ビーチで一日を過ごそうと設定したのに、予期せぬ嵐に見舞われることを想像してみてほしい。
事前に天気を知っていた方が得策ではなかっただろうか？
同じように、新しいプロジェクトに着手するとき、起こりうる結果を明確に予測できるかどうかが、成功と失敗の分かれ目となる。そこで、プロジェクト予測の科学が活躍するのである。
気象予報士がデータやパターンを使って天気を予測するように、プロジェクト管理者はプロジェクト予測ツールを使ってタスクの将来を予測します。これらの予測結果を理解することは、効率的なプランニングに役立つだけでなく、不可避的に発生する不確実性を回避するための積極的な戦略を開発することにもなる。
プロジェクト予測とは、未来を見通す水晶玉を持つことではありません。そうではなく、自分自身やプロジェクトチームに、未知の世界に適応し、成功するための正しい知識とツールを身につけることなのです。
それでは、この魅力的な科学をさらに深く掘り下げ、プロジェクト成功のための秘密兵器となりうる方法を学んでいきましょう。
プロジェクト予測とは？
プロジェクト予測（プロジェクト管理予測）とは、データ、知識、専門知識に基づいて、起こりそうなことについて予測や仮定を行うことです。プロジェクトの潜在的な結果を予測するのです。
プロジェクト管理の予測では、主に3つの要素を考慮する必要があります：
- 期間
- コスト
- 品質
これらのプロジェクト予測分野をもう少し詳しく調べてみましょう。
期間
まず考慮すべきなのは、プロジェクトの期間、つまりプロジェクトの所要時間です。プロジェクトにかかる期間を知ることで、リソースを効果的にプランニングすることができます。さらに、クライアントや社内の担当者に、プロジェクトがいつ完了するのか、適切な見積もりを示すことができます。⌚
ネットワーク図、ClickUpのガントチャート、または他の方法で、プロジェクトのタイムラインを把握しやすくします。
過去のイテレーション、あなた自身の知識、専門知識の共有、または他のチームメンバーへの質問に基づいて、プロジェクトにかかる時間を把握します。そこから、プロジェクトをより小さな要素やタスクグループに分割することで、より効果的に時間を監視・管理し、正確なプロジェクトを作成することができます。 プロジェクトタイムライン .
これをやるための素晴らしい方法は、専用のプロジェクト管理ツールを使うことです。これは、最初に実施したプロジェクト全体の成功に向けて、自分がどの位置にいるのかを把握するのに役立ちます。
プロジェクトコスト
タスクやプロジェクトにかかる大まかな期間が決まったら、次はコストについて考えましょう。プロジェクトのコストを正確に予測することができれば、より効果的に予算を組むことができ、クライアントに戻って追加資金を要求したり、打撃を受けて収益性に影響を与えたりする必要がなくなります。💰
タスクに金額を追加してプロジェクト予算を管理するのは簡単です。
プロジェクトに必要なすべてのリソースと、その本当のコストを考えてみましょう。これには、従業員、請負業者、材料、ツールなどが含まれます。手持ちの履歴データを使って、正確な予算を立てましょう。 プロジェクト予算 そして、予測予算にできるだけ近づけるよう、経費を監視します。
品質
最後に考えるべきは品質だ。完了するすべてのプロジェクトが最高のものであることを誰もが望みますが、タイミング、予算、リソースなどの制約により、どこかで調整が必要になることもあります。
最終的なプロジェクトの品質を理解することで、プロジェクトの成功という最終目標の中で、どこに優先度があるのかをクライアントに明確に伝えることができます。✔️
プロジェクト管理者は、何が何でも品質を保たなければならないプロジェクトなのか、それとも厳しい期限までにプロジェクトを完成させることを優先するために、資材や請負業者の費用を節約する必要があるのかを考える必要がある。
やることのためには、入手可能なさまざまな資材やリソース、その費用、入手時期について、きちんと把握しておく必要がある。
プロジェクト管理におけるプロジェクト予測の重要性
プロジェクト予測を行うことで、プロジェクト進行中にどのような課題に直面する可能性があるのかを明確に把握することができるため、事前にプランを立て、期限内・予算内で成功するプロジェクトを実現することができる。
プロジェクト管理の予測手法を使うメリットは他にもあります：
- チームメンバー、請負業者、クライアントをより明確にします。
- 鍵になる意思決定ポイントに基づき、異なる潜在的な結果を予測する
- 潜在的なプロジェクトのリスクを考慮する リスク低減のステップを踏む
- 可能な限り最高のチームを作ることができる。
- 過去の経験に基づき、潜在的な課題や障害に対するプランを立てること
- 予期せぬ問題に迅速かつ自信を持って対応できる
- プロジェクトを当初の計画に近づけることができるプロジェクトスコープ* プロジェクトが納期を守り、成功とみなされる可能性が高まる。
ClickUp Scope of Workテンプレートは、プロジェクトのすべての詳細を概説するのに役立ちます。
プロジェクト管理の予測には貴重な時間がかかるかもしれませんが、その価値は間違いなくあります。プロジェクト予測（または複数の予測）がなければ、どのくらいの期間がかかるのか、どのようなリソースが必要なのか、最終的にどのような結果になるのか見当がつきません。
正確な予測があれば、チームもエンドクライアントも、予想される要件と結果について明確なビューを持つことができます。
プロジェクト管理予測の実践例
プロジェクト予測の重要性を理解することと、それを実践する方法を知ることは別のことです。ここでは、プロジェクト管理予測の実践例をご紹介します。
あるクライアントがあなたの会社に新しい商業施設の建設プロジェクトの仕事を依頼してきた。あなたは以前一緒に仕事をしたことがあり、顧客にとってプロジェクトの品質が非常に重要であること、そしてプロジェクトに最高のチームを参加させるためなら、より多くの予算を投資しても構わないことを知っています。👷
予測プランの作成
背景となる情報をすべて把握した上で、プロジェクトを立ち上げま す。 プロジェクト・コントロール プロジェクト・コントロールを行うには、プロジェクト予測を作成する必要があります。
やることを考えましょう：
- プロジェクトの内容： クライアントに綿密な概要を尋ね、候補地の調査、環境に優しい材料の推奨、現場での請負業者の管理など、私の仕事をすべてチェックする戦略に取り組む。
- どのチームメンバーをプロジェクトにアサインするか：できる限りクライアントのお気に入りのプロジェクトマネージャーとチームをアサインし、特定のタスクや役割に最適な人材で補完する。
- プロジェクトの各ステップにかかる時間：* プロジェクトをセクションに分け、チームの専門知識を使って、それぞれにかかる時間を予測します。これを利用してプロジェクトスケジュール プロジェクト全体のビューがクリアされたものになります。
- 上記を踏まえて、プロジェクトの予算とかかりそうな費用についてクライアントと話し合いましょう。設定可能な価格オプションを提示し、予算超過の可能性を考慮した上で、決められた予算に同意してもらいましょう。
タスク間に「ブロック」または「待機」依存関係を追加することで、明確な注文順序を設定し、チームが最初に取り組むべき仕事を把握できるようにします。
これはプロジェクト管理を成功させるためのすべてのステップではありませんが、正確なプロジェクト予測を作成するために必要なことです。予測が完了したら、それをクライアントと共有することで、より透明性の高いプロセスを作ることができます。
プロジェクトチームにとって最高のプロジェクト予測の10のヒント
プロジェクト管理の専門家による予測のヒントを、次にプロジェクトの先行きを理解する必要があるときに活用してください。
1.プロジェクト目標を設定する
プロジェクトプランニングプロセスの一環として、SMART目標を設定する。具体的で、測定可能で、達成可能で、関連性があり、期限付きのプロジェクト成果目標を作りましょう。目標がより焦点化されるだけでなく、どのメトリクスで目標を追跡すべきかもわかるようになる。
目標を最も重要なKPIまで追跡し、進捗の詳細ビューを自動的に取得します。
KPIは 目標追跡アプリ のような ClickUp目標 を使用して、オブジェクトの設定、割り当て、追跡、達成を祝うことができます。具体的な目標が決まれば、プロジェクト予測プロセスの指針として活用できます。Y日までにXを達成したいということが分かれば、逆算して現実的な時間枠を作り、リソースの利用可能性やコストを見積もることができます。🎯
2.履歴データを見直す
正確なプロジェクト予測のためには、実際のプロジェクトデータを使うのが理想的です。これを見つけるのに最適な場所は、類似プロジェクトの過去の仕事や、会社全体が持っているリソース、タスク、コストに関するデータに隠されています。
適切なデータがあれば、予測は瞬時に正確さを増す。全く新しいプロジェクトの場合、予測に使えるデータがあまりないかもしれません。そのような場合は、他のチームやニッチな分野の他のプロジェクトの結果から洞察を集められるかどうか調べてみましょう。📈
3.複数の予測を作成する
全身全霊を傾けることのできる、真実の予想を1つだけ伝えたくなるものだ。現実にはそうでないことが多く、複数の予測を提供することは、実はあなたの専門性を示す素晴らしい方法なのだ。
入手可能な情報に基づき、コスト見積もり、成果物、期間、プロジェクトチームなどを少しずつ変えながら、さまざまな可能性を考慮した複数の予測を作成する。複数の可能性があることで、障害にぶつかったときに選択肢を提示することができ、成功への道は一つではないと信じていることをクライアントに示すことができます。📊
4.時間を追跡する
プロジェクトの現実的なタイムラインを提示できるようになるには、まず各タスクにかかる時間を把握することから始まります。これはプロジェクト予測の重要なステップである。
使用方法 ClickUpのプロジェクト時間追跡 機能を使って、各プロジェクトタスクやプロジェクトアクティビティにかかる時間を正確にビューしましょう。時間の追跡、見積もり時間の設定、チームメンバーの時間の使い方を強調したレポート作成が可能です。
ClickUpのグローバルタイマーで、どこからでも時間追跡、見積もり設定、メモ追加、レポート作成ができます。
チームの生産性を向上させたい場合は、以下をご利用ください。 時間管理テクニック を使い 時間管理テンプレート 無駄な時間を減らし、より効率的に仕事をするために。⏰
5.タスクがオーバーランする時間を確保する
時間を追跡することで、それぞれのアクティビティにかかる実際の時間をビューできますが、そのタスクの各反復に同じ時間がかかることをすべての判断基準にすることはできません。その代わり、プロジェクトの期間内に、アクティビティが予定時間をオーバーする時間を確保しましょう。
チームに息抜きのスペースを与えることで、やることリストに何もないかのようにすべてのタスクを完了しなければならないというプレッシャーをかけずに、一定のペースで仕事を進め、ベストを尽くすことができる。また、余分な時間を確保することは、プロジェクトのタイムラインを維持しやすくなり、クライアントに「オンタイム」のステータスを報告することができます。✅
6.リソース管理のエキスパートになる
人材とリソース管理をよく理解していないと、プロジェクトリソースのプランニングは難しい。最も正確なプロジェクト予測を立てるためには、リソースのアベイラビリティ、コスト、スケジューリング、人材管理を理解する必要がある。
リソース配分と予測は、プロジェクトの鍵です。 資源管理 というわけで、これは開発する価値のあるスキルだ。チームメンバーの強み、スキル、スケジュール、潜在的な休暇や燃え尽き期間を考慮できるようになれば、チーム内のユニークな才能の真の影響力を反映した予測を立てることができる。
ClickUpのカレンダービューを使って、週ごと、月ごとのタスクを確認しましょう。
使用方法 ClickUpのカレンダービュー を使えば、チームの稼働状況や作業負荷が一目でわかります。また、1週間または1ヶ月のビューで、プロジェクトタスク、タイムライン、潜在的な未使用スペースを確認できます。📅
7.初期のプロジェクト予測を見直す
プロジェクト予測は設定したものではありません。実際、プロジェクトが初期設定を超えて進行中であれば、予測を見直すのが賢明です。プロジェクト全体を通して予測を確認することで、コースから外れていることに気づいたら、プロアクティブに行動することができます。
クリックアップのマイルストーンでプロジェクトの重要なポイントを簡単に特定し、太字のダイヤモンドアイコンを使用して、全員が重要なターゲットに集中できるようにします。
マイルストーンを予測プロセスに組み込み、重要なポイントで進捗を確認することに合意しましょう。現在の進路がまだ最も可能性の高い予測と一致しているのか、それとも別の方向に傾き始めているのかを判断します。📝
8.プロジェクト予測を他の人と共有する
プロジェクトの成果や進め方について社内で認識しておくことは常に有用ですが、それ以上にインパクトがあるのは、これを他の人と共有することです。プロジェクト予測を秘密にしておくのではなく、ステークホルダーやより広いプロジェクトチームと共有しましょう。 プロジェクトレポート作成 で、何が起きているかを知ることができる。
ClickUp Docsでプロジェクトレポートを共同作成し、社内外の関係者と共有できます。
プロジェクト管理のあらゆる分野と同様に、オープンで透明性の高いプロジェクトはチームとステークホルダーを向上させます。 クライアントとのコミュニケーション と信頼。ステークホルダーと予測や見通しを共有することで、ステークホルダーはあなたの能力に自信を持ち、成果を出すだけでなく、変化を監視し、必要なときに行動を起こすことができるようになります。🙌
9.プロジェクト予測ツールを使う
どんな強いチームにも、効果的な プロジェクト管理ソフトウェア を使えば、スキルを高め、成功するプロジェクト運営に関わるタスクを効率化できる。ClickUpのように、プロジェクト管理だけでなく予測もできるソフトウェアに投資しよう。
ClickUpには、プロジェクトチームと予測を念頭に置いて設計された機能が満載です。使用方法 ClickUpタスク を使えば、やることリストやプロジェクト活動を管理でき、プロジェクトの最初から最後までを ClickUp プロジェクト管理 .
ClickUpタスクへの見積もり時間のビューと追跡を簡単に行い、リソース管理を改善します。
各タスクにかかる時間の設定と把握 ClickUp見積もり時間 .を使います。 プログラム管理テンプレート または ClickUpによるプロジェクトスケジュールテンプレート を使ってビジュアルなタイムラインを作成し、進捗を追跡しましょう。でチームメンバーとリアルタイムで連絡を取り合いましょう。 クリックUpチャット を使い ClickUpダッシュボード を使えば、複数のプロジェクトの進捗を一度に可視化できます。⚒️
10.予測の精度を評価する
プロジェクト完了時には、実際に起こったことと当初の予測を比較するのがベストプラクティスです。こうすることで、チームや利害関係者に有益な基準点と比較対象を与え、将来の予測やワークフローを改善する機会を特定することができます。
プロジェクトの実績を評価し、予測値と比較する。目標を達成できたか、タイムラインに遅れがなかったか、設定予算に対して納品できたかを確認します。
この新しいデータを使って、ワークフローを合理化し、以下を導入する。 プロセスの効率化 を改善し、将来予測の精度を向上させる。
プロジェクト管理の予測手法でプロジェクトの成功を向上させよう。
正確なプロジェクト予測によって、チームは不必要なプレッシャーを感じることなく最高の仕事ができ、クライアントやステークホルダーはプロジェクトのタイムラインを通して何が起こりそうかを理解することができます。上記のヒントを参考に、プロジェクト管理予測へのアプローチを改善し、正確でデータに裏打ちされた戦略的な将来のプロジェクト予測を実現しましょう。
プロジェクト予測を簡単にするだけでなく、プロジェクト管理プロセス全体を効率化できるツールをお探しの方は、ぜひご活用ください、 ClickUpを無料でお試しください。 .私たちのプラットフォームは、プロジェクト、タスク、リソース管理のための機能の比類のない組み合わせをプロジェクトチームに提供します。✨