チームのプロジェクトプランの作成をお考えですか？
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どんなに複雑なプロジェクトでも、私たちにお任せください！
この記事では、より良いチーム・コラボレーションのための包括的なプロジェクト・プランを作成するお手伝いをします。やることをステップ・バイ・ステップで説明します。また、プロジェクトプランのひな形となるテンプレートもご紹介します。
さあ、始めよう
プロジェクトプランとは？
プロジェクトプランとは、プロジェクトを完了するために必要なステップの概要を示すものです。プロジェクトの範囲、成果物、目標、期限を明確にします。
プロジェクトプランがなければ、以下のことが明確になりません：
- プロジェクトの内容
- プロジェクトの内容プロジェクトのオブジェクト* プロジェクトの成果物は何か。
- プロジェクトのタイムラインは何か。
- 各プロジェクトで誰がどのようなキャパシティで仕事をするのか。
- プロジェクトを完了するために必要なリソースは何か。
綿密に練られたプロジェクト・プランは、時間とコストを大幅に節約します。それは、あなたのプロジェクトを達成するための最も確実な方法です。 プロジェクト目標 を期限内に達成すること。
成功するプロジェクトプランの鍵要素
1.予算
優れたプロジェクトプランには、必ず推奨予算が含まれている。 予算 .支出プロセスを軌道に乗せ、プロジェクトの採算性を維持するシンプルな方法です。
2.詳細な仕事タスク
私のプロジェクトプランには、プロジェクトに関連するすべてのタスクとサブタスクの仕事内訳を含めるべきである。
3.プロジェクトスケジュール
プロジェクトを円滑に進めるために、プロジェクトプランにはプロジェクトスケジュールを含める必要があります。プロジェクトのタイムラインをマップし、納期を守るようにしましょう。
4.リソース管理
プロジェクトプランでは、リソースを効果的に管理するために、自由に使えるリソースを把握する必要がある。これらのリソースは、マンパワー、ソフトウェア、ハードウェア、時間のようなものです。
5.通信システム
プロジェクトプランでは、プロジェクトのオブジェクトと期待を明確に伝えなければなりません。さらに、プロジェクトチームが簡単にコミュニケーションできるように、ソフトウェアやシステムを用意する必要があります。
6.プロジェクトスコープ
成功するプロジェクトプランは、そのスコープを明確に説明する。何が目標で、何がその範囲に入るのかを定義する。これは、以下を避けるのに役立つ。 スコープクリープ
- を使うと、進捗が極端に遅くなることがある。
7.プロジェクトの成果
プロジェクト管理者は、プロジェクトプランを使って目標を明示することができる、
/参照 https://clickup.com/blog/project-milestone-example// プロジェクトのマイルストーン /%href/
各プロジェクトフェーズに関連するマイルストーン、成果物。
素晴らしいプロジェクトプランの作り方
プロジェクトプランニングを成功させるのは難しいことではありませんが、プランニングプロセスへの取り組み方が明確でないと、時間がかかってしまいます。時間を節約するために、プランニングプロセスを9つのシンプルなステップに分け、簡単に実行できるようにしました。
ステップ1：リサーチすること
プロジェクトプランを作成する前に、入手可能なすべての情報に目を通す必要がある。クライアント（社内外）が何を望んでいるのか、何を達成したいのかを理解する必要がある。
重要な文書やプロジェクトに関連するコミュニケーションはすべて徹底的に調べましょう。クライアントと交わした議論、書き留めたアイデア、収集した予備データなど、すべてだ。
WikiやClickUpドキュメントのようなドキュメント管理ツールを使うのが、これらの情報を整理されたスペースに保管する最もシンプルな方法だ。
仕事内容を完全に理解してこそ、そのための模範的なプロジェクトプランを立てることができる。
ステップ2：正しい質問をする
すべての情報が揃ったら、いよいよプロジェクトプランの仕事に取りかかろう。プロジェクトを始める前に、常にそのプロジェクトに慣れることが大切です。
以下の質問を自分に投げかけてみてください：
- このプロジェクトに対するクライアントの要求は何か？
- クライアントやプロジェクト関係者から必要なものはあるか？
- 私の仕事は仕事分解構造 で仕事をしたことがあるだろうか？
- このプロジェクトの進捗を妨げる明らかな障害は何か？
- このプロジェクトをやるのに十分な人数はいるか？
- 他にどのような課題 このような質問に早い段階で対処することで、予期せぬ問題が発生する可能性を低くすることができます。あなたはデューデリジェンスを完了し、プロジェクトに着手する準備が整いました。
ステップ3：チームと協力する
ほとんどのプロジェクトマネージャーは、プロジェクトの計画段階全体にチームを参加させていない。チームはプランの実行に責任を負うのであって、戦略を練るわけではないでしょう？
この結果、仕事内訳構造に大きな問題が生じる。
あなたはチームの意見を考慮に入れなかったので、彼らは特定のプロジェクト目標、成果物、マイルストーンに問題があるかもしれません。あなたは今、チームの能力や願望にそぐわないプロジェクトプランから抜け出せなくなっています。やり直して新しいプランを練り直すか、期限をオーバーしたり期待に満たない成果を出したりすることになる現在のプランで進めるか、どちらかだ。
どちらの選択肢も理想的ではない。
プロジェクトマネージャーは、チームを早い段階からプロジェクトプランニングのプロセスに参加させることで、このジレンマを回避することができる。例として、次のようなスケジュールを組む。 キックオフミーティング .これは簡単なステップだが、プロジェクトが予算や終了日をオーバーする可能性を大幅に減らすことができる。
ステップ4：目標、成果物、優先度の設定
チームがまとまったら、プロジェクトスコープを設定します。プロジェクトスコープには、目標、優先度、プロジェクトの成果物が含まれます。
それぞれの要素を見てみましょう。
A) 目標
このプロセスの最初のステップは、プロジェクトの目標を決めることだ。プロジェクトの完了や立ち上げといった大きな目標とは別に、小さな目標も記録しておく必要がある。これには、以下のようなプロジェクト目標が含まれる：
- ソフトウェアの習得
- 生産性
- チームワークとコラボレーション
- 自己管理
このような小さな目標は、全体から見れば極めて重要であり、プロジェクトの成功に大きな役割を果たすことを忘れないでください。チームがやることを明確にすることで、すぐに取り掛かることができます。
B) 成果物
プロジェクト管理者が設定した目標には、必ず成果物が添付されているはずだ。チームがプロジェクトを始める前に、これらの成果物を明確に定義しておくことが重要だ。そうすることで、何が期待されているのか、どのように進捗していくのかを具体的に知ることができる。
プロジェクトの成果物は、レポートやファイルといった目に見えるアイテムだけとは限りません。例えば、ソフトウェアの仕事をする場合、配色の開発も成果物とみなすことができる。
成果物は、プロジェクトがフェーズを経て進捗していることを証明するものであればいいのだ。これがあれば、チームは仕事のタスクをスムーズに進めることができる。
C)優先度
プロジェクトの目標に優先度を設定することも、プロジェクトプランニングの重要な要素です。目標に優先度を添付することで、チームが特定の時点でどのタスクが重要かを理解することができます。
例 サインアップフォーム がCRMにデータを取り込むことは、フォームの完璧な配色を考えることよりも重要です。
ステップ5：デリゲート済み
起業家として本当に成長したいなら、デリゲートすることを学ばなければならない。
- リチャード・ブランソン、イギリスの起業家
プロジェクト管理者がすべての仕事プロセスを監督したくなるのは理解できる。スムーズに進捗させ、ハプニングを防ぎたいのだろう？
そのアプローチの問題点は、すべてを遅らせてしまうことだ。すべてを自分経由にすることで、チームのワークフローに大きなボトルネックを作ってしまうのだ。 デリゲート済み はプロジェクトプランニングに欠かせない要素だ。チームを信頼してやることを完了させなければ、企業としての進捗はない。
プランニングのプロセスにチームを参加させることは、ここで非常に役に立つ。彼らは自分の能力を知ることで、タスクを管理できるかどうかを理解しやすくなる。そうすることで、デリゲート済みプロセスを、誰も自分のできること以上に噛み砕くことのない、協力的な努力にすることができる。
ステップ6：ガントチャートでプロジェクトプランを立てる
目標、成果物、担当者が決まったら、ガントチャートでプロジェクトのタイムラインをチャート化する。
考える ガントチャート は時代遅れですか？
実はかなり進化しています！ClickUpガントチャートを使えば、ガントチャートがいかにクールなものかがわかります！
ガントチャートは、チームに視覚的な概要を提供する素晴らしい方法です。ガントチャートには各タスク、担当者、期日が表示されます。チームは一目見るだけで、次の予定がわかります。
ガントチャートは特にマイルストーンのチャートに便利で、チームのチェックインポイントとして機能します。また、次のような場合にも最適なツールです。
/参照 https://clickup.com/blog/dependencies// タスクの依存関係を把握するのにも最適なツールです。 /%href/
タスクの優先度を管理する。時間がない場合は、プロジェクトのクリティカルパスを計算して、やることを完了する最短の方法を特定することができます。
クリティカルパスとは何か、またクリックアップでの計算方法については をクリックしてください。 .
ステップ7：予定外に物事が進むことを受け入れる
予期せぬ事態に備えることはできないが、プロジェクトの進捗に与えるダメージを最小限に抑えることはできる。
プロジェクトのスケジュールに余裕を持たせ、不測の事態に対応できるようにしましょう。どんなプロジェクトでも、プラン通りに進むことはありません-しかし、それは必ずしも悪いことではありません。このような紆余曲折を学習プロセスとして扱い、順応していけば大丈夫です。
ステップ8：チームとコミュニケーションを続ける
プロジェクト中は常にチームと直接コミュニケーションをとることが重要だ。こうすることで、プロジェクトの最新情報や問題を伝えるチャンネルができる。プロジェクトのステータスを簡単に把握し、さらなる対策を提案することができる。
コミュニケーション・チャネルは、チーム間のコラボレーションにも役立ちます。多くの場合、プロジェクトのタスクには複数の人が関わっており、物事を完了させるためには協力し合う必要があります。画像やビデオ、ClickUpコメントのようなファイルを扱える強固なコミュニケーション・チャンネルを持つことは、チームを美しくまとめ上げる素晴らしい方法です。
ステップ9：プロジェクト終了後のレビューと分析
プロジェクト管理者にとって、プロジェクト後のレビューを行うことは重要です。これにより、プロジェクトプランがどれだけ効果的であったかを評価し、浮き彫りになった問題を解決することができます。
チームにも参加してもらい、プロジェクトのセットアップについて何が良かったか、何が悪かったかを表現してもらいましょう。これは貴重なフィードバックであり、今後よりチームフレンドリーなプランを作るのに役立つ。
ClickUpがプロジェクトプランニングに役立つ方法
プロジェクトプランは複雑なプロセスです、 ClickUp はそれを効率化する手助けをしてくれる。プロジェクト管理ソフトウェアに求められるものはすべて揃っています：
- タスクとサブタスク
- チェックリスト
- ガントチャート
- カスタムステータス
- カスタム通知
- 複数のビュー - カンバン、リスト、カレンダーなど。
- 豊富な統合機能
"そして、それは表面をかすめただけです！
ClickUpがどのようにプロジェクト管理プランを簡単に実行できるかを詳しくご紹介します：
プロジェクトプランニングの要件その1：注文されたプロジェクトスペースの作成
プロジェクトプランニングの鍵のひとつは、整然としたプロジェクトスペースを作ることです。チームには、自分たちを整理し、一緒にプロジェクト活動に取り組むためのクリアされたスペースが必要です。各プロジェクトには、以下のようなスペースが必要です：
- タスクの詳細
- サブタスク
- チェックリスト
- 担当者
ClickUpソリューション： プロジェクト階層の整理
ClickUpは、チームにプロジェクトに関連するすべての活動を整理するための構造化されたスペースを提供します。ClickUpの構造は以下の通りです：ワークプレイス＞スペース＞フォルダ＞リスト＞タスク＞サブタスク。
それぞれのレベルを詳しく見てみましょう：
ワークプレイスワークプレイス：会社を個々のチームに分割する最上位の階層です。
スペース：チーム内の特定のサブグループ専用の場所です。 生産性管理 "または "テスト"。
フォルダ：プロジェクト関連のリストを保存する場所です。
リスト：リスト：プロジェクト関連のリストが保存されます。
タスク：ここでほとんどの仕事が行われます。各タスクにはサブタスク、プロジェクトの詳細、コメントなどがあります。
サブタスク：各タスクはサブタスクに分けることができます。
チェックリスト：仕事タスクやサブタスクの中にチェックリストややることリストを埋め込むことができます。例：ソフトウェアテストの品質管理チェックリストなど。
プロジェクトプランニングの要件その2：プロジェクトの詳細情報をまとめる
模範的なプロジェクトプランによって、チームはすべてのプロジェクト関連情報にアクセスできるようになります。これは、チームが自分たちの仕事内容を把握し、プロジェクトに取り組むプランを戦略的に立てるのに役立つため、非常に重要です。
ClickUpソリューション： ClickUp ドキュメント。
ClickUp ドキュメントは、あなたのビジネスのための内蔵wikiツールです。重要な会社情報やプロジェクト関連文書を保存するナレッジベースとして利用できます。これらのドキュメントは関連するプロジェクトと一緒に保存されるため、チームのアクセスに困ることはありません。
便利なドキュメント機能をいくつかご紹介します：
- ClickUpのドキュメントは、思いのままに詳細な設定が可能です。リッチテキストのフォーマットオプションを使って、タスクを正確に反映したプロジェクトプラン文書を作成できます。
- ドキュメント内のページを入れ子にして、情報を簡単に分類できます。
- 各ドキュメントのアクセス権をカスタム設定し、特定の人だけに編集やビューの権限を与えることができます。
- Googleに文書をインデックスさせ、ウェブ検索に表示させることもできます。
ClickUp Docsを使えば、チームが参照できる詳細な情報を作成するのに困ることはありません。
プロジェクトプランニングの要件その3：共同でのアイデア出し
プロジェクトプランニングの段階でチームを巻き込むことが重要です。計画戦略にチームの意見を取り入れることで、彼らの能力に合ったプロジェクト管理プランを立てることができます。
ClickUp Solution： マインドマップの統合
ClickUpのマインドマップを使えば、チームをプロジェクトプランニングに参加させることができます。チームは自分の考えを簡単に書き出すことができ、自分自身とプロジェクトに最適なプランをチャート化することができます。
ClickUpのマインドマップは内蔵されているため、これらのアイデアをシームレスにプロジェクトスペースに転送し、作業を開始することができます！
プロジェクトプランニングの要件#4：優先度と依存関係
プロジェクト 管理ツールはタスクの優先度をサポートしなければならない。 .これは、チームが最も重要なタスクに最初に取り組み、それを片付けるのに役立ちます。
もうひとつの重要なタスクは、チームが正しい順序でタスクに取り組むようにすることである。これをやるためのよい方法は、前のタスクが完了するまで、そのタスクに挑戦できないようにブロックすることだ。
ClickUp Solution： 強力な優先度と依存関係」。
ClickUpは、タスクの優先度と依存関係を備えており、プロジェクトが常にスムーズに進捗するようにします。それぞれの機能を詳しく見てみましょう： 優先度 ClickUpでは、各タスクに優先度を追加して、最初にやることをチームに通知することができます。これらの優先度には、簡単に識別できる便利な色分けシステムも装備されています：
- 赤緊急
- 黄色優先度高
- 青*：通常の優先度
- 灰色低優先度
ClickUpではこの色分けが標準となっているため、チームがどのプロジェクトで作業しているかに関わらず、優先度の高いタスクを識別することができます。また、優先度別にタスクをフィルタリングして並べ替えることもできるので、より簡単にタスクに取り組むことができます。
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依存関係
ClickUpは、チームが正しい注文でアクティビティを行えるように、様々な依存関係を提供します。ClickUpで得られるものを見てみましょう：
待機依存関係：前のタスクが完了するまで、このタスクを開始しないようにプロジェクトチームに通知します。
ブロック依存関係：前のタスクが完了するまで、そのタスクが開始されないようにする。
依存関係の警告：ClickUpはタスクが他のタスクの完了を待っている時に、タスクを閉じないようにユーザーに警告する。
通知のブロック解除：タスクのブロックが解除されると、プロジェクトチームは通知を受け取り、仕事を開始することができます。
ClickUpの依存関係を使えば、正しいタスクの注文を手動でチームに知らせる心配はありません。ClickUpが自動的にやることです！
プロジェクトプランニングの要件#5：デリゲート済み
作業負荷が均等になるように、タスクをチームメンバーに任せる必要があります。プロジェクト管理ソフトウェアは、タスクを配布し、チームメンバーにやることを通知する効果的な方法を提供しなければなりません。
もしこれがなければ、このプロセスを手作業で行うことになり、特に複雑なプロジェクトの場合、現実的ではありません。
ClickUpソリューション： 担当コメント ClickUpの割り当てコメント機能を使えば、チームメンバーにタスクを割り当てるのが驚くほど簡単になります。やることはやること、コメントを割り当てること、そしてそれがタスクに変換されます。
また、ClickUpはその通知をメンバーに送るので、見落とされることもありません。また、やることが完了したら、コメントを解決済みとしてマークすることもできます。これにより、完了したかどうかを確認するためのフォローアップが不要になります。
プロジェクトプランニングの要件#6: ガントチャートによるスケジューリング
ガントチャートによるプロジェクトのスケジューリングは、プランニングプロセスにおいて非常に重要な部分です。ガントチャートは、プロジェクトチームに進行中の概要を視覚的に示し、迅速なスケジュール変更を可能にします。ガントチャートなしでは、"全体像 "を見ることが難しくなり、効果的なタスクプランが立てられなくなります。
ClickUpソリューション：
ガントチャート内蔵
ClickUpには強力なガントチャートが内蔵されており、チームのプロジェクト進捗を簡単にチャート化できます。ClickUpのガントチャートは以下のことが可能です：
- アイテムの依存関係の再スケジュールを自動的に行います。
- 完了したタスクと合計タスクからプロジェクトの進捗率を計算。
- 予想されるプロジェクト進捗と現在のプロジェクト進捗を比較します。
- クリティカルパスを計算し、優先すべきタスクを特定します。
プロジェクトプランニングの要件 #7: コミュニケーション
コミュニケーションは、プロジェクト管理プランに欠かせない要素です。プロジェクトの進捗状況を把握するために、チームとコミュニケーションを取らなければなりません。また、効果的なコミュニケーション・チャネルは、チームがプロジェクトに対して抱いているかもしれない懸念を和らげることができます。疑問があれば、簡単にそれを伝えることができる。
ClickUpソリューション： 強力なコメント
ClickUpタスクにはコメント欄が内蔵されており、プロジェクト中にチーム同士で簡単に話し合うことができます。クリックアップコメントでやることは以下の通りです：
- チームのコメントには、画像、リンク、ファイルを追加することができます。
- また、ClickUpはコメントにタグをサポートし、チームメンバーに何かを直接知らせることができます。
- タスクごとにコメント欄が分かれているため、会話がきちんと整理されます。
- ClickUpはSlackのようなメッセージツールと統合することもでき、チームの会話をプロジェクトスペースに追加することができます。
プロジェクトプランテンプレート
プロジェクトプランのテンプレートを使えば、すぐにプランニングを始めることができます。プロジェクト情報をプロジェクトプランテンプレートにコピーするだけでOKです！
一度 ClickUpを使い始めると を使い始めると、これらのテンプレートにアクセスして、すぐにプロジェクトをプランすることができます。
プロジェクト管理テンプレート テンプレートを使う 
ロードマップ - ガントチャートビューテンプレート
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