著名な著者でコンピューター科学者のダミアン・コンウェイはかつてこう言った：「ドキュメンテーションとは、自分自身に書くラブレターである。
コンウェイの言葉はコードの原則を指しているが、クリーンでクリアされたドキュメンテーションは、ビジネス運営において過小評価され、軽視されがちな部分であり、多くのメリットをもたらす。
ビジネスには、円滑な運営に役立つ様々な重要文書がある。私の仕事は、次のような重要な文書を作成することです。 法的契約書 , 従業員ファイル , SOP 緊急プランなど。
しかし、誰かがそれらにアクセスしたり、監査したりする必要がある場合はどうなるのだろうか？デジタル化はその第一歩です。
しかし、紙の記録をデジタル化しようとしても、規制のない文書管理システムで紛失したり、破損したりすることをどうやって防ぐのだろうか？
従業員が必要な記録を見つけ、利用できるようにするためにはどうすればいいのか。また、記録管理に関する刻々と変化する法律や規制を遵守するためには、どうすればいいのでしょうか。
このような問題でお困りの方、あるいは現在の記録管理システムを改善したいとお考えの方に、この記事はお勧めです。記録管理ソフトウェア・システムのベスト10をリストアップした。
これらのツールは 記録の整理、管理、保護 を利用することができます。詳しくはこちらをご覧ください！🚀
記録管理ソフトウェアとは？
記録管理ソフトウェアは、ビジネス関連の文書や記録の追跡、保管、アクセス、共有、整理に活用するソリューションです。記録管理ソフトウェアは、文書の作成から廃棄に至るまで、すべての記録を管理します。記録管理ソフトウェアは、ナレッジ共有、規制遵守要件のミーティング、リスク管理の確保に不可欠です。
記録管理ソフトウェアの何を探すべきか？
デジタル記録管理は、ドキュメントを効果的に保存、アクセス、管理したいビジネスにとって不可欠です。自社のニーズや目標に合ったものを見つける必要がある。
ここでは、記録管理ソフトウェアを選択する際に探すべき鍵機能をいくつかご紹介します：
- インポートおよびスキャン機能：電子メール、クラウドストレージ、その他のアプリケーションなど、さまざまなソースから文書を簡単にインポートできるソフトウェアが必要です。これにより、文書を統合し、チームで共有することができます。紙の記録が残っている場合は、それをスキャンしてデジタルファイルに変換できるソフトウェアが必要です。
- アクセス・コントロールとセキュリティ：不正アクセスや侵害から機密データを保護するソフトウェアを探しましょう。ユーザー、グループ、部署ごとに許可や役割を設定できる必要があります。選択した記録管理ソフトウェアがデータを暗号化し、関連する法律や規制に準拠していることを確認してください。
- 自動化とワークフロー:ビジネスプロセスを合理化するためのソフトウェアを選ぶと時間を節約 を使用すると、チームが取り組んでいるさまざまなプロジェクトのために、さまざまなサブテーマで作業スペースを作成できます。例えば、「クリエイティブチーム」ワークスペースでは、チームやプロジェクトごとにサブカテゴリを追加できます。
さらに ClickUpのブック・オブ・レコード・ビジネス テンプレートで、組織の重要書類の記録を管理できます。記録管理規則を遵守し、すべての重要文書を一箇所にまとめることができます。
ClickUpのBook of Record Businessテンプレートで会社の重要な記録を管理しましょう。
これらの機能により、データ構造、表示、分析をカスタム化することができ、ClickUpはデータ管理とコラボレーションに最適です。
ClickUpダッシュボードでプロジェクトやチームの進捗を追跡しましょう。
ClickUp 最大の機能：
- ClickUp ドキュメントを使用する。 /参照 /ブログ?p=13820 共同ドキュメント /作成と編集 の作成と編集ができます。
- カスタムフィールドを活用して、ドキュメントのタイプ、ステータス、優先度、所有者などの情報を保存および表示できます。
- カスタムビューを使用して、メトリクスや指標を監視できます。
- スペース、フォルダなどへのアクセス許可と制御の設定
ClickUpのリミット：
- 一部のユーザーは、高度な機能の学習曲線が急であると報告しています。
ClickUp の価格：
- Free Forever: 無制限。
- 無制限：ユーザーあたり $7/月
- ビジネス：ユーザーあたり12ドル/月
- 企業向け：価格についてはお問い合わせください。
- ClickUp Brain:すべての有料プランで、ワークスペースメンバー/月$5で利用可能
ClickUp の評価とレビュー：
- G2: 4.7/5 (9,000 件以上のレビュー)
- Capterra: 4.7/5 (4,000 件以上のレビュー)
2.ファイルホールド
経由 ファイルホールド FileHoldは、文書管理を簡素化するために設計された強力な文書管理システムです。
あらゆる種類の記録を安全に保管するスペースと、シームレスなナビゲーションのためのユーザーフレンドリーなインターフェイスを提供します。
データのセキュリティに重点を置いているのであれば、FileHold はあなたにぴったりの仕事です。FileHold は、規制基準へのコンプライアンスを確保しながら、ユーザーが簡単に記録を整理し、セキュリティを確保できるようにします。
FileHold の最大の機能：
- 企業グレードの文書・記録管理を活用
- 高度な文書スキャンおよび画像化機能を使用
- ワークフローを自動化してプロセスを合理化
- 役割ベースのアクセス制御設定によるセキュリティ強化
FileHold のリミット：
- 他のソリューションに比べ、サードパーティとの統合にリミットあり
- インターフェイスのデザインが他のソリューションほど現代的で直感的でないかもしれない。
FileHold の価格設定：
- 企業向け：ユーザーあたり月額$10
- クラウド/社内サーバー: 15ドル/月/ユーザー
- Express:5ユーザーで15ドル/月
- クラウド(Microsoft Azure): $30/月/ユーザー
- カスタムプラン: 価格についてはお問い合わせください。
FileHoldの評価とレビュー
- G2: 4.6/5 (30 件以上のレビュー)
- Capterra: 4.7/5 (45 件以上のレビュー)
3.DocSavy
経由
/参照 https://www.youtube.com/watch?v=5J2ec8plwik ドクセイビー /%href/
DocSavyはクラウドベースの記録管理ソフトウェアで、ドキュメントの保存、整理、アクセスを効率的に行うことができます。タグ、メタデータ、関連付けを使用して、ドキュメントの内容や保存場所を定義できます。
非常に効果的なフルテキスト検索とフィルタリングにより、必要なドキュメントを簡単かつ迅速に見つけることができます。同時に、高度なセキュリティ機能が機密情報を保護します。DocSavyは、無駄を省いたユーザーフレンドリーな機能により、真に精通した記録管理ツールとなっています。
DocSavy の主な機能
- ドキュメントをアップロード、スキャン、電子メールで送信し、クラウドに保存。
- ドキュメントのタイプ、カテゴリー、ステータス、所有者などのタグをレコードに割り当てます。
- キーワード、フレーズ、演算子を使って文書を検索
- 電子メール、リンク、または統合を使用して、チームメンバー、クライアント、またはパートナーと文書を共有します。
DocSavy のリミット：
- より堅牢なソリューションに比べ、高度な自動化機能が不足しています。
- 複雑なドキュメントを扱う大企業向けのスケーラビリティに限界がある。文書管理 ニーズがある。
DocSavyの価格
- スタータープラン: 1ユーザーにつき$0.99/月
- 20プラン: 3ユーザーで$9.99/月
- 50プラン: 7ユーザーで$49.00/月
- 100プラン: $99/月
- 200プラン: $149.99/月
- **300プラン：$199.99/月
- カスタムプラン
DocSavyの評価とレビュー：
- G2: 十分なレビューがありません。
- 十分なレビューがありません。
4.Veeva Vault
経由 Veeva Vault Veeva Vaultは、ライフサイエンスやヘルスケアなどの規制の厳しい業界向けに特別に設計されたクラウドプラットフォームです。単一のプラットフォームでコンテンツとデータを管理できる、セキュリティの高い包括的なソリューションです。
Veeva Vaultを使用して、臨床試験、薬事申請、品質文書などの文書の作成、保存、アクセス、共有を行うことができます。
Veeva Vaultは絶対的なデータの完全性と規制コンプライアンスを保証します。その強固なセキュリティ対策は、最高の品質、拡張性、パフォーマンス基準を満たしています。
Veeva最高の機能：
- 文書の作成から承認、配布、アーカイブまで、文書のライフサイクル全体を管理します。
- 文書がFDA、EMA、ISOなどの関連法規に準拠していることを保証します。
- 電子署名を使用して、文書を安全かつ効率的に承認します。
Veevaのリミット：
- ユーザーからのレポートによると、企業バージョンは他のツールと比較して比較的高価格である。
- カスタマイズオプションは、特定の業界特有の要件にリミットされる場合があります。
Veevaの価格設定：
- Forever* 無料
- 企業向け:カスタム価格
Veeva の評価とレビュー：
- G2: 4.1/5 (40 件以上のレビュー)
- Capterra: 4.5/5 (20 件以上のレビュー)
5.シェアポイント
経由 シェアポイント Microsoftスイートを使っているなら、Word、Excel、PowerPoint、OneDriveなどのOffice 365アプリとシームレスに統合できるからだ。
このツールを使えば、ドキュメントをセキュアに保存、整理、共有でき、コラボレーションと生産性が向上する。
SharePoint 最大の機能：
- ドキュメントライブラリを作成し、ドキュメントを一元化された場所に保管・管理。
- バージョン履歴を使用したドキュメントの変更追跡と復元
- Office 365 アプリを使ってドキュメントにアクセスし、編集可能
SharePoint のリミット：
- ドキュメント ライブラリのデータ スペース制限
- カスタマイズには専門知識が必要
SharePoint の価格設定：
- SharePoint (プラン 1): ユーザーあたり月額 $5.00
- Microsoft 365 Business Standard: ユーザーあたり月額 12.50 ドル
SharePoint の評価とレビュー：
- G2: 4/5 (8,000 件以上のレビュー)
- Capterra: 4.3/5 (5,000 件以上のレビュー)
6.フルイックス
経由 フルイックス Fluixは、企業がドキュメントをデジタル化し、ルーチンタスクを自動化するためのコード不要のソフトウェアソリューションです。チームがドキュメント関連のプロセスを合理化し、効率を向上させ、外出先でもコンプライアンスを確保できるように設計されています。
Fluixはモバイルチームに最適で、モバイルデバイスで簡単に文書に署名し、管理することができます。また、オフラインで仕事をし、オンライン時にデータを同期することもできます。
Fluixの主な機能
- iOS または Android デバイスを使用して、いつでもどこでも文書にアクセスできます。
- ハイライト、メモ、スタンプ、ドローイングを使用して文書に注釈を付けたり編集したりできます。
- 承認、通知、リマインダーなど、文書のワークフローやプロセスを自動化。
Fluixのリミット：
- 他のプラットフォームと比較して、サードパーティアプリケーションとの統合がリミット
Fluix の価格設定：
- Fluixコア:ユーザーあたり月額30ドル
- 企業向け：価格については営業までお問い合わせください。
Fluixの評価とレビュー：
- G2: 十分なレビューがありません。
- Capterra: 4.8/5 (40 件以上のレビュー)
7.Alfrescoプラットフォーム
経由 Alfrescoプラットフォーム Alfrescoは、オープンソースのセキュアなWebインターフェイスで、企業がハードコピーからデジタル記録までを単一の場所で管理し、セキュリティを確保することを支援します。
Alfrescoを使えば、すべての記録のライフサイクル管理とガバナンスをエンドツーエンドで実現できます。また、Alfrescoを使用することで、法律や規制を遵守することができます。
Alfrescoは、あらゆるサイズの組織のニーズや好みに適応できる、柔軟で拡張性の高いソリューションをお探しなら、検討する価値があります。
Alfresco Platformの主な機能：
- メタデータ、カテゴリ、タグを使用して、一元化されたリポジトリにレコードを整理して保存する
- 承認、レビュー、監査などのプロセスやワークフローを合理化する
- チャット、ビデオ、ソーシャルメディアを使って、チームメンバーとコミュニケーションやコラボレーションを行うことができます。
Alfresco Platformのリミット：
- セットアップやカスタマイゼーションにサポートが必要なため、小規模な組織では難しいかもしれません。
- ユーザーインターフェイスが、他のソリューションに比べて直感的でない場合がある。
Alfresco Platformの価格：
- Alfrescoコミュニティ：無料
- ベーシックチーム: 2ドル/月/ユーザー
- 企業:ユーザーあたり22ドル/月
Alfresco Platformの評価とレビュー：
- G2: 3.6/5 (40件以上のレビュー)
- Capterra: 4.1/5 (20件以上のレビュー)
8.オープンテキスト
経由 オープンテキスト OpenTextは、拡張性に優れたフル機能の企業向け記録管理ソフトウェアソリューションで、企業の効率性とコンプライアンスの向上を支援します。
オープンテキストのセキュリティで保護された単一プラットフォームにより、企業全体で電子的・物理的コンテンツを整理・共有することができます。
文書管理ソフトウェアでAIによる変革の力を活用したい場合に最適なソリューションです。
オープンテキストの主な機能
- スキャナ、モバイルデバイス、電子メールを使用して紙文書をデジタル化します。
- セキュアで費用対効果の高いストレージオプションを使用して、長期保存とコンプライアンス遵守のために記録をアーカイブします。
- GDPR、HIPAA、SOX法などの関連法規に準拠した記録を確保
- 柔軟なAI・分析プラットフォームであるOpenText Magellanを使用してワークフローを自動化
オープンテキストのリミット
- 多くの競合製品よりも価格が高く、特に中小ビジネス向け
- 複雑な機能にはトレーニングが必要な場合がある。
OpenText の価格設定：
- カスタム価格
OpenText の評価とレビュー：
- G2: 4.3/5 (20 件以上のレビュー)
- Capterra: 十分なレビューがありません。
9.アデメロ
経由
/参照 https://www.ademero.com/document-management-software/ アデメロ /参照
Ademeroは、文書の整理と検索を簡素化するために設計された文書管理ツールです。組織が文書関連プロセスを合理化し、記録管理の全体的な効率を向上させるのに役立ちます。
ビジネスのアカウント管理にQuickbooksを使用しているのであれば、Ademeroはその緊密な対応と自動化されたワークフローで理想的な選択となるだろう。
Ademero 最大の機能：
- スキャナー、モバイルデバイス、電子メールを使って紙文書をスキャン
- メタデータを使用して文書をインデックス化
- キーワード、フレーズ、演算子を使って文書を検索
アデメロのリミット：
- 他の企業ソリューションと比較すると、高度な機能と直感的なユーザーインターフェイスの数が限られています。
アデメロの価格設定：
- ホスト型スタンダード: 35ドル/月/ユーザー
- ホスト型プレミアム:ユーザーあたり月額70ドル
アデメロの評価とレビュー
- G2: 十分なレビューがありません。
- Capterra: 4.3/5 (41件以上のレビュー)
10.ハイランド
経由
/参照 https://www.hyland.com/en ハイランド /ハイランド
Hylandは、ドキュメント管理、レコード管理、ビジネスプロセスの自動化を提供する、エンタープライズコンテンツ管理プラットフォームのリーディングカンパニーです。
Hylandは、あらゆる業種の企業がコンテンツ、データ、プロセスをシームレスに統合し、必要な情報を必要な時に必要な人に提供できるよう支援します。
多様な記録管理のニーズを持つ組織にとって、信頼できる選択肢です。
Hyland の最大の機能：
- スキャナ、モバイルデバイス、電子メールを使用して紙文書をスキャンします。
- 承認、レビュー、監査などのプロセスやワークフローを、ドラッグアンドドロップツールやテンプレートを使って合理化。
- GDPR、HIPAA、SOX法などの関連法規に準拠した記録を確保
ハイランドのリミット：
- 実装やカスタマイゼーションには、ハイランドコンサルタントのサポートが必要な場合があります。
Hyland の価格設定：
- 価格については営業までお問い合わせください。
ハイランドの評価とレビュー
- G2: 4.3/5 (150件以上のレビュー)
- Capterra: レビューが十分ではありません。
ビジネスに最適な記録管理システムを選ぼう
メンテナーで管理された記録は、あらゆるビジネスのバックボーンです。記録には、契約書、請求書、レポート作成などの貴重な情報が含まれています。堅牢な記録管理システムは、効率とコラボレーションの向上、文書のセキュリティとコンプライアンスの確保に役立ちます。
このリストの各ソフトウェアは、ユニークな機能と利点を提供しています。どのオプションを選んでも、御社の進化する要件に適合し、監査セキュリティに耐えうるものであることをご確認ください。
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