「作家アニー・ディラードの有名な言葉である。そして、これを「日は長いが、年は短い」とともに読むと、恐ろしさを感じる。
私は時間を有効に使えているだろうか？私の日々は、個人的な目標や仕事上の目標に沿った形で構成されているだろうか？
そこで 時間管理 明確な期限を設定し、日常から無駄な行動を排除する。
例えば、ビジネス所有者の 週間タスク には、見込み客との電話スケジュール、タスクのデリゲート済み、プロジェクトの進捗測定などが含まれる。正確な 時間管理目標 ビジネス所有者は、各タスクに何時間確保し、どのような順序で達成すべきかを正確に把握している。
時間管理目標を設定する最も一般的な方法は、SMARTモデルである：
- 具体的:誰が関与するのか、結果はどうあるべきなのか、何を達成すべきなのか、などに答える明確な目標。
- 測定可能：数値化可能で追跡可能な目標。「このタスクには何時間かかるか？
- 達成可能：現実的で達成可能な目標。
- Relevant: 個人的な目標や仕事上の目標に沿ったものなど、現実的な目標。
- タイムライン: タイムラインと期限が明確な目標。
時間管理目標を設定するメリットは？
あなたはやることリストを持っています。では、なぜ時間管理目標の設定にもこだわる必要があるのでしょうか？
時間管理目標を設定することのメリットを見てみましょう。 時間管理目標 :
健康的な仕事と生活のバランス
適切な時間管理は、大切な人や自分のための時間を増やすことを意味します。
仕事時間内に優先度の高いタスクに時間を割き、余暇や休息の時間を確保することができます。
先延ばしが減る
優先順位をつけたタスクリストがあれば、タスクをやりくりする必要はありません。
次にやることを考えずに、深い仕事にエネルギーを注ぐことができます。
生産性が高まる。
重要なタスクを達成することに集中していれば、「他に何をするか」を考えることに時間を費やすことなく、ルーチンを構築することができます。このルーチンは、あなたが最も生産性の高い時間に、最も重要なタスクを達成することに焦点を当てています。
もう燃え尽きることはない。
私の仕事は、精神的にも肉体的にも負担が大きい。締切に間に合わなかったり、集中力の欠如したチームが加わったりすると、キャリアが燃え尽きる可能性が高くなります。
賢い時間管理は、イライラや仕事のプレッシャーによるストレスを最小限に抑えることができます。
15 Time Management Goal Examples You Can Set* **15個の時間管理目標例
時間管理を設定するのは大変です。しかし、ここからインスピレーションを得ることができる時間管理戦略の例をいくつか紹介します：
1.数値目標を設定する。
クリアされた目標とは、現実的なタイムラインと測定可能な結果があり、それがきちんと伝えられるものだ。
例えば、あなたがデザインの学生だとしましょう。私の目標は、グループプロジェクトを期限内に完成させ、チームとして仕事をすることかもしれません。しかし、期限や担当者と共に複数の目標を書き出し、追跡することは困難です。
もし、ClickUpのようなツールを使っているなら、次のようなことができます。
ClickUp目標
を設定することで、スケジュール通りに行動できる。
そして、グループとしての勝利を追跡する。
カスタムタグを追加してタスクの整理を強化し、リストビューとボードビューのフィルターオプションを使って優先度の高いタスクを正確に特定しましょう。
毎朝または毎週、優先度の高いやることリストを作成し、その後に優先度の低いリストを作成することで、緊急のタスクを認識し、行動するための簡単なトリックです。こうすることで、重要なタスクがその場限りのリクエストに振り回されることがなくなります。
4.タイムブロックのテクニックを使う。
タイムブロックとは、1日を仕事関連や個人的な活動のために複数の時間に区切ることです。
各ブロックは、気が散ることなく、目の前のタスクを完了することに専念する。
タイムブロックのテクニックの例をいくつか紹介しよう：
- **3/3/3ルール：＊＊＊毎日3時間を3つの緊急タスクと3つのそうでないタスクに充てる。例：火曜日に3時間以内に3つのミーティングと3つの電子メールの返信を完了する。
- ポモドーロ・テクニック：1日の仕事を25分ずつに分け、5分間の休憩を挟む。これを少なくとも4サイクルやること。
- Getting Things Done (GTD): GTDはポモドーロ・テクニックに似ている。GTDでは、タスクに真正面から取り組み、25分のタイマーを設定し、5分の休憩を取り、完了するまで続ける。
- 4時間ルール: 4時間ルールは、ある活動を終えるために4時間の枠を設定する、モノタスクの時間ブロックテクニックである。
ClickUpのスケジュールブロックテンプレートを使って、現在、過去、未来のミーティングやイベントを追跡しましょう。
5.タスクの一部をデリゲート済み。
全部やる必要はありません。ちょっとしたデリゲート済みで、一日をうまくコントロールできる。
価値の低いタスクからチームに任せたり、個人事業主ならバーチャルアシスタントを雇うなど、小さなことから始めましょう。タイムラインを設定し、要件を伝えることで、二転三転することがなくなる。
やがて、価値の高い重要なタスクに割ける時間が増え、チームは自信を持ち、あなたはより多くの仕事を任せられるようになる。
覚えておいてほしいのは、助けを求めてもいいということだ。デリゲート済みはマインドセットの転換を必要とし、日々の時間管理の重要な部分である。
**6.気が散るものをすべて排除する
気が散ることを避けるのは、言うは易く行うは難し。しかも、インターネットや親しい同僚とのグループ内で仕事をすると、集中するのが難しくなる。
仕事中に気が散るのをなくす方法をいくつか紹介しよう：
- ノートパソコンやスマートフォンに通知ブロックをインストールし、仕事を中断させないようにする。
- 電話やその他の通信手段を「邪魔しない」モードにする。
- 携帯電話やデスクトップから、ソーシャルメディアやゲームなど、気が散るアプリを一時的にアンインストールする。
- 電子メールの通知をオフにする。
- オフィスで仕事をしている場合は、ミーティングルームを予約し、仕事が完了するまで一人で仕事をする。
7.先延ばしとはおさらばだ。
An
は、先延ばしはタスクが複雑なときに最も経験すると主張している。
そこで、先延ばしを最小限に抑えるために意識的にやることを紹介しよう：
- 困難なタスクは、すべてを引き受けるのではなく、達成可能なタイムラインを持つサブタスクに分割する。例えば、製品所有者は、新製品の発売を、1日目と3日目はウェブサイトの更新、4日目と5日目は価格戦略、6日目から10日目は配布、11日目から15日目はマーケティング自動化など、小さなサブタスクに分割することができる。
- 制限時間を設定し、それを追跡する。 タイムトラッカーChrome拡張機能 一つのタスクから次のタスクに移るとき
8.マルチタスクのためのビジュアルツールを使う。
複数のプロジェクトを管理し、直属のレポート作成者がいれば、頻繁にマルチタスクをこなさざるを得ない。
ビジュアルツールを使えば、マルチタスクが簡単になり、あらゆるタスクが達成可能に見える。
例
ガントチャート
はタスクの依存関係や重複を示すことができる、
カンバンボード
はタスクの進捗を視覚化するのに役立ち、フローチャートはタスクの依存関係を表示するのに役立ち、そして
マインドマップ
はブレインストーミングに役立つ。
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/06/drag-and-drop-a-task-on-a-gantt-chart-in-clickup.gif ClickUpのガントチャート /クリックアップのガントチャート
ClickUpのガントチャートビューを使用して、タスクをスケジュールし、プロジェクトの進捗を把握し、期限を管理し、ボトルネックを処理します。
**9.ミーティングの効率化
ミーティングの時間を追跡すると、いかに時間がかかり、生産性の低いミーティングがあるかに驚くでしょう。
を使って非同期更新を設定する。
/を使って非同期アップデートを設定する。 https://clickup.com/ja/blog/3892/undefined/。 タスク管理ツール /を使用して同期更新を設定する。
を使ってプロジェクトの進捗マップを作成し、明確なアジェンダでミーティング期間の上限を決める。
つまり、"クイック・コール "に飛び乗ったり、15分のディスカッションが何時間にも及んだりすることがなくなるのだ。
ClickUpのClip
機能は、画面録画を通して効果的なコミュニケーションを支援し、ミーティングを不要にします。ブラウザからビデオ（画面＋カメラ）を録画し、チームメイトと共有できます。
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/06/ClickUp-Clip-Screen-Sharing-and-video-sharing.gif ClickUpクリップ画面共有とビデオ共有 /クリックアップ
ダウンロード不要のブラウザ直接リンクでビデオメッセージを共有し、録画後すぐにビューできます。
10.プロジェクトの期限を管理する。
締め切りを管理することは、単にミーティングをこなすことだけではありません。締め切りに間に合わせるために、いかに効率的に仕事をプランニングするかということでもある。
これには、プロジェクト完了までのすべてのタスクに明確な期日を設定することも含まれます。
そこで
ClickUpのカレンダー・ビュー
を使えば、プロジェクトのイベントやタイムラインを俯瞰することができます。
11.日課を作る。
ルーティンは退屈か？そんなことはない。実は、あなたはすでに無意識のうちにルーティンに従っている。同じアプリを使い、毎日同じ時間に食事をし、同じルートで仕事に行くなど。
では、仕事も意識的に決まったルーティンを作ってみてはどうだろう？
以下にいくつか紹介しよう。
日課を作るために使う：
- 社内ミーティングやチームディスカッションのために、特定の時間ブロックを決める。
- 優先度の高いタスクに取り組む期間を設定する！
- 毎日決まった時間に仕事を終わらせ、私生活に影響を与えないようにする。
- 例：毎日午後2時から3時の間に、電子メールに返信する時間を設ける
12.繰り返しタスクを自動化する。
文書管理、タスク更新、レポート作成などの繰り返しタスクは、価値が低く、時間がかかる。
自動化によって、日々の作業負荷からそれらをなくすことを使命としましょう。これは、最も重要な時間管理スキルの1つです。
自動化をどこでどのように始めたらいいかわからない？試してみてください。
ClickUp自動化
.
新しいタスクの割り当て、タスクステータスの移動、コメントの追加、タグの適用などを自動で行います。
/画像 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/04/ClickUp-Automation--1400x865.gif ワークフローの自動化 /自動化
ClickUpにあらかじめ組み込まれた自動化レシピを使用するか、ニーズに合わせてカスタマイズすることで、チームは最も重要な部分に集中することができます。
**13.休憩時間をスキップしない
バーンアウト（燃え尽き症候群）を防ぐために、こまめに休憩を取りましょう。複数の研究が、休憩が生産性と仕事満足度の向上につながることを示している。
時間を管理することは、日々の優先度に取り組む活力と意欲を持つことと同じくらい、自分のエネルギーを管理することでもある。目安としては、仕事中25分から90分ごとに短い休憩を取ること。
仕事の休憩時間をスケジュールするか、タイマーを設定して仕事を追跡し、休憩時間を知らせるようにするとよい。背中も感謝してくれるだろう。
**14.ノーと言うことを学ぶ
ノーと言うことを学ぶことは、境界線を設定することだ。それは、あなたの時間、自由、エネルギー、精神的健康を守ることです。
具体的な境界線がないと、追加の仕事や優先度の低下に圧倒されてしまう。だから、新しい仕事にイエスと言う前に、まず必要なタスクに対処できるよう、重要度の低い仕事を見極めよう。
職場内外でクリアされた期待を設定することで、友人、家族、同僚は、あなたからの返事を期待するタイミングを知ることができます。
15.大局を見る。
変化に圧倒されたり、やることリストに溺れたりしていませんか？一歩下がることで、大局を見ることができるかもしれない。
ステップ・バックして、今日から数週間後、あるいは数ヶ月後に、あなたの最大の勝利は何であるかを見てみましょう。それをメモするのだ。
将来のプロジェクトに備え、変化を受け入れ、効果的な時間プランを立て、自分の仕事がいつ一杯になるかを理解する。
例えば、個人であれば毎月進捗状況を確認し、チームであれば四半期ごとに振り返るサイクルを設定する。
目標を優先してタイムマネジメントを行い、一歩前に進みましょう。
一貫性は、「言うは易く行うは難し」な時間管理スキルの1つです。毎日うまくいかなくてもいいのだ。結局のところ、私たちは人間なのだから。
達成可能な小さな目標を設定し、タスクに優先順位をつけ、仕事をデリゲート済みとし、特定の時間ブロックを割り当てる。
しかし、これらの戦術を運用化し、日課の一部にしたいのであれば、ClickUpがお手伝いします！
時間管理のプロになりたいですか？
今すぐClickUpを無料でお試しください！