あなたが意図的に設計しようとしまいと、プロセスは存在する。誰かにタスクを割り当てると、その人は自分なりのプロセスを作り出し、それを繰り返し使って仕事を楽にする。
この記事の執筆を依頼されたとき、私はGoogleドキュメントを開き、アウトラインをコピーして貼り付け、各セクションのリサーチを開始し、執筆、編集、校正、ハイパーリンクの追加を行い、承認のために送信した。もし12人のライターがいたら、おそらく12通りのプロセスがあるだろう。
しかし、ブランドとして執筆、編集、出版、配布の方法に一貫性を持たせるためには、12ものプロセスを持つ余裕はない。統一された1つのプロセスが必要なのだ。
効率的で、効果的で、統一されたワークフローを設定するには、徹底的なプロセス分析が必要だ。このブログ記事では、その設定方法を紹介する！
プロセス分析とは？
プロセス分析とは、ビジネス活動の内部構造を理解し、文書化するための体系的なアプローチです。ビジネスにおける
\BPM学派では、プロセス分析は継続的改善の重要な一部である。
ClickUpで管理されている分析プロジェクトで現在様々なフェーズにある全プロセス例
プロセス分析の主な目的は、改善の機会を特定することである。これを達成するために、ビジネスプロセス分析では通常、以下のような調査を行います：
- タスクを完了するために実行されるステップ
- 各ステップの実行方法
- 各ステップが後続のステップにどのような影響を与えるか
- どのようにプロジェクトに貢献するか
- 各ステップの責任者
- エスカレーションマトリックス
- 冗長性とバックアッププラン
- チームメンバーがプロセスに従う際に直面する課題
これを観察し文書化すると、BPMチームは改善策を検討する。 プロセス効率 進行中の仕事を中断させることなく。
プロセス分析は1回限りの活動ではない。むしろ定期的に実施し、継続的な改善をサポートするのがベストである。その理由は以下の通りである。
プロセス分析を行うメリット
優れた、継続的かつ戦略的なプロセス分析は、収益を押し上げるなど、多くの点でビジネスに役立ちます。その方法を紹介しよう。
既存システムの理解ビジネスプロセス分析は、現状を把握するための素晴らしい方法です。以下のような質問に答えることで、効率性と有効性を測定するのに役立ちます：
- 営業チームはCRMを効率的に使用しているか？
- 営業チームはCRMを効率的に使用しているか？パイプラインを全員が明確に可視化しているか？
- すべてのチケットはプロジェクト管理ツールに上げられているか？
- 最後のスプリントは目標を達成したか？
- カスタマーサービスチームは生産性を上げているか？
改善機会の特定既存のプロセスを理解したら、ギャップを特定し、埋めることもできる。直感ではなく、データに基づいて意思決定ができる。これはもちろん、プロセス分析の最も直接的でわかりやすいメリットである。
業務効率の向上さまざまなチームが独自のプロセスを使用しているのはよくあることです。例えば、営業チームはSalesforceを使ってやり取りを記録し、カスタマーサクセスはClickUpを使って関係を管理し、マーケティングはHubSpotを使って進捗を追跡する。これでは、多くの情報が漏れてしまう。
ClickUpダッシュボードに表示されるチームの生産性と効率性の指標。
良い
は、これらのシステム間のより良い統合を可能にし、シームレスなプロセスフローを促進します。
運用コストの削減ビジネスプロセス分析により、冗長性、ボトルネック、非効率性を特定します。オペレーション・リーダーは、これらを排除することで、資材調達、エネルギー消費、人件費などのコストを削減することができます。
フェーズ
顧客ロイヤルティの向上：カスタマは一貫した体験を好みます。ビジネス・プロセス分析は、その実現に役立ちます。さらに重要なことは、ビジネスがカスタマー・エクスペリエンスの問題点や欠点を特定し、それを解決するのに役立つということです。 ワークフローの最適化 .
プロセスに目を配ることで、繰り返し起こる問題を観察し、積極的に解決策を構築することができます。また、クライアントに今後の問題を事前に知らせることができ、信頼を築くことができる。
コンプライアンス：どんな組織も、コンプライアンス違反を意図しているわけではありません。しかし、継続的な監視と注意がなければ、コンプライアンスの問題を見落とすこともある。
定期的なビジネスプロセス分析により、このような事態を防ぎ、規制当局による罰則や法的紛争からビジネスを守ることができる。
従業員の経験の向上：ビジネス・プロセス分析から恩恵を受けるのはカスタムだけではない。効率的なプロセスによって作業負荷が軽減される結果、満足度が向上します。やる気のある従業員は、より良い仕事をし、より高い利益を生み出します。
競争上の優位性：競争の激しい市場において、真の競争優位性とは、やることです。プロセス分析は、競争力を維持するためのプロセスの監視、評価、改良に役立ちます。
では、なぜプロセス分析が必要なのか、その種類と実施方法を見ていきましょう。
プロセスマップの種類
その名の通り、プロセスマッピングを行う、
プロセスの流れを視覚的にマップする手法。プロセスがどのように実行され、どのようなステップがあり、利害関係者は誰で、どれくらいの時間がかかるのかが描かれる。
プロセスマップは、関係するすべてのビューをハイレベルで提供し、ビジネスオペレーションチームが改善の可能性をシミュレーションするのに役立ちます。
プロセスマップは様々な方法で作成することができます。最も一般的に使用される方法のいくつかを以下に挙げる。
基本的なフローチャート
採用プロセスのフローチャート_ClickUpテンプレート
最もポピュラーで一般的に使用されているプロセスマップはフローチャートです。基本的なものだからといってリミットというわけではありません。
フローチャートを使えば、複数の依存関係や相互関係を持つ複雑なプロセスをマップすることができる。フローチャートは、ステップ、決定、複数の経路に対応できる。また、条件が満たされない場合は、前のステップに戻ることもできる。様々な
をWord、PowerPoint、Excel、またはClickUpでご利用ください。
その
では、例として採用プロセスを可視化しています。採用担当者が新しいリソースを求めてから内定を出すまでのすべてのステップ、関係者、あるステップから次のステップへの流れがこのフローチャートに含まれています。
最適な例複数の決定を伴う複雑な連続プロセス
スイムレーン図
/スイムレーン図 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/04/Screen-Shot-2023-04-26-at-8.44.52-AM.png クリックUpによるスイムレーンフローチャートテンプレート /%img/
スイムレーン図を使って、プロセス全体で誰が何をやるかをマップする_。
スイムレーン図は、基本的なフローチャートを改良したものです。プールの形を使ってビジネスプロセスを視覚的に表現し、プロジェクトを関係するチームや個人ごとのレーンに分けます。
スイムレーン・フローチャートは、全員がプロジェクトに参加し、効果的に協力するのに役立つ。次のような利点がある。
タスクと責任を明確に定義することで、ワークフローを最適化する。これらは、エンジニアリングチームにおいて、インクリメンタルなコード変更をデプロイしながら、 継続的インテグレーション/継続的開発のためによく使われる。
に最適です：単一プロセスで作業する機能横断的なチーム
価値ストリームマップ
/バリューストリームマップ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/03/ClickUp-Value-Stream-Mapping-Whiteboard-Template.png ClickUp 価値の流れマップホワイトボードテンプレート /%img/
バリューストリームマップを使用して、プロセスの非付加価値部分を特定し、最小化する。
プロセスの非効率性を特定し、付加価値のある部分とない部分を明確に区別するのに役立つ。通常、製品チームで使用される価値ストリームマップは、4つの明確なステップを促進する：
- 製品ファミリーの定義
- 現状の文書化
- 将来の状態を設計する
- 実施プランの作成
価値ストリームマップの第一の目標は、コスト、タイム、リソースの節約につながる変更を設計することである。
バリューストリームマップは
ClickUp 価値の流れマッピングテンプレート
を使用すると、プロセスを設計し、メモを残し、ファイルを添付し、オブジェクトを定義して、供給および配送ロジスティクスの概要を示すことができます。テンプレート内で改善タスクを作成し、割り当てることができます。
これだけではニーズに合わないですか？他にもたくさんあります。詳しくは
を使ってチームのプロセスを改善しよう。
に最適です：製品から納品までのプロセスを設計するチーム
SIPOC
/画像 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/03/ClickUp-SIPOC-Template.png ClickUp SIPOCテンプレート /%img/
ClickUpのSIPOCプロセスマップのボードビュー。
SIPOCとは、サプライヤ、インプット、プロセス、アウトプット、カスタムの頭文字をとったものです。の下に
方法論では、SIPOCはエンドツーエンドのプロセスの境界と範囲を定義する。
この手法の最大の利点は、カスタマーを重視することである。それを反映するために、専門家の中には、顧客を第一に考えるCOPISという言葉を使う人もいる。
に最適ステップとそれに対応するステークホルダーを明確にしたいビジネス
ビジネスプロセスモデルと表記法。
/を参照。 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/BPI-1400x851.png ビジネスプロセスモデルと表記法 /ビジネスプロセスモデルと表記法
TrisotechによるAmazon注文フルフィルメントのBPMN例。
オブジェクト・マネジメント・グループによって設計されたビジネス・プロセス・モデルおよび概念は、複雑で相互接続されたビジネス・プロセスをマップするための詳細なフローチャートである。
フローチャートのように、イベント、アクティビティ、フロー、ゲートウェイの各フェーズがある。各フェーズの下には複数のシンボルがある。
例えば、ゲートウェイには、排他的、包含的、イベントベース、並列、またはこれらの組み合わせがあり、それぞれに記号が付きます。フローには、シーケンスフロー、メッセージフロー、アソシエーション、データアソシエーションなどがある。
このレベルの詳細さによって、BPMNはすべての関係者に十分な詳細を与え、正確な実装を可能にする。
に最適エンドツーエンドでプロセスをマップするビジネス、ソフトウェアエンジニアリングチームに最も有用。
プロセス分析の実行方法
プロセス分析は、一貫性があり、戦略的で、周期的である必要がある。あなたの組織でそれを実現する方法を見てみよう。
スコープと目的を定義する
プロセス分析は半年ごとに実施する必要がありますが、その範囲と目的は毎回同じではありません。分析するプロセスの成熟度によって、その範囲は大きく異なる。
そこで、以下の定義から始める。
スコープ：どのプロセスを分析するのか？分析の範囲は？
例えば、カスタマーサクセスの責任者として、購入後のカスタマージャーニー全体を分析することが考えられます。この場合、カスタマーのサンプルを取り、ジャーニーのステップとマイルストーンを調査し、1-2回の通話を聞き、数人のカスタマーサクセス担当役員にインタビューします。
一方、月次カスタマーレビューの詳細分析をやることもある。この場合、特定期間のカスタマーレビューの通話をすべて聞くことになる。顧客がどのように感じたか、彼らの主な不満、あるいは彼らが解決策として何を望んでいるかについて、より深く観察するのだ。
目的：何を求めていますか？その結果に対してどのような行動をとりますか？
プロセス分析の直接的な目的は、もちろん改善の機会を見つけることである。しかし、改善の中には、より多くの費用がかかるものや、時間がかかるもの、組織の他の部分に影響を与えるものもあるかもしれません。始める前に、何が目標かを考えてください。
チームをまとめる
優れたプロセス分析には、適切な専門家が必要である。以下のようなアナリストのチームを選ぶ：
- 分析対象のプロセスの経験がある。
- プロセスを定期的に使用している
- タスクが現在の方法で実行されている理由を知っている
- 組織全体のワークフローへの影響を理解している
分析結果を議論するための共同作業環境を作る。ClickUpタスクビューとコメントは、これを可能にする素晴らしい方法です。
ClickUp ホワイトボードを使用して作成したシンプルなマーケティング電子メールプロセスマップの例
プロセスを明確に把握したら、定量分析に移ります。以下のような鍵になる指標を集めましょう：
- 生産性/解決時間
- サービス・レベル合意（SLA）遵守率
- エラー評価率
- エスカレーション評価率
- リソース利用率
このフェーズでは、いくつかの
や方法論を使って現状を可視化することができます。例と提案は次のセクションにあります。
慎重かつ思慮深く分析する
すべてのデータを入手したら、それを文脈に沿って分析する。非効率、依存関係、重複がないか、プロセスの各ステップを精査する。これには次のようなものがある：
- 複数人で行う反復タスク
- チームメンバーのやることが少ない。
- ボトルネックのためにプロセスのステップに時間がかかりすぎている。
- エラーが多すぎて、それを修正するために追加リソースを必要とする。
改善策を提案する前に、以下を検討する。
ベンチマーキング：他のチーム／部門／企業は、同様のプロセスでどのような業績を上げているか？
影響調査：代替ステップ/方法が提案された場合、チームや組織全体にどのような影響があるか？
リソース分析：リソース分析：代替案を実施するためには何が必要か？費用はどのくらいかかるか？どれくらいの時間がかかるか？追加トレーニングはやること？
混乱：変更中、どのようなプロセスが影響を受けるか？ビジネスへの影響は？
改善の提案
分析に基づいて、改善策を提案してください。これは、スプレッドシートの使用からClickUpテンプレートへのオンボーディングへの単純な変更かもしれません。システム全体を完了することもできます。どのような改善案を提案するにしても、徹底的に文書化しましょう。
すべての変更点をリストアップしてください：提案するすべての変更点を、その大小にかかわらずリストアップしましょう。これを文書化しながら、現在のプロセスの概要を説明し、提案するプロセスを詳細に説明する。変更点を強調する。
優先度を設定する：すべてを同時に変えるのは決してよい考えではない。変えたいことに優先順位をつけ、一つずつやること。
タイムラインを設定する：すぐに変更が必要なステップから始め、段階的に拡大する。スケジュールを立てる
毎週、毎月、四半期、または1年ごとに完了するタスクに分割する。これはプロセスの改善を観察し、異常があれば調整するのにも役立つ。
ClickUpのガントチャートビュー
は、プロジェクト管理ツールで設定したタスクと期限に基づいて、自動的にタイムラインを作成します。
/イメージ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/Gantt-chart-weekly-1400x834.png ガントチャートウィークリービュー /%img/
ClickUpのガントチャートビューでプロセス改善を実施。
**ROIの測定すべての変化にはコストがかかります。そのため、改善の実施に関わるすべてのコストを文書化しましょう。また、ケースごとに投資対効果を示しましょう。
変更管理を始める：自分たちのためにならない限り、誰も変化を好まない。そこで、すべての利害関係者をボードに参加させ、変更管理戦略を立てる。提案を説明し、賛同を得る。フィードバックに耳を傾け、それに応じて適応させる。
変化を奨励する：最善の努力であっても、チームの協力が必要だ。営業チームはCRMを定期的に更新していないでしょうか？四半期ごとのインセンティブをCRMの更新に結びつけよう。チームメンバーの中に新しいテクノロジーを好まない者がいる？チーム内のチャンピオンを特定し、彼らと協力しよう。
新しいビジネスプロセスに目を光らせよう。
どのようなプロセス改善も、循環的でなければ成功しない。つまり、最後のステップは、最初のステップに戻ることである。
変更を実施したら、ステップ1に戻り、新しいプロセスの分析を始める。
- 改善は望ましい効果をもたらしたか？
- メトリクスは改善されたか？
- 新しいプロセスによって生じたギャップはないか？
ここから、継続的改善戦略を構築する。
クリックアップテンプレートによるビジネスプロセス分析の実践
プロセス分析が初めての方、または現在行っている分析方法を最適化したい方は、以下のテンプレートをご利用ください。 ClickUp プロセス監査と改善テンプレート は手始めとして最適です。
ClickUpのプロセス監査テンプレートを使って、品質チェック、分析、変更管理を行い、ビジネスプロセスを最適化しましょう。
カテゴリ分け：テンプレートを使って、プロセス分析タスクをプロセス、リソース、管理、モニタリングに分類します。例えば、清潔さに関するタスクはリソースに、成功メトリクスはマネジメントにリストされます。
これにより、プロセス所有者を割り当て、アクティビティを管理し、各タスクの進捗を追跡することができます。
監査スコアの割り当てすべてのタスクに対して、観察に基づいて監査スコアを割り当てることができます。例：プロセスの一部に割り当てられたリソースが適切でない場合、その部分にスコアを与えることができます。
テンプレートには、コンプライアンス、改善の機会、軽微なコンプライアンス違反、重大なコンプライアンス違反などのオプションがあります。各タスクをどのように採点したいかに基づいて、これをカスタムすることができる。
証拠のアップロード観察結果を実証できなければ、ビジネスプロセス分析は完了しません。このテンプレートでは、写真、スクリーンショット、文書などの証拠をアップロードできます。
プロジェクトの管理：ユーザーを割り当て、期日を設定し、アクションアイテムを追加し、コメントを共同作成します。監査スコアボードビューを使用して、各タスクのステータスを確認します。要注意リストビューを使用して、優先度の高いタスクを監視します。
ClickUp内でプロジェクトとしてプロセス分析を管理。
ClickUpでプロセスを分析し最適化する
優れたプロジェクト管理とは、単なるタスク管理ではありません。会社のメンバー全員が最高の仕事をするための情報、ツール、プロセスを提供することです。
チームサイズや業種に関係なく、優れたプロジェクト管理の重要な部分は、定期的なプロセス分析と継続的な改善です。
しかし、今日のプロジェクトチームには、定期的なビジネスプロセス分析を行う時間もリソースもない。日々の活動に追われ、プロセス分析は後回しになっているのだ。
しかし、そうではありません。ClickUpの様々なプロセス分析テンプレートは、あなたの旅を加速し、アイデアを行動に移すのに役立ちます。
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