プロジェクト管理をしたことがある人なら、その仕事がどれほどストレスフルなものかをご存知だろう。プロジェクト管理者として、あなたは常に、重大な問題解決と意思決定業務で手一杯だ。
それをプログラム全体でやることを想像してみてほしい。プログラムとは、アクティブなプロジェクトの大きな集合にほかならない。複雑さは増幅され、利害関係者は増え、意思決定プロセスはよりクリティカルで認知的に要求される。
そこでプログラム
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ガバナンス・フレームワーク
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が救いの手を差し伸べる。🥰
リーダーや上級管理職を導くガバナンスの仕組みのことである。
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複数のプロジェクトを扱う
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プログラム全体の成功を監督することである。
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プロジェクトの成果物
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を揃える。
この記事では、組織の効率を高め、対立を最小限に抑え、プロセスに関連するリスクを低減するためのプログラムガバナンス構造に関する様々な概念について説明します。私たちが取り上げるのは
* プログラムガバナンスモデル
* 組織統治における具体的なプログラムの役割
* 強固なプログラムガバナンス構造を確立するためのステップ
プログラムガバナンスとは何か？
プログラムとは、集団で共有目標を達成しようとするプロジェクト群を指す。プログラムそれ自体は、組織内の個々のエンティティとして扱われるため、ビジネスの包括的な目標の中で活動するためのビジョンが必要となる。
そこで、プログラムガバナンスの出番となる。 プログラムガバナンスとは、プログラム内のすべてのプロジェクトに共通するベストプラクティスや仕組みを策定し、実施し、それに従うことを指す。
すべてのプロジェクトのスコープや意図する成果から、プログラムのリスクや制約に至るまで、プログラムガバナンスは、日常的な問題に対処するための基礎的な枠組みを提供するだけでなく、主要な利害関係者が何をコミットしているのかを把握するのに役立ちます。🤝
通常、プログラムガバナンスモデルには5つの側面があります：
1. 範囲： ガバナンス・モデルの対象となるプロジェクトの性質と範囲
2. 成功基準： プロジェクトが成功したとみなされるまでに満たさなければならない条件
3. 実行プランまたはロードマップ： プロジェクト実行中に従うべきプロセスと方針
4. 役割とコマンド・チェーン： ガバナンス・ボードにおける各メンバーの役割と任務、および新メンバーの任命プロセス
5. エスカレーションの仕組み：プロジェクトの問題をガバナンス・ボードが解決するために、いつ、どのようにエスカレーションするか
プログラムガバナンスモデルコアベネフィット
プログラムガバナンスモデルは一貫性をもたらす、
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プロセスの標準化
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プロセスの標準化 /%ref/ により、結果、コミュニケーション、意思決定が予測可能になる。これにより、各プロジェクトと個々のプロジェクトチームの効率を高めながら、プログラム失敗のリスクを最小限に抑えることができる。
その他、プログラムガバナンスの中核的なメリットには、以下のようなものがある：
* リソース配分の最適化： 各プロジェクトが効果的に管理され、完了するために必要なリソースの公正な共有を確保するのに役立ちます。
* ステークホルダー・エンゲージメントの向上： すべてのステークホルダー間のより深く合理的なエンゲージメントのためのフレームワークを提供します。
* プロジェクトの追跡アカウント向上： In
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プロジェクト管理の観点では
/%href/ 、各チームメンバーに自分の職務分担の責任を持たせる仕組みができる。
プログラムの構成要素と役割
政府が国家の政策を決定するのと同様に、プログラムガバナンスモデルは、会社のプログラムガバナンスボードまたは運営委員会によって設置される。このボードは、プログラム・スポンサー、個々のプロジェクト・スポンサー、組織のシニア・マネジャー、クライアントの代表などで構成される。
その他の重要なプログラムの構成要素と役割は以下の通りである。
1. プログラム管理チーム： ボードにタイムリーな情報を提供し、必要に応じて調整する鍵リーダーやポートフォリオマネージャーを含む。
2. プログラム管理室： 組織内の特定の部署で、プログラム関連の管理仕事を処理し、プロジェクトの成果物に関して定期的なヘルスチェックを実施する。
3. 鍵文書： プロジェクト憲章、プログラム規則、その他プログラム活動を促進する文書化された情報を指す。
プログラムガバナンスとプログラムマネジメントの関係
より良いプログラムへの道
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プログラム管理
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は強固なプログラムガバナンスを経る。この2つの概念の関係は、マップと旅に似ている。
地図が、ある目的地に到達するためのルートを、予想される時間や代替の緊急ルートとともに示すように、プログラムガバナンスは、プログラムを管理し、リスクに対処しながら、そのオブジェクトを達成するための道筋を示すものである。✅
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#さまざまなタイプのプログラムガバナンスモデル
プログラムガバナンスモデルやフレームワークには主に3つのタイプがあり、それぞれリソースやチームの編成方法が異なります。
1\.機能的ガバナンス・フレームワーク
このタイプのガバナンス・モデルでは、リソースと人材は各部門の機能を中心に組織される。プログラムにおいて明確な役割を持つ各部門内に、業務を管理する指定機能見出しがいる。
このタイプのガバナンスモデルでは、意思決定のほとんどは機能見出しに委ねられているため、プロジェクト管理者がリソースや人に対して持つ権限は限られている。マネジャーが特定の機能に対して追加リソースを必要とする場合、関連する部門長に要求しなければならない。🏬
機能部門の見出しは、プロセスや部門内情報の管理を完了することができ、ガバナンスの枠組みの中でタスクに対する直接的なアカウンタビリティを構築することができる。
さらに階層が上がれば、部門見出しはクエリに対応し、より自信を持ってリソースプランを提案することができる。
2\.プロジェクトガバナンスフレームワーク
このガバナンス・モデルは、機能ではなくプロジェクトを中心にリソースと人材を組織化する。采配を振るう著者はプロジェクトマネージャーにあり、彼らは機能見出し（役割が存在する場合）を含む様々なチームメンバーにタスクを割り当てる。
プロジェクトが遅延しそうになったら
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プロジェクト管理者
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は、クロスコラボレーションによるセットアップのおかげで、どの部署からでも知恵を使って追加リソースを割り当てることができる。
プロジェクト・ガバナンス・モデルは、プロジェクト・レベルでの自律性を高め、プロジェクト・ワークフローの実行をスピードアップします。
しかし、機能見出しが、プロジェクトがいつ追加リソースを必要とするかを常に把握しているとは限らないため、専門化を困難にする可能性がある。不十分なフレームワークでは、部門見出しが将来のリソース要件を明確に把握できず、ボトルネックのリスクが高まる可能性がある。
3\.マトリックス・ガバナンス・フレームワーク
マトリックス・ガバナンス・モデルは、ファンクショナル・ガバナンスとプロジェクト・ベース・ガバナンスの両方の機能を活用するもので、大規模なクロスファンクショナル・チームにおいて、先見の明のあるチームマネージャーに好まれることが多い。
このプログラムガバナンスの枠組みでは、リソースと人材はそれぞれの部門に属し、それらを管理する機能見出しが存在する。 ここでの違いは、様々な機能見出しと利害関係者の間を調整するプロジェクトまたはプログラムマネージャーも存在することである。
マトリックス・モデルにおけるコーディネーターの権限の大きさは主観的なものである。弱いマトリックスモデルでは、意思決定権限が部門見出しに偏り、強いモデルでは、プロジェクトマネージャーの方が決定権を持つ。
プロジェクト管理者と機能見出しが同等の権限と所有権を共有する、バランスの取れたマトリックスガバナンスモデルを目指すのがベストだ。そして、イベント時には
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プロジェクト管理の課題
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プロジェクト管理者または機能見出しのいずれかが、プロジェクトおよびプログラムガバナンスボードに問題をエスカレーションする。ボードが両者の意見を聞いた上で、最終的な判断を下す。
プログラムガバナンス体制を確立する方法：7つのステップ
プログラムガバナンス体制の確立は、ほとんどの組織にとって7つのステップからなる。 しかし、適切に実施するには、質の高いのサポートが必要である。
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プロジェクト管理ソフトウェアのサポートが必要です。
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のようなツール
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クリックUp
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プロジェクト管理ツールは、すべてのプロジェクト情報とプロセスの一元化されたハブとして機能し、どのようなプログラム・マネジャーでも簡単にすべてを監視することができる。さらに、このソフトウェアは、プロジェクトやプログラムのガバナンスフレームワークの有効性を事前にテストする上でも重要な役割を果たす。
ここでは、フレームワーク導入の全ステップをご紹介します。また、プロセスを簡素化するためのClickUpの便利な機能もご紹介します。🌝
ステップ1：鍵ステークホルダーの特定
最初のステップは、プログラム内のすべての利害関係者を特定することです。プログラムの影響を受ける人はすべて利害関係者であり、影響力や利息のレベルとともに特定することが重要です。主なステークホルダーには、プログラムのスポンサーやマネージャーをはじめ、エンドユーザー、ビジネス所有者、プロジェクトマネージャー、規制当局、外部パートナーなどが含まれます。
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プロジェクト利害関係者のグループ化
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をまとめることで、優先度やコミュニケーションのプランが立てやすくなります。
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をより明確にすることができます。
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その
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ClickUp ステークホルダー分析テンプレート
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は、プログラムの利害関係者を特定、グループ化、分析し、その利害関係者がプログラム内のプロジェクトに与える影響を分析し、その利害関係者が期待する利益を文書化するための良い出発点です。📒
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ClickUp ステークホルダー分析テンプレート
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ClickUpのステークホルダー分析テンプレートを使って、プログラムやプロジェクトにおける様々なグループや個人の影響力を分析してみましょう。
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ステップ2：ガバナンスボードを設定し、個々の役割と責任を定義する
すべての利害関係者を定義したら、主要なプログラムボードを構成する必要があります。メンバーの番号と個々の役割と責任は、ポートフォリオの複雑さによって異なります。
プログラム戦略に取り組む運営委員会、ベストプラクティスの実施を監督するガバナンスボード、エグゼクティブタスクを担当する専任のプログラムチームなど、異なるレイヤーのガバナンス組織を構築するとよいでしょう。
鍵は、メンバーが次のようなことに振り回されないようにすることである。
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責任
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に影響を与えるだろう。
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私の仕事のスタイルに影響を与えるだろう。
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をクリックして、プログラムボード内の役割を定義してください。
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ステップ3：プログラム標準の定義
プログラムは、そのライフサイクルを通じて特定の標準に従います。これらの標準は、多くの場合、プログラムのスポンサーやクライアントによって定義されます。しかし、多くの場合、政府または業界の規制によって義務付けられていることもあります。プログラムガバナンスモデルを構築する際には、ガバナンス機関がそれらを定義し、文書化することが必要である。
標準は、コミュニケーションやレポート作成からアウトプットのコントロールに至るまで、プログラムのあらゆる側面に関わるものでなければならない。文書化できるプログラム標準には、以下のようなものがある：
* プログラムのスコープ
* プログラム内の各プロジェクトの予算
* リスク軽減戦略
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プログラム管理ツール
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* サインオフ基準
* プログラムパフォーマンスのメトリクス
プログラム・ガバナンス機関がこれらの基準を最終決定したら、以下の方法で一箇所に文書化する。
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ClickUp ドキュメント
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.これはClickUpに組み込まれた堅牢なドキュメント機能です。
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プロジェクトチームのメンバーとの共同作業を支援します。すべてのドキュメントは専用のプロジェクトスペースに保存され、簡単に取り出すことができます。
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リソース配分
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ステップ 4: ガバナンス・プロセスと標準業務手順書（SOP）の確立
ガバナンス機関が基準を定義したら、運用レベルで確実に実施するためのガバナンス・プロセスの策定を開始する。立案するプロセスは、プランニング、実行、モニタリング、レポート作成をカバーする必要がある。 このフェーズで取り組むべきプロセス領域には、以下のようなものがある。
* 監査
* レビュー
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承認ワークフロー
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* 意思決定
バランスの取れたSOPを作成するためには、組織全体のプロセスフローを考慮する必要があるため、これが最も厄介なステップとなります。そのため、大規模チームではしばしば
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クリックアップホワイトボード
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可視化する
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マップを処理する
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フローチャート、アクティビティマップ、その他のビジュアライゼーションを使用します。各ホワイトボードは共有可能で、コラボレーションに適しているため、チームメイトはインプットを共有し、リアルタイムで一緒にプロセスマッピングの仕事をすることができます。
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ClickUp Design プロジェクト管理ホワイトボード
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ClickUp ライブラリには、プログラムガバナンスのモデリングに役立つテンプレートがあります。インスタンスンス
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を使用すると、チームメンバーやガバナンスボードが行ったすべての決定のログを管理できます。決定カテゴリー、問題、その他の追跡可能な詳細など、すべての情報を保存できます。
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ClickUp決定ログテンプレート
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ClickUp Decision Log テンプレートを使って、チームメンバーが番組内で行ったすべての決定を記録し、後で分析することができます。
プロセスを策定したら
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を使えば、ワークフローの繰り返し作業を自動化できます。プロジェクトステータスの設定や更新、タスクの引き継ぎ、通知、リマインダーなどの管理タスクを自動化できます。エグゼクティブチームから感謝されることでしょう。
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ステップ5：フレームワークを組織のガバナンスおよび戦略と整合させる
プログラムのガバナンス・プロセスは、組織のガバナンス方針および戦略と整合させる必要があります。この整合性がなければ、プログラムは内部対立による問題に継続的に直面する可能性があります。
例えば、あなたの組織のガバナンス構造が、権限の大部分を機能見出しの手に委ねている場合、マトリックス・ガバナンス・モデルの導入は会社にとってうまくいかないかもしれない。チーム、特にプロジェクトマネージャーと機能見出しが常に対立し、生産性、プロジェクトの進捗、さらには仕事文化にまで支障をきたすことになる。
このフェーズでレビュアーを任命し、ガバナンス方針の実現可能性をチェックすることができる。ClickUpを使用している場合、レビュアーはコメントまたは
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https://help.clickup.com/hc/en-us/articles/6328033402007-How-to-Add-Proofing-to-Your-Workflow を使用することができます。
校正
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を参照して、モデルの矛盾点を指摘してください。
ステップ 6: エスカレーションのメカニズムを提供する。
エスカレーションの仕組みとは、中核的な意思決定を行う適切な権限を持つマネジャーが並ぶ、必要な階層チャンネルを持つことである。このアイデアは、階層下で問題を引き起こす問題やリスクに対処するためのコマンドチェーンを持つことである。
そのエスカレーション・メカニズムはシステマティックであるべきで、必要な情報やファイルの提出を可能にし、解決策を迅速に伝える方法を提供する。
ClickUpは、強固なエスカレーション・メカニズムをプログラム・ガバナンス・モデルに組み込むお手伝いをします。エスカレーション・フォームは、以下の方法で作成できます。
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ClickUp フォーム
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チームメンバーが問題をエスカレートさせるために、関係する利害関係者、意見の相違、各アプローチの潜在的な影響など、関連する詳細を添えて提出できるフォームです。それぞれの提出は、問題を解決できるプログラム・ボード・メンバーに割り当てられたタスクとなる。
ボードのメンバーは、次のような使い方もできる。
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ClickUpの15以上のビュー
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リストビュー、ボードビュー、タイムラインビューを含む15以上のビューを使用して、エスカレーションされた問題を分析できます。例えば、インスタンスの
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リストビュー
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エスカレーションの並べ替え
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タスクを優先度に基づいて並べ替える
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に基づいて、どの問題を最初に解決すべきかを素早く決定する。
また、ClickUpはライブの
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クリックアップチャット
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プログラムの問題やその他の緊急のディスカッションについて即座にコミュニケーションできる機能です。ClickUpワークスペースからZoomミーティングを開催することもできます。
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Zoomの統合
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ClickUpチャット
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ClickUp Chatでチームコミュニケーションを一つのプラットフォームで。
同様に、タイムラインビューは、プログラム管理者がスケジュールから遅れているプロジェクトを確認し、軌道に乗せるための改善策を講じるのに役立ちます。プロジェクト管理者は、このビューを使ってプロジェクト全体を監視することができます。
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プロジェクト管理ライフサイクル全体
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戦略的意思決定のための
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クリックアップのタイムラインビューでの作業負荷
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ClickUpのタイムラインビューで遅延リスクのあるタスクやプロジェクトを分析する
ステップ7：すべてのステークホルダーと構造を共有する
プログラムガバナンス体制を整えたら、すべてのステークホルダーと共有し、新しいポリシーとベストプラクティスを把握できるようにする。
このステップは最も重要なステップの一つである。なぜなら、プログラムガバナンス構造に関する情報をどのように伝達し共有するかが、エラーのないプログラムガバナンスの構築に大きな役割を果たすからである。
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プロジェクト
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を実行する。また、変更によって影響を受ける利害関係者からのフィードバックのチャンネルも開かれる。
クリックアップでプログラムガバナンスを実現：プロジェクト管理者のための究極のソリューション
効果的なプログラムガバナンスプロセスは、アクティブなプロジェクトを成功裏に完了し、安定したROIを得るために必要です。適切なフレームワークがなければ、リソースや問題解決の注文をめぐってプロジェクトチームが対立し、事態が意図しない方向へと急速に悪化する可能性があります。
幸いなことに、私たちが推奨するステップを使えば、プログラムガバナンスボードやプロジェクトを成功に導くガバナンス原則を簡単にまとめることができます。また、ClickUpは、プログラムチーム向けにカスタマイズされたテンプレートと機能により、プロセス全体を大幅にスムーズにすることができます。
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