仕事中、時間はどこへ行くのだろう？タスクをこなしながら、多くの人がこの質問をする。しかし、時間を追跡し、生産性を最大化する方法がある。
それはタイムシート管理と呼ばれるものだ。
タイムシートは、あなたやあなたのチームがプロジェクトやタスクに費やした時間を追跡するのに役立ちます。経費の追跡、勤怠の追跡、請求可能な時間とそうでない時間の定義、そして生産性の向上が可能になる。
このガイドでは、タイムシート管理の基本、メリット、一般的な課題、プロジェクト管理における最適な使用例、組織で導入するための戦略について説明します。
タイムシート管理とは？
タイムシート管理とは、様々なタスクやプロジェクト、活動に費やされた時間を追跡・管理するプロセスです。タイムシートは、従業員が働いた時間を記録するための文書やデジタルツールです。
タイムシートは、従業員の労働時間を記録するための文書またはデジタルツールです。 時間追跡ソフトウェア タイムシートには、タイムエントリー以外にも、プロジェクトコード、プロジェクト予算、タスクの内容、従業員の給与、その他の関連情報などの詳細が記録されます。
以前は、時間追跡には手書きのタイムシートが使われていました。しかし、テクノロジーの進歩に伴い、すぐに使えるタイムシートが登場した。 タイムシートテンプレート タイムシートのテンプレートは、表計算ソフトやタイムシートソフトを使うのが一般的だ。プロジェクト管理ソフトにタイムシートアプリが含まれていることも多い。
タイムシートソフトには多くの利点があります。チームメンバーのタイムシートを追跡・承認したり、給与計算プロセスを管理したり、生産性を向上させるための洞察を得ることができます。
タイムシートを従業員管理に利用するメリット
前述したように、タイムシートを使って従業員を管理することには多くのメリットがあります。探ってみましょう。
正確な時間追跡が可能です。
ミスが起こりやすい手作業の時間追跡方法とは異なり、デジタルタイムシートは正確な時間追跡を可能にします。デジタルタイムシートは、異なるタスクやプロジェクトに費やした時間を記録する体系的な方法を提供します。
小規模な組織やフリーランサーの場合、 小規模ビジネス向けの時間追跡ソフトウェア はチームの時間を正確に追跡します。これはまた、勤勉な従業員に報い、労働時間を完了することができない従業員をサポートし、企業が目標を達成するために軌道に乗っていることを確認するのに役立ちます。
プロジェクト管理。
デイリータイムシートは以下のようなメリットもあります。
/にも大きなメリットがある。 https://clickup.com/ja/blog/12781/undefined/ プロジェクト時間管理 /%href/
.プロジェクト時間を追跡し、関連するコストを完全に判断するのに役立ちます。プロジェクトのタイムライン、リソースの割り当て、タスクの優先順位付けに関する意思決定を行うために情報を使用することができます。
さらに、従業員のスキルを判断し、指導やトレーニングが必要な分野を特定し、プロジェクトの全体的な効率を測定し、チーム間の作業負荷を適切に配分するのに役立ちます。
プロジェクトに費やされた時間に関する必要な情報が手に入れば、進捗状況の監視、遅れの予測、プロセスの改善、見積もりコストの算出も可能になります。
コスト削減
タイムシート管理ツールの最も大きなメリットのひとつは、コストや予算を含むプロジェクト要件を予測できることです。生産性を向上させ、残業コストを削減する方法を特定することができます。
また、人件費を管理し、残業時間を管理し、実際の作業負荷に基づいて人員配置を最適化することができます。
正確で自動化されたクライアントへの請求。
コンサルタントやビジネスでクライアントに請求する場合、時間に基づいて請求します、 時間課金ソフトウェア は、請求可能な時間を追跡し、クライアントに正確に請求するのに役立ちます。
また、プロジェクトを効率的に管理することもできます。さらに、時間追跡ソフトウェアは、クライアントへの請求書作成と請求書発行も自動化するので、手作業での経費追跡を心配する必要はありません。ソフトウェアが処理してくれます。
リソース配分
自分やチームの労働時間を追跡することは、新しいプロジェクトやタスクにリソースを割り当てる際にも便利です。社員が様々なプロジェクトにどのように時間を費やしているかを確認し、活用されていない社員や働きすぎの社員を特定することができます。
そして、タスクの再分配、プロジェクト割り当ての調整、作業負荷のバランスによって、労働力の利用を最適化することができます。さらに、履歴データと傾向を使用して、リソースのニーズを予測することもできます。このデータは、作業負荷のピーク期間のプランニングや将来のリソース要件の予測に役立ちます。
生産性が向上します。
タイムシートの最大のメリットは、生産性の向上に役立つことです。しかし、具体的にどのようにやることなのでしょうか？ほとんどの時間追跡ソフトウェアには、従業員のリアルタイムの監視と追跡が付属しています。そのため、従業員がどのように時間を使っているかを把握することができます。
タイムシートのデータは、過度なミーティング、必要のないタスク、注意散漫など、時間の浪費のパターンを明らかにすることができます。このような時間の無駄を削減し、遅く非効率なプロセスを合理化することができます。
さらに、時間を追跡することで、従業員は時間管理を改善し、タスクの優先順位を効果的につけることができます。
よくあるタイムシートの課題
タイムシートには多くの利点があり、短所はないように思われるかもしれません。しかし、タイムシートには取り組むべき課題もあります。これらの課題を探り、どのように管理できるかを見ていきましょう。
不正確なデータエントリー
タイムシートの最初の、そしておそらく最も明白な課題は、不正確なデータエントリーです。長いやることリストを抱えながら仕事に行くことを想像してみてください。
これはすぐに従業員のフラストレーションの原因になります。単純な忘れ物から、意図しない時間の記録エラーまで、タイムシートデータに不正確さが入り込む原因はたくさんあります。これは、不正確な給与計算、生産性の低下、アカウントの欠如、場合によってはコンプライアンスの問題にまで発展する可能性があります。
この課題にどう取り組むか？
直感的な
/を使う。 https://clickup.com/ja/blog/74797/undefined/ 記録された時間テンプレート /%href/
または、ルールを設定したり、簡単にアクセスできるタイムシートを提供したり、自動化された時間追跡を提供したりするソフトウェアがあります。また、多くのツールは、従業員にタイムシートの記入をリマインドする自動通知を送信します。
ClickUp Project Time Trackingで時間の追跡、見積もり設定、メモの追加が簡単に。
変化への抵抗
変化は、私たちをコンフォートゾーンから押し出すので、当然怖いものです。
そのため、タイムシートシステムの導入は、既存の方法に慣れている従業員からの抵抗に直面する可能性がある。未知への恐怖、プライバシーへの懸念、マイクロマネジメントへの恐怖などが、この抵抗の理由かもしれない。
例：手動タイムシートから
/タイムシートを https://clickup.com/ja/blog/24862/undefined/ エクセルの時間追跡 /%href/
や時間追跡ソフトを使うと、チームから反発があるかもしれない。
この課題にどう取り組むか？
この変更の利点をチームにクリアされ、それを受け入れるための時間を十分に与える。トレーニングを提供し、その過程で生じる可能性のある疑問にも対応する。
複雑な時間追跡の必要性
複数のタスク、フェーズ、またはクライアントの請求コードがあるプロジェクトも、タイムシート管理を複雑にします。さらに、従業員が複数のタスクに取り組んでいる場合、時間の追跡はさらに難しくなります。各タスクには異なる評価レートや別々のポリシーがあるかもしれません。
従業員にとっては困難であり、マネージャーも各エントリーを確認するのが大変です。もう一つの重要な問題は、全従業員のタイムシートの概要すら把握できない可能性があることです。
この課題にどう取り組むか？
この課題に対処する最善の方法は、リアルタイムの可視性を提供し、各従業員に複数のジョブやタスクを割り当てることができるソフトウェアを使用することです。 クリックアップダッシュボード プロジェクトの進捗状況をリアルタイムで可視化し、どのタスクが誰に割り当てられているか、現在のステータスを確認できます。ダッシュボードをカスタマイズして、ニーズに最も関連する情報を表示することで、全員が同じページにとどまることができます。
割り当てられたすべてのタスクの可視性と現在のステータスをリアルタイムで取得します。
さらに、自動時間配分、計算、レポート作成機能を活用することで、作業負荷を軽減し、正確なレポートを作成することができます。
フレキシブルでリモートワークが可能です。
勤務時間やポリシーの異なる仕事、リモートワーク、フレキシブルなスケジュールを持つグローバルな従業員がいる場合、時間の追跡は厄介になります。複数のシフト、場所、ポリシーを管理することは、時間追跡システムを複雑にする可能性があります。
この課題にどう取り組むか？
クラウドベースを使用する 時間追跡ソフトウェア を代わりに使うのか？それはもっともな考えだ。しかし、スプレッドシートを使うことには複数のデメリットがある。
最大のデメリットは、手作業による時間追跡から抜け出せないことだ。確かに、いくつかの式を実装することはできますが、それでもClickUpのような時間追跡ツールが提供できるものにはかないません。
ClickUp Time Estimatesを使ってタイムラインを設定し、見積もり時間を細分化することで、チーム間で仕事を配布できます。
- タスクごとに見積もり時間を追加できます。
- チームの時間追跡の概要を取得し、見積もり時間の目標に達したかどうかを確認します。
- ニーズに合わせてタイムシートを作成し、カスタマイズすることができます。
- 無料で利用できるビルド済みのタイムシート /参照 https://clickup.com/ja/blog/120032/undefined/ プロジェクトスケジュールテンプレート /テンプレート を活用して、プロジェクトのあらゆる側面をプランニングしましょう。
リソースの予測と割り当て。
リソースの必要量を予測する場合、履歴データ以上にやることがあるでしょうか?タイムシートデータを分析することで、リソースの利用時間のパターン、傾向、変動を特定することができます。
過去の類似プロジェクトのデータを分析し、作業負荷のピーク期間、季節変動、需要の高いスキルや専門知識を特定します。これに基づいて、今後のプロジェクトのリソースニーズを予測し、人員レベルとスキル要件を決定することができます。
タイムシートデータはまた、特定の専門知識を必要とするタスクを特定し、それらのニーズを満たすために必要な人材がいるかどうかを確認するのにも役立ちます。そのため、人材の雇用やトレーニングによってスキルギャップを埋める仕事をすることができます。
プロのヒント：完全にカスタマイズ可能なリソース割り当てのヘッドスタートを取得します。
/参照 https://clickup.com/templates/resource-allocation-t-176168678 ClickUp リソース割り当てテンプレート /%href/
.
ClickUpのリソースアロケーションテンプレートを使って、プロジェクトごとに組織の資材や人員などを追跡しましょう。
このテンプレートで、あなたはできる：
- リソースの可用性をリアルタイムで可視化
- 人員と資材の活用の最適化
- プロジェクトやタスクに効率的にリソースを割り当てる
このテンプレートは、リソース配分の意思決定を改善し、意思決定のスピードを高めます。プロジェクト別、クライアント別など、様々なビューで情報をスライスすることができます。
生産性向上と節約のために
組織における生産性の問題に直面していますか？タイムシートが解決策になるかもしれません。
タイムシートは単に時間を追跡するだけでなく、チームの時間を1分1秒でも最大限に最適化するものです。その方法は以下の通りです：
- タイムシートは従業員の時間を可視化し、改善すべき点を特定するのに役立ちます。
- タグ付けされたエントリーにより、チームの時間のうち、どの程度が請求の対象とならない仕事や活動に費やされているかを分析することができます。
- どの活動に予想以上の時間がかかっているか、またはどのリソースが十分に活用されていないかを特定できます。
この情報に基づいて、時間を節約するためのステップを踏むことができます。例えば、チームがミーティングに多くの時間を費やしていることに気づいたら、それはミーティング戦略を見直す必要があることを示しています。どのミーティングが本当に必要で、どのミーティングが電子メールになりやすいかをチェックする。
プロのヒント ClickUp Brain にはこれら全ての機能があります。時間追跡されたタスクのビュー、追跡、レビューができます。
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/05/ClickUp-Timesheet-1400x478.png ClickUp タイムシート /タイムシート
ClickUpタイムシートで時間を表示、追跡、レビュー。
ClickUpはチームメンバーのためのクールな機能も提供しています。タイムシートをサイドバーにピン留めして、素早くアクセスできます。あなたは、毎日と毎週の仕事のキャパシティを追加することができます。
さらに、タグ、請求書、追跡時間に基づいてタイムシートをフィルタリングすることができます。特定の日のキャパシティを超えて追跡された時間を確認することもできます。
チームマネージャーは、「すべてのタイムシート」タブでチームメンバー全員のタイムシートをビューし、請求やタグに基づいてフィルタリングすることができます。また、特定のチームメンバーのタイムシートを見ることもできます。
プロからのヒント:_ タイムシートを使い始めたばかりであれば、「すべてのタイムシート」タブを使用することをお勧めします。
/を使用することをお勧めします。 https://clickup.com/templates/services-timesheet-t-182245986 を使用することをお勧めします。 サービスタイムシートテンプレート /%href/
.
サービスタイムシートテンプレートを使用して仕事時間を追跡する。
このテンプレートでは、毎週仕事時間を追跡することができます。様々なプロジェクトにおけるリソースの使用量を測定し、進捗を可視化するためにチャートを使用することができます。コストを追跡し、支払いを収集するために使用することもできます！
このテンプレートにはカスタムフィールドとステータスが付属しているので、ニーズに合わせてカスタマイズできます。もっと欲しいですか？ClickUp Automationを使ってクライアントに請求書を自動作成できます。
従業員とのコミュニケーション
新しいタイムシート管理システムを成功させるためには、チームメンバーとのコミュニケーションを保つことが不可欠です。時間追跡は、すぐに従業員をコントロールしようとしているように感じさせてしまいます。そのため、タイムシート導入の目標を明確に伝えましょう。疑問や懸念が誤解になる前に対処することが重要です。
タイムシートの数々の利点を伝えましょう。コストの追跡、ニーズの見積もり、作業負荷のバランス、より良い給与処理が可能になることを説明しましょう。
さらに、システムを効果的に使えるように従業員を教育しましょう。提出、承認ワークフロー、時間追跡ガイドライン、労働法の遵守について、明確な方針を定める。
モニタリングと評価
システムが導入され、仕事ができるようになったら、その使用状況と効果を継続的に監視しましょう。タイムシートの提出率、時間追跡の正確さ、ポリシーの遵守、全体的なユーザー満足度などのメトリクスを追跡することができます。
このデータは、最適化や改善のための領域を特定するのに役立ちます。また、従業員からのフィードバックを得て、変化する要件やニーズを見直し、システムを合理化することもできます。
成功のためにタイムシートのパワーを活用する
時間の追跡からワークフローの最適化まで、タイムシートは生産性の向上と時間の節約に重要な役割を果たします。適切な
/タイムシート https://clickup.com/ja/blog/49290/undefined/ タイムシートテンプレート /%href/
や時間追跡ツールは、単なる時間追跡の手段にとどまらず、コストやリソース要件の見積もり、請求プロセスの自動化、よりスムーズなプロジェクト管理を可能にします。
タイムシートは、時間配分の可視性、生産性のアカウント、継続的な改善のための洞察によって、よりハードにではなく、よりスマートに仕事をする力を与えてくれます。
クリックアップは優れた時間追跡機能を備えたプロジェクト管理ツールで、時間を完全に管理し、あなたとチームの生産性と効率を向上させます。
/参照 https://clickup.com/signup 無料サインアップ /%href/
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