プロジェクト管理者であれば、プロジェクトを構想から完了まで管理するのにどれだけの時間、努力、汗水が必要かをご存知でしょう。ほんの一握りのシンプルなプロジェクトであれば、プロジェクト管理に直感的なアプローチでも問題はない。
しかし、複数の複雑なプロジェクトをこなしているのであれば、プロジェクト管理のアウトラインを示す組織的なアプローチが本当に有益なのだ。 プロジェクトフェーズ s.🤹
その プロジェクト管理協会(PMI) は、プロジェクト管理者がより良いプロジェクト管理を行うための土台を用意するために、5段階のプロジェクト管理プロセスを作成した。スコープクリープ、手戻り、プロジェクト全般の混乱に悩む場合、プロジェクト管理の5つのフェーズに追跡することで、チームを軌道に乗せることができる。
このガイドでは、5つのフェーズとは何か、なぜ有益なのかを説明します。また、プロジェクト管理のライフサイクルの各フェーズをマスターするための実践的なヒントやリソースも共有します。
プロジェクト管理の5つのフェーズとは？
PMIは、プロジェクト管理者がプロジェクトをAからZまで進めるための体系的なプロセスを提供するために、5つのステップを設けました：
1.開始フェーズ
プロジェクトの目的を定義し、目標を設定することで、プロジェクトを開始し、ステークホルダーの賛同を得る段階。
プロジェクトの鍵となる要素や利害関係者を記録します。
プロジェクト憲章とは、プロジェクトのスコープ、目標、リスク管理などをまとめた文書である、
と利害関係者である。ここでの目的は、プロジェクトについての共有理解を築き、全員が同じページに立てるようにすることである。
2.プランニング段階
では、より詳細な計画を立てる。
ニングフェーズ。プロジェクトの実行、モニタリング、コントロールのための詳細なプランを作成します。そして、スタートからフィニッシュまでのフレームワークを確実にするために、最も必要なプロジェクト管理のフェーズのひとつです。
タスクを合理化し、適応性の高いClickUpビューを使用して、あらゆる種類の仕事を整理・監視することで、生産性を向上させます。
チームとミーティングを行い、期間、リソース、プロジェクト予算を決定します。また、このタイミングで
タスク、チャット、ドキュメント、テンプレートなどのプランニングと管理を支援するツールです。
3.実行フェーズ
実行段階では、プロジェクトチームは仕事をやることで忙しくなり、あなたはすべてを管理し始めます。
しかし、この時期は安閑としていてはいけない。
定期的にチームと連絡を取り、彼らが計画通りに進んでいることを確認する。
と品質基準をミーティングする。実行フェーズでより綿密に管理すればするほど、次のフェーズで変更する必要は少なくなる。
4.モニタリングと管理段階
すべてのプロジェクトに明確な開始日と終了日があるわけではありません。第4フェーズでは、プロジェクトの進捗を追跡し、当初のプランのメトリクスと比較する。
高度にカスタマイズ可能なClickUp 3.0ダッシュボードで目標、タスク、アジャイルポイント、プロジェクトステータスを細分化する
プロジェクトが軌道から外れている場合、目標を達成できるように軌道修正するチャンスです。
5.終結フェーズ
チームがすべてのタスクを完了したら、プロジェクトを正式に終了します。
.しかし、そのまま放置するのではなく、事後ミーティングを予定して、プロジェクトがどうなったかを話し合い、今後のプロジェクトのための教訓を得るようにしましょう。
このようなプロジェクトライフサイクルのフェーズは、しっかりとしたプロジェクトを構築するための構造を与えてくれるので、とても役に立ちます。
どのようなプロジェクト、ビジネス、チームでもサポートできる柔軟性があるため、自分のセンスを加えて、このプロジェクト管理手法を自分のものにすることができる。✨
プロジェクトフェーズに従うメリット
しっかりとした基盤のないプロジェクトは、パフォーマンスが低下するリスクが高い。放任的な態度でプロジェクトに臨むのではなく、段階的なアプローチを取り入れることで、プロジェクトのパフォーマンスに測定可能な差が生まれます。
実際、これらのプロジェクトライフサイクルのフェーズに従うと、多くの特典があります。🤩
明確さと方向性
プロジェクトを明確なフェーズに分けることで、プロジェクトの敷居が低くなり、より身近なものになります。これにより、仕事を始める前にプロジェクトのあらゆる側面を定義し、重要な詳細を見落とさないよう、チームに従うべき明確なロードマップを与えることができます。
ステークホルダーの参画
プロジェクトが自分に当てはまらなかったり、複雑すぎたりすると、人はそのプロジェクトを敬遠してしまいます。プロジェクトライフサイクルのフェーズでは、チームが仕事をやる前に、プロジェクトがなぜ重要なのかを説明することができる。プロジェクトへの参加を保証するものではないが、このプロジェクト管理プロセスによって、次のような可能性が高くなる。
私の仕事がなぜ重要なのかを理解する。🧑🏽💼
ClickUp Whiteboardsを使ってタスクを割り当てたり、担当者にタグを付けたり、次の共同作業を始めるために必要なことをしましょう。
プロジェクトを明確なフェーズに分けてクリアさせることで、考えすぎや完璧主義を減らすこともできます。チームが過去のフェーズのやり直しやスコープクリープに苦労している場合、ステップバイステップのアプローチは、ステークホルダーに決定を下し、それを維持させるのに最適です。
リソース効率
プロジェクトに使えるリソースは限られている。プロジェクト管理フェーズでは、予算、ツール、人材など、既存のリソースの価値を最大限に引き出します。
ClickUp 3.0は、チーム全体または個人の作業負荷を確認するための簡易ビューを提供し、仕事を円滑に進めます。
積極的なプランニングを促し、以下のことが可能になります。
すでに持っているリソースで⚒️
リスク管理
プロジェクトの潜在的なリスクは、プロジェクト・マネジメントの段階で特定します。
の段階である。こうすることで、法務や人事の優秀なスタッフを含むチームに、潜在的な責任が発生する前に対処するチャンスを与えることができる。
段階を踏んだプロジェクトは、未然に防ぐことができる問題にぶつかる可能性がはるかに低く、将来の頭痛の種を回避し、より円滑なプロジェクトを楽しむことができます。🧘
仕事の生産性の向上
プロジェクトをフェーズに分けることで、チームの仕事を評価するための定期的なチェックポイントができます。の間に矛盾があれば、それを見つけることができる。
とプロジェクトプランがあれば、チームに早い段階で問題を解決する時間を与えることができます。
士気とアカウントの向上
クリアされたプロジェクトライフサイクルのフェーズは、チーム全員に明確なアクションアイテムを与えます。プロジェクトプランにすべて明記されているため、やること、成功かどうかを迷う必要がありません。
マイルストーンを完了すればするほど、プロジェクトチームは達成感を得ることができ、士気が高まります。🙌
効果的なコミュニケーション
段階的アプローチでは、ステークホルダーやプロジェクトチームメンバーとの関わり方を定義したコミュニケーションプランを作成する必要があります。これによって、混乱や誤解を減らすために、全員の情報を共有することができます。
長期にわたるパフォーマンスの向上
1つのプロジェクトの成功は、将来のさらなるプロジェクトの成功につながる。今回のプロジェクトがあなたやプロジェクト管理者の期待通りに進まなかったとしても、段階的アプローチでは、何がうまくいったのか、次回は何を変えるのかを振り返る必要がある。
このプランがあれば、同じ失敗を繰り返さず、より良いプロジェクトを設計することができます。🎉
プロジェクトライフサイクルにおける5つのプロジェクト管理フェーズ
自分のプロジェクトにフェーズを導入する準備はできていますか？プロジェクトライフサイクルにおける
/参照 https://clickup.com/templates/phased-project-t-90060515631 ClickUp フェーズプロジェクトテンプレート /%href/
を使えば、プロジェクトを管理しやすいフェーズにすばやく分割できます。
このテンプレートは素晴らしいスタートですが、その実行方法を知ることで、プロジェクトライフサイクルの各フェーズからさらに価値を引き出すことができます。以下のヒントに従って、プロジェクトの開始から閉じたまでを効率化しましょう。
1.プロジェクト開始
プロジェクトを開始することに決めた。素晴らしい！プロジェクト開始段階では、次のことを行います：
- プロジェクトのビジネスケースを特定します。
- フィージビリティ・スタディを実施し、プロジェクトが実行可能であることを確認します。
- プロジェクトチーム、利害関係者、知らせるべきメンバーのリストを作成する。
スケジュール
/参照 https://clickup.com/ja/blog/16961/undefined/ キックオフミーティング /%href/
を開いて物事を始める。このミーティングには、プロジェクトチーム全体のチームメンバーに加え、上司やCEOなど関係するステークホルダーも参加する必要があります。
ミーティングでは、プロジェクトのビジョンと方向性をまとめたプロジェクト憲章を作成します。このミーティングも、何時間もかけてプランニングする必要はない。
ClickUpの超整理されたプロジェクト憲章テンプレートで、プロジェクトを整理し、成功メトリクスを定義し、潜在的な問題を特定しましょう。
その
には、プロジェクトを始めるために必要なものがすべて揃っています。本格的にプロジェクトを計画する前に、この文書でプロジェクトのオブジェクトを定義し、タスクをデリゲートし、コミュニケーションを明確にしましょう。⏲️
簡単なヒント
- プロジェクトチームの早い段階で、利害関係者の分析を行い、鍵 となる利害関係者と関わる。
- 明確で達成可能なものを選ぶ プロジェクト目標 組織の目標に沿ったものであること。
- プロジェクトのスケジュールと予算を漠然と把握し、次のフェーズを効率化する。
2.プロジェクトプランニング
プロジェクトプランニングは、イニシエーションと似ているように聞こえるかもしれないが、同じではない。開始フェーズでは、プロジェクトを正当化し、専門家チームを集める。プロジェクト計画フェーズでは、プロジェクトプランを作成する：
- プロジェクトのタイムラインの決定
- 成果物の優先順位を決める
- プロジェクトの範囲を決める
- 設定 SMART目標
- 仕事をより小さく、管理しやすい構成要素に分割する、仕事分解構造を作る
プロジェクト管理プロセスのこの部分は、少し圧倒されるかもしれないので、すべてをClickUpのようなプロジェクト管理ソフトウェアに差し込むのがベストである。 大きなアイデアをブレインストーミングする。
に変換し
をクリックするだけです。
ClickUpホワイトボードのアクションプランテンプレートを使って付箋を直接タスクに変換し、プランを実行しましょう。
プロジェクトのロードマップを可視化する
(かんばん) または
を使うと、プロジェクトプランを高いレベルで見ることができ、それに応じてすべてを調整することができます。
プロジェクト管理者として、あなたはプロジェクト全体をこのプランに基づいて進めることになります（プレッシャーはありません！）。💃
簡単なヒント
- 明確なマイルストーンを設定し、日付と成果を定量化する。
- 各タスクにチームメンバー、ツール、予算を割り当てる。
- 誰が、いつ、何を、どのように知る必要があるのかを共有するためのコミュニケーションプランを策定する。
3.プロジェクトの実行
プロジェクトプランを手に入れたら、プロジェクト管理者は、プロジェクトの成果物の作成に取りかかる必要がある。
.利害関係者が2人以上いる場合（おそらくやることでしょう）、プロジェクト管理ソフトですべての仕事を監視するのがベストです。
ClickUp 3.0のダッシュボードで、チームや部署全体のプロジェクトステータスや残りのタスクを全体ビューで確認できます。
リアルタイムでチームの進捗を追跡。
.プロジェクトごとにダッシュボードを作成したり、すべてのプロジェクトを全体像でビューできます。
も大きな時間節約になります。このテンプレートを手に入れ、プロジェクトタスクを追加すれば、わずか数分ですべてのステータスを同じ場所から自動的に監視することができます。
そして何より、このプロジェクト管理ライフサイクル・ソフトウェアは、タスクやプロジェクトが軌道から外れた場合、あなたや専任のプロジェクトマネージャーに警告を発します。これにより、早期介入が可能となり、失敗と成功の分かれ目となります。🏅
クイックヒント：
- チームメンバーが互いに協力し合い、自由にアイデアを共有できる環境を醸成する。
- 定期的なチェックインを予定し、ステータスを更新する
- 後で大幅な修正が発生しないよう、成果物の品質をダブルチェックする
4.プロジェクトの監視と管理
最初の実行が始まったら、次はプロジェクトの進捗を監視する番だ。このフェーズでは、以下のことを行う。
のようなものだ：
- コスト
- リスク
- 時間
- 範囲
- リソース
- 品質
ClickUpで詳細なKPIダッシュボードを作成し、仕事を分析、可視化、優先順位付けする
ダッシュボードの設定
を使用して、リアルタイムのプロジェクトデータを1つのすっきりとしたビジュアルにまとめることができます。すべてのメトリクスと重要業績評価指標（KPI）を一箇所で確認でき、記録的な速さで意思決定ができます。
しかし、プロジェクトパフォーマンスはパズルの1ピースに過ぎません。🧩
あなたは人間も管理しており、チームの作業負荷に目を配る必要があります。
を使えば、チームの作業負荷を即座にビューできるので、それに応じて仕事を振り分けることができる。多くの人を管理するのであれば、以下をチェックしよう。
をクリックすると、従業員、アクティビティ、または部署ごとに集計されたアクティビティを見ることができます。
簡単なヒント
- 現在のKPIとプロジェクトプランで設定した目標を比較してください。
- パフォーマンスや外部の変化に基づいて、プロジェクトプランを調整することを恐れない。
- より良い製品を作るためにフィードバックを集め、分析し、行動するフィードバックループを作る。
5.プロジェクト終了
すべての良いものには終わりがくるので、プロジェクト管理者は、プロジェクトの未解決の部分をまとめる時だ。
フェーズに入る。もちろん、プロジェクト管理ソフトでプロジェクトを閉じたことは必須ですが、その前にチームと事後分析のスケジュールを立てましょう。
事後ミーティングでは、何がうまくいき、何がもっとよかったかを検討する。失敗したことやプラン通りにいかなかったことは、次のプロジェクトのためにメモしておこう。プロジェクトが成功した場合は、なぜ成功したかを事後メモに詳しく書き、今後のプロジェクトで再現できるようにする。
ボードビューを開いて、ClickUp Project Post-Mortem Template を使ってタスクを可視化します。
を使えば、プロジェクトの傾向を把握するためのポストモーテム文書がすぐに作れます。この文書にプロジェクトのデータを集め、チームでレビューし、その後全員で共有しましょう。次のプロジェクトの前に、必ず過去のポストモーテム文書を見直して、今後さらに強力な仕事を生み出してください。💪
クイックヒント：
- すべての事後資料を共有スペースで整理する。 プロジェクト関係者 でプロセスをスピードアップする。 事後処理テンプレート
- プロジェクトマネージャー、チームメンバー、ソフトウェアを含むすべてのリソースをプロジェクトから解放し、他のプロジェクトで仕事ができるようにする。
- チームの仕事を評価する。
ClickUpでより良いプロジェクトワークフローを構築する
プロジェクトフェーズは仕事を効率化し、チームの仕事の質を向上させ、全体的なパフォーマンスを向上させます。🏆
フェーズベースのプロジェクト管理には、プロジェクト管理ソフトウェアが欠かせません。ClickUpは、すべてのプロジェクト、タスク、ホワイトボード、チャット、ドキュメントを同じ屋根の下に置くだけでなく、プロジェクト管理のより構造的なアプローチをサポートします。
正気を保つための機能をご自身の目でお確かめください：
/参照
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