明確な方針と手順を持つ組織は、前向きな企業文化を促進する。誰もが会社のビジョンと価値を知っており、それが従業員の行動を形づくる。
文書化された手順には、何が許され、何が禁止されているかのリストが含まれます。よく書かれた方針と手順のマニュアルは、組織が法的要件や規制要件を満たすのに役立ちます。また、すべての利害関係者にとって最良の結果が得られるよう、従業員やマネジャーに仕事の指示を与えます。
しかし、手順書や方針の作成は複雑です。もしあなたが初めて手順書を書くのであれば、あなたの考えを伝え、あなたの考えを明確にする手助けが必要なのは当然のことです。 オペレーション戦略 .
この包括的なガイドでは、手順書の書き方をステップ・バイ・ステップで説明し、プロセスを加速させるテンプレート、手順書のヒントやベストプラクティスを共有します。
手順書を書くとはどういうことか？
手順書は、タスクを達成するためのステップ、ガイドライン、オンラインリソースを組み合わせたものです。よく書かれた手順書は、一連の定型的なステップであり、その順序も決まっています。
手順書には指導者グループのビジョンが盛り込まれ、スタッフが戦略的目標を達成し、パフォーマンス基準を作成し、改善点を特定できるようにします。
手順書作成の重要性を理解する
方針は、ルーチンタスクを完了する際の不確実性を取り除き、従業員が正しいタスクを正しくやることを保証する。その結果、ビジネスの効率を高め、規制を遵守することができる。
どのような手順も最適なパフォーマンスを保証するものではありませんが、手順書はチーム全体のベストプラクティスを標準化し、成果の質を向上させます。
効率性と生産性
こんな経験はないだろうか？あるタスクを何時間もかけて完璧に完了したのに、チームメイトが過去にやったことがあり、もっと簡単な方法があることに気づいた。
そこで役に立つのが手順書だ。重複を防ぎ、共同タスク管理を規制するだけでなく、効率的に書かれた手順書はワークフローを合理化し、チームの生産性を向上させます。
明確性と一貫性
手順書は従業員の期待を明確にし、エラーを最小限に抑えます。手順書を書く際の目標は、組織全体で特定のタスクがどのように実行されるかをシンプルかつ一貫して詳述することです。 プロセスを標準化する .
トレーニングおよびオンボーディング
新入社員やチームメンバーは、プロセスや製品に関連するすべての手順を参照できます。これにより、彼らの学習曲線が短縮され、チームメイトへの依存関係が軽減されます。また、手順書は、タスクの完了方法が不明なときにいつでも簡単にアクセスできる、貴重な知識伝達リソースとしても機能します。
リスクの軽減とコンプライアンス
手順書は、ベストプラクティスや安全対策の概要を示すことで、潜在的なリスクを特定し、管理するのに役立ちます。手順書は、組織がこれらの規制や現地の法律を遵守することを確実にする。
例えば、ポテトチップスの製造業者が、コンテンツの原材料をリスト化し、アレルゲンがあればそれを表示しなければ、法的・規制的な影響を受ける可能性があります。規制を遵守する水密な手順を実施することで、製品の包装やラベル表示中にそのようなミスがないようにすることができる。
継続的改善
ビジネス・ニーズの変化に合わせて組織的なプロセスが進化するよう、手順書を定期的に更新する。
例えば、パンデミックの間、世界中の企業はリモートワークという新しい常識に適応しなければならなかった。そのため、従業員のデジタルかつハイブリッドな設定での仕事をサポートするために、方針や手順を更新する必要があった。
アカウントと責任
手順は従業員の役割と責任を定義し、説明責任と所有権を定義する。
例えば、経費の払い戻しを申請する場合、ポータルを通じて申請書にサポート書類を添付して提出し、マネージャーの承認を得て、最終的にアカウント部門が金額を払い戻します。
これにより、矛盾を特定し、適切な従業員までさかのぼり、効果的に対処できるようにすることで、このようなプロセスがシームレスに実施されるようになります。
顧客満足度
あなたがカスタマーサービスチームを率いていて、毎日多数の顧客の問題やクエリに対応しているとします。もしあなたのチームが、カスタマーの問題やクエリを迅速かつ効果的に解決するプロセスを標準化した手順ガイドにアクセスできれば、チームが一般的なクエリやサポート問題を解決するスピードが加速するでしょう。
アクセスのしやすさ
組織内にマニュアルやメモが多すぎると、情報過多の結果になります。ユーザーは関連リソースを見失ったり、十分な情報に基づいた意思決定が必要なときに探すのに時間を浪費したりします。
ユーザーがアクセスでき、手順のステップを更新できる最新のオンラインシステムは、ポリシーや手順が進化し続ける急成長中の組織にとって最適なオプションです。
手順書の書き方
手順の範囲と目標を定義する。
手順書を書く最初のステップは、目標を定義することである-どのような具体的なプロセスやタスクに焦点を当てたいのか？誰がこの手順書を使うのか？
プロシージャーを起草するときに、成果物、阻害要因、文脈、制約のリストを作成する。
ビジネスプロセスとの整合性
どのような手順書を作成する場合でも、会社の価値観に沿うようにし、組織の枠組みにシームレスに統合できるようにする必要があります。主要な利害関係者を手順に参加させ、プロセスのステップバイステップのガイドを起草し、文書が全体的なビジネスプロセスと効果的に整合するようにします。
適切なビジネスプロセスの選択
複数の手順を書く場合は、小さな作業から始める。小さなタスクに優先順位をつけることで、さまざまな社内プロセスのニュアンスを理解し、効果的な手順を書きやすくなります。
手順構造とバージョン管理標準の作成
手順書作成プロセスを簡素化する標準的な構造を構築する。手順書のテンプレートをカスタムビルドすることもできるし、一般に公開されているテンプレートを使って一貫性を保つこともできる。
プロシージャーを作成する際には、ドキュメントポータルにバージョン管理があることを確認する。これにより、すべての関係者が変更を体系的に追跡し、手順を常に最新の状態に保つことができます。
SOPチェックリストの作成
手順書を作成する際には、必ずSOP（標準作業手順書）チェックリストのサンプルを添付しましょう。以下を使用することができる。 SOPソフトウェア とテンプレートを使って、SOPチェックリストを作成する。
例えば、人事部門は、新しい役割の候補者を面接する際に、資格要件を標準化するSOPチェックリストを使用できます。
手順書作成における5つのWアプローチの活用
手順書の作成プロセスに「5つのW」-誰が、何を、どこで、いつ、なぜ-を取り入れることで、明確性が向上し、重要な情報の見落としがなくなります。
1. Who：新しいウェブページを立ち上げ、特定のタスクに対する個人レベルのアカウンタビリティを確立する必要があるとします。構造化されたプロセスは、「誰が」を明確に定義し、各貢献者の間でアカウンタビリティを確立し、プロジェクトを期限内に完了するのに役立ちます。
2. What：What」は、どのようなタスクやプロセスを完了しなければならないかという問いに答えるのに役立つ。手順を書く際には、オブジェクトを明確に定義し、タスクを完了するためのステップを詳述する。インスタンスンス：工場労働者は、安全規制を遵守しながら自分の役割を果たすために、どのようなス テップを踏めばよいかを知るべきである。
3. Where：物理的な場所であれ、ソフトウェアであれ、手順を実行する場所を理解することが不可欠である。新しいプロジェクトで仕事をするときは、チームが簡単にアクセスできる専用フォルダを作成する。これは、チームのパフォーマンスを追跡し、アカウンタビリティを高めるのに役立ちます。
- When：手順書を作成する際には、マイルストーンごとに期限を設定し、SLA（サービス・レベル・アグリーメント）を確立し、タイムリーに完了するようにする。例えば、給与計算手順では、あらかじめ決められたタイムラインに従って完了するステップやタスクの数が決められています。
5. なぜか：最後に、手順を文書化する理由を理解する。目標は何ですか？なぜ」を理解することで、無味乾燥な文書が組織にとって必要不可欠なものに変わる。
手順書の文書化と配布
手順書の作成
組織用に手順を作成する際には、以下の要素が手順の一部であることを確認してください。
| 手順の作成：要素とベストプラクティス |
|---|
| 要素｜ページタイトル 手続きのタイトル 識別番号 発行日 手続きが適用される氏名、役割、および部署 手続きを作成し、承認した関係者の氏名と署名 |
| コンテンツテーブル（大きな文書の場合 |
| 手順の範囲と目的、およびそのリミットを記述する 規則、基準、役割、責任、アウトプット、およびインプットを含める 可能性のある障害、安全情報、およびwhat-ifシナリオをカバーする 使用する頭字語および同義語を明確にする 健康および安全に関する警告を追加する トラブルシューティングのセクションで、何がうまくいかない可能性があるか、および最終的な結果を妨げる可能性のあるものを詳述する |
| ベストプラクティス｜ アクティブボイスで書く 読者が必要なものを見つけ、理解し、見つけたものを使えるように、平易な言葉を使う 冗長で不必要な情報は削除する 方針の言葉は簡潔にする |
手順を作成するためのテンプレート
手順を文書化し、承認し、レビューする
手順書を作成したら、次のステップに進む：
- 方針の文書化：* その作成と実施の目的、範囲、オブジェクト、個人、および責任部署を文書化する。
- 承認：*方針/手順を承認する責任者とその連絡先を含める
- ポリシーの見直しと更新： ポリシーを頻繁に見直し（四半期に1回）、変化する要件や組織のニーズと整合させるために更新し、関係する部署や利害関係者に変更を伝える。
ClickUpを使用して手順を作成し、実施する。
効率的に書かれた手順書を作成するのに苦労しているのであれば、やることです。手順書、サポート文書、オンラインリソースなど、すべての関連情報を集約しましょう。
使用方法 プロセスマップツール は、プロセスを文書化し管理するための構造化されたフレームワークを提供します。
この構築済み プロセス文書テンプレート には、役割と責任の定義、ガイドラインの設定、重要なパフォーマンス・モニタリング・メトリクスの文書化について、ステップ・バイ・ステップで説明されている。
ClickUpのカスタムフィールドでは、問題レベルフィールド、完了率、承認者の詳細などのカスタム属性を追加して、手順に関する重要な情報を保存できます。
ClickUpのプロセス・手順テンプレートを使用することで、複数のチームが明確なプロトコルを確立し、コラボレーションを促進し、生産性を向上させることができます。
2.標準作業手順書テンプレート
このSOPテンプレートで、全社的な新しい標準作業手順を簡単に作成し、実施できる
SOPはビジネスには欠かせないものです。詳細な指示を提供し、共通の目標に向けた連携を確保し、エラーを減らし、組織的な仕事環境を育むことができます。
/参照 https://clickup.com/templates/standard-operation-procedures-kkmvq-6083760 ClickUpの標準業務手順書（SOP）テンプレート /%href/
は、従業員を効果的に管理するための包括的なフレームワークを提供します。 SOPテンプレート はこのプロセスを簡素化し、ベストプラクティス、ポリシー、ワークフロー、タスクチェックリストをリスト化した統一ダッシュボードを提供する。
カスタムステータス、カスタムフィールド、カスタムビューを使用する、 プロジェクト提案 マネジメント機能、そして
/を参照してください。 https://clickup.com/features/ai ClickUpブレイン /を含む。
ClickUpのテンプレートを使えば、組織全体のナレッジソースとなる信頼性の高いSOPを作成することができます。
使用方法 作戦プランテンプレート を効果的に使用するためには、タスクのブレーンストーミングを行い、様々なプロセスを詳述することから始める。このSOP文書が定期的に更新されるように、主要な利害関係者をフィードバック、テスト、洗練のプロセスに参加させる。ClickUpのプラットフォームは、コラボレーション、手順作成、進捗追跡を容易にし、生産性分析を提供します。
クリックアップのSOPテンプレートを使って、効率的なプロセスを確立・メンテナーし、組織の業務パフォーマンスを向上させましょう。
3.手順テンプレート
ClickUpのProcedure Templateを使って、仕事のフローと目的を定義する。
ClickUpの手続きテンプレート は、どのような
/テンプレート /ブログ?p=62696 プロジェクト・レポート /%href/
またはタスクに対応する。このテンプレートは、プロセスのフローを明確にし、オブジェクトを定義し、ステップバイステップの指示を提供することで、当て推量を排除し、すべての業務と担当者間での一貫性を確保します。
このテンプレートには、カスタマイズ可能なステータス、フィールド、ビュー、およびその他のプロジェクト管理機能が含まれており、タスクの特定、スコープの決定、情報収集、手順書の作成、レビュー、および改訂をガイドします。
このテンプレートで、目標の定義、ステップの概要、タスクの割り当て、利害関係者とのコラボレーション、通知の設定、ミーティングの開催、進捗の監視を行ってください。
適切なプロセス、ツール、テンプレートがあれば、手順書の作成は簡単です。
組織の非効率性に悩んでいるのなら、まず方針の手順を見直すことから始めよう。
手順が整備され、チームがそれに従っているか？そうでない場合は、適切なツールとテンプレートを導入して、組織全体で効果的な手順を作成しましょう。
ClickUpは、初心者にも使いやすい手順書作成・管理ツールです。
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に登録して、手順を作成し、関係者と協力し、全員が効率的に機能するようにしましょう。
よくある質問(FAQ)
1.手順の例とは何ですか？
手順とは、特定のタスクやプロセスを通じて個人を導く、ステップバイステップの指示設定です。
例えば、「購買注文処理手順」は、ビジネスで扱う購買注文を作成、承認、処理するためのステップを含みます。この手順は、組織内で誰が注文を開始するのかを特定し、標準化されたプロセスの一部として全体的な承認ワークフローを詳述するのが理想的です。
2.どのように手順を作成するのか：ステップバイステップのアプローチ
ここでは、ステップ・バイ・ステップで手順を作成するためのガイドを紹介する：
- ステップ1: 手順を作成する目的を明確にし、手順の範囲を定義する。
- ステップ2: 主要な利害関係者を特定し、その役割を明確にしてアカウント責任を確立する。
- ステップ3：手順を実行する際に、どのようなステップや行動が完了するのかを詳細に指示する。
- ステップ4：手順が保管され、実行される物理的またはデジタルな場所を指定する。
- ステップ5: 手順に記載されているすべてのステップについて、専用のタイムラインを定義する。
- ステップ6: その手順が組織の目標達成に不可欠である理由と方法を伝える
- ステップ7：包括的な手順書を作成し、定期的に見直し、更新する
3.ステップ・バイ・ステップ手順とは？
ステップ・バイ・ステップ手順とは、特定のタスクやプロセスを通じて個人をガイドする、詳細で連続的な指示設定です。複雑な活動を、管理しやすく理解しやすい構成要素に分解し、各ステップは明確さと一貫性を確保するために注意深く作成されます。
各ステップの責任者、取るべき行動、タスクの発生場所、完了すべき時期、なぜそれが不可欠なのか、などが含まれる。文書化されたこれらのステップは、組織の効率性を促進する標準化された手順を形成する。