"効率化とは、すでに完了していることをよりよくやること" と書いている。 近代経営学の父、ピーター・ドラッカーは、ビジネスの最適化における鍵としてドラッカーについて論じている。
業界、地域、サイズ、種類を問わず、効率性はビジネスが収益性を最大化するための基本的な方法である。製造ラインの最適化であれ、ピザの配達時間の短縮であれ、開発者の生産性の向上であれ、効率化はコストを削減し、収益を増加させる。
このブログでは、オペレーション・マネジメントの新たな視点を切り開く、特定のタイプの効率性（フロー効率性）を探ります。
フロー効率とは何か？
フロー効率とは、タスクにかかる総時間に対して、タスクの実行に費やす活動時間の割合のことである。
ピザ作りを例にとってみよう。一般的には、生地を準備し、ソースを作り、ピザを組み立て、焼き、テーブルでお客さんに提供する。
- この5つのステップにそれぞれ2分かかるとすると、タスクの実行にかかる時間は10分である。
- しかし、オーブンが使えないために6分の遅れが生じた場合、タスクにかかる時間は合計16分となる
- フロー効率は10/14で、62.5％である。
現代のプロジェクト管理では、高いフロー効率を達成することは、オペレーショナル・エクセレンスと同義である。つまり、それを正確に計算することが、プロセスを最適化する最初のステップなのだ。
フロー効率を計算するには？
フロー効率の計算は、タスクやプロジェクトの総サイクルタイムに対して、アクティブな仕事に費やされる時間を理解することを含む簡単なプロセスである。
フロー効率を正確に追跡するためのステップバイステップガイドを以下に示す。
1.タスク」の概要を説明する。
やることによって、タスクは1ステップだったり、複数のステップの連続だったりする。フロー効率を計算するには、何がタスクを構成しているかを知る必要がある。
例えば、ソフトウェアエンジニアリングチームとして、「タスク」が機能の立ち上げであれば、以下のようなものが含まれる：
- 設計
- 開発
- テスト
- デプロイメント
ClickUpのようなプロジェクト管理ツールを使っているなら、この内訳はすでに設定されているかもしれません。もしそうでなくても、心配はいりません！どんな プロセスマップツール を使えばマップを作成することができます。また、ClickUpホワイトボードを使えば、チームの共同作業のワークフローのアウトラインを描くことができます。
ClickUpによるプロセスマッピング
2.作業時間の計算
アクティブ作業時間とは、タスクがアクティブに作業されている週/日/時間である。上記のソフトウェアプロジェクトでは、設計者がソフトウェアをコーディングしている時間や、品質アナリストがテストを実行している時間数です。
この情報を把握する最善の方法は、各タスクの時間を追跡することである。
/参照 https://clickup.com/features/project-time-tracking ClickUp 時間追跡 /%href/
を使えば、チームメンバー全員がタイマーを起動したり、手動で追加したりすることで、自分のアクティブな仕事時間を追跡できる。
/イメージ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/03/image-3.gif ClickUpのプロジェクト時間追跡 /%img/
ClickUpのプロジェクト時間追跡を使えば、より整理され、時間を有効活用できます。
例えば、ソフトウェア・エンジニアリング・チームが各タスクを次のように作業しているとします。
- 設計：10時間
- 開発：24時間
- テスト4時間
- デプロイメント: 2時間
アクティブな仕事時間の合計は40時間、1人-週となる。
ここでメモしておきたいのは、テストに4時間かかるからといって、半日で完了するわけではないということだ。キャパシティ、緊急度、優先度などに応じて、品質アナリストは一度にやることも、1週間かけてやることもできる。
3.合計サイクルタイムの計算
総サイクルタイムとは、タスクが開始されてから完了するまでの期間であり、アクティブな仕事とアイドル時間の両方を含む。これは通常、時間ではなく日/週で測定される。
総サイクルタイムを計算する最も簡単な方法は、完了日-開始日です。つまり、設計が1月1日に開始され、配備が1月28日に完了した場合、サイクルタイムは4人週となります。
ClickUpでは、すべてのタスクに開始日と終了日を割り当てることができるため、サイクルタイムを非常に簡単に求めることができます。
4.フロー効率を計算する
総アクティブタイムと総サイクルタイムが得られたら、フロー効率を測定するために以下の式を使用します。
フロー効率 = (アクティブ仕事時間/トータルサイクルタイム)×100
上記の例を拡張する：フロー効率＝（1人週／4人週）×100＝25％。
5.フロー効率のギャップを学ぶ
上記の例では、75％の時間、つまり3人分の週は、アクティブな仕事時間ではない。これは、フィードバックを待つ時間、他のチームメンバーがタスクを完了するのを待つ時間、次のフェーズに進むための承認を待つ時間など、待ち時間／アイドル時間である。
フロー効率の改善は、待ち時間を減らすことから始まる。その前に、フロー効率を他の関連メトリクスと関連付ける方法を紹介します、
フロー効率に関連するその他のKPIについて
フロー効率のメトリクスはプロジェクト管理者にとって重要ですが、それだけではあまり意味がありません。例えば、フロー効率が25％の時、チームメンバーの生産性は高いでしょうか？
一見すると、チームが75％の時間を無駄にしているように見えるかもしれない。しかし、それは真実ではない。私のチームは4つの機能（＝フロー）を並行して作業し、100％の生産性を上げているかもしれない。
このような混乱を避けるためには、フロー効率を他のメトリクスとの関係で理解することが不可欠です。
スループット
スループットは、一定期間に完了した仕事の量を測定します。チームの生産性を示す直接的な指標です。ソフトウェア・エンジニアリング・チームの場合、スループットとは、ある期間に立ち上げた機能の番号のことである。
つまり、あなたのチームが4週間で10の機能を立ち上げたとすると、フロー効率はまだ25％でも、スループットは10ということになる。
リードタイム リードタイム タスクを依頼してから納品されるまでの総時間。アクティブな仕事時間とアイドル時間の両方を含む。製品開発では、顧客やビジネスチームのメンバーがリクエストをしてから、それが生産に移されるまでの時間を指します。
アクティブな仕事時間／サイクルタイムに加えて、リードタイムにはユーザーストーリーを書く時間、優先順位をつける時間、リソースを割り当てる時間なども含まれます。ですから、もしあなたのチームが今後6ヶ月間、すでに計画されたリリースで忙しいのであれば、フロー効率が25％であっても、リードタイムは7ヶ月になるかもしれません。
リソース利用率
リソース利用率は、チームまたは組織が、人員、ツール、時間など、利用可能なリソースをどれだけ効果的に使用しているかを追跡します。
フロー効率が25%で 資源利用率 も100％なら、これ以上の仕事を引き受けられないことは明らかだ。リソース使用率も25%なら、もっとやることができるキャパシティがあるということだ。
より良い
/参照 https://clickup.com/ja/blog/8439/resource-management/ リソース管理 /リソース管理
作業負荷ビューをClickUpで
作業中（WIP）リミット
作業中 (WIP) リミットは、いつでも進行中のタスクやプロジェクトの数を制限します。これは、新しいタスクが開始される前に完了するよう努力が集中され、サイクルタイムを短縮し、スループットを向上させるために使用されます。
作業中（WIP）リミットは、すでに開始されているタスクに優先順位をつけることで、フロー効率を高めるのに役立ちます。
これらのメトリクスを組み合わせることで、フロー効率を継続的に改善することができます。最適化プロセスでの活用方法をご紹介します。
フロー効率を改善するヒント
フロー効率を改善する最初のステップは、フロー効率を正確に計算し、ギャップを特定することです。その情報に基づいて、以下のヒントを試してみてください。
作業中（WIP）リミットを設定する。
現在の仕事がまだ未完成であるときに新しい仕事を始めないのは当然である。開いているタスクが多すぎると、すべてのタスクが遅れる可能性がある。優れたバックログの優先順位付けは、開発中のアイテムの価値を最大化するのに役立つ。
ClickUpを使ってボードに作業中（WIP）リミットを設定することで、作業負荷が管理しやすくなり、各タスクが相応の注意を受けることができる。
/画像 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/03/image-391.png 作業中（WIP）リミット /ウィップリミット
_クリックアップでの作業中（WIP）リミット設定
しかし、これは複雑な組織において、マルチステップのタスクでは逆効果になる可能性がある。例えば、機能がデプロイされるまで開発者を待たせると、少なくとも8時間のアイドル時間が発生し、フロー効率に影響を与えます。
作業中（WIP）リミットをチームの生産性、作業負荷、スループットと連携して使用し、結果を最適化する。
ワークフローの自動化
シンプルで反復的なタスクを自動化し、次のことを実現します。 プロセスを合理化する 完了したタスクをすべて見直す際に、自動化によって効率的にそれを排除することができる。
遅延の防止：遅延/逸脱を通知する自動化リマインダーを設定することで、事前に状況を把握することができる。
依存関係やボトルネックの排除：例えば、デザイナーがステップを完了し、開発者に割り当てる必要があるとします。これが手作業の場合、プロジェクト管理者の都合に左右されます。
このプロセスを自動化すれば、タスクは自動的に「設計」リストから「開発」リストに移動し、開発者はそこから自分にタスクを割り当てて仕事を始めることができます。これは効率を向上させるだけでなく、チームメンバー間の所有権やアカウントも作り出します。
ClickUp ダッシュボードでフロー効率を追跡
クリックアップでフロー効率を向上する
あらゆるオペレーショナル・エクセレンス・イニシアチブの原動力となる基本的な問いは、"これが私たちのできる最善のことなのか？"ということです。多くの場合、答えは「ノー」です。
継続的な改善のために、今日の組織にはギャップをなくし、非効率を最小限に抑え、ワークフローを最適化する戦略的アプローチが必要です。このアプローチには、洞察、行動、自動化が含まれます。ClickUpは、これらすべてを可能にします。
ダッシュボードと レポート作成ツール .
フロー効率に関するFAQ
1.なぜフロー効率を測定するのですか？
フロー効率を測定するのは、ワークフローにおける非生産的/アイドル時間を最小化するためです。フロー効率が良ければ、アクティブな仕事が完了次第、製品を出荷することができます。
2.なぜフロー効率が重要なのですか？
フロー効率とは、能動的な仕事と納品までの総時間との比率である。これは、組織がカスタマーの要求に応えるのにかかる時間を短縮するのに役立つため、重要である。例えば、製品を作るのに2日の作業時間が必要だが、納品までのサイクルタイムが20日である場合、フロー効率は10％となる。
これは、サイクルタイムを短縮することで、スループットを高め、収益を大幅に最大化できることを示している。