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電子メールプロジェクト管理の究極ガイド
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電子メールプロジェクト管理の究極ガイド

Greg Swan
Greg SwanContent Manager
2021年3月2日
10 分で読める

メールプロジェクト管理について学びたいですか？

電子メールプロジェクト管理は、プロジェクトマネージャーやチームが電子メールの受信トレイ内でコミュニケーションや仕事ができるようにすることで、より効率的に仕事ができるようにします。

しかし、プロジェクト管理のために大量の電子メールを整理するのは、髪を引っ張り出したくなるようなことのように聞こえます。🤯

もし、そんな悲惨な状況から救い出してくれるツールがあれば...。

それは鳥か？飛行機か？いや、メールプロジェクト管理ツールだ！ 電子メールプロジェクト管理ツールです。 は、受信トレイを共同作業スペースに変え、貴重な時間を節約し、チームの効率を高めます。

しかし、あなたに最適な電子メールプロジェクト管理ツールは何でしょうか？

ご安心ください。🦸

この記事では

/を取り上げます。

0-電子メールプロジェクト管理とは？

電子メールプロジェクト管理とは何か？ /%href/

その GmailとOutlookのプロジェクト管理に最適なツール 電子メールプロジェクト管理の利点も紹介する。

さあ、始めよう。

電子メールプロジェクト管理とは？

電子メールプロジェクト管理では、電子メールの受信トレイを使ってプロジェクトを管理します。これには、タスクの作成と割り当て、締め切りの管理、タスク固有のコミュニケーションなどが含まれます。

しかし メールクライアント GmailやOutlookはプロジェクト管理のために設計されたものではありませんよね？

いや、そうではない。だから電子メールベースのプロジェクト管理ツールがあるのです！

電子メールベースの プロジェクト管理ソフトウェア を使えば、タスクの追跡、チームメンバーとのコミュニケーション、そして、プロジェクト・マネジメントが可能になる。

/プロジェクト管理ソフト https://clickup.com/ja/blog/16186/undefined/ 外部利害関係者 /を行うことができます。

電子メールを通じて、やることリストを追加することもできる。

"結局のところ、カタツムリ郵便はどこまで届くのだろう？

まあ、遠くないな」と言う男 gif

GmailやOutlookはプロジェクト管理のために作られたものではないが、電子メールのプロジェクト管理ソフトはそのギャップを埋めてくれる。

その方法とは？

A. Gmailプロジェクト管理

Gmailでは、電子メールをタスクに変えることができますが、専用の

/参照

8-the-best-email-プロジェクト管理ツール-ClickUp

プロジェクト管理ツール /プロジェクト管理ツール

Google Appsと統合する。

でやることは他にもあります。 Gmailプロジェクト管理。 :

  • チームメンバーをGroups電子メールリストに追加し、チーム全員が1つの電子メールアドレスで最新情報を受け取れるようにする。
  • 使用方法共有カレンダー を使うと、ファイル内でリアルタイムに共同作業したり、チャットしたりできます。
  • 使う /を使う。 https://clickup.com/ja/blog/14295/undefined/。 Googleフォーム /フォーム を使ってオンラインアンケートやフォームを作成し、共有することができます。
  • バージョン管理を使用して、情報を失うことなく以前のドキュメントバージョンに戻すことができます。
  • タスクの追跡と共同作業には /参照 https://clickup.com/ja/blog/14386/undefined/。 ガントチャート /ガントチャート を使うことで、タスクを追跡し、共同作業を行うことができます。
  • アレクサと接続することもできる。 /接続することもできます。 https://clickup.com/blog/alexa-google-assistant-project-management//。 Googleアシスタント /アレクサと と連携し、やることリストを話すこともできる！

B. Outlookプロジェクト管理

Outlookのビルトインプロジェクト管理ツールを使えば、チームは自分の責任をよりよく把握することができます。Microsoft Outlookを使えば、リマインダー、期日、やることリストを追加ソフトなしでタスクを作成できます。

しかし、専用のOutlookプロジェクト管理ツールを使用すると、もできます：

  • プロジェクトのタスクを共有カレンダーに追加し、タスク追跡を行う。
  • 統合機能を使って電子メール、連絡先、予定を照合する
  • 電子メールをプロジェクトごとに自動的にグループ化する。
  • プロジェクトのプランニングにジャーナルを使う
  • プロジェクトチームメンバーにタスクを割り当てる
  • プロジェクトに費やした請求可能時間と合計時間の追跡
  • データをさまざまなフォーマットでエクスポート
  • プロジェクトミーティングの開催 マイクロソフトチーム プロジェクト会議

まとめると、Outlook単体のプロジェクト管理ツールとしては、かろうじて及第点といったところだ。

トースターでケーキを焼くようなものだ。しかし、それは最善の方法ではない。

プロジェクト管理ツールは

/を選ぶのがベストだ。

8-the-best-電子メールプロジェクト管理ツールClickUp

Outlookサポートプロジェクト管理ツール /%href/

よりはるかに多くの機能を提供できる。

ボーナス *電子メールによる代替案* !

電子メールプロジェクト管理ツールに何を求めるか?

電子メールプロジェクト管理ツールは数多くありますが、チームに最適なものを見つけるには、どの機能が必要なのかを考慮する必要があります。 電子メールマーケティングKPI を追跡したい。

電子メールプロジェクト管理アプリの必須機能には、以下のようなものがあります：

1./参照

4-1-電子メールの統合

電子メールの統合 /%href/ 2.プランニングとスケジューリング3.チームコラボレーション4./参照

7-4タスク作成

タスク作成 /%href/

早速、これらの機能をチェックしてみよう：

1.電子メールの統合

電子メール統合がなければ、電子メールプロジェクト管理ツールは使えないでしょう？

あなたが選ぶツールは、GmailやOutlookのような一般的なプラットフォームと統合する必要があります。

双方向の統合により、プロジェクト管理ツールの更新が個人の電子メールアカウントに反映されるようになります。

そうすることで、あなたのチームはこのNSYNC_（同期、わかりますか？

NSYNCダンスgif

2.プランとスケジューリング

電子メールのプロジェクト管理は、ほとんどがプロジェクトのプランニングです。ですから、選択するツールがプランニングとスケジューリング機能を備えていなければならないことは言うまでもありません。

チームメンバーにタスクを割り当てたり、期限を設定したり、電子メールでプロジェクトのタスクを整理したりできる必要があります。

以下をチェックしてください。 *電子メール生産性向上ツール* !

3.チームコラボレーション

理想的な電子メールプロジェクト管理ソフトは、タスクに電子メールでコメントを追加できるはずだ。電子メールに入力したり添付したりしたものは、自動的にそのタスクのコメントとして追加される。

さらに、ビルトインのチャットルームは、タスクに特化したディスカッションをするためのパーソナライズされたスペースをチームに提供します。メンションも電子メールプロジェクト管理ツールの必須機能です。

これらすべてのアップデートを電子メールでお知らせしますので、ご安心ください！

チームコラボレーションに役立つヒントがあります。 この投稿をチェックする /参照 https://clickup.com/ja/blog/2271/undefined/ !
/%href/

4.タスク作成

電子メールプロジェクト管理アプリは、メールでタスクを作成できなければならない。添付ファイル、期日、タスクの説明を一度に追加できること。

そうです、「メールを受け取っていません」「メールを忘れていました」なんて返事とはおさらばです！

最高の電子メールプロジェクト管理ツール：ClickUp

ほとんどのチームは電子メールで一日を始め、電子メールで一日を終えます。ですから、プロジェクトマネージャーが優れた電子メールベースのプロジェクト管理ソリューションを必要とするのは当然のことです。

だからこそ

/を使うべきなのです。 https://clickup.com クリックUp /%href/

どんなチームにも完璧な電子メールプロジェクト管理ソフトウェア。

/クリックアップ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2021/02/devices-graphic-1-1-1400x666.png クリックアップデバイス /%img/

ClickUpは 世界をリードするプロジェクト管理ツールです。 作成から 無制限プロジェクト を追跡する。

/または https://clickup.com/blog/?p=8883 リモートチーム /%href/

ClickUpは、チームが最も複雑なプロジェクトを管理するために必要なすべてを提供します。

ClickUpが最高の電子メールプロジェクト管理ソフトウェアである理由は以下の通りです。

ClickUpをロビンに、電子メールをバットマンに見立ててください。

ClickUpことロビンは、電子メールがダークサイドに行かないようにします：

(バットマンの声）

電子メールの紛失とチーム内の混乱。

バットマンとロビン

そしてこうなる：

1.タスクから直接電子メールを送受信する

タブを切り替えることなく、関連する仕事と一緒に電子メールを即座に送受信できたら、どれだけ時間を節約できるでしょうか？

タブを切り替えることなく ClickUpの電子メール を使えば、まさにそれをやることができます！

  • ClickUpタスクから直接電子メールを送受信できます。
  • 添付ファイルの追加 /添付ファイルの追加 https://clickup.com/features/form-view フォーム /フォーム テンプレート化された回答など
  • 電子メールの会話をコメントやスレッドコメント* 電子メールの設定自動化 について /に対する https://clickup.com/ja/blog/57914/undefined/ ドリップキャンペーン /と とニュースレター あなたを

/を使用することができます。 https://docs.clickup.com/en/articles/2384248-email-clickup タスクを作成する /%href/

に電子メールを送るか転送する。

/にメールを送信または転送する。 https://docs.clickup.com/general/what-are-lists リスト /%href/

をClickUpに追加しました。

のような詳細なタスクが作成される：

  • タスク名は電子メールの件名として追加されます。
  • 電子メールの本文はタスクの説明として追加されます。
  • 件名に, , のようなタグを使ってタスクを割り当てます。好きなだけ担当者やタグを追加してください！
  • 電子メール内の添付ファイル（画像を含む）は自動的にタスクの添付ファイルとして含まれます。
  • 件名に<期日と時間>タグを使用して、タスク 期限を追加します。

ClickUpで電子メールからタスクを作成する

3.コメントと添付ファイル

既存のタスクに追加情報や添付ファイルを追加しますか？

そのタスクに電子メールを送るか転送する。 コメント はタスクの中で

/と一緒に表示されます。 https://docs.clickup.com/en/articles/889287-attachments-in-tasks とともにタスク内に表示されます。 添付ファイル /%href/

.

画像やデザインについてご心配でしたら、ClickUpはHTMLメールをそのままキャプチャしますので、コンテンツは新品同様に見えます。

グラフィックデザイナーの皆様、ご安心ください。

4.通知に返信する

ClickUpの電子メールプロジェクト管理ソフトウェアでは、返信することができます。 通知 自分で作る /ダッシュボード https://clickup.com/ja/blog/13238/undefined/ プロジェクトダッシュボード /%href/ のようなカスタムで /のようなカスタマイズができる。 https://clickup.com/blog/agile/////velocity-chart/ ベロシティ /%href/ ,燃焼,バーンダウンと累積フローチャート を作成し、チーム全員で共有する。

  • マインドマップ コンテンツ作成、採用、営業などのためのカスタムフィールドを作成する。
  • テンプレート： 既製のテンプレートを使って、特定のプロジェクトを進める。
  • 複数のビュー のようなビューを使って、プロジェクトをどのように見るかを選択できます。 /のようなビューを使用して、プロジェクトの表示方法を選択します。 https://help.clickup.com/hc/en-us/articles/6310399909143-Add-a-Timeline-view タイムライン /%href/ , /年表 https://docs.clickup.com/en/articles/4193271-workload-view-resource-management-clickapp 作業負荷 /%href/ ,カンバンボードその他
  • /その他 https://clickup.com/features/custom-task-statuses カスタムタスクステータス： /%href/ ニーズに合わせてプロジェクトステータスを作成する
  • タスクの優先度： 緊急度に基づいてタスクの優先順位付けを行う
  • /タスクの優先順位を作成します。 https://clickup.com/features/dependencies タスク依存関係： /%href/ チームが正しい順序でタスクを完了するのを助ける

  • カスタムアクセス権

    を試してみよう！

電子メールプロジェクト管理の利点とは？

チームが一元化されたスペースでコミュニケーションをとり、仕事をすることを支援する以外に、電子メールプロジェクト管理ソフトウェアの利点は以下の通りです：

  • /参照 #19-1-集中型情報ハブ 集中情報ハブ /%href/
  • 最小限の学習曲線
  • コミュニケーションの効率化
  • 効果的なタスクの委任
  • 時間の節約

1.情報集中ハブ

電子メールプロジェクト管理ツールは、チームがプロジェクト情報に簡単にアクセスし、保存できるスペースを提供します。チームメンバー、プロジェクトタスク、進捗...すべてが一元管理されたエリアに保存されます。

この意味がわかりますか？

もはや、必要なものを見つけるためだけに100万のタブを切り替える必要はありません！😍

2.最小限の学習曲線

電子メールベースのプロジェクト管理ツールは、基本的に受信トレイの上に追加レイヤーを追加するので、操作が簡単です。

チームメンバーはすぐに適応でき、ツールを通常のワークフローに統合するのに時間はかからない。

ワークフローをよりよく管理する方法を知りたいですか？

詳細なガイドはこちら

.

3.コミュニケーションの合理化

電子メールプロジェクト管理ソフトを使えば、チームメンバーやプロジェクトマネージャーはお互いに合理的な方法でコミュニケーションをとることができます。

さらに、ほとんどのプロジェクト管理ツールにはチャットルームがあり、チームに効果的なコミュニケーションのためのよりパーソナライズされたスペースを提供します。

このような環境では、チームメンバーはより積極的に参加し、反応しやすくなりますし、自分の言いたいことを伝えるのに便利な古き良きエモーティコンを好まない人はいないでしょう。😁

4.効果的なタスクの委任

あなたにもタスク、あなたにもタスク、みんなにもタスク！

オプラ・ポインティングgif

電子メールでのタスク作成と割り当てでは、全員のタスクが完璧にレイアウトされているため、チームの混乱が少なくなる。

チームメンバーに電子メールを送り、タスクの更新のために会社の半分にCCを送る必要はありません。

プロジェクト管理アプリを開くだけで、プロジェクトの進捗を確認できます！

5.時間を節約

電子メールプロジェクト管理ソフトを使えば、もう悪の博士のように長い電子メールチェーンを破壊する方法を考える必要はありません！

"どうやって？

プロジェクト管理ツールは、あなたを助けます。 時間を節約する を次のレベルに引き上げるなら、ClickUpの右に出るものはない。

電子メールへの対応からタスクの自動作成まで、ClickUpはチームが最も困難なプロジェクトでも簡単に管理できるようサポートします。

/参照 https://clickup.com/ ClickUpを無料で手に入れる /クリックアップ

電子メールプロジェクト管理のパワーを活用しましょう！

/クリックアップ https://lh6.googleusercontent.com/mexL0rEljGDrOWxeUppj0FWg6Jcot3qms1fE5f2P0lk9cVFrODdIJ3I0mr6BoCai0UiLPQHBTVg_LTYL_DAFNAuXnblizeHlBUmC2601q7vA0GpbQGIv7J9wyD72YDVT7ffyTsX0 パワーを感じるという男 gif /%img/