チームの作業負荷が両極端に振れると感じたことはないだろうか。ある週は全員が締め切りに間に合わせようと奔走し、また別の週は次のタスクを待っている。プロジェクト管理者なら誰でもイライラするものだ。
この作業負荷を均等に配布し、スムーズなプロジェクトの進行を維持する方法があるとしたらどうだろう？リソース・スムージングは、リソースの最適化と割り当てを支援し、禅のようなプロジェクト体験を保証するプロジェクト管理テクニックである。
このテクニックを仕事に生かすには、いくつかの要因がある。柔軟性を受け入れ、変化に対応し、プロジェクトのニーズを最優先することで、プロジェクト管理をジェットコースターのようなものから、スムーズで安定した旅に変えることができる。
リソーススムージングとは？
リソーススムージングとは、プロジェクトをタイムリーに完了するためにリソースを最適化するプロジェクト管理のテクニックです。リソースの利用バランスをとることで、組織のリソースを使いすぎたり、使いきれなかったりしないようにします。
例えば、マーケティング・キャンペーンを実施する際、立ち上げの前後に集中的な活動があり、その後小康状態が続くとします。リソース・スムージングは、予算とチームの作業負荷を均等に分散し、リソースの需要と使用における山と谷を避けるのに役立ちます。
カスタマーサービスチームを考えてみよう。プロジェクトのスケジュールモデルをスムージングするには、緊急でないタスクの振り替え、スタッフのクロストレーニング、季節的なサポートクエリの増加に対応するための臨時雇用などが考えられます。
プロジェクト管理者は通常、納期の厳しいプロジェクトでタイムリーな納品を確保するためにリソースのスムージングを適用する。
リソース・スムージングの鍵と機能
リソース・スムージングを理解したところで、その主な特徴を紹介しよう。
- 一定のプロジェクトタイムライン内でリソースを最適化することに重点を置く。
- リソースの使用量の山と谷を避け、均等にする。
- プロジェクトの依存関係や納期を確実に守る。
リソースの平準化の主な機能には、作業負荷のバランスをとるために期間間でタスクを移動させること、チームメイトをクロストレーニングすること、カンバンボードなどのツールを使って追跡することなどがある。 リソース配分 .
資源平滑化のメリットとリミット
リソース・スムージングが、あなたやチームにとってどのように役立つのか、また、そのリミットを回避することで、どのように最大限に活用できるのかを見ていきましょう。
メリット
- スムージングは燃え尽きを防ぎ、士気を高く保ち、仕事の成果と生産性の向上につながる。
- すべてのリソースを有効に活用し、ダウンタイムをなくし、リソースの競合を最小限に抑えます。
- 不必要なコストを削減します。ピーク時に余分なスタッフをかき集めたり、働き過ぎの従業員に残業代を支払ったりする必要がなくなります。
- 平滑化とは、何が起こるかを知ることであり、プランニングを行うことである。リソースのスケジューリング 辞書、資源平滑化、セクションV、サブセクションB、ケーススタディ1)。
2.リソースの平準化がプロジェクト管理に与える影響* : ある建設会社では、リソースを適切に平準化して配分することで、プロジェクトのコストと期間を削減した。これにより、リソースの使用量のばらつきによる損失を削減した。
リソースが利用可能になるまでタスクを遅延させる、利用可能なフロート内で活動を分割する、仕事時間をコントロールしピーク時に最大のリソースをプロバイダーすることでリソースの制約を減らすなど、さまざまな手法を通じてリソース管理を最適化した。
本研究は、建設現場における資源利用効率を最大化するためには、資源の平準化とスケジューリングが極めて重要であることを実証した。
(出典:_)
/参照 https://www.ijsr.net/archive/v4i5/SUB154213.pdf 建設プロジェクトの資源スケジューリング：ケーススタディ (ijsr.net) /%href/
; )
これらの実際のケーススタディは、組織がチーム内でスムージングとレベリングのテクニックをどのように成功させているかを示しています。
これらの手法を戦略的に導入することで、アジャイル開発の潜在能力をフルに活用し、パフォーマンス、効率性、ビジネス価値全体において大きな成果を達成することができる。
リソーススムージングの実際の応用と例
リソースの平滑化と平準化は、単なる理論的な概念ではない。オペレーションの卓越性を達成するために、さまざまな業界で使われている強力なツールなのだ。現実のシナリオをいくつか見てみよう。
これらの方法が使われたシナリオ
シナリオ1：あるマーケティング会社は、厳しい納期に間に合わせるため、協調的なリソース管理戦略を採用した。これは、プロジェクト間でリソースを共有し、利用可能なスキルセットを最適に活用するためにチームワークを育むことを含んでいた。
そうすることで、リソース需要を平準化することができた。慎重に人材を配置し、タスクに優先順位をつけることで、設定したタイムライン内でプロジェクトを完了した。
このようなリソースの平準化アプローチにより、クライアントの満足度を確保し、エージェンシー内に知識の共有とコラボレーションの文化を醸成した。
(出典:_)
/参照 https://pmiuk.co.uk/mastering-resource-smoothing-techniques-benefits-and-case-studies/ PMI /%href/
辞書、資源平滑化、セクションV、サブセクションB、ケーススタディ2）。
シナリオ2：あるソフトウェア開発プロジェクトチームは、開発者不足に対応するため、リソーススムージング技法を採用することで、潜在的なリソースのボトルネックに対処する積極的なステップをとった。
これには2つのアプローチがあった：
- 開発者のキャパシティに合わせてタスクの期間を調整する。
- チームメンバーを各自のスキル設定に基づいてタスクに割り当てることで、作業負荷のバランスをとり、最適化する。
これらの努力により、チームは開発者の稼働率を最適化し、効率的なリソース配分を実現し、プロジェクトの品質を損なうことなく、プロジェクトの期限を守ることができました。
(出典:_)
/参照 https://pmiuk.co.uk/mastering-resource-smoothing-techniques-benefits-and-case-studies/ PMI /%href/
辞書、リソース・スムージング、セクションV、サブセクションA、例1)。
アジャイル開発チームは、いくつかのアプローチを組み合わせて使用する。彼らは、リソース要件に基づいてタスクに優先順位をつけ（スムージング）、タイムリーな納品を保証するために、マンパワーの可用性に合わせてスプリントスケジュールを調整する（平準化）。
注：シナリオとケーススタディはソースで匿名化されています。
これらの手法の成果と効果
どちらのアプローチも、アイドルタイムやリソースの過負荷といった主要な制約を最小化し、生産性とアウトプットの向上につながる。ストレスの軽減と管理意識はチームの士気とモチベーションを高め、一貫したサービス品質とタイムリーなプロジェクト納品は顧客の満足につながる。
スムージングは不必要な残業を避け、平準化はリソースとリソース配分を最適化し、プロジェクト全体のコストを削減します。
適切なアプローチを選択し ClickUpのプロジェクト管理 を使えば、成功に向けてスムーズに船出できます！
リソース管理ツールとアプリケーション
ワークフローの合理化から割り当ての最適化まで、ClickUpはチームの効率性を高め、コントロールする力を与えてくれます。より良いリソースプランのためのプロジェクト管理ツールの鍵機能を見てみましょう。
リソースの平滑化と平準化のためのClickUpの5つの機能
1.作業負荷ビュー
/画像 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/03/image-90-1400x935.png ClickUpの作業負荷ビュー /クリックアップのワークロードビュー
ClickUpのワークロードビューで各チームメンバーの作業負荷を可視化。
個人とチームの作業負荷を設定し、可視化します。
/参照 https://help.clickup.com/hc/en-us/articles/6310449699735-Use-Workload-view ClickUpの作業負荷ビュー /参照
.これを使用して、各チームメンバーの現在または割り当てられた作業負荷をキャパシティ設定と比較します。
タスクの努力は、4つの方法のいずれかで見積もることができます：
- 時間：各メンバーが利用できる時間
- タスク：タスク：1人が1日に完了できるタスク数。タスクに同じだけの努力が必要な場合、これは特に有用である。
- ポイント：スプリント中のタスクに相対的なサイズを与えます。
- カスタムフィールド：上記の方法でワークフローをうまく把握できない場合、キャパシティとパフォーマンスを追跡する。
ワークロードは1週間、2週間、または数ヶ月単位でビューできます。既存のタスクをワークロードビューにドロップしたり、任意の場所をクリックして新しいタスクを作成することができます。
これらの機能により、タスクの追跡が簡素化され、リソースのスケジューリングがしやすくなります。チームが設定した目標を達成し、進捗が確認できれば、その勢いを維持し、より生産性を高めようという意欲が湧いてくるでしょう。
2.時間追跡
ClickUpの時間追跡機能で各タスクグループの所要時間を把握しよう。
デスクトップ、モバイル、ウェブブラウザから時間を記録。お気に入りの時間追跡アプリをClickUpに接続して統合すれば、ClickUp内で直接追跡した時間を同期できます。
詳細なタイムシートで、日、週、月、またはカスタムの範囲ごとに追跡されたプロジェクト時間をビューし、開始日ごとにグループ化された時間合計を表示し、個々のタスクと時間エントリーを表示して、どこに時間が費やされたかを理解します。
この機能は、各タスクにかかる時間をタブで管理するのに役立ちます。これにより、将来のプロジェクトタスクの見積もりが容易になり、過負荷による驚きを避けることができます。
3.カスタムフィールド
/画像 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/03/image-92-1400x970.png ClickUpのカスタムフィールド /カスタムフィールド
ClickUpのカスタムフィールドを使用して、さまざまなタイプのデータを記録し、仕事することができます。
/参照 https://help.clickup.com/hc/en-us/articles/6303536766231-Intro-to-Custom-Fields ClickUpのカスタムフィールド /%href/
を使用すると、リソースの使用状況を詳細にビューできます。
専門レベル」や「資格」などのカスタムフィールドを使用して、特定のスキルや経験に基づいてチームメンバーとタスクをマッチングさせます。また、「設計時間」や「コーディング時間」などのカスタムフィールドを使用して、タスクの見積もり時間と実際の作業時間を比較することもできます。
新機能の設計に多くの時間がかかることを想像してみてください。設計時間'に基づいてロックスターを素早く特定し、タスクを割り当てることができます。
使用予算'や'残り予算'などのカスタムフィールドでプロジェクト予算を管理しましょう。この情報に基づいて、残りのプロジェクトタスクのアプローチを調整することができ、プロジェクトの財政を確実に軌道に乗せることができます。
4.ClickUpのリソースプランテンプレート
ClickUpのリソースプランニングテンプレートを使って、リソースの再配置と可視化を便利に行おう
アジャイル・スプリントがスムーズな旅というより、でこぼこした乗り物のような場合は、次のテンプレートを使ってください。 ClickUpのリソースプランテンプレート を使って、リソースの不都合を解決してください。
チームのスケジュールとタスクを一目で可視化し、潜在的な過負荷ゾーンを事前に特定し、可用性とスキル設定に基づいてチームメンバー間のタスクを簡単にシフトし、全員が最高のペースで業務を進められるようにします。
努力とリソースへの影響に基づいてタスクの優先順位を決めることで、従業員の過労を防ぎ、ワークライフバランスを向上させます。スプリント期間中、チームのバランスと活力を維持します！
ClickUpには他にも以下の機能があります。 リソースプランテンプレート 機能は素晴らしいスムージング・ソリューションです。
タスクは「やること」、「進捗中」、「完了」といったフェーズでフローし、各ステップで必要なリソースを明確に把握できます。進捗を遅らせる隠れたボトルネックはもうありません！
タスクをドラッグ＆ドロップすることで、リソースの可用性と影響度に基づいて優先度を調整し、適切な機能を適切なタイミングで確実に注目させることができます。
リアルタイムアップデートで誰が何の仕事をしているかを確認し、必要に応じてリソースをシフトすることで、製品開発プロセスのフローをスムーズに保つことができます。
リソース管理ワークフローにClickUpを使用するメリット
チームがタスクに溺れ、スプレッドシートに埋もれていると感じていませんか？ClickUpを使えば、リソース管理の混乱から解放されます。
/クリックアップ https://clickup.com/teams/resource-management ClickUp リソース管理ソフトウェア /%href/
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クリックアップのリソース管理ソフトウェア
ClickUpのリソース管理ソフトウェアでリソースを管理しましょう。
- データの一元化: 散らばった電子メール、付箋、メモを捨てましょう。ClickUpは、タスク、スケジュール、コミュニケーションなど、すべてを一元管理します。
- クリックアップのリアルタイムアップデートとコラボレーション機能により、全員が同じページで情報を共有し、スムーズな引継ぎと相乗効果を実現します。
- 時間追跡: ClickUpのグローバルタイマーは、どのデバイスからでも時間を追跡できます。見積もり時間を設定し、効率的に時間を配分します。
- データ主導の意思決定： ClickUpの強力なレポート作成ツールは、チームのパフォーマンスとリソースの利用状況を把握し、データ主導の意思決定を可能にします。
クリックアップは単なるソフトウェアではなく、リソース管理プロセスのパートナーです。
クリックアップでプロジェクトの旅をスムーズに
リソースのスムージングは、ストレスのない効率的なプロジェクト運営の鍵です。作業負荷の配布を最適化することで、チームに力を与え、燃え尽きを防ぎ、プロジェクトを軌道に乗せることができます。
ワークロードビューからカスタムフィールドまで、ClickUpの便利なツールは、リソーススムージングによってプロジェクトコストを削減し、プロジェクトの成果を高めます。
プロジェクト開始
/参照 https://clickup.com/signup ClickUp無料試用版 /%href/
今すぐお試しください！
よくある質問
1.リソース・スムージングとは何ですか？
リソーススムージングは、リソースを最適化することにより、プロジェクトの作業負荷を平坦化します。タスクとリソースを調整し、あるタスクが過負荷になり、他のタスクが過少になるのを防ぎます。ジェットコースターではなく、バランスの取れたプロジェクトのフローを考えてください！
2.リソース・スムージングとクラッシングの違いは？
どちらも作業負荷を最適化する手法だが、アプローチは異なる。スムージングは、坂道をなだらかに平らにするように、タスクとスケジュールを均等に配布するように調整する。
クラッシングは、特定のタスクにより多くのリソースを投入してスピードアップを図りますが、プロジェクトのコストとリスクを増大させる可能性があります。
3.リソースの平準化とはどういう意味ですか？
リソースの平準化とは、プロジェクトのタイムラインやリソースの割り当てを調整し、全員が同時に仕事をすることで、過負荷のヒーローやアイドルの傍観者を避けることである。