効果的なミーティング招待電子メールを送信しようとすると、空白のメッセージボックスは少し気が引けるものです。ビデオミーティングのリンクや開始時間から、きちんと整理されたミーティングのアジェンダに至るまで、適切なロジスティクスの詳細がたくさんあります。
しかし、カジュアルすぎず、不吉すぎず、かといって軽薄すぎず、適切なトーンも設定したい。
適切なトーンにすることで、全員が時間通りに集まり、ビジネスに取りかかる準備ができる。
このガイドは、毎回効果的な電子メールミーティングの招待状を作成するためのアクションプランです。まずは例文をご覧いただき、ビジネスミーティングに必要な内容をチェックリストでご確認ください。🏅
なぜ良いミーティングの招待状が重要なのか？
ミーティングの招待状を後回しにしてはいけません。招待状はミーティングのトーンを設定し、参加者がミーティングの準備をしたり、ミーティング中に貢献したりするために必要なすべてのリソースのハブであるべきです。しっかりとした電子メールのミーティング招待状を作成すれば、関係者全員がWin-Winになれるのです：
- ビデオミーティングのリンクや物理的な場所、日時、部屋に入るために必要なパスワードや詳細を記載し、簡単に見られるようにします。これにより、質問、遅延、欠席を減らすことができます。さらに良いのは、皆が来るまでの5分間、気まずい雑談をする必要がなくなることだ。
- ミーティングが何についてのものか、誰もが知っている。ミーティングのアジェンダ効果的な電子メールミーティングの招待状は、ミーティングが何についてのものかを全員に伝えます。これにより、イベント全体を軌道に乗せることが容易になり、脱線を未然に防ぐことができる。また、準備の仕事を終えて出席する必要がある人も、明確な招待状があれば、全員のアカウント責任を保つことができる。
- あなたがプロフェッショナルであるように見える：クライアントは、あなたが物事の上にあるプロフェッショナルであることを知るでしょう、同僚は、あなたがビジネスを意味することを知るでしょう、そして、組織図のすべてのレベルの人々は、あなたのミーティングが重要であることを知るでしょう。
ミーティングの招待は基本的なものだからといって、それに多くの時間を費やす必要はありません。効果的な電子メールミーティングの案内状を作成することがなぜ重要なのか、その理由を理解したところで、例やチェックリスト、ワークフローの変更を検討しましょう。
社内ミーティングの招待例
ClickUpで社内ミーティングへの効果的な電子メール招待のためのテンプレートを構築する。
社内ミーティングの案内電子メールを今すぐ送る必要があり、インスピレーションを探しています。これらの例を参考に電子メールを作成し、詳細を変更したり、空欄を埋めたりしましょう。
例1：グループビデオ・ミーティング
グループミーティングは、特にリモートワークやハイブリッドワークでは一般的です。件名を簡潔にし、ミーティングの目的とアジェンダを明確にした上で、チームミーティングの案内電子メールを送りましょう：
こんにちは。
この電子メールがあなたのお役に立つことを願っています！このメールをご覧になって、お元気でいらっしゃいますか？
このミーティングでは、以下のことを話し合う予定です。
- ポイント1
- ポイント2
- _ポイント3
ミーティングの前に、何か質問がある場合、またはミーティングのアジェンダに追加すべきことがある場合は、私に知らせてください。
"最善を尽くします
_あなたの名前
このメッセージは、ミーティングURLと出席者のGoogleカレンダーと同期するように、ミーティングリクエスト自体から送信するのが理想的です。
例2: 定期的なチームミーティング
ClickUp Docsの定期ミーティングメモ
チームマネージャーなら、定期的に全員を集めてチェックインすることがいかに重要かご存知でしょう。 チームコミュニケーション テキストツールやインスタントメッセージでのコミュニケーションで90%は達成できるが、残りの10%は定期ミーティングが提供する。定期ミーティングの招待電子メールは多少くだけたものでも構わないが、それでも情報がぎっしり詰まったものでなければならない。
こんにちは。
次のミーティングの時間です！今回は「トピック」について話し合います。アジェンダは以下の通り。
- ポイント1
- ポイント2
- ポイント3
また、一般的な質問やチームと話し合いたい状況についての時間も設けます。アジェンダをご覧いただき、ご質問があればお知らせください。
"また近いうちに
_あなたの名前
このようなミーティングは日常茶飯事なので、この機会にテンプレートを保存しておけば、タップするだけで送信できる。
例3：1対1のミーティング
マネージャーとチームメンバーとの1対1のミーティングは、直属の部下にとって大きなストレスになることがあります。そのため、何よりもミーティングの目的を明確にし、決して放置しないようにしましょう。ミーティングが突然であったり、予期せぬものであったりする場合は、部下を安心させるか、（可能であれば）良い知らせがあるときに知らせましょう。
こんにちは。
次回の1対1をカレンダーに入れたので、[トピック]について話したり、お互いに確認したりしましょう。[トピック]や仕事について聞きたいことがあれば、リストにして持ってきてください。
では、また。
よろしくお願いします。
例4：大人数でのミーティングやプレゼンミーティング
大きなミーティングでは、電子メールにミーティング資料やリソースを追加することが効果的です。ClickUpでは、すぐに使えるテンプレートを多数ご用意しています。
グループのサイズが大きくなるにつれて、厳密な構成と組織化されたホストが必要になります。最初の電子メールの例を基に、さらに詳細を追加し、アジェンダに自由に追加できるオプションを取り除くことができます。プレゼンテーション・ミーティングでは、明確で時間的ブロックのある日程表が特に効果的です。
みなさん、こんにちは。
を議論するミーティングを[日、日付]の[時、タイムゾーン]に予定し ています。出席できない場合はミーティングを録画しますので、参加表明をお願いします。
このミーティングでは、[オブジェクト]を注文するためにアジェンダを用意しています。
- [時間]です：ポイント1
- 時間ポイント2
- Point 3ポイント3
- Point X..：X点
添付のアジェンダ/スライド・デッキを参照し、[トピック.â]_に関する質問があれば準備してください。
ありがとう
ありがとう
例5：すでに打ち合わせ済みのミーティング
多くのミーティングは組織的に行われる：以前のチームミーティングで新しいトピックが持ち上がったり、あるいは、全員が合意した チームコミュニケーションアプリ ミーティングをしたほうが仕事がうまくいく。他の例を使ってもしっくりこないかもしれないので、代わりにこれを試してみてください。
こんにちは。
トピックについてもっと深く議論するミーティングは、[日付]に予定し ています。チームにどのような影響があるか話し合い、質問に答える時間を設けます。待つ前にこの簡単な資料を確認し、質問やコメントがあればミーティングに持参してください。
では、また。
_あなたの名前
社外ミーティングの招待例
ClickUp AIを使って見込みクライアントへの案内電子メールを絞り込む
社外ミーティングの招待状は、より多様で、リレーションシップの中で多くの力仕事をすることになります。部門によって、ミーティング招待のテンプレートや、招待に添付するリソースは異なります。
社外とのミーティング、特にクライアントとのミーティングを予定している場合は、電子メールでのミーティング時間の融通を利かせましょう。ミーティング招待状の例を使っている場合は、ミーティングスケジューリングツールへのボタンやリンクを添付し、お互いに都合の良いミーティング時間を確保できるようにしましょう。
例1：クライアントのキャッチアップミーティング
あなたは クライアントコラボレーションソフトウェア クライアントとの最後のミーティングから1分も経っていないことに気づく。しかし、よく練られた招待状があれば簡単に解決できる。このような電子メールは、フレンドリーで親しみやすく、かつフォーマルな雰囲気がある（ほんの少しだが）ときに、最高の仕事をすることができる。
こんにちは。
この電子メールがあなたに届くことを祈っています。
あなたのアカウントは[ステータス]で、これから数週間の[以前立てた長期目標]について考え始めるいい機会です。今週はFreeですか？私のカレンダーでミーティングを予約することもできます。
についてチャットするのを楽しみにしています。
ありがとうございます。
よろしくお願いします
例2：以前のクライアントに追いつく
あなたのネットワークにいる元クライアントが転職したかもしれないし、業界のイベントでばったり会ったかもしれない。この機会にリレーションシップを強化しましょう。
こんにちは、
で再会して、チャットできてよかったです。
または
あなたが今、[新しい会社やプロジェクト]で仕事をしているのを見ました。おめでとう！それはエキサイティングな変化ですね。
あなたが今取り組んでいる仕事について、もっとキャッチアップしてチャットしたいわ。私のチームは人を助けてきたし、あなたの目標も助けられたら嬉しい。
来週時間があれば、ミーティングしましょう！私のカレンダーへのリンクです。
近いうちにチャットしましょう。
_あなたの名前
例3: 温かいアウトリーチミーティングの招待
マーケティング担当者や営業担当者は、電子メールの招待やミーティングを管理するタスクを作成できます。
タッチポイントと直接コンタクトのギャップを埋めたいマーケティング担当者や営業担当者向けです。テンプレート化された招待状から始めて、パーソナライズ、パーソナライズ、パーソナライズ！
こんにちは。
についてチャットを始めるにはいい機会です。御社との具体的な交流ありがとうございます。
を使って結果を見ることができるすべての方法を探るのを手伝いたいです。簡単なデモやチャットをする時間がありますか？あなたのスケジュールに合わせて15回のミーティングを予約してください。
とりあえず、私たちが[restatement of benefits]にやっていることの簡単なスニークピークをお見せします。
"すぐに話しましょう！
あなたの名前
例4：紹介を使った営業活動
暖かいアウトリーチと冷たいアウトリーチの中間に位置する紹介ベースのアウトリーチは、最初の摩擦や気まずさを取り除くことができます。この例のテンプレートを使って、物事を始めてみましょう。
こんにちは。
最近[相互連絡先/紹介者]とチャットして、[受信者の関連する痛点]で私がお役に立てるかもしれないと言われたので、ご連絡しました。私は[会社のタイトル]で、[受信者の鍵タスクや懸念事項]でお役に立てると思います。
ミーティングの目的]についてもっとチャットして、簡単なデモをしたいです。ご都合の良い時間を教えてください。
その間に、私たちがどのように[利益]を得るか、簡単な概要があります。
ミーティングを楽しみにしています。
_あなたの名前
例5: コールドアウトリーチ電子メール
これはミーティング依頼の中で最も厄介なタイプであることが多い。鍵になる情報を共有したいが、読み飛ばし可能である必要がある。何よりも明確な価値を提供しましょう。簡潔な件名から始め、何を提供するのか、なぜあなたとミーティングをする必要があるのかをできるだけ少ない言葉で説明しましょう。
こんにちは。
あなたがあなたに提供できるものは何ですか？これは受け手にとっての利益や価値になります。オプション：この時点で、あなたが誰で、なぜその情報を持っているかを説明しなさい。
詳細についてミーティングしましょう。ミーティング日時に15分ほどチャットする時間ありますか？もし他の時間の方がよければ、私のカレンダーをどうぞ。
お時間ありがとうございます。
お時間ありがとうございます
電子メールミーティングの招待状に書くべきこと
電子メールの招待に含めるメッセージは、正確に伝えるのが最も難しい部分ですが、含める必要があるのはそれだけではありません。受信者がミーティングからできるだけ多くの価値を得られるよう、必要なものはすべて盛り込むようにしましょう。ここでは、必ず必要な要素をいくつかご紹介します：
- クリアされた件名: タイトルの最初の部分で、ミーティングが何についてのものなのか、要点をはっきりさせましょう。カレンダーのミーティング名を兼ねている場合、彼らはスケジュールをスキャンするときに最初の40文字くらいしか見ないかもしれません。後半では、リマインダーとして、ToDoや特典について簡単に触れましょう。
- アジェンダの添付ファイル：アジェンダがまだ設定されていない場合でも、全員にドキュメントへのリンクを渡しましょう。そうすれば、全員に追加の電子メールを送ることなく、時間をかけて埋めていくことができる。
- ミーティングメモ用の空の文書：これを最初から入れておき、それをミーティングメモのテンプレートに記入し、ミーティング中に詳細を追加する。重要な持ちネタを探している人は、どこに行けば見つかるか正確に知ることができます。
- ミーティングのリンク: ミーティングの時間が設定されている場合は、全員がすぐにミーティングに参加できるよう、リンクを含めます。理想的には、メッセージとカレンダー招待の両方を1通の電子メールにまとめましょう。しかし、リマインダーや別の電子メールを送信する場合は、必ずリンクを含めるようにしましょう。
- 行動への呼びかけ: 参加表明が必要な場合は、その旨を伝えましょう（そして期限を伝えましょう）。何かを確認したり完了する必要がある場合は、リマインダーとタスクへのリンクを含める。
- マーケティングに役立つ添付ファイル： 社外向け電子メールの場合、無料のPDFやその他の無料資料を添付するのが適切な場合を考慮する。
時間をかけて、それぞれのタイプの電子メール招待に含めるべきものの具体的なチェックリストを作成することができます。そうすれば、恐ろしい二重送信を避けることができます。 ワークフローの最適化 .
チームのために完璧なミーティングの招待状を作成する方法
今回ご紹介した電子メールの例文を参考に、社内外のミーティングをうまく開催しましょう。しかし、電子メールを微調整したり、ユニークなイベントのためにメッセージを正確に伝える必要がある場合、成功するミーティング招待メールを作成するために白紙のボードに戻る必要はありません。
ClickUpチームは、便利なテンプレートやツール、ミーティング管理機能など幅広い範囲を構築しています。
ClickUpドキュメントを使って招待状を作成（テンプレートも！）しましょう。
ClickUp Docの使いやすい機能で、電子メールの作成、修正、作成ができます。
で ClickUpドキュメント ClickUp Docs /%ref.では、あなたやあなたのチームが過去に送信した電子メールのテキストを貼り付け、改良し、見直すことができます。成功したメッセージのライブラリを作成したり、特定の文言をA/Bテストしたり、文言が本当に重要な場合にフィードバックを得たりすることができます。(私たちは皆、電子メールを同僚に肩越しに読んでもらい、適切な表現になるよう手伝ってもらったことがあるでしょう。今ならキュービクルなしでそれをやることができる)。
ClickUp ドキュメントでは、ドキュメントの作成や保管、チェックリストやリマインダーを含むWikiの作成、必要なスタイルガイドのリソースへのリンクが可能です。ドキュメントをタスクにリンクさせることもできます。
ClickUp Clipでビデオ招待を送信。
ClickUp Clipで詳細を共有し、よりダイナミックな招待状を作成しましょう。
電子メールミーティングの招待状をもっとおしゃれにしたいですか？ビデオメッセージを送って招待しましょう。 ClickUpクリップ はシンプルな画面録画ツールで、自分の画面や自分のビデオをキャプチャできます。簡単なハウツーやミーティングのティーザーを入れるのに最適です。また、ちょっとした個人的なタッチを加えることもできます。アジェンダの概要を説明したり、自己紹介をしたり、ビデオ通話へのサインイン方法が変更になったことを同僚に知らせたりできます。
クリックUp AIで文言や詳細を正確に伝えましょう。
ClickUp AIを使って、ミーティングの招待状テンプレートや、次のミーティングに必要なその他のリソースを作成できます。
ClickUp Docsで作成して成功したミーティング招待電子メールは、さらに次のステップに進みます。 クリックUp AI .さて、便利な AIツール がドキュメントに統合され、ミーティングの招待状のブレーンストーミング、正確なミーティングの招待状の文言の提案、ミーティングの管理が容易になりました。
使用方法 ミーティング用AIツール ミーティングが始まる前に、アジェンダを具体化し、ミーティングの詳細をすべて記入し、ミーティングメモを要約したり、アクションアイテムを作成する。当社の事前構築済み AIライティングツール は、マーケティング、営業、採用、社内プロジェクト管理など、あらゆるフェーズでパーソナライズされた電子メールのライブラリを構築するための、部門固有のノウハウも備えている。
メモやリソースを添えて、ミーティング後のまとめを送る
これはボーナスヒントです。ミーティングが終わったら、全員にお礼のメッセージを送りましょう。ミーティングの収穫と、ミーティングでプロバイダーが提供した具体的な価値について話し合いましょう。ClickUp AIを使えば、ミーティング終了後に、ミーティング中に作成した資料へのリンクを送ることもできます。 ミーティング議事録メモ ミーティングの要約、そして出席者全員に残されたToDo。
チームへの電子メールミーティングの招待は、ClickUpにやることを任せよう
具体的な表現に悩んだり、送信ボタンをマウスで押すのをためらったりするのはもう古い。コラボレーション、創造性、そして ドキュメンテーションツール ClickUpを使えば、毎回完璧な電子メールミーティングの招待状を送ることができます。さらに良いことに、あなたやあなたのチームはお金を払う必要すらありません。
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