。漠然としたフォローアップではなく、具体的な議論に結びついた明確で実行可能なタスクをチームに与えることで、進捗を簡単に追跡し、アカウンタビリティを確保することができます。
2.ClickUp Brainでメモ取りと要約を簡単に。
/画像 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/08/ClickUp-Summarize-feature.jpg ミーティングメモをClickUp要約する機能 /クリックアップ
ClickUp Brainでタスクやドキュメントにリンクされた正確なミーティングメモを作成。
/参照 https://clickup.com/ai クリックUpブレイン /クリックアップブレイン
AIアシスタントのClickUp Brainは、プロジェクト管理のワークフローにシームレスに統合します。タスク、プロジェクト、ドキュメントに沿った詳細で正確なミーティングメモを自動生成します。この
ミーティング用AIツールを参照してください。 を使えば、すべてを一か所にまとめておけるので、古いChatGPTのスレッドを探し回る必要がなくなる。
包括的な AIライティング 機能を使えば、参照しやすい正確なミーティングメモを作成できます。メモをタスク、プロジェクト、ドキュメントに直接リンクされているため、すばやくアクセスできます。
関連するミーティング情報でタスクやドキュメントを自動的に更新し、プロジェクト関連の情報を整理して見つけやすくします。
まだまだあります。
ClickUp Clipを使って非同期ミーティングを効率化することもできます✨。
チームが非同期（async）で仕事をしている場合、メンバーが同じ時間にミーティングをする必要はありません、
/参照 https://clickup.com/features/clips ClickUpクリップ 参照/%href/
は完璧なソリューションだ。
この機能では、ビデオで最新情報や説明を録画することができ、/AIが自動的に書き起こします。こうすることで、各チームメンバーはライブセッションを視聴することなく、自分のスケジュールに合わせてミーティングのメモや最新情報を確認することができる。
書き起こされたテキストを検索したり、Clipをタスクに変換することで、チームがタイムゾーンにまたがっている場合でも、すべての鍵が確実に把握され、行動に移せるようになります。
3.ClickUpミーティングメモテンプレートでミーティングの生産性を最大化。
ミーティングノート-1-メモ-テンプレート-Googleドキュメント
ClickUpには、カスタマイズ可能なテンプレートが付属しています。
/を備えています。 https://clickup.com/templates/meeting-notes-kkmvq-6438620 ClickUpミーティングメモテンプレート /%href/
.このテンプレートを使用すると、さまざまなタイプのミーティング用に構造化されたドキュメントをすばやく設定できます。クライアントへの説明、毎週のアジャイルオンラインミーティング、1対1のパフォーマンスレビューなど、カスタム構造を作成できます。
このテンプレートで
- 詳細なアジェンダを記録し、ミーティングを構成することで、集中力を高めることができます。
- 重要な論点や決定事項をリアルタイムで記録できます。
- ミーティングメモから直接アクションアイテムを割り当て、アカウント責任を果たす
- メモをタスクや期限にリンクさせることで、フォローアップ漏れを防止
💡 テンプレートアーカイブ: ClickUpのミーティング管理用テンプレートでミーティングを生産性アップ。⚡
テンプレート ClickUpミーティングメモスタイルテンプレート を使えば、ミーティング中の鍵、決定事項、アクションアイテムを簡単に記録できます。カスタマイズ可能なフォーマットにより、すべての重要な情報が整理され、アクセスしやすくなります。
また
ミーティング議事録テンプレート は、詳細で構造化されたミーティングの記録を作成するのに最適です。ミーティング議事録から直接フォローアップタスクを割り当てることで、ディスカッションの文書化、意思決定の追跡、アカウンタビリティの確保ができます。
クリックアップを使えば、ミーティングメモの作成プロセスを「やること」から「完了」へと変えることができます。
結局のところ、ミーティングはすべて電子メールであるべきだ。文書化は、それが詳細で、理解可能で、すべての利害関係者がアクセスできる場合にのみ役立つ。
確かに、ChatGPTはミーティングメモをレベルアップするための良いツールです。しかし、ClickUpを使えば、ミーティングのワークフロー全体がスムーズになります。
ミーティングを終えて（あるいはバーチャルミーティングを終えて）、「さて、どうしよう」と考えることはありません。すでにメモが整理され、タスクが割り当てられ、目標が追跡されています。ミーティングが生産性を高めるなんて、誰が想像できたでしょうか？今すぐClickUpを使ってミーティングに参加してみてください！
/参照 https://clickup.com/signup ClickUpに無料登録する /%href/
.