これを思い浮かべてほしい：シェフのキス」のマップを作る。 プロジェクトプラン すべての成果物、期日、担当者をプロットする。 ワークフロー ?正確。タイムラインは？完璧。チームは？非の打ち所がない。🤩
しかし、プロジェクトの途中で、チームはプランが完全に脱線していることに気づく。しかも、この3州ではカフェインが足りない。☕
このシナリオは、プロジェクト管理者にとってはあまりにも身近なもので、プロジェクトが遅れている間、タスクを再割り当てしたり、締め切りを押したり、クライアントに謝ったりすることがよくある。その原因は？ボトルネック、つまり生産性を低下させる混雑箇所だ。
ボトルネックについて理解を深め、今後のプロジェクトでボトルネックを回避するために、ボトルネックとは何か、ボトルネックを特定する方法、ボトルネックを防止する方法をご紹介します。
ボトルネックとは何か？
簡単に言うと、ボトルネックとは、プロジェクトプランを混乱させたり、脱線させたり、遅らせたりするものです。
文字通りのボトルネックを思い浮かべてください：液体のフローを遅くするために作られたボトルの細い部分や首のことです。これと同じように、プロジェクトにおけるボトルネックとは、次のようなものである。 プロジェクト管理 やることが多すぎるのに、それを処理するための人、プロセス、システムが十分でないという点。🧐
ボトルネックは業界によって異なるが、一般的に2種類ある：
- 短期的ボトルネック*： 短期的ボトルネックは、多くの場合、人手不足によって引き起こされ、一時的な問題である。例：あるデパートが12月にホリデーシーズンの買い物客の増加でボトルネックを経験することがある。
- 長期的なボトルネック： 長期的なボトルネックは、非効率なシステムやプロセスが根本的な原因であり、長期間に及ぶ。例：効果的な広告システムに投資しない広告代理店。プロジェクト管理ソフトウェア
ClickUp 3.0のダッシュボードで、チームや部署全体のプロジェクトのステータスや残りのタスクを全体ビューで把握しましょう。
ボトルネックは、よくあることではありますが、プロジェクト管理者や会社全体に悲惨な影響を与える可能性があります。ボトルネックは、タイムラインの遅延やコストの増大と相まって、ドミノ効果を引き起こし、クライアントの不満、予算の高騰、マーケティングプランの破棄、チームメンバーの不満につながります。
ボトルネックの結果あなたの業務におけるボトルネックの結果あなたの業務におけるボトルネックの結果あなたの業務におけるボトルネックの結果
ボトルネックはプロジェクト（そしてやがて会社全体）に大混乱をもたらす可能性がある。ボトルネックは、当初のプロジェクトプランのサイズ、スコープ、タイムラインによって異なりますが、注意しなければならない普遍的な結果がいくつかあります。
締め切りに間に合わない。
仕事が多すぎて、それを処理する人やプロセスが十分でない場合、プロジェクトの期限を守ることは不可能に近くなります。例えば、製造工程でボトルネックが発生すると、生産ライン全体が遅れる可能性がある。その結果、最終製品の発売が遅れることになる。
タスク内の開始日と期日を簡単かつ迅速に設定したり、条件設定を使用して期日を繰り返したり、完了後に新しいタスクを作成したりできます。
プロジェクト管理では、締め切りに間に合わなかったり、タスクが割り当てられたりすると、チームメンバー間で長い待ち時間が発生することがあります。ある社員がレポート作成に遅れると、その上司はレビューを延期しなければならず、グラフィックデザインチームは定時に仕事を始めることができません。結果は？仕上げに猛ダッシュするか、エンドクライアントにレポートを遅配するかのどちらかです。
予算オーバー
ボトルネックの発生は、予算超過の最も簡単な方法の一つである。例えば、サプライチェーンにボトルネックがあると、別の業者から調達するか、急ぎの注文をする必要が出てきます。そうなると原材料費がすぐにかさみ、生産性全体が予算オーバーになってしまいます。
プロジェクト管理者は、ボトルネックが発生した後、しばしばオーバーヘッドが急増することに気づく。プロジェクトが予期せぬダウンタイムに見舞われ、プロジェクトが遅延した場合、会社はスケジュール通りに終わらせるために従業員に残業代を支払わなければならないかもしれない。あるいは、作業負荷を軽減するために季節労働者や請負業者を雇わなければならないかもしれない。
従業員の離職率が高い
私のように、常にストレスがあり、ミスコミュニケーションがあり、期日が振り替えられるような状態で仕事をしたい人はいない。プロジェクトがボトルネックとなり、チームメンバーがキャパシティの最大値で活動することになれば、たちまちフラストレーションがたまり、燃え尽き症候群になりかねない。
曰く ギャラップ社の「労働力の現状2023」レポート 労働者の半数近く（44%）が日常的にストレスを感じている。これが離職率の高さにつながり、51％の従業員が積極的に次の仕事を探している理由かもしれない。教訓：優秀な人材を確保したいのであれば、ボトルネックを未然に防ぐことで、従業員の深夜残業やタスクの割り振り、プロジェクトの奔走を減らすことができる。
ベンダーとのリレーションシップの緊張。
生産プロセス全体を通じてよくあるボトルネックを経験すると、サプライヤーやベンダーとの関係が悪化する可能性があります。例 えば、注文が少し増えるのは良いことですが、常にギリギリの注文が続くと、 すぐに疲れてしまいます。さらに、ボトルネックが原因で支払いが滞ると、信頼できるベンダーからブラックリストに載ってしまうかもしれません。
クライアントとの関係が悪化する。
ボトルネックは全体的な生産性を脅かし、クライアントとの関係を悪化させたり、終わらせたりする可能性がある。チームが納期を守らなかったり、ミーティングの予定を変更したり、劣悪な仕事を提出したりすると、クライアントはプロバイダーとしてあなたを解雇する可能性があります。その結果、収益が悪化し、評判も下がり、今後の契約が取れなくなる可能性もあります。
ボトルネックを特定し、管理するための実践的なステップ。
ボトルネックがビジネスを脅かしているとやること？以下のステップに従って、プロジェクトワークフローのボトルネック分析を行ってください。🔍
**1.ボトルネックを理解する
ボトルネックを軽減する最初のステップは？直面している問題を理解すること。
プロジェクト管理に関して言えば、ボトルネックの原因は2つある：
- システムベース* ボトルネック* :* システムベースまたはプロセスのボトルネックとは、通常、適切なプロセス、ソフトウエア、またはインフラがないことを意味する。現在の作業負荷を処理するための適切なプロセス、ソフトウェア、またはインフラが整備されていないことを意味します。 プロジェクト管理ソフトウェア、組み立てラインのセットアップ、ワークフローの自動化など、クライアントの要求に対応するための適切なものがないのかもしれない。
- 人ベースのボトルネック： 人ベースのボトルネックとは、一般的に、プロジェクトの需要に追いつくのに十分な人材がいない、あるいはおそらく、適切な人材がいないことを意味します。これは、季節労働者を雇うか、シニアワーカーを雇うか、ユニークなスキルセットを持つ同僚を見つける必要があることを意味する。
クリックアップのタイムラインビューで、チームの作業負荷を視覚的に比較し、進捗を追跡します。
ワークフローの問題を理解することで、新しいチームメンバーの採用、ビジネスプロセスの改善、ソフトウェアのアップグレードなど、問題の解決に役立ちます。
2.プロセスの地図を作成する プロセスの地図化 を使うと、仕事のフローを500フィートレベルで概観できる。プロジェクトプランの各ステップをビューし、どのタスクが時間内に完了し、どのタスクが仕事の滞留を引き起こしたかを理解することができます。
ClickUpのマインドマップでは、階層構造に基づいてノードを簡単に並べ替えることができます。
通常、フローチャートやその他のツールを使ってプロジェクト全体をマップすることで、タイムライン上の競合ポイントを特定することができます。そこからメトリクスを分析し、ボトルネックが発生しやすい場所を特定することができます。
3.チームに相談する。
確かに数字は嘘をつかないが、数字がすべてを語ってくれるとは限らない。上層部から従業員まで、すべての利害関係者を集めて、どのタスクに最も時間がかかっているか、あるいは、どのタスクがよく漏れるかを尋ねる。
チームと率直な会話をすることで、誰が最も負担になっているのか、なぜコミュニケーション不足に陥っているのか、誰が手を貸してくれるのかを知ることができる。
4.継続的改善プランを作成する。
のボトルネックを特定したら、そのボトルネックを改善するために、次のような計画を立てる。 プロジェクトプラン を調整する時である。非効率な部分や重複している部分を取り除いたり、チーム全体の作業負荷のバランスをとったりすることができる場所を特定しましょう。継続的な改善プランを実施することで、チームの士気を高め、プロジェクトをスケジュールや予算通りに進め、クライアントやベンダーとの関係を強化することができます。
ボトルネック 予防法：軌道を維持するための10の方法
プロジェクト管理におけるボトルネックを軽減したいですか？以下に、プロジェクトプランを軌道に乗せるための10の戦略をご紹介します。 作業量管理ツール それを実現するために必要な👏
**1.ワークフローを視覚的に表現する。
視覚的にコラボレーティブなClickUpホワイトボードで、ブレインストーミング、戦略立案、ワークフローのマップを作成しよう。
ボトルネックを解消する最善の方法は、プロジェクトプランの各ステップをビジュアル化することです。クリックアップ・ホワイトボードは ClickUp ホワイトボード 機能を使って、すべてのプロジェクトのワークフローをスケッチすることができます。チームメンバーはそこからメモを取ったり、混雑しているポイントを特定したり、別のワークフローを描くこともできます。
自動化 繰り返しタスク を自動化します。
チームのキャパシティが常に制限されている場合、反復タスクを自動化することで負担を軽減しましょう。
ユーザーによる更新や説明を含む、スペース全体のアクティブおよび非アクティブな自動化をすばやくビューおよび管理します。
ユーザー ClickUp自動化 ClickUp Automationsは、ワークフロー、ルーチンタスク、プロジェクトのハンドオフを効率化する100以上の自動化機能から選択できます。さらに、自動的にタスクを割り当てたり、コメントを追加したり、ステータスを更新したりして、ボトルネックを未然に防ぐことができます。やることで、チームは次のことができるようになります。 優先度に集中することができます。 に集中し、プロジェクトを円滑に進めましょう。
3.キャパシティプランニングの実施。 キャパシティプランニング は、あるプロジェクトを完了するために必要なリソース（すなわち、やることに必要な人、時間、ツール）を見積もることである。適切なオペレーション管理の鍵であるキャパシティプランニングは、需要と供給の方程式であり、どれだけのリソースが必要で、どれだけのリソースを提供しなければならないかを計算する。
チームの作業負荷が一目でわかるので、タスクのデリゲート済みや割り当て変更が容易になり、誰がキャパ不足かキャパオーバーかを素早く把握できます。
幸いです、 ClickUpの作業負荷ビュー を使えば、キャパシティプランを簡単に立てることができ、各チームメンバーにどれだけの仕事がデリゲート済みかを視覚的に把握することができます。そこから、現在の作業負荷に関連する各チームメンバーのキャパシティを視覚的に把握することができます。
4.ガントチャートを作成する。
独自のフェーズをカスタマイズするか、作業内訳構造テンプレートの既製のカテゴリを使用して、プロセス改善のToDoを常に把握する。
幸いなことに、ClickUpにはカスタムフィールドを追加したり、ビューをカスタマイズしたりできるテンプレートが複数用意されています。 同僚との共同作業 プランの実行を容易にする。
7.プロジェクトをマイルストーンに分解する。
数週間、数ヶ月、数年にわたるプロジェクトは、気が遠くなるようなものです。大規模なプロジェクトが頓挫するのを防ぐには、必ずプロジェクトを小さな塊に分割すること。
/イメージ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/09/ClickUp-Milestones-Filter-view.gif クリックアップのマイルストーンフィルターを使う /%img/
クリックアップのマイルストーンでプロジェクトの重要なポイントを簡単に特定し、太字のダイヤモンドアイコンを使用して、全員が重要なターゲットに集中できるようにします。
実施 プロジェクトのマイルストーン を使うことで、プランをさまざまなフェーズ（設計フェーズや開発フェーズなど）に分割し、チームを軌道に乗せることができます。を活用します。 マイルストーン・チャート を使って、プロジェクトの各フェーズの概要を把握します。次に ClickUp カスタムステータス 機能により、マイルストーンごとの仕事状況をチームに知らせることができます。
8.チームメンバーと直接話すことができます。
上述したように、データが明確な絵を描かないことがあります。それが、プロジェクトプランを改善するときにチームメンバーと直接話す必要がある理由です。
ボトルネックを防ぎたいのであれば、チームメンバーに過去のプロジェクトでうまくいったこと（うまくいかなかったこと）のフィードバックを求めましょう。ClickUpでは、ブレーンストーミングセッションや アンケートを送る を関係者全員に送る。そこから、ボトルネックの原因がリソース不足にあるのか、人材不足にあるのか、それとも適切な プロジェクト管理ツール .
9.時間追跡を導入する。
タスクの位置や場所を横断して追跡時間をビューし、チーム全体の進捗を簡素化
プロジェクトが頓挫する理由のひとつに、チームがタスク完了までにかかる時間を過小評価していることが挙げられます。すべての プロジェクトのスケジュール は正確で、レバレッジ ClickUp 時間追跡 .チームメンバーは、どのデバイスからでも簡単に時間を記録し、編集し、タイムログにメモを追加して、将来の見積もり時間を作成することができます。
10.チームコミュニケーションの統合。
プロジェクトがいつも軌道から外れるのは、チームがコミュニケーションを取っていないからとは限りません。むしろ、間違った場所でコミュニケーションをとるために、プロジェクトは軌道から外れてしまうかもしれない。
ClickUp Chatでチームのコミュニケーションを1つのスペースにまとめ、アップデートの共有、リソースのリンク、コラボレーションを簡単に行えます。
もしあなたのチームがプロジェクトの最新アップデートを見つけるために電子メール、テキストメッセージ、Slackチャンネルを整理することを余儀なくされているとしたら、それはあなたにとって良いことではありません。幸い ClickUp チャットビュー ClickUpチャットビューを使えば、プロジェクト管理ソフトウェア内ですべての会話を統合することができ、ボトルネックを未然に防ぐことができます。
クリックアップでボトルネックを未然に防ぎましょう。
プロジェクト管理におけるボトルネックは、仕事が多すぎるのにそれを処理するリソースが少なすぎる場合に発生します。混雑の結果、仕事が滞留し、プロジェクトプランが予算オーバーになったり、決められたタイムラインをオーバーしたりします。
幸い、ClickUpにはボトルネックを特定し、プランを軌道に乗せるためのプロジェクト管理ツールがあります。ClickUpでは、タスクの割り当て、コメントの作成、プロジェクトのマイルストーンの設定、ビューのカスタマイズが可能で、ボトルネックを未然に防ぐことができます。さらに、繰り返しタスクの自動化、ClickUpと他の何百ものシステムとの自動化に対応し、何千ものテンプレートを活用することで、チームがスケジュール通りに業務を進められるよう支援します。
ボトルネックの特定はすぐに始められます。 ClickUpをお試しください。 .🙌